Diagnóstico de comunicación interna Copetran

 
 

María Valentina Reyes Neira

Erika María Portilla Valbuena

Maryuri Vanessa Carvajal Duarte

Comunicación Social y Periodismo, Universidad Pontificia Bolivariana

Comunicación Organizacional

Prof. Oscar Alirio Rodríguez Silva

Abril 23, 2021

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN - PRE DIAGNÓSTICO 1 2

DISEÑO DEL CUESTIONARIO 3

4
5

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS 6

……………………………………………………………………………………………….7
……………………………………………………………………………………………….8
……………………………………………………………………………………………… 9
……………………………………………………………………………………………...10

DIAGNÓSTICO DE COMUNICACIÓN INTERNA ………………….........................11

ANÁLISIS DOFA ……………………………………………………………………….12

……………………………………………………………………………………………13

BIBLIOGRAFÍA …………………………………………………………………………14

INTRODUCCIÓN
  PRE DIAGNOSTICO

Identificación General De La Empresa 

Origen de la empresa: 29 de diciembre de 1942 

Nombre de la empresa: COOPERATIVA SANTANDEREANA DE

TRANSPORTE “COPETRAN” 

NIT: 890.200.928-7 

Actividad económica: Transporte terrestre de pasajeros, carga y mensajería especializada. 

Supervisor: Álvaro Torres Amado 

Teléfono de la empresa: (7) 6448167 

Número de empleados: 200 aproximadamente. 

Distribución geográfica: Más de 1.200 oficinas 

Dirección Oficina principal: Calle 55 # 17B-17, Bucaramanga- Santander. 

Misión: Brindar soluciones logísticas integrales de transporte, con los más altos estándares

de calidad, respaldo y seguridad, con alianzas estratégicas para satisfacer sus necesidades. 

Visión: En el 2025, COPETRAN estará posicionada como una empresa líder de transporte
multimodal y servicios integrales a nivel nacional e internacional, reconocido por
evolucionar ante las exigencias de nuestros clientes, con cumplimiento y compromiso con
el desarrollo sostenible, generando valor para los asociados y colaboradores. 

Valores de la compañía:  Copetran es una cooperativa integral que cuenta con un amplio

portafolio de servicios y tecnología de punta en los servicios y vehículos, los cuales
están monitoreados las 24 horas del día y siete días a la semana para brindar soluciones
oportunas y efectivas, y seguridad a los clientes. 
Ofrecer valores agregados los impulsa a estar en constante innovación.
Desarrollando campañas de seguridad vial con puntos estratégicos que llamaron Puntos
Refrescantes, dirigido a los profesionales del volante, con el objetivo de garantizar la
seguridad en los viajes al 100%, brindando protección a usuarios y empleados”. 
También se destaca por contar con personal calificado, comprometido y que se
identifica con la misión y visión de la compañía que es clave para lograr las metas. “La
familia Copetran es honesta, trabajadora y visionaria. Día a día genera estrategias para estar
a la vanguardia del mercado, y está en constante evolución para lograr la preferencia de los
usuarios al momento de viajar”. 
Una familia fortalecida que ha podido enfrentar las dificultades cíclicas que se presentan en
las diferentes unidades de negocio. “Copetran es una empresa estable, que se adapta a las
dinámicas del mercado, incursionando en nuevas plataformas tecnológicas que nos
permiten satisfacer las necesidades de los usuarios, como servicios digitales”. 

Posicionamiento en el mercado: Empresa líder en transporte terrestre de pasajeros, carga

y mensajería. 

Clientes y potenciales clientes: Viajeros, empresarios, entre otros. 

Competencia: Empresas de transporte y envíos de todo el país. 

Departamento de comunicación: No tiene 

Medios de comunicación: Instagram, Facebook y pagina web. 

Atención al cliente: PQRS 

Estructura organizacional - cómo está compuesto el organigrama:  

DISEÑO DEL CUESTIONARIO

Nombre: 

Cargo: 

1. Sexo  
  
a. Femenino  
b. Masculino  
  
2. Edad  
  
-------------------  
  
3. ¿Cuánto tiempo de antigüedad tiene usted en la empresa? 
  
a. 1-12 meses  
b. 1-5 años  
c. 6-10 años  
d. Más de 11 años  
  
4. ¿Qué tanto cree que conoce a la compañía Copetran?  
  
a. Sé bastante sobre la empresa.  
b. Yo sé un poco sobre la compañía.  
c. No sé casi nada acerca de la empresa.
d. Conocer la existencia de la empresa no es importante para mí.  
  
5. ¿Cómo se entera de los acontecimientos de la empresa?  
  
a. Por reuniones que realizan los directivos  
b. Por comentarios de compañeros de trabajo  
c. Por comunicados oficiales 
d. De otra manera  
  
6. ¿Cuánta información que le suministra la empresa lee usted?  
  
a. Generalmente leo todo  
b. Leo la mayor parte de ella  
c. No leo en absoluto  
  
7. ¿Cuál es su calificación general de la información que se comunica en su
empresa?  
  
a. Excelente  
b. Muy bien  
c. Bueno  
d. Malo 
  
8. ¿Confía usted en la información que recibe?  
 
a. Siempre 
b. Casi siempre.  
b. A veces.  
e. Nunca.  
  
9. ¿Cómo describe la información que recibe dentro de su empresa?  
  
a. Nos mantiene muy bien informados  
b. Nos mantiene informados. 
c. Nos da sólo una cantidad limitada de información  
d. No nos dice mucho acerca de lo que está pasando  
 
  
10. ¿En qué medida la organización comparte información de gran importancia?  
  
a. Siempre se informa a tiempo   
b. Casi siempre se informa   
c. Regularmente se informa    
d. Nunca me entero de nada  
  
11. ¿De qué fuentes recibe la información acerca de lo que está pasando en la
empresa?  
a. Boletín informativo  
b. Correo 
c. WhatsApp 

12. ¿Cuál es su medio de preferencia para recibir información confiable?   

____________________    
  
13. ¿Cómo calificarías la capacidad de comunicación de tu jefe?  
  
a. Excelente  
b. Muy bien  
c. Bueno  
d. Malo 
  
14. En cuanto a la misión y visión de la empresa ¿consideras que el personal la
conoce, la comprende y la aplica en su día a día? 
 
a. Suficiente  
b. Poco  
c. Nada  
  
 15. ¿Cuentan con un manual de ética y conducta? Si sí, qué tan útil lo consideras
para efectos del día a día. 
  
a. Muy útil  
b. Poco útil  
c. Nada útil  
  
  
16. ¿Existe alguna dificultad para comunicarse con un sector de la compañía en
especial?  
  
a. Finanzas y administración   
b. Ventas, marketing y publicidad   
c. Operaciones 
d. Gerencia 
e. Recursos humanos  
  
17. ¿Sobre qué temas le gustaría recibir más información por parte de la
empresa?  
  
------------------------------------------  
  
18. ¿Han recibido capacitación en comunicaciones?   
  
a. Sí  
b. No  
c. No recuerdo  
  
19. ¿Desarrollan habitualmente una encuesta de cómo se siente trabajando con la
empresa?  
  
a. Sí  
b. No  
c. No participo   
d. No son de mi interés   
  
20. ¿Qué tipo de actividades recreativas se realizan desde la organización?   
  
a. Competencias deportivas  
b. Concursos de fotografía  
c. Reuniones entre colaboradores  
d. Otras  
   
21. ¿Algo más que quieras agregar y no te hayamos preguntado?  

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

El análisis de comunicación para Copetran, se llevó a cabo por medio de una encuesta online a los
colaboradores, propietarios de buses y directivos, A continuación, se presentan los datos de
interés según las entrevistas realizadas a 11 colaboradores de la empresa:
Se llevó acabo el análisis de la
comunicación interna mediante
la aplicación de la anterior
encuesta, donde se logró
Identificar cómo perciben los
empleados y los jefes la
comunicación al interior de la
organización y conocer a fondo
algunas dinámicas de la
organización para así contrastarlas con la investigación anteriormente realizada sobre la empresa
y su funcionamiento, a partir de esto concluimos sintetizando las fortalezas y las debilidades de la
comunicación interna en Copetran.

 Más del 50% de los socios, dueños y colaboradores de los distintos sectores de la empresa
no hacen las encuestas respectivas para saber la conformidad que se tiene con la organización
o ni siquiera tienen conocimiento de estas encuestas, muy pocos los que sí las responden. 

 La empresa sí realiza actividades recreativas que ayudan a la cultura organizacional. 

 En su mayoría son hombres quienes hacen parte de este grupo de colaboradores en la

organización.  

 Más del 70% de los colaboradores llevan de seis años en adelante haciendo parte de la
empresa. 

 Los colaboradores, socios y dueños conocen muy bien a la compañía de la cual hacen
parte. 

 Aunque los colaboradores se enteren de las diversas informaciones que se quieren

comunicar, dentro de la organización se están manejando diferentes medios y esto de una u
otra forma puede también llegar a generar desinformación. 

 Gran cantidad de colaboradores leen casi en su totalidad la información que les brinda la
empresa, pero también hay otros que no leen nada. 

 Para todos los colaboradores que respondieron la encuesta, la información que se

comunica en la empresa es muy buena y excelente. 

 Más del 50% de los colaboradores confían plenamente en la información que les brinda la
empresa, otros casi siempre confían y muy pocos son los que confían algunas veces. 

 La organización informa a tiempo lo que se quiere comunicar. 

 Más del 70% de los colaboradores consideran que la comunicación por parte del jefe es
excelente. 

Los resultados fueron presentados obtuvieron las siguientes conclusiones:

 Es urgente intervenir la comunicación desde la fluidez y la claridad de la misma.

 Igualmente, se debe considerar la implementación de una mezcla de medios y canales

específicos que la facilite.

 Generar conciencia de la importancia de mejorar e invertir en un plan de comunicación y

solicitar el diseño del mismo.
  Es importante hacer énfasis en que involucrar a la gerencia y a su comité tanto en la
validación de los resultados como en el diseño del plan estratégico de comunicación,
permite ganar su compromiso con la intervención y el presupuesto que requería.

 Finalmente, este proceso logró el análisis detallado de la comunicación interna: acciones,

medios y espacios de comunicación, cultura, clima organizacional y flujo de la
comunicación. Además, de la sensibilización sobre la importancia de la comunicación en la
empresa para lograr la articulación de los procesos hacia una meta en común y la
sostenibilidad en el tiempo el diseño de un plan estratégico de comunicación es esencial
para que sea aplicado en virtud de su desarrollo Organizacional y un futuro cumplimento
de las metas a largo y corto plazo.

DIAGNÓSTICO DE COMUNICACIÓN INTERNA

La cooperativa Santandereana de transportes Copetran, es una empresa en donde los procesos de
comunicación que se presentan en su interior pueden encontrar varios obstáculos evidentes en las
encuestas realizadas, entre ellos el exceso de información sin retroalimentación que causa la falta
de confianza en la información que se comunica y la toma de decisiones centrada en la gerencia,
entre otros.

Mediante el diagnóstico hemos podido encontrar este tipo de informalidades en los procesos
comunicativos, sus problemas, potencialidades y la forma en que están afectando la organización
y el desempeño de sus colaboradores. Fue posible conocer a profundidad todas las aristas de la
comunicación al interior de la organización, qué se publica y de qué manera, en qué momento se
presentan las falencias, qué papel juegan los colaboradores y directivos en este tipo de situaciones
comunicacionales, qué medios se utilizan, qué tan formales son y qué alcance tienen dentro de la
empresa.

De la misma manera, la ausencia de un sistema de comunicación definido y de un Departamento

de Comunicaciones, no hay canales oficiales definidos y se evidenció el desconocimiento que hay
sobre el rol del comunicador al interior de una empresa por parte de los directivos. En su mayoría,
las empresas medianas en crecimiento presentan este tipo de falencias, ya que su principal
objetivo es su crecimiento y su posicionamiento en el mercado. Lo anterior, empieza a dar cabida
al incumplimiento del direccionamiento estratégico de la organización y a una comunicación
interna informal, poco estratégica, sin feedback entre colegas, directivos y diferentes áreas. De la
misma manera, afecta la productividad e incrementa los errores en el clima y cultura laboral.

Los resultados obtenidos en este diagnóstico arrojaron que las oportunidades de mejora de la
empresa a nivel comunicacional se centran en contar con los suficientes medios de comunicación
internos e implementar el flujo de comunicación por medios de canales específicos, llevar una
comunicación fluida y clara.

Es necesario promover y proponer la gestión de la comunicación interna en la empresa debido a

que sus trabajadores, colaboradores y jefes deben tener una mayor comunicación efectiva para
cumplir y mejorar cada día. Es importante hacer el diagnóstico de comunicación interna ya que
permite conocer y evaluar a fondo, Casi como procesos médicos de la organización, en el cual el
paciente que sería la empresa necesita atención especial y de cuidados estratégicos que gestión
en su mejoría y su perfecto funcionamiento

Finalmente, este proceso logró el análisis detallado de la comunicación interna: acciones, medios y
espacios de comunicación, cultura, clima organizacional y flujo de la comunicación. Además, de la
sensibilización sobre la importancia de la comunicación en la empresa para lograr la articulación
de los procesos hacia una meta en común y la sostenibilidad en el tiempo el diseño de un plan
estratégico de comunicación es esencial para que sea aplicado en virtud de su desarrollo
Organizacional y un futuro cumplimento de las metas a largo y corto plazo.

ANÁLISIS DOFA
Con base en los resultados de las encuestas, realizamos un análisis DOFA de la comunicación
interna de la empresa, evaluando las fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades, para
anticipar situaciones positivas o negativas que podrían afectar a la empresa y sus estrategias:

Fortalezas Debilidades
Análisis interno
-Incentivos a los -No manejan un solo canal
colaboradores por medio de oficial para la
actividades recreacionales. comunicación de la
información.
-Todos los colaboradores
conocen de la organización, -Precios elevados por el
como la visión y la misión posicionamiento que tiene
de esta. la empresa.

-La capacidad de -Muy bajo conocimiento e

comunicación del jefe es implementación de una
excelente. comunicación interna
estructurada.
-Copetran presta a sus
clientes servicios con muy -Los colaboradores no
buenos bienes tangibles, confían del todo de la
inversiones y tecnología. información que se les
suministra.
-Recursos y elementos
internos (la experiencia y
formación)

Oportunidades Amenazas
Análisis externo
-Muchos competidores en
-Posicionada como una de la industria del transporte.
las empresas de transporte
más importantes a nivel -Bajo de precios en el
nacional con más de 70 transporte aéreo, ya que las
años de experiencia. personas lo prefieren por el
recorte de tiempo.
-Es una empresa
multimodal. -Bajo de precios en los
servicios que ofrecen las
-Alta movilidad. empresas de mensajería.

-Aumento de los pasajes -Aumento del precio del

terrestres en medio de combustible.
transporte por días festivos
 para realizar viajes de -Situaciones extraoficiales
vacaciones. que se presenten en todo el
país (paros, vías en mal
-Mercados desatendidos. estado, desastres naturales).

-Necesidad inmediata por

los servicios.

-Alta cobertura en rutas

nacionales e internacionales
que presta la empresa.

BIBLIOGRAFÍA
Olmos Botero, A., González Hernández, D. (2012). Análisis de la comunicación interna y
propuesta de plan estratégico en la Fundación Trascender, Cali.
https://red.uao.edu.co/bitstream/handle/10614/974/TCS00118.pdf?
sequence=1&isAllowed=y
Ponce Talancón, H. (enero-junio de 2007). La matriz DOFA. Alternativa de diagnóstico y
determinación de estrategias de intervención en diversas organizaciones.
https://www.redalyc.org/pdf/292/29212108.pdf