MATERIAL DE ESTUDIO UNIDAD 4

1. Inventarios:

Concepto: Como sabemos toda la mercancía que ingresa y sale de la bodega es pistoleada
mediante el lector de barras, lo que actualiza la cantidad de unidades del sistema de inventario
sistemático, de acuerdo con la codificación de cada item (referencia), numero que debe coincidir
con el inventario físico, que se encuentra al interior de la bodega almacenada y que puede estar
clasificada en productos en proceso, semiterminados, materias primas, mercancía en cuarentena,
devoluciones.

En la actualidad este proceso es uno de los mayor control e importancia para identificar, hurtos,
mermas, altos niveles de rotación de referencias, baja demanda de referencias, evaluar las buenas
practicas de manipulación porque en muchos casos, se ve mercancía en mal estado frente a su
empaque, errores de rotulación, desorganización en la ubicación del pasillo de la referencia, de
acuerdo al procedimiento de almacenamiento, de allí la importancia de analizar el informe final de
los resultados obtenidos, para toma de decisiones en ajustes al proceso dentro de la cadena de
suministro frente a solicitud de compras, mejora en las actividades de organización para control de
errores humanos en la equivocación de la ubicación de un producto en la estantería, análisis de
estrategias comerciales, para mover la mercancía teniendo en cuenta, fechas de vencimiento y de
esta manera tener mayor flujo de caja. Que permite una liquidez para los compromisos
económicos que se requieren la operación logística.

Tipos de Inventario:
✓ Inventario periódico físico
✓ Inventario Perpetuo y permanente
✓ Inventario periódico
✓ Inventario de materias primas
✓ Inventario Inicial
✓ Inventario Final
✓ Inventario Físico
✓ Inventario en transito
✓ Inventario en proceso
✓ Inventario en consignación
✓ Inventario estacional
✓ Inventario de Lote
✓ Inventario de seguridad

1.2 Principios contables aplicados al Inventario:

Periodo Contable = Costos y Gastos

Realización = Cuantificar en términos monetarios
Valor histórico original = Registrar al valor de Factura inicial
Consistencia = El mismo sistema de valuación siempre
Revelación suficiente = Información registrada clara y concisa, incluyendo
obsoletos, mal estado
Importancia relativa = No considerar valores o diferencias
insignificantes.
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1.3 Técnicas de conteo:

✓ Método ABC
✓ Determinación Punto Reorden: (Numero de unidades, que indican la necesidad de hacer una
solicitud de pedido, a partir del análisis realizado contemplado en los históricos de consumo).
✓ Stock de Seguridad: (Unidades de reserva que se tienen por cada referencia, si se presenta alguna
situación de novedad en la entrega por parte del proveedor)

1.4 Procedimiento toma física:

Alistamiento: Personal debidamente capacitado y que no haga parte del area a inventariar para
no sesgar el resultado final, numero de equipos que serán entregados al personal para registro
de la información, de acuerdo con la tecnología, implementada en la empresa, sin es manual
tablas de apoyo, esferos con tinta indeleble, copias de formatos que relacionan los productos
referencias a revisar y contar, solicitud de informes impresos al area contable, con fechas de
corte en tiempos, de acuerdo con el cronograma interno establecido y según políticas internas
de la empresa, del listado de los artículos se debe identificar las unidades de medida y elegir
una ha aplicar en la conversión.

Delimitar las zonas especificas que serán inventariadas, demarcar, y recopilar todas las
existencias de cada referencia en un solo sitio, dejar una cantidad considerable de estos
productos para la solicitud de pedidos que se deben despachar, para no afectar el resultado del
conteo, prever tener equipos para traslado de mercancía, en casos donde se alquila el
montacargas, enviar con anterioridad una solicitud de correo informando el requerimiento,
para que no existan imprevistos, conforman un equipo responsable en donde existan lideres
que se apoyaran con su equipo de trabajo, para el desarrollo de las actividades previstas.
entrega de EPP diferentes a los utilizados, si la naturaleza de la mercancía lo requiere.

Ejecución, asignar personal por pasillos, estanterías, entrega de herramientas, equipos

tecnológicos, listados en físico, indicar los tiempos en hora de inicio y finalización, explicar a
quien se dirigen ante alguna duda o inquietud.

Inicio de conteo físico aplicar la técnica de izquierda a derecha, segundo conteo de derecha a
izquierda, en algunos casos se ubican stickers a la mercancía contada para control.

Algunas empresas subcontratan este servicio que se ejecuta en contrajornada del horario
cuando la tienda esta cerrada, para no afectar su operación logística normal.

Se consolida toda la información por parte de todos los responsables, finalizando dicha laboral
en simultanea para todos los participantes de conteo, luego el líder responsable debe consolidar
la información para emitir el informe final, haciendo un análisis comparativo y se pueden
apoyar con registros fotográficos, para una debida trazabilidad.
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1.4 Unidades de manipulación:

Imagen

https://images.app.goo.gl/x6FQ1xN5Y6iBjDQ8A

Es la unidad de medida en la que esta contenida la mercancía y facilita la manipulación, se

encuentra una variedad de formas como son: Cajas, bidón estibas paletas, sacos y contenedores

1.5 Fecha de corte de inventarios:

Las tecnologías de la información son utilizadas para el control de los inventarios, en donde de
forma segura y en tiempo real, se tiene acceso al registro de ingreso de determinada mercancía,
según la fecha a verificar, en donde se puede identificar entradas, saldos, costo de valor
unitario y valor total del inventario.

Cada empresa establece dentro de su plan operativo y su estructura cronogramas en fechas, de

acuerdo con sus procedimientos internos para el debido monitoreo y seguimiento de la
mercancía.

2. Listas de chequeo y reportes:

Concepto: Son documentos estandarizados, codificados, que hacen parte del sistema de
Gestión de calidad, de la norma ISO 9001, en donde se registra toda la información de acuerdo
con lo establecido en los manuales de procedimientos y estos formatos son el soporte
documental, que permite verificar que las tareas se desarrollan, registrando toda la trazabilidad,
información que será revisada en los procesos de auditorias internas y externas para control y
mejora del proceso.
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2.1 Estructura de listas de chequeo:

Imagen: https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fdocplayer.es%2F5739803-Lista-de-control-interno-
inventario.html&psig=AOvVaw12XSGqop_2VKq9I--
LAqfE&ust=1611529787956000&source=images&cd=vfe&ved=0CAIQjRxqFwoTCNiIsbaWs-4CFQAAAAAdAAAAABAD
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El objetivo principal de una lista de chequeo de procesos es asegurar el cumplimiento de las

actividades de los procesos de manera sistemática y de las características cualitativas y
cuantitativas que afectan la calidad del resultado final o salidas del proceso.
Lo cual significa que lo más adecuado es que la lista de chequeo se deba originar en la
caracterización del proceso y/o en el respectivo plan de seguimiento y medición. Ver el
artículo Cómo documentar un proceso.
No hacerlo así implica que no se esta enfocando en el objetivo del proceso y en el control de las
características claves que conllevan a su cumplimiento.
Beneficios de llevar una buena lista de chequeo:

Deja trazabilidad de la actividad realizada para evaluaciones requeridas.

Se concentra en los aspectos críticos del proceso que puedan generar resultados no
esperados.

No se apega a la memoria de las personas, generando sistematicidad en la realización de las

actividades.

Asegura la secuencia de ejecución de las tareas o actividades.

Procedimiento:
Paso 1: Haga la lista de actividades o tareas a verificar según la secuencia del proceso.
Paso 2: Determine qué atributos (lo cualitativo) y variables (lo cuantitativo) de cada actividad se
deben verificar. Indague a las personas que realizan la actividad, cuales son las fallas más
frecuentes que se les presentan.
Paso 3: Del paso anterior determine la importancia o impacto de cada atributo y variable en el
resultado final. Califique la importancia de 1 a 5.
Paso 4: Solo aplique la supervisión a las variables o atributos con calificación 4 y 5.
Paso 5: Defina la frecuencia de verificación: Mensual, Quincenal, Semanal, Diaria. Y la hora en
que se realizará la verificación. La frecuencia de verificación se establece con base en la
importancia calificada en cada actividad. Algo muy importante deberá ser más frecuentemente
verificado.
Paso 6: Previamente es posible que requiera determinar un tamaño de muestra o número de lotes
para aplicar la verificación. Por ejemplo en un ambiente de salud, es necesario verificar la
calidad de las historias clínicas de los pacientes; como en un día se pueden diligenciar cientos de
historias clínicas, es entonces necesario definir el tamaño de muestra para que
sea viable verificar las variables o atributos críticos y tener un resultado estadísticamente válido.
Paso 7: Defina quien realizará la verificación. Si es un proceso largo, trate de distribuir las
responsabilidades de verificación entre todas las personas que participan, de tal manera que se
enfoquen en unos pocos atributos o variables a controlar. Así es más fácil realizar la verificación.
Paso 8: Diseñe el formato de verificación. Dependiendo del volumen de información recopilada se
pueden requerir formatos individuales para cada frecuencia de verificación.
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Paso 9: Todas las listas de chequeo deben ser controladas como registros del sistema de calidad.
La lista de chequeo la puede aplicar quien realice las actividades como una forma de autocontrol,
o una persona del mismo nivel de cargo o una persona de un cargo superior que tenga la
competencia o conozca bien las actividades.
Tenga en cuenta que las listas de chequeo son registros, evidencias de como se están realizando
las actividades de un proceso. Por eso muchos de los puntos anteriormente expuestos deben ser
definidos previa y ampliamente en el plan de seguimiento y medición que es el documento donde
se dice cómo se van a hacer las verificaciones de manera sistemática. Blog Centro de Gestión
Empresarial, Mayo 09 de 2012.

2.2 Tipos de reportes:

Nombre del Ver

Descripción Descargar Formato
Reporte PDF

El reporte arroja la información por documento que a afectado

al inventario, detallando cada uno de los productos que se
Documento de
incluyeron en el movimiento. Los Filtros que permite este
movimiento al Ver Descargar MINV02
reporte son: Rango de artículos, cliente, vendedor, proveedor,
inventario
línea, familia, departamento, tipos de movimiento en
especifico, rango de folios o rango de fechas.

El reporte arroja la relación de los documentos realizados

principalmente entre sucursales, ya que se especifica la
sucursal origen y sucursal destino de los movimientos. El
Relación de
reporte está diseñado para consultar la relación de Ver Descargar MIRELDOC
documentos
documentos de tipo Traspasos. Los filtros que permite este
reporte son: rango de artículos, cliente, proveedor, tipos de
movimiento en especifico, rango de folios o rango de fechas.

El reporte arroja las entradas y salidas que ha tenido cada uno

de los artículos. Detalla el costo y precio unitario de cada
Reporte de
movimiento, así como el costo y precio total. Los filtros que
movimientos al Ver Descargar MINV01
permite este reporte son: rango de artículos, cliente,
inventario
vendedor, proveedor, línea, familia, departamento, tipos de
movimiento en especifico, rango de folios o rango de fechas.

El reporte arroja cada una de las sucursales destino a las que

se les ha realizado un traspaso. Detalla la cantidad de
Resumen de
movimientos y cantidad de artículos transferidos hacia esa
salidas por Ver Descargar SALTRASP
sucursal con su respectivo costo de movimiento. Los filtros
traspaso
que permite este reporte son solamente cliente en especifico,
rango de folios o rango de fechas.
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Estos son los reportes que usted puede consultar en la sección de Inventario / Reportes de
Movimientos (sección detallada)

Nombre del Ver

Descripción Descargar Formato
Reporte PDF

El reporte detalla por cada tipo de movimiento (Factura,

Compra, Entrada por Ajuste) cada uno de los artículos
incluidos, con su folio, fecha, cantidad (unidades de venta),
Detallado de
importe, observaciones por artículo, cliente o proveedor al que Ver Descargar DETMINV
movimientos
se le procesó el documento y usuario que elaboró el
documento. Los filtros que permite este reporte son solamente
por Tipos de movimientos en especifico y rango de fechas.

El reporte detalla por cada uno de los artículos su saldo inicial,

su saldo final dependiendo de las entradas y salidas que
Entradas y
tuvieron en un determinado lapso de tiempo. Los filtros que
salidas por Ver Descargar MINVS03
permite este reporte son: rango de artículos, cliente,
artículo
proveedor, linea o familia en especifico, rango de folios o
rango de fechas.

El reporte detalla por cada uno de los artículos su saldo inicial,

su saldo final dependiendo de las entradas y salidas que
Entradas y
tuvieron en un determinado lapso de tiempo. Además detalla
salidas por
el costo total del inventario inicial y final, costo total de Ver Descargar MINVS04
artículo (con
entradas y salidas. Los filtros que permite este reporte son:
costos)
rango de artículos, cliente, proveedor, linea o familia en
especifico, rango de folios o rango de fechas.

Inventario El reporte detalla el inventario mensual por cada tipo de

mensual de movimiento (entradas/salidas) realizados en el mes con su
Ver Descargar IMCTMOV
costos por tipo respectivo costo de inventario. Solo se permite filtrar por rango
de movimiento de fechas.

El reporte detalla cada una de las entradas y salidas que ha

tenido un artículo en especifico, desglosando la existencia
Kardex de final por cada tipo de movimiento. Los filtros que permite este
Ver Descargar MINVS02
existencias reporte son: rango de artículos, vendedor, cliente, proveedor,
linea, familia o departamento en especifico, rango de folios o
rango de fechas.

El reporte detalla cada una de las entradas y salidas que ha

Kardex de tenido un artículo en especifico con su respectivo costo de
existencias y inventario, desglosando la existencia final por cada tipo de Ver Descargar MINVS01
costos movimiento y el valor final de inventario. Los filtros que
permite este reporte son: rango de artículos, vendedor, cliente,
proveedor, linea, familia o departamento en especifico, rango
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de folios o rango de fechas.

El reporte detalla por mes el inventario inicial e inventario final,

Valuación
con los movimientos más comunes de entradas y salidas
mensual de
(Compras, Devoluciones de venta, traspasos, ajuste de
inventario
inventario). Solo se permite filtrar por rango de fechas.

Blog: Saitenlinea wiki inventarios Reporte de movimientos

Imagen de un Reporte de Inventario

https://images.app.goo.gl/F7c1nT3vQXqTwN9D9
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2.3 Registros

https://images.app.goo.gl/LkuL1mHDPHGHVxgA7

Se deben realizar registros de movimientos para el debido control, frente a toda la trazabilidad
del proceso, cuando se realicen compras y despachos de mercancía, también cuando se hacen
solicitud de mercancías que se traspasan a otra sucursal, desperdicios, salidas de materiales,
despacho de insumo entre áreas.

Bibliografía

• Centro de Gestión Empresarial , Mayo 09 de 2012

• Blog: Saitenlinea wiki inventarios Reporte de movimientos

Cibergrafía

• Como elaborar listas de chequeo

https://iso9001-calidad-total.com/2012/05/09/como-elaborar-listas-de-chequeo/

• Inventario Reporte de Movimientos

http://www.saitenlinea.com/wiki/Inventario/Reportes-de-Movimientos

• Video: Stock de seguridad y punto de pedido Parte 1

https://www.youtube.com/watch?v=yPkqYVhDe4s

• Video: Stock de seguridad y punto de pedido Parte 2

https://www.youtube.com/watch?v=Dx7_KHceyfU