SAP INTEGRAL

( MM – PP – FI )
1.1.
¿Qué¿Qué esERP
es un un ERP
? y para que sirve?

Servicios Recursos Humanos

Proyectos Contabilidad
Eterprise
Resouce
Distribución
Inventario Planning

Compras
Finanzas

Ventas Producción
¿Qué es SAP?

SAP proviene del alemán Systemanalyse

Programmentwicklung (Análisis de sistemas y
Desarrollo de Programas ). Fundada en 1972 en
Alemania. Hoy está en el centro de la revolución
empresarial y tecnológica como líder del mercado
en software de aplicaciones empresariales.

https://www.sap.com/latinoamerica
Módulos de SAP

Módulos
Integrados
Sales and
Distribution
Financials
SD
Sales & FI Controlling
Materials Distribution Finance
Management MM
Materials CO
Controlling

R/3
Assets
PP AM Accounting
Production Production Fixed Assets
Planning Mgmt.

QM Client / Server PS
Projects
Projects
Quality
Management
Quality
PM
Maintenance
ABAP/4 CA
Cross
System

Plant HR IS Aplications
Maintenence Human Vertical Vertical
Solutions Solutions
Resources
Human
Resources
Gestión de Materiales
SAP MM
Introducción a MM

MM
El componente Gestión de Materiales
(MM) controla todas las fases
involucradas en:

❑ Gestión de Suministros y
existencias
❑ Planeación y Control de Materiales
❑ Compras
❑ Gestión de Stocks
❑ Gestión de Servicios
❑ Revisión de Facturas
Objetivos de la Sesión

Conocer el proceso de aprovisionamiento de bienes

Gestionar las solicitudes y pedidos de compras

Estrategias de liberación para solicitudes y pedidos de

compras

Gestionar el ingreso de mercadería

Procedimiento de verificación y Registro de Factura

AGENDA
Tema 1. Ciclo de aprovisionamiento

Tema 2. Solicitud de Pedido

Tema 3. Pedido de compras

✓
Tema 4. Entrada de Mercadería

Tema 5. Registro de Factura

Tema 1. Estructura Organizacional y Ciclo de aprovisionamiento

Mandante 800
Mandante

Sociedad Sociedad
1000 2000
Sociedad

Centro 1000 Centro 1100 Centro 2000 Centro 2100

Centro

Almacén 0001 Almacén 0002 Almacén 0001 Almacén 0002

Almacén
Tema 1. Estructura Organizacional y Ciclo de aprovisionamiento

Mandante 800

Mandante
❑ Unidad autocontenida dentro del Sistema SAP desde un punto de vista técnico, organizativo y comercial. Los mandantes tienen sus
propios registros maestros, usuarios, roles y su propio conjunto de tablas.
❑ La definición de la unidad organizativa mandante es obligatoria.
❑ El mandante es el nivel jerárquico más alto en el Sistema SAP. Las especificaciones que se realicen o los datos que se introduzcan
en este nivel son válidos para todas las sociedades y para todas las otras estructuras organizativas (centros, sociedad CO o
inclusive organización de ventas). Por lo tanto, sólo necesita especificar estos valores o introducir estos datos una vez.
❑ De este modo se asegura de que los datos son coherentes.
❑ Los usuarios deben introducir una clave de mandante cuando entran en el Sistema SAP (al momento de loguearse). La clave define
el mandante en el cual se desea trabajar. Se graban todas las entradas que hace por mandante.
❑ Se realiza también el análisis y el tratamiento electrónico de datos por mandante
Tema 1. Estructura Organizacional y Ciclo de aprovisionamiento

Sociedad Sociedad
1000 2000
Sociedad

Sociedad
❑ Unidad organizativa del módulo de Finanzas (FI), que integra una unidad contable legal e independiente.
❑ Comprende la gestión organizativa más pequeña para la cual se define un grupo de cuentas y para la cual se fijan los reportes
fiscales y legales para el exterior de la organización.
❑ Se debe tener al menos una sociedad financiera en SAP para poder operar.
❑ Todas las operaciones relevantes para la Gestión Financiera, FI, se almacenan a nivel de sociedad.
❑ Toda Sociedad en SAP, para poder operar gestiona un plan de cuentas y una variante de ejercicios.
❑ Se pueden tener varias sociedades dentro de la misma instancia de SAP (mandante). Las mismas pueden ser totalmente
independientes y trabajar con planes de cuentas y variantes de ejercicios diferentes.
Tema 1. Estructura Organizacional y Ciclo de aprovisionamiento

Centro 1000 Centro 1100 Centro 2000 Centro 2100

Centro

Centro
❑ Permite subdividir la empresa de acuerdo a criterios de:
Valoración, Aprovisionamiento, Mantenimiento, Planificación y Fabricación
❑ Un centro es un punto muy importante de la organización donde se realiza la Gestión de Material MM.
❑ Dentro del centro se fabrican los materiales y se suministran servicios.
❑ Un centro puede dividirse en diferentes almacenes, que permiten la clasificación del stock de los materiales según criterio
predefinidos.
❑ Además, un centro puede tener emplazamientos, que son lugares para la gestión de mantenimiento y operaciones de control.
❑ Muchos datos de configuración se almacenan a nivel de centro. Por ejemplo, datos prefijados para planificación de necesidades
(MRP), datos de pronóstico, gestión de fabricación, etc.
Tema 1. Estructura Organizacional y Ciclo de aprovisionamiento

Almacén 0001 Almacén 0002 Almacén 0001 Almacén 0002

Almacén

Almacén
❑ El almacén hace referencia a subdivisiones de los Centros. Esto habilita a que cada Centro pueda ser dividido en varios
Almacenes que permitan y faciliten la localización de los productos. SAP permite administrar los stock a nivel de Centro o de
cada uno de sus almacenes.
❑ Si bien la definición o parametrización en SAP es similar en todos los casos, son muchas las aplicaciones que pueden darse a
este objeto de la estructura de la Compañía.
❑ Hay Empresas que utilizan este concepto simplemente para definir subdivisiones físicas dentro de un depósito, mientras que
otras lo emplean para asignar estados de la mercadería (libre utilización, bloqueado, control de calidad, etc.) o separar los
productos entre aquellos que forman parte del stock libre y aquellos que ya han sido reservados o solicitados.
❑ Cuál aspecto sea considerado en cada escenario es motivo de un exhaustivo análisis por parte de los consultores al momento del
relevamiento inicial del sistema.
Tema 1. Estructura Organizacional y Ciclo de aprovisionamiento

Organización Organización Sociedad

de compras A de compras B

Centro 1000 Centro 2000

Tema 1. Estructura Organizacional y Ciclo de aprovisionamiento

Organización de
compras 1000
Sociedad

Centro 1000 Centro 2000

Tema 1. Estructura Organizacional y Ciclo de aprovisionamiento

Organización de
compras 1000

❑ Unidad de organización que subdivide una empresa en función de las necesidades de la gestión de compras.
❑ Se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia condiciones de compra con los proveedores
y es responsable de todas las operaciones inherentes a este proceso.
❑ Las Organizaciones de compra por constituir parte de la estructura de la Compañía es definida y aplicada a la
misma mediante la parametrización de SAP, siendo su gestión atribución de los Consultores.
Tema 1. Estructura Organizacional y Ciclo de aprovisionamiento

Organización de
compras 1000

Grupo de compras 252 Grupo de compras 253 Grupo de compras 254

Repuestos Economatos Servicios
Tema 1. Estructura Organizacional y Ciclo de aprovisionamiento

Grupo de compras 252 Grupo de compras 253 Grupo de compras 254

❑ Término referido a equipos de compradores que asociados mediante una clave ("Grupo de Compras") identifica
los documentos de compras creados por cualquiera de los individuos.
❑ Se trata de un recurso para identificar los responsables de las actividades de adquisición, lo que será utilizado en
los documentos de compras a fin de identificar los referentes de cada uno de ellos.
❑ Aunque en SAP se trabaja con la figura de "Grupo de Compras", las Empresas pueden optar por las siguientes
dos políticas:
✓ Cada Comprador es identificado mediante un Grupo
✓ Cada Grupo identifica a varios compradores
Tema 1. Estructura Organizacional y Ciclo de aprovisionamiento

SolPed
1. Determinación de
necesidades

8. Tratamiento de pago

2. Determinación de fuente de aprovisionamiento: Externo

(compras) e interno (fabricación)

7. Verificación de factura (integra con AP)

3. Selección del proveedor

6. Entrada de mercancías

Pedido 4. Tratamiento de pedido

5. Control de pedido
(confirmaciones)
Tema 1. Estructura Organizacional y Ciclo de aprovisionamiento

Estrategia de Estrategia de
Liberación de Liberación de
Solicitudes Pedidos

Entrada de Recepción
SolPed Pedido
mercancías de factura

Transacción Transacción Transacción Transacción

ME51N ME21N MIGO MIRO
AGENDA
Tema 1. Ciclo de aprovisionamiento

Tema 2. Solicitud de Pedido

Tema 3. Pedido de compras

✓
Tema 4. Entrada de Mercadería

Tema 5. Registro de Factura

Tema 2. Solicitud de Pedido

Estrategia de Estrategia de
Liberación de Liberación de
Solicitudes Pedidos

Entrada de Recepción
SolPed Pedido
mercancías de factura

Transacción Transacción Transacción Transacción

ME51N ME21N MIGO MIRO
Tema 2. Solicitud de Pedido

Solicitud de pedido (SOLPED)

❑ Documento de SAP que crea un sector solicitando al Departamento de Compras la adquisición de productos o contratación de
servicios. También pueden ser creados cuando se ejecuta el proceso de Planificación de necesidades (MRP).
❑ Este documento puede ser registrado por usuarios autorizados de cualquier sector de la Compañía, y que tras ser aprobado (en
caso de tener asociadas Estrategias de liberación), será tomado el requerimiento por el Área de compras quien se hará cargo del
procedimiento de selección de un proveedor y la generación del Pedido correspondiente.
❑ En el caso de utilizarse la herramienta de MRP, la Solicitud de Pedido será propuesta automáticamente por el sistema y será el
usuario responsable el encargado de efectivizar o no la creación del mencionado documento.

SolPed
Tema 2. Solicitud de Pedido

Compras Pedido

Solicitud de
Manual Contrato marco
pedido
o
Automático

Pet. de oferta

Datos maestros
Tema 2. Solicitud de Pedido

Transacción ME51N

Datos de cabecera

Resumen de
documentos

Resumen de posición

Detalle de posición
Tema 2. Solicitud de Pedido

Estrategias de liberación de solicitudes de pedido

❑ Concepto que hace referencia a la definición de los criterios según los cuales deben ser aprobados los documentos de compra
para su utilización como referencia para las etapas posteriores.
❑ En su definición intervienen diferentes factores, pero que, adaptado a la política de aprobación de documentos de la Compañía se
replica en las Estrategias de liberación.
❑ Lo que no se ha mencionado, aunque es un requisito clave, es el importe total de la posición o el documento, según sea el caso,
ya que éste dará lugar a grupos de estrategias cuyos datos de referencia serán similares, pero diferirán según el rango de
importes establecidos, y por tanto, los niveles de aprobación.

Importe de solped Cod. Liberador Denominación SolPed

Montos < 20,000 EUR Y1 Jefe de Área

Montos > 20,000 EUR Y2 Gerente de Finanzas

AGENDA
Tema 1. Ciclo de aprovisionamiento

Tema 2. Solicitud de Pedido

Tema 3. Pedido de compras

✓
Tema 4. Entrada de Mercadería

Tema 5. Registro de Factura

Tema 2. Pedido de compras

Pedido de compras
❑ Documento de SAP que es creado por el Departamento de Compras y es enviado a los proveedores con el fin de solicitar la
adquisición de bienes y/o servicios.
❑ Constituye el documento legal del acuerdo entre comprador y vendedor.
❑ Como documento constituye uno de los eslabones de la cadena de Compras y es el que, siendo generado por los responsables
Compras, establece la relación formal con el proveedor en el proceso de adquisición.

Pedido
Tema 2. Pedido de compras
Tema 2. Pedido de compras

Crear Visualizar/modificar Otro pedido

Datos de cabecera

Resumen de
documentos
Resumen de posición

Detalle de posición
Tema 2. Pedido de compras

Estrategias de liberación para pedidos

Importe de Importe de
Cod. Liberador Denominación Cod. Liberador Denominación
pedido pedido
C1 Jefe de Compras
C1 Jefe de Compras
Montos = < 5,000 Montos > 5,000 Gerente de
C2
EUR EUR Logistica
Gerente de
C2
Logistica C3 Gerente General

Pedido Pedido
AGENDA
Tema 1. Ciclo de aprovisionamiento

Tema 2. Solicitud de Pedido

Tema 3. Pedido de compras

✓
Tema 4. Entrada de Mercadería

Tema 5. Registro de Factura

 Tema 4. Entrada de Mercadería

La contabilización de entradas de mercadería es el tercer paso en el aprovisionamiento externo.

❑ Se utiliza la transacción MIGO, la cual es de imagen única, esta subdividida en:
✓ ‐ Estructura jerárquica
✓ ‐ Datos de cabecera
✓ ‐ Resumen de posiciones (no es posible cerrar)
✓ ‐ Detalles de posición (cuando se despliegan, no es posible realizar cambios directamente en el resumen de
posiciones)
❑ Cuando se despliega la transacción primero es necesario especificar la acción que se desea realizar (TRANSACCION):
✓ ‐ Entada de Mercadería
✓ ‐ Salida de Mercadería
✓ ‐ Traspaso
✓ ‐ Devolución
✓ ‐ Anulación
 Tema 4. Entrada de Mercadería
❑ En el movimiento se verifican entre otras cosas:
✓ Se ha entregado el material correcto
✓ Se ha entregado la cantidad correcta
✓ Las mercancías perecederas están dentro de la fecha máxima de caducidad.
❑ Se pueden registrar varias posiciones de EM en función de una posición de pedido en una operación (distribución de
lotes).
❑ Al contabilizar el documento de EM, los historiales de posición de pedido se actualizan automáticamente.
❑ Se generan 2 documentos:
✓ Documento de material
✓ Documento contable (si la EM es valorada)
Tema 4. Entrada de Mercadería

Doc. material
Pedido para EM

Nota de
entrega
Área EM
Documento
contable

Proveedor externo u
otro centro
 Tema 4. Entrada de Mercadería
El documento de material consta de una cabecera de documento y por lo menos una posición. La cabecera contiene, entre
otros, la fecha de contabilización y el nombre del usuario que la ha creado. La información en el nivel de posición incluye el
número de material, la cantidad contabilizada, la clase de movimiento, el centro y el almacén.
El documento contable muestra la repercusión contable de los movimientos de material. La cabecera de documento
contiene datos relevantes como, por ejemplo, la fecha del documento, la fecha de contabilización, el período de
contabilización y la moneda del
documento. A nivel de posición se deja constancia de los números de cuentas de mayor y del importe de contabilización
correspondiente.
El documento contable y de material son documentos independientes. La identificación del documento de material se
efectúa mediante el número de documento de material y el año. El sistema identifica el documento contable mediante la
sociedad, el número del documento
contable y el año fiscal. La sociedad a la que se hace referencia en la contabilización del documento contable se deriva del
centro en que tiene lugar el movimiento de mercancías.
 Tema 4. Entrada de Mercadería
Es necesario registrar una Clase de Movimiento:
‐ Es una clave de tres caracteres empleada para diferenciar entre movimientos de mercancías.
‐ Determina las cuentas automáticas en el sistema.
‐ Determina el Layout de la pantalla para la entrada de documentos o la actualización de los campos de cantidad.

Entrada de mercancías en el almacén

Cl.Mov.101
Cl.Mov.122

Devoluciones al proveedor
Tema 4. Entrada de Mercadería

Reiniciar

Ejecutar

Clase movimiento
Buscar doc.

Datos de cabecera

Resumen de posición

Detalle de posición
AGENDA
Tema 1. Ciclo de aprovisionamiento

Tema 2. Solicitud de Pedido

Tema 3. Pedido de compras

✓
Tema 4. Entrada de Mercadería

Tema 5. Registro de Factura

 Tema 5. Registro de Factura
Completa el proceso de aprovisionamiento de materiales mediante la contabilización de la factura del proveedor pasando la
información correspondiente a la gestión financiera. Se utiliza para registrar facturas y abonos y verificar que sean correctos.
No incluye el pago ni la evaluación de facturas.
• Es posible asignar posiciones a una verificación de factura por medio de:
‐ Pedido
‐ Nota de entrega (debe estar registrado en la EM)
‐ Carta de porte (debe estar registrado en le EM)
• Se utiliza la transacción MIRO la cual es de imagen única y esta subdividida en:
‐ Datos de cabecera
‐ Datos de posición
Para concluir el proceso Logístico es necesario registrar la factura, luego de haber recepcionado los materiales de un
Pedido.
 Tema 5. Registro de Factura

• Cuando se contabiliza la factura sucede lo siguiente:

‐ Contabilización de importes de las posiciones individuales en las cuentas correspondientes.
‐ Se crea un documento de factura y un documento contable.
‐ Se actualiza el historial de pedido
‐ Se actualiza el maestro de materiales en caso necesario.
• La verificación de facturas establece un enlace entre la gestión de materiales y finanzas externas o internas.
• Los valores de factura son propuestos del pedido, lo cuales pueden ser sobrescritos si la factura presentada por el
proveedor contiene otros valores. Esto puede generar la emisión de mensajes de aviso o error. Se puede generar un
bloqueo de la factura para que no se pague si los valores superan las tolerancias predefinidas.
• Es posible también generar una factura con referencia a varios documentos (un pedido, un servicio o un EM).
 Tema 5. Registro de Factura
Cuando se registra una factura se generan dos documentos:
‐ Documento de Factura
‐ Documento Contable (se envía información para el pago, se actualizan diversas cuentas)

Documento de
Doc. de factura
material
para EM

Factura
Verificación
de factura
Documento
Pedido
contable

Datos
maestros
 Tema 5. Registro de Factura

El documento de factura consta de una cabecera de documento y por lo menos una posición.
La información de cabecera incluye el proveedor (emisor de la factura), la fecha de contabilización y el nombre del usuario
creador del documento. Los datos de posición indican cuánto se cobra por cada cantidad de un material.
El documento contable muestra los efectos de la contabilidad del registro de la factura. La cabecera de documento
contiene datos relevantes como, por ejemplo, la fecha del documento, la fecha de contabilización, el período de
contabilización y la moneda del documento. A nivel de posición se deja constancia de los números de cuentas de mayor y de
los importes de contabilización correspondientes.
El documento de factura y el documento contable son documentos separados que se crean simultáneamente cuando se
contabiliza la factura. La identificación del documento de factura se efectúa mediante el número de documento y el año. El
sistema identifica el documento contable mediante la sociedad, el número del documento contable y el año fiscal.
 Tema 5. Registro de Factura
Es posible asignar posiciones a una verificación de factura por medio de:
‐ Pedido
‐ Nota de entrega (debe estar registrado en la EM)
‐ Carta de porte (debe estar registrado en le EM)

Nº de pedido

Pedido Factura
O
Posición: Posición:
1 1
2
3 Nº de nota de entrega
2
3
?
 Tema
Tema 5. Registro
5. Registro de
de Factura Factura
Caso Practico

Gestione el proceso de aprovisionamiento:

1. Usted trabaja en el departamento de compras de su empresa.

2. Es necesario gestionar el aprovisionamiento de 150 kits de bioseguridad
personal los cuales incluyen: mascarillas, guantes y alcohol, es necesario
realizar el aprovisionamiento para la sociedad 1000, el centro 1000 y serán
ingresados en el almacén 0001
3. La compra esta a cargo de la organización de compras 1000 y el grupo de
compras A##
Caso Pratico
Practico
Datos Org. Valor Campo Valor
Sociedad 1000
Mascarilla_A##
Centro 1000
Materiales Guante_A##
Almacén 0001 Alcohol_gel_A##
Org. Compras 1000
Fecha de entrega 10 días a partir de hoy
Grpo.Compras A##
Cantidad 150 kits
Precio unitario 0,15 USD / 0,18 USD / 2,75 USD UN
Proveedor K-20100119

Documento N° de Documento
Solicitud de pedido
Pedido de compras
Entrada de Mercadería
Registro de Factura
Transacciones a utilizar

Solicitud de pedido (ME51N / ME52N / ME53N)

Liberación de SolPed (ME54N / ME55)

Pedido de compras (ME21N / ME22N / ME23N)

Liberación de Pedido ( ME29N / ME28)

Entrada de Mercadería ( MIGO )

Registro de Factura ( MIRO )

Transacciones de apoyo

Reporte de solpeds (ME5A)

Reporte de pedidos (ME2L / ME80FN)

Resumen de stock (MMBE)

Stock de materiales (MB52)

Visualizar factura ( MIR4)

Lista de facturas (MIR5)

Anular factura ( MR8M )