Actividad 12 SIG

Para este análisis se tomo como base una empresa de glp, en la cual vamos a abordar los 2
tipos de diagnósticos los cuales son:

ERP
Se utiliza para realiza todos todos los procesos centrales necesarios para operar una empresa:
finanzas, RR. HH., manufactura, cadena de suministro, servicios, compras y otros. En su nivel
más básico, el ERP integra estos procesos en un solo sistema.
Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos,
facturas y contabilidad de la compañía de forma modular. Sin embargo, la planificación de
recursos empresariales o el software ERP pueden intervenir en el control de muchas
actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de
inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.
Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el
cliente y el público general no tienen acceso a él; asimismo, es un sistema que trata
directamente con los proveedores, no estableciendo una relación meramente de carácter
administrativa con ellos (SRM).
Objetivos:
Establecer los lineamientos y políticas que permitan a los procesos del Sistema de Gestión
realizar sus actividades conforme a la misión y las normas legales y reglamentarias aplicables y
su eficacia.
Alcance
Este proceso cubre las actividades desde la Planeación estratégica corporativa,
implementación de las estrategias para el logro de los objetivos fijados por la alta dirección,
recolección de la información y seguimiento a los planes de acción generados en la misma.
Partes interesadas
- Entes de Control - Procesos - Junta Directiva

- Clientes - Competencia
Planeación
- Realizar la Planeación estratégica
- Generar “Marco Estratégico” incluida la definición de las Políticas y Objetivos del
Sistema de Gestión.
- Determinar planes de acción para los Sistemas de Gestión.
- Realizar programación de las reuniones para la Revisión Gerencial anuales.
Características
- Requisitos Normativos y de funcionamiento.
- Necesidades de talento humano, Infraestructura y recursos.
- Necesidades del mercado.
- Necesidades y expectativas del cliente.
- Resultado de auditorías.
- Retroalimentación del cliente.
- Información del desempeño de los procesos y conformidad del producto.
- Estado de las acciones correctivas y preventivas del Sistema.
- Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas.
- Grado del cumplimiento de los Objetivos del Sistema.
- Recomendaciones para la mejora.
SAP: Sistema informático que le permite a las empresas administrar sus recursos humanos,
financieros-contables, productivos, logísticos y más, las principales empresas del mundo
utilizan SAP para gestionar de una manera exitosa todas las fases de sus modelos de
negocios.
Las herramientas ofrecidas por SAP tienen la función de ayudar al usuario con todas las tareas
administrativas de su empresa y, a través del funcionamiento interno, crear un entorno
integrado que permita aumentar la eficiencia de sus usuarios.
El ERP de SAP cuenta con tres versiones diferentes: SAP ERP 6.0 – previamente R/3 – All-In-
One (A1) y Business One (B1).
SAP ERP 6.0 es la versión diseñada para empresas multinacionales, como las listadas en la
lista de “Fortune 500”; esto se debe tanto por la complejidad de la solución, como el costo
asociado a esta.
Modulos que maneja:
 Gestión financiera (FI). Libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales, etc.

 Controlling (CO). Gastos generales, costes de producto, cuenta de resultados,
centros de beneficio, etc.
 Tesorería (TR). Control de fondos, gestión presupuestaria, etc.
 Sistema de proyectos (PS). Grafos, contabilidad de costes de proyecto, etc.
 Gestión de personal (HR). Gestión de personal, cálculo de la nómina, contratación
de personal, etc.
 Mantenimiento (PM). Planificación de tareas, planificación de mantenimiento, etc.
 Gestión de calidad (QM). Planificación de calidad, inspección de calidad, certificado
de, aviso de calidad, etc.
 Planificación de producto (PP). Fabricación sobre pedido, fabricación en serie, etc.
 Gestión de material (MM). Gestión de stocks, compras, verificación de facturas, etc.
 Comercial (SD). Ventas, expedición, facturación, etc.
 Workflow (WF), Soluciones sectoriales (IS), con funciones que se pueden aplicar en
todos los módulos.
Ejemplos de estructuras
Isotools excellence: es un software para administrar Sistemas de Gestión y Modelos de

Excelencia conformado por un conjunto de diferentes módulos, dando lugar así, a un
software flexible, escalable y adaptable a las diferentes particularidades y necesidades de cada
organización, con independencia del tamaño o sector en el que cada una se encuadre. Permite
a las organizaciones tener una gestión automatizada, dando respuestas a sus necesidades
reales, así como, ayuda a éstas a consecución de su compromiso con la mejora continua y
excelencia.
Ejemplos de estructuras:
WORKFLOW
Los flujos de trabajo o workflow, son secuencias de acciones programadas donde se

automatizan acciones, actividades o tareas que se utilizan en la ejecución del proceso o
procesos, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y el aporte de las
herramientas necesarias para gestionarlo
Se pueden distinguir tres tipos de actividad:
 Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio

de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de
ellos en sí mismo.
 Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto
particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el
trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado
final.
 Actividades de coordinación.
Cualidades:
- Mejorar las comunicaciones dentro de la empresa haciéndolas más sencillas, más
ágiles y mucho más seguras.
- La creación corporativa de trabajos se ve considerablemente optimizada.
- Realizar una división del trabajo más clara y comprensible por parte de todos los
departamentos de la empresa. Así se consigue la realización de tareas mucho más
efectivas.
- Ahorrar tiempo y mejorar la productividad del negocio.
- Mejorar la atención y servicio al cliente.
- Integrar la totalidad de los procesos empresariales.
- Optimizar la circulación de la información.
- Mejorar el proceso interno de toma de decisiones.
- Lograr un sentimiento de pertenencia al grupo. Los empleados de una empresa se
sienten gracias al workflow mucho más reconocidos y valorados.
Ejemplo:
Proceso de solicitud de un anticipo de viaje a un empleado.

Aplica a todos los colaboradores que soliciten anticipos para el área de operaciones y logística
a nivel nacional previa autorización del ordenador del gasto (jefe Inmediato).El proceso inicia
con la programación de la ruta del área solicitante, continua con la aprobación por el jefe
inmediato operaciones y logística y termina con la legalización del gasto del anticipo de forma
parcial donde se legaliza como mínimo el 70% para poder solicitar un nuevo anticipo.
 Para la solicitud de anticipo, el colaborador deberá diligenciar el formato F0624 –

Solicitud de Anticipo de gastos de viaje para conductores. Este lo firma el solicitante y
aprueba el jefe inmediato, para remitirlo vía correo electrónico
 El auxiliar de control gastos de viaje verifica en el sistema SAP que el colaborador no
tenga anticipos mayores 30% por legalizar para poder registrar una nueva solicitud, de
lo contrario será causal de devolución al área responsable informando la novedad.
 El conductor deberá enviar la solitud de anticipo de viaje por lo menos con cinco (5) días
calendario de anticipación, para que se cuente con el espacio de validación y registro en
el sistema SAP por parte de contabilidad y posterior entrega y pago de tesorería.
 En caso de tratarse de un asunto prioritario será necesario contar con la aprobación del
jefe de tesorería para confirmación de pago.
 El área de tesorería realiza los pagos a cada una de las cuentas indicadas en los
formatos, las cuales son de titularidad de los conductores.
 En caso de alguna incapacidad o vacaciones, el conductor deberá legalizar con
anterioridad el saldo pendiente a la fecha de la novedad.
Pago de anticipo
 Todos los pagos de anticipos se girarán a la cuenta de nómina de cada empleado.

 El Auxiliar del Control de Gastos de viaje, debe entregar a Tesorería los formatos de
solicitud de anticipo, debidamente autorizados y contabilizados
 Para efectuar el pago se tendrán en cuenta las siguientes observaciones:
- Diligenciamiento completo del formato de anticipos de gastos de viaje.
- Revisión de las firmas de autorización
- Después de radicado el anticipo en Contabilidad, se tendrán dos (2) días hábiles para el
pago del anticipo.
Ro l Respo nsabi l id ades
Aprueba la solicitud de anticipo.

Informar y suministrar el respectivo procedimiento de solicitud de
anticipo a los colaboradores que se encuentren a su cargo.
Informar el buen manejo de los recursos
El coordinador de mantenimiento y logística tendrá la responsabilidad
del adecuado cumplimiento y control de los gastos por concepto de
Jefe y Coordi nad or de Lo gística lubricante, repuestos y mano de obra en lo referente al
mantenimiento de vehículos. Para el llevar el control
El coordinador de logística y Coordinador de mantenimiento tendrán
la responsabilidad de aprobar todo lo relacionado con la compra de
combustible y elementos de mantenimiento de vehículos no mayores
a $150,000.
Es responsabilidad de los coordinadores y jefes de logística el
adecuado control y cumplimiento de este procedimiento.
Aprobar los anticipos requeridos de acuerdo con la programación de

Jefe de Di strito ruta a distribuir de los conductores que se encuentren a su cargo
Es responsabilidad de los jefes de distrito el adecuado control y

cumplimiento de este procedimiento.
Verificar la información suministrada en el documento de solicitud de

anticipo y que este contenga todas las aprobaciones por jefe de
distrito o jefe inmediato
Validar en el sistema SAP que el empleado no cuente con anticipos

pendientes a legalizar mayor a 30 días y que el saldo pendiente no
supere el 30% del anticipado solicitado anteriormente.
Co ntabi li dad
El incumplimiento o no conformidad de la información suministrada
en la solicitud de anticipo de gastos, será causal de devolución por
contabilidad y se abstendrá de realizar el respectivo registro contable.
El registro contable se realizará directamente al colaborador quien

solicita el anticipo.
Es responsabilidad de contabilidad el adecuado control y
cumplimiento de este procedimiento.
Una vez realizado el registro contable de la solicitud de anticipo. El

Tesorería área de tesorería es responsable realizar el correspondiente pago al
colaborador en un plazo no mayor a los dos (2) días.
Archivar la documentación soporte entregada por las áreas.
Anualmente, se debe actualizar las tarifas de alimentación y

Control y Procesos
transporte local en los Formatos solicitud anticipo gasto viajes
conforme a las tarifas vigentes del mercado.
ADMINISTRACIÒN Y FINANZAS
SOLICITUD DE ANTICIPO DE GASTOS DE VIAJES PARA CONDUCTORES
Fecha de la Solicitud Distrito Bodega:
Nombre del Solicitante Cédula No.
Cargo Ciudad Origen Ciudad Destino
Motivo del Viaje
Fecha de Salida Fecha de Regreso Total Días de Viaje 0

Banco No. de Cuenta Tipo Cuenta
Concepto Cantidad
Hotel 0
Tarifas Autorizadas Manutención 0
Nivel Manutención Hospendaje Otros Transporte Transportes 0
Operativo: Distribuidores, Conductores. $ 35.000 $ 45.000 $ 30.000 $ 40.000 Otros 0
Peajes 0
TOTAL ANTICIPO
ACEPTACIÓN CONDICIONES DE LA PRESENTE SOLICITUD:
1.Yo __________________________________________________ mayor de edad, identificado (a) como aparece al pie de mi firma, por medio del presente escrito y de conformidad con el artículo 149 y siguientes
del Código Sustantivo del Trabajo, autorizo de manera voluntaria e irrevocable, a descontar de mi salario, prestaciones sociales, cesantías, intereses sobre las cesantías, prima de servicios, beneficios extralegales
e indemnizaciones.La suma total de $____________________________. Autorizo a que la suma antes mencionada sea descontada de mi salario en ________ cuotas mensuales por valor de
$________________________.
Si al momento de terminación de mi contrato de trabajo con , quedaren saldos pendientes de pago de la suma antes mencionada, igualmente, autorizo expresamente y de manera irrevocable a la compañia a
descontar dichos saldos de mi liquidación definitiva de salarios, prestaciones sociales, vacaciones, cesantía, intereses sobre la cesantía, auxilio de transporte, prima de servicios, beneficios extralegales,
indemnizaciones y bonificaciones.
2. Los Transportes en taxi deber ser legalizados con Notal de Contabilidad (se debe elaborar una nota por dia).
3. La legalización debe presentarse máximo a los cinco dias siguientes al regreso del viaje , de inclumplir con esta politica se descontara el anticipo total o saldo por legalizar en la proxima nómina.
4. De presentarse un saldo a favor de la compañía el empleado debera consignar el total de dicho sobrante dentro de los cinco dias siguientes al regreso del viaje en la cuenta corriente No.
5. Las facturas soporte como minimo deben tener: Nombre del establecimiento de comercio, razón social o nombre de la persona natural, NIT o cedula de ciudadanía, telefono fijo y/o celular. Sin estos datos el
soporte no es validó autorizó que se descuente por nomina el valor del soporte rechazado.
Firma Firma
Nombre Completo y No. Documento Identificacíón Nombre Completo y No. Documento Identificacíón
Cargo Cargo
BIBLIOGRAFIA
- https://nextech.pe/que-es-sap-y-para-que-sirve-sap-2/
- https://www.isotools.org/2016/11/11/isotools-excellence-principales-caracteristicas-del-
software-administrar-sistemas-gestion-modelos-excelencia/
-
F0624__2__Solicitud_de_anticipo_de_gastos_de_viajes_para_conductores.xls
Ssistema de Gestión de Calidad_CHILCO(En proceso) / Apoyo / Administración y Finanzas /

Procedimientos / ADFIN_P001 Procedimiento de gastos de viajes

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Para este análisis se tomo como base una empresa de glp, en la cual vamos a abordar los 2

tipos de diagnósticos los cuales son:

- Entes de Control - Procesos - Junta Directiva

Modulos que maneja:

 Gestión financiera (FI). Libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales, etc.

Isotools excellence: es un software para administrar Sistemas de Gestión y Modelos de

Los flujos de trabajo o workflow, son secuencias de acciones programadas donde se

Se pueden distinguir tres tipos de actividad:

 Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio

Proceso de solicitud de un anticipo de viaje a un empleado.

 Para la solicitud de anticipo, el colaborador deberá diligenciar el formato F0624 –

 Todos los pagos de anticipos se girarán a la cuenta de nómina de cada empleado.

Aprueba la solicitud de anticipo.

Aprobar los anticipos requeridos de acuerdo con la programación de

Es responsabilidad de los jefes de distrito el adecuado control y

Verificar la información suministrada en el documento de solicitud de

Validar en el sistema SAP que el empleado no cuente con anticipos

El registro contable se realizará directamente al colaborador quien

Una vez realizado el registro contable de la solicitud de anticipo. El

Archivar la documentación soporte entregada por las áreas.

Anualmente, se debe actualizar las tarifas de alimentación y

SOLICITUD DE ANTICIPO DE GASTOS DE VIAJES PARA CONDUCTORES

Fecha de la Solicitud Distrito Bodega:

Nombre del Solicitante Cédula No.

Cargo Ciudad Origen Ciudad Destino

Motivo del Viaje

Fecha de Salida Fecha de Regreso Total Días de Viaje 0

ACEPTACIÓN CONDICIONES DE LA PRESENTE SOLICITUD:

Ssistema de Gestión de Calidad_CHILCO(En proceso) / Apoyo / Administración y Finanzas /

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