4.inicio Del Proceso de Cartera

DIPLOMADO VIRTUAL
CARTERA EN SALUD
SEMANA DOS
INICIO DEL PROCESO DE CARTERA
Transcripción textual del libro Facturación y Cartera en Salud, Autor Mauricio
Leudo
El nuevo esquema de administración de los servicios de salud prevé que los recursos
financieros requeridos por las IPS, sean obtenidos con base en los ingresos
generados por la venta de servicios. Para lo cual ya se ha visto la necesidad de
adelantar una acertada contratación para la venta de servicios, y establecer una
adecuada facturación de los servicios prestados. El proceso natural siguiente a la
facturación de los servicios prestados es el relacionado con el cobro y recaudo de
los recursos financieros generados por la producción de los servicios asistenciales.
Si bien es cierto que la carencia de recursos económicos y de mecanismos claros de

financiación de las IPS, son causas del déficit crónico de las mismas, no es menos
cierto que gran parte de los problemas tienen que ver con las dificultades de orden
administrativo que impiden un adecuado flujo de caja, por lo que se deben
desarrollar acciones encaminadas a mejorar este proceso. El no recaudo efectivo de
los dineros generados en la prestación de los servicios de salud, pueden ocasionar
serios problemas financieros para la empresa y atentar contra su sostenibilidad y el
logro de su misión. Es importante entonces fijar lineamientos y políticas en el manejo
de ésta área que permitan establecer su filosofía, visión, funciones y unos adecuados
mecanismos de control, con la aplicación de principios de calidad oportunidad,
eficiencia, eficacia, etc.
Generalidades
El proceso de gestión de cartera, es la continuación del proceso de facturación de

los servicios prestados. Donde termina el uno, comienza el otro; depende de la
complejidad, la organización, y los procedimientos establecidos y acordados en cada
IPS.
Las actividades que se realizan se pueden dividir en tres grandes etapas:
Generación de la cartera: incluye las actividades que se deben realizar a partir del
momento de la facturación hasta que se presenta la cuenta de cobro o consolidado
1
al asegurador o responsable económico de la atención del paciente, es el proceso
de armado de las cuentas y auditoría previa:
• Disposición de los documentos soportes.
• Elaboración de la cuenta de cobro.
• Auditoría administrativa de cuentas de cobro
• Auditoría médica de cuentas de cobro.
• Presentación de cuenta de cobro.
Seguimiento y control de la cartera: Incluye las actividades encaminadas a brindar

un conocimiento preciso del estado de las cuentas por cobrar de la institución:
• Recepción, estudio, solución y respuesta de objeciones y glosas.
• Seguimiento de la cartera generada
Recaudo de la cartera: Son las actividades que la empresa realiza para recuperar los
dineros que le adeudan tanto en plazos "corrientes" como en períodos vencidos:
• Monitoreo de las cuentas presentadas y del comportamiento en cuanto a
cumplimiento en el pago por parte de los clientes y a comportamiento
global de la cartera de la institución.
Generación de la Cartera
En esta etapa, que va desde el final del proceso de facturación hasta la presentación
de la cuenta de cobro o factura de venta a las aseguradoras o entes responsables
económicos de la atención de los pacientes, con estos pasos se busca evitar las
objeciones y las glosas, el retardo en la presentación de las cuentas, etc., por
motivos imputables al proceso de la institución, las cuales causan retardo en los
pagos.
Las actividades de este proceso están encaminadas a garantizar que las cuentas de
cobro estén debidamente formuladas y soportadas, sean presentadas
oportunamente con todos los requisitos exigidos y acordados, no se presenten
objeciones ó glosas injustificadas, los servicios prestados hayan sido facturados
correctamente, no se encuentren inconsistencias técnico científicas ó administrativas
entre los servicios prestados y el diagnóstico del paciente y los servicios facturados.
Las actividades a realizar dentro de este proceso de armado de cuentas

comprenden:
2
Preparación de la cuenta de cobro o factura:
Generar el consolidado de la cuenta de cobro o factura Generar y Consolidar los

RIPS.
Auditoría médica de cuentas.
Auditoría administrativa.
La cuenta de cobro
Es un documento donde se registra el total de los servicios prestados a los usuarios

en un periodo de tiempo, soportado por una relación de las facturas individuales o
documentos equivalentes, y demás documentos denominados documentos
soportes, especificados (en los contratos de prestación de servicios y/o
reglamentación pertinente), los cuales se generan en la prestación del servicio.
Para preparar una cuenta se debe contar con los soportes definidos para realizar
una óptima consolidación de los servicios prestados. A cada soporte se le debe
verificar que su contenido sea legible, sin enmendaduras, tachones y diligenciado en
forma oportuna, identificar la aseguradora, el régimen y su plan de beneficios.
El área de facturación debe garantizar que la factura individual o documento

equivalente y los soportes requeridos para el cobro de la cuenta por cada entidad
responsable de pago, estén completos y debidamente diligenciados. Es
indispensable que se tenga disponible la base de datos de los afiliados por cada una
de las Aseguradoras con que la institución tiene contrato de prestación de servicios’,
de tal manera que permita con mayor facilidad al momento de preparar la cuenta,
identificar el tipo de usuario y el nombre de la aseguradora a la que éste corresponde
como mecanismo de control y verificación del proceso de admisión. Se deben
verificar las cláusulas establecidos en el contrato, posteriormente se toma cada una
de las facturas con sus respectivos soportes y se consolidan, luego se realiza una
auditoria previa y por último se realiza la cuenta de cobro o factura de venta 69 para
ser presentada a la entidad Aseguradora en los plazos establecidos.
Se hace necesario que las E.S.E., cumplan los plazos establecidos por cada uno de
sus Clientes (Aseguradoras y/o Responsables), de tal manera que no se generen
3
incumplimientos contractuales y por ende demoras en la revisión y pago de las
cuentas.
Existen tres opciones para realizar el cobro a las Aseguradoras (EPS, ARS, etc.), por
los servicios de salud prestados:
1. Varias liquidaciones individuales y un consolidado como Factura de Venta.

2. Factura de venta individual por paciente, acompañado de los documentos
soportes
3. Relación valorizada con Facturas de venta o Documento Equivalente
Contenido del documento de cobro:
Identificación del prestador de servicios
• Código del prestador en le SGSSS: el cual es un código asignado al prestador de

servicios para su identificación en el Sistema, está identificado en una tabla que
facilita el Ministerio de Salud y está definido por dos dígitos para el
departamento, tres dígitos para el municipio y cinco dígitos para el secuencial
del prestador dentro del municipio.
• No. de la relación de las facturas o documento equivalente: debe llevar un
número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva interna de la
Institución para llevar un control de la relación de las facturas a las entidades
territoriales.
• Nombre de la Entidad: Nombre de la IPS. que presta el servicio (si está
preimpreso no repetir el nombre).
• Dirección y Teléfono del prestador: Dirección y número telefónico de la
Institución.
• Ciudad: Ciudad donde está ubicada la IPS.
• Nombre del cliente y código (EPS, ARS, OTRO): corresponde al responsable del
pago de la cuenta, con su respectivo código.
• Nit de la Entidad Aseguradora: Es indispensable el número de identificación
tributaria apara cualquier transacción.
• Responsable de la Entidad: Espacio para la firma del representante legal o el
delegado para tal tramite (la persona responsable de la liquidación de los
servicios).
4
• Fecha de presentación: Es la fecha elaboración de la relación de documentos
equivalente a la factura.
Identificación del acto de cobro
• No. de la Cuenta de cobro, Factura de Venta o Documento equivalente: Como

control, interno de la IPS., se hace necesario que se lleve un consecutivo que
les permita a las IPS, llevar la ruta de las cuentas de cobro entregadas a la
Entidad Aseguradora. Este número es diferente al del documento equivalente a
las facturas. El número del documento equivalente a las facturas debe ser el
registrado en el plan de cuentas del Hospital y no el número de la cuenta por
cobrar. El número utilizado en las Facturas de Venta es el correspondiente a los
asignados por la resolución de la DIAN.
• Fecha de Expedición: Se registra la fecha de elaboración de la cuenta de cobro.
• No. del Contrato: Es el número del documento que ampara la relación
contractual y por ende la prestación del servicio.
• Periodo Cobrado: Es el periodo en el cual se generó la prestación del Servicio.
• Números de liquidaciones individuales: Es la relación de los números de las
liquidaciones individuales por usuario que se anexan al cobro. Es
recomendable que las liquidaciones individuales por paciente estén adjuntas en
el orden en que se relacionan.
• Valor Total: Es el valor de todos los servicios facturados, se debe totalizar en
números.
• Valor en letras: Es el valor de todos los servicios facturados, se debe totalizar en
letras.
• Nro. de cuenta y Entidad Bancaria: Datos sobre Número de la cuenta bancaria
y Corporación donde la Administradora podrá hacer el pago de la cuenta.
Relación de servicios prestados
• Apellidos y Nombre del usuario o paciente: Corresponde a los Apellidos y

nombre del usuario o paciente de acuerdo al No. del documento equivalente
de la factura relacionada.
• Valor: Costo de cada una de los documentos equivalentes a factura.
• Detalle: Es el nombre del servicio prestado de acuerdo a los tipos de servicios
(consulta, urgencias, hospitalización, procedimientos, actividades de
promoción y prevención), recibidos por el paciente.
5
• Cantidad: Se describe la cantidad de actividades prestadas.
• Valor Total: Se obtiene por la multiplicación del valor unitario con la cantidad.
Presentación de Factura de Venta en IPS.
Uno de los principales deberes formales a cargo de las IPS, como regla general,
consiste en la documentación de las operaciones que realiza en el ejercicio de sus
actividades. En efecto, dicha obligación está considerada sobre el justificante de que
cada una de las operaciones que se efectúen para otros sujetos pasivos e incluso
para otras Entidades no sujetas al Impuesto, deben constar en un soporte
documental.
El cumplimiento del deber de documentar las operaciones realizadas por los sujetos
pasivos del impuesto, puede llevarse a cabo mediante la emisión de facturas o
documentos análogos. Sin embargo, es conveniente señalar que en la legislación
colombiana dicha obligación se establece en forma obligatoria al margen de la
condición que sea responsable o no del impuesto sobre la renta.
Así, en la prestación de servicios de salud, si bien el artículo 476 del Estatuto

Tributario excluye la actividad del impuesto, respecto de estos servicios existe la
obligación de facturar, así se preste el servicio por una entidad sin ánimo de lucro,
o entidad del Estado, existiendo para esta ultima la obligación de respaldar sus
ingresos mediante documento equivalente.
Estos documentos tienen la función de control y comprobación de las operaciones

realizadas y permiten ejercer el derecho a la deducción y a la repercusión del
impuesto. Tratándose del documento equivalente, éste sirve como control o registro
de ciertas operaciones realizadas, entre otras como las expedidas por entidades del
Estado, como puede suceder entre los contratos suscritos por las Empresas Sociales
del Estado, ESE. Sistema también dado a las Empresas Industriales y Comerciales
del Estado, a quienes si bien es cierto no están obligadas a expedir factura, si lo
están en el sentido de expedir documento equivalente donde mínimo se establezcan
algunos requisitos, que más adelante veremos.
La importancia de la factura o del documento equivalente que hace sus veces, es

innegable desde el punto de vista de la información que suministra en el ámbito
6
nacional, o para facilitar al prestador de servicios en materia de salud, el cobro de
todos y cada uno de los servicios que prestó a los diferentes usuarios del sistema.
En consecuencia, podríamos señalar que la factura o documento equivalente no

representa un elemento constitutivo de derecho a la deducción o el costo, sino un
requisito para su eficacia o ejercicio, o si se prefiere una condición jurídica
indispensable para justificar la existencia real de un gasto o legitimar al poseedor
para su ejercicio.
En busca de un mecanismo contra la evasión, la Dirección General de Impuestos y

Aduanas Nacionales, DIAN, ha realizado diversos intentos por uniformar las
características de la factura. Con la expedición de las leyes 49 de 1990 y 6a. de
1992, se lograron estructurar las características de ésta y los documentos
equivalentes a la misma. Señalando unas condiciones que de no cumplirse, se estaría
frente a consecuencias pecuniarias para el contribuyente incumplido.
Referencias Bibliográficas
Leuro, M., (2007). Facturación y cartera por venta de servicios de salud. Bogotá:
Casa editorial Grupo Ecomedios.

4.inicio Del Proceso de Cartera

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

4.inicio Del Proceso de Cartera

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

4.inicio Del Proceso de Cartera

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

DIPLOMADO VIRTUAL

Si bien es cierto que la carencia de recursos económicos y de mecanismos claros de

El proceso de gestión de cartera, es la continuación del proceso de facturación de

Las actividades que se realizan se pueden dividir en tres grandes etapas:

Seguimiento y control de la cartera: Incluye las actividades encaminadas a brindar

Las actividades a realizar dentro de este proceso de armado de cuentas

Generar el consolidado de la cuenta de cobro o factura Generar y Consolidar los

Es un documento donde se registra el total de los servicios prestados a los usuarios

El área de facturación debe garantizar que la factura individual o documento

1. Varias liquidaciones individuales y un consolidado como Factura de Venta.

Contenido del documento de cobro:

Identificación del prestador de servicios

• Código del prestador en le SGSSS: el cual es un código asignado al prestador de

Identificación del acto de cobro

• No. de la Cuenta de cobro, Factura de Venta o Documento equivalente: Como

Relación de servicios prestados

• Apellidos y Nombre del usuario o paciente: Corresponde a los Apellidos y

Presentación de Factura de Venta en IPS.

Así, en la prestación de servicios de salud, si bien el artículo 476 del Estatuto

Estos documentos tienen la función de control y comprobación de las operaciones

La importancia de la factura o del documento equivalente que hace sus veces, es

En consecuencia, podríamos señalar que la factura o documento equivalente no

En busca de un mecanismo contra la evasión, la Dirección General de Impuestos y

También podría gustarte