Evaluacion de La Función de Organización y La Función Staff

EVALUACION DE LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y LA FUNCIÓN STAFF
1. Función de organización:
Su función provee el esquema del personal, instalaciones y flujo de información para conseguir las
metas y objetivos a corto, mediano y largo plazo.
El departamento de servicios de información debe ser ubicado en un rango adecuadamente alto

dentro de la estructura organizacional para así poder adquirir una emancipación con los
departamentos de los usuarios y evaluar el grado de autonomía que se ha logrado en esa posición.
Las responsabilidades deberán ser trazadas y documentadas. Se deberá revisar los procedimientos
para comprobar que las responsabilidades establecidas fueron descritas adecuadamente, así como
verificar que los estándares son los adecuados. El director general debe hacer una distribución de
tareas, incluyendo este departamento entre las cuales se encuentran: el desarrollo de sistemas,
operación, control de datos, administración de base de datos. Estas actividades deberán ser
auditadas para evaluar que sean las adecuadas y que se encuentre la descripción del trabajo
documentada.
Este departamento tendría que obtener una autoridad y responsabilidad, incluyéndose un

esclarecimiento de las habilidades técnicas requeridas para su evaluación. Estas ocupaciones podrán
ser evaluadas examinando que tan bien escritas puedan estar. Existen dos tipos:
- Función centralizada
A. Todas las funciones
B. Coordinación general
C. Operaciones de hardware y software, incluyendo su implementación.
D. Desarrollo e implementación de sistemas.
- Función descentralizada
A. Todas las otras funciones como: desarrollo, implementación y operación.
B. Desarrollo e implementación de sistemas.
C. Desarrollo de sistemas.
D. Operaciones de hardware y software.
(Existen diversas razones que llevan a la alta dirección y al director de sistemas a tomar la decisión
de centralizar o no las instalaciones computacionales, es importante la decisión que estos tomen ya
que puede tener un impacto importante en la integridad de los datos junto con la efectividad y
eficiencia del sistema en sí, poniendo en riesgo la empresa).
- Selección de hardware – software

Esta selección involucra la elaboración de un manual de enumeraciones para la distribución
a vendedores de hardware y software, el cual, debe de estar listo para ser solicitado a los
vendedores junto con las necesidades de instalación. Este debe de ser un documento que
asegure uniformidad en los presupuestos, facilitando así la examinación de estos mismos,
ayudando presupuestos de ventas y colaborando a seleccionar la configuración de hardware
y software.
Para manejar y supervisar las actividades en el área de sistemas se deben obtener dos clases de
métodos: Estándares de métodos y Estándares de desempeño.
- Estándares de métodos
Instaura de una manera u otra practicas uniformes, procedimientos y reglas a ser seguidas
en el área de informática. Siendo así, una técnica organizacional constituida por cuatro
propósitos:
A. Facilitar la comunicación entre partes interdependientes como analistas y programadores.

B. Reducir los efectos de la rotación de personal.
C. Reducir los efectos del cambio tecnológico.
D. Formar la base de estándares de desempeño proporcionando una base de medida común.
- Estándares de desempeño
Estos facilitan la descripción del uso de recursos que debería ser esperado al realizar
diferentes actividades en la instalación. Por regla general, estos estándares deben estar
formalmente documentados en el manual de estándares del área de sistemas, esto conlleva a
tener una de las problemáticas que esto abarca, siendo esta, la formulación de estándares a
niveles apropiados, ya que, si se lleva a cabo estándares muy detallados, significarían un
gran costo y por otro lado los estándares superficiales siendo completamente inútiles.
2. Función de staff:
Esta consiste en optar y adiestrar al personal apropiado para desarrollar las actividades. La calidad
de la funcionalidad de Staff es proporcional a la eficacia de los sistemas procedentes de la
organización. Existen dos razones para tener en cuenta la necesidad de una planeación de staff:
1. Históricamente, el personal bueno en computación se ha encontrado en una baja

concurrencia.
2. Se pretende un personal con destrezas especializadas en la instalación computacional.
- Contratación del personal
Para obtener los servicios de la persona apropiada, la administración y el aspirante al trabajo deben
de entender visiblemente los requerimientos del puesto. Para cada lugar en la instalación, un
documento formal de especificación debe de coexistir para así, poder concretar el entorno del
trabajo, sus compromisos y sus oportunidades de progreso. La opción del personal y su desarrollo
deben tener criterios a considerar como lo son el nivel de educación, experiencia y responsabilidad,
los cuales deberían estar correctamente establecidos y convendrán ser los ajustados.
El administrador puede adquirir información de los solicitantes, evaluándolos por medio de
entrevistas, pruebas de aptitud, referencias, hojas de vida, etc. Algunos procedimientos de controles
básicos que pueden ser aplicados son:
- Revisar las referencias, hojas de vida, etc.
- Exámenes metales y físicos.
- Relación de empleados claves.
- Explicación del protocolo organizacional a ser observado.
- Capacitación del personal
Implica el establecimiento de oportunidades de desarrollo promociónales y educación. Con estas

actividades se conserva la moral del empleado y las destrezas necesarias para llevar a cabo las
ocupaciones de la instalación.
Entrenamiento del personal para mantener sus conocimientos y destrezas. Estos procedimientos
deberán ser valorados por miembros del Staff de departamento de servicios de información. La
capacitación debe ser continua, ya que el auditor se encuentra constantemente inspeccionando
diferentes tareas, deberá contar con la capacidad técnica suficiente para poder efectuar su trabajo,
por lo que debe de ser capacitado continuamente por medio de conferencias, seminarios u otras
opciones.
Estas revisiones se hacen regularmente para:
A. Determinar si un empleado asegura la promoción.

B. Identificar oportunidades de crecimiento personal del empleado.
C. Identificar las fuerzas y debilidades del empleado.
- Retiro del personal
Cuando un empleado es despedido de su cargo, se deberán seguir instrucciones de seguridad que se

encarguen de resguardar los recursos computacionales junto con los archivos de datos. Estos
procedimientos deberán estar de acuerdo con las prestaciones de la organización, así como también
se deberá determinar que sean estables con las leyes.
El retiro puede ser a voluntad del empleado o de la organización. En cualquier caso, ciertos
procedimientos de control deben ser realizados:
1. Si el empleado es una persona clave, la administración debe ser informada.

2. Hacer una lista de modo que esta permita:
- Revocar llaves.
- Cancelar Passwords.
- Cambiar listas de distribución.
- Regresar reportes, libros y documentación.
- Regresar equipo.
3. Realizar entrevista de salida para determinar áreas de descontento.
4. Recordatorio de dirección sobre información identificar problemas potenciales.
5. Entrenar al nuevo empleado que se encargará de el cargo dejado.
¿CÓMO DEBE SER LA SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE PARA EL ÁREA DE
SISTEMAS?
Al valuar diferentes opciones para algún componente, cada una de ellas debe ser descrita y valorada
por separado, especialmente en el caso de los componentes de hardware y software base o en el
caso de aplicaciones que pueden ser adquiridas en el mercado con diferentes métodos. Es un poco
probable que exista sólo una opción técnica, capaz de brindar una solución satisfactoria, por lo que
las opciones alternas deben ser consideradas al igual que las otras.
Hay diferentes formas y pasos que pueden conllevar a una buena elección. Un buen método puede
ser el siguiente:
1. Identificación de alternativas que el mercado pueda ofrecer.

2. Preselección, donde se descartarán diversas opciones que no cumplan con el esquema
tecnológico de la organización.
3. Definición de características a ser evaluadas y facilidades que deberá tener de acuerdo con
los requerimientos de la organización, siendo debidamente categorizados de acuerdo a la
importancia de cada una de estas.
4. Evaluación técnica, donde se evaluará cada opción seleccionada, evaluando su nivel de
desempeño para cada característica definida.
5. Evaluación de proveedores.
6. Finalmente, según los resultados obtenidos se puede llegar a una conclusión con el fin de
tomar la mejor decisión.
¿QUE ESTÁNDARES SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA EVALUACIÓN?
- Estándares de métodos, donde se instaura de una manera u otra manera practicas uniformes,
procedimientos y reglas a ser seguidas en el área de informática.
- Estándares de desempeño, ya que estos nos facilitan la descripción del uso de recursos que
debería ser esperado al realizar diferentes actividades en la instalación.
¿CUÁLES SON LOS ÍTEMS MÁS IMPORTANTES A CONSIDERAR CUANDO SE REALIZA

LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL EN EL ÁREA DE SISTEMAS?
- Revisar las referencias, hojas de vida, etc.

- Exámenes metales y físicos.
- Relación de empleados claves.
- Explicación del protocolo organizacional a ser observado.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE REALIZAR LA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL EN ESTA

ÁREA?
Porque con esto, podemos concretar si:
- Un empleado asegura la promoción.

- Hay oportunidades de crecimiento personal en el empleado.
- Que fuerzas y debilidades son identificables en el empleado.

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El departamento de servicios de información debe ser ubicado en un rango adecuadamente alto

Este departamento tendría que obtener una autoridad y responsabilidad, incluyéndose un

- Selección de hardware – software

A. Facilitar la comunicación entre partes interdependientes como analistas y programadores.

1. Históricamente, el personal bueno en computación se ha encontrado en una baja

- Contratación del personal

- Capacitación del personal

Implica el establecimiento de oportunidades de desarrollo promociónales y educación. Con estas

Estas revisiones se hacen regularmente para:

A. Determinar si un empleado asegura la promoción.

- Retiro del personal

Cuando un empleado es despedido de su cargo, se deberán seguir instrucciones de seguridad que se

1. Si el empleado es una persona clave, la administración debe ser informada.

1. Identificación de alternativas que el mercado pueda ofrecer.

¿CUÁLES SON LOS ÍTEMS MÁS IMPORTANTES A CONSIDERAR CUANDO SE REALIZA

- Revisar las referencias, hojas de vida, etc.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE REALIZAR LA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL EN ESTA

Porque con esto, podemos concretar si:

- Un empleado asegura la promoción.

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