TECNOLOGO GESTION LOGISTICA

Actividad de aprendizaje 11

Evidencia 4: Sesión virtual “Indicadores de gestión”

INTEGRANTE
CRISTIAN ALEJANDRO VARGAS VARGAS
  

 
 

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

2020
 INTRODUCCIÓN

Una de las necesidades de las organizaciones, es incorporar a sus procesos, elementos de gestión
que les permitan evaluar sus logros o señalar falencias en tiempo real para aplicar los correctivos
necesarios.
Estos elementos conocidos como indicadores, dan la posibilidad de adelantarse a la ocurrencia
de las dificultades, identificar con mayor exactitud las oportunidades de mejoramiento con el fin
de conocer oportunamente las áreas problemáticas y entender los bajos rendimientos.
Por otra parte, los indicadores de gestión son medidas que se establecen dentro del proceso, con
el fin de monitorear los cambios que ocurren dentro de estos, además de conocer la variabilidad
y sus causas, dando lugar a tomar decisiones de mejoras sobre los mismos. Implementar un buen
sistema de indicadores de gestión, es realmente importante y necesario, ya que permite tener
control y entendimiento profundo de cada proceso, producto o servicio, y su contribución a los
objetivos de la organización. Dada esta necesidad, se diseñó e implementó un sistema de gestión
de indicadores según la metodología del Balanced ScoreCard o Cuadro de Mando Integral para
medir los procesos operativos del área de logística de distribución.
Estrategia que permitió desarrollar en la organización la habilidad permanente de evaluar en
tiempo real los diferentes procesos operativos de esta área, con el objetivo de conocer los puntos
críticos de desempeño y generar planes de trabajo sobre debilidades, oportunidades y fortalezas
identificadas en las evaluaciones realizadas.
 Evidencia 4: Sesión virtual “Indicadores de gestión”

El logro de la competitividad de la organización debe estar referido al

correspondiente plan, el cual fija la visión, misión, objetivos y estrategias
corporativas con base en el adecuado diagnóstico situacional.

Los indicadores de gestión se convierten en los signos vitales de la organización, y su

continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identificar los diversos
síntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades.

En una organización también se debe contar con el mínimo número posible de

indicadores que nos garanticen contar con información constante, real y precisa sobre
aspectos tales como: efectividad, eficiencia, eficacia, productividad, calidad, la
ejecución presupuestal, la incidencia de la gestión, todos los cuales constituyen el
conjunto de signos vitales de la organización.

Para medir el desempeño de una organización en cuanto a calidad y productividad, se

debe disponer de indicadores que permitan interpretar en un momento dado las
fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas; por lo tanto es
importante clarificar y precisar las condiciones necesarias para construir aquellos
realmente útiles para el mejoramiento de las organizaciones.

Un indicador es una magnitud que expresa el comportamiento o desempeño de un

proceso, que al compararse con algún nivel de referencia permite detectar
desviaciones positivas o negativas. También es la conexión de dos medidas
relacionadas entre sí, que muestran la proporción de la una con la otra.

El trabajar con indicadores, exige el disponer de todo un sistema que abarque desde
la toma de datos de la ocurrencia del hecho, hasta la retroalimentación de las
decisiones que permiten mejorar los procesos.

Niveles de referencia
El acto de medir se realiza con base en la comparación y para ello se necesita una
referencia contra la cual contrarrestar el resultado del indicador. Existen varios
niveles: el histórico, el estándar, el teórico, el que requieren los
usuarios, los de la competencia, los por política, los de consenso y los planificados.

Responsabilidad
Quién debe actuar de acuerdo al comportamiento del indicador con respecto a las
referencias escogidas.

Puntos de lectura e instrumentos

Se debe definir quién hace, organiza las observaciones y define las muestras y con
qué instrumentos.

Periodicidad
Es fundamental saber con qué frecuencia se deben hacer las lecturas: diaria, semanal o
mensualmente.

Sistema de información
Debe garantizar que los datos obtenidos en las mediciones se presenten
adecuadamente (agilidad y oportunidad) al momento de la toma de decisiones, para
lograr realizar la realimentación rápida en las actividades.

Consideraciones de gestión
Se necesita acumular el conocimiento generado por la experiencia en las actividades
o procesos y describir los beneficios generados por la implantación de indicadores
como herramientas para la mejora continua de los procesos en la organización.

LOS INDICADORES DE GESTIÓN EMPRESARIALES

Los indicadores son necesarios para poder mejorar: “Lo que no se mide no se puede
controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar. “

Los objetivos y tareas que se propone una organización deben concretarse en

expresiones medibles, que sirvan para expresar cuantitativamente dichos objetivos y
tareas, y son los "Indicadores" los encargados de esa concreción.

El término "Indicador" en el lenguaje común, se refiere a datos esencialmente

cuantitativos, que nos permiten darnos cuenta de cómo se encuentran las cosas en
relación con algún aspecto de la realidad que nos interesa conocer. Los Indicadores
pueden ser: medidas, números, hechos, opiniones o percepciones que señalen
condiciones o situaciones específicas.
Los indicadores deberán reflejarse adecuadamente en la naturaleza, peculiaridades y
nexos de los procesos que se originan en la actividad económica – productiva, sus
resultados, gastos, entre otros, y caracterizarse por ser estables y comprensibles, por
tanto, no es suficiente con uno solo de ellos para medir la gestión de la empresa sino
que se impone la necesidad de considerar los sistemas de indicadores, es decir, un
conjunto interrelacionado de ellos que abarque la mayor cantidad posible de
magnitudes a medir.

Los indicadores tienen algunas características muy importantes:

1. Pueden medir cambios en esa condición o situación a través del tiempo.

2. Facilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas o acciones.
3. Son instrumentos muy importantes para evaluar y dar surgimiento al proceso de
desarrollo.
4. Son instrumentos valiosos para determinar cómo se pueden alcanzar mejores
resultados en proyectos de desarrollo.

PRINCIPALES FUNCIONES DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN

 Apoya y facilita los procesos de toma de decisiones

 Controla la evolución en el tiempo de los principales procesos y variables.

 Racionaliza el uso de la información.
 Sirve de base para la adopción de normas y patrones efectivos y útiles para la
organización.
 Sirve de base para la planificación y la prospección de la organización.
 Sirve de base para el desarrollo de sistemas de remuneración e incentivos.
 Sirve de base para la comprensión de la evolución, situación actual y futuro de la
organización.
 Propicia la participación de las personas en la gestión de la organización.

Los indicadores se clasifican en temporales y permanentes:

 Temporales
Cuando su validez tiene un lapso finito, por lo regular cuando se asocian al logro
de un objetivo a la ejecución de un proyecto; al lograrse el objetivo o cuando éste
pierde interés para la organización, los indicadores asociados deberán
desaparecer.

 Permanentes
Son indicadores que se asocian a variables o factores que están presentes siempre
en la organización y se asocian por lo regular a procesos. Este indicador debe ser
objeto de constante revisión y comparación con las características cambiantes del
entorno y de la organización.

¿QUE SON LOS INDICADORES LOGÍSTICOS?

Son relaciones de datos numéricos y cuantitativos aplicados a la gestión Logística

que permite evaluar el desempeño y el resultado en cada proceso Incluyen los
procesos de recepción, almacenamiento, inventarios, despachos, distribución,
entregas, facturación y los flujos de información entre los socios de negocios. Es
indispensable que toda empresa desarrolle habilidades alrededor del manejo de los
indicadores de gestión logística, con el fin de poder utilizar la información resultante
de manera oportuna (tomar decisiones).
 Objetivos de los indicadores logísticos

 Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos

 Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores
nacionales e internacionales
 Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de entrega
y la optimización del servicio prestado.
 Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la
productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final.
 Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.
 Compararse con las empresas del sector en el ámbito local y mundial
(Benchmarking)
 Utilidad de los Indicadores de Gestión

 Parametrizador de la planeación de actividades logísticas.

 Medición de resultados.
 Proyección de logros.
 Identificación de mejoras internas.
 Dinamizador de los procesos logísticos de mercancías mediante la interrelación
de todas sus actividades internas (ARMONÍA).
 Potencializador de la actividad comercial.
 Multiplicador de la realidad empresarial.
 Capacidad real.
 Capacidad instalada.

Características de los indicadores de la gestión logísticos Cuantificables

Debe ser expresado en números o porcentajes y su resultado obedece a la utilización de
cifras concretas.

Consistentes
Un indicador siempre debe generarse utilizando la misma fórmula y la misma
información para que pueda ser comparable en el tiempo.

Agregables
Un indicador debe generar acciones y decisiones que redunden en el mejoramiento de la
calidad de los servicios prestados.

Comparables
Deben estar diseñados tomando datos iguales con el ánimo de poder comparase con
similares indicadores de similares industrias.

Patrones para especificación de indicadores Nombre

La identificación y la diferenciación de un indicador es vital, y su nombre, además de
concreto debe definir claramente su objetivo y utilidad.
Forma de Cálculo
Se debe tener muy claro la fórmula matemática para el cálculo de su valor, lo cual
indica la identificación exacta de los factores y la manera como ellos se relacionan.

Unidades
El valor de un determinado indicador está dado por las unidades las cuales varían de
acuerdo con los factores que se relacionan.

Glosario
Es fundamental que el indicador se encuentre documentado en términos de
especificar de manera precisa los factores que se relacionan en su cálculo. Ejemplo:
Manual o cartilla de indicadores, en la cual se especifican todos los aspectos
atinentes a los indicadores que maneje la organización.

Metas Establecidas
El indicador debe tener un valor óptimo planteado como objetivo a alcanzar, lo que
permite su comparación y seguimiento.

Comportamiento histórico del indicador

Establece la tendencia.

Generación de valor
El mejor valor logrado para dicho indicador, bien sea en la organización o fuera de la
misma.

Esquema de Implantación

Para establecer indicadores de gestión a cualquier nivel, es vital tener claro que es lo
correcto y como hacerlo correctamente, al tener presente siempre hacer lo correcto
correctamente estaremos en la senda de la efectividad y la productividad.

Para el caso de la logística sólo se deben desarrollar indicadores para aquellas

actividades o procesos relevantes al objetivo logístico de la empresa, para lo anterior,
se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Identificar el proceso logístico a medir

2. Conceptualizar cada paso del proceso

3. Definir el objetivo del indicador y cada variable a medir

 4. Recolectar información inherente al proceso

5. Cuantificar y medir las variables

6. Establecer el indicador a controlar

7. Comparar con el indicador global y el de la competencia interna

8. Seguir y retroalimentar las mediciones periódicamente

9. Mejorar continuamente el indicador

10. Proyección y benchmarking externos

CUADRO DE MANDO INTEGRAL DE INDICADORES CMI

(Balanced ScoreCard) El concepto de Cuadro de Mando Integral de Indicadores, como se

ha dicho anteriormente; es el primer Sistema de Indicadores que presenta una estructura
definida. Lo presentan Kaplan y Norton en 1992 al constatar que los indicadores
financieros no se adaptaban convenientemente a los escenarios empresariales en cambios
continuos y no eran adecuados para liderar y evaluar la evolución de las organizaciones a
través de sus entornos competitivos. De acuerdo con Kaplan y Norton (1996), un Cuadro de
Mando Integral es un sistema global de objetivos, indicadores e iniciativas que de forma
colectiva describen la estrategia de una organización y cómo dicha estrategia puede ser. El
cuadro de mando integral contempla cuatro perspectivas: financiera, clientes, procesos
internos y por último formación y crecimiento.
 1. REPRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS PROCESOS

En este apartado se realizará la diagramación de los procesos operativos del área,

mediante la utilización de la herramienta gerencial de diagrama de flujos y las
encuestas realizadas a cada integrante del equipo logístico; para conseguir una
visión general y esquemática de cómo funcionan los procesos logísticos de
distribución, y de las relaciones entre las tareas y acciones de cada proceso, así
como las relaciones con otros procesos. Para cada uno de los procesos se siguió el
esquema de diagrama de flujo de proceso y la simbología utilizada que se definen
ampliamente en el.
Se realizaron encuestas basadas en entrevistas cara a cara o de profundidad, una
técnica clave para obtener información relevante y adicional sobre los procesos.

RECEPCION Y ALAMCENAMIENTO
Según las entrevistas realizadas con el personal y la documentación actual de la compañía,
en el área de logística de distribución se miden los siguientes indicadores financieros:

Estos indicadores son de gran importancia para controlar los gastos de distribución por
centro de costo (planta) y por línea de distribución. Hoy en día el mercado nos demuestra
que no basta con gestionar únicamente con indicadores financieros, lo que conlleva un
énfasis excesivo en la consecución de resultados a corto plazo; por esta razón, en el
siguiente capítulo se determinaran los procesos que requieren ser medidos en términos de
indicadores para concentrar los esfuerzos en crear verdadero valor a medio y largo plazo.

Se utilizó la técnica, Brainstorming para realizar una lista de lo que se cree que es
importante para los clientes de la compañía y/o para el grupo más importante de interesados
y se diseñó un formato de encuesta para una muestra representativa de clientes

Se utilizaron herramientas para la gestión o gerenciales para evaluar las encuestas también,
se realizaron reuniones con los diferentes jefes de departamento que participaron de la
lluvia de ideas, con el fin de comparar información y requerimientos. Según las encuesta, se
calificó la lista en una escala del 1 al 10 cómo se creía que el área de distribución estaba
actuando en cada uno de los aspectos como creían que sus competidores principales están
actuando en los mismos puntos y la clasificación de lo importante para el cliente.

Lista de análisis de necesidades

Atributo Rendimiento de la empresa Rendimiento del competidor Clasificación de lo importante

para el cliente Entrega puntual y completa 5 7 10 Tiempo de entrega 9 6 6 Documentos generados
9 8 8 Reclamos y Devoluciones 7 8 9 Restricciones de material disponible 8 6 8 Trazabilidad de la
carga 6 7 9 La compañía se ha centrado en lograr un tiempo de entrega corto cuando lo que es
realmente importante para el cliente es tener la entrega completa en la fecha acordada. También,
es muy importante para los clientes contar con la trazabilidad de su carga en el periodo en
tránsito, punto que no se estaba controlando y el rendimiento de la empresa no se enfocaba en
suplir esta necesidad del cliente. A partir de los resultados anteriores se determinó con el equipo
logístico, que los procesos logísticos claves que requieren ser evaluados mediante un Sistema de
Gestión de Indicadores son: en recepción y almacenamiento de mercancía, en despachos
nacionales y de exportación y en la distribución transporte.

FORMATO DE INDICADOR NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE DESPACHOS

FORMATO INDICADOR DE DEVOLUCIONES
 DETERMINACIÓN DE LAS CAUSAS DE VARIABILIDAD DE LOS INDICADORES Y DESARROLLO DE
PROPUESTAS DE CORRECCIÓN PARA MANTENERLOS EN CONTROL

Para esta etapa se realizaron reuniones con el equipo de logística integral para evaluar los
indicadores que mostraron semáforo amarillo y rojo y determinar las causas de variabilidad de
estos indicadores, y a su vez, desarrollar propuestas de corrección para mantener el sistema en
control, actualizado y en constante mejora.

Otra acción de mejora que marca la diferencia y apunta a mejores resultados (cumplir con las
metas establecidas por cada indicador), se enfoca en divulgar a todo el personal involucrado en el
área de logística de distribución, creando una fuente de información que permita dar a conocer la
nueva herramienta de gestión que se está utilizando, ya que para que el CMI arroje mayor
resultado, todos los empleados deben conocer perfectamente la misión, visión de la organización,
y entender los objetivos para lograr la estrategia, así como comprender el CMI y el mapa
estratégico. Debe ser una presentación lúdica y fácil de entender, para que todos los empleados
sepan cuál es su rol dentro de la estrategia general y así plantear sus propios objetivos
individuales. Deben saber que todos son importantes dentro de la organización y que trabajan por
un mismo objetivo.
 CONCLUSIONES

Utilizando la herramienta gerencial de diagrama de flujos se logró realizar la diagramación de los

procesos operativos del área, con lo que se obtuvo una visión general y esquemática de cómo
funcionan los procesos logísticos de distribución, y de las relaciones entre las tareas y acciones de
cada proceso, así como las relaciones con otros procesos. Se validaron los procesos que
actualmente mide la empresa y con la ayuda del mapa estratégico se logró visualizar la estrategia
competitiva de forma integrada y sistemática y anclar los procesos logísticos de distribución a esta
estrategia, definiendo los indicadores a medir para controlar los procesos y en donde cada
actividad realizada es analizada desde cada una de las perspectivas del CMI con el objetivo de
lograr la secuencia de actividades creadoras de valor que estratégicamente sean mejores para la
empresa y alcanzar los objetivos trazados. Las metas y los indicadores de gestión fueron acordados
junto con el Gerente del área y todo su equipo logístico para que fueran cifras reales y alcanzables.

EL Cuadro de Mando Integral es una herramienta útil para dirigir empresas de forma proactiva en
el corto y en el largo plazo. Es una técnica de gestión y planificación y su eficiencia radica en una
buena comprensión de sus fundamentos, una aplicación completa que implique a la dirección de
la compañía. Para implementar un CMI se debe de llevar un buen análisis a través de la
elaboración de un mapa estratégico donde quedan reflejadas las estrategias y los objetivos a
conseguir en cuatro áreas principales, que son: financiera, procesos internos, clientes e innovación
y formación.

El valor fundamental del mapa estratégico es que servirá para que la empresa pueda ver su
estrategia de forma integrada y sistemática donde toda acción tiene una causa y resultado. Para la
elaboración de un CMI coherente es importante desplegar la estrategia mostrando las cadenas
causales que ayudarán a lograr los objetivos propuestos. De esta manera la concepción del CMI
parte del análisis de la estrategia de la empresa y de las relaciones causa/efecto de cada paso que
da la empresa para obtener los resultados estratégicos deseados.

Vale la pena aclarar que el proceso de mejora continua obtiene su movimiento de avanzada sobre
la pendiente mediante la "Actuación" y la "Realización". Los estándares que se generan desde la
función de "Verificación" sirven de cuña para impedir que se genere un retroceso en el proceso, y
a partir de estos estándares se apoyan las funciones restantes.