SRM – SISTEMA DE GESTIÓN DE

LICITACIONES (GRUPO IBERDROLA )

Septiembre 2018 (Versión 4)

Manual del
Suministrador
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SRM - Manual del Suministrador

ÍNDICE

Capítulo/Sección Página
1. BIENVENIDOS .............................................................................................................................. 3
2. INVITACION A LICITAR ........................................................................................................... 3
2.1. ACCESO A SRM ........................................................................................................................... 3
2.2. USUARIO Y CONTRASEÑA DE SRM ............................................................................................... 4
2.3. SERVICIO DE ATENCIÓN AL PROVEEDOR ...................................................................................... 4
2.4. INFORMACIÓN BÁSICA DE LA LICITACIÓN .................................................................................... 5
3. MENUS Y BÚSQUEDAS .............................................................................................................. 5
3.1 MENÚS .............................................................................................................................................. 5
3.2 MODIFICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN DE UNA BÚSQUEDA .............................................. 6
3.3 FILTRADO DE DOCUMENTOS EN EL ÁREA DE RESULTADOS ................................................................ 7
3.4 EXPORTAR RESULTADO CONSULTAS ................................................................................................. 7
4. VISUALIZAR LICITACION ....................................................................................................... 8
5. CREAR UNA OFERTA .............................................................................................................. 11
6. MODIFICAR / VISUALIZAR OFERTA .................................................................................. 16
7. VERSIONES DE LAS OFERTAS .............................................................................................. 17
8. RONDAS DE NEGOCIACIÓN. ................................................................................................. 19

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1. BIENVENIDOS
Bienvenidos al proceso de licitaciones del grupo Iberdrola!
El grupo Iberdrola utiliza la herramienta SAP SRM 7.0 (Gestión de Relaciones con los
Proveedores) para la gestión del proceso de licitaciones y la relación con los proveedores.

2. INVITACION A LICITAR
Siempre que una empresa del grupo invita a un proveedor a participar en un proceso de
licitación, se envía un correo a la persona de contacto del proveedor con la siguiente
información:

2.1. Acceso a SRM

a) El correo electrónico incluye un enlace para acceder directamente a la herramienta.

Haciendo doble clic en dicho enlace, el proveedor llega a la pantalla de acceso
b) También es posible acceder directamente mediante la dirección de Internet:
https://www.iberdrola.es/sap/bc/nwbc

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2.2. Usuario y contraseña de SRM

Introduzca por favor el usuario y contraseña (del proveedor) y hacer click en

El correo de invitación incluye el siguiente párrafo:

“"Si esta es la primera vez que ha sido invitado a presentar ofertas en una licitación a través
de SRM, usted recibirá un e-mail con la contraseña inicial. Si usted no recibe el e-mail con la
contraseña o ha olvidado su contraseña o tiene cualquier tipo de duda, póngase en contacto con
cualquiera de nuestros SERVICIOS de ATENCIÓN al PROVEEDOR proporcionando su nombre de
usuario XXXXXX”.

Así que el usuario (que es el código de proveedor en el Grupo IBERDROLA) también se

proporciona. En cuanto a la contraseña, si esta es la primera vez que ha sido invitado a
una licitación a través de SRM, recibirá otro e-mail adicional con la contraseña inicial.
Automáticamente, el sistema le solicitará el cambio de la contraseña en la primera
conexión.

Los criterios para establecer la clave son los siguientes:

o Contener un mínimo de 8 caracteres alfanuméricos y un máximo de 40.
o Contener al menos un carácter en mayúscula.
o Contener al menos un carácter en minúscula.
o Contener al menos un número.
o Contener al menos un carácter no alfanumérico de la siguiente lista !@$%&/()?'*+#-
_.,;{[]}<>

Por favor tenga en cuenta que por razones de seguridad, cada tres
meses SRM pedirá a todos los usuarios, cambiar su contraseña.

2.3. Servicio de Atención al Proveedor

Pulsar la opción “Contacto” para visualizar los servicios de atención al proveedor de

Iberdrola.

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Por favor, recuerde proporcionar al servicio de atención su código

de proveedor / usuario, el CIF de su empresa y el número de la licitación

2.4. Información Básica de la Licitación

El correo de Invitación también incluye la información básica de la licitación tal como el
número de la licitación, su descripción y la fecha límite de presentación de ofertas.
Sólo las ofertas enviadas a través del sistema SRM (antes de la fecha límite de
presentación) serán consideradas. Si usted no presenta su oferta antes del plazo, ya no podrá
hacerlo. Le recomendamos no esperar hasta el último momento para registrar su oferta.

3. MENUS Y BÚSQUEDAS
3.1 Menús
Cuando el proveedor accede al sistema la imagen que se muestra es la siguiente:
Menú principal

o Licitaciones Proveedor para recibir toda la información sobre las licitaciones a las que
ha sido invitado
o Gest. Personas de Contacto: para gestionar las personas de contacto del proveedor

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o Documentos de Contratación: Relación de las diferentes Condiciones de Contratación

que aplican a los distintos países del Grupo Iberdrola
o Ayuda para consultar los manuales de usuario del sistema

Para acceder a una licitación, ir al menú de Licitaciones

Consultas activas: búsquedas

predefinidas basadas en el status de
la licitación

Búsqueda por
diferentes criterios
de selección

Área de resultados de la
búsqueda

Mostrar criterios de búsqueda: Opción para modificar la actual selección de los criterios de
búsqueda

Área de resultados: El área de resultados de las licitaciones muestra los resultados de la

búsqueda. Se pueden clasificar los datos en orden ascendente/descendente clicando en la
cabecera de la columna del dato a clasificar.
Es necesario actualizar la información pulsando el botón “Actualizar” siempre que se
accede a este al área de resultados.

3.2 Modificación de los criterios de selección de una búsqueda

Si es necesario modificar los criterios de búsqueda, pulsar el botón

Esta acción desplegará el listado de campos por los que se permiten nuevas búsquedas.
Introducir los valores deseados y pulsar el botón

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Si se desea ocultar de nuevo los criterios de selección se pulsará el botón “Ocultar actualización
rápida de criterios”.

3.3 Filtrado de documentos en el área de resultados

Una vez ejecutada, es posible realizar filtros adicionales sobre los resultados de la misma.
Para ello pulsar el enlace en la parte derecha de la pantalla. Aparecerá una nueva línea en
el área de resultados en la que introducir los datos a filtrar. Pulsar “Intro”

Para eliminar el filtro simplemente eliminar el valor introducido o pulsar .

3.4 Exportar resultado consultas

Es posible exportar a formato Excel el resultado de las búsquedas. Entre los botones de
acciones del área de resultados se encuentra el botón Export -> Export a Microsoft Excel que
descarga los datos en un fichero Excel

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4. VISUALIZAR LICITACION

Para visualizar la licitación, pulsar dos veces sobre el número de Licitación o marcar
la licitación a visualizar y pulsar sobre el botón de “Visualizar Licitación”

El sistema muestra la información introducida por el comprador

Resumen de la
información básica de la
licitación

Datos de cabecera

Principalmente se muestran los campos “plazo de presentación de ofertas” y

“moneda”. También contiene información sobre el comprador y su correo de contacto.

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Para ver la información del comprador, pulsar el botón “Detalles” para acceder a
los datos de contacto. Para enviarle un mail, pulsar el botón “Enviar correo
electrónico” .

Posiciones

En la pestaña de posiciones se muestran los detalles de los productos para los que
se solita precio / importe

Para acceder a cada una de las posiciones :

Doble click sobre la descripción de la posición, o

Seleccionar la posición y pulsar el botón “Detalles”

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Al acceder a los detalles de la posición se pueden ver más anexos y textos a nivel
de posición .

Notas y Anexos

En esta pestaña se muestra la información introducida por el comprador en el

apartado “Texto de Proveedor” y los documentos anexados por este

Para visualizar la documentación anexada, hacer click sobre la descripción de los

mismos.

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5. CREAR UNA OFERTA

Una vez analizada la licitación, el proveedor puede llevar a cabo las siguientes
acciones:

Enviar al gestor de la licitación el interés/intención de participar en la petición de

oferta antes de comenzar con el proceso de creación y envío ofertas.

• Participar: el proveedor va a participar en el proceso;

• No participar: el proveedor no va a participar en el proceso;

• Con reservas: el proveedor no está seguro de participar.

“Crear Oferta”:

Es posible crear la oferta,

a) Desde la pantalla inicial, seleccionar la línea de la licitación y pulsar el boton “Crear

Oferta”

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b) Desde la pantalla de “Visualizar licitación” donde el sistema muestra el siguiente

mensaje:

En ese momento, se presentará una nueva pantalla para la introducción de los

datos de la oferta:
En la pestaña “Datos de Cabecera”, los campos “Referencia de la oferta” y “Fecha
oferta” son obligatorios

En la pestaña “Posiciones” el proveedor accede a las posiciones para introducir su

precio / importe ofertado.

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En la pestaña de “Notas y Anexos” se pueden anexar los documentos de la oferta

así como notas para el gestor de la licitación. El sistema muestra el siguiente
mensaje:
“Por favor, recuerde que solo es posible anexar documentos de tamaño
individual inferior a 6 MB, aunque el número de documentos no está limitado”

Para añadir una nota: Ir a Notas > añadir :

El sistema muestra la siguiente pantalla para introducir la nota:

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Para anexar un documento: ir a Anexos > Añadir anexo

El sistema muestra la siguiente pantalla:

Pulsar el botón <Examinar> para buscar el documento:

Una vez introducida toda la información de la oferta, es posible:

1. “Grabar, sin enviar”: la oferta creada se guarda pero no se envía. Por tanto el
gestor de la licitación no sabe de la misma.
La oferta puede ser modificada y enviada más tarde.

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El sistema muestra el siguiente mensaje:

2. “Enviar”: la oferta creada se envía al gestor de la licitación.

El sistema indica que :

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6. MODIFICAR / VISUALIZAR OFERTA

Para modificar o visualizar una oferta grabada previamente, se accede a dicha

oferta desde la pantalla inicial:

a) Pulsando dos veces sobre el numero de oferta, en la columna

“Visualizar/Modificar Oferta”

b) Seleccionar la línea y pulsar en el botón : “Visualizar/Modificar Oferta”

Si desde aqui se accede a la licitación (en lugar de a la oferta) , el sistema mostrará el

siguiente mensaje

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7. VERSIONES DE LAS OFERTAS

Una vez que una oferta ha sido presentada, solo es posible crear/enviar una nueva o
modificar/ retirar una oferta presentada en las siguientes situaciones:

Si el gestor de la licitación lo permite. El comprador tiene una opción (que puede o

no activar) para "permitir al proveedor modificar la oferta" hasta la finalización del
plazo de presentación. Así, aunque la oferta haya sido presentada, (dentro del plazo
de presentación de la misma) el proveedor podría modificarla y volver a
presentarla.
Si esta es la situación, el comprador tiene que informar al proveedor de que esta
opción ha sido activada. Entonces, incluso en el estado “oferta Emitida", el botón
"Tratar" estará disponible para el proveedor hasta la finalización del plazo de
presentación de ofertas
Oferta devuelta. El comprador puede devolver una oferta y entonces el proveedor
puede cambiarla y volver a presentarla de nuevo

Para editar una oferta, entrar a visualizarla y pulsar el botón "Tratar" según se muestra
en la siguiente pantalla.

Modificar la información de oferta y enviarla de nuevo al comprador (o guardarla)

Retirarse de la licitación. Una vez que una oferta haya sido presentada, dentro del
plazo de presentación, el proveedor puede retirarla por lo que la oferta no será
considerada y el proveedor se retira así de la licitación.

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El control de las versiones de la oferta se muestra:

1) En el área de trabajo inicial

2) Al visualizar la oferta, en la pestaña seguimiento:

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8. RONDAS DE NEGOCIACIÓN.
En SRM 7.0 el comprador puede crear diferentes rondas de negociación dentro del
mismo proceso de adjudicación. Cada ronda de negociaciones tendrá un diferente
número de licitación.
Una vez que el comprador crea una nueva ronda de negociación, la anterior
licitación se cierra. Se pueden crear nuevas rondas siempre que la licitación no esté en
un proceso de aprobación o haya sido adjudicada.
La nueva ronda tendrá:
o Un nuevo plazo de presentación de ofertas
o El proveedor recibirá un nuevo e-mail de invitación con una descripción
informando que se trata de una ronda (el número de la licitación es
diferente)
o Los proveedores tendrán que realizar sus ofertas de nuevo
Para una identificación a primera vista de una " ronda", el comprador puede incluir
en la descripción de la nueva licitación, el número de la licitación original y la
información de que se trata de una ronda.
Los nuevos requerimientos de las rondas serán incluidos y explicados en las mismas
por los gestores de compra.

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