Concepto de puesto

Es la unidad impersonal de trabajo que identifica las tareas y deberes

específicos, por medio del cual se asignan las responsabilidades a un
trabajador, cada puesto puede contener una o más plazas e implica el
registro de las aptitudes, habilidades, preparación y experiencia de
quien lo ocupa.

Un puesto también puede ser un lugar físico ocupado por

una persona o una institución, o destinado para una cierta actividad:

ué es puesto? Se puede definir como una unidad de la organización y

responsabilidades que lo separan y distinguen de los demás puestos.
Estas obligaciones y responsabilidades pertenecen al empleado que
desempeña el puesto y proporcionan los medios con los cuales los
empleados contribuyen al logro de los objetivos de una organización.

Descripción de puestos: es un proceso que consiste en enunciar las

tareas o responsabilidades que lo forman y lo hacen distinto a todos
los demás puestos que existen en la organización. Así mismo, su
descripción es la relación de las responsabilidades o tareas del puesto
(lo que hace el ocupante), la periodicidad de su realización (cuándo lo
hace), los métodos que se emplean para el cumplimiento de esas
responsabilidades o tareas (cómo lo hace) los objetivos (por qué lo
hace). Es básicamente la enumeración por escrito de los principales
aspectos significativos del puesto y las obligaciones y
responsabilidades adquiridas.
Análisis de puestos: Una vez hecha la descripción, sigue el análisis de
puestos, en otras palabras, una vez identificado el contenido (aspectos
intrínsecos), se analiza el puesto en relación con los aspectos
intrínsecos, es decir, en la relación con los requisitos que el puesto
impone a su ocupante. Aunque íntimamente relacionados en sus
propósitos y los procesos de obtención de información, la descripción
de puestos y el análisis de puestos son dos técnicas perfectamente
distintas. Mientras la descripción se preocupa por el contenido de
puesto, el análisis de puestos pretende estudiar y determinar los
requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para
su adecuado desempeño.

Las principales etapas del análisis de puestos son las siguientes:

Recolección de la información
Descripción del puesto
Especificación del puesto

1.    Recopilación de información para el análisis de puestos

Previo reconocimiento de los puestos, se procede a la recopilación
de la información mediante las siguientes técnicas: La observación
directa o indirecta de la actividad, aplicación de cuestionarios, la
entrevista al ocupante del puesto y al supervisor, la medición de los
tiempos y movimientos, evaluación de las cargas de trabajo, etc.
En esta etapa que es la primera del proceso de análisis de puestos
es necesario tener en cuenta la información que se ha de recabar y
la técnica de recopilación de información a emplear:

a.    Información relevante a recaudar en el análisis de puestos

Las áreas responsables del análisis de puestos son las oficinas de
normalización, nacionalización, organización, recursos humanos,
etc. En ella se deben capacitar a los especialistas que se
encargaran de la recopilación de la información y se debe remarcar
el énfasis que deben poner en los datos siguientes que se
consideran importantes:

•    Actividades del trabajo y los procesos operativos o

administrativos
•    Nivel de responsabilidad que tiene el cargo
•    Movimientos de materiales y corporales, así como el nivel de
esfuerzo requerido o desplegado
•    Maquinas, herramientas, equipos que se utilizan en el trabajo
•    Conocimientos que se requieren o que se debe aplicar
•    Habilidades específicas requeridas para el desempeño del cargo
•    Nivel de desempeño requerido en el trabajo, es decir el estándar
mínimo esperado
•    Análisis de las condiciones de trabajo y los riesgos existentes
•    Normas de seguridad y equipos de protección personal que se
requieren
•    Medición de tiempos y de los movimientos en el trabajo
•    Contexto del puesto y relaciones con otras áreas
•    Condiciones físicas de trabajo o de esfuerzo adicional o especial
requerido
•    Requisitos académicos, técnicos y de personalidad para el
puesto
•    Ubicación del puesto dentro de la estructura de la organización y
su denominación

b.    Técnicas de recolección de información

La información y el análisis del puesto de trabajo se pueden realizar
empleando las siguientes técnicas:
Entrevista: Ya sea a las personas que ocupan el puesto, a los
supervisores y colaterales (proveedores o clientes internos), estas
pueden ser individual o colectiva.
La observación del puesto: Ya sea en forma directa para observar
como lo hace, con que maquinas o herramientas, el esfuerzo o
talento que despliega, el tiempo que le demanda, etc. También
puede ser en forma indirecta mediante filmaciones, fotos o cámaras
instaladas. Es más recomendable para trabajos operativos o
manuales.
Cuestionarios: Se diseñan cuestionarios con las preguntas
necesarias y pertinentes, para entregar a los trabajadores para que
lo llenen o para preguntarles durante la entrevista. Pueden ser
estructurados o abiertos, este último es más recomendable y se
puede combinar con la entrevista.
Diario o bitácora del empleado: Es un registro donde se anotan todas
las ocurrencias del trabajo y en base a ello se determinan las
actividades más importantes desarrolladas. También puede ser una
descripción de la secuencia de actividades que realiza cada cierto
tiempo, lo cual ayuda a entender el trabajo.
Medición de tiempos, movimientos y esfuerzo: Se efectúa mediciones
de los movimientos que realiza, el tiempo que emplea y el esfuerzo
que despliega, para determinar el nivel de concentración, la fatiga y
los riesgos inherentes.
2.    Análisis y descripción del cargo o puesto
Esta etapa tiene 2 fases: la primera que es el análisis de la
información recopilada que en esencia viene a ser el análisis de
puestos y luego la segunda que es la trascripción de este en una
información más elaborada y estandarizada.

a.    Análisis del puesto: Con la información recopilada, se efectúa l

estudio de todos los aspectos inherentes al cargo, tales como
estudio de las tareas, nivel de atribuciones, responsabilidades
asumidas, autoridad ejercida y dependencia jerárquica, áreas de
coordinación, condiciones de salubridad y seguridad, esfuerzo
requerido, etc.
b.    Descripción del puesto: Es la descripción literal de la información
obtenida por medio del análisis. Esta etapa consiste en redactar y
describir los aspectos más relevantes del cargo, tales como:
denominación, nivel, ubicación, autoridad, dependencia,
coordinación, tareas desarrolladas, etc. Esta fase tiene dos partes:
una es la descripción genérica y la otra es la descripción especifica
cómo se explica en las líneas siguientes:
I.    Descripción general del puesto: Se describe brevemente lo
siguiente: donde se ubica el puesto, la actividad genérica que
realiza y la forma como contribuye a los objetivos de la
organización. Es una explicación de conjunto de las actividades del
puesto, considerando este como un todo.
II.    Descripción especifica del puesto: Es la información detallada de
todos los aspectos del puesto y considera lo siguiente:
Denominación del puesto: Se indica el nombre del puesto.
Ubicación estructural del puesto: Es la ubicación del puesto dentro
de la estructura organizacional, puede ser geográfica o
departamental.
Nivel o grupo ocupacional del puesto: Indica el grupo ocupacional al
que pertenece, si es un trabajo profesional de nivel universitario o
técnico o si es un trabajo manual calificado o no calificado.
Supervisión: Señala sobre quienes ejerce autoridad y control.
Subordinación: Indica de quien depende o a quien reporta.
Comunicaciones colaterales: Precisa con que entidades tiene nexos y
coordina sus actividades.
Responsabilidades: Se precisa que responsabilidades implícitas y
explicitas tiene el puesto: por ejemplo, por supervisión, por
materiales  y equipos, por métodos y tecnología, por dinero, títulos,
documento o valores, por información confidencial, por seguridad de
terceros y otros.
Descripción detallada de tareas: Responsabilidades, atribuciones y
funciones; se describe todas las actividades más importantes que
realiza diariamente, al mes, semestralmente o anualmente.
3.    Especificación del puesto
La especificación del puesto de trabajo indica o señala los requisitos
y calificaciones académicas, técnicas y de personalidad exigidos
para el cumplimiento satisfactorio de las tareas. Comprende el nivel
de estudios o conocimientos, las competencias técnicas, cognitivas
o personales, tiempo de experiencia, sexo, etc.
En base a esto se determinan los perfiles profesionales y técnicos
requeridos en la organización. Estos requisitos emanan de forma
directa del análisis y descripción del puesto. La especificación del
puesto viene a ser la explicación escrita de los requerimientos
humanos necesarios para cubrir el puesto y desempeñarse
satisfactoriamente, es decir con solvencia y seguridad.

A continuación se indica la información esencial que se debe

consignar en la especificación de puestos.

Información básica de la especificación del puesto

La información que se consigna en la identificación del puesto debe
permitir tener una clara idea respecto a los requisitos que debe
poseer la persona que ocupara el puesto, para desempeñarse de
acuerdo a las exigencias de la organización, estos datos son:

Nivel de estudios requerido: Se indica el nivel mínimo de estudios,

sean primarios, secundarios, técnicos o universitarios que demande.
Cursos de especialización o calificación técnica: Se especificaran
aquellos cursos de especialización adicionales que faciliten sus
tareas.
Experiencia previa y entrenamiento: Se indicara el tiempo mínimo de
trabajo en trabajos idénticos o similares que le permita ejercer
satisfactoriamente sus funciones.
Habilidades específicas o características de personalidad particulares:
Son las aptitudes intelectuales específicas, habilidades adquiridas o
cualidades personales que se requieren.
Cualidades físicas: Son las características físicas que se requieren
para facilitar su trabajo, como estatura, peso, contextura, etc.
Sexo: Puede ser hombre o mujer dependiendo de la tarea del
público a atender, de la atención que va a desplegar o de la
característica sexual de la persona, etc.
D. Objetivos de la descripción y el análisis de
cargos

La aplicación de los resultados del análisis de cargos es muy amplia.

Los objetivos del análisis y la descripción de cargos en realidad son
muchos:
- Base para reclutamiento de personal.
- Base para la selección de personal.
- Base para la capacitación.
- Base para la administración de salarios.
- Facilita la evaluación de desempeño y verifica el mérito funcional.
- Sirve de guía del supervisor y del empleado para el desempeño de
sus funciones.
- Suministra datos relacionados con higiene y seguridad industrial.

1. 3 Métodos del análisis de puestos. Los métodos que más se utilizan

en el análisis de cargos son:
a) Entrevista
b) Cuestionario
c) Observación
d) Método mixto
e) Método de informes sucesivos

A) La entrevista Existen tres tipos de entrevistas que pueden utilizar

para obtener datos por el análisis de puestos:

Entrevistas individuales con cada empleado

Entrevistas colectivas con grupos de empleados que

desempeñen en el mismo trabajo

Entrevistas con uno o más supervisores que tengan un

desarrollo del conocimiento a fondo del puesto que se está
analizando.
 La entrevista grupal se emplea cuando un gran número de
personas realiza un trabajo similar o idéntico, de esta manera se
obtienen rápidamente y a bajo costo datos sobre el puesto.
Por lo general, el supervisor inmediato del trabajador asiste a la
sesión de grupo; si no es así, es bueno entrevistar al supervisor
por separado para obtener su punto de vista sobre los deberes y
responsabilidades del puesto.

Cualquiera que sea el tipo de entrevista que se utilice, es

importante que el entrevistado entienda perfectamente la razón
de la misma, ya que existe una tendencia a mal interpretar estas
entrevistas como evaluaciones de eficiencia.

B) Cuestionarios

Otro medio eficiente para obtener información en el análisis del

puesto es que los empleados respondan cuestionarios en los
que describan los deberes, responsabilidades relacionadas con
su empleo. Lo que hay que decidir en este caso, es qué tan
estructurado debe ser el cuestionario y las preguntas que se
tienen que incluir.
El cuestionario puede ser abierto y sólo pedirá al empleado que
describa las actividades principales o con listas de verificación
muy estructuradas.
Un cuestionario típico de análisis de puestos puede tener varias
preguntas abiertas así como preguntas estructuradas.

C) Observación La observación directa es especialmente útil en los

trabajos, consisten principalmente entre actividad física observable.
Ejemplos de estas ocupaciones son las del empleado de limpieza, de
línea de ensamblaje y de cualquier puesto de producción. Por otra
parte, la observación a menudo no es apropiada cuando el puesto
requiere de una gran cantidad de actividad mental difícil de evaluar o
con frecuencia se espera que el empleado participé en actividades
importantes que podrían ocurrir sólo ocasionalmente, como una
enfermera que maneja emergencias.
C) Método mixto Cuando no es posible desarrollar en su totalidad
cualquiera de los métodos anteriores, se debe tomar la decisión
de combinarlos para hacer práctico el análisis de puestos

E) Método de informes sucesivos (Bitácora del participante) Se

puede pedir a los trabajadores que lleven un diario o bitácora o
listas de cosas que hacen durante el día. El trabajador debe
anotar cada actividad que realice.