ANTECEDENTES

ANTECEDENTES DE LA METODOLOGIA 5´S

Las 5´s es una metodología que tiene su origen en Japón, la cual está orientada a
desarrollar lugares de trabajo donde "se respire" la calidad. Las 5´s están
sustentadas en principios universales de aplicación práctica, los cuales debemos
fomentar para lograr ser una sociedad más próspera.

El principio de orden y limpieza al que haremos referencia se denomina método de

las 5S y es de origen japonés. Este concepto no debería resultar nada nuevo para
ninguna empresa, pero desafortunadamente sí que lo es. El movimiento de las 5S es
una concepción ligada a la orientación hacia la calidad total que se originó en el
Japón bajo la orientación de W. E. Deming hace más de 40 años y que está incluida
dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo o gemba kaizen.

Surgió a partir de la segunda guerra mundial, sugerida por la Unión Japonesa de

Científicos e Ingenieros como parte de un movimiento de mejora de la calidad y sus
objetivos principales eran eliminar obstáculos que impidan una producción eficiente,
lo que trajo también aparejado una mejor sustantiva de la higiene y seguridad
durante los procesos productivos. Su rango de aplicación abarca desde un puesto
ubicado en una línea de montaje de automóviles hasta el escritorio de una secretaría
administrativa.

¿QUÉ SÓN LAS 5´S?

El método de las 5´s, es una metodología considerada como una gestión japonesa
basada en 5 principios importantes como son:

Clasificar. (Seiri)
Orden. (Seiton)
Limpieza. (Seiso)

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Estandarización. (Seiketsu)
Disciplina. (Shitsuke)

DEFINICIÓN DE CADA UNA DE LAS 5´S

ETAPA 1 SEIRI (CLASIFICAR)
Seiri o clasificar significa eliminar del área de trabajo todos los elementos
innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor.

Frecuentemente nos "llenamos" de elementos, herramientas, cajas con productos,

carros, útiles y elementos personales y nos cuesta trabajo pensar en la posibilidad de
realizar el trabajo sin estos elementos.

ETAPA 2 SEITON (ORGANIZAR-ORDEN)

Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales
necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, identificando los
elementos y lugares del área. Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv) «un lugar
para cada cosa, y cada cosa en su lugar». En esta etapa se pretende organizar el
espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de
energía.

ETAPA 3 SEISO (LIMPIEZA)

Seiso significa eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos de una fábrica. La
limpieza se relaciona estrechamente con el buen funcionamiento de los equipos y la
habilidad para producir artículos de calidad. La limpieza implica no únicamente
mantener los equipos dentro de una estética agradable permanentemente. Seiso
implica un pensamiento superior a limpiar.

ETAPA 4 SEIKETSU (ESTANDARIZACIÓN)

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Se refiere a tener cierta cantidad de material para mantener el orden y limpieza pero
sobre todo mantener organizado además sirve para señalizar anomalías consiste en
detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas y visibles
para todos.

ETAPA 5 SHITSUKE (DISCIPLINA)

Shitsuke es sinónimo de disciplina, respetar las reglas, actuar sistemáticamente
respetando los criterios establecidos. El objetivo es eliminar las causas de que las
tareas no se puedan hacer como se han establecido

EL PORQUE DE LA ADOPCIÓN DE LAS 5´S PARA MEJORAR EN LA EMPRESA

LA ESTRATEGIA 5´S
Se llama estrategia de las 5S porque representan acciones que son principios
expresados con cinco palabras japonesas que comienza por S. Cada palabra tiene
un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar.

Las cinco "S" son el fundamento del modelo de productividad industrial creado en
Japón y hoy aplicado en empresas occidentales. No es que las 5S sean
características exclusivas de la cultura japonesa. Todos los no japoneses
practicamos las cinco "S" en nuestra vida personal y en numerosas oportunidades no
lo notamos.

Practicamos el Seiri y Seiton cuando mantenemos en lugares apropiados e

identificados los elementos como herramientas, extintores, basura, toallas, libretas,
reglas, llaves etc.

Cuando nuestro entorno de trabajo está desorganizado y sin limpieza perderemos la

eficiencia y la moral en el trabajo se reduce.

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Son poco frecuentes las fábricas, talleres y oficinas que aplican en forma
estandarizada las cinco "S" en igual forma como mantenemos nuestras cosas
personales en forma diaria. Esto no debería ser así, ya que en el trabajo diario las
rutinas de mantener el orden y la organización sirven para mejorar la eficiencia en
nuestro trabajo y la calidad de vida en aquel lugar donde pasamos más de la mitad
de nuestra vida. Realmente, si hacemos números es en nuestro sitio de trabajo
donde pasamos más horas en nuestra vida. Ante esto deberíamos hacernos la
siguiente pregunta. ¿Vale la pena mantenerlo desordenado, sucio y poco
organizado?

Es por esto que cobra importancia la aplicación de la estrategia de las 5S. No se

trata de una moda, un nuevo modelo de dirección o un proceso de implantación de
algo japonés que "dada tiene que ver con nuestra cultura latina". Simplemente, es un
principio básico de mejorar nuestra vida y hacer de nuestro sitio de trabajo un lugar
donde valga la pena vivir plenamente. Y si con todo esto, además, obtenemos
mejorar nuestra productividad y la de nuestra empresa, ¿por qué no lo hacemos?

NECESIDAD DE LAS 5´S

La estrategia de las 5S es un concepto sencillo que a menudo las personas no le dan
la suficiente importancia, sin embargo, una fábrica limpia y segura nos permite
orientar la empresa y los talleres de trabajo hacia las siguientes metas:

 Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación

de despilfarros producidos por el desorden, falta de aseo, fugas,
contaminación, etc.
 Buscar la reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costes
con la intervención del personal en el cuidado del sitio de trabajo e incremento
de la moral por el trabajo.

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  Facilitar crear las condiciones para aumentar la vida útil de los equipos,
gracias a la inspección permanente por parte de la persona quien opera la
maquinaria.
 Mejorar la estandarización y la disciplina en el cumplimiento de los estándares
al tener el personal la posibilidad de participar en la elaboración de
procedimientos de limpieza, lubricación y apriete
 Hacer uso de elementos de control visual como tarjetas y tableros para
mantener ordenados todos los elementos y herramientas que intervienen en el
proceso productivo
 Conservar del sitio de trabajo mediante controles periódicos sobre las
acciones de mantenimiento de las mejoras alcanzadas con la aplicación de las
5S
 Poder implantar cualquier tipo de programa de mejora continua de producción
Justo a Tiempo, Control Total de Calidad y Mantenimiento Productivo Total
 Reducir las causas potenciales de accidentes y se aumenta la conciencia de
cuidado y conservación de los equipos y demás recursos de la compañía.

DEFINICIÓN DE LAS 5´S

Las 5´s se pueden definir como un estado ideal en el que:

 Los materiales y útiles innecesarios se han eliminado.

 Todo se encuentra ordenado e identificado.
 Se han eliminado las fuentes de suciedad.
 Existe un control visual mediante el cual saltan a la vista las desviaciones o
fallos, y todo lo anterior se mantiene y mejora continuamente.
 Un mejor compromiso a respetar los acuerdo y las normas

La integración de las 5s satisface múltiples objetivos. Cada 'S' tiene un objetivo

particular:

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Objetivo de las 5’S

Las etapas de las 5´s son:

Clasificar. (Seiri)
Orden. (Seiton)
Limpieza. (Seiso)
Estandarización. (Seiketsu)
Disciplina. (Shitsuke)

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ETAPA 1 SEIRI (CLASIFICAR)
¿Qué es Seiri? Seiri - clasificar -desechar lo que no se necesita.
Seiri o clasificar significa eliminar del área de trabajo todos los elementos
innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor.

Frecuentemente nos "llenamos" de elementos, herramientas, cajas con productos,

carros, útiles y elementos personales y nos cuesta trabajo pensar en la posibilidad de
realizar el trabajo sin estos elementos.

Buscamos tener al rededor elementos o componentes pensando que nos harán falta
para nuestro próximo trabajo. Con este pensamiento creamos verdaderos stocks
reducidos en proceso que molestan, quitan espacio y estorban. Estos elementos
perjudican el control visual del trabajo, impiden la circulación por las áreas de trabajo,
induce a cometer errores en el manejo de materias primas y en numerosas
oportunidades pueden generar accidentes en el trabajo.

La primera "S" de esta estrategia aporta métodos y recomendaciones para evitar la

presencia de elementos innecesarios.

El Seiri consiste en:

 Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de las que no
sirven.
 Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario.
 Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo.
 Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad
y frecuencia de utilización con el objeto de facilitar la agilidad en el trabajo.
 Organizar las herramientas en sitios donde los cambios se puedan realizar en
el menor tiempo posible.

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  Eliminar elementos que afectan el funcionamiento de los equipos y que
pueden conducir a averías.
 Eliminar información innecesaria y que nos puede conducir a errores
de interpretación o de actuación.

Como implantar el Seiri

Identificar elementos innecesarios

El primer paso en la implantación del Seiri consiste en la identificación de los

elementos innecesarios en el lugar seleccionado para implantar las 5S. En este paso
se pueden emplear las siguientes ayudas:

Lista de elementos innecesarios

La lista de elementos innecesarios se debe diseñar y enseñar durante la fase de
preparación. Esta lista permite registrar el elemento innecesario, su ubicación,
cantidad encontrada, posible causa y acción sugerida para su eliminación. Esta lista
es cumplimentada por el operario, encargado o supervisor durante el tiempo en que
se ha decidido realizar la campaña Seiri.

Tarjetas de color
Este tipo de tarjetas permiten marcar o "denunciar" que en el sitio de trabajo existe
algo innecesario y que se debe tomar una acción correctiva. En algunas empresas
utilizan colores verde para indicar que existe un problema de contaminación, azul si
está relacionado el elemento con materiales de producción, roja si se trata de
elementos que no pertenecen al trabajo como envases de comida, desechos de
materiales de seguridad como guantes rotos, papeles innecesarios, etc. En Japón se
utiliza frecuentemente la tarjeta roja para mostrar o destacar el problema identificado.

Las preguntas habituales que se deben hacer para identificar si existe un elemento
innecesario son las siguientes:

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  ¿Es necesario este elemento?
 ¿Si es necesario, es necesario en esta cantidad?
 ¿Si es necesario, tiene que estar localizado aquí?

Una vez marcados los elementos se procede a registrar cada tarjeta utilizada en la
lista de elementos innecesarios. Esta lista permite posteriormente realizar un
seguimiento sobre todos los elementos identificados. Si es necesario, se puede
realizar una reunión donde se decide qué hacer con los elementos identificados, ya
que en el momento de la "campaña" no es posible definir qué hacer con todos los
elementos innecesarios detectados.

En la reunión se toman las decisiones para cada elemento identificado. Algunas

acciones son simples, como guardar en un sitio, eliminar si es de bajo coste y no es
útil o moverlo a un almacén.

Otras decisiones más complejas y en las que interviene la dirección deben

consultarse y exigen una espera y por lo tanto, el material o equipo debe quedar en
su sitio, mientras se toma la decisión final, por ejemplo, eliminar una máquina que no
se utiliza actualmente.

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ETAPA 2 SEITON (ORGANIZAR-ORDEN)
Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales
necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, identificando los
elementos y lugares del área. Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv) «un lugar
para cada cosa, y cada cosa en su lugar». En esta etapa se pretende organizar el
espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de
energía.

Normas de orden:

 Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados

fáciles de coger o sobre un soporte, ...)
 Definir las reglas de ordenamiento.
 Hacer obvia la colocación de los objetos.
 Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario.
 Clasificar los objetos por orden de utilización.

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  Estandarizar los puestos de trabajo.

Seiton permite:
 Disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en el trabajo de
rutina para facilitar su acceso y retorno al lugar.
 Disponer de sitios identificados para ubicar elementos que se emplean con
poca frecuencia.
 Disponer de lugares para ubicar el material o elementos que no se usarán en
el futuro.
 En el caso de maquinaria, facilitar la identificación visual de los elementos de
los equipos, sistemas de seguridad, alarmas, controles, sentidos de giro, etc.
 Lograr que el equipo tenga protecciones visuales para facilitar su inspección
autónoma y control de limpieza.
 Identificar y marcar todos los sistemas auxiliares del proceso como
tuberías, aire comprimido, combustibles. · Incrementar el conocimiento de los
equipos por parte de los operadores de producción.

ETAPA 3 SEISO (LIMPIEZA)

Seiso significa eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos de una fábrica. La
limpieza se relaciona estrechamente con el buen funcionamiento de los equipos y la
habilidad para producir artículos de calidad. La limpieza implica no únicamente
mantener los equipos dentro de una estética agradable permanentemente. Seiso
implica un pensamiento superior a limpiar.

Exige que realicemos un trabajo creativo de identificación de las fuentes de suciedad

y contaminación para tomar acciones de raíz para su eliminación, de lo contrario,
sería imposible mantener limpio y en buen estado el área de trabajo. Se trata de
evitar que la suciedad, el polvo, y las limaduras se acumulen en el lugar de trabajo.

Para aplicar Seiso se debe

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  Integrar la limpieza como parte del trabajo diario.
 Asumirse la limpieza como una actividad de mantenimiento autónomo: "la
limpieza es inspección"
 Se debe abolir la distinción entre operario de proceso, operario de limpieza y
técnico de mantenimiento.
 El trabajo de limpieza como inspección genera conocimiento sobre el equipo.
No se trata de una actividad simple que se pueda delegar en personas de
menor cualificación.
 No se trata únicamente de eliminar la suciedad. Se debe elevar la acción de
limpieza a la búsqueda de las fuentes de contaminación con el objeto de
eliminar sus causas primarias.

Beneficios del Seiso

 Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes.
 Mejora el bienestar físico y mental del trabajador.
 Se incrementa la vida útil del equipo al evitar su deterioro por contaminación y
suciedad.
 Las averías se pueden identificar más fácilmente cuando el equipo se
encuentra en estado óptimo de limpieza
 La limpieza conduce a un aumento significativo de la Efectividad Global del
Equipo.
 Se reducen los despilfarros de materiales y energía debido a la eliminación de
fugas y escapes.
 La calidad del producto se mejora y se evitan las pérdidas por suciedad y
contaminación del producto y empaque.

Implantación del Seiso o limpieza

El Seiso debe implantarse siguiendo una serie de pasos que ayuden a crear el hábito
de mantener el sitio de trabajo en correctas condiciones. El proceso de implantación
se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro de los

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elementos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para
su ejecución.

Paso 1. Campaña o jornada de limpieza

Es muy frecuente que una empresa realice una campaña de orden y limpieza como
un primer paso para implantar las 5S. En esta jornada se eliminan los elementos
innecesarios y se limpia el equipo, pasillos, armarios, almacenes, etc. Esta clase de
limpieza no se puede considerar un Seiso totalmente desarrollado, ya que se trata de
un buen inicio y preparación para la práctica de la limpieza permanente. Esta jornada
de limpieza ayuda a obtener un estándar de la forma como deben estar los equipos
permanentemente.

Las acciones Seiso deben ayudarnos a mantener el estándar alcanzado el día de la

jornada inicial. Como evento motivacional ayuda a comprometer a la dirección y
operarios en el proceso de implantación seguro de las 5S. Esta jornada o campaña
crea la motivación y sensibilización para iniciar el trabajo de mantenimiento de la
limpieza y progresar a etapas superiores Seiso.

Paso 2. Planificar el mantenimiento de la limpieza.

El encargado del área debe asignar un contenido de trabajo de limpieza en la planta.
Si se trata de un equipo de gran tamaño o una línea compleja, será necesario
dividirla y asignar responsabilidades por zona a cada trabajador. Esta asignación se
debe registrar en un gráfico en el que se muestre la responsabilidad de cada
persona.

Paso 3. Preparar el manual de limpieza.

Es muy útil la elaboración de un manual de entrenamiento para limpieza. Este
manual debe incluir además del gráfico de asignación de áreas, la forma de utilizar
los elementos de limpieza, detergentes, jabones, aire, agua; como también, la
frecuencia y tiempo medio establecido para esta labor.

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Las actividades de limpieza deben incluir la Inspección antes del comienzo de turnos,
las actividades de limpieza que tienen lugar durante el trabajo, y las que se hacen al
final del turno. Es importante establecer tiempos para estas actividades de modo que
lleguen a formar parte natural del trabajo diario.

Es frecuente en empresas que han avanzado significativamente en el desarrollo del

pilar "mantenimiento autónomo" encontrar que estos estándares han sido preparados
por los operarios, debido a que han recibido un entrenamiento especial sobre esta
habilidad.

El manual de limpieza debe incluir:

 Propósitos de la limpieza.
 Fotografía o gráfico del equipo donde se indique la asignación de zonas o
partes del taller.
 Mapa de seguridad del equipo indicando los puntos de riesgo que nos
podemos encontrar durante el proceso de limpieza.
 Fotografía del equipo humano que interviene en el cuidado de la sección.
 Elementos de limpieza necesarios y de seguridad.
 Diagrama de flujo a seguir.
 Estándares para procedimientos de limpieza.
 Conocer el procedimiento de limpieza para emplear eficientemente el tiempo.
 El estándar puede contener fotografías que sirvan de referencia sobre el
estado en que debe quedar el equipo.

Paso 4. Preparar elementos para la limpieza

Aquí aplicamos el Seiton a los elementos de limpieza, almacenados en lugares
fáciles de encontrar y devolver. El personal debe estar entrenado sobre el empleo y
uso de estos elementos desde el punto de vista de la seguridad y conservación de
estos.

Paso 5. Implantación de la limpieza

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Retirar polvo, aceite, grasa sobrante de los puntos de lubricación, asegurar la
limpieza de la suciedad de las grietas del suelo, paredes, cajones, maquinaria,
ventanas, etc.,

Es necesario remover capas de grasa y mugre depositadas sobre las guardas de los
equipos, rescatar los colores de la pintura o del equipo oculta por el polvo.

Seiso implica retirar y limpiar profundamente la suciedad, desechos, polvo, óxido,

limaduras de corte, arena, pintura y otras materias extrañas de todas las superficies.
No hay que olvidar las cajas de control eléctrico, ya que allí se deposita polvo y no es
frecuente por motivos de seguridad, abrir y observar el estado interior.

ETAPA 4 SEIKETSU (ESTANDARIZACIÓN)

Se refiere a tener cierta cantidad de material para mantener el orden y limpieza pero
sobre todo mantener organizado además sirve para señalizar anomalías consiste en
detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas y visibles
para todos.

Analizar por un momento su lugar de trabajo y responder las preguntas sobre higiene
y visualización:

1. ¿Qué tipo de carteles, avisos, advertencias, procedimientos cree que faltan?

2. ¿Los que ya existen son adecuados?
3. ¿Proporcionan seguridad e higiene?
4. En general ¿Calificaría su entorno de trabajo como motivador y confortable?
5. En caso negativo ¿Cómo podría colaborar para que si lo fuera?

Recursos visibles en el establecimiento de la 4ta. S:

1. Avisos de peligro, advertencias, limitaciones de velocidad, etc.

2. Informaciones e Instrucciones sobre equipamiento y máquinas.

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3. Avisos de mantenimiento preventivo.
4. Recordatorios sobre requisitos de limpieza.
5. Aviso que ayuden a las personas a evitar errores en las operaciones de sus
lugares de trabajo.
6. Instrucciones y procedimientos de trabajo.

ETAPA 5 SHITSUKE (DISCIPLINA)

Shitsuke es sinónimo de disciplina, respetar las reglas, actuar sistemáticamente
respetando los criterios establecidos. El objetivo es eliminar las causas de que las
tareas no se puedan hacer como se han establecido

Algunas de las claves para conseguirlo son:

 Analizar las desviaciones respecto a los niveles establecidos para detectar las
cusas ultimas.
 Decidir con los implicados de la dirección a la hora de establecer los objetivos
y asignar los recursos, dedicando tiempo al seguimiento de los resultados,
reconociendo a los participantes
 Capacitar a las personas mediante formación sistemática para que puedan
contribuir a la mejora de sus tareas.

Este último pilar es más difícil de medir por no ser tan visible a diferencia de la
clasificación, orden, limpieza y estandarización. La disciplina está relacionada
directamente con el cambio cultural de las personas, es por eso que solo la conducta
demuestra su presencia, sin embargo se pueden crear condiciones que estimulen la
práctica de la disciplina. Ganar en hábitos y disciplina es cuestión de tiempo, sin
embargo para mantener la motivación y el entusiasmo de la implementación es
necesario la promoción de talleres de refuerzo de conocimientos donde los mismos
trabajadores expliquen a sus compañeros cada uno de los pilares de las 5` S.

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