Índice.

Introducción.

1.1. Definición de proyecto.

1.2. Significado e importancia de la Administración de Proyectos.

1.3. Fases de la administración de proyectos.

1.4. Planificación de los parámetros de un proyecto. (alcance, estructura,

especificaciones y estimaciones de tiempos, costos y recursos).

1.5. Actividades del proyecto.

1.6. Matriz de asignación de responsabilidades control mediante gráfica de

Gantt.
Conceptos de la Administración de Proyectos.

Introducción.

La administración de proyectos es la disciplina de gestionar proyectos

exitosamente, la cual puede y debe aplicarse durante el ciclo de vida de cualquier
proyecto. Es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de
actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo específico;
el cual puede ser (crear, diseñar, elaborar, mejorar, analizar, etc.) un problema o
cosa.

La administración de proyectos es una parte de la administración enfocada al

desarrollo de actividades secuencialmente organizadas para la obtención de un
producto, servicio o resultado. La administración de proyectos es la práctica y
teoría requeridas para cumplir los objetivos y alcanzar las metas de los proyectos,
visualizados por los administradores de proyectos con el propósito de generar los
resultados esperados en las organizaciones a que pertenecen.

1.1. Definición de proyecto.

Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de objetivos que se

encuentran interrelacionados y coordinados. "un proyecto es un esfuerzo temporal
que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único". De estos
conceptos, se evidencia que la razón de un proyecto es alcanzar resultados o
metas específicas dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades
establecidas previamente, y un lapso de tiempo previamente definido.

Características de un proyecto.

La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las funciones del negocio
que respaldan la producción o la distribución.

Una película como, por ejemplo, salidas o documentos. Por ejemplo, de un

proyecto de investigación se obtienen conocimientos que pueden usarse para
determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la
sociedad.
La singularidad es una característica no tan importante de los productos
entregables de un proyecto. Por ejemplo, se han construido dos edificios de
oficinas, pero cada edificio individual es único: diferente propietario, diferente
diseño, diferente ubicación, diferente contratista, etc. La presencia de elementos
repetitivos no cambia la condición fundamental, única de manejo y propósitos de
un proyecto.

Elaboración gradual.

La elaboración gradual no es una buena característica de los proyectos que

acompaña a los conceptos de temporal y único. “Elaboración gradual” significa
desarrollar en pasos e ir avanzando mediante incrementos. Por ejemplo, el
alcance de un proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se
hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un
mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los productos
entregables. La elaboración gradual no debe confundirse con la corrupción del
alcance.
Tipos de proyectos.

Un proyecto también es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un

producto, servicio o resultado único. Por ello, se identifica como proyecto
comunitario al conjunto de actividades orientadas a crear el producto, servicio o
resultado que satisfaga las necesidades más urgentes de una comunidad.

 Proyecto productivo: Son proyectos que buscan generar rentabilidad

económica y obtener ganancias en dinero.
 Proyecto público: Son los que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad
de vida de la población, los cuales no necesariamente se expresan en
dinero
 Proyectos de inversión social: son los proyectos que buscan contribuir a
mejorar la calidad de vida de las personas orientados frente a una situación
problemática, estos proyectos se pueden realizar con financiamiento
público o privado, en el ámbito público se da a través de los programas
sociales, los mismos que están orientados a los sectores más vulnerables.
por otro lado, en el sector privado se da a través de organismos no
 gubernamentales, los mismos que trabajan con poblaciones que tengan
iniciativa de trabajo.
 Proyecto de vida: Representa, en su conjunto, “lo que el individuo quiere
ser” y “lo que él va a hacer” en determinados momentos de su vida, así
como las posibilidades de lograrlo (D´Angelo, 1986).
 Proyecto científico: El conjunto de planes, ideas y acciones que deben
desarrollarse de forma coordinada para alcanzar una meta recibe el nombre
de proyecto, siendo científico un adjetivo que menciona su vinculación a la
ciencia (la agrupación de métodos, procedimientos y técnicas para generar
conocimientos objetivos).

Etapas de un proyecto.

Idea: Consiste en establecer la necesidad u oportunidad a partir de la cual es

posible iniciar el diseño del proyecto.

Diseño: Etapa de un proyecto en la que se valoran las opciones, tácticas y

estrategias a seguir, teniendo como indicador principal el objetivo a lograr. En esta
etapa se produce la aprobación del proyecto, que se suele hacer tras la revisión
del perfil de proyecto y/o de los estudios de pre-factibilidad, o incluso de
factibilidad.

Ejecución: Consiste en poner en práctica la planificación llevada a cabo

previamente.

Evaluación: Etapa final de un proyecto en la que este es revisado, y se llevan a

cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, así como sus
resultados, en consideración al logro de los objetivos planteados.

1.2. Significado e importancia de la Administración de Proyectos.

Significado de la administración de proyectos

Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un

objetivo a corto plazo.
También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un
énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el
propósito de lograr un conjunto de metas.

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan

como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los
recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y
tecnología.

 La importancia de la administración de proyectos.

 La posición del administrador de proyectos es importante porque las
organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una
administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones
organizacionales tradicionales. Además, esta persona provee el liderazgo
necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red
organizacional.

La Ingeniería de software es una actividad económica importante, que está sujeta

a restricciones económicas y a restricciones no técnicas.

Los proyectos bien administrados a veces fallan. Los proyectos mal administrados
siempre fallan.

Es importante que los nuevos administradores conozcan todos estos aspectos,

debido a que un factor de éxito muy importante para las organizaciones y
garantiza que se logren los objetivos del proyecto en el tiempo previsto y con el
presupuesto asignado, y entender que la administración de los nuevos tiempos
tiene que saber enfrentar los nuevos retos a medida que se organizan y controlan
los proyectos individuales.

Funciones de la administración de proyectos

El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando

normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también
planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos,
asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales.

Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto,
darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y
reportar su avance.

Beneficios de la administración de proyectos

La aplicación de la administración de proyectos asegura el adecuado desarrollo y

ejecución de sus proyectos evitando o minimizando desviaciones en aspectos
importantes como costo, tiempo y alcance, lo cual proporcionará una gran ventaja
competitiva al asegurar el éxito del proyecto. Otros beneficios esperados al
implantar la administración de proyectos son los siguientes:

Lograr la integración de los procesos relacionados en una metodología única que

pueda ejecutarse con éxito.

alcanzar de manera repetitiva los beneficios deseados en diferentes proyectos.

alentar en la organización una cultura que soporte la Administración de Proyectos.

visualizar las fortalezas y necesidades de la Administración de Proyectos y los

beneficios que pueden alcanzarse a corto y largo plazo.

desarrollar el curriculum en Administración de Proyectos de los empleados para

lograr que los beneficios puedan sostenerse mejor.

1.3. Fases de la administración de proyectos.

"El ciclo de vida de todo proyecto se estructura en torno a cinco fases: inicio,
planificación, ejecución, seguimiento y cierre. En esta guía queremos explicar en
qué consiste cada una, cuál es su objetivo, de qué actividades se componen y
cuáles son los documentos esenciales que se prepararán en cada momento."

Inicio.
La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es el momento
de definir el alcance y proceder a la selección del equipo. Sólo con un ámbito
claramente definido y un equipo especializado, se puede garantizar el éxito.

Planificación.

Ésta es a menudo la fase más difícil para un director de proyecto, ya que tiene que
hacer un importante esfuerzo de abstracción para calcular las necesidades de
personal, recursos y equipo que habrán de preverse para lograr la consecución a
tiempo y dentro de los parámetros previstos. Asimismo, también es necesario
planificar comunicaciones, contratos y actividades de adquisición. Se trata, en
definitiva, de crear un conjunto completo de planes de proyecto que establezcan
una clara hoja de ruta.

Ejecución.

En base a la planificación, habrá que completar las actividades programadas, con

sus tareas, y proceder a la entrega de los productos intermedios. Es importante
velar por una buena comunicación en esta fase para garantizar un mayor control
sobre el progreso y los plazos. Asimismo, es indispensable monitorizar la
evolución del consumo de recursos, presupuesto y tiempo, para lo que suele
resultar necesario apoyarse en alguna herramienta de gestión de proyectos.

Seguimiento y control.

Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento,

revisión y monitorización del progreso de proyecto. Se concibe como el medio de
detectar desviaciones con la máxima premura posible, para poder identificar las
áreas en las que puede ser requerido un cambio en la planificación.

Cierre.

Esta fase comprende todos procesos orientados a completar formalmente el

proyecto y las obligaciones contractuales inherentes.
1.4. Planificación de los parámetros de un proyecto. (alcance, estructura,
especificaciones y estimaciones de tiempos, costos y recursos).

El alcance de un proyecto —llamado también alcance del trabajo—es el trabajo

que debe hacerse para que el cliente se convenza de que las entregas (las cosas
por hacer), es decir el producto u objetos tangibles que han de suministrarse)
cumplan con los requisitos o criterios de aceptación acordados al comenzar el
proyecto.

El costo de un proyecto es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por la

terminación aceptable del proyecto. El costo se basa en un presupuesto que
abarca una estimación de los costos relacionados con varios recursos que
servirán para llevar a cabo el proyecto.

El programa de un proyecto es el cronograma que especifica cuándo empezarán y

terminarán las actividades. El objetivo de un proyecto generalmente establece el
tiempo en que su alcance debe terminarse en una fecha convenida por el cliente y
la persona o empresa que se encargarán de realizarlo.

El objetivo de un proyecto es terminar el alcance sin rebasar el presupuesto, en

determinada fecha y con entera satisfacción del cliente. Para facilitar su
consecución, es importante elaborar un plan antes de iniciar el proyecto; en él se
incluirán todas las actividades, los costos conexos y las estimaciones del tiempo
necesario para concluirlas. Cuando no se elabore, crece el riesgo de no terminar
totalmente el proyecto dentro de los límites del presupuesto y a tiempo.

Una vez comenzado un proyecto, algunas circunstancias imprevistas pueden

poner en peligro el logro del objetivo respecto al alcance, al costo o al programa.

•El costo de algunos materiales puede ser más alto que la estimación inicial.

•El mal tiempo puede ocasionar retrasos.

•Quizá haya que rediseñar o modificar una pieza muy compleja de maquinaria
automatizada para que cumpla con las especificaciones de desempeño.

El director del proyecto tiene la misión de prevenir, prever y superar ese tipo de
circunstancias a fin de terminar el alcance del proyecto en el plazo fijado, sin
rebasar el presupuesto ya entera satisfacción del cliente.

Estimación de tiempos.
La estimación del tiempo forma parte del proceso de Gestión del tiempo de la
Administración de Proyectos.

La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la
conclusión del proyecto a tiempo. Los procesos de Gestión del Tiempo del
Proyecto incluyen lo siguiente:

1 Definición de las Actividades: identifica las actividades específicas del

cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos
entregables del proyecto.

2 Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las

dependencias entre las actividades del cronograma.

3 Estimación de Recursos de las Actividades: estima e tipo y las cantidades de

recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma.

4 Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad de períodos

laborables que serán necesarios para completar cada actividad del cronograma.

5 Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, la

duración de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del
cronograma para crear el cronograma del proyecto.

6 Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto.

Estimación de costos

La estimación de costes de una actividad es una evaluación cuantitativa de los

costes probables de los recursos necesarios para completar las actividades del
cronograma del proyecto. Este tipo de estimación puede presentarse en forma de
resumen o en detalle.

A continuación, se bosquejan las principales técnicas utilizadas para la estimación

de costes:
 1. Estimación por analogía. -La estimación de costes por analogía implica usar
el coste real de proyectos anteriores similares como base para estimar el
coste del proyecto actual.
2. Determinación de Tarifas de Costes de Recursos La persona que determina
las tarifas o el grupo que prepara las estimaciones debe conocer las tarifas
de costes unitarios, tales como el coste del personal por hora y el coste del
material a granel por yarda o metro cúbico, correspondientes a cada
recurso para estimar los costes de la actividad del cronograma. Reunir
cotizaciones, es un método de obtener las tarifas.
3. Estimación Ascendente Esta técnica implica estimar el coste de paquetes
de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el
nivel más bajo de detalle.
4. Estimación Paramétrica La estimación paramétrica es una técnica que
utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables
(por ej., metros cuadrados en la construcción, líneas de códigos en el
desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para calcular
una estimación de costes para un recurso de la actividad del cronograma.
Esta técnica puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo
de la complejidad, así como también de la cantidad subyacente de recursos
y la información de costes incorporada al modelo.
5. Software de Gestión de Proyectos El software de gestión de proyectos,
como, por ejemplo, las aplicaciones de software de estimación de costes,
las hojas de cálculo computarizadas, y las herramientas de simulación y
estadísticas, es ampliamente utilizado para asistir en el proceso de
estimación de costes.
6. Análisis de Propuestas para Licitaciones Entre otros métodos de estimación
de costes se incluyen el análisis de propuestas para licitaciones y un
análisis de lo que debería costar el proyecto.

Estimación de recursos y costos.

La estimación de recursos y costes es una actividad importante que debe llevarse
a cabo con el mayor detalle posible, porque permite al comprador establecer una
aproximación al coste total y plazos del desarrollo del sistema.

Factores que afectan a esta estimación: La complejidad del proyecto,

cuantificando la misma en función de:

 Número de módulos y nivel de interrelación entre los mismos.

 Número y tipo de las interfaces externas con otros sistemas, programas o
datos. Grado de distribución y heterogeneidad del entorno de implantación.
 Grado de sofisticación de las herramientas de desarrollo.
 Naturaleza de los algoritmos que se deben diseñar y programar.

1.5. Actividades del proyecto.

En general suele ser conveniente dividir el proyecto en paquetes de trabajo, ya

que permite descomponerlo en partes claramente identificables. Cada una de
estas partes puede descomponerse en actividades o tareas a realizar,
interdependientes entre sí.

Las actividades deben tener las siguientes características:

 Ser mensurables en términos de tiempo, recursos, esfuerzo y coste.

 Tener un producto final como resultado.
 Tener un comienzo y un fin claro.
 Ser responsabilidad de una sola persona.

La información que necesitamos de cada actividad podemos resumirla como

sigue:

 Descripción de la tarea.
 Inputs o precondiciones necesarios.
 Requerimientos de recursos con costes.
 Tiempo estimado.
Existe un tipo especial de tarea, con duración nula, que podríamos llamar fechas
clave o hitos del proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance del
proyecto sin estar familiarizado con el mismo y simbolizan un logro, un punto, un
momento en el proyecto. Muchas veces se utilizan, entre otras cosas, para:

 Proporcionar una medida del progreso del proyecto

 Comunicarse con la gente que no forma parte del equipo del proyecto
 Enfocar la atención sobre los resultados
 Para que Microsoft Project tenga en cuenta que una tarea determinada es
un hito, su campo hito debe establecerse en Sí. Microsoft Project establece
este valor en Sí automáticamente para las tareas que escriba con una
duración de cero.

En cualquier proyecto de actividad hay que distinguir tres momentos: un antes, un

durante y un después.

Antes.

Corresponde a las actuaciones previas a la ejecución y que se pueden resumir en

tres pasos:

1. La idea. En ella se plasman las líneas maestras de lo que pretendemos hacer.

Es conveniente concretar la idea en un guion en donde se resuma el proyecto y

que detalle:

a) Le denominación. Como lo vamos a llamar a efectos de divulgación y

publicidad. Debe de ser un nombre atractivo, claro y conciso.

b) Fundamentación. El porqué de esta actividad, que pretendemos conseguir.

c) Descripción. Sintetiza el contenido de la actividad de una forma clara y sencilla.

d) Los objetivos tanto generales como específicos.

e) El tiempo. - Duración de todo el proyecto.

f) Las líneas generales de actuación.

g) Lugar o lugares donde se desarrollará.

h) Estructura de apoyo. El equipo humano, la logística, la comunicación.

i) Los destinatarios de la actividad.

j) El presupuesto. La cuantificación económica tanto de los gastos como de los

ingresos previstos.

2. Viabilidad. A la vista de todo esto, se estudian los medios tanto humanos como
materiales de los que se dispone y que serán necesarios para sacar adelante
nuestra idea. A la vista de ellos se decide si es posible.

3. Planificación. Asegurada la viabilidad, se efectuará una programación detallada

en la cual se planifiquen, las tareas, los tiempos, las personas. Es conveniente
tener presente los siguientes aspectos:

a) Programación de actividades.

b) Comunicación, divulgación de las mismas de manera que llegue a sus

destinatarios.

c) Recursos materiales para su realización.

d) Financiamiento. Como se hará frente a los gastos que se generen.

e) Presupuesto

Durante

Corresponde a la ejecución de la actividad propiamente dicha. Se divide también

en tres etapas:

1. Pre-actividad. Se trata de la “puesta a punto”, de concretar todos los trámites

necesarios, preparación logística, divulgación y publicidad, coordinación de las
personas que intervengan, etc. Tener todo preparado para el gran momento.

2. La Actividad. Es el momento de la verdad, la realización de las actividades.

3. La Post-Actividad. Será el momento inmediatamente posterior a la actividad,
servirá para cerrarla y conseguir la información necesaria para hacer la memoria.

Después

Corresponde al período en que se recoge toda la información disponible y se

evalúa la actividad, tanto en sus aspectos internos como externos. Se finalizará el
proyecto y se elaborará la memoria del mismo.

a) La evaluación. Con la evaluación se pretende conocer hasta qué punto se han

logrado los objetivos pretendidos, la idoneidad de la actividad realizada para
conseguirlo, y el estudio de la organización y los procedimientos seguidos.

b) La Memoria. Es un documento que describe las actividades que se hicieron; el

procedimiento seguido para la ejecución de la actividad, tanto a nivel metodológico
como de organización; los resultados obtenidos, en base a los objetivos previstos;
evaluación tanto de lo realizado, como de los procedimientos; y concluye con una
valoración final de la actividad. Se pueden adjuntar, reportaje fotográfico, dossier
de prensa, modelos de documentos, fichas, evaluaciones etc.

1.6. Matriz de asignación de responsabilidades control mediante gráfica de

Gantt.

Matriz de Asignación de Responsabilidades.

La matriz de la asignación de responsabilidades (RAM por sus siglas en inglés) se

utiliza generalmente para relacionar actividades con recursos (individuos o
equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de los
componentes del alcance esté asignado a un individuo o a un equipo.

Matriz de Asignación de Responsabilidades [editar] Rol Descripción.

R) Responsable Encargado Este rol realiza el trabajo y es responsable por su

realización. Debe existir sólo un R, si existe más de uno, entonces el trabajo
debería ser subdividido a un nivel más bajo.
A) Accountable Responsable Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y
a partir de ese momento, se vuelve responsable por él.

C) Consulted Consultado Este rol posee la información o capacidad necesaria

para terminar el trabajo.

I) Informed Informado Este rol debe ser informado sobre el progreso y los
resultados del trabajo.

En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada.
No es necesario que en cada actividad se asignen los cuatro roles, pero sí por lo
menos el de encargado y el de responsable. Estas matrices se pueden construir
en alto nivel (áreas generales) o en un nivel detallado (tareas de nivel bajo).

En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada.
No es necesario que en cada actividad se asignen los cuatro roles, pero sí por lo
menos el de encargado y el de responsable. Estas matrices se pueden construir
en alto nivel (áreas generales) o en un nivel detallado (tareas de nivel bajo).

Una tabla se dibuja generalmente con actividades (definidas en el WBS o EDT) en

el borde vertical y recursos (definidos en el OBS) en el borde horizontal. No todos
los recursos tendrán necesariamente una entrada para cada actividad. A
continuación, un ejemplo de una matriz RACI:

Actividad / Recurso Ricardo Esteban Lucía Marianna.

Investigación R I I A.

Planificación C A R I.

Desarrollo A R.

Verificación de Errores I R A.

Matriz RASCI [editar]La matríz RASCI es una variación de la RACI. La única

diferencia es la adición de un nuevo rol: el de soporte.

Rol (inglés) Rol (español) Descripción.

S) Supportive Soporte Este rol proporciona recursos adicionales para realizar el
trabajo.

RACI-VS o VARISC [editar]Al igual que la RASCI es una varicación de la RACI.

Los roles adicionales son:

Rol (inglés) Rol (español) Descripción.

V) Verify Verificador Este rol se encarga de comprobar si el producto concuerda

con los criterios de aceptación establecidos en la descripción del producto.

S) Sign Firmante Este rol se aprobar las decisiones de V y autorizar la salida del
producto. Lo lógico es que el trabajo de un S preceda siempre al de un A.

CONTROL MEDIANTE GRAFICA DE GANTT.

Antes de la aparición de las técnicas de redes de actividades, las actividades que

comprendían un plan o proyecto fueron representadas por diagramas de barras o
gráficas de Gantt, que muestran la ocurrencia de actividades en paralelo o en
serie en un determinado período. Se usan para una diversidad de propósitos
dentro de las organizaciones.

Para su elaboración deben seguirse los siguientes pasos:

-Se elabora una lista de las actividades que intervienen en el proyecto, las cuales
se relacionan y ordenan de acuerdo con su ejecución.

-Se establece en forma horizontal una escala de tiempos representada en años,

meses, semanas, días, horas, etc., según sean las necesidades.

-Se estima la duración de cada actividad.

-Se representa la duración estimada de cada actividad con una barra horizontal,
cuya longitud obedecerá a la duración establecida de acuerdo con la escala
horizontal.

-El control se realiza por la simple comparación de las barras a una fecha
determinada.
La gráfica de Gantt muestra una magnitud de tiempo y una de trabajo que debe
ejecutarse en ese tiempo. Las líneas trazadas horizontalmente a través de ese
espacio muestran la relación entre el volumen realmente ejecutado de trabajo en
ese tiempo y el volumen programado.

Estas gráficas permiten un control muy eficiente en aspectos tales como

producción de una fábrica o taller.

Formato APA.

Klastorin, T. (2005). Administración de proyectos (No. 658.404 K63a). México, MX:

Alfaomega.

Robbins, S. P., & DeCenzo, D. A. (2009). Fundamentos de administración:

conceptos esenciales y aplicaciones. Pearson Educación.

Hernández, Z. T., Martínez, H. T., Pantoja, J. V. R., Flores, J. A. R., Perego, N. R.,
Olvera, E. M., ... & Torres, A. I. Z. (2014). Administración de proyectos. Grupo
Editorial Patria.

López, F. J. T. (2013). Administración de proyectos de informática. Ecoe

Ediciones.