Glosario y terminología

Términos comunes acerca de proyecto, rol de la Oficina de proyectos (PMO) y gerente de proyecto (PM).

¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

Temporal: Indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando:

– se logran los objetivos del proyecto o;
– cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o
– cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto
• Producto, servicio o resultado único: Aunque puede haber elementos repetitivos en algunos entregables del
proyecto, esta repetición no altera la unicidad fundamental del trabajo del proyecto.

NO es proyecto: Un esfuerzo de trabajo permanente, dado que por lo general es un proceso repetitivo que sigue los
procedimientos existentes de una organización

Ejemplos de proyectos
• Desarrollar un nuevo producto o servicio.
• Implementar un cambio en la estructura, el personal o el estilo de una organización.
• Desarrollar o adquirir un sistema de información nuevo o modificado.
• Construir un edificio o una infraestructura.
• Implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio

¿Qué es la dirección de proyectos?

La Dirección (también llamada “Administración” o “Gestión”) de Proyectos es una especialización del estudio de
Administración general que emplea las habilidades generales de la administración para alcanzar los objetivos
definidos para un proyecto (planificación, organización, liderazgo, dirección y control).

Diferencia entre “Administración general” y “Administración de Proyectos de Software”: constituye un

producto inmaterial en el cual es más difícil la detección y prevención de defectos y cuyo desarrollo suele tener una
gran complejidad asociada. La renovación tecnológica, el surgimiento de nuevas herramientas de desarrollo y las
necesidades de capacitación permanente constituyen otros aspectos destacables y diferenciales de la
administración de proyectos de software.

Dirección de proyectos (según PMI) es: “la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las
actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo”.
Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 42 procesos de la dirección de proyectos, agrupados
lógicamente, que conforman los 5 grupos de procesos.
Estos 5 grupos de procesos son:
• Iniciación,
• Planificación,
• Ejecución,
• Seguimiento y Control, y
• Cierre.
 Fig 1 - Niveles de actividad según el ciclo de vida del proyecto

La dirección de un proyecto por lo general implica

● Identificar requisitos.
● Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según se planifica y
efectúa el proyecto.
● Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con:
○ alcance,
○ calidad,
○ cronograma,
○ presupuesto,
○ recursos
○ riesgo.

El proyecto específico influirá sobre las restricciones en las que el director del proyecto necesita concentrarse.
En organizaciones maduras en dirección de proyectos, las estrategias y prioridades se vinculan, y se establecen
relaciones entre portafolios y programas, y entre programas y proyectos individuales.
Portafolio: se refiere a un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se agrupan para facilitar la
dirección eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio.
Programa: grupo de proyectos relacionados cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y
control, que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual. Los programas pueden incluir elementos de
trabajo relacionados que están fuera del alcance de los proyectos diferenciados del programa.

Proyectos y planificación estratégica

● Las organizaciones gestionan los portafolios basándose en su plan estratégico, lo que puede dictar una
jerarquía al portafolio, programa o proyectos implicados.
● Los componentes cuya contribución a los objetivos estratégicos del portafolio es mínima, pueden ser
excluidos.
● El plan estratégico de una organización se convierte en el principal factor que guía las inversiones en los
proyectos.
● Los proyectos retroalimentan los programas y portafolios mediante informes de estado y solicitudes de
cambio que pueden ejercer un impacto sobre otros proyectos, programas o portafolios.

Oficina de dirección de proyectos (PMO)

• Las funciones comúnmente asociadas a la oficina de gestión de proyectos están relacionadas con la coordinación y
asistencia a los proyectos.
• Las responsabilidades de una oficina de gestión de proyectos pueden variar.
• Éstas pueden ser desde realizar funciones de soporte para los gerentes de proyectos, facilitando documentación,
formularios o guías de administración de proyectos, hasta ser realmente los responsables del gerenciamiento de uno
o varios proyectos.
• Los directores del proyecto y las oficinas de gestión de proyectos persiguen objetivos diferentes y, por lo tanto,
responden a necesidades diferentes. Sin embargo, todos estos esfuerzos deben estar alineados con las
necesidades estratégicas de la organización.

Es fundamental definir el rol que cumplirá la PMO y oportunamente comunicarlo formalmente a la organización
Dirección de proyectos y gestión de las operaciones
• Las operaciones son una función de la organización que se efectúa permanentemente, con actividades que
generan un mismo producto o proveen un servicio. Por ejemplo: operaciones de producción, operaciones de
fabricación y operaciones de contabilidad.
• Los proyectos pueden entrecruzarse con operaciones en varios puntos durante el ciclo de vida del producto. En
cada punto, se transfieren entregables y conocimientos

Rol del director del proyecto (PM)

• El gerente de proyectos es el recurso en el cual recae la responsabilidad de la administración del proyecto.
• Fundamentalmente, deberá aplicar todos sus conocimientos sobre la gestión de proyectos para cumplir los
objetivos del proyecto (alcance, plazos y cronograma) que le fue encomendado.
• El gerente de proyecto es constantemente evaluado por los niveles directivos más altos de la organización a través
de la medición del rendimiento en el proyecto y el liderazgo y la influencia de éste sobre su equipo de trabajo.
• Según la estructura de la organización, el director del proyecto puede estar bajo la supervisión de un gerente
funcional. En otros casos, el director del proyecto puede formar parte de un grupo de varios directores de proyecto
que rinden cuentas a un director del programa o del portafolio, quien en última instancia es el responsable de los
proyectos de toda la empresa

El gerente de proyectos está capacitado en la teoría de la administración de proyectos y tiene suficiente experiencia como
para ser el responsable absoluto de todo lo bueno y lo malo que suceda en el proyecto.

Unidad 1: Ciclo de Vida. Procesos de Dirección de

Proyectos para un Proyecto
El ciclo de vida del proyecto - Panorama general. Contenido:
● Proyectos vs. Trabajo operativo
● Interesados
● Influencias de la organización en la dirección de proyectos
● Interacciones comunes entre procesos de dirección de proyectos
● Grupos de procesos de la dirección de proyectos
○ Iniciación
○ Planificación
○ Ejecución
○ Seguimiento y Control
○ Cierre

El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones
superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u
organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación.

El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo
específico involucrado.

Todos los trabajos, independientemente de su envergadura, se configuran dentro de la siguiente estructura del ciclo
de vida:
 Fig 2 - Nivel de actividad, costo y dotación de personal durante el ciclo de vida de un proyecto

Fig 3 - Impacto de costos en función del tiempo de ejecución del proyecto

Relaciones entre el ciclo de vida del producto y del proyecto

Cuando el resultado de un proyecto está relacionado con un producto, existen muchas relaciones posibles entre
ambos:
● El desarrollo de un nuevo producto podría ser un proyecto en sí mismo.
● Un producto existente puede verse beneficiado por un proyecto para agregarle nuevas funciones o
características.
● Puede crearse un proyecto para desarrollar un nuevo modelo.
● Muchas facetas del ciclo de vida del producto se prestan para ser tratadas como proyectos:
○ llevar a cabo un estudio de viabilidad,
○ realizar una investigación de mercado,
○ poner en marcha una campaña publicitaria,
○ instalar un producto,
○ organizar grupos de opinión,
○ llevar a cabo la evaluación de un producto en un mercado de prueba, etc
○ Puesto que un producto puede tener muchos proyectos asociados, es posible alcanzar una mayor
eficiencia si todos los proyectos relacionados se dirigen colectivamente.
○ Por ejemplo, un cierto número de proyectos individuales pueden estar relacionados con el
desarrollo de un nuevo automóvil. Todos los proyectos pueden ser distintos, pero aún así aportan
un entregable clave necesario para sacar el automóvil al mercado
Fases de un proyecto
Las fases de un proyecto son divisiones dentro del mismo donde es necesario ejercer un control adicional para
gestionar eficazmente la conclusión de un entregable mayor.
La estructuración en fases permite la división del proyecto en subconjuntos lógicos para facilitar su dirección,
planificación y control.
Es importante tener en cuenta que si bien una fase es un elemento del ciclo de vida del proyecto, este NO forma
parte del grupo de procesos en la dirección de proyectos. Es un subconjunto de éste.

Stakeholders
Los interesados son personas u organizaciones (por ejemplo, clientes, patrocinadores, la organización ejecutante o
el público), que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o
negativamente por la ejecución o terminación del proyecto, como así también sobre los entregables y los miembros
del equipo.
• El equipo de dirección del proyecto debe identificar tanto a los interesados internos como externos, con objeto de
determinar los requisitos del proyecto y las expectativas de todas las partes involucradas.
• Los interesados tienen diferentes niveles de responsabilidad y autoridad cuando participan en un proyecto y éstos
pueden cambiar durante el ciclo de vida del mismo.

Estructura de la organización
La forma en la que está estructurada la organización constituye un factor ambiental que puede afectar la
disponibilidad de recursos y el modo de dirigir los proyectos.
Estas estructuras se clasifican por cómo influyen en el proyecto. Las organizaciones determinan la estructura
organizacional más adecuada1.
La combinación del factor, su valor e importancia relativa proporciona a quienes toman las decisiones en la
organización la información adecuada para incluir en el análisis.

1
Seccion 2.4.4 - Pág. 45 PMBOOK
 Tabla 1 - Tipo de estructura organizacional

Activos en los procesos de la organización

Los activos de los procesos de la organización abarcan alguno o todos los activos relativos a procesos de alguna o
todas las organizaciones participantes en el proyecto que pueden usarse para influir en el éxito del proyecto.
Se clasifican en dos grandes grupos: Bases de conocimiento y Procesos y procedimientos.
Procesos y procedimientos
● Procesos estándar de la organización, tales como: normas, políticas, ciclos estándar de vida del producto y
del proyecto, políticas y procedimientos de calidad.
● Lineamientos, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluación de propuestas y criterios estandarizados
para la medición del desempeño.
● Plantillas.
● Lineamientos y criterios para adaptar el conjunto de procesos estándar de la organización para que
satisfagan las necesidades específicas del proyecto.
● Requisitos de comunicación de la organización.
● Lineamientos o requisitos de cierre del proyecto.
● Procedimientos de control financiero.
● Procedimientos para la gestión de problemas y defectos.
● Procedimientos de control de cambios.
● Procedimientos de control de riesgos.
● Procedimientos para priorizar, aprobar y emitir autorizaciones de trabajo.

Base de conocimiento
● Bases de datos para la medición de procesos.
● Archivos del proyecto (por ejemplo, líneas base de alcance, costo, cronograma y calidad, líneas base para
la medición del desempeño, calendarios del proyecto, etc)
● Información histórica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas.
● Bases de datos sobre la gestión de problemas y defectos.
● Base del conocimiento de la gestión de configuración.
● Bases de datos financieras.

Procesos de la Dirección de Proyectos para un Proyecto

Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que son realizadas para obtener un producto,
resultado o servicio predefinido.

Cada proceso se caracteriza por tener:

● Entradas
● Herramientas y técnicas
● Salidas
Durante la realización de un proyecto, los activos de los procesos de la organización proporcionan pautas y criterios
para adoptar dichos procesos a las necesidades específicas del proyecto.
Los factores ambientales de la empresa pueden restringir las opciones de la dirección de proyectos.
Los procesos del proyecto son ejecutados por el equipo de proyecto y se ubican dentro de alguna de las dos
categorías posibles:
● Procesos de dirección de proyectos
Incluyen las herramientas y técnicas involucradas en la aplicación de las habilidades y capacidades que se
describen en las Áreas de conocimiento. Son los procesos descritos y definidos, analizados posteriormente
● Procesos orientados al producto
Especifican y crean el producto del proyecto. Son definidos por el ciclo de vida del proyecto, y varían según
el área de aplicación

La dirección de proyectos es una tarea integradora que requiere que cada proceso del producto y del proyecto esté
alineado y conectado de manera adecuada con los demás procesos, a fin de facilitar la coordinación.
Las acciones tomadas durante un proceso afectan a ese proceso y a otros procesos relacionados.
Un proceso no puede funcionar como un sistema cerrado. Requieren datos de entrada de la organización y del
exterior y producen capacidades que vuelven a la organización.

Retomando, vimos que los procesos de un proyecto se desglosa en 5 categorías, conocidas como Grupo de
procesos de la dirección de proyectos.
● Iniciación
● Planificación
● Ejecución
● Seguimiento y control
● Cierre

👉 Grupo de procesos de Iniciación

Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante
la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase.
● Se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales.
● Se identifican los interesados internos y externos que van a interactuar y ejercer alguna influencia sobre el
resultado global del proyecto.
● Si aún no fue nombrado, se seleccionará el director del proyecto.
● Esta información se plasma en el acta de constitución del proyecto y registro de interesados.
● Cuando el acta de constitución del proyecto recibe aprobación, el proyecto se considera autorizado
oficialmente.

Acta de constitución del proyecto

● Es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o
una fase, y en documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de
los interesados.
● En proyectos de fases múltiples, este proceso se utiliza para validar o refinar las decisiones
tomadas durante la repetición anterior del proceso Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
 Definición de interesados
Es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones que reciben el impacto del
proyecto, y en documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito
del proyecto

👉 Grupo de procesos de Planificación

Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de
acción necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto.
● El plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto desarrollados como salidas del grupo
de procesos de planificación, explorarán todos los aspectos del alcance, tiempo, costos, calidad,
comunicación, riesgos y adquisiciones.
● Las actualizaciones que surgen de los cambios aprobados durante el proyecto pueden tener un impacto
considerable en partes del plan.
● El equipo del proyecto debe estimular la participación de todos los interesados pertinentes durante la
planificación del proyecto y en el desarrollo del plan.

Este grupo de procesos está compuesto por los siguientes:

● Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto.
● Recopilar Requisitos
● Definir el Alcance
● Crear la Estructura de Desglose del Trabajo
● Definir las Actividades
● Secuenciar las Actividades
● Estimar los Recursos de las Actividades
● Estimar la Duración de las Actividades
● Desarrollar el Cronograma
● Estimar Costos
● Determinar el Presupuesto
● Planificar la Calidad
● Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
● Planificar las Comunicaciones
● Planificar la Gestión de Riesgos
● Identificar Riesgos
● Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos
● Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos
● Planificar la Respuesta a los Riesgos
● Planificar las Adquisiciones

👉 Grupo de procesos de Ejecución

Está compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del
proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.
Durante la ejecución del proyecto, los resultados pueden requerir que se actualice la planificación y que se vuelva a
establecer la línea base.

Este grupo de procesos está compuesto por:

Dirigir y Gestionar la ejecución del proyecto
● Realizar Aseguramiento de Calidad
● Adquirir el Equipo del Proyecto
 ● Desarrollar el Equipo del Proyecto
● Dirigir el equipo del proyecto
● Distribuir la Información
● Gestionar las Expectativas de los Interesados
● Efectuar Adquisiciones

👉Grupo de procesos de Seguimiento y Control

Está compuesto por aquellos procesos requeridos para supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeño
del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.

Los procesos de este grupo son:

● Dar Seguimiento y Controlar el Trabajo del Proyecto
● Realizar Control Integrado de cambios
● Verificar el Alcance
● Controlar el Alcance
● Controlar el Cronograma
● Controlar costos
● Realizar Control de Calidad
● Informar el Desempeño
● Dar Seguimiento y Controlar los Riesgos
● Administrar las Adquisiciones

👉Grupo de procesos de Cierre

Está compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a fin de completar formalmente
el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales.

Los procesos de este grupo son:

• Cerrar el Proyecto o Fase
• Cerrar las Adquisiciones

En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente:

– obtener la aceptación del cliente o del patrocinador,
– realizar una revisión tras el cierre del proyecto o la finalización de una fase,
– registrar los impactos de la adaptación a un proceso,
– documentar las lecciones aprendidas,
– aplicar actualizaciones apropiadas a los activos de los procesos de la organización,
– archivar todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de información para la dirección de proyectos
para ser utilizados como datos históricos y
– cerrar las adquisiciones.
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Práctica
Ejercicio 1:
Identificar las responsabilidades de un gerente de proyectos.

Ejercicio 2:
Identificar las partes de un proceso abstracto.

Ejercicio 3:
Interesados de un proyecto. Especificar un proceso que permita la identificación de los interesados de un
proyecto.

Ejercicio 4:
Discusión: Ciclos de Vida de Productos y Proyectos. ¿Cuántos ciclos de vida de proyecto pueden formar
parte del ciclo de vida de un producto particular?
Piense en esta situación para un producto complejo (un nuevo modelo de controlador para tren bala) y
para un producto simple (una nueva versión del sitio de mercado libre).

Ejercicio 5:
Discusión: ¿Qué implica lograr proyectos exitosos?

Ejercicios 6:
Discusión: ¿Cuáles son las funcionalidades básicas de una PMO?

Adicional 1:
Si un proyecto se realiza dentro del tiempo y presupuestos acordados, pero el cliente no lo utiliza ¿es un
proyecto exitoso?