Sistemas Workflow

Integrantes:

Alejandra Aguilar 8-950-2318

Winston Barton 4-805-701
Luis Santos 8-950-2087
Bryan Batista 8-928-818

Materia:
Diseño de Sistemas de Información

Profesor:
Christian Sánchez

Fecha:
2021
 Índice
Introducción...........................................................................................2
Sistemas Workflow................................................................................3
Conceptos...........................................................................................3
Características....................................................................................4
Herramientas......................................................................................7
Servicios.............................................................................................8
Ejemplo.............................................................................................11
Conclusión...........................................................................................12
Bibliografía...........................................................................................13
 Introducción
Workflow o flujo de trabajo, se trata de la automatización de procesos de negocio
en los cuales los documentos, la información y las tareas pasan de un funcionario
a otro, siguiendo una cierta jerarquía y de acuerdo con un conjunto de reglas
preestablecidas.
A nivel mundial, los sistemas de workflow han estimulado gran interés por sus
razones económicas y tecnológicas, que se verán en la investigación.
 Sistemas Workflow
Conceptos
Un workflow, o flujo de trabajo en español, es un conjunto de actividades
relacionadas, que son completadas en un determinado orden para alcanzar un
objetivo de la organización. Estas actividades, o tareas, son realizadas por los
llamados “participantes” del proceso, que pueden ser humanos o no (en ese caso,
pueden ser software, máquinas, etc.).
Hoy en día:
En la práctica, se trata de la automatización de procesos de negocio en los cuales
los documentos, la información y las tareas pasan de un funcionario a otro,
siguiendo una cierta jerarquía y de acuerdo con un conjunto de reglas
preestablecidas.
En teoría, esta gestión se puede organizar de forma manual, pero actualmente la
mayor parte del workflow se sistematiza en el contexto de la tecnología de la
información, más conocido como sistemas de TI.
Características
Los Sistemas Gestores de Flujos de Trabajo permiten, diseñar, ejecutar y
monitorear los flujos de trabajos en entornos distribuidos e incluso heterogéneos,
permitiendo una gestión y ejecución eficiente de los procesos.
Una característica básica que debe proporcionar un sistema Workflow es la
flexibilidad. En un entorno tan cambiante, las compañías necesitan refinar sus
procesos constantemente con el propósito de cubrir las necesidades y
oportunidades propuestas por nuevas tecnologías, nuevos requerimientos de
mercado y nuevas leyes.
Automatización
Una aplicación de flujo de trabajo automatiza la secuencia de acciones del estado
de cada ejemplo del proceso y el suministro de herramientas para controlarlo.
La labor del flujo de trabajo no es un concepto complejo. Esto no quiere decir que
el desarrollo y la puesta en práctica de las aplicaciones del flujo de trabajo sea
fácil. Por el contrario, definir los procesos efectivos de los negocios, aplicar
tecnología a ellos y restablecerlos en una base de usuario precavido, ocupa una
gran inversión en tiempo y dinero.
Cuando analizamos las aplicaciones de flujo de trabajo, básicamente hablamos de
brindar información a la gente correcta en el orden correcto, proveyendo las
herramientas adecuadas.
Cambio indispensable
La reingeniería del proceso de negocio ha llegado a ser indispensable en este
mundo caracterizado por el aumento de competitividad global. Esto significa que,
para permanecer viables, las compañías deben examinar todos sus procesos,
modernizarlos y mejorarlos.
Sin embargo, debe reconocer que la automatización de procesos de este tipo
realmente no es algo nuevo. Los procesos patentados llave en mano
automatizados, han estado en nuestro alrededor por décadas.
Pero el mundo se mueve demasiado rápido para estos sistemas y la diferencia la
marca ahora el surgimiento de una nueva generación de herramientas- creadores
de aplicación de flujo de trabajo- que está diseñada para permitir el desarrollo más
rápido de procesos automatizados, así como también para permitir que las
aplicaciones flexibles que pueden actualizarse, mejorarse o reorganizarse
completamente, para reflejar la manera en que se está haciendo el trabajo en las
organizaciones.
En las grandes empresas, las aplicaciones estratégicas de flujo de trabajo son
antecedidas frecuentemente por sesiones de reingeniería donde la organización,
frecuentemente en conjunto con una consultoría externa, evalúa y rediseña los
procesos actuales.
Pese a ello, la automatización de flujo de trabajo no está sujeta a experimentar un
ejercicio de reingeniería del proceso de negocio demasiado largo. Debido a esto,
puede ocurrir que las aplicaciones del flujo de trabajo reflejen procesos existentes
no automatizados, lo cual se conoce popularmente como "pavimentar los caminos
de las vacas".
Esto no es necesariamente malo, debido a que la naturaleza y el ámbito del
proceso de negocios, determina si una sesión de rediseño sería valiosa antes de
aplicar la tecnología del flujo de trabajo.
Diseño fácil de la forma
Un sistema de gestión del flujo de trabajo necesita una forma muy fácil para que
los usuarios creen nuevos formularios sin la ayuda de un ingeniero de sistemas. El
diseño debe ser arrastrado y soltado y rápido de construir o modificar. La interfaz
debe ser intuitiva para añadir diferentes tipos de campos como campos de texto,
campos numéricos, desplegables, multiselecciones, cálculos, carga de archivos y
más.
La interfaz debería facilitar la pre-población de las formas también. Como
resultado, esta característica de ahorro de tiempo permite al usuario introducir los
datos una sola vez y utilizarlos en varios formularios diferentes.
Comunicación incorporada
Cuando los empleados necesitan asignar un formulario, una tarea o una consulta
a otra persona, deben poder hacerlo directamente en la herramienta de gestión del
flujo de trabajo. Tener que enviar un correo electrónico desde fuera del sistema
con enlaces a los lugares donde se debe realizar el trabajo puede resultar torpe y
una pérdida de tiempo. Un gran sistema permite a su equipo discutir los procesos,
etiquetar a otros miembros del equipo, añadir documentos, archivos e imágenes
directamente en la interfaz.
Las funciones más comunes que proporcionan los Sistemas Gestores de Flujos de
Trabajo son:

 Asignación de tareas al personal.

 Aviso al personal de tareas pendientes.
 Permitir la colaboración en las tareas comunes.
 Optimización de recursos humanos y técnicos, alineándolos a la estrategia
de la empresa.
 Automatización de las secuencias de los procesos de negocio y
optimización de las mismas.
 Agilización de los procesos de negocio y como resultado un mejor servicio
al cliente.
 Control y seguimiento de dichos procesos.
 Interfaz para el acceso a sistemas de datos.
 Registro y monitoreo de acciones realizadas.
Herramientas
Aunque las herramientas de Workflow pueden utilizarse para controlar, gestionar y
optimizar cualquier proceso, los sistemas de flujo de trabajo tienen en particular
una aplicación muy importante en la gestión documental.
La gran cantidad de documentación que se genera dentro de cada oficina sigue
normalmente un número determinado de caminos o procesos que tienden a
repetirse y son susceptibles de ser modelizados en un esquema workflow y por
tanto automatizados en una herramienta de gestión documental con workflow que
si además está en la nube es accesible desde un dispositivo móvil en cualquier
lugar.
Ese es el motivo por el que el Software de Gestión Documental y el Software de
Workflow a menudo se unifican, ofreciendo ambas funcionalidades en una única
herramienta. De ahí la confusión entre «Software de Gestión Documental con
Workflow» «Herramienta de Workflow que soporta Procesos Documentales»,
«Software de Gestión de Contenidos Empresariales» (o ECM de sus siglas en
inglés como forma de aunar los dos conceptos) y «Business Process Management
Software» (o BPM)
Las herramientas que permiten implementar un flujo de trabajo optimizado están
especialmente demandadas en la actualidad por las grandes corporaciones.
Facilitan el trabajo en equipo y que no haya dudas a la hora de tomar decisiones
sobre la metodología de trabajo para un determinado proceso. Permiten sobre
todo tener descentralizadas las actividades de tipo administrativo o comercial con
el consiguiente beneficio para la coordinación de grandes empresas.
Servicios
En los análisis y estudios de los sistemas de flujos de trabajo, el nivel de precisión
puede ser tan alto como las diferencias entre una empresa u otra. En el ámbito
empresarial podemos definir y categorizar tres tipos distintos de workflow o flujo de
trabajo.
Existen tantos flujos de trabajo como sectores, empresas y departamentos hay.
Los flujos de trabajo puede ser incluso interdepartamentales o pueden requerir la
cooperación de externos. Por tanto, si una empresa no unifica los procesos con
los flujos de trabajo, pierde la conexión entre las diferentes tareas y/o
departamentos, y la eficiencia disminuye. Esto puede acabar provocando retrasos,
problemas de stock y pérdidas monetarias.
Workflow ad hoc:
En este tipo las reglas de los procedimientos pueden ser creadas o modificadas
durante el funcionamiento del proceso. Son muy habituales en empresas que
fabrican por pedidos, de ingeniería o de construcción.

Por ejemplo, una empresa que fabrica piezas para bólidos de la Fórmula 1. Cada
pedido se percibe como un proyecto ya que cada vez puede que deba tener una
forma diferente. Por lo tanto, el workflow es distinto cada vez, ya que depende del
proyecto. Dependiendo del tipo de pieza que se vaya a producir, se necesitará
hacer planos nuevos con programas CAD para hacer una fabricación aditiva, o se
requerirá el uso del taller, o incluso una combinación de ambos.
Las reglas y las normas que rigen el correcto funcionamiento del flujo de trabajo
pueden ser creadas y alteradas durante el transcurso del proceso de trabajo.
Workflow de producción:
Son aquellas tareas que se encargan de acciones fijas (o que rara vez cambian).
Puede ser muy útil para planificar la producción.

Por ejemplo, las empresas que fabrican por stock deben tener una buena
conexión entre el inventario disponible y la producción que se está realizando. Si
una empresa de fabricación de máquinas láser tarde 3 semanas en crear 5
máquinas para un hospital, se puede establecer un workflow en el que avise
cuando se haya recibido el pedido. Así se comience a fabricar en el momento
adecuado.
La conducción del flujo de trabajo es fija, aunque acepta variaciones mínimas o
cambios muy puntuales, y se corresponde con acciones definidas, preestablecidas
y conocidas por todos los actores dentro del negocio de la empresa.
Workflow administrativo:
Este es el tipo de flujo de trabajo más común debido a la cantidad de documentos
administrativos a gestionar en una empresa. Por eso, es muy habitual que el
sistema de gestión documental incluya una gestión de flujos de trabajo para
automatizar tareas y mejorar los tiempos y eficiencia.
Estos flujos suelen requerir validaciones y firmas de una o varias personas. Por
ejemplo, con las facturas. Dependiendo de la empresa, se procesará la factura en
papel y se almacenará, o se digitaliza esa factura e, incluso, puede ser que se
reciba una factura electrónica. La factura deberá ser validada por el responsable
de la compra y, después, firmada electrónicamente o a mano por el director.
Flujo de trabajo a medias entre el workflow ad hoc y el workflow de producción. En
esta categoría se engloban tareas y actividades sin una estructura definida, que
son previsibles y repetitivas, y se basan en unas reglas de ejecución bastante
sencillas de asimilar y aceptar.

Ejemplo
a. En el proceso de ventarketing o smarketing en el que participan varias
personas:
1. El analista de marketing genera leads u oportunidades de ventas.
2. El representante de ventas se pone en contacto con el líder y cierra la
venta.
3. El equipo de facturación genera el ticket para que el cliente pague.
4. El equipo financiero recibe el pago y se lleva la contabilización.
b. Cuando queremos contratar una nueva persona para nuestra empresa
ejecutamos un workflow específico para ello:
Primero publicamos un formulario en la Web para que las personas postulen.
Luego el personal de RRHH evalúa las postulaciones, algunas son descartadas y
se notifica por mail al postulante, otras pasan al supervisor del puesto. Este
supervisor puede descartar, pasar a entrevista o pedir una segunda opinión.
Luego de la entrevista, se descarta, o se contrata. Si se contrata, se pasa la
información (datos personales, sueldo, cargo, etc), al sistema de Personas para el
alta.
Esto es un workflow, que atiende el requerimiento del negocio específico de
contratar nuevas personas. Claramente hay varias actividades, realizadas por
diferentes actores (humanos, o sistemas). Y también existen diferentes reglas que
rigen la ejecución del flujo de trabajo, como por ejemplo que, si RRHH lo descarta,
se le notifica por mail automáticamente, pero si lo aprueba entonces va al
supervisor.
c. Si en una organización hay vendedores recorriendo todo el país, un
posible workflow sería el de “rendición de gastos”, donde sus tareas y
participantes serían:
1. El vendedor almuerza, paga con efectivo, y pide la factura como
comprobante. Tarea: registrar gasto; participante: vendedor.
2. Una vez al mes, el vendedor viene a la casa matriz y entrega todos los
comprobantes en papel a alguien de Administración. Tarea: recibir
comprobantes; participante: administración.
3. Esa u otra persona del equipo de administración revisa los comprobantes
uno a uno, rechaza algunos y aprueba otros. Tarea: revisar comprobantes;
participante: administración.
4. Alguien del equipo de recursos humanos recibe los comprobantes
autorizados y agrega a la liquidación de sueldo del vendedor los importes
correspondientes. Tarea: pagar viático; participante: RRHH.
 Conclusión
El workflow permite guiar al equipo de trabajo a hacer las cosas de la forma
eficiente, a ordenar la información y procesos de la empresa, a trabajar
correctamente y de manera coordinada, evitar cometer errores y realizar la gestión
de calidad en la nube.
Gracias a los workflows los procesos se vuelven mucho más automáticos,
organizados y racionalizados. Es por ello por lo que dar con un workflow ágil y
eficiente mejora la productividad de la empresa y los trabajadores.
 Bibliografía
https://digitaldocu.es/que-es-un-workflow/
https://www.evaluandoerp.com/que-es-un-workflow/
https://www.ticportal.es/glosario-tic/flujo-trabajo-procesos-empresariales-workflow