Código MC-P-02

AUDITORIAS INTERNAS Versión 01

Fecha 2-Julio-2019

OBJETIVO: Determinar si las actividades y los resultados relativos al SGI y

SIPLAFT satisfacen las disposiciones previamente establecidas y si
estas se han implementado efectivamente y son adecuadas para el
logro de los objetivos propuestos.

ALCANCE: La Auditoria Interna, se aplica a los procesos que componen el SGI de

Ocolplast.

DEFINICIONES:
-AUDITORIA: Examen sistemático o independiente para determinar si las
actividades y los resultados relacionados con el SGI cumplen las disposiciones
preestablecidas y si éstas se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar
los objetivos.

-AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

-AUDITADO: Una organización sometida a Auditoría.

-OBSERVACION: Una declaración hecha durante la Auditoria y sustentada

mediante evidencia objetiva.

-NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

-ACCION CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad detectada u otra situación indeseable.

-ACCION PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad potencial detectada u otra situación potencialmente indeseable.

-EVIDENCIA OBJETIVA: Información cuya veracidad se puede demostrar, con

base en hechos obtenidos a través de la observación, la medición, el ensayo u
otros medios.

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-VERIFICACION: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de
que se han cumplido los requisitos especificados.
-LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO: Posibilidad de
pérdida o daño que puede sufrir una entidad vigilada por su propensión a ser
utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el
lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de
actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos
provenientes de dichas actividades

-REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.

-PRINCIPIOS DE AUDITORIA: La auditoría se caracteriza por depender de

varios principios. Éstos hacen de la auditoria una herramienta eficaz y fiable en
apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre
la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño.
Los principios siguientes se refieren a los auditores.
a) CONDUCTA ÉTICA: el fundamento de la profesionalidad: La confianza,
integridad, confidencial y discreción son esenciales para auditar.
b) PRESENTACIÓN ECUÁNIME: la obligación de informar con veracidad y
exactitud: Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoria reflejan con
veracidad y exactitud las actividades de la auditoria.
c) DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL: la aplicación de diligencia y juicio al
auditar : Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la
importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por
el cliente de la auditoria y por otras partes interesadas. Un factor importante es
tener la competencia necesaria.
Los principios que siguen se refieren a la auditoria, la cual es por definición
independiente y sistemática.
d) INDEPENDENCIA: la base para la imparcialidad de la auditoria y la
objetividad de las conclusiones de la auditoria:
Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres
de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen. Una actitud objetiva
a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y
conclusiones de la auditoria estarán basados sólo en la evidencia de la auditoria.
e) ENFOQUE BASADO EN LA EVIDENCIA: el método racional para alcanzar
conclusiones de la auditoria fiables y reproducibles en un proceso de auditoria
sistemático.

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DESCRIPCIÓN:
Etapa Procedimiento Responsable Registros
PREPARACIÓN
Todos los responsables de procesos,
proporcionan las directrices para que el
Director de gestión, elabore el programa de
PLANIFICACIÓ Auditorias (anual), con base en el estado, la
importancia de los procesos por auditar y los Director de MC-F-07
N DE
1 Programa
AUDITORIAS resultados de auditorías internas anteriores. gestión
Esta planificación debe contar con la de Auditoria
INTERNAS
participación del Comité Paritario de
seguridad y salud en el trabajo COPASST y
para la programación de SIPLAFT con el
oficial de cumplimiento.
Se efectúa el Programa de Auditorias
definiendo:
Proceso
Objetivo
Alcance
Auditor
Auditado
Criterios de Auditoría
Fecha
Hora
El programa de auditorías anual es aprobado
ELABORACIO por el gerente de la organización y Director de
N DEL comunicado al auditor líder, a los auditores y Gestión
PROGRAMA auditados. MC-F-07
2 DE El Auditor Líder y el Equipo Auditor verifican Programa
AUDITORIAS que la documentación facilitada esté Equipo de Auditoria
completa.
INTERNAS Ejecutan un estudio preliminar de la Auditor
documentación para determinar la
conveniencia de realizar la Auditoría y
proceden a elaborar el plan de auditoria y la
hoja de chequeo.
En caso de no contar con suficientes
auditores internos para cada una de los
procesos del SGI, la empresa determinara la
selección y evaluación de auditores
competentes y certificados en su área de
dominio como proveedores del SGI.

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 Etapa Procedimiento Responsable Registros
Cada auditor designado es el responsable de
elaborar el Plan de Auditoría en cada
proceso. Este debe ser comunicado al
auditado.
ELABORACIO El plan de Auditoría debe incluir: MC-F-08
Equipo
3 N DEL PLAN -Aspecto auditado Plan de
Auditor
DE AUDITORIA -Auditor o auditores Auditoria
-Objetivo y alcance de la Auditoría
-Documentos de referencia
-Actividad/Tema
-Responsables
-Fecha, lugar, hora.
-Observaciones
Los responsables de elaborar las hojas
de chequeo son el equipo auditor. Estas
hojas se realizan teniendo en cuenta los
siguientes aspectos:
-Debe elaborarse en concordancia con la
actividad a auditar.
MC-F-09
ELABORACIÓ -Se utiliza como soporte para la
Hoja de
N DE LAS preparación de entrevistas. Equipo
5 Chequeo
HOJAS DE -Es una guía para determinar si las Auditor
Auditoria
CHEQUEO actividades ejecutadas corresponden a
Interna
las disposiciones adoptadas.
-Las preguntas, actividades o registros a
verificar no necesariamente se deben
preparar en el orden que serán
verificados en campo.
-Es necesario centrarse siempre en el
alcance de la Auditoria.
EJECUCIÓN
Llegada la fecha de realización de la
auditoría interna, se tiene en cuenta el
siguiente orden para su ejecución:
-Reunión de apertura Equipo
6 INICIACIÓN -Recolección de evidencia objetiva
Auditor
-Análisis de la evidencia y declaración de
los hallazgos
-Reunión de cierre
-Informe de auditoria

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 Etapa Procedimiento Responsable Registros
Para la realización de la reunión de
apertura se debe tener en cuenta:
1. Presentación de los participantes
2. Recordar objeto y alcance de la
Auditoría
3. Confirmar el plan que se va a iniciar

REUNION DE 4. Forma de desarrollar la Auditoría Equipo

7
APERTURA 5. Confirmar asignación de recursos Auditor
6. Acordar la reunión de cierre

La reunión de apertura se realiza al inicio

de la auditoria realizada a cada proceso,
para establecer un ambiente de
confianza y consolidarlo cuando no
exista.
8 RECOLECCIÓ Esta actividad se establece con el fin de Equipo MC-F-09
N DE obtener pruebas tangibles para asegurar Auditor Hoja de
EVIDENCIA que el SGI funciona correcta y Chequeo
OBJETIVA eficazmente. Auditoria
El equipo auditor verifica y ejecuta la Interna
auditoria por medio de entrevistas,
observación (documentos, condiciones
de operación, lugares de trabajo, visitas
a las diferentes locaciones, revisión de
archivos de documentos, etc.)
La evidencia objetiva se puede obtener a
través de las siguientes fuentes de
información:
-Personas: Responsabilidad,
entrenamiento, competencia, autoridad.
-Criterios: Manual de Gestión Integrado,
Procedimientos, Instructivos, Registros-
Procesos: Actividades, Indicadores de
Seguimiento.
El auditor siempre que encuentra alguna
condición que no cumple con los
requisitos especificados pide más
evidencia y toma nota en la hoja de

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 Etapa Procedimiento Responsable Registros

chequeo.
NOTA: durante la auditoria interna el
auditor debe registrar en la hoja de
chequeo todos los aspectos a examinar
según las normas a evaluar (ISO
9001,14001, OHSAS 18001, Guía RUC,
BASC V4:20112 - Estándares y SG-SST
según el Art 2.2.4.6. Decreto 1072/2015
(Decreto 1443 de 2014) y SIPLAFT.
El Equipo Auditor junto con el Auditor Líder
ANALISIS DE se reúne en espacios cortos, según el Plan
LA EVIDENCIA de la Auditoría y analizan la evidencia
Y recolectada frente a la hoja de chequeo y los Equipo
9 criterios para documentar los hallazgos de la
DECLARACIÓ Auditor
Auditoria.
N DE LOS
HALLAZGOS Elaboran un resumen de los hallazgos que es
presentado en la reunión de cierre al finalizar
la auditoria en cada proceso.
Es una actividad posterior a la actividad de
campo, permite presentar las conclusiones
REUNIÓN DE del Auditor al auditado. Equipo
10
CIERRE Auditor
El Auditor presenta los hallazgos
encontrados frente a los criterios de la
Auditoría a los auditados.
REPORTE
11 ENTREGA DEL Cada uno de los auditores, es el Equipo MC-F-010
INFORME DE responsable por redactar el informe de Auditor Informe de
AUDITORIA auditoría, el cual se divulga a todos los Auditoria
auditados y se deja copia en la carpeta
de auditorias.
El resumen documentado de la Auditoría,
debe incluir:
-Objetivo
-Alcance de la Auditoría
-Criterios
-Equipo Auditor
-Auditados
-Documentos analizados

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 Etapa Procedimiento Responsable Registros

-Aspectos positivos
-Aspectos por Mejorar

-Conclusiones de la auditoría

Además de un cuadro resumen donde

establecen la fecha, el proceso, los
requisitos, el tipo de hallazgo y la
descripción, a manera de un reporte de
no conformidades por proceso auditado.
Nota: Para las auditorias de SIPLAFT no
es necesario usar los formatos
establecidos en este procedimiento,
pueden ser formatos internos o externos
dependiendo del auditor.
SEGUIMIENTO
Una vez divulgado el informe de la
Auditoría Interna, los auditados deben
proponer acciones correctivas, MC-F-011
SOLICITUD DE preventivas o acciones de mejoramiento, Responsables Acciones
12 ACCIONES DE en un tiempo limite no mayor a 8 días, de los Correctivas
MEJORA con el fin de dar solución a las no Procesos y
conformidades presentadas, dejando Preventivas
constancia de ello en el
formato”Acciones Correctivas y
Preventivas”.
El Director de Gestión o el Auditor, junto
con los responsables de procesos Director de
realizan el seguimiento de las acciones Calidad
propuestas por los auditados, tomando MC-F-011
SEGUIMIENTO como base el formato “Acciones
Acciones
A LAS Correctivas y Preventivas”.
13 Auditor Correctivas
ACCIONES DE
El seguimiento a las acciones incluye: y
MEJORA
Preventivas
-Verificar las respuestas a las solicitudes Responsable
de acciones correctivas. de proceso
-Verificar la eficacia de las acciones
implementadas.

- NATURALEZA DE LOS CAMBIOS

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 VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
01 2 de Julio de 2019 Creación

REVISÓ: APROBÓ:

ING ANA MARIA CORTES PERDOMO ALVARO ORDOÑEZ ORTIZ

DIRECTORA DE HSEQ GERENTE GENERAL

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