Instructivo FacturaciÃ N ElectrÃ Nica

INSTRUCTIVO FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
El aplicativo ISOAT presentará unos leves cambios dentro del proceso de emisión
de pólizas SOAT para efectos de la generación de la Factura Electrónica:
POLÍTICAS DEL PROCESO DE SUSCRIPCIÓN
✓ Los datos de contacto mínimos para la emisión y generación de factura

electrónica de venta son: Tipo de identificación, número de identificación, razón
social/nombre, correo electrónico personal/corporativo, teléfono/celular, dirección
de residencia/corporativa y responsabilidad del IVA y RUT (Nuevos campos a
capturar en iSoat). Los datos del tomador deben ser debidamente validados con
el cliente, ya que automáticamente serán registrados en la factura.
✓ Para todos los casos el tomador de la póliza SOAT será quien quede como
adquiriente en la factura, razón por la cual los datos anteriormente mencionados
son los del tomador de la póliza SOAT.
✓ Para la emisión y entrega de la factura electrónica de venta SOAT

obligatoriamente se deberá contar con un correo electrónico del adquiriente
(Tomador de la póliza) donde se enviará la factura.
✓ El aplicativo iSoat generará automáticamente la factura de venta una vez emitida

la póliza SOAT.
✓ Antes de la entrega de la póliza, se debe validar la totalidad de la información del

tomador, ya que cualquier modificación de datos en la factura requerirá un
reemplazo de la póliza.
EMISIÓN DE POLIZAS
Esta funcionalidad aplica para las siguientes pantallas, teniendo en cuenta todos los
movimientos de factura:
• Emisión de Póliza
• Emisión de Presupuesto
• Emisión de Presupuestos a terceros
• Emisión de Pólizas a terceros/PVD
• Todas las pantallas de reemplazos de emisiones, reemplazos y presupuestos
sean a nombre propio a terceros.
1. Para la emisión de pólizas SOAT serán requeridos dos nuevos campos los
cuales son: “Tipo de Régimen” y “Responsabilidad Rut” del tomador o
adquiriente de la póliza, estos campos serán incluidos en la respectiva
actualización del aplicativo.
Antes de finalizar la emisión, se deberá seleccionar de carácter obligatorio en

la sección de “Datos de Adquiriente”, si este es Responsable de IVA o no
Responsable de IVA y seleccionar en la lista desplegable la responsabilidad
RUT.
Caso 1: Cuando el tipo de documento sea NIT, en este campo por defecto
se mostrará el valor de Agente de retención IVA, es importante aclarar que si
el usuario quiere seleccionar otro código del RUT lo puede realizar desde la
pantalla.
Caso 2: Cuando el tipo de documento sea diferente a NIT, en este campo

por defecto se mostrará el valor de No Responsable, es importante aclarar
que si el usuario quiere seleccionar otro código del RUT lo puede realizar
desde la pantalla.
Nota: Las opciones desplegables para el campo RUT, son las siguientes:
¡Importante! la factura y póliza electrónica será remitida al correo electrónico

registrado al momento de la emisión para el tomador de la póliza.
CONSULTA DE PÓLIZAS
El proceso de consulta de póliza seguirá siendo el mismo, para el resultado de la

búsqueda se incluirán dos nuevos campos “Nro Factura” y “Nro Nota Crédito”
Una vez se accede a la pantalla se abre una ventana que nos permitirá hacer la
búsqueda de la póliza con datos concretos, en la opción “Filtros Específicos”. En
este caso se puede hacer a través del Número de Póliza, Placa, Motor, Chasis o
Identificación del tomador.
Luego de seleccionar uno de los criterios de búsqueda y seleccionar el botón

“Buscar”, se presenta una o varias líneas de consulta, de acuerdo con los criterios
de búsqueda.
Trasladando la pantalla con la barra de movimiento horizontal, se podrán visualizar

más información de la póliza, a lo cual se llega al punto de validar el número de
factura que se generó y el número de Nota crédito en caso de que tenga.
MODELO DE FACTURA ELECTRÓNICA
Número de la
factura de venta
Código QR
Datos del
adquiriente
Detalle de la
factura
Valor pagado
Forma y Medio de
Pago
Preestablecido
para todas las
pólizas SOAT.
ENTREGA DE LA FACTURA AL CLIENTE
El presente mensaje se generará de forma automática desde el aplicativo de la

Aseguradora y será enviado al correo electrónico del adquiriente registrado en el
momento de la expedición de la póliza, dentro de los 3 días hábiles siguientes a su
emisión, se adjunta una carpeta comprimida con la factura electrónica de venta.
Estimado Cliente: JIMENEZ REYES, ABEL EDUARDO
SEGUROS DEL ESTADO S.A informa que adjunto a este correo se encuentra su FACTURA
electrónico(a) No. SETT-8292 en formato XML, así como su interpretación en formato PDF.
Favor no responder a este correo, cualquier consulta comuníquese a nuestra línea de servicio al
cliente 018000123010.
Para consultar el documento favor ingrese Aquí
Atentamente,
PORTAL DEL ADQUIRIENTE
En caso de no poder acceder al pdf de la factura en el mensaje, el cliente tendrá la

opción de ingresar al portal de Ifactura de la Aseguradora para poder acceder,
visualizar y descargar su factura electrónica.
GLOSARIO:
• Responsable de IVA: Toda persona natural o jurídica que venda productos

gravados con el Iva o preste servicios gravados con el Iva, es responsable del
impuesto a las ventas.
• No Responsable de IVA: Si el contribuyente, persona natural o jurídica, vende
productos o presta servicios que no están gravados con Iva, no
son responsables del Iva.
• RUT: El Registro Único Tributario sirve para avalar e identificar la actividad
económica a terceros según se tenga una relación comercial, laboral o
económica.

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✓ Para la emisión y entrega de la factura electrónica de venta SOAT

✓ El aplicativo iSoat generará automáticamente la factura de venta una vez emitida

✓ Antes de la entrega de la póliza, se debe validar la totalidad de la información del

Antes de finalizar la emisión, se deberá seleccionar de carácter obligatorio en

Caso 2: Cuando el tipo de documento sea diferente a NIT, en este campo

¡Importante! la factura y póliza electrónica será remitida al correo electrónico

El proceso de consulta de póliza seguirá siendo el mismo, para el resultado de la

Luego de seleccionar uno de los criterios de búsqueda y seleccionar el botón

Trasladando la pantalla con la barra de movimiento horizontal, se podrán visualizar

MODELO DE FACTURA ELECTRÓNICA

ENTREGA DE LA FACTURA AL CLIENTE

El presente mensaje se generará de forma automática desde el aplicativo de la

Estimado Cliente: JIMENEZ REYES, ABEL EDUARDO

Para consultar el documento favor ingrese Aquí

PORTAL DEL ADQUIRIENTE

En caso de no poder acceder al pdf de la factura en el mensaje, el cliente tendrá la

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