Informe de Control Administrativo e Indicadores de Gestión

Procesos Administrativos

NRC: 24174

Estudiantes:

Samy Joe Tafur. ID: 763440

Valentina Díaz Torres. ID: 761015

Yenny Lizeth Suarez Barón ID: 750365

Emily Stefanya Varon González. ID: 761747

Docente:

Albeiro González Vargas

Administración en Seguridad y Salud en el Trabajo

Ibagué Tolima

26 de Mayo 2021
 Para nadie es innegable que una empresa necesita de una buena planeación estratégica,
para lograr organizar las metas a corto, mediano y largo plazo. Asimismo, los indicadores de
gestión nos ayudan a la toma de decisiones, para evaluar el desempeño de variables y
objetivos.

La gestión es una herramienta administrativa que permite a la empresa aplicar de forma

sistemática el concepto de control e indicadores de gestión y establecer estándares que guían y
evalúan el desempeño en los procesos internos y externos de la empresa, para mejorar su
efectividad y el desempeño mediante la aplicación de herramientas de gestión.

Los indicadores de gestión son valores que reflejan las consecuencias de las acciones
tomadas en función de los objetivos con los que cuenta la empresa. Los indicadores tienen que
tener datos fiables, con información verificada, ya que esto trae por consecuencia que los la
evaluación quede errónea.

Un indicador es una expresión cuantitativa o cualitativa que mide el rendimiento de un

proceso o actividad, nos puede ayudar a medir la proporción de clientes que vengan a adquirir
los servicios de la empresa como también, nos pueden ayudar a medir la tasa de pretensión de
clientes.

En el siguiente informe haremos una evaluación de estos sistemas; este proceso se divide
en cuatro partes:

En la primera parte se introduce la definición del concepto de control administrativo y su

aplicación en la organización, y luego la segunda parte representa el enfoque del método de
análisis. , Elementos de control y su integración con el sistema de gestión de la organización La
tercera parte se refiere al uso de cuadros de mando y diversas herramientas de control de gestión
para la gestión de la organización.

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 Objetivo General

Realizar la evaluación independiente, a la medición de indicadores de gestión de la empresa,

con el fin de verificar si estos cumplen con el propósito para el cual fueron establecidos.

Los indicadores de gestión son la expresión del comportamiento y desempeño de un proceso,

cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede una desviación sobre el
cual se toman acciones correctivas o preventivas.

Objetivos específicos.

Evaluación del funcionamiento del actual del sistema integral de control de la Empresa
SEGURIDAD TREBOL LTDA, mediante la aplicación de herramientas como conceptos
administrativos, elementos básicos de proceso, mediciones de resultados a través de una encuesta
basada en la visita a las instalaciones de la empresa.

1. Observación y verificación documental a cada uno de los diferentes componentes del

sistema a fin de realizar el diagnóstico y establecer puntos de mejora.
2. Establecer los riesgos a los que se expone la empresa a través del análisis de los datos
recopilados para determinar las bases de mejoramiento.
3. Definición del concepto de control administrativo y su aplicación en la organización.
4. Análisis de los enfoques, elementos del control y su integración con el sistema de gestión
en la organización.
5. Uso del tablero de mando y las distintas herramientas de control administrativo que
maneja la organización.
6. Plan de mejora que le recomienda a la organización para optimizar su sistema de control
haciendo énfasis en los indicadores de gestión.

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 ¿Qué es un control administrativo?

Consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la

organización para que estos coincidan con los objetivos y expectativas establecidas en sus
planes.

Herramientas De Control Administrativo

Hay gran variedad de herramientas para realizar control en sus diferentes actividades y
funciones, entre las principales se encuentran las que se desarrolla a continuación.

Presupuestos:

Esla herramienta de control administrativo más común en las organizaciones y consigue

en el proceso de establecer límites al manejo de los recursos. Las empresas suelen tener
presupuestos de ingresos, efectivo, de capital entre otros.

Estados Financieros:

Expresa el estado de sus activos y movimientos de ingresos y costos en determinados

periodos, los hay mensuales, anuales o según las políticas de la compañía manejan su
periodicidad.

Análisis Financiero:

Les permite a los directivos evaluar el desempeño de la empresa según la información

revelada en los estados financieros con sus respectivos indicadores orientando al liderazgo de la
organización a la toma de decisiones futuras sobre periodos actuales o futuros.

Valor Agregado (Eva)

Es una herramienta financiera para medir el rendimiento corporativo a partir de lo que la

empresa realiza con sus activos, se calcula restando la utilidad operativa después de impuestos
menos el costo de capital total anual.

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 Control Administrativo Y Aplicación En La Organización

Determina el cálculo que hace el mercado de valores del valor de los proyectos de
inversión pasados y futuros de la empresa. Se realiza una medición de las actividades de la
organización para hacerla consistente con las metas y expectativas establecidas. Sin un plan, sin
organización y sin orientación, el control es imposible porque se ejecuta de acuerdo con el
contenido del plan y estándares predeterminados.

El enfoque es el control que se realiza en la organización antes, durante o después del

proceso, estos tipos de control se denominan control anticipatorio o preventivo, control durante
el proceso o período concurrente y control o retroalimentación posterior.

Elementos Básicos Del Proceso De Control Los elementos básicos del proceso de
gestión administrativa y los procesos de control en la organización deben tener las características
de los siguientes elementos básicos

Aclaraciones sobre los objetos y estrategias organizativos para las organizaciones, es

muy importante que en el proceso de gestión y control, primero tengan metas claras y estrategias
organizacionales para poder controlar su respectivo cumplimiento.

Establecer estándares Incluye el establecimiento de parámetros o estándares específicos

como factores clave de éxito, es decir, aquellos aspectos o actividades que se consideran críticos
o decisivos para el logro de las metas.

Medición de resultados Permiten la medición de actividades, especialmente los resultados

de las operaciones realizadas considerando los siguientes aspectos: cuáles se miden con
precisión, cómo medir, la frecuencia de medición y la fuente de información a medir.

Comparación de resultados con estándares Implica comparar los resultados de la

medición con los estándares o parámetros establecidos cuando se establecen los objetivos de la
empresa y las estrategias para alcanzar ese objetivo. Cuando el resultado es diferente del
estándar, la operación que provocó el resultado debe ajustarse para mejorar el resultado.

Evaluación de resultados y acciones realizadas Un aspecto importante del proceso de

control es evaluar los resultados de las actividades de la organización y comparar los resultados
con base en los criterios definidos para lograr las metas de la organización.

Realimentación Una vez finalizada la evaluación de resultados y la decisión a ejecutar, la

evaluación se comunicará al personal correspondiente. Se les comenta la decisión de ajustar
también la observación de la persona y se reinicia el proceso de control.

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 Los indicadores de administración reflejan datos veraces y fiables, debido a que la
exploración del caso, de otra forma, no va a ser conveniente. Por otro lado, si los indicadores son
ambiguos, la interpretación va a ser complicada.

Lo cual posibilita un indicador de administración es establecer si un plan o una

organización permanecen siendo exitosos o si permanecen cumpliendo con las metas. El jefe de
la organización es quien frecuenta entablar los indicadores de administración, que son usados de
forma recurrente para evaluar manejo y resultados.

Indicadores. La diversidad de maneras de clasificar los indicadores de administración

del funcionamiento de las empresas, en seguida, se muestra una de las más comunes.

Administración corporativa. Permiten evaluar el funcionamiento total o universal de las

empresas.

Gestión de unidad estratégica corporativa. Permiten evaluar el funcionamiento de las

distintas unidades de comercio en esas empresas que hacen su actividad con diferenciación de
unidad de comercio.

Gestión actividad de áreas funcionales. Son indicadores diseñados para medir y evaluar
el funcionamiento de las zonas funcionales de la organización. Entre los primordiales de la
actividad servible se acostumbran nombrar los próximos:

- Indicadores financieros
- Indicadores de marketing
- Indicadores de producción y operaciones
- Indicadores de administración humana
- Indicadores de averiguación y desarrollo

Tipos de indicadores:

Administración específica. Son los indicadores con el propósito de evaluar el manejo de

ocupaciones concretas en el funcionamiento de la organización, una dependencia o una labor.

Administración de presupuesto. Son los indicadores involucrados con la ejecución del

presupuesto en funcionalidad del direccionamiento estratégico de las empresas para un definido
lapso de tiempo.

Eficiencia. Son los indicadores para evaluar la mejora de los recursos en un definido
lapso de tiempo de parte de la organización.

Productividad. Son los indicadores que evalúan la interacción entre los recursos
requeridos para hacer una actividad y los resultados conseguidos por la respectiva actividad.

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 Competitividad. Son los indicadores que evalúan la función de la organización para
seguir estando en el mercado y res preferida por el mercado referente con la competencia y las
dinámicas del ámbito.

Actividad. Son los indicadores que permiten medir las distintas ocupaciones que debería
hacer una organización para el desarrollo de su tarea organizacional.

Herramientas de control administrativo. Hay extensa variedad de herramientas para

hacer control en sus diferentes ocupaciones y funcionalidades, en medio de las primordiales se
hallan las que se lleva a cabo posteriormente.

Presupuestos. Es la herramienta de control administrativo más común en las empresas y

obtiene en el proceso de implantar parámetros al desempeño de los recursos. Las organizaciones
acostumbran tener presupuestos de ingresos, efectivo, de capital entre otros.

Estados financieros. Expresa el estado de sus activos y movimientos de ingresos y

precios en ciertos periodos, los hay mensuales, anuales o según las políticas de la compañía
manejan su periodicidad.

Estudio financiero. Les posibilita a los directivos evaluar el funcionamiento de la

compañía conforme con la información revelada en los estados financieros con sus respectivos
indicadores orientando al liderazgo de la organización a la toma de elecciones futuras sobre
periodos recientes o futuros.

Costo Añadido (EVA). Es un instrumento financiera para medir el rendimiento

corporativo desde lo cual la organización hace con sus activos, se calcula restando la utilidad
operativa luego de impuestos menos el precio de capital total anual.

Costo del mercado añadido (MVA). Establece el cálculo que hace el mercado de
valores del costo de los proyectos de inversión anteriores y futuros de la compañía.

Enumerador de mando. Además conocido como BALANCE SCORECARD (BSC) se

basa en un procedimiento para medir el manejo de las empresas en términos de su perspectiva y
táctica, posibilita monitorear las empresas con indicadores extras a los puramente financieros,
debido a que da la probabilidad de medir la manera en que las unidades de comercio inventan
costo para sus consumidores presentes y futuros.

Informe del proyecto de optimización y sugerencias para optimizar el sistema de consultoría de

administración integral de evaluación de control

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Empresa SEGURIDAD TREBOL LTDA

Presentación. La Empresa SEGURIDAD TREBOL LTDA, es una organización

Ibaguereña, dedicada a la prestación de servicio de vigilancia y estabilidad privada armada y no
armada con medios tecnológicos para diferentes superficies como estatal, residencial, industrial,
aeroportuaria entre otras, a grado nacional. Cuenta con más de 24 años de trayectoria en el
campo de la seguridad privada y de alarmas, está inscrito en la cámara de Comercio de Ibagué-
Tolima, su proyección en los siguientes 7 años es tener mayor cobertura a nivel nacional en más
apartamentos extendiendo sus servicios a grado nacional.

Estudio. Se hizo una evaluación a la Empresa SEGURIDAD TREBOL LTDA para

detectar los diferentes procesos y manejo de la organización en la que encontramos los ciclos
administrativos y manejo general. La compañía en la actualidad no cuenta con un sistema
incluido de administración, políticas de administración y sistemas administrativos
estandarizados, se socializa con el Gerente Gral., el control administrativo, como hoy se sabe es
un proceso sistemático con el cual se miden las ocupaciones que realiza la organización para que
estas coincidan con las metas de la compañía, teniendo una unión, dirección y control, se explica
el efecto positivo para la compañía llevar a cabo dichos procesos debido a que así el incremento
empresarial de hoy seria cuantificable y medible. Sin aquellos indicadores ya nombrados seria
bastante difícil tener control y manejar las distintas zonas de la compañía por la ampliación de
demanda en el mercado.

En la evaluación que se hizo a la organización encontramos los controles administrativos, su

enfoque, recursos de control para lo que en la actualidad no se está realizando, explico el Gerente
Gral. en últimos años no habían contemplado conceptos como contabilidad, finanzas, orden en
los inventarios, registro de operaciones, y administración administrativa. Sin embargo gracias a
la ampliación de obras, estructuras y reformas fiscales se han observado en la necesidad de ir
ajustando los procesos administrativos y financieros para darle un mejor rumbo a la compañía, se
examina los enfoques recientes de la organización. En la actualidad se maneja un control en el
sector de personal con afiliaciones al sistema general de estabilidad social, uso de recursos de
custodia para el personal y capacitación recurrente por parte del gerente general sobre la
utilización de la maquinaria, mantenimientos y registro en un documento los registros de las
fechas en las que se realizan estas ocupaciones; se evidencio aplican control preventivo y
concurrente con el personal operativo.

Proyecto de mejoras y Sugerencias para optimizar el sistema de control. Se socializa con

el Gerente Gral. La siguiente gráfica y los resultados positivos de llevar a cabo un tercer control
en sus operaciones. Finalizando el recorrido por las instalaciones con el Gerente Gral. se indago
si tenían un tablero de mando contemplando que poseen enfoques de control en los procesos, la
contestación ha sido negativa por parte del gerente, se socializa el manejo del tablero, sus
ventajas en la utilización de procesos por lo cual se dictamina hacer una iniciativa de llevar a
cabo un sistema de evaluación de administración en el que como alumnos pondríamos en

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práctica lo aprendido en la asignatura y la compañía se vería favorecida en la optimización de sus
procesos internos y externos. Se implementaría:

- Indicadores de administración de control

- Utilización de tablero de control
- Capacitación sobre la utilización de las diferentes herramientas de control administrativo
- Seguimiento y proyecto de mejoramiento de los procesos implementados y sus
indicadores