Si Usted Es El Asesor de La Calidad

ACTIVIDAD 2
1. Si usted es el asesor de la calidad ,que haría primero .¿diseñar el procedimiento de control

de la información documentada o montar los procedimientos operativos?
La información documentada es la constancia documental del resultado de la aplicación de
los procedimientos operativos o técnicos específicos.
Después de analizar la norma, se puede recomendar realizar la actividad al mismo tiempo
El diseño permite realizar, el orden, formato, codificación, clasificación, nomenclatura, es
indispensable para estandarizar los procesos.
Pero es de saber que si no se tienen redactados todos los procedimientos ,no se sabe
puede saber exactamente qué información documentada se genere y por lo tanto ,no se
puede completar los registros de control de documentos.
Es recomendable al mismo tiempo, e ir corrigiendo a medida que se va redactando todos
los procedimientos.
2. Defina a que proceso correspondería el procedimiento de control de la información
documentada y justifique su respuesta.
Es donde se detalla de manera minuciosa y documentada como realizar los diferentes
procesos y procedimientos de la organización, así como los responsables de cada una de
las actividades.
Estable la obligatoriedad de documentación de una serie de procesos concretos en los que
se encuentran: el manual de procedimientos, procedimientos, instrucciones de trabajo, y
registros.
Información general del procedimiento
Objetivo: establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los

documentos del sistema integrado de gestión de la empresa de la empresa confecciones
s.a con el fin de facilitar su presentación y utilización.
Alcance: aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los

documentos del sistema integrado de gestión de la empresa confecciones s.a.
Definiciones:
Aprobación: actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación del
documento revisado previamente.
Caracterización de procesos: documento que describe las características generales del

proceso, esto es, los rasgos diferenciados del mismo.
Cobertura del documento: campo o area geográfica, que cubre el documento.
Difusión: utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la
información del sistema de gestión de la calidad de la empresa.
Documento: información y su medio de soporte .ejemplo: registro, especificación,

procedimiento documentado, dibujo, informe, norma .el medio de soporte puede ser
papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
Documento controlado: se considera un documento controlado por el sistema integrado

de gestión, todo aquel que cumpla con el registro en este procedimiento anexo.
Documento obsoleto: es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación

pierde su vigencia.
Formato: documento empleado para registrar la información necesaria para la realización

de un proceso o actividad.
Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la
empresa confesiones s.a , desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar
su utilización y conservación .
Guía: documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de

expertos en temas determinados que apoyen la gestión de los procesos o la
documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar
información específica para orientar una o varias actividades, recursos, y responsables
entre otros aspectos.
Instructivo: describen como se realiza una tarea . se puede extraer lo que se desea realizar
del procedimiento. Ellos se limitan a indicar o clasificar la forma de operar, utilizar o
realizar algo.
Manual : documento que proporciona información coherente ,interna y externamente

,acerca del sistema de gestión de la calidad de la empresa confecciones s.a.
Manual de calidad : documento que especifica el sistema de gestión de la empresa

confecciones s.a.
Proceso: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para

generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Procedimiento: describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y
concluir .una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que da
como resultado final un producto o un servicio.
Programa de gestión en seguridad y salud ocupacional : documento que establece

requisitos para prevenir y controlar riesgos asociados al desarrollo de actividades
específicas en el desempeño del trabajo diario . mediante el programa de gestión se
describe estrategias y planes de acción que permitan el cumplimiento de la política y
objetivos .
Protocolo: documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de

disposiciones de carácter referencial.
Registro: documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de

disposiciones de carácter referencial.
Sistema de gestión: para establecer la política y los objetivos.
Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del

documento objetivo de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
Tabla de retención documental: listado de series con sus correspondientes tipos de

documentales ,a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los registros .
Versión : indica mediante un numero la cantidad de veces que se ha modificado el

documento . ejemplo: 1.0 ,2.0 en el sistema .
Vigencia del documento : periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento .
Documento de referencia
1. Norma técnica de calidad en la gestión publica NTGP 1000: 2009

2. ISO 9001: 2008 sistema de gestión de calidad .
Condiciones generales
Creación: para la anulación y creación de documentos nuevos, sé deberán cumplir los
siguientes lineamientos:
 Proceso: deberá ser adoptado y anulado mediante resolución elaborada por la
oficina asesora de planeamiento .previo a la adopción la solicitud debe ser
aprobada mediante memorando por el jefe de la oficina asesoría de planeación.
 Procedimientos ,manuales ,guías e instructivos ,formatos : deberán ser aprobados
mediante memorando ,adjuntando los procedimientos ,manuales ,guías ,donde se
relaciona el ajuste de las actividades que describa el que ,como y quien utilizo el
formato .
 Revisión y aprobación: la responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los
documentos estará a cargo del líder del proceso (secretario general, jefes de
oficina de asesoría de planeación.
 Divulgación : todos los documentos del sistema integrado de gestión de la
superintendencia nacional de salud son de libre acceso para los servidores
públicos ,quienes pueden consultarlos o descargarlos en la internet ,pagina web o
el aplicativo que se disponga para tal fin ,si se requiere una copia física o
electrónica de algunos de estos documentos ,se debe solicitar el permiso
correspondiente a la oficina de planeación ,mediante correo electrónico o
memorando ( ASFL 01) .
Identificación : los documentos del sistema integrado de gestión ,estará
jerarquizada en 4 niveles ,los cuales se reflejan en la pirámide :
manual de calidad
procedimientos
instrucciones de trabajo
registros
Estructura de los documentos

La estructura de la documentación del sistema de calidad
Control de
Procedimientos
Documentac
documentados para los
ión
capítulos 4 y 8 . Identificación
Mantenimiento y
control
Implementación Auditorias revisión

gerencial
Documento controlado.
El encabezado se aplicara a los siguientes documentos:
 Manual de calidad
 Caracterización del proceso
 Otros manuales
 Nomograma
 Procedimiento
 Guía, manual, instructivo, protocolo, planes de gestión ambiental y s&so y
programa gestión.
Ambiental y s&so
Formato.
Logo símbolo: el logo símbolo a usar en los documentos del sistema integrado de gestión de la
calidad, es el definido para aplicación lateral nivel 1 .por el manual de identidad visual de la
institución, tal como se muestra :
Nombre del proceso: en este campo se cita el nombre del proceso al cual corresponde o
pertenece el documento que se está elaborando.
Nombre del documento: en este campo se cita el tipo de documento objeto de control ( manual
de calidad ,características del proceso ,procedimiento ,guía ,instructivo ,etc.). Información que
relaciona el contenido del mismo y el título del documento que se va a referenciar.
Código: la codificación de los documentos del sistema integrado de gestión de calidad se realizara
de manera alfanumérica.

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1. Si usted es el asesor de la calidad ,que haría primero .¿diseñar el procedimiento de control

Información general del procedimiento

Objetivo: establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los

Alcance: aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los

Caracterización de procesos: documento que describe las características generales del

Documento: información y su medio de soporte .ejemplo: registro, especificación,

Documento controlado: se considera un documento controlado por el sistema integrado

Documento obsoleto: es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación

Formato: documento empleado para registrar la información necesaria para la realización

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

Guía: documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de

Manual : documento que proporciona información coherente ,interna y externamente

Manual de calidad : documento que especifica el sistema de gestión de la empresa

Proceso: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para

Programa de gestión en seguridad y salud ocupacional : documento que establece

Protocolo: documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de

Registro: documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de

Sistema de gestión: para establecer la política y los objetivos.

Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del

Tabla de retención documental: listado de series con sus correspondientes tipos de

Versión : indica mediante un numero la cantidad de veces que se ha modificado el

Vigencia del documento : periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento .

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