PERTENECE A:

________________________________________________________

Profesora: Belena Lenci Loayza

1
 INTRODUCCIÓN

La palabra ARCHIVAR designa a la acción, actividad de

guardar documentos, textos o cualquier otro tipo de
información en un archivo, o en su defecto en un archivador.
El término ARCHIVO se usa comúnmente para designar a un
conjunto ordenado de documentos. Si eres la persona
designada para custodiar los documentos de la empresa
donde laboras, este es un curso dirigido para aprender los
pasos necesarios y hacer de este procedimiento de oficina
un aliado en la simplificación de las labores dentro de la
empresa.

Miss Belena Lenci Loayza.

2
 ARCHIVO
Archivo es el lugar donde se custodian documentos públicos o particulares. Tal como su
descripción lo indica, archivar es guardar todos los documentos empresariales de una
oficina en tal forma que su localización sea fácil. Esto lo podemos lograr si llevamos buen
orden y un sistema funcional y práctico, lo cual se consigue siendo claro, rápido, sencillo,
uniforme, objetivo y clásico.

Por lo general en toda empresa existe un archivo general, en donde se centralizan todos
los documentos de todos los departamentos o áreas, pero, siempre existen papeles,
documentos especiales y confidenciales que no podrán ser archivados en el archivo
general, sino en su propia área. Es por eso que la persona encargada del archivo deberá
conocer a fondo todo lo referente a un archivo, ya que será quién se encargue de guardar
dichos documentos, debiendo hacerlo en un lugar seguro y accesible donde su localización
sea fácil, ya que en el momento que menos lo espere se los solicitarán.

El buen archivo debe estar a la disposición de todos. Sea cual sea el sistema que lleve la
empresa, todo archivo debe estar a disposición de todos con su fácil manejo.

Como ya hemos dicho, existen empresas que cuentan con un archivo general, donde se
centralizan todos los documentos con sus excepciones. Hay otras empresas pequeñas
donde cada departamento lleva su archivo, el cual, generalmente, es manejado por la
secretaria o asistente.

Sea cual sea el sistema de archivo que se emplee, no debemos cometer el error de llevarlo
a nuestra propia manera, es decir, pensar que con que lo entendamos nosotros basta,
porque quizá algún día no nos podamos presentar a nuestras labores por alguna
circunstancia y al llevar un sistema propio, el archivo no podrá ser utilizado por nadie, lo
que ocasionará que se detengan trámites y el trabajo no pueda salir hasta nuestro regreso.

Por lo tanto, debemos seguir algunas reglas para lograr ser una buena clasificadora de
documentos. Debemos tener en cuenta que el arte de clasificar se fundamenta
principalmente en prever cual será el razonamiento que se empleará para la localización
de un documento, y proceder a una ordenación lógica de acuerdo a un criterio general.
Las reglas en este orden son:
1. Emplear una clasificación lógica, comprensible para todos, que toda persona que
se acerque a buscar un documento no tenga ningún problema.
2. Clasificar los documentos, por su origen, que sea identificable y válido para
posteriores consultas.
3. Que el archivo esté localizado en un lugar accesible y de fácil manejo, donde se
hallen los documentos protegidos de la humedad, el polvo y demás agentes
destructores.

MOBILIARIO PARA EL ARCHIVO

3
 El mobiliario está compuesto por armarios, estantes, anaqueles y todo mueble que pueda
ser utilizado para guardar toda clase de archivadores, expedientes y documentos en
general.

Los hay para todas las necesidades y gustos, si en la oficina donde trabajas van a comprar
uno, solicita a la casa comercial un catálogo para ver cuál es el que se acomoda a tus
necesidades y gusto.

Para las grandes necesidades existen unos estantes deslizables sobre rieles, que permiten
reducir notablemente el espacio y ofrecen la ventaja de integrar un bloque apiñado. Los
rieles, o ruedas, permiten colocarlos en el lugar donde más convenga movilizándolo de
un lugar a otro sin problema.

En las oficinas de poco espacio se pueden usar los armarios aéreos fijos en la pared que
servirán para guardar los documentos que necesitamos tener cerca. Así mismo, los
armarios de piso no ocupan demasiado espacio y facilitan el tener la documentación a la
mano para cualquier consulta.

Para archivar expedientes de clientes u otros asuntos, existen los armarios de cajón que
los encontramos en diferentes presentaciones, armarios de metal, de madera, con dos,
tres, cuatro a más cajones que sirven para colocar los expedientes o files en forma vertical
colgante, ya que cuentan con unos rieles de metal en ambos lados del cajón, donde se
sostendrán de manera segura, permitiendo guardar una gran cantidad de carpetas en
forma funcional y ordenada.

Para las grandes compañías con grandes oficinas existen muebles que simulan ser libreros
pero en realidad son muebles diseñados para guardar archivos en forma confidencial, que
funcionan por medio de un accionamiento manual, mecánico por volante, o semiautomático
eléctrico, que hace que se separe permitiendo su acceso al interior de una pieza contigua.

Sea cual fuese el mobiliario que se utilice en nuestra oficina, debemos tratar que sea el
adecuado para el tipo de empresa para la que laboramos, que sea el ideal para convertirse
en el instrumento que nos brinde la ayuda precisa para salvaguardar todos los documentos
empresariales en orden y con buen acceso a ellos para una posible consulta posterior.

TIPOS DE ARCHIVADORES
Entre los archivadores de tipo convencional tenemos los siguientes:

4
FOLDERS.- Conocidos también como files, son los
tipos de archivadores más comunes en el mercado.
Los hay en diferentes formas, tamaños y modelos,
según la necesidad. Folders oficio, carta,
confeccionados en cartulina cartón, en plástico suave
o rígido, con faster para guardar documentos que se
pueden perforar, y sin faster para aquellos que no
deben perforarse. Algunos nuevos modelos
presentan una solapa que permite a los documentos
sin perforar mantenerse en forma ordenada y segura para llevarlos de un lado a otro. Estos
folders se utilizan para guardar y conservar toda clase de documentos, desde una simple
carta comercial hasta documentación legal, contable, de una oficina.

CARPETAS O BOLSAS COLGANTES.- Son aquellas que se

utilizan para colocar en los armarios de cajón para
guardar archivos o expedientes personales. Son
similares a los folders, pero con un diseño especial, ya
que cuentan con un marco de metal o plástico en la parte
superior que se adaptará a los rieles del cajón, y por lo
tanto permitirá que queden en forma colgante uno detrás
de otro. Estos archivadores vienen en variedad de
colores y pueden ser de material algo más rígido que la
cartulina o de plástico, en tamaños adaptables a los cajones. El empleo de estos
archivadores debe ser en forma funcional, sin abusar de su uso, es decir, que cada carpeta
no debe llevar sobrepeso, ya que eso impedirá que las carpetas se deslicen libremente a
través de los rieles del cajón.

BANDEJAS.- Sirven como ordenadores de escritorio, ya que permiten tener la

documentación de entrada y salida en forma ordenada. Estos se presentan generalmente
en material acrílico, metal y cuentan con dos o tres compartimentos según la necesidad de
cada oficina.

5
SOBRES.- Son archivadores de práctico uso, para guardar
documentación que se tiene que enviar de un lugar a otro,
incluso a través del correo, o guardar documentación que
necesita cierta confidencialidad, ya que cuentan con una
solapa o pestaña que permite mantenerlo en forma privada
si fuese el caso. Generalmente, confeccionados en papel
tipo manila, los más comunes, y los más modernos, que
también presentan una pequeña ventana de papel
transparente por donde se puede visualizar los datos del
destinatario.

ARCHIVADORES TIPO ACORDEON.- Son aquellos que se usan

para conservar la documentación en forma ordenada
alfabéticamente, ya que cuentan con una serie de
compartimentos que siguen el orden alfabético, y cuentan con
las letras del alfabeto a manera de guías. Se pueden guardar
incluso expedientes ordenados por nombres colocándolos en
el compartimento correspondiente a su letra.

ARCHIVADORES DE ANILLO.- Son archivadores que se usan

para colocar la documentación que se puede perforar y que
generalmente es aquella que está en circulación o es más
activa, por lo tanto, se colocan en los armarios o estantes
donde están a la mano para cualquier posible consulta. Estos
archivadores son generalmente hechos en material rígido,
cartón o cartulina cartón, y como su nombre lo dice, cuentan
con un anillo de metal que permite guardar gran cantidad de
documentación. Estos se colocan en forma vertical uno al
lado de otro, y presentan en el lomo una etiqueta donde se colocará los datos de lo
archivado. Hay en diferentes tamaños y diseños según la necesidad.

CAJAS FICHERO O INDICE TARJETERO.- Son archivadores

que sirven de guías para el archivo principal, ya que
cumplen la función misma del archivo principal pero en lugar
de guardar documentos guarda los datos de dichos
expedientes. Consiste en una caja rectangular construida
en plástico, madera o material rígido, que cuenta con
tarjetas o fichas, las cuales se ordenan igual que los
archivadores-clasificadores en forma alfabética, pero no
con los documentos, sino solo los datos de los expedientes
como nombre del archivo o código, número de RUC, números de teléfonos, dirección, etc.

6
ARCHIVADORES TUBULARES.- Son aquellos que presentan forma cilíndrica, en forma de
tubo diseñados para guardar documentos en forma enrollada por ser de gran volumen y no
pueden ser doblados para evitar se aje o maltrate, como gigantografías, mapas, planos
etc. Estos archivadores son utilizados para ahorrar espacio ya que se guardan como si se
tratase de un rollo de papel. Existe en el mercado una gran variedad en su presentación,
en material plástico, cartón e incluso de tela forrada, con asas para su fácil transporte, con
tapa para mayor protección de su contenido.

CAJAS.- Son archivadores destinados a conservar la

documentación que generalmente ya dejó de ser activa o
salió de circulación, pero que debemos guardar para una
posible consulta posterior. Las cajas son generalmente de
un tamaño estándar que guardan simetría en sus medidas
y que cuentan con tapa que permite apilarlas una sobre
otra, de manera tal que se pueden guardar en orden sin
necesidad de ocupar mucho espacio en los almacenes o
bodegas de la empresa, etiquetándolas con los datos de
su contenido para una rápida ubicación.

DISCOS COMPACTOS Y CASSETS.-Son archivadores de nueva generación con gran

capacidad de almacenamiento de información obtenidos a través del sistema de proceso
de datos que proporciona la computadora. Estos discos compactos, antes cassets, llevan
provista una porta etiqueta frontal que permite guardar los datos de lo archivado, y nos
brindan la ventaja de un significativo ahorro de espacio, pues solo basta guardarlos en
orden en un porta discos, que podemos encontrar en el mercado en una gran variedad de
modelos según la necesidad, incluso hay cajas porta discos que cuentan con llave para
conservar su confidencialidad.

MICROFILMS.- Se llama microfilm a la información documental filmada, reproducida por

medio de una película fotográfica. Este sistema utiliza un rollo de formato especial cuya
característica principal es reducir el tamaño normal de los documentos originales filmados
aproximadamente 50 veces más pequeño, brindando la ventaja de lograr una capacidad
de almacenamiento mucho mayor, y distribuir información enviada por correo en sobres
normales, inclusive de libros completos microfilmados.

7
Estos archivadores se utilizan en el sistema de proceso de datos, microfilmando la
información que proporciona la computadora y brindan seguridad ya que además se podrán
obtener duplicados sin problema y rápidamente.
Su nombre proviene del vocablo inglés MICRO “pequeño” y FILM “película” ya que
equivale a tener un rollo de película pequeño pero con gran capacidad para almacenar
mucha información en tamaño reducido.

ARCHIVADORES HECHOS A BASE DE FIBRA DE VIDRIO U ÓPTICA.- La fibra de vidrio se

obtiene gracias a la intervención de ciertos hilos de vidrio muy pequeños, que al
entrelazarse van formando una malla, patrón o trama. Estos hilos son obtenidos mediante
el paso que se lleva a cabo industrialmente de un vidrio líquido. Asimismo, a esta fibra de
vidrio se le puede emplear para producir otro tipo: la óptica.
La fibra óptica es utilizada para todo lo que tenga relación con el transporte de haces
luminosos, rayos láser y también luz natural. Se trata también de un material muy requerido
cuando se quiere transportar datos de empresas de internet o bien de telecomunicaciones.
La presencia de la fibra óptica en archivadores de tecnología moderna se observa en todo
equipo de telecomunicación y transmisión de señales lumínicas. Como por ejemplo: los
dispositivos de memoria de un teléfono, de una computadora, de equipos de sonido,
equipos fotográficos, bandas electrónicas en productos de mercado, en tarjetas de crédito,
o cualquier dispositivo que se acciona a través de un rayo láser o led. Es decir, son
archivadores de última generación que siendo cada vez más pequeños, tienen mayor
capacidad de almacenamiento, como los dispositivos USB, CHIPS y MICROCHIPS como
se conocen en nuestro medio.

EL ARCHIVO SEGÚN LA FRECUENCIA DE SU USO

Según la frecuencia con que se es buscado un documento en el archivo, lo dividimos en:

ARCHIVO ACTIVO.- Se llama archivo activo a aquel que guarda la documentación o

información de mayor circulación, es decir la que es buscada en el archivo con más
frecuencia porque aún está activa y se necesita con regularidad debido a que aún no ha
sido cancelada o cuyo proceso está en trámite.

Se considera dentro del archivo activo toda documentación o información que se encuentra
en el período de los últimos 6 meses del año y por lo tanto, es más frecuente su búsqueda.
En este archivo se guardan los siguientes documentos comerciales:

Documentación de entrada y salida diaria: Cartas de entrada y salida en proceso o trámite,

oficios, cartas de pedido, proformas de compra y venta, boletas de pago, guías de remisión
o comprobantes de pago, facturas de compra y venta, recibos de servicios como luz, agua,
teléfono, etc.

8
Documentos bancarios: Letras de cambio, depósitos y retiros en cuentas corrientes o
de ahorros, cheques, pagarés, y toda transacción bancaria que abarquen los últimos
meses.

Documentos contables: Registros de caja, libro venta, libro compras, libro de actas,
balances, libro diario, impuestos en general y todo aquella documentación de la
contabilidad de los últimos meses.

Documentos legales: Transacciones legales como títulos de propiedad, testimonios,

contratos de alquiler, contratos de compra-venta, compromisos de compra o venta, minutas
de escrituras de compra-venta, pólizas de seguros, etc.

ARCHIVO SEMI-ACTIVO.- Se le llama así porque la documentación aquí ya no es buscada

con tanta frecuencia porque ya no es muy activa, pero que se debe tener en reserva para
una consulta posterior, ya que en ocasiones no están totalmente tramitadas o canceladas.
Se considera dentro de este grupo a toda documentación que abarca en el archivo activo,
pero en un lapso más allá de los 6 últimos meses, pero dentro del año laboral, y a veces
en los últimos meses del año anterior.

ARCHIVO PASIVO.- Se le llama así porque la documentación e información contenida aquí

ya está totalmente tramitada, cancelada, contabilizada, pero que se deberá conservar por
un espacio de 5 años porque así lo especifica la ley.

La documentación es guardada en los almacenes de la empresa ya que en ocasiones es

solicitada por la SUNAT para una revisión, y es deber de toda empresa proveer a esta
entidad con todo lo solicitado, desde una boleta de venta hasta libros contables, para una
auditoría donde se pueda hacer un seguimiento del proceder limpio de toda persona
jurídica y así evitar una posible evasión de impuestos o lavado de activos.

ARCHIVO MUERTO.- Se le llama así porque es aquel donde se guardan los documentos
que ya cumplieron su plazo legal de 5 años estipulados por la ley, pero que el gerente o la
empresa consideran documentación de importancia personal y decide conservar.
En este archivo podemos considerar a toda información y documentación tanto privada
como particular que solo le concierne a la empresa porque es considerada con valor moral,
sentimental o histórico, como: fotografías, planos, actas de constitución de sociedad, los
primeros libros contables, diplomas, constancias y reconocimientos por las buenas
actividades comerciales etc.
Para llevar una acertada distribución de los tipos de archivo se recomienda hacer
constantemente una depuración del archivo, es decir actualizar los datos de los
expedientes, anular los expedientes que ya no mantienen relación comercial con la
empresa etc., de manera tal que siempre tengamos un archivo ordenado, claro y conciso.

9
 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DEL ARCHIVO

Existen tres sistemas principales de archivo, que son:

➢ Sistema de clasificación alfabético.

➢ Sistema de clasificación numérico.
➢ Sistema de clasificación numérico decimal.

SISTEMA ALFABÉTICO.- Es el sistema de clasificación más usual que consiste en el

ordenamiento de los expedientes según las letras del alfabeto. Este sistema a su vez puede
ser clasificado por nombre o por asunto o materia, según la preferencia o las reglas de la
empresa.

Sistema alfabético por nombre.-

Es el sistema más fácil y rápido de archivar, ya que la correspondencia se clasifica por
nombre y se archiva alfabéticamente, es decir, se sigue el orden exacto del abecedario,
como en un diccionario. Este método es ideal porque no es necesario elaborar listas para
localizar los expedientes, únicamente basta seguir el orden alfabético.
Si se trata de nombres de personas naturales la clasificación va de acuerdo al apellido
de la persona, y se procederá de la siguiente manera para su ordenamiento:

• Se tomará en cuenta primero el apellido paterno y luego el materno de la persona,

luego seguirá el nombre. Entre los apellidos y el nombre se coloca coma.
Ejemplo: López Santos, Juan.

• Si no se conoce el apellido materno, solo se coloca el paterno y luego el nombre.

Ejemplo: Sánchez, Luis.

• Si hay varios expedientes de nombres que empiezan con la misma letra, se

clasificará de la siguiente manera. Por ejemplo, si un apellido empieza con la letra
M, y tienes varios expedientes con esa letra clasificarás con la siguiente letra, y de
seguir la coincidencia, se pasa a la letra que le sigue, así hasta llegar a una letra
diferente. Luego, al ordenarlos se hará exactamente siguiendo las letras del
alfabeto.
Ejemplo:

Luis Martínez Mora. Martínez Mora, Luis.

Ana Márquez Llosa. Márquez Llosa, Ana.
Rosa Méndez Ruiz. Méndez Ruiz, Rosa.

Al ordenarlos en el archivo se hará así:

Márquez Llosa, Ana.
Martínez Mora, Luis.
Méndez Ruiz, Rosa.

10
• Si hay varios expedientes con el mismo apellido, el ordenamiento será de acuerdo
al segundo apellido o al nombre de no conocer el apellido materno.
Ejemplo:
Juan García Robles. García Robles, Juan.
Jorge García. García, Juan.
Susana García Rojas. García Rojas, Susana.

Ordenando:

García, Juan.
García Robles, Juan
García Rojas, Susana.

• Para la clasificación de nombres de personas que tengan algún título académico,

social, político etc., no contará el título, únicamente el nombre. El título se escribirá
al final, separado por un guión o escrito entre paréntesis.
Ejemplo:

Doctor Armando Rojas. Rojas, Armando- Doctor.

Licenciado Luis Pérez Alva. Pérez Alva, Luis (Licenciado)
Arquitecto Arturo Reyes. Reyes, Arturo (Arquitecto)

Ordenando:
Pérez Alva, Luis (Licenciado)
Reyes, Arturo (Arquitecto)
Rojas, Armando- Doctor.

• Cuando los apellidos son compuestos, generalmente por sufijos, preposiciones o

artículos, estos si se toman en cuenta para la clasificación, ya que forman parte del
nombre.

Ejemplo:

Oscar La Rosa Camacho. La Rosa Camacho, Oscar.

María De Los Ángeles Avia. De Los Ángeles Avia, María.
Rosa Del Campo Flores. Del Campo Flores, Rosa.

Ordenando:
De Los Ángeles Avia, María.
Del Campo Flores, Rosa.
La Rosa Camacho, Oscar.

11
 • Cuando se trata de nombres de mujeres casadas que consignan el apellido del
esposo, la clasificación se hará de acuerdo al apellido del esposo. Este se coloca
primero, luego se coloca coma, el nombre de pila de la mujer y sus apellidos .Al
final, se coloca la preposición “de”.

Ejemplo:

Alicia Rosadio de Balcázar. Balcázar, Alicia Rosadio de.

Martha Rodríguez de Rey. Rey, Martha Rodríguez de.
Sonia Velarde de Alegre. Alegre, Sonia Velarde de.

Ordenando:
Alegre, Sonia Velarde de.
Balcázar, Alicia Rosadio de.
Rey, Martha Rodríguez de.

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA POR NOMBRE EN PERSONAS JURÍDICAS

Cuando se trata de personas jurídicas o empresas la clasificación va de acuerdo a la
palabra determinante de la razón social, es decir, aquella palabra que de tratarse de una
persona natural, sería como su apellido.
Ejemplo: Cía. Nestlé, S.A.
La palabra determinante es Nestlé, por lo tanto clasificamos así:
Nestlé, S.A., Cía.
• Para el caso de instituciones o empresas que tienen el tipo de empresa como parte
de su razón social, sólo se tomará en cuenta la palabra determinante, no así, el
título o el rubro, el cual irá al final, separado por coma.

Ejemplo:

Colegio Nuestra Sra. Del Carmen. Nuestra Sra. Del Carmen, Colegio.
Banco Internacional del Perú. Internacional del Perú, Banco.
Instituto José Olaya. José Olaya, Instituto.

• Cuando las empresas llevan como razón social nombres de personas naturales, es
decir, propios, se debe hacer en orden de acuerdo a la razón social, para evitar
confundir con un archivo de una persona natural. Su ordenamiento será por la letra
inicial.
Ejemplo:
Méndez y Cía. Méndez y Cía.
Juan Rojas y hermanos S.A. Juan Rojas y hermanos S.A.
• Pero si las empresas llevan el giro del negocio o el rubro al que se dedican en la
razón social que está formado por nombres propios, el giro o rubro irá al final,
separado por una coma, sin modificar el nombre propio.

12
 Ejemplo:
Librería Julio Santana e hijos, S.A. Julio Santana e hijos, S.A., Librería.
Funeraria Soto y hermanos. Soto y hermanos, Funeraria.
• Cuando tenemos que clasificar los nombres de empresas homónimas, se clasifica
según la palabra determinante, y su ordenamiento se hará de acuerdo a la
procedencia, es decir, nombre de la ciudad, estado o nación; o en su defecto, por
su dirección.
Ejemplo:
Avon Cosméticos, Perú. Avon Cosméticos, Perú.
Avon Cosméticos, Francia. Avon Cosméticos, Francia.
Al ordenarlos en orden alfabético lo haremos, en este caso, por la procedencia del
archivo:
Avon Cosméticos, Francia.
Avon Cosméticos, Perú.
• En las empresas que llevan la preposición de, se clasificará como si se tratase de
la mujer casada, si es que dicha preposición está delante del nombre. En este caso,
de se ubicará al final. En el caso que la preposición de se refiera a la procedencia,
mantendrá su ubicación.
Ejemplo:
Banco de Crédito del Perú. Crédito del Perú, Banco de.
Cía. de Bomberos Peruanos. Bomberos Peruanos, Cía. de.
Cía. de Seguros “La Positiva” “La Positiva”, Cía. de Seguros.

• En el caso de empresas que llevan sufijos en su razón social, como una preposición
o artículos, y no tienen incluido el tipo de empresa, éstos irán al final después de
coma. Pero, si la empresa lleva el tipo de negocio, será éste el que va al final, y el
artículo o sufijo se tomará en cuenta para su clasificación.
Ejemplo:
Restaurante “La Bisteca” S.A. “La Bisteca” S.A., Restaurante.
La Casa del Churrasco S.A. Casa del Churrasco S.A., La.
• En el caso único de los expedientes que llevan nombre de oficinas que derivan de
otra como las “Secretarías”, se clasificarán sin variar el orden, y el ordenamiento
alfabético se hará de acuerdo al nombre de la Secretaría.
Ejemplo:
Secretaría de Obras Públicas. Secretaría de Obras Públicas.
Secretaría de Relaciones Humanas. Secretaría de Relaciones Humanas.
Al ordenarlos se hará de acuerdo al nombre, es decir: Obras Públicas y Relaciones
Humanas, quedando así:
Secretaría de Obras Públicas.
Secretaría de Relaciones Humanas.

13
 SISTEMA DE CLASIFICACIÓN NUMÉRICA

Es aquel que como su nombre lo indica, se ordena por números partiendo del 0 o del 1
según sea el caso, o las normas de la empresa.

Este es un sistema sencillo y tiene una gran elasticidad, ya que los números son infinitos y
puede irse aumentando tanto como se vaya necesitando. Pero para que funcione
correctamente, necesita del auxilio de un fichero o índice tarjetero, donde se especifique el
número con el que quedó archivado el documento, o sea, para cada expediente se abre
una tarjeta y esta se archiva por orden alfabético.

En la tarjeta se escribirá los datos del expediente: nombre de la persona o empresa,

dirección, datos personales como número de teléfono, número de RUC o RUS, correo
electrónico, actividad a la que se dedica, etc. De este modo servirá como una agenda.
Luego también se consignará el número con el que se codificó el documento o expediente
en el archivero.
El sistema numérico es usado en archivos donde cada cliente, asunto o materia, tiene un
número que sirve como identificación; también para archivos de asuntos confidenciales,
donde no se quiere mostrar nombres sino solo códigos para mantenerlos en reserva.

Este sistema tiene sus ventajas y desventajas. Las ventajas son la rapidez y precisión para
localizar un expediente, ya que por medio del fichero o tarjetero, sabremos el número con
el que fue archivado el expediente que necesitamos, además nos brinda la oportunidad de
una expansión ilimitada; y la desventaja es que un mismo expediente es buscado en dos
ocasiones, o sea, una en el tarjetero o fichero, y la otra en el archivo ya con su número.

Los expedientes se ordenan por número progresivo, ya sea empezando desde el número
0 o el número 1 o también se puede emplear 000, 001, 002, 003, 004.etc. Se puede usar
diferentes colores para los expedientes para hacer más fácil su localización, como por
ejemplo podemos utilizar el color rojo del 000 al 100; color azul de los expedientes del 101
al 200 etc.

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN NUMÉRICA DECIMAL

Es el sistema más científico y complejo, inventado por Melvil Dewey en 1870, para ser
empleado en bibliotecas y en algunos negocios altamente especializados, donde hay
muchos documentos o información para archivar.

Este sistema también es conocido como clasificación numérica por materias, por llevar
ambos, números y el nombre de la materia. No es muy común que se le solicite a una
secretaria o a un asistente de oficina, pero es conveniente conocerlo.
Este sistema consiste en:
1.- Se toma una materia principal que se convierte en el nombre del archivo.
2.- Se divide este registro principal en diez o menos títulos que deriven del archivo principal,
numerados del 000 al 900
3.- Cada grupo nuevo de estos archivos se subdivide a su vez en diez o menos títulos,
siempre derivando del título del grupo nuevo, y este del título principal.

14
4.- Cada subtítulo se subdivide a su vez en diez o memos títulos y así sucesivamente hasta
llegar a decimales, si fuese necesario.
5.- Cada título que se abre llevará un número y el nombre de la materia, y todo en general
deriva del archivo o título principal.

Si se llegara a dar el caso de que la empresa o compañía donde prestes tus servicios hace
uso de este sistema, lo más probable es que lo lleve un especialista en sistemas y prepare
el formato especial para la empresa y puedas manejarlo en la base de datos del
computador.

APERTURA DE UN EXPEDIENTE
Antes de empezar aperturar expedientes tenemos que clasificar la documentación de la
siguiente manera:

1.- Separar los documentos revisando con cuidado los papeles que vengan engrapados
para ver si deben ir archivados juntos.
2.- Retirar los clips para poder archivar con libertad. Si hay necesidad, pegar los papeles
que estén rotos, con cinta adhesiva.
3.-Hacer una indicación, subrayando o encerrando en un círculo cualquier dato importante
que nos ayudará a su localización.
*Se debe abrir un expediente para cada uno de los nombres de las personas con los que
se tiene constante correspondencia, o para cada empresa con la que se tiene trato
comercial. Se le hará un expediente si la cantidad de documentos es de 3 en adelante,
considerando que a partir de esta cantidad ya es conveniente que tenga su propio
expediente. Los documentos dentro del expediente deben estar por orden cronológico,
poniendo la fecha más reciente al principio.
*Llega a suceder que con una persona hay constante correspondencia y no es posible
archivar todos los documentos en un solo expediente. En ese caso, lo que debemos hacer
es abrir otro expediente, pero para diferenciarlos, después del nombre anotaremos en la
etiqueta el número 1 en el primero, y el número 2 en el segundo expediente que se abra.
*A veces suele suceder que se tiene trato con personas que tienen el mismo apellido
paterno, Gonzales, por ejemplo. Para estos casos en que el apellido es el mismo,
debemos anotar en la etiqueta, después del nombre, la procedencia, para evitar así
confusiones y pensar que se trate de la misma persona. La dirección, por ejemplo, o la
ciudad de donde procede, o el centro de labor.
*En los expedientes, sobre todo cuando utilizamos el sistema alfabético, debemos usar
etiquetas y guías alfabéticas para archivarlos en forma ordenada siguiendo las letras del
alfabeto.
*Las guías alfabéticas pueden ser de cartón o cartulina cartón y se colocan del lado
izquierdo. Las letras se escriben en mayúscula y pueden llevar sub-divisiones cuando hay
muchos expedientes cuyos nombres inicien con la misma letra. Por ejemplo, si tenemos
varios expedientes con la letra A, podemos hacer algunas sub-divisiones:

15
Ad Al A p
Cuando los nombres de los expedientes empiezan con letras no muy comunes se pueden
agrupar en una sola guía, como en una agenda telefónica:
JKL XYZ
*Las etiquetas podrán ser de cartón o cartulina cartón, generalmente en forma rectangular
y se colocan en el lado superior derecho en la ventanilla porta-etiqueta que viene en el
folder o carpeta colgante. En cada una de ellas se coloca el nombre del expediente con
letra clara, a máquina, o escrita por uno mismo, utilizando letras mayúsculas, de manera
que sirva para su pronta ubicación. Se deberá emplear designaciones breves,
generalmente un solo apellido y el primer nombre. Las guías y las etiquetas para el cajón
del archivero, también deben ser legibles.
*Los folders o carpetas colgantes podrían ser de diferente color para cada letra, de manera
que dentro del cajón, el cambio de color determinaría cuando empieza y termina una letra,
y así volver el archivo más ágil para una posible búsqueda. Por ejemplo, los expedientes
con la letra A podrían ser de color rojo, los de la letra B, azul; los de la letra C, amarillo, etc.
*En ocasiones, sobre todo si son expedientes que constantemente se tienen que estar
sacando del archivo para llevarlos a otro lugar o para ver sus antecedentes, y si estos salen
del área o departamento, es aconsejable llevar un control para que si en un momento
determinado nos lo solicitan, saber a quién lo prestamos y cuando.
Para esto, lo que se debe hacer es colocar en su lugar una hoja de papel del color que
quieras, y escribir los datos del expediente que sale: nombre, fecha y destino a donde se
dirige el expediente, para así saber en qué momento salió del archivero y cuando regresa.
En algunos casos, cuando se trata de documentación importante, debemos incluso firmar
un libro de cargos, donde se especifique el área adonde se dirige, el nombre de quien lo
lleva y su firma.
EXPEDIENTE : Bustamante, Eduardo.
FECHA : 26/10/2016
DESTINO : Área de contabilidad.
LLEVA : Luisa Rojas.
Si, por lo contrario, no es el expediente completo el que sale del archivero sino solo un
documento, debemos hacer lo mismo, pero la hoja de papel que dejaremos en su lugar irá
dentro del expediente, justo en el lugar donde se ubica el documento.
DOCUMENTO : Factura 001-192345
EXPEDIENTE : Bustamante, Eduardo.
FECHA : 26/10/2016
DESTINO : Área de contabilidad.
LLEVA : Luisa Rojas.

16