ACTIVIDAD 6: HERRAMIENTAS OFIMATICAS

EXCEL

Asignatura:

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

NRC 9901

Docente:

MIGUEL ANGEL TOVAR CARDOZO

Presentado por:

YERLY VIVIANA TOVAR MORA ID: 759749

EPIFANIO QUIMBAYO RODRIGUEZ ID: 761442
INGRID JOHANNA VARGAS JIMENEZ ID: 758956
GINA PAOLA RODRIGUEZ DUSSAN ID: 762628

CONTADURIA PUBLICA II

NEIVA

2020
 INTRODUCCION

Nosotros como estudiantes, tenemos a disposición una cantidad de herramientas

informáticas y de tecnología para desarrollar nuestra labor investigativa, de trabajos
didácticos y de aplicación a cada una de nuestras profesiones, pero nos encontramos
inmerso en una cantidad de incertidumbre por no romper esos paradigmas, que solo son
para personas especializadas, no nos arriesgamos a romper esa zona de confort y atrevernos
a “cacharrear”, aplicar esas ínfulas de Sherlock Holmes, de explorar lo desconocido y
descifrar todas los beneficios de las herramientas ofimáticas.

En el presente trabajo queremos hacer una breve inmersión en el mundo de la herramienta

ofimática Excel, ya que es una herramienta muy útil en el manejo de los datos contables,
aplicar las fórmulas matemáticas, exportar documentos a Word, a Power Paint, enlazar con
bases de datos, representar esta información en gráficos, elaborar tablas dinámicas, y una
gran cantidad de usos propios de nuestra profesión.

Les invitamos a despertar ese espíritu investigativo y de encontrar la solución a las

diferentes dificultades que se nos pueda presentar en el cumplimiento de nuestra labor
profesional, cada herramienta ofimática cuenta con tutoriales en su contexto propio,
dirigiendo una actividad de autoaprendizaje, que si seguimos sus instrucciones podemos
llevar a cabo cualquier tarea con mucho éxito.

Una vez se siguió el tutorial encontramos muchas más herramientas, que las que
conocíamos, no solo abandonamos la zona de confort, sino que nos atrevimos a buscar
nuevas ayudas que nos brinda el Excel, alternativas que nos abrió nuevas puertas y nos
motivó a seguir “cacharreando” para satisfacer nuestro espíritu investigativo y de búsqueda
de nuevos retos con nuestras herramientas ofimáticas, ya que no solo es Excel sino muchas
más que podemos aprender a manejar con éxito.
 HERRAMIENTA OFIMATICA

Una herramienta ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y programas de

informática, que son utilizadas en una oficina para mejorar y optimizar los recursos puestos
a disposición de una empresa, automatizar y mejorar los procedimientos de las tareas
relacionadas con ella misma entre todos los usuarios con perfiles definidos y acceso
restringidos de acuerdo a su nivel de responsabilidad. Entre las diferentes herramientas
tenemos el Outlook, procesadores de texto, hojas de cálculo, agendas, presentaciones, bases
de datos, etc… están incluidas en paquetes pagados de oficina determinadas como “suites
de oficina u ofimática”, como Microsoft Office, que tiene su propio formato de documentos
para cada uno de sus programas. También hay software libres, está Open Office,
desarrollado por Sun Microsystems, también con un formato para cada programa, pero de
código abierto.

Es habitual que, al comprar un ordenador, este ya venga con una suite de ofimática pre
instalada en él (generalmente Microsoft Office), comprándose las licencias en el mismo
momento de adquirir el ordenador Las suites de ofimática incluyen las siguientes
herramientas: - Procesador de textos (Ej. Word de Microsoft). - Hoja de cálculos (Ej. Excel
de Microsoft). - Programa para presentaciones (Ej. PowerPoint de Microsoft). - Gestor de
datos (Ej. Access de Microsoft).

Herramienta de diagramas (Ej. Visio de Microsoft). Hay dos tipologías relevantes en cuanto
a las suites de ofimática se refiere:

● Soluciones de escritorio: es la solución tradicional que están instaladas directamente en

los propios ordenadores de la empresa. Por ejemplo, Microsoft Office y Open Office.

● Soluciones online: están en un servidor externo al cual se accede por la conexión de

internet, y se pueden crear documentos de texto, hojas de cálculo, etc, como si
estuviesen en el escritorio. Ejemplos: Google Apps, Office 365. Con esta solución se
consigue una accesibilidad a la información desde cualquier dispositivo con conexión a
 internet y alojando la información en la nube, sin tener que mantener infraestructuras
complejas dentro de la empresa

Las herramientas ofimáticas son fáciles de manejar a un nivel básico. No obstante, hay que
tener en cuenta que son herramientas complejas con mucha funcionalidad y que
habitualmente no se aprovechan enteramente debido a desconocimiento. Por ello puede ser
recomendable el asistir a un curso de formación en el manejo avanzado de estas
herramientas si es posible.

MICROSOFT EXCEL

Bienvenido a Excel

Si siempre ha querido ser mejor en Excel, una plantilla de notas de Excel le ayudará a
conseguirlo. Realice este recorrido de Excel y, en 10 sencillos pasos, tendrá las habilidades
que necesita para aprovechar al máximo la aplicación. Su tutorial de bienvenida a Excel
comienza con funciones simples, como agregar números y llenar celdas automáticamente, y
luego le presenta gradualmente operaciones más complejas. Esta plantilla de notas de Excel
se aplica a Excel 2013 y 2016 para Windows. Incluso si cree que es un profesional en
Excel, haga un recorrido; se sorprenderá de lo mucho que aprenderá. Esta es una plantilla
accesible

Este trabajo queremos hacer una interactuación con el apoyo de la herramientas y enlaces
con hipervínculos dinámicos con internet, de tal manera que nos facilitara el aprendizaje y
guía para llegar a conocer de manera ágil la herramienta ofimática, así:

1. Para crear un libro ingresamos a este enlace https://support.microsoft.com/es-

es/office/crear-un-libro-ae99f19b-cecb-4aa0-92c8-7126d6212a83, el cual nos
orienta para hacer esta actividad de una manera rápida y ágil, teniendo como base
que un libro es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo para ayudarle a
organizar los datos. Puede crear un libro desde un libro en blanco o una plantilla.
2. En Excel, puede insertar, cambiar el nombre y eliminar hojas de cálculo fácilmente
en el libro, para mirar y orientar esta actividad ingresamos al enlace,
 https://support.microsoft.com/es-es/office/insertar-o-eliminar-una-hoja-de-c
%C3%A1lculo-19d3d21e-a3b3-4e13-a422-d1f43f1faaf2
3. En Excel se puede mover o copiar una hoja de cálculo en el mismo libro para
organizarlo exactamente como quiera, puede mirar en el enlace
https://support.microsoft.com/es-es/office/mover-o-copiar-hojas-de-c
%C3%A1lculo-o-los-datos-que-contienen-47207967-bbb2-4e95-9b5c-
3c174aa69328
4. En Excel se puede imprimir hojas de cálculo y libros completos o secciones
determinadas, de uno en uno o varios al mismo tiempo. Si los datos que quiere
imprimir se encuentran en una tabla de Microsoft Excel, puede imprimir
únicamente la tabla. También puede imprimir un libro en un archivo en lugar de en
una impresora. Esto es útil cuando necesita imprimir el libro en un tipo de
impresora diferente de la que usó originalmente para imprimirlo, es así que para
seguir el tutorial ingresa al enlace https://support.microsoft.com/es-
es/office/imprimir-una-hoja-de-c%C3%A1lculo-o-un-libro-f4ad7962-b1d5-4eb9-
a24f-0907f36c4b94
5. En lugar de usar una calculadora, use Microsoft Excel para realizar las operaciones
matemáticas. Puede escribir fórmulas sencillas para sumar, dividir, multiplicar y
restar dos o más valores numéricos. También puede usar la
característica Autosuma para sumar rápidamente una serie de valores sin
introducirlos manualmente en una fórmula. Después de crear una fórmula, puede
copiarla en celdas adyacentes, no es necesario crear la misma fórmula una y otra
vez. La guía la encontraras en el enlace https://support.microsoft.com/es-
es/office/usar-excel-como-calculadora-a1abc057-ed11-443a-a635-68216555ad0a
6. En Excel se puede usar la característica Auto rellenar para rellenar celdas con datos
que siguen un patrón o que se basan en datos de otras celdas, dirígete el enlace
https://support.microsoft.com/es-es/office/rellenar-datos-autom
%C3%A1ticamente-en-celdas-de-hojas-de-c%C3%A1lculo-74e31bdd-d993-45da-
aa82-35a236c5b5db
7. En Excel para Insertar y eliminar filas y columnas para organizar mejor la hoja de
cálculo ingresa al enlace https://support.microsoft.com/es-es/office/insertar-o-
eliminar-filas-y-columnas-6f40e6e4-85af-45e0-b39d-65dd504a3246
8. En Excel, puede seleccionar el contenido de celdas de una o más celdas, filas y
columnas, ingresa al enlace https://support.microsoft.com/es-es/office/seleccionar-
contenido-de-celdas-en-excel-23f64223-2b6b-453a-8688-248355f10fa9
9. Para mantener un área de una hoja de cálculo visible mientras se desplaza a otra
área de la hoja de cálculo, vaya a la pestaña Vista, donde puede Inmovilizar
paneles para bloquear filas y columnas específicas en su lugar, o bien
puede Dividir paneles para crear ventanas independientes de la misma hoja de
cálculo, ingresa el enlace https://support.microsoft.com/es-es/office/inmovilizar-
paneles-para-bloquear-filas-y-columnas-dab2ffc9-020d-4026-8121-67dd25f2508f
10. En Excel también puede mostrar u ocultar columnas en la hoja de cálculo para
mostrar únicamente los datos que necesita ver o imprimir, ingresa al enlace
https://support.microsoft.com/es-es/office/mostrar-u-ocultar-filas-o-columnas-
659c2cad-802e-44ee-a614-dde8443579f8
11. En Excel, hay varias maneras de filtrar valores únicos o de quitar valores
duplicados, entra al enlace https://support.microsoft.com/es-es/office/filtrar-
valores-%C3%BAnicos-o-quitar-valores-duplicados-ccf664b0-81d6-449b-bbe1-
8daaec1e83c2
12. Puede colocar el texto en una o más celdas y dividirlo en varias celdas con el
Asistente para convertir texto en columnas, mira este enlace
https://support.microsoft.com/es-es/office/dividir-texto-en-diferentes-columnas-
con-el-asistente-para-convertir-texto-en-columnas-30b14928-5550-41f5-97ca-
7a3e9c363ed7
13. Puede crear rápidamente una lista de fechas, en orden secuencial, usando los

comandos Controlador de relleno   o Relleno, mediante este enlace

https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-una-lista-de-fechas-secuenciales-
aa1c0fa7-c76a-4762-8bc9-46f1691defec
14. Use cortar, copiar y pegar para mover o copiar el contenido de la celda. O bien,
copie contenido específico o atributos de las celdas. Por ejemplo, copie el valor
 resultante de una fórmula sin copiar la fórmula ni copie solo la fórmula. Al mover o
copiar una celda, Excel mueve o copia toda la celda, incluidas las fórmulas y sus
valores resultantes, los formatos de celda y los comentarios entra a este enlace
https://support.microsoft.com/es-es/office/mover-o-copiar-celdas-y-contenido-de-
celdas-803d65eb-6a3e-4534-8c6f-ff12d1c4139e
15. Puede ajustar de forma manual el ancho de columna o el alto de fila o cambiar
automáticamente el tamaño de las columnas y filas para ajustar los datos mira el
siguiente enlace https://support.microsoft.com/es-es/office/cambiar-el-ancho-de-
columna-o-el-alto-de-fila-en-excel-4c0b8edc-4fb6-4af0-9374-7a953f48527b
16. Use las características Buscar y reemplazar en Excel para buscar elementos en su
libro, como un número o una cadena de texto en particular. Puede ubicar el
elemento de búsqueda para que sea de referencia, o puede reemplazarlo por otro.
Puede incluir caracteres comodines como signos de interrogación, tildes, asteriscos
o números en los términos de búsqueda. Puede buscar por filas o por columnas,
buscar en comentarios o valores y buscar en hojas de cálculo o libros enteros, entra
al enlace https://support.microsoft.com/es-es/office/buscar-o-reemplazar-texto-y-n
%C3%BAmeros-en-una-hoja-de-c%C3%A1lculo-0e304ca5-ecef-4808-b90f-
fdb42f892e90
17. No puede dividir una celda individual, pero puede hacer que una celda parezca
estar dividida combinando las celdas superiores, entra al enlace
https://support.microsoft.com/es-es/office/combinar-y-anular-la-combinaci
%C3%B3n-de-celdas-5cbd15d5-9375-4540-907f-c673a93fcedf
18. Puede usar la validación de datos para restringir el tipo de datos o los valores que
los usuarios escriben en una celda. Uno de los usos más comunes de la validación
de datos es Crear una lista desplegable mira este enlace
https://support.microsoft.com/es-es/office/aplicar-la-validaci%C3%B3n-de-datos-
a-celdas-29fecbcc-d1b9-42c1-9d76-eff3ce5f7249
19. Para Importar o exportar archivos de texto entra al enlace
https://support.microsoft.com/es-es/office/importar-o-exportar-archivos-de-texto-
txt-o-csv-5250ac4c-663c-47ce-937b-339e391393ba
20. Para los formatos de números entra al enlace https://support.microsoft.com/es-
es/office/formatos-de-n%C3%BAmero-disponibles-en-excel-0afe8f52-97db-41f1-
b972-4b46e9f1e8d2
21. Para el formato condicional ingresa al enlace https://support.microsoft.com/es-
es/office/6b6f7c2a-5d62-45a1-8f67-584a76776d67
22. Para alinear o girar un texto en una celda https://support.microsoft.com/es-
es/office/alinear-o-girar-texto-en-una-celda-8bf8177a-d2e8-4f5c-a707-
d51625fd7758
23. Puede aplicar formato a celdas enteras y a los datos que se encuentran dentro de
una celda o un grupo de celdas. Para entenderlo mejor, imagine que las celdas son
el marco de una imagen y que la imagen que se encuentra dentro del marco son los
datos. En el formato de las celdas, se puede incluir la adición de bordes, el color o
sombreado y el cambio de tamaño o estilo de la celda, puedes ingresar al enlace
https://support.microsoft.com/es-es/office/cambiar-el-formato-de-una-celda-
0a45ff85-ee24-4276-94e8-aed6083e8050
24. Para copiar el formato de una celda entra al enlace
https://support.microsoft.com/es-es/office/copiar-el-formato-de-celda-b9fe82ea-
c0a0-41de-837b-d2f15dd41ea9
25. Microsoft Excel no tiene un botón integrado para agregar marcas de agua. Pero
puede usar una imagen (como un logotipo) para crear una marca de agua, puedes
ingresar al enlace https://support.microsoft.com/es-es/office/agregar-una-marca-de-
agua-en-excel-a372182a-d733-484e-825c-18ddf3edf009
26. Para mostrar u ocultar valores cero consulta el enlace
https://support.microsoft.com/es-es/office/mostrar-u-ocultar-valores-cero-
3ec7a433-46b8-4516-8085-a00e9e476b03
27. Cree y compile un formato numérico personalizado para mostrar los números como
porcentajes, moneda, fechas, etc. Para obtener más información sobre cómo
cambiar los códigos de formato de número, vea revisar las instrucciones para
personalizar un formato de número, observa el enlace
https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-formato-de-n%C3%BAmero-
personalizado-78f2a361-936b-4c03-8772-09fab54be7f4
28. Etc… Si seguimos entrando a las indicaciones del tutorial vamos a encontrar un
numero significativos de bondades y tareas específicas para aumentar los
conocimientos y optimizar el uso del Excel.

CONCLUSIONES

Lo más importante del proceso cognitivo es romper los paradigmas y atreverse a

abandonar esa zona de confort para encontrarnos con el reto de aprender nuevos usos
de una aplicación muy útil para los contadores con múltiples fórmulas que facilitan
nuestra labor y optimiza recursos para poder presentar informes y extractos de la
información contenida.

En un comienzo el uso de Excel puede verse como una aplicación difícil de ejecutar,
pero con un adecuado seguimiento de sus tutoriales podemos encontrarnos con una
herramienta ofimática de fácil aprendizaje logrando el ingreso de datos y
procesamiento de la información contable de una maneja ágil y sin complicaciones.

Podemos inferir que Excel es una herramienta ofimática, qua facilita la labor de los
contadores públicos, con las herramientas esenciales en el manejo de las operaciones
contables, nos permite importar o exportar datos útiles en otras aplicaciones y
necesarias en Excel para el procesamiento de los datos en las tablas dinámicas.

En Excel podemos elaborar gráficos estadísticos de la información procesada con una

gran precisión y de una forma dinámica integrando todas las aplicaciones, ya que en
los informes contables y financieros son de gran ayuda, necesarios para recomendar la
toma de decisiones y el cumplimiento de nuestra labor contable.
 BIBLIOGRAFIA

Enlace de internet https://support.microsoft.com/es-es/excel

Enlace internet https://templates.office.com/en-us/welcome-to-excel-tm10000137

Las instrucciones del profesor MIGUEL ANGEL TOVAR en la clase

https://202065.aulasuniminuto.edu.co/course/view.php?id=6#section-3

https://web.microsoftstream.com/video/7bf34f7a-bd49-41fd-95a4-c9aa0a335f01