MODELO ANALISIS PERFIL DEL CARGO Asistente de Gerencia

Código:
DESCRIPCIÓN DE CARGOS
GRUPO EMPRESARIAL Vigente
desde:
NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar Administrativa

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Asistente de gerencia
EMPRESA: Tiendas del Norte S.A.S
AREA: Administrativa
UBICACIÓN: Vía Cali Candelaria parque industrial La Nubia bodega 6 KM 2,5
No. DE PERSONAS EN ESTE CARGO: 1
IMPACTA AMBIENTE Y CALIDAD: SI: NO:
ELABORADO POR: nombre y fecha Karen Dayanna Calvache 23/09/2020
APROBADO POR: nombre y fecha Yimis Segura Hungría 20/10/2020
CARGOS QUE LE REPORTAN

Ninguno
MISION DEL CARGO

(Defina el propósito del cargo: el qué, en que proceso, de acuerdo con que marco de actuación y el para qué)
Coordinar la marcha eficiente de las funciones administrativas y logísticas de la Gerencia de Administración, para
dar cumplimiento a cada uno de los procesos, logrando resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del
servicio.
PRINCIPALES ÁREAS DE RESPONSABILIDAD

(Descríbalas en orden de importancia, máximo 6 responsabilidades)
Qué debe hacer Para qué lo debe hacer Indicadores de gestión
(?) (Resultado Final) (Cuantitativos y cualitativos)
Garantizar la información necesaria
de los productos agotados, para que
 Plan de producción
Recibir a los vendedores así mismo los vendedores
 Informes actualizados
distribuyan esa información a los
clientes
Constata la disponibilidad del
Medir agotados de productos  Informes de producción
producto
 Hojas de vida
Obtener el desempeño deseado en
Ingresar el personal nuevo a la empresa.  Entrevistas
la empresa
Registrar información mediante la Garantiza la correcta distribución de  Informes actualizados y
actualización de bases de datos o archivos los datos mediante la utilización de confiables.
ofimáticos en el día ellos
ACTIVIDADES DE APOYO:
 Realizar cartas de referencia laboral
 Realizar despidos del personal
 Agendar reuniones de negocio, entrevistas, citas, eventos y otras actividades afines.
 Identificar e informar al gerente cualquier problema con el producto que afecte el desempeño de las
tareas
 Verificar las actividades desarrolladas por el personal a cargo, incluyendo los
visitantes, con el fin de informar actividades sospechosas que pongan en riesgo la seguridad de las
personas y de las instalaciones.
 Coordinar al personal encargado de cargue y descargue de productos
 Asistir a charlas y capacitaciones programas por la organización.
 Cumplir con las recomendaciones y normas establecidas por la empresa
 Utilizar correctamente los elementos de protección individual
 Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su jefe inmediato.
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Código:
desde:
DIMENSIÓN DEL CARGO

(Magnitud de la responsabilidad del cargo en relación a los resultados cuantitativos de la empresa. Ej. Costos,
gastos, recaudo de cartera, costo de maquinaria, manejo de materia prima, costo de no calidad.)
Valor actual Valor actual
(Dato a la fecha de (Dato a la fecha de
Variable o Factor diligenciar el formato) Variable o Factor diligenciar el formato)
RECAUDO 15 MILLONES NOMINA 70’000’000
AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES CLAVES

Decisiones que no requieren consulta (Aunque sean controladas o se tenga que informar de las mismas)
Cierre de personal
Temas que deben ser consultados con el superior para tomar decisiones
Cierre de personal
No conformidades en el producto terminado
Condiciones de trabajo, situaciones y actos inseguros
PRINCIPALES RELACIONES DE TRABAJO EXTERNAS

Proveedor (P) o Cliente (C)
Entidad o C/P Naturaleza o propósito Frecuencia
Persona (Alto/Medio/Bajo)
Proveedor P Recibir mercancía para la distribución de la misma. M

directo Nestlé
PRINCIPALES RELACIONES DE TRABAJO INTERNAS

Proveedor (P) o Cliente ©
Entidad o C/P Naturaleza o propósito; Frecuencia
Persona (Alto/Medio/Bajo)
Informar cambios establecidos desde la alta dirección, y
Todo el personal A
requisitos obligatorios para su debido cumplimiento
SITUACIONES CRÍTICAS DEL CARGO – PROBLEMAS TÍPICOS

Falta de herramientas manuales o daño de estas.
Daño en equipos como computador o fotocopiadora
PRINCIPALES AYUDAS CON QUE CUENTA EL CARGO

Plan de producción diario
EQUIPOS, PROGRAMAS Y RECURSOS REQUERIDOS POR EL CARGO

Herramientas manuales como computador, lapiceros, archivo etc.
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COMITES O REUNIONES PERIODICAS CLAVES A LAS QUE ASISTE

Nombre de la reunión Frecuencia Participantes Objetivos y Rol
Todo el personal de
Charla de seguridad Ocasional Afianzar temas de seguridad
planta
Todo el personal de la
Charla de caídas en altura Ocasional
planta
Tratar temas de productos disponibles
Reunión general Diario Solo los vendedores
y agotados
INFORMES PERIODICOS REQUERIDOS POR EL CARGO

Nivel de
Nivel de
Nombre del informe Frecuencia Elaborado por Criticidad de
seguridad
la información
Informe de ventas Permanente Asistente de gerencia A A
Presupuesto Permanente Gerente A A
Informes de cierre Permanente Asistente de gerencia M M
INFORMES PERIODICOS GENERADOS POR EL CARGO

Nivel de
Nivel de Criticidad de
Nombre del informe Frecuencia Destino (Elaborado para…)
seguridad la información
Informe de Producción. Diario Asistente de gerencia A A
REQUISITOS BÁSICOS PARA EL NORMAL DESEMPEÑO DEL CARGO

FORMACIÓN ACADÉMICA NECESARIA:
Bachiller – Profesional en carreras administrativas.
FORMACION ACADEMICA DESEABLE: Formación

Diplomados y/o seminarios en áreas administrativas y/o seguridad.
EXPERIENCIA NECESARIA EN: TIEMPO ESTIMADO

Mínimo 3 años
EXPERIENCIA DESEABLE EN: TIEMPO ESTIMADO

Cargos directivos en las áreas financieras, Comercial y/o Administrativas.
3 años
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Código:
desde:
NIVEL DE
GRADO DE DISPONIBILIDAD NIVEL DE RIESGO DE
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS DESARROLLO EN EL ENTORNO PROCESOS CLAVES POR
REQUERIDOS PARA EL REQUERIDO DEL PÉRDIDA DE
DESEMPEÑO DEL CARGO A-M-B CONOCIMIENTO CONOCIMIENTO
A-M-B A-M-B
Manejo de computador A M M
Manejo en programas como Word,
power point, Excel, email e internet A M M
etc.
Manejo básico en el idioma de
ingles M M M
CARGOS PROYECTADOS PARA PROBABLES RUTAS DE CARRERA DEL CARGO (Horizontales –

Verticales)
NA
CARGOS (INTERNOS) DESDE LOS CUALES SE PODRÍA PROVEER EL OCUPANTE DEL CARGO (por
compatibilidad de conocimiento y gestión)
Auxiliar administrativo
RESPONSABILIDADES EN EL SISTEMA:
Cumplir con las recomendaciones y normas de seguridad de la compañía, utilizar adecuadamente los
elementos de protección individual, revisando permanentemente las condiciones de trabajo seguro.
Dar cumplimiento a las políticas establecidas en el SGC.
SELECCIONE MÁXIMO 4 COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES QUE DEBEN REQUERIRSE PARA

EL BUEN DESEMPEÑO DEL CARGO
COMUNICACIÓN ASERTIVA ( X )
TRABAJO EN EQUIPO ( X )
COMUNICACIÓN ESCRITA ( X)
OBTENCIÓN DE RESULTADOS ( X )
COMUNICACIÓN ORAL ( X)
LIDERAZGO ( X )
INFLUENCIA Y NEGOCIACIÓN ( )
HABILIDAD ESTRATÉGICA ( )
ORIENTACIÓN AL CLIENTE (X)
ADAPTABILIDAD AL CAMBIO (X)
ORIENTACIÓN AL DETALLE ( )
OTRA, ¿Cuál?
Grado de desarrollo
COMPATIBILIDAD MOTIVACIONAL
requerido
Tareas repetitivas A
Trabajo Físico B
Aprendizaje continuo A
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Código:
desde:
PROGRAMA DE INDUCCION
(Entrevistas Indispensables que debe tener el vinculado a este cargo)
Entrevista con: Temas principales:
Gerente de la empresa Inducción general de la empresa y temas contractuales.
Entrega del cargo
Asistente de gerencia anterior
Inducción en actividades relacionadas con el cargo
Líder de seguridad y salud en el
Presentación con el personal, entrega del cargo y expectativas de este.
trabajo
PROGRAMA DE CAPACITACION / ENTRENAMIENTO,

Entrenamiento básico para desempeñar adecuadamente el cargo
Intensidad
Temas Responsable
(horas)
Programa econ manejo de inventarios de productos Asistente de gerencia 4
Facturación y cuadre Asistente de gerencia 4
Ingresos y despidos de personal Asistente de gerencia 4
Nominas Asistente de gerencia 4
TOTAL, HORAS DE ENTRENAMIENTO REQUERIDAS 16 horas
VALORACION (Ejemplo Modelo HAY)

Solución Problemas Responsabilidad TOTAL PUNTOS
PERFIL
Validado por Gestión Humana Fecha: 07/10/2020
Nombre: Yimis Segura Humgria Firma:
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NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar Administrativa

CARGOS QUE LE REPORTAN

MISION DEL CARGO

PRINCIPALES ÁREAS DE RESPONSABILIDAD

DIMENSIÓN DEL CARGO

AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES CLAVES

Condiciones de trabajo, situaciones y actos inseguros

PRINCIPALES RELACIONES DE TRABAJO EXTERNAS

Proveedor P Recibir mercancía para la distribución de la misma. M

PRINCIPALES RELACIONES DE TRABAJO INTERNAS

SITUACIONES CRÍTICAS DEL CARGO – PROBLEMAS TÍPICOS

PRINCIPALES AYUDAS CON QUE CUENTA EL CARGO

EQUIPOS, PROGRAMAS Y RECURSOS REQUERIDOS POR EL CARGO

COMITES O REUNIONES PERIODICAS CLAVES A LAS QUE ASISTE

INFORMES PERIODICOS REQUERIDOS POR EL CARGO

INFORMES PERIODICOS GENERADOS POR EL CARGO

REQUISITOS BÁSICOS PARA EL NORMAL DESEMPEÑO DEL CARGO

FORMACION ACADEMICA DESEABLE: Formación

EXPERIENCIA NECESARIA EN: TIEMPO ESTIMADO

EXPERIENCIA DESEABLE EN: TIEMPO ESTIMADO

CARGOS PROYECTADOS PARA PROBABLES RUTAS DE CARRERA DEL CARGO (Horizontales –

Dar cumplimiento a las políticas establecidas en el SGC.

SELECCIONE MÁXIMO 4 COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES QUE DEBEN REQUERIRSE PARA

PROGRAMA DE CAPACITACION / ENTRENAMIENTO,

TOTAL, HORAS DE ENTRENAMIENTO REQUERIDAS 16 horas

VALORACION (Ejemplo Modelo HAY)

Validado por Gestión Humana Fecha: 07/10/2020

Nombre: Yimis Segura Humgria Firma:

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