Aprendiz: Angélica Moncada Arroyo

Ficha: 1833131
Fecha: 17/04/2020
Taller De Trd 2 Principios Archivísticos De Organización

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recur
sos/Publicacionees/PrincipMunicipio.pdf
ACTIVIDAD 1

1. ¿Qué es Serie Documental? Conjunto de unidades documentales que forman

parte de las secciones o subsecciones de un fondo y que se caracterizan por
tener elementos semejantes entre sí, basado en un tipo documental.
Documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgánica en
cumplimiento de sus funciones que tienen el mismo asunto y que son
archivados, conservados, utilizados, valorados, transferidos o eliminados como
una unidad.

2. ¿Subserie Documental? Conjunto de unidades documentales que forman parte

de una serie y se identifican en forma separada del conjunto de la serie por los
tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.
Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto
de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.

3. ¿Unidad Documental? Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en

las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas.
La unidad documental puede ser simple o compleja. Es simple cuando está
constituida por el mismo tipo documental, es compleja cuando está integrada
por tipos documentales de diversas índoles, que responden a una secuencia
dentro de un trámite.

4. ¿Tipo Documental? Los tipos documentales son unidades documentales

producidas por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta
regulada por una norma de procedimientos y cuyo formato, contenido
informativo y soporte son homogéneos, se origina en una actividad
administrativa con diagramación, formato y contenido distintivo que sirve como
elemento para clasificarla, describirla y asignar categoría diplomática.
Los tipos documentales son la expresión de las actividades tanto personales
como administrativa reflejada en un determinado soporte (papel, cinta
magnética, entre otros).

5. ¿Fondo Documental? La agrupación orgánica de documentos generados por

una institución o persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones que
constituyen la expresión del conjunto de las actividades desarrolladas.
Conjuntos de documentos de archivos de toda naturaleza reunidos por una
persona física o moral o una institución dentro del ejercicio de sus actividades.

6. ¿Sección? La sección documental es una subdivisión del fondo, identificada

con la producción documental de una unidad o división administrativa de la
institución que produce el fondo. La sección se puede decir que es el conjunto
de documentos generado en razón de la actividad de esa subdivisión orgánica
funcional.
 Aquella unidad que está integrada por los papeles procedentes de una
institución o división administrativa importante con una organización funcional y
fines conocidos o delimitados.

7. ¿Subsección? Conjunto de documentos que forman parte de las secciones.

Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa), en
algunos casos la subsección recibe el nombre de oficina, división o sección.
La subsección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la
sección.
ACTIVIDAD 2

Escribir al frente de cada expresión la categoría archivista al que corresponda; fondo,

sección, subsección, serie, Unidad documental, tipo documental, subserie.
1. Contrato de compra- venta Tipo Documental
2. Alcaldía municipal de Argelia Fondo
3. Órdenes de Compra Tipo documental
4. Capacitación /Gestión Humana Sub-sección
5. Fotografías de los eventos de Comfama Unidad documental
6. Historias laborales de los empleados de Bancolombia Subserie
7. Decretos del alcalde de Mutata Series
8. Alcalde municipal de Sonsón Fondo
9. Escrituras de la Notaria 3ª, de Itagüí Serie Documental
10. Parroquia de San José de Medellín Fondo
11. Colegio integrado de San José Fondo
12. Gobernación de Antioquia Fondo
13. Deportes Tolima Sección
14. Desarrollo Humano/Gestión Humana Sección
15. Departamento de Gestión Humana de Comfenalco Sección
16. Informes de gestión del jefe de archivo Subserie
17. Planos de electrificación de su empresa Tipo Documental
18. Alcaldía de Venecia Fondo
19. Juzgado Civil Municipal Serie
20. Periódicos municipales de Barbosa 1920- 1930 Sección
21. Diócesis de Santa Rosa de Osos Serie
22. Historias clínicas Hospital General Serie
23. Pólizas contra incendio de Suramérica Subserie
24. Seminario Mayor de Medellín Subsección
25. Licencias de funcionamiento de la alcaldía de Titiribí Subserie
26. Salud Ocupacional/División de Talento Humano Subsección
27. Asamblea Departamental de Antioquia Fondo
28. Actas de Comité de Archivo Serie
29. Industrias alimenticias Noel Fondo
30. Acuerdos del Concejo Municipal de Támesis Subserie
31. Contabilidad / División Financiera Subsección
32. Consejo Directivo Clínica San Juan de Dios Sección
33. Actas de la Compañía de Nacional de Chocolates Subserie
34. Videos fiestas navideñas, Colegio Mayor de Ant. Tipo documental
35. Partidas de Bautismo de la iglesia de San Ignacio Tipo Documental
ACTIVIDAD 3

TALLER 2 AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Escribir en frente de cada expresión la categoría archivística que le corresponda:
sección, subsección, subserie, tipo documental, Unidad Documental.
1. Dirección Científica Sección
2. Aeropuerto Olaya Herrera Sección
3. Listados Tipo Documental
4. Declaración Tributaria 2010 Serie
5. Manual de Gestión Documental Tipo Documental
6. Tabla de Retención Documental Unidad Documental
7. Control Interno Sección
8. División Administrativa y Financiera Subsección
9. Licitaciones Serie
10. Contrato de Obra Pública con Concreto Subserie
11. Acta de posesión de Muñoz Marcela Subserie
12. Unidad Técnica/Bomberos Subsección
13. Hoja de vida Subserie
14. Registro nacido vivo Unidad Documental
15. Estudios Ambientales Subserie
16. Estudios Ambientales Jardín Botánico UNIDAD
17. Estudio Ambiental Tipo Documental
18. Estudios Serie
19. Comunicación Oficial 056 de 26 de enero de 2011 Tipo Documental
20. Consecutivo de Comunicaciones Oficiales Subseries
21. Consecutivo de Comunicaciones Oficiales Enviadas 2010 Subseries
22. Instrumentos de Control Unidad Documental
23. Consecutivos Serie
24. Comprobante de Egreso 045 de enero de 2010 Subserie
25. Inventarios Tipo Documental
26. Inventario Único Documental Gestión Humana Tipo Documental
27. Planes de Desarrollo Subseries
28. Plan de Acción 2011 Subseries
29. Actas de Incineración Bolsas de Sangre Subseries
30. Auto de Archivo Tipo Documental
ACTIVIDAD 4

TALLER 3 AGRUPACIONES DOCUMENTALES

De acuerdo con las siguientes agrupaciones archivísticas, realizar las
siguientes actividades:

1. Diseñar el organigrama e identificar las secciones, subsecciones (de todos los

niveles)

2. Con la documentación mencionada, clasifíquela si son series, subseries,

unidades documentales, tipos documentales.

La empresa compañía Minera del Sur tiene la siguiente organización: gerencia

de gestión humana, gerencia financiera, gerencia de servicios, gerencia de
extracción, gerencia de comunicaciones y relaciones públicas, bienestar social,
salud ocupacional, centro de administración de documentos, almacén y
suministros, auditoria, control interno, asesor jurídico, asesor de inversiones,
consejo directivo, gerencia general, contabilidad, tesorería, caja, control de
calidad, transporte de metales.

Historias laborales de operarios, historias laborales de administrativos, historias

laborales de retirados, facturas, compra, balances anuales, balances
mensuales, comprobantes de egreso, registros de nómina, circulares
normativas, actas de comité de archivo, actas de grupo primario, actas de
comité paritario, actas de inventario circulares informativas, memorandos,
 informes financieros, informes de gestión, actas de comité de vivienda, planos
de rutas de minas, fichas de extracción de los minerales, reportes de
incapacidades, boletines de prensa, comunicados, avisos, fotografías de las
fiestas navideñas, fotografías de la efemérides de la empresa.

Series Subseries Tipos documental

Registro de nominas Historias laborales de operarios Facturas.
Actas de comité de archivo Historias laborales de Compras.
Actas de comité paritario administrativos Planos de rutas de minas.
Actas de comité de vivienda Historias laborales de retirados Fichas de extracción de los
Balances anuales minerales.
Balances mensuales Reportes de incapacidades.
Comprobantes de egreso Boletines de prensa.
Circulares informativas Comunicados.
Actas de grupo primario Avisos.
Actas de inventario Fotografías de las fiestas
Circulares normativas navideñas.
Memorandos Fotografías de las
Informes financieros efemérides de la empresa.
Informes de gestión

PONIENDO A PRUEBA MI CONOCIMIENTO