PROCEDIMIENTO DE VENTAS

PROMAQUIRSA E.I.R.L.

2019
 PROCEDIMIENTO Código: P-CO-001
Versión: 01
COTIZACIONES Revisión: Enero 2019
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INDICE

1.1 OBJETIVOS.......................................................................................................................... 3
2.2 ALCANCE............................................................................................................................. 3
2.3 ÁREAS INVOLUCRADAS......................................................................................................... 3
2.4 DEFINICIONES...................................................................................................................... 3
2.5 REFERENCIAS...................................................................................................................... 3
2.6 RESPONSABILIDADES........................................................................................................... 3
2.1 GENERALIDADES............................................................................................................ 4
2.1.1. RECIBIR SOLICITUD DE COTIZACIÓN..........................................................................4

2.1.2. EVALUACIÓN DE REQUISITOS..................................................................................4

2.2 TIPO DE COTIZACIÓN....................................................................................................... 4

2.3 ELABORACIÓN DE UN COTIZACIÓN...................................................................................4

2.4 CONFIRMACIÓN DE COTIZACIÓN......................................................................................6

2.5 RECHAZO DE UNA COTIZACIÓN........................................................................................7
2.6 REALIZAR FACTURA........................................................................................................ 7

2.7 REALIZAR PEDIDO O SERVICIO......................................................................................... 7

2.8 SOLICITAR PAGO............................................................................................................. 7

2.9 ANEXOS......................................................................................................................... 8
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I. INTRODUCCION

1.1 OBJETIVOS

El objetivo de este procedimiento es establecer las pautas para la realización de las actividades
relativas al proceso de VENTAS que PROMAQUIRSA con el propósito de cumplir con los
requisitos del producto.

2.2 ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todas las ventas que efectúe PROMAQUIRSA y que se
encuentren relacionadas al proceso de ventas.

2.3 ÁREAS INVOLUCRADAS

ÁREA COMPAÑÍA
COMERCIAL
PRODUCCION PROMAQUIRSA E.I.R.L.
LABORATORIO

2.4 DEFINICIONES

a) Producto: Resultado de un proceso (incluye la prestación de servicios).

b) Requisito de un producto: Necesidad o expectativa establecida por el cliente
respecto de un producto, generalmente implícita y obligatoria
c) Cliente: Organización o persona que recibe el bien o servicio
d) Solicitud de cotización: Proceso mediante el cual el cliente establece los requisitos
de su producto que requiere le sea cotizado. Puede ser vía telefónica, email o por
medio de un escrito.
e) Cotización: Documento que informa y establece el valor de productos o servicios
ofertados por la empresa.
f) Periodo de Validez: Es el pedido de vigencia de la cotización en su mayoría no
supera los 3 meses
g) Impuestos: Es la taza aplicada por la Sunat a la venta de servicios o bienes. En
nuestro país comprende dos tipos IGV (impuesto General de Venta) e IPM (Impuesto
de Promoción Municipal) estos sumados son el 18% del total de la venta.
h) Pedido o Contrato: Documento con el cual se formaliza la adquisición – prestación
del servicio con el cliente. Algunos clientes utilizan formatos diferentes como: “Pedido-
Contrato”, “Contrato”, “Requisición de Compra”, “Orden de Compra”.

2.5 REFERENCIAS

ISO 9001: 7.2

2.6 RESPONSABILIDADES

Gerencia Técnica
- Recibir, aprobar las Ventas que le proporcionen los ejecutivos comerciales
- Valorar la posibilidad de fabricar nuevos productos en caso de no contar con producto
suficiente en inventario.

Ejecutivo Comercial
- Asegurarse de que los Requisitos del Cliente se encuentren debidamente establecidos
antes de aceptar un pedido, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y
las posteriores a la misma.
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- Establecer las directrices y requisitos que, si bien no hayan sido establecidos por el
Cliente, sean necesarios para dar cumplimiento a los Requisitos del Cliente.
- En caso de tratarse de prestación de servicios (actividad incluida en la definición de
Producto), organizar a las diferentes áreas para lograr el cumplimiento de los Requisitos
del Cliente y, si no existe personal suficiente para ello, valorar la posibilidad de solicitar al
Jefe de Recursos Humanos la contratación de nuevo personal antes de aceptar un
pedido.
- Asegurarse de que los Servicios a prestar al Cliente, cumplan con los requisitos legales y
reglamentarios
- Documentar el cumplimiento con los Requisitos del Cliente en las cotizaciones y en la
factura correspondiente.
- Prestar el servicio solicitado de conformidad con los Requisitos del Cliente.

Laboratorio
- Asegurarse de que los Productos a vender al Cliente, cumplan con los requisitos legales
y reglamentarios para su importación /venta / utilización.
- Llevar a cabo, en colaboración con el Encargado de Almacén, la Producción de lotes de
producto, en caso de ser necesarios para cumplir con los Requisitos del Cliente.
- En caso de tratarse de la prestación de servicios como laboratorio de tercera parte,
asesorar al Departamento de Ventas para realizar la cotización correspondiente.

Encargado de Almacén
- Autorizar la salida de mercancía del Almacén para la entrega de un pedido.
- Asegurarse de que la empresa tenga la capacidad para cumplir con los Requisitos del
Cliente, antes de aceptar un pedido.
- En caso de que no exista suficiente producto en inventario para cumplir con un pedido,
requerir la fabricación de un nuevo lote de Producto conforme al procedimiento
establecido en el área de producción”, o bien, solicitar la importación o compra del
mismo, en caso de no tratarse de un producto fabricado por la empresa
- Cumplir con los Requisitos del Cliente

II. CONTENIDO

II.1 GENERALIDADES
2.1.1. RECIBIR SOLICITUD DE COTIZACIÓN
Mediante un email o llamada telefónica al ejecutivo comercial del área de clientes o
vendedores

2.1.2. EVALUACIÓN DE REQUISITOS

El asiste comercial ira a su base de datos, tomara los datos de clientes para evaluar sus
condiciones, y requerimientos. y definirá si es un servicio o bien.
Si es un cliente nuevo el asistente comercial de área lo registra un su base de datos y
después evaluará sus condiciones y requerimientos

II.2 TIPO DE COTIZACIÓN

2.2.1 COTIZACIÓN DE UN BIEN
El asistente comercial coordinara con el área encargada para ver si hay disponibilidad
del material a cotizar. El encargado del área ingresara al sistema de stock de materiales
y verificara su disponibilidad. En caso que faltaría stock informara al área de logística
para que haya las gestiones de compra de dicho material.

2.2.2 COTIZACIÓN DE UN SERVICIO

El encargado del área de servicio evaluará las condiciones y requerimientos del cliente el
encargado del área de servicio pedirá datos técnicos específicos para cada tipo de
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servicio con lo cual hará los cálculos correspondientes para realizar la cotización se toma
como opcional una visita técnica a la empresa para realizar toma de datos InSitu,
también se llevará muestras para evaluar en el laboratorio de calidad según fuera la
necesidad.

II.3 ELABORACIÓN DE UN COTIZACIÓN

2.3.1 FORMATO DE COTIZACIÓN
En el encabezado de tener el logo de la empresa, la dirección, el ruc, el correo, el
teléfono y fax.
Número de Cotización, se definirá de la siguiente manera
Numero Correlativo – mes año – Tipo de Cotización (P o S)

En la descripción inicial de la cotización, debe estar especificado como titulo la cotización

a realizar sea de servicio o bien
Debe colocarse las especificaciones de cliente, la persona hacia quien esta dirigida, la
dirección de la empresa, la ciudad, y la fecha en la que se realiza la cotización

Se debe colocar un saludo cordial y la especificación de la cotización de la siguiente

manera:

Estimados señores.
Atendiendo su amable solicitud, nos es grato brindarle la cotización por ………………..,
cuyo diseño obedece a las condiciones brindadas a nuestro departamento técnico.

Seguido de dicho saludo se colocar la propuesta económica de la cotización, hacia como

el resumen de terminos y condiciones
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Finalmente se terminar con un saludo cordial

El resumen de la cotización se entregará en una sola hoja

2.3.2 ALCANCES
se definirá los alcances tanto para el servicio o para la venta de bienes
Servicio: Debe contener
 Empresa: Nuestra empresa, donde se realizará
 Identificación del motivo del servicio: Estableceremos del que y el porqué del
servicio a realizar
 Objetivos: Los objetivos planteados deben ser medibles, alcanzables, realista y
plazo definido
 Restricciones que hay o podría haber: Las restricciones pueden estar causadas
tanto por factores internos como y externos. Comunicar estos problemas al
equipo y a los interesados desde el principio, y tomar medidas para superarlos.
 Sí existe riesgo de cambios necesarios: los cambios hacen que definamos un
nuevo alcance por eso es bueno evitarlo. Sin embargo, a veces estos cambios
son inevitables y necesarios, por lo cual hay que definir que los cambios, traerán
nuevos costos, nuevos recursos, tiempos
Bien: Debe contener
 Nuestra empresa
 Características del bien

2.3.3 PROPUESTA TÉCNICA / APLICACIONES

Aplicaciones del bien

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Para los bienes se definirá las aplicaciones del bien, cabe decir las aplicaciones del
accesorio, producto químico, equipo de muestreo en campo o material químico
registrado como venta directa, si hubiera otro tipo de bien en venta también se debe
colocar las aplicaciones en dicha cotización

Características y condiciones
Debe describirse condiciones iniciales de los equipos.

Trabajos a Realizar
Debe describirse los trabajos a realizar.

Recomendaciones (opcional)
Si no está definido dentro del alcance, dar algunas recomendaciones

Consideraciones
Definir consideraciones como entrega de material, instalación de equipos adicionales,
todo aquellos que no esté dentro del alcance y descripción de tareas especificadas en la
propuesta técnica

Forma de pago:
Definir si es Contra entrega, crédito(factura o por cuotas )

CUENTA CORRIENTE DOLARES

CUENTA CORRIENTE DOLARES
Nº 0000322878
Nº 191-1489158108-55
Tiempo de Demora
Definir el tiempo de ejecución del servicio, Tiempo de entrega.

Anexos
Si es una cotización por bienes de la empresa se debe colocar imágenes del bien, si es
necesario colocar descripciones técnicas, en caso de servicios colocar imágenes de los
equipos, áreas de trabajo, etc, antes de realizar el proyecto.

II.4 CONFIRMACIÓN DE COTIZACIÓN

La cotización se registrará en el soporte digital para luego enviar vía e-mail al cliente con
mensaje de confirmación

II.5 RECHAZO de una cotización

Si la cotización es rechazada se realizará un ajuste económico, si el cliente acepta el ajuste
económico se realiza la Re cotización, sino se puede llegar a un acuerdo el proceso termina

II.6 REALIZAR FACTURA

Una vez aceptada la cotización se realizará la factura para generar la orden de servicio u orden
de compra

II.7 REALIZAR PEDIDO O SERVICIO

El encargado del área comercial, si es un producto realizara una nota de pedido o una orden de
compra según sea el caso al área de producción. Si es un accesorio de medición la nota de
pedido lo realizara al área de almacén. Si fuera equipos para medición en campo el pedido lo
realizara al área de calidad
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Si en un servicio, abarcaran las áreas de producción, almacén, laboratorio, para el

equipamiento de materiales, equipos, productos y reactivos. Se coordinara con la gerencia
técnica el tiempo de ejecución, los alcance a realizar entre otros.

II.8 SOLICITAR PAGO

una vez realizada el servicio o entrega del bien el encargado de cobros realizar las gestiones
para el cobro del servicio o bien,

II.9 ANEXOS
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VIA EMAIL /
TELEFONO
RECEPCION DE
¿Cliente
INICIO SOLICITUD DE SI
Nuevo?
COTIZACION

NO

EVALUA REQUISITOS
REGISTRA
Y SOLICITA
¿TIPO? DATOS
INFORMACION DEL
CLIENTE

BIEN

Disponibilidad de PROCESO DE
SI FIN
Stock de Material COMPRAS
Materiales

¿Nuestra
¿Stock? NO NO FIN
linea?
NUMERO DE
COTIZACION
SERVICIO
SI

ELABORACION DE
SI ¿Acepta? NO FIN
COTIZACION

Recotizacion
¿Cliente
NO Aplica Descuento
Aprueba?
%

SI

Nombre o Razón
Social,RUC,Representa
nte Legal,Dirección REALIZAR FACTURA
Teléfono,Contacto
(operativo y de finanzas
(cobranzas))

¿Necesita VERIFICAR
SI
soporte? PAGO

NO

ELABORAR
SI ¿Pago? NO ESPERAR
Guias, Fichas Tecnicas, PEDIDO
MSDS

ENTREGA DE
BIEN O
SERVICO

SOLICITAR
FIN
PAGO