La Matriz de Comunicaciones

La matriz de comunicaciones
El principal objetivo de comunicación del proyecto es asegurarse de generar

información con la calidad y en la cantidad adecuada, y que llegue en el momento
preciso a los diferentes interesados (stakeholders).
El gerente del proyecto es el principal responsable de elaborar e implementar la

matriz de comunicaciones. Esta matriz debe responder a las necesidades de los
interesados (stakeholders) del proyecto y establecer qué información y con qué
frecuencia se les hará llegar. Dado que cada uno tiene un interés diferente en el
proyecto y una necesidad distinta de información, aquella deberá presentarse en
diversos formatos y tiempos. La matriz de comunicaciones contiene una descripción
de toda la información que se debe comunicar a los distintos interesados
(stakeholders) del proyecto, así como quiénes serán los responsables de
recolectarla, editarla y distribuirla.
Esto es especialmente importante para los financiadores del proyecto, quienes

tienen necesidades específicas de información y criterios sobre el formato de su
presentación. La distribución de la información va más allá del acto de
proporcionarla ya que incluye pasos para asegurar que los receptores la recibieron
y la entendieron. Esto es importante, especialmente, cuando se desarrollan reportes
para los financiadores del proyecto o informes para cumplir con las regulaciones o
las leyes locales.
Entradas
Los insumos requeridos para desarrollar la matriz de comunicaciones son los

siguientes:
• Matriz de interesados (stakeholders): contiene los datos sobre los interesados

(stakeholders) más importantes del proyecto; esta información es una de las bases
para determinar los principales receptores de las comunicaciones del proyecto.
• Cronograma: comprende información para determinar los tiempos para entregar

los reportes y las comunicaciones del proyecto.
• Factores organizacionales: determinan las obligaciones internas del proyecto para

comunicar tanto a los niveles ejecutivos como a las otras entidades.
Técnicas
La matriz de comunicaciones determina las necesidades de información y

comunicación de los interesados del proyecto. En general, en la matriz se define el
medio que se utilizará para comunicarse, se indica el método para recolectar la
información, se especifican las listas de distribución de los distintos reportes que
deben circular, los formatos para producir la información en la cantidad y con la
calidad adecuada y se determina la frecuencia con que los informes deben ser
actualizados.
Análisis de los requisitos de comunicaciones
Analizar los requisitos implica identificar las necesidades de información de todos

los interesados (stakeholders). Estas necesidades incluyen la definición del tipo de
datos y el formato necesario porque no solo se trata de reconocer las necesidades,
sino también a qué interesados (stakeholders) se pretende llegar con información
como una estrategia para lograr su apoyo o mantener su interés en el proyecto. Los
requisitos definen sobre todo el formato, la frecuencia y el contenido de la
comunicación, así como el medio que el proyecto empleará para facilitar su
distribución.
Los recursos del proyecto se utilizan solo para comunicar información que
contribuya al éxito o para cumplir con una necesidad contractual o legal. Es
importante recalcar que el proyecto tiene recursos limitados y que deben usarse
estratégicamente para comunicar la información más precisa, relevante y de mayor
valor. No es necesario comunicar lo que no es indispensable ya que, en muchos
casos, el exceso de información puede generar un rechazo de parte de los
interesados (stakeholders). Los pasos para la creación de la matriz de
comunicaciones son los siguientes:
• El gerente del proyecto se pone en contacto con los principales interesados

(stakeholders) para conocer los requisitos de comunicación: muchos de estos
requisitos pueden estar ya definidos en los documentos del proyecto (por ejemplo,
las obligaciones con el financiador del proyecto). En otros casos, se deberá
entrevistar a los diferentes interesados (stakeholders) para determinar sus
demandas.
• Se listan los requisitos de cada interesado (stakeholder), incluyendo los requisitos

de comunicación internos del proyecto. Estos se agrupan en las siguientes áreas: o
Objetivo: Incluye el mensaje principal y los datos o los temas específicos requeridos
en la comunicación, es decir, ¿qué comunicamos? También se determina por qué
el proyecto debe enviar la comunicación. En algunos casos, será en cumplimiento
de las obligaciones del proyecto; en otros, para apoyar las estrategias de manejo
de relaciones con los diferentes interesados (stakeholders). o Usuario: Indica el
nombre de la persona o los grupos que recibirán la comunicación, es decir, el
destinatario. También se establece el método, o sea, se describe el medio que se
utilizará para enviar la comunicación. Por ejemplo, correo electrónico,
presentaciones en persona, grabaciones y otros medios que los interesados
(stakeholders) o el proyecto han definido como estándares, incluyendo los formatos
de entrega.
 Responsabilidad: Indica el nombre de la persona o miembro del equipo del

proyecto que será responsable de preparar la comunicación, así como quién
será responsable de enviarla. o Tiempo: Señala la frecuencia de la
comunicación. Esto incluye la fecha de inicio del envío y la frecuencia.
Se expresa por escrito el entendimiento de los requisitos de información de los

interesados (stakeholders) a fin de evitar malentendidos que puedan ocasionar
problemas al proyecto. Para eso, los interesados (stakeholders) deberán revisar e
informar al gerente del proyecto sobre cualquier cambio en sus requisitos en la
matriz, incluyendo el contenido, el método y la frecuencia de la comunicación.
Salidas
El resultado del proceso es una matriz de comunicaciones que enumera los

requisitos de comunicación de los interesados (stakeholders) y las acciones por
parte de los responsables del proyecto para asegurar que la comunicación correcta
llegue a la persona adecuada en el tiempo preciso.
La matriz es más que una lista de lo que el proyecto comunica; se trata de una
estrategia que permite enfocar los recursos en las comunicaciones más
importantes.
Una buena matriz permitirá que el proyecto y los interesados (stakeholders) en él

reciban información práctica, confiable y, sobre todo, pertinente en relación con las
necesidades de los varios involucrados que toman sus decisiones y forman sus
opiniones con base en las comunicaciones que reciben

La Matriz de Comunicaciones

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

La Matriz de Comunicaciones

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

La Matriz de Comunicaciones

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

La matriz de comunicaciones

El principal objetivo de comunicación del proyecto es asegurarse de generar

El gerente del proyecto es el principal responsable de elaborar e implementar la

Esto es especialmente importante para los financiadores del proyecto, quienes

Los insumos requeridos para desarrollar la matriz de comunicaciones son los

• Matriz de interesados (stakeholders): contiene los datos sobre los interesados

• Cronograma: comprende información para determinar los tiempos para entregar

• Factores organizacionales: determinan las obligaciones internas del proyecto para

La matriz de comunicaciones determina las necesidades de información y

Analizar los requisitos implica identificar las necesidades de información de todos

• El gerente del proyecto se pone en contacto con los principales interesados

• Se listan los requisitos de cada interesado (stakeholder), incluyendo los requisitos

 Responsabilidad: Indica el nombre de la persona o miembro del equipo del

Se expresa por escrito el entendimiento de los requisitos de información de los

El resultado del proceso es una matriz de comunicaciones que enumera los

Una buena matriz permitirá que el proyecto y los interesados (stakeholders) en él

También podría gustarte