Oficina de Farmacia T4-5

LOS ALMACENES:
 Optimizar la capacidad para conseguir la mejor rentabilidad.

 Saber exactamente que contiene para gestionar adecuadamente los stocks y los
pedidos.
El almacén es un espacio adecuado para sus características de conservación y posterior uso, y

ordenados de forma lógica.
Requisitos adicionales:
 Pautas de higiene mucho mayores que en otros tipos de almacén.

 Control riguroso y legalmente establecidos sobre algunos productos: estupefacientes,
psicotrópicos y medicamentos de especial control médico.
Otros almacenes donde se guardan medicamentos:
 En los hospitales.
 Bases de ambulancias.
 Consultorios médicos.
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ALMACENAJE EFICIENTE:
Los requisitos de eficiencia se establecen atendiendo varios objetivos:
 Que el producto no caduque en el almacén.

 Que no se produzcan roturas o deterioros de los productos.
 Que no se puedan producir errores o confusiones en la dispensación.
 Que el espacio este aprovechado el maximo.
DISTRIBUCION DE LA OF: Podemos distinguir 3 tipos de almacenes: el de reposición,

dispensación y exposición.
ALMACEN DE REPOSICION:
Es la zona destinada a almacenar aquellos productos comprados en grandes cantidades y otros

materiales que no se puede almacenar en otras zonas.
Zonas y motivos de almacenaje del almacén de reposición:
 En el lugar más alejado de la zona de dispensación.

Motivos:
 Elevada frecuencia de venta
 Por el aprovechamiento de unas condiciones de compra beneficiosa.
 Por la compra anticipadas de productos de temporada.
Las devoluciones: motivos.
 Productos en mal estado.

 Entregados por error.
 Productos caducados.
 Medicamentos en los que existe una alerta sanitaria.
Materiales administrativos, de embalaje y de promoción:
 Administrativos: bolígrafos, grapas.

 Embalaje: bolsas de plástico, cinta adhesiva.
 Promoción: muestras, catálogos, folletos.
Residuos:
 Medicamentos: medicamentos caducados, con envase estropeado, devueltos por

clientes, se deben guardar hasta que la empresa autorizada pase a recogerlos.
 Residuos de FM: hay que contactar con empresas especializadas en la eliminación de
residuos especiales.
 Residuos sanitarios: todo el material que ha tenido contacto con sangre… agujas, tiras
reactivas, gasas… Se debe depositar en pequeños contenedores que recoge en una
empresa autorizada.
 Copias de la receta: requieren un tratamiento especial por la información que
contiene. En estas copias figura información personal por la ley de protección de
datos, ya que corremos el riesgo de que esta información se haga pública.
Material de limpieza y mantenimiento:
Deben de estar separados de los medicamentos y productos sanitarios.
Instalaciones y mobiliario:
Debe de ser un espacio con una ventilación e iluminación adecuada con las zonas
delimitadas para almacenar los distintos productos.
La gestión del espacio del almacenaje de reposicion:
 Razones técnicas: por ejem… si un producto sufre discontinuidad en su suministro

puede ser necesario hacer acopio de él para asegurar el servicio.
 Razones económicas: por ejem… si el proveedor nos ofrece un descuento
adicional por la compra de una cantidad superior de producto.
EL ALMACEN DE DISPENSACION:
Zona de la OF adecuada para guardar ordenadamente los productos farmacéuticos para su

disposición.
Zonas del almacenaje de dispensación:
 En el propio mostrador o cerca de el.

 Se guardan los medicamentos que se van a dispensar y otros productos como: papel
de envolver, folletos informativos.
 Espacio para productos encargados por los clientes.
Mobiliario e instalaciones:
Zona en la que podemos encontrar grandes diferencias según el tipo de almacenamiento,

tradicional o robotizado.
Se encuentra la nevera: donde se encuentran los productos termolábiles.
 Insuluna y colirios: colircusi, xalatan.

 Inyectables: cefonicida, monocid.
 Vacunas de alergias individualizada.
 Calcitonina (hormona): calsynar, miacalcis.
 Anillo vaginal: nuvaring.
 Hormona polipeptidica: nuvacten depol.
 Protamina: rovi.
Zona inmediata al mostrador:
 Cajones: bajo el mostrador, productos de dispensación frecuente, acceso más rápido y

cómodo para el personal.
Por ejem… edulcorantes, past, juanola, tiritas, vendas, esparadrapo, jeringas,
pegamento dentadura, caramelos balsámicos.
 armarios y vitrinas: en los laterales y zona posterior al mostrador, queda a la vista de
los clientes, pero no pueden acceder a ella.
por ejem… medicamentos publicitarios.
Almacenaje provisional:
El más habitual son las cajoneras compactas, columnas de hasta 20 cajones, se almacenan los
medicamentos en orden alfabético.
Para aprovechar al maximo el espacio se diseñan cajones de diferentes alturas. Para los
envases pequeños de comprimidos, pomadas, supositorios, cajas grandes, jarabes.
El almacén robotizado:
 Se van almacenando los productos de forma automática.

 Es útil para farmacias con poco espacio con un piso superior o inferior como almacén.
ALMACEN DE EXPOSICION:
Tiene la doble función de contener los productos y de exponerlos a la vista del cliente para su
selección.
Sirve para realzar las virtudes del producto y transmitir una determinada imagen de la
farmacia. Se ubica en la zona de libre acceso
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LA ORDENACION DE LOS PRODUCTOS EN EL ALMACEN DE FARMACIA.

CRITERIOS DE ORDENACION:
 Criterio de ordenación alfabética:

Tiene la ventaja que es un sistema comprensible para todos.
Inconveniente de la mezcla de productos muy diversos, con tamaños y formas
diferentes, lo cual no se aprovecha bien el espacio.
 Criterio de ordenación por formas farmacéuticas:
Se trata de dividir el espacio de almacén en subzonas. De las formas más usadas,
proporciona un buen aprovechamiento del espacio.
Ventajas: los tamaños de envase son similares, lo cual se aprovecha bien el espacio.
Inconveniente: debemos saber cuál es la forma farmacéutica de los productos que nos
solicitan.
 Criterio de ordenación por tipo de dispensación:
- Los productos más solicitados están situados más cerca del mostrador y los menos
solicitados se almacenan en zonas de acceso más complicado.
- Se aplica en medicamentos publicitarios---- detrás del mostrador a la vista de la
clientela.
- Permite mostrar varios productos a las personas que soliciten consejo para
síntomas menores.
 Criterio de ordenación por actividad farmacológica:
Consiste en agrupar todos los medicamentos indicados para una misma patología, con
una subclasificacion por orden alfabético.
- Es una clasificación muy práctica para la indicación farmacéutica pero no se suele
usar porque presupone un conocimiento profundo por parte del personal.
- Tampoco es un buen sistema para el aprovechamiento de espacio.
 Criterio de ordenación por proveedor:
Muy empleado en la selección de parafarmacia, tanto en almacenaje para reposición
como en el destinado en la exposición y dispensación.
 Criterio de ordenación por funcionalidad o por categorías:
Tiene la doble función de almacenar y exponer
Para que la función de exponer sea efectiva, los productos deben dispensarse en
orden que facilite su localización e identificación por parte de la persona usuaria.
La ordenación de las unidades en el espacio asignado:

- Los productos que tienen distintas fechas de caducidad.
- Los productos que vayamos cogiendo para dispensar sean los que tengan la
caducidad más próxima.
REQUISITOS ESPECIALES DE ALMACENAJE:
Productos termolábiles:
- Conservarse a una temperatura menor a los 8º, entre 2 y 8º.

- Situada en algún lugar cercano a la zona de dispensación y de acceso restringido al
personal de farmacia.
- Tener un termómetro de máxima y mínima que debe revisarse con cierta
frecuencia, para evitar que cualquier alteración de la temperatura.
- Se deben anotar en un registro que puede ser solicitado por la inspección de
sanidad.
Estupefacientes:
- Guardar en una caja fuerte cerrada.
SEGURIDAD E HIGIENE EN EL ALMACEN DE FARMACIA.
Debe desarrollarse un sistema organizativo de prevención de riesgos en el ámbito laboral.
En el almacen se detectan los siguientes riesgos:
- Caida desde escalera o taburete.

- Caida de personas por tropiezo a nivel del suelo.
- Caida de objetos desde una estantería.
- Exposición a sustancias toxicas.
- Exposición a sustancias irritantes.
- Contactos eléctricos.
- Incendios.
- Contagio de enfermedades por residuos.
- Lesiones por manipular cargas pesadas.
LA GESTION DEL ALMACEN DE FARMACIA:
Existencias mínimas:
- Medicamentos y PS.
- Libro recetario.
- Libro de estupefacientes.
- Libro de contabilidad.
- Vales de petición y devolución de estupefacientes y productos psicotrópicos para
FM.
- Real farmacopea española y Formulario nacional.
LOS PROGRAMAS DE GESTION:
Algunos de estos módulos son:
- Gestión de la compraventa.
- Gestión del almacenaje.
- Gestión de la dispensación.
- Gestión de recetas.
- FM.
Muchos integran también:
- Libro recetario electrónico.
Facilita datos como:
- El stock de cada producto.

- La fecha de caducidad de cada producto o cuya caducidad está cercana.
- Las ventas aplazadas en un periodo.
- Los pedidos pendientes de recepción.
- Las devoluciones que se han realizado.
Cuando el ordenador dice que hay 1. Pasa que cuando pasamos el pedido no lo pedimos. El
pedido hay q revisarlo manualmente.
Los avisos:
- El punto de pedido: si se introduce, para cada producto, en el cual debemos hacer

un nuevo pedido, el sistema lanzara un aviso cuando se alcance ese stock y
sabremos que es necesario hacer un pedido de ese producto.
- La proximidad de caducidad: es obligatorio, ya que si en una inspección de
sanidad aparecen productos caducados se levanta acta del hecho y dará lugar a
una sanción.
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LA GESTION DE EXISTENCIAS:
Existencias o stock: la cantidad de un mismo producto que hay en un almacén.
Una función básica en la gestión de todos los almacenes es el control de las entradas y salidas
de cada producto, de modo que siempre haya suficientes existencias en el almacén.
Gestión de existencias o de stocks: saber qué cantidad tengo que pedir de cada producto y
cuando tengo que volver a pedirlo.
LOS STOCKS:
- Las necesidades: se debe conoces la cantidad que, de media, se vende de cada

producto.
- El tiempo de entrega del proveedor.
Se fijan varios puntos de alerta, acciones que se deben llevar a cabo:
- Stock mínimo, el punto de pedido y el stock máximo. A partir de estos parámetros

podemos calcular el stock medio anual y el stock óptimo.
EL STOCK MINIMO:
Es la cantidad mínima de un producto que puede haber en el almacén sin correr el riesgo de
que se agote.
EL PUNTO DE PEDIDO:
Es el stock que, teniendo en cuenta las necesidades y el tiempo de entrega del proveedor,
obliga a hacer un nuevo pedido para evitar que el producto se agote.
Debemos conocer:
- El stock mínimo.
- La media de consumo diario de ese producto.
- El tiempo que tarda el proveedor en entregar el pedido.
EL STOCK MAXIMO:
Es la cantidad máxima de un producto que puede haber en un almacén.
Depende básicamente de la capacidad de la instalación para mantener las condiciones de

almacenamiento y también de los costes que representa.
EL STOCK MEDIO ANUAL:
Es la media del número de unidades que hay en el stock durante un año.
EL STOCK OPTIMO:
Es la media de stock de ese producto que en un periodo de tiempo determinado nos permite
atender las necesidades de la clientela y obtener la máxima rentabilidad.
-------------------------------------------------------------------o---------------------------------------------------------
ROTACION DE EXISTENCIAS:
Rotación de existencias: se interpreta como el número de veces que se renueva el almacén a

lo largo del año.
Ejemplo:
Ventas anuales 400.000 € 400.000/80.000 = 5
Valor medio anual de las existencias del almacén 80.000 €
en un año se ha llenado y vaciado 5 veces el almacén.
-----------------------o----------------------
Frecuencia de renovación del almacén: 12 meses/5 = 2,4 meses.
Esto nos informa de lo bien o mal que estamos gestionando el almacén, si compramos la
cantidad adecuada.
Factores que afectan a la rotación:
- Si aumentamos las ventas y mantenemos el stock, la rotación aumenta.

- Si mantenemos las ventas y reducimos el stock, la rotación también aumenta.
Otros factores que afectan la rotación:
- La frecuencia de venta.
- El volumen que ocupa el almacén.
- Las condiciones de los proveedores.
-------------------------------------------------------------o-------------------------------------------------------------
Ruptura de stock: cuando no se puede atender la demanda de ese producto por falta de stock.
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EL INVENTARIO:
Es un recuento físico de todas las existencias presentes en un almacén.
Utilidades del inventario:

- Obtener el control de lo que compramos y de lo que vendemos, pero no de lo que
nos queda exactamente en el almacén.
- Controlar el estado de nuestro almacén, cuando compramos incorporamos las
unidades al stock y cuando vendemos rebajamos las unidades correspondientes de
las existencias.
Libro de inventarios: es el documento en que se refleja el contenido y valoración de las

existencias en un día determinado de la actividad anual, que suele ser a final de año.
- Es obligatorio tener el libro de inventarios pq la inspección fiscal lo puede exigir.
-------------------------------------------------o-------------------------------------------------------
LA ELABORACION DE INVENTARIOS:
se trata de ordenar el almacén, agrupando los productos para contarlos mejor, apartando los
materiales q no pertenezcan al conjunto de existencias y procurando q las personas q vayan
hacer el inventario encuentren los productos con rapidez y cuenten con facilidad.

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LOS ALMACENES:

 Optimizar la capacidad para conseguir la mejor rentabilidad.

El almacén es un espacio adecuado para sus características de conservación y posterior uso, y

 Pautas de higiene mucho mayores que en otros tipos de almacén.

Otros almacenes donde se guardan medicamentos:

Los requisitos de eficiencia se establecen atendiendo varios objetivos:

 Que el producto no caduque en el almacén.

DISTRIBUCION DE LA OF: Podemos distinguir 3 tipos de almacenes: el de reposición,

Es la zona destinada a almacenar aquellos productos comprados en grandes cantidades y otros

Zonas y motivos de almacenaje del almacén de reposición:

 En el lugar más alejado de la zona de dispensación.

Las devoluciones: motivos.

 Productos en mal estado.

 Administrativos: bolígrafos, grapas.

 Medicamentos: medicamentos caducados, con envase estropeado, devueltos por

Material de limpieza y mantenimiento:

Deben de estar separados de los medicamentos y productos sanitarios.

La gestión del espacio del almacenaje de reposicion:

 Razones técnicas: por ejem… si un producto sufre discontinuidad en su suministro

Zona de la OF adecuada para guardar ordenadamente los productos farmacéuticos para su

Zonas del almacenaje de dispensación:

 En el propio mostrador o cerca de el.

Zona en la que podemos encontrar grandes diferencias según el tipo de almacenamiento,

Se encuentra la nevera: donde se encuentran los productos termolábiles.

 Insuluna y colirios: colircusi, xalatan.

Zona inmediata al mostrador:

 Cajones: bajo el mostrador, productos de dispensación frecuente, acceso más rápido y

 Se van almacenando los productos de forma automática.

LA ORDENACION DE LOS PRODUCTOS EN EL ALMACEN DE FARMACIA.

 Criterio de ordenación alfabética:

La ordenación de las unidades en el espacio asignado:

REQUISITOS ESPECIALES DE ALMACENAJE:

- Conservarse a una temperatura menor a los 8º, entre 2 y 8º.

- Guardar en una caja fuerte cerrada.

SEGURIDAD E HIGIENE EN EL ALMACEN DE FARMACIA.

Debe desarrollarse un sistema organizativo de prevención de riesgos en el ámbito laboral.

En el almacen se detectan los siguientes riesgos:

- Caida desde escalera o taburete.

LA GESTION DEL ALMACEN DE FARMACIA:

LOS PROGRAMAS DE GESTION:

Algunos de estos módulos son:

Muchos integran también:

- Libro recetario electrónico.

Facilita datos como:

- El stock de cada producto.

- El punto de pedido: si se introduce, para cada producto, en el cual debemos hacer

Existencias o stock: la cantidad de un mismo producto que hay en un almacén.

- Las necesidades: se debe conoces la cantidad que, de media, se vende de cada

Se fijan varios puntos de alerta, acciones que se deben llevar a cabo:

- Stock mínimo, el punto de pedido y el stock máximo. A partir de estos parámetros

Es la cantidad máxima de un producto que puede haber en un almacén.

Depende básicamente de la capacidad de la instalación para mantener las condiciones de

Es la media del número de unidades que hay en el stock durante un año.

Rotación de existencias: se interpreta como el número de veces que se renueva el almacén a

Ventas anuales 400.000 € 400.000/80.000 = 5

Valor medio anual de las existencias del almacén 80.000 €

en un año se ha llenado y vaciado 5 veces el almacén.

Frecuencia de renovación del almacén: 12 meses/5 = 2,4 meses.