Tema 3. Compraventa

TEMA 3.
SOLICITUD, EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE MERCANCÍAS

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1. PROCESO DOCUMENTAL DE LA COMPRAVENTA.

El proceso documental derivado de las operaciones de compraventa lo
vamos a abordar desde los puntos de vista diferentes: el del comprador y del
vendedor.
En esta unidad veremos el presupuesto, pedido, cartas de porte, notas de
entrega y registros.
2. EL PRESUPUESTO.
El Presupuesto es un documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta
detallada aun posible comprador. Si la oferta es aceptada por el comprador, el
presupuesto es el origen de un contrato.
En el presupuesto figurarán los datos necesarios para establecer las condiciones

de la operación:
o Identificación del vendedor y del comprador: nombre, domicilio y NIF.

o Fecha de emisión y período de validez del presupuesto.
o Descripción y precio de las mercancías.
o Condiciones: forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc.
La aceptación se puede hacer mediante la firma y la expresión acepto u otra

similar, escrita en el propio presupuesto o mediante cualquier otro medio de
correo o fax.
2.1. LOS PRESUPUESTOS DE OBRAS Y

SERVICIOS.
TEMA 3. SOLICITUD, EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE MERCANCÍAS
2
Se trata de un documento creado por el oferente del servicio , en el que

se hace constar la descripción detallada de la operación y de sus condiciones
específicas.
Sobre estos presupuestos se pueden hacer las siguientes consideraciones:
a) El prestador entregará el presupuesto antes de la realización de la

obra o servicio.
b) Gastos de desplazamiento. Sólo podrán cobrarse una vez, aunque
para la realización del presupuesto se hayan realizado varios viajes.
c) Averías o efectos ocultos. Si durante la prestación del servicio se
advirtieran averías o defectos ocultos, serán puestos en conocimiento
del cliente con la indicación del incremento del coste.
d) Pago del presupuesto no aceptado. La elaboración del presupuesto se
pagará si no fuera aceptado por el usuario, siempre y cuando se haya
informado de la obligación de su pago.
3. EL PEDIDO.
Es la solicitud que realiza una empresa o profesional a un proveedor para
que la suministren unas determinadas mercancías o le preste un servicio.
El pedido obliga al comprador de forma unilateral, pero no crea

obligaciones para el vendedor hasta que lo acepta.
El pedido tiene carácter contractual desde el momento en que se formaliza

y su incumplimiento tiene las mismas consecuencias que el incumplimiento de
un contrato de compraventa.
3.1. FORMALIZACIÓN DE LOS PEDIDOS.

Los pedidos son tramitados por el departamento de compras utilizando los
medios siguientes:
 Correo electrónico, página web, fax. Tienen las ventajas de la

inmediatez y de que queda constancia de las condiciones de la
operación.
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 Correo ordinario. Mediante una carta comercial en la que se

establecen las condiciones de la operación.
 Nota de pedido. Se trata de un impreso específico para este cometido,
que contiene todos los datos necesarios para realizar el pedido.
 Verbalmente. Tiene la ventaja de la inmediatez, pero la desventaja de
que no queda constancia de las condiciones, lo que pueda dar lugar a
diferentes interpretaciones.
 Mediante agente o representante comercial.
3.2. CLASES DE PEDIDOS.

Los pedidos se pueden clasificar en pedido en firme y pedido condicional.
a) Pedido en firme. Se realiza cuando el comprador y el vendedor están de

acuerdo en las condiciones de la operación.
b) Pedido condicional. Surge cuando el comprador expone unas condiciones

al vendedor y la validez depende de la aceptación de las condiciones por parte del
vendedor.
El documento que se utiliza para realizar este tipo de pedidos se denomina

pedido condicional o propuesta de pedido.
3.3. LA NOTA DE PEDIDO.

Es un impreso en el que se detallan los artículos solicitados, así como las
principales condiciones de la operación, salvo que ya estuviesen pactadas en un
contrato de compraventa o de suministro.
3.4. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE

PEDIDOS.
En el departamento de compras se dispondrá de un archivo para guardar
los pedidos de los clientes y otro para guardar los pedidos que se hayan realizado
a los proveedores. Uno se denominará “Pedidos a proveedores” y otro “Pedidos de
clientes”.
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Pedidos a proveedores: Se abrirá una carpeta por cada proveedor; en ella se

archivarán, ordenador por fechas, los pedidos realizados a cada uno.
Pedidos de clientes: Se abrirá una carpeta en la que, con este nombre y a

medida que van llegando, se les asignará un número correlativo y se archivarán
por ese orden.
3.5. INCIDENCIAS.
o Denegaciones. Que no queremos ese producto.
Una empresa que recibe un pedido puede verse obligada a denegarlo por
circunstancias como las siguientes:
 Carecer de existencias.
 No poder cumplir las condiciones solicitadas por el comprador.
 Disponer de informes poco favorables.
o Modificaciones. Se notificarán a los proveedores con la máxima urgencia,
antes de que envíen la mercancía.
o Anulaciones. Pueden deberse a múltiples causas, atribuibles al proveedor
(retrasos, diferencias de calidad, mercancías deterioradas, etc.) o al
comprador (errores, dificultades para pagar, no recibir las mercancías,
etc.).
4. EL TRANSPORTE DE MERCANCÍAS.
Para transportar mercancías existen varias opciones:
- Utilizar los vehículos del vendedor.
- Utilizar vehículos del comprador.
- Contratar a un transportista o a una agencia de transporte.
4.1. Documentación del transporte.

El contrato de transporte se formaliza por escrito en un documento
denominado carta de porte, que según el medio de transporte empleado tiene una
denominación diferente.
A. EMISIÓN Y NÚMERO DE EJEMPLARES DE LA CARTA DE PORTE.

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La carta de porte es expedida por las empresas de transporte. Se emiten tres

ejemplares originales, que firmarán el cargador y el transportista:
o El primer ejemplar se entrega al cargador.

o El segundo ejemplar viaja con las mercancías transportadas y puede ser
exigido por el destinatario.
o El tercer ejemplar queda en poder del transportista.
B. CONVERSACIÓN DE LAS CARTAS DE PORTE.
El transportista, el cargador y el destinatario deberán conservar una copia de

la documentación del transporte a disposición de la Inspección del Transporte
Terrestre durante al menos un año.
4.2. El IVA en el transporte.

El transporte es un servicio sujeto al Impuesto sobre el valor añadido (IVA).
Los tipos impositivos que se han de aplicar son los siguientes:
o Transporte de mercancías: 21%

o Transporte de viajeros y sus equipajes: 10%
o Transporte internacional: exento.
Cargador
 Contrata el transporte.
 Se queda un ejemplar de la carta de porte.
Transportista
 Transporta la mercancía.
 Se queda un ejemplar de la carta de porte.
 Viaja con otro ejemplar de la carta de porte.
Consignatario
 Recibe las mercancías.

 Puede solicitar un ejemplar de la carta de porte.
Verifica las condiciones.

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Da el visto bueno
5. ALBARÁN O NOTA DE ENTREGA.

El albarán, también denominado nota de entrega, es el documento que
acompaña a la mercancía en el momento de su entrega al comprador. También se
considera albarán el documento que acredita la prestación de un servicio.
El albarán no es un documento de uso obligatorio, pero es un documento de

prueba esencial para acreditar la entrega o puesta a disposición del material
vendido o del servicio prestado a un cliente.
Mediante el albarán se podrán acreditar los siguientes hechos:
La salida de las mercancías del almacén del vendedor.

La recepción de la mercancía por el comprador.
La realización del transporte.
5.1. CLASES DE ALBARANES.
Los albaranes pueden emitirse valorados o sin valorar:
a) Albarán valorado. En él figuran los precios unitarios y el total de la

operación.
b) Albarán sin valorar. Sólo refleja la descripción y la cantidad de la
mercancía enviada, pero no los precios.
o Copia de los albaranes.
a) Copia para el vendedor: sirve para justificar la salida de las
mercancías del almacén y para realizar la factura basada en
ese albarán.
b) Copia para ser firmada por el comprador: el comprador debe
comprobar que los datos del albarán concuerdan con la
mercancía recibida y con el pedido que realizó.
c) Copia para el comprador: El comprador se queda con una de
las copias para justificar que ha recibido la mercancía.
5.2. COMPROBACIÓN DE LAS MERCANCÍAS RECIBIDAS.
Cuando la mercancía llega al almacén, se realizan las siguientes

operaciones:
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1. Comprobar si la fecha de recepción de la mercancía es la prevista.

2. Verificar que la mercancía recibida es la que se indica en el albarán.
3. Comprobar que la mercancía recibida es la que figura en el pedido.
4. Comprobar que la mercancía ha llegado en perfectas condiciones.
5.3. INCIDENCIAS.
Incidencia Consecuencias
Incumplimiento del El comprador puede optar entre:
plazo fijado para la  Resolver el contrato.
entrega.  Exigir el cumplimiento del contrato.
Incumplimiento en la  No se cumple con la cantidad.
cantidad y la calidad  No se cumple con la calidad.
pactadas de
mercancías.
Existencia de vicios en  Vicios evidentes. Son los externos, apreciables por
la mercancía. el comprador.
 Vicios ocultos. Son los que no pueden ser
detectados a simple vista por el comprador.
El comprador rechaza El vendedor puede optar entre:
la mercancía sin causa  Resolver la compraventa.
justificada o tarda en  Exigir al comprador que cumpla lo pactado y le
hacerse cargo de ella. abone el precio convenido.
5.4. PLAZO DE RECLAMACIÓN
El comprador debe reclamar en los plazos que aparecen en la Tabla 3.3.
Por defectos apreciables a En el momento de la entrega.

simple vista.
Por defectos evidentes si la En el plazo máximo de cuatro días contados
mercancía está embalada. desde la entrega.
Por vicios o defectos ocultos Dentro de los 30 días siguientes a su entrega.
5.5. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE ALBARANES.
Los albaranes se archivarán junto con los pedidos, o también se pueden

crear un archivo específico para los albaranes de la siguiente forma:
 Albaranes de las ventas. Los albaranes que han firmado los clientes como
comprobante de la entrega de la mercancía se guardan en un archivador
rotulado como “albaranes de clientes”.
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 Albaranes de las compras. Es necesario tener un archivador rotulado como

“Albaranes de proveedores” para guardarlos agrupados por proveedores y,
dentro de estos, por fechas.
6. CONTROL DE LOS ENVÍOS Y RECEPCIONES DE

MERCANCÍAS.
Se pueden establecer dos registros: uno para el control de los pedidos
realizados a los proveedores y otro para el control de los pedidos recibidos de los
clientes.
6.1. CONTROL DE LOS PEDIDOS REALIZADOS A LOS PROVEEDORES.
En el departamento de compras se lleva a cabo el control de los pedidos
realizados a los proveedores para conocer:
Si los pedidos se han llevado a cabo en el momento oportuno para evitar
que la empresa sufra desabastecimientos.
Quién ha realizado el transporte.
Si la mercancía ha llegado en el plazo pactado.
Si las mercancías han llegado en buenas condiciones.
Si se ha producido alguna incidencia.
Si se tiene que realizar alguna reclamación.
6.2. CONTROL DE LOS PEDIDOS RECIBIDOS DE LOS CLIENTES.
En el departamento de ventas se realiza el control de los pedidos que

reciben de los clientes para conocer:
Si se dispone de las existencias suficientes para atender el pedido.

Si las mercancías han salido hacia su destino.
Quien realiza el transporte.
Si el pedido ha sido recibido por el cliente.
Si se ha producido alguna incidencia.

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SOLICITUD, EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE MERCANCÍAS

1. PROCESO DOCUMENTAL DE LA COMPRAVENTA.

En el presupuesto figurarán los datos necesarios para establecer las condiciones

o Identificación del vendedor y del comprador: nombre, domicilio y NIF.

La aceptación se puede hacer mediante la firma y la expresión acepto u otra

2.1. LOS PRESUPUESTOS DE OBRAS Y

Se trata de un documento creado por el oferente del servicio , en el que

Sobre estos presupuestos se pueden hacer las siguientes consideraciones:

a) El prestador entregará el presupuesto antes de la realización de la

El pedido obliga al comprador de forma unilateral, pero no crea

El pedido tiene carácter contractual desde el momento en que se formaliza

3.1. FORMALIZACIÓN DE LOS PEDIDOS.

 Correo electrónico, página web, fax. Tienen las ventajas de la

 Correo ordinario. Mediante una carta comercial en la que se

3.2. CLASES DE PEDIDOS.

a) Pedido en firme. Se realiza cuando el comprador y el vendedor están de

b) Pedido condicional. Surge cuando el comprador expone unas condiciones

El documento que se utiliza para realizar este tipo de pedidos se denomina

3.3. LA NOTA DE PEDIDO.

3.4. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE

Pedidos a proveedores: Se abrirá una carpeta por cada proveedor; en ella se

Pedidos de clientes: Se abrirá una carpeta en la que, con este nombre y a

- Utilizar los vehículos del vendedor.

- Utilizar vehículos del comprador.

- Contratar a un transportista o a una agencia de transporte.

4.1. Documentación del transporte.

A. EMISIÓN Y NÚMERO DE EJEMPLARES DE LA CARTA DE PORTE.

La carta de porte es expedida por las empresas de transporte. Se emiten tres

o El primer ejemplar se entrega al cargador.

B. CONVERSACIÓN DE LAS CARTAS DE PORTE.

El transportista, el cargador y el destinatario deberán conservar una copia de

4.2. El IVA en el transporte.

o Transporte de mercancías: 21%

 Recibe las mercancías.

Verifica las condiciones.

5. ALBARÁN O NOTA DE ENTREGA.

El albarán no es un documento de uso obligatorio, pero es un documento de

Mediante el albarán se podrán acreditar los siguientes hechos:

La salida de las mercancías del almacén del vendedor.

5.1. CLASES DE ALBARANES.

Los albaranes pueden emitirse valorados o sin valorar:

a) Albarán valorado. En él figuran los precios unitarios y el total de la

5.2. COMPROBACIÓN DE LAS MERCANCÍAS RECIBIDAS.

Cuando la mercancía llega al almacén, se realizan las siguientes

1. Comprobar si la fecha de recepción de la mercancía es la prevista.

5.4. PLAZO DE RECLAMACIÓN

El comprador debe reclamar en los plazos que aparecen en la Tabla 3.3.

Por defectos apreciables a En el momento de la entrega.

5.5. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE ALBARANES.

Los albaranes se archivarán junto con los pedidos, o también se pueden

 Albaranes de las compras. Es necesario tener un archivador rotulado como

6. CONTROL DE LOS ENVÍOS Y RECEPCIONES DE

En el departamento de ventas se realiza el control de los pedidos que

Si se dispone de las existencias suficientes para atender el pedido.

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