2.

CREACIÓN DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTO DEL ÁREA DE TESORERÍA

El presente manual, a partir de su creación, puede ser modificado de acuerdo a las necesidades o
inconvenientes que se vayan observando, cualquiera de las personas involucradas en su diseño,
pueden dar su punto de vista o nuevas ideas al gerente, para implementarlas en este, quien a su
vez, se reunirá con el jefe de operaciones para evaluar la posible modificación, una vez se haya
analizado el posible cambio se procederá a incluirlo en el mencionado manual, después se
informara a todas las personas involucradas de dicho cambio realizado.

2.1. Control Interno Es un conjunto de procedimientos, políticas y planes de organización que

tienen como objetivo la eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y
administrativa de la empresa. El control interno no abarca solamente el entorno financiero y
contable, también aquellos cuya meta es la eficiencia administrativa y operativa de la empresa.

2.2. Procedimientos para área de caja general y bancos Objetivos: Custodia y salvaguardia de los
fondos depositados y recibidos. Adoptando procedimientos y controles sobre las entradas y
desembolsos de dinero para asegurar el buen manejo de los mismos así se evitar fraude o
malversación de estos. Deben registrarse correctamente todos los movimientos tanto de caja
como bancos en cuanto a valoración, naturaleza y periodo. 29 La empresa determinara los
procesos y criterios a seguir en el área de bancos

2.3. Procedimiento para caja general:  Obtener la autorización para la realización de todo el
proceso de ingresos y pagos siempre debidamente soportado por la documentación adecuada. 
Los cobros de la empresa deben depositarse diariamente a los bancos.  Los pagos se harán
principalmente mediante cheques o a través del banco.  Solo se registrarán y pagaran del fondo
aquellos gastos que están debidamente justificados y autorizados.  Los pequeños gastos quedan
limitados a la caja menor la cual maneja un fondo fijo.  Los ingresos obtenidos por medio de
transferencias bancarias deben ser detectados por la empresa a través de su control de bancos. 
Los ingresos efectivos realizados por la propia empresa deben contabilizarse al momento de ser
recibidos y luego remitirlos al responsable de bancos para que haga la consignación respectiva. 
Los ingresos de efectivos procedentes de terceros deben registrase y notificar al departamento de
clientes para la correspondiente actualización de cartera.  Los desembolsos que se realicen a
través de los fondos de la caja deben estar en todos los casos aprobados por las personas
responsables, y justificados debidamente mediante un documento formal. Se establecen rangos y
niveles para la aprobación en cuestión de las cuantías a desembolsar.  El nivel de los fondos de la
caja será coherente con el volumen de gastos que se liquiden periódicamente.  El responsable de
la caja no efectuara seguimiento y gestión de cobro de clientes. 30

2.4. Procedimientos para los bancos Con el objeto de conseguir un buen manejo de la operatividad
desarrollada en los bancos se debe tener en cuenta las siguientes medidas.

 Elaboración periódica de conciliaciones bancarias de todos y cada uno de los bancos con las
cuentas contables, ajustando e inspeccionando las partidas conciliatorias. La periodicidad debe ser
como mínima una vez al mes (cierre de mes).
 Se dará una explicación concreta para aquellas partidas que se incorporan en las conciliaciones
pero que ya tienen cierta antigüedad. Ya que gracias a esto se evitará que se encubran
operaciones fraudulentas.

 Las conciliaciones serán supervisadas y autorizadas convenientemente y revisados en especial

los cálculos aritméticos.

 Verificación de que los ingresos pendientes a realizar en el banco detallados en las conciliaciones
bancarias, sean abonadas por el banco posteriormente a la fecha de la conciliación.  Se evitará la
existencia de cheques firmados en blanco.

 La empresa mantendrá las matrices de los cheques (fecha, importe, concepto y autorización).

 Se crea la necesidad que la autorización de los cheques y transferencia sea al menos por dos
firmas, mediante firmas mancomunadas.

 Los cheques, talonarios de cheques y sellos –máquinas de firmas deberán estar suficientemente
custodiados y protegidos y así evitar su uso fraudulento.

 Se tomará como acción inmediata la desautorización en los bancos a las personas que ya no
tengan relación con la empresa.

 Los pagos efectuados a través de los bancos, se registran en el momento que se devengan,
independientemente del momento en que sean cargados por el banco.

 Los cheques no se firmarán por la persona responsables hasta que se adjunte la documentación
adecuada.

 Autorización por parte de la dirección de la empresa para el uso y apertura de las cuentas
bancarias. Negociación, contratación y designación de poderes con las entidades bancarias solo
serán aprobadas por parte de la dirección de la empresa

2.5. Procedimiento para pago y giro de cheques Todo cheque llevara como mínimo dos firmas
autorizadas. Los cargos para autorizadas para firmas de cheque son:

 Gerente

 Director financiero Todo cheque llevara el protector y sello de cruzado y/o pagado al primer
beneficiario, exceptuándose los de nómina, los pagos de personal los de cuantía inferiores a 1
smlv. En el talonario de cada cheque se debe escribir

 El valor del cheque

 El número del comprobante de egreso

 La fecha

 El nombre del beneficiario

 Todo el documento que soportan una emisión de cheques debe ir con el sello de cancelado,
fecha, No del cheque, Nit o cedula del beneficiario y numero del comprobante de egreso.
 Todo cheque ira siempre acompañado de un comprobante de egreso.

 Nunca se girarán cheques sobre documentos o soportes que no sean originales

 Por principio todo cheque llevara la firma del gerente y la gerente financiera.

 Todo cheque girado a proveedores se le anotara al dorso el número de las facturas

correspondientes al valor pagado.

 En 60 días que se gire un cheque y no se haya sido reclamado este se anula colocándole un sello
de anulado en todas sus partes de vital importancia. También estos cheques se le entrega a el
titular únicamente y este debe tener toda la identificación para que este se le sea entregado según
diga la empresa.

 En las empresas siempre se está actualizando las firmas de sus funcionarios para que así no se
haya ningún fraude y se pueda autorizar el cheque sin ningún problema. Si en alguno de los casos
uno de los funcionarios de una empresa se llega a retirar los otros funcionarios tendrá que pasar
un reporte por escrito al banco para así poder anular su firma.

 La gerencia general tendrá que aprobar toda apertura de cuentas corrientes o su misma
cancelación. Todo pago o desembolso debe estar sustentado por una factura para que este pueda
soportar el giro del cheque. Por eso todo cheque girado debe tener el sello de desembolso.

 Todo traslado entre cuentas bancarias de gastos de oficina y las cuentas bancarias de clientes se
efectuará previa autorización de la Dirección Administrativa y operativa. En otros casos no se
aceptan cuentas para su pago que no llenen los requisitos fiscales establecidos por la empresa o
que ya hayan pasado de dos meses a partir de su extensión.

 Todas las facturas para poder pagarse deben tener la firma del que recibe el servicio o del que
ordena su compra.

2.6. Devolución de cheques

Un cheque devuelto puede re consignarse máximo dos veces en caso de ser devuelto por segunda
vez, debe recibirse únicamente efectivo o cheque de gerencia para cancelar su valor. Toda gestión
de cobro de un cheque devuelto no debe superar los 30 días.

2.7. Procedimiento para pago nomina

 Cinco días antes de cada quincena se debe recibir una relación detallada del personal al que se le
va a pagar, la cual debe estar con visto bueno del jefe de talento humano y aprobada por el
director financiero.

 Verificar que en el sistema este la respectiva causación por salario.

 Se debe verificar que los empleados tengan cuenta bancaria de la empresa para realizar el
respectivo pago por transferencia o elaboración de cheque si es el caso.

 Realizado el pago y firmado la nómina se archiva en orden consecutivo y se entrega a la sección

de archivo.
2.8. Procedimiento para pago de proveedores facturas.

Normas generales. Compras: Elabora en original y dos copias una relación de órdenes de compra,
numerándolas consecutivamente y entrega a Dirección Administrativa / Financiera para su
aprobación.

Los datos que debe contener la relación son: número de órdenes de compra, nombre del
proveedor, número de la entrada y del almacén, fecha de la factura, fecha de vencimiento, valor
total y Nit. Dirección Administrativa / Financiera entrega una copia a tesorería. La gerencia
financiera autoriza las facturas, se entregan a tesorería; esta firma la relación en acuse de lo
recibido y coloca la fecha de recibido.

 Se debe verificar que la existencia de la factura, tanto física como en el sistema.

 Debe tener la orden de compra, aprobada y firma por el funcionario que mando a hacer el
servicio y/o compra producto

 Debe tener anexo a la factura, entrada al inventario firmada y autorizada por el jefe de área

 Debe tener la respectiva nota contable

 Debe tener la autorización de pago por el gerente y/o gerente financiera

 Ninguna orden de compra, entrada al almacén y factura debe presentar tachones, borrones o
enmendaduras.

2.9. Procedimiento para pago de proveedores anticipos.

 Debe tener la orden compra firmada por el gerente encargado y/o director financiero.

 Debe tener la nota contable.

 Debe tener soporte de aprobación.

2.10. Procedimiento para pago de servicios públicos.

 Debe estar físicamente la factura.

 Debe estar causada en el sistema.

 Debe tener la respectiva nota contable.

2.11. Procedimiento para pago por transferencia.

 Se debe verificar la existencia de la obligación a cancelar.

 Se debe contar con el respectivo soporte físico.

 Se debe elaborar la respectiva nota contable y generar el archivo plano.

 Con el archivo plano se procede a ingresar en la plataforma del banco.

 Se realiza el pago solo con el usuario registrado en el banco y aprobado por el gerente y/o
director financiero.
2.12. Procedimiento para pago por consignación.

Tesorería prepara la consignación, revisando que los cheques tengan los siguientes datos:

 Firma del girador, cantidad en números sea igual a la cantidad en letras.

 La fecha del cheque sea igual a la del día de consignación para no incluir post-fechados.

 Que este a favor de___________.

 Tesorero (a) prepara la relación de consignación en original y copia; una vez el volante de
consignación ha sido registrado en el Banco, el tesorero hace el asiento en el libro de bancos, y en
la chequera.

Tesorería finalmente distribuye documentos así:

 Volante de consignación y original de la relación para contabilidad

 Segunda copia a la Dirección Administrativa

 Tercera copia de la relación para el archivo de tesorería.

2.13. Re-consignación Tesorería debe elaborar carta a cada uno de los Bancos solicitando el envió
de chequeras necesarias para girar. La carta se envía en original y copia con el volante de solicitud
de chequera anexo. La copia la devuelve el Banco con el sello de recibido. Las cartas deben ser
firmadas por los funcionarios autorizados en el banco. Tesorería firma la constancia de recibido y
la archiva en un folder denominado solicitud de chequera, anotando el número de cheques.

2.14. Reportes de bancos.

Tesorería asienta en el libro de bancos el movimiento diario, el cual se debe llevar un libro por
cada banco. La información a registrar es la siguiente:

 Fecha de registro

 Nombre de quien fue girado el cheque

 Número del cheque

 Valor de consignación (canje)

 Valor notas créditos, conceptos

 Valor notas débitos, conceptos

 Saldo actual, en base al movimiento diario de Bancos

 Elabora el informe diario de saldos bancarios

 Entrega a la dirección Administrativa / financiera para su revisión

3. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR

3.1. Diagnóstico En el área de tesorería es donde se manejan los diferentes ciclos de la empresa,
quedando reflejadas las entradas y salidas monetarias resultantes de las distintas decisiones de
carácter comercial, financiero de inversión que haya adoptado la empresa. Las empresas en todo
el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los
procedimientos integrales de los mismos, los cuales son los que forman el pilar para poder
desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de
todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad,
control, autocontrol y objetivos; que participen en el cumplimiento con la función empresarial.
Debido al riesgo inherente de esta área empresarial se hace necesario establecer parámetros
sobre los fondos depositados y las disponibilidades liquidas e inmediatas que se llevan a cabo en el
área de tesorería de la empresa. Por lo anterior, se evidencia que la falla más grave está dada por
la carencia de un manual de procedimientos de tesorería, lo cual origina una serie de debilidades
en cuanto al proceso a desarrollar y que a su vez, con la salida de una de las personas que laboran
en esta área genera traumatismo.