1.

-) ¿Qué se entiende por Plan Estratégico de acuerdo a tres autores

diferentes?

La gestión estratégica se ha convertido en una herramienta de indiscutible

aplicación para la gestión gerencial moderna, pues a pesar de sus antecedentes
neoclásicos y napoleónicos, aún hoy es elemento clave que se viene aplicando
sistemáticamente en pro del desarrollo empresarial. Por tal motivo el presente
manual presentará el proceso de diseño estratégico completo, que le permitirá al
lector tener en sus manos un completo texto donde paso a paso se construye
mediante ejemplos prácticas el proceso de planeación estratégica.

A su vez Koontz (1998) coincide con los postulados de Fayol, al decir que la
previsión es la base de la planeación, y afirma que es “una función administrativa
que consiste en seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, las políticas,
los procedimientos y los programas de una empresa” (p. 796), pues estos autores
la conciben como la más básica de todas las funciones administrativas. Es
entonces decidir con anticipación qué hacer, cuándo, cómo y quién, para no dejar
las diversas situaciones sometidas al azar, o a la casualidad, por su parte, Reyes
Ponce (1998) refiere en torno al tema, considerando que la planeación consiste en
fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo las pautas de
orientación, la secuencia de operaciones y la determinación del tiempo para su
realización.

A su vez Chiavenato (1986, p. 45) concibe y describe a la planeación como:

“la función administrativa que determina anticipadamente cuáles son los objetivos
que deben alcanzarse y qué debe hacerse para alcanzarlos, se trata de un modelo
teórico para la acción futura”, de igual forma la considera la primera y una de las
principales funciones administrativas, dado que ella es la base para que se den las
demás funciones, y adicionalmente se planea lo que se pretende llevar a cabo.

Según Ortega (2004, p. 30).

“La planeación estratégica es un proceso explícito para determinar los

objetivos de largo plazo, para generar y evaluar las estrategias alternativas
determinando los sistemas de monitoreo del plan; aun así la planeación está
basada en la experiencia y conocimiento que tiene el director de la empresa,
generalmente el dueño”.

En relación a la planeación estratégica formal, esta fue acogida por

disímiles organizaciones empresariales hacia mediados de 1950, pero toma fuerza
verdaderamente a mediados de la década de los sesenta, ocasionada por el
crecimiento industrial. Esta nace de los estudios de “Formulación de políticas” y de
“Estrategia inicial”, desarrollados con el objetivo de afrontar los cambios en el
ambiente, en la época de la segunda guerra mundial.

Por su parte, Bryson (2000, p. 42) señala a la planeación estratégica

como “un procedimiento formalizado que tiene por objetivo producir un resultado
articulado bajo la forma de un sistema integrado de decisiones”. Esta definición
enmarca una característica distintiva como es su carácter formal, frente a otros
elementos de formación de la estrategia, pues como lo corrobora Mintzberg (2000,
p. 55) esta “es un proceso basado en la racionalidad, que debe presidir cada una
de las etapas en que pueda dividirse el proceso”.
 Ackoff (1998) resalta la importancia que tiene la planeación estratégica
para las empresas modernas, en el sentido de convertirse en una herramienta
fundamental para la toma de decisiones. No obstante, la planeación estratégica es
“una herramienta de la planeación que cíclicamente inicia con el planteamiento de
los objetivos corporativos, los cuales se alcanzarán por medio de las estrategias,
utilizando de la mejor manera los recursos organizacionales para facilitar el
proceso de toma de decisiones de la gerencia”.

En resumen, cuando se formaliza la planeación estratégica y se es

participativo y global, cada responsable de las indicaciones en el plan puede
verificar el comportamiento real respecto del previsto, puede analizar la naturaleza
y causa de las desviaciones. Facilita un aprendizaje racional a partir del análisis de
dichas desde el concepto de planeación al de planeación estratégica De esto se
deduce que la planificación estratégica puede ser también una herramienta de
control..

2.-) ¿Qué se entiende por Plan de Estratégico de Sistemas

Administrativos según tres autores?

Todo organismo social acciona en virtud de la dinarnica de su sistema

operativo. La naturaleza de los sistemas y procedimientos se encuentra apoyada
en la tendencia humana de realizar las tareas con el menor esfuerzo; es decir, que
en el trabajo rutinario hay que evitar el estar indicando a cada paso que hay que
hacer, como y cuando hacerlo; esto 10 logramos estableciendo los sistemas y
procedimientos que indiquen la secuencia y relaci6n de las diversas operaciones
en diferentes actividades del trabajo.

Los procedirnientos se consideran en un tercer nivel de importancia dentro

del sistema de planeaci6n (es decir, en primer nivel se encuentran los objetivos,
en el segundo las políticas y en el tercero los procedirnientos). Esto quiere decir
que en una empresa, cualquiera que sea su magnitud, existe un campo de acci6n
para realizar estudios de sistemas y procedimientos.

Gómez Rondón (1997) nos dice que Plan de Estratégico de Sistemas

Administrativos es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en
torno a cada organización y busca adaptarse a ellos. La planificación cumple dos
propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El
propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre
que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción
administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en
elevar el nivel de éxito organizacional. Un propósito adicional de la planificación
consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones.
Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de
las actividades de la organización, la dirección y el control. Por otro lado, se puede
considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol imponente,
del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo,
el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica
tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las
acciones planificadas. Uno de los resultados más significativos del proceso de
planificación es una estrategia para la organización.

Según Ortega (2004, p. 70). Establecer los sistemas de control adecuados:

control de productividad, control de calidad, plazos de respuesta, etc. Para ello, se
hace necesario el diseño e implantación de un sistema de información a medida
de la empresa. Definir las funciones y responsabilidades de cada puesto de
trabajo para poder llevar a cabo la mejora de los procesos diseñados. Tener una
base para posibilitar la realización posterior de un sistema de incentivos que
fomente la colaboración y el trabajo en equipo y que esté ligado al incremento de
la productividad real y no se quede ineficaz al cabo de poco tiempo. Que el
personal de la empresa adquiera una cultura empresarial de participación y de
mejora continua.

Por su parte W.A. Gill (2001) define el Plan de Estratégico de Sistemas

Administrativos Un buen sistema administrativo, es aquel que permite el
funcionamiento organizado de la empresa sin intervenciones espectaculares y
esporádicas de personas providenciales o “salvadores” de la organización. Sería
de alguna manera comparable al sistema circulatorio de un ser humano, una vez
“diseñado” y puesto en funcionamiento ya nadie se acuerda de él, aun cuando en
todo momento está contribuyendo a mantener vivo y en funcionamiento al cuerpo
en el que está “instalado”. Sólo cuando aparecen trastornos se cobra conciencia
de su existencia y de la importancia del mismo, asignándole la atención que
merece.

Cuando los sistemas administrativos cumplen con los siguientes objetivos o

condiciones, se puede decir que cumplen con su función primordial que es la de
permitir que las políticas y estrategias de la organización tengan concreción real
alcanzando los objetivos y resultados planteados.

3.-) ¿Qué se entiende por Plan de Sistema de Información de acuerdo a

tres autores diferentes?

Según Hurtado (2012): La planificación estratégica de los sistemas de

información, o equivalentemente la redacción del plan director de sistemas de
información, tiene como propósito la revisión del estado actual de la organización,
la identificación de la situación estratégica deseada y la planificación de los
proyectos y cambios en la organización necesarios para alcanzar dicho estado
deseado, típicamente en un periodo de 3 o 5 años. A pesar que el proceso de
creación del plan de sistemas no es trivial, como tampoco lo es su posterior
despliegue, el objetivo se puede definir de una manera sencilla: se trata de
analizar el estado actual de las tres dimensiones básicas de los sistemas de
información, identificar su situación futura deseada y determinar las acciones
necesarias para alcanzar dicha situación futura.

Por su parte Terry J (2013) asegura que el Plan de Sistemas de

Información tiene como objetivo la obtención de un marco de referencia
para el desarrollo de sistemas de información que responda a los objetivos
estratégicos de la organización. Este marco de referencia consta de:−Una
descripción de la situación actual, que constituirá el punto de partida del
Plan de Sistemas de Información. Dicha descripción incluirá un análisis técnico de
puntos fuertes y riesgos, así como el análisis de servicio a los objetivos de la
organización.
 En tal sentido, para Reyes Ponce (1997) dice que se refiere a un conjunto
de modelos que constituya la arquitectura de información. Es una propuesta de
proyectos a desarrollar en los próximos años, así como la prioridad de realización
de cada proyecto. Esta representa una propuesta de calendario para la ejecución
de dichos proyectos. No obstante, la evaluación de los recursos necesarios para
los proyectos a desarrollar en el próximo año, con el objetivo de tenerlos en
cuenta en los presupuestos. Para el resto de proyectos, bastará con una
estimación de alto nivel.−Un plan de seguimiento y cumplimiento de todo lo
propuesto mediante unos mecanismos de evaluación adecuados.

4.-) ¿Qué se entiende por Plan de Sistema Informáticos de acuerdo a

tres autores diferentes?

Según Castro (2014) señala que el Plan de Sistema Informático es un

plan informático formal es un proceso, expresado en un documento escrito
y conocido por todos los usuarios de la unidad (Subgerencia, Subdirección,
Departamento o Unidad) de Informática, el cual empieza con el desarrollo
de objetivos, define estrategias y políticas para alcanzar tales objetivos,
desarrolla planes detallados para asegurar que las estrategias se sigan con
el fin de que tales objetivos se realicen en términos de productos y
resultados concretos medibles por la unidad de Informática, por los usuarios y
por el nivel Director de la empresa y/u organización, en parámetros no técnicos y
exentos de ambigüed.

Palermo (2011) señala que Un plan informático formal además de un

presupuesto de gastos, es un conjunto de planes interrelacionados cuya
finalidad es básicamente satisfacer las necesidades de información que el
sistema de decisiones de la organización requiere, en la cantidad, calidad,
oportunidad y forma que cada nivel necesita. Lo anterior debe ser considerado en
el marco de la velocidad de desarrollo y de la cantidad de alternativas,
siempre crecientes, que el mercado de informática ofrece.

Jaramillo (2014): Un plan informático formal no es un método para

resolver problemas corrientes en cortos períodos, puesto que no permite
competir con cambios inesperados en la Dirección, esto no es indicador
de un error de concepto, pero prueba el riesgo adquirido en las actividades
del Plan. 3.Un plan informático formal debe contemplar un horizonte que
alcanza un período variable entre 3 y 5 años dependiendo del tamaño de
la organización. No obstante el mismo debe ser revisado por lo menos en
períodos anuales, y reformulado cada vez que se modifiquen en forma
sustancial los objetivos y metas planteadas por el nivel Directivo de la
organización.

En resumen, aunque no existe una regla fija sobre el contenido específico

de un plan informático formal, básicamente debido a lo vertiginoso de los
cambios técnicos y de las necesidades de información de los usuarios, hay
algunas guías que permiten formular un plan en términos que puedan ser leídos
por aquellos que necesitan la información completa y suficiente como para
responder a la mayoría de las preguntas que podrían ser formuladas. Es
importante establecer que la razón para escribir el documento del plan, es
comunicar los conceptos, metas y estrategias resultantes del estudio y
revisiones periódicas de las necesidades de los usuarios y de su
compatibilidad con el plan vigente

5.-) Existen diferencias entre el Plan Estratégico de Sistemas

Administrativos, el Plan de Sistema de Información y el Plan de Sistemas
Informáticos?

Estos tres componentes se encuentran íntimamente relacionados. Un

ejemplo lo constituyen aquellas organizaciones que han modificado su estructura
administrativa de una estructura meramente jerárquica dividida en unidades
funcionales, a una de equipos de procesos multifuncionales. Las personas que
integran estos equipos tienen una amplitud mayor en el alcance de sus tareas, por
lo cual requieren la habilidad de trabajar de manera autónoma. No obstante, uno
de los objetivos de la adecuada aplicación de tecnología en la organización
consiste en obtener ventajas estratégicas que sean difíciles de imitar; es decir, en
lograr que la infraestructura y los procesos organizacionales (¿cómo? y ¿con
qué?) apoyen la estrategia (¿qué? ¿dónde? ¿por qué?) de la empresa. Estas
ventajas estratégicas se traducirán en ventajas competitivas hacia el exterior si
ellas contribuyen a dar mayor valor a los productos o servicios en relación a la
competencia. Usar tecnología para obtener ventajas estratégicas implica
instrumentar estrategias que refuercen los factores críticos de éxito (¿con qué?) y
las "competencias centrales" del negocio (¿cómo?).

6.-) Nombre y explique los aspectos o elementos que suelen estar

relacionados por cada uno de los planes.

Elementos para un Plan Estratégico de Sistemas Administrativos

 Personas: Son los ejecutores, usuarios y razón de ser de los sistemas

administrativos y quienes actúan en la captura, procesamiento,
almacenamiento, transmisión y utilización de información necesaria para la
aplicación de esos sistemas.
 Tecnología: Es el equipamiento y técnicas necesarias para la ejecución de
los procesos desarrollados por las personas (proveedores, procesadores y
usuarios de la información) tales como: soportes (magnéticos u ópticos)
donde se almacenan los datos e información; elementos de captura de
datos (teclados, scanners, códigos de barra); elementos de procesamiento
de la información (hardware y software); elementos de transmisión de
información (redes locales o amplias); ruteadores; intranets; extranets).
 Gestión del conocimiento: El knowledge management se ha convertido
en un elemento fundamental para el desarrollo de la conducción
empresaria. Comprende la detección, captura, almacenamiento,
organización, recuperación y transmisión del conocimiento necesario para
ese desarrollo.

Elementos para un Plan de Sistema de Información

 Resumen ejecutivo.
 Información actual de la organización.
  Requisitos de negocio para los sistemas de información.
 Estado actual de los sistemas de información.
 Estado de la industria y de la competencia (benchmarking).
 Identificación de oportunidades de mejora.
 Objetivos y estrategia de sistemas de información.
 Aplicaciones, infraestructuras, organización y procesos necesarios.
 Planificación de implementación (hoja de ruta, presupuestos,
prioridades y fechas, proyectos necesarios).

Elementos para un Plan de Sistemas Informáticos

FASE 1. Determinar la estrategia y contexto actual de la organización

La primera fase del proyecto consiste en asegurar que cubrirá de manera

efectiva las necesidades de la organización, y conocer esta suficientemente para
poder determinar posteriormente sus requisitos de los sistemas de información.

El primer paso será validar el plan de proyectos y Establecer los

antecedentes.

Puede ampliar cada una de las fases descargando el documento completo

“Fases para la redacción de un plan estratégico”.

FASE 2. Identificar los requisitos de negocio para los sistemas de

información

La segunda fase del proyecto, una vez identificado el contexto y revisada la

información disponible sobre la estrategia y planificación de la organización, es
determinar cuáles son los requisitos concretos de negocio a los que pueden
contribuir estos sistemas.

Para identificar dichos requisitos con una visión amplia y estratégica, deben
revisarse las necesidades del negocio desde varios niveles del análisis:

 Análisis FODA del negocio.

 Requisitos de contexto y operativos

FASE 3. Determinar el estado actual de los sistemas de información

 Una vez que se ha revisado el negocio y se han obtenido sus requisitos, la
siguiente fase es determinar el estado actual de los sistemas de información, para
poder analizar posteriormente la efectividad del soporte ofrecido a partir de sus
tres aspectos básicos:

 Estado de la infraestructura técnica

 Estado de las aplicaciones
 Estado de la organización

FASE 4. Análisis de necesidades de los sistemas de información

Una vez conocidos los requisitos que el negocio demanda de los sistemas
de información y determinado el estado actual de estos, se debe realizar su
análisis para identificar cuáles son los puntos fuertes a mantener y las debilidades
a mejorar.

Para ello puede realizarse un análisis a los siguientes niveles:

 Análisis estratégico de los sistemas de información

 Benchmarking de las prácticas de la competencia y del estado de la
industria
 Soporte ofrecido a los compontes de negocio
 Evaluación de coste/beneficio de las aplicaciones y los sistemas

El análisis identificará acciones de mejora, determinadas en base a las

oportunidades identificadas anteriormente, y se agruparán en los tres aspectos de
los sistemas de información anteriormente vistos:

 Aplicaciones
 Infraestructura
 Organización y procesos

Puede ampliar cada una de las fases descargando el documento completo

“Fases para la redacción de un plan estratégico”.

FASE 5. Definir la estrategia y plan de sistemas de información

 La última fase de un proyecto de planificación estratégica de sistemas es la
definición de la estrategia y plan de sistemas.

FASE 6. Desarrollar el programa de despliegue

Una vez finalizado y aprobado el plan estratégico de sistemas, se debe

desplegar y ello se planifica y gestiona de manera similar a cualquier otro
programa o proyecto grande.

 Lanzamiento del programa

 Seguimiento y evaluación del programa

Una vez completada la planificación anual, la actividad principal es el

seguimiento de los indicadores operativos y de los proyectos en curso, así como la
toma y supervisión de las acciones correctivas que se abran en base a las
desviaciones identificadas. En paralelo se mantiene la relación con el cliente
interno, que es el resto de la organización, gestionando la demanda de peticiones
generales y de proyectos no previstos en el plan de sistemas.

7.-) Nombre y explique las técnicas o instrumentos que se utilizan para

cada uno de los planes.

Técnicas o Instrumentos para el Plan Estratégico de Sistemas

Administrativos:

 Registros de los procedimientos actuales y desarrollo y

mantenimiento del Manual de Procedimientos;
 Normalización y control de los formularios y equipo de oficina de la
empresa;
 Logro de uniformidad de procedimientos en los sectores similares de
la empresa;
 Solución de problemas y dificultades en las tareas administrativas a
media que se presenten (función de asesoramiento);
 Reducción del costo y mejora de la efectividad final de los
procedimientos;
  Implementación de nuevos procedimientos surgidos como
consecuencia de nuevas operaciones de la empresa o de
condiciones modificadas de operaciones anteriores.
 Asesoramiento en la selección de hardware/software/redes y soporte
para soluciones informáticas.

Técnicas o Instrumentos para Plan de Sistema de Información

Una descripción de la situación actual, que constituirá el punto de partida

del Plan de Sistemas de Información. Dicha descripción incluirá un análisis técnico
de puntos fuertes y riesgos, así como el análisis de servicio a los objetivos de la
organización.

 Un conjunto de modelos que constituya la arquitectura de

información.
 Una propuesta de proyectos a desarrollar en los próximos años, así
como la prioridad de realización de cada proyecto.
 Una propuesta de calendario para la ejecución de dichos proyectos.
 La evaluación de los recursos necesarios para los proyectos a
desarrollar en el próximo año, con el objetivo de tenerlos en cuenta
en los presupuestos. Para el resto de proyectos, bastará con una
estimación de alto nivel.

Técnicas o Instrumentos para Plan de Sistemas Informáticos

Evaluación

Consiste en analizar mediante pruebas la calidad y cumplimiento de

funciones, actividades y procedimientos que se realizan en una organización o
área. Las evaluaciones se utilizan para valorar registros, planes, presupuestos,
programas, controles y otros aspectos que afectan la administración y control de
una organización o las áreas que la integran. La evaluación se aplica para
investigar algún hecho, comprobar alguna cosa, verificar la forma de realizar un
proceso, evaluar la aplicación de técnicas, métodos o procedimientos de trabajo,
verificar el resultado de una transacción, comprobar la operación correcta de un
sistema software entre otros muchos aspectos.

Inspección

La inspección permite evaluar la eficiencia y eficacia del sistema, en cuanto

a operación y procesamiento de datos para reducir los riesgos y unificar el trabajo
hasta finalizarlo. La inspección se realiza a cualquiera de las actividades,
operaciones y componentes que rodean los sistemas.

Confirmación

El aspecto más importante en la auditoria es la confirmación de los hechos

y la certificación de los datos que se obtienen en la revisión, ya que el resultado
final de la auditoria es la emisión de un dictamen donde el auditor expone sus
opiniones, este informe es aceptado siempre y cuando los datos sean veraces y
confiables. No se puede dar un dictamen en base a suposiciones o emitir juicios
que no sean comprobables.

Comparación

Otra de las técnicas utilizadas en la auditoria es la comparación de los

datos obtenidos en un área o en toda la organización y cotejando esa información
con los datos similares o iguales de otra organización con características
semejantes. En auditoria a los sistemas software se realiza la comparación de los
resultados obtenidos con el sistema y los resultados con el procesamiento manual,
el objetivo de dicha comparación es comprobar si los resultados son iguales, o
determinar las posibles desviaciones, y errores entre ellos.

Revisión Documental

Otra de las herramientas utilizadas en la auditoria es la revisión de

documentos que soportan los registros de operaciones y actividades de una
organización. Aquí se analiza el registro de actividades y operaciones plasmadas
en documentos y archivos formales, con el fin de que el auditor sepa cómo fueron
registrados las operaciones, resultados y otros aspectos inherentes al desarrollo
de las funciones y actividades normales de la organización. En esta evaluación se
revisan manuales, instructivos, procedimientos, funciones y actividades. El registro
de resultados, estadísticas, la interpretación de acuerdos, memorandos, normas,
políticas y todos los aspectos formales que se asientan por escrito para el
cumplimiento de las funciones y actividades en la administración de las
organizaciones.

Matriz de Evaluación

Es uno de los documentos de mayor utilidad para recopilar información

relacionada con la actividad, operación o función que se realiza en el área
informática, así como también se puede observar anticipadamente su
cumplimiento. La escala de valoración puede ir desde la mínima con puntaje 1
(baja, deficiente) hasta la valoración máxima de 5(superior, muy bueno,
excelente). Cada una de estas valoraciones deberá tener asociado la descripción
del criterio por el cual se da ese valor. Esta matriz permite realizar la valoración del
cumplimiento de una función específica de la administración del centro de
cómputo, en la verificación de actividades de cualquier función del área de
informática, del sistema software, del desarrollo de proyectos software, del servicio
a los usuarios del sistema o cualquier otra actividad del área de informática en la
organización.

Matriz DOFA

Este es un método de análisis y diagnóstico usado para la evaluación de un

centro de cómputo, que permite la evaluación del desempeño de los sistemas
software, aquí se evalúan los factores internos y externos, para que el auditor
puede evaluar el cumplimiento de la misión y objetivo general del área de
informática de la organización

8.-) Explique muy claramente en qué consiste el informe de sistemas y

procedimientos de una empresa.
 Un informe de gestión es un documento que incluye las actividades de
coordinación, gestión, administración y dirección que se han efectuado durante un
período de tiempo en una empresa. Aunque depende del tipo de actividades que
refleje, lo más habitual es que se realice trimestral, semestral o anualmente. No
obstante, el informe de sistemas tiene un propósito esencial- mente instructivo
respecto al examen y evaluación realizado por el analista. Por tanto el informe
debe ser presentado de manera oportuna ya que éste es un instrumento valioso
en el proceso de decisión, por parte de la dirección superior.

En resumen, cuando se elabora un informe de sistema y procedimientos de

la empresa, en el debe plasmarse el como se hacen las cosas, las formas y los
medios que se emplean para llevar a cabo las tareas asignadas la metodología de
los procesos de trabajo empleados; nos da un marco de que sistemas y que
procedimientos utilizan, es por tanto, un campo de actividades que debe
clasificarse como uno de los diversos elementos de la administración general. No
obstante, la dirección de una empresa debe decidir lo que va hacerse y después
valorar lo que se ha hecho. Consideraciones básicas que ayudaran a conocer la
situación, el alcance y la índole de trabajo de los sistemas y procedimientos dentro
de una empresa. Por tal motivo, el campo de los sistemas y procedimientos, es
parte integral del trabajo de cada ejecutivo. Esto quiere decir que cada persona
que supervisa, dirige o administra actividades de subordinados, tiene en su trabajo
una responsabilidad inherente a los sistemas y procedimientos que emplean el u
sus subordinados.