Manual de uso

PRESENTACIÓN : De la experiencia adquirida en el desarrollo de los

distintos sistemas de información y comunicación de la Alcaldía de
Cúcuta y la interacción con cada uno de sus contratistas o
funcionarios, surge la necesidad de contar con una plataforma de
uso interno, que además de proveer acceso a la información a
través de diferentes herramientas que sean de fácil acceso para el
usuario, contenga distintos servicios orientados a agilizar el trabajo
de cada uno de ellos y mantenerlos informados sobre noticias y
novedades de la Institución. En ese sentido, se pone a disposición
una intranet que ofrece espacios de gestión e interacción que
permite compartir información entre las distintas secretarías,
despachos, oficinas o dependencias de la administración
municipal. Así mismo, brinda al usuario una experiencia de
usabilidad agradable y sencilla.

OBJETIVO: El presente documento se constituye en una guía de

ayuda para el correcto acceso y uso de la Intranet, por parte de los
contratistas y funcionarios de la Alcaldía de San José de Cúcuta.
Está dirigido a cualquier usuario que tenga acceso a la red interna
de la Institución. De no contar con ella y de ser necesario, deberá
solicitarlo a mesa.ayuda@cucuta.gov.co
DESARROLLO DEL CONTENIDO DE LA INTRANET 01
REGISTRO
1. Registro
El uso de la intranet solo será posible para los funcionarios o
contratistas de la Alcaldía de Cúcuta, cuyo contrato o vinculación
laboral se encuentre vigente.

Cuando un funcionario o contratista nuevo requiera acceso a la

intranet, deberá:

Gestionar ante el enlace de su dependencia el envío de un correo

electrónico a la Oficina TIC suministrando los datos del funcionario o
contratista (Nombre, Dependencia, Cargo, Correo de recuperación
de contraseña, Acta de inicio o el documento que haga sus veces) y
solicitar de manera formal la creación del usuario y la contraseña.

La solicitud deberá enviarse al correo mesa.ayuda@cucuta.gov.co.

El asunto del correo electrónico deberá ser: “Creación de usuario
para la Intranet”.

La Mesa de Ayuda verificará la solicitud y procederá a la creación del

usuario y la contraseña.

Una vez se haya creado el usuario y la contraseña, la Mesa de Ayuda

remitirá un correo de manera directa a la cuenta personal y al de la
secretaría del funcionario o contratista.

Luego de contar con su usuario y contraseña, el funcionario o contratista deberá dirigirse a la página de
inicio de la intranet para acceder y comenzar a disfrutar de las ventajas del portal institucional.
Cuando el contratista haya cesado su contrato, la dependencia a la que pertenecía deberá notificar a la
Oficina TIC, para que se proceda a la suspensión o eliminación total del usuario y la contraseña.
 Ingresar
Al sitio web de la Alcaldía de San José de Cúcuta:
www.cucuta-nortedesantander.gov.co/
02
ACCESO
Dar clic en las tres barras ubicadas a mano

01 izquierda del menú principal.

Al ingresar en las tres líneas, es necesario

dar clic en la opción “Nosotros” y en el
02 submenú Intranet.

Luego de dar clic en

la opción intranet, el
Para acceder a la 03 usuario será dirigido a
intranet, los la página de inicio de
funcionarios y la misma.
contratistas
deberán:

En la página de inicio, se
deberá introducir el
04 usuario, contraseña y dar
clic en la opción
ingresar.
En la página principal estarán disponibles los menús de acceso a
03
PÁGINA
todos los servicios ofrecidos en la intranet. PRINCIPAL

USUARIO TIC
3.1 Sección de encabezado.
03
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En esta sección se ubican los logos que representan a la actual administración PRINCIPAL
y la Alcaldía de San José de Cúcuta, el megáfono, la campaña y el buscador.

A continuación, se precisan las funciones que cumplen cada uno de los elementos del encabezado:

3.1.1. Logos 3.1.3. Campana.

Cuando un usuario dé clic en los logos que Seguido del megáfono, estará
representan a la actual administración y la habilitada una campana, que
Alcaldía de San José de Cúcuta, cerrará su sesión. permitirá observar de manera rápida
Tenga en cuenta que, para volver a ingresar a los la cifra de nuevas actividades o
servicios de la intranet, se deben tener en cuenta acciones desarrolladas en la intranet.
los pasos que se describen en el ítem “2. Acceso”.

3.1.4. Buscador.
En la parte superior derecha del encabezado de la página
principal, se ubica la opción de búsqueda, la cual permitirá
que los usuarios encuentren de manera rápida la
información que requieran de la intranet. En este espacio,
denominado búsqueda, se pueden ingresarse palabras o
3.1.2. Megáfono frases claves.
En la parte superior estará disponible la
imagen de un megáfono. Este permitirá
que el usuario regrese a la página
principal cada vez que lo desee.
 03
PÁGINA
PRINCIPAL
Modo de uso de la opción de búsquedas:
a) Ingrese la palabra clave en la que desea encontrar resultados de búsqueda.

b) El buscador ubicará dentro de la intranet las palabras asociadas a la búsqueda.

Si la búsqueda es exitosa, le mostrará como resultado todas las páginas que
contengan una de las palabras que busca.
 c) En el caso de que el usuario ingrese una palabra que no se encuentre en el
03
PÁGINA
buscador, este le indicará que no se encontraron resultados. PRINCIPAL

3.2. Sección de presentación

En esta sección, los usuarios
encontrarán aspectos
relacionados con su
presentación personal (foto,
nombre y secretaría o
dependencia en la que presta
sus servicios) y un banner
informativo. USUARIO TIC
3.2.1. Perfil:
03
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En el costado superior izquierdo de esta sección, el usuario PRINCIPAL
encontrará su foto de perfil, seguida de su nombre
completo y la dependencia a la cual pertenece.

Cambio de foto de perfil

a) El usuario debe ubicarse debajo de la foto
de imagen de perfil y seleccionar la opción
editar perfil.

b) Luego de dar clic, el usuario será remitido

a una nueva página. Allí, deberá dar clic en la
opción Cambiar la foto de perfil.
c) El siguiente paso será dar clic en la opción elige tu archivo.
03
PÁGINA
PRINCIPAL

d) Cuando se abra una nueva ventana, el

usuario podrá buscar en su computador una
foto de perfil, seleccionarla y cargarla a la
intranet.
e) Una vez la imagen esté cargada, se podrá elegir el tamaño de la foto con
los puntos que aparecen en la imagen. El usuario podrá dar clic en la opción
03
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recortar imagen. Siguiendo estos pasos, la imagen de perfil será actualizada. PRINCIPAL

Nota: recuerde que la fotografía

de perfil debe ser tipo
documento y acorde con el uso
formal e institucional de la
intranet.

f) Si el usuario desarrolló el proceso de manera adecuada, el sistema mostrará un

mensaje que confirma que la foto de perfil se subió correctamente.
 03
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PRINCIPAL

3.2.2. Banner institucional

Al lado derecho de la foto de perfil, se ubica un banner informativo, que
será actualizado de manera continua por la Secretaría de Prensa y
Comunicaciones de la Alcaldía de San José de Cúcuta.
3.3. Sección de publicaciones
03
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informativas de la intranet PRINCIPAL
Debajo del banner institucional de la intranet, se ubica la sección de publicación
interna de novedades, temas informativos y todos aquellos contenidos de suma
relevancia para los funcionarios y contratistas de la Alcaldía de San José de
Cúcuta.
 03
PÁGINA
PRINCIPAL

Respecto de cada publicación, el usuario podrá clic

en el título para acceder a más información del
tema e interactuar con las opciones de la fecha y los
comentarios. También podrá dar clic en la opción
“like”, que consiste en confirmar que el tema le
gusta.

Si el usuario da clic en el título de la publicación,

accederá a una nueva página donde reposa más
información sobre el tema. Quienes ingresen a esa
nueva página, también podrán dar su “like” y
además expresar sus comentarios.
 03
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PRINCIPAL
3.4 Sección del menú principal.
El usuario encontrará esta sección en una columna ubicada a la izquierda de la interfaz
de la intranet.
La sección cuenta con las opciones denominadas:

“Aplicaciones”, “Documentos”, “Agenda” y

“Clasificados”.
 03
PÁGINA
PRINCIPAL
3.4.1 Aplicaciones.
Al dar clic en la opción denominada “Aplicaciones”, ubicada en el menú principal, el
usuario será remitido a una página en la que podrá visualizar e ingresar a las
plataformas que garantizan el desarrollo de las actividades institucionales de la Alcaldía
de San José de Cúcuta.
3.4.2 Documentos
03
PÁGINA
PRINCIPAL
En esta opción se ubican diferentes tipos de documentos institucionales. En este momento, se
encuentran disponibles cuatro categorías:

“Dependencias”, “Formatos”, “Circulares” y “Manuales”.

A continuación, se precisa en qué consiste cada una de las opciones, de acuerdo con dos clasificaciones:
acceso privado y acceso público.

a. Opción con acceso privado:

Dependencias: es un espacio disponible, de manera privada, para la publicación de

documentación de uso exclusivo para cada una de las secretarías o dependencias de
la Alcaldía de San José de Cúcuta. Por tal motivo, la plataforma estará configurada
para que cada funcionario o contratista tenga acceso únicamente a los contenidos
subidos por su secretaría o dependencia.
b. Opciones con acceso público:

Formatos: a este espacio podrán acceder todos los

funcionarios o contratistas de la Alcaldía de San José
de Cúcuta para descargar los formatos técnicos y
administrativos que son de uso general para todos
los procesos de la institución.

Circulares: a este espacio podrán acceder todos los

funcionarios o contratistas para descargar o
informarse sobre las circulares internas emitidas por
la Alcaldía de San José de Cúcuta.

Manuales: a este espacio podrán acceder todos los

funcionarios o contratistas para descargar o
informarse sobre los manuales que le facilitarán el
desarrollo de los diferentes procesos, en el marco
normativo, administrativo y de convivencia.
 03
PÁGINA
PRINCIPAL
3.4.3 Agenda
En la opción denominada “Agenda”, el usuario encontrará la programación de eventos
y encuentros que, por su importancia institucional, estarán disponibles para todos los
funcionarios y contratistas.

Con relación a cada actividad, los usuarios encontrarán la fecha, hora, lugar y una
pequeña descripción sobre el desarrollo de la misma.

La publicación de las actividades será administrada por la Secretaría de Prensa y

Comunicaciones de la Alcaldía de San José de Cúcuta, área a la que deberán acudir los
enlaces de las dependencias o secretarías si desean invitar a los usuarios a participar en
un evento o encuentro.
 03
PÁGINA
3.4.4 Clasificados PRINCIPAL
Cuando ingresen a la sección clasificados, los usuarios encontrarán diversas ofertas
relacionadas con ventas de bienes y servicios.

Los productos o servicios serán ofertados por los funcionarios o contratistas, quienes
cuenten con sus propios emprendimientos o quieran poner un bien usado a
disposición de la familia de la Alcaldía de San José de Cúcuta.

Quienes estén interesados en publicar una oferta, deberán desarrollar el proceso con
apoyo de la Secretaría de Prensa y Comunicaciones de la Alcaldía de San José de
Cúcuta, área encargada de administrar la opción denominada “Clasificados”.
 03
PÁGINA
PRINCIPAL

3.5 Sección de noticias.

Está ubicada en la parte izquierda de la interfaz de la
intranet, justamente debajo de la sección
denominada Menú principal.

Las noticias publicadas en esta sección están

relacionadas con las acciones desarrolladas por la
administración municipal para el beneficio de todos
los cucuteños. Y están relacionadas con el portal web
territorial de la Alcaldía de San José de Cúcuta, al que
se accede por medio de
http://www.cucuta-nortedesantander.gov.co/.
 Administración de la Intranet.

04
La administración técnica del servidor donde se alojará la Intranet,
estará a cargo de la Oficina de Tecnologías de la Información y
Comunicaciones de la Alcaldía de San José de Cúcuta.

ADMON Por otra parte, la administración de los contenidos que se

INTRANET publiquen en la Intranet, será responsabilidad de la Secretaría de
Prensa y Comunicaciones de la Alcaldía de San José de Cúcuta.

Soporte técnico

05
SOPORTE
En caso de que se registre algún inconveniente con el
funcionamiento de la intranet, el usuario podrá reportar, vía
correo electrónico, la situación a la mesa de ayuda:
mesa.ayuda@cucuta.gov.co. El asunto del correo
electrónico deberá ser: “soporte técnico”.
TÉCNICO
 Buenas prácticas de uso de la Intranet.
El uso adecuado de la intranet de la Alcaldía de San José de
Cúcuta será responsabilidad de cada uno los usuarios.

06
BUENAS
El manejo de la información que está disponible por medio de la
intranet de la Alcaldía de San José de Cúcuta, será
responsabilidad de cada uno los usuarios.

Si algún usuario detecta o tiene conocimiento del desarrollo de

PRÁCTICAS
algún uso inadecuado de la intranet de la Alcaldía de San José
de Cúcuta, deberá informarlo a la Oficina de Tecnologías de la
Información y Comunicaciones, a la Secretaría de Prensa y
Comunicaciones de la Alcaldía de San José de Cúcuta o a los
estamentos de control de la administración municipal.