La complejidad de las actividades económicas han hecho que los simples acuerdos verbales

queden obsoletos, por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados.

El mundo moderno de los negocios exige que cualquier paso que se dé en el campo mercantil
se sustente a través de documentos con firmas de funcionarios calificados de la empresa.
Donde toda emisión y recepción de documentos de diversas indoles podrán respaldar las
transacciones económicas y financieras.

DEFINICION DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito,
planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de
las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de
contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el

profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los
asientos contables en los comprobantes de contabilidad.

Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción

comercial se puede utilizar para:

Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo
un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para
decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de
endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.

Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los
registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista
legal.
A continuación se presenta todos los documentos mercantiles utilizados en la practica de la
contabilidad.

Letra de Cambio

Pagares

Cheques

Recibos

Facturas

Vales

Notas de Remisión

Nota de Abono

Nota de Crédito

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LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o
juridica dirigida a otra persona tambien natural o juridica, con el objeto de exigir que ésta
efectue el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o
determinable.

MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO

Las modalidades de giro pueden variar segun el país donde se practique la contabilidad, pero
los principios siguen las modalidades de:

 A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo día
de su giro o cualquier otro día para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta
práctica.
 A días o meses vista. Esta modalidad tiene la característica de que el plazo de
vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptación de la letra, es decir la fecha
en que "a visto" el aceptante y firmado el compromiso de pagaría.

 A días o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde la

fecha en que la letra fue girada. En este caso se cuentan los días conforme al año civil,
es decir computando los días que tiene cada mes.

 A fecha fija. En esta modalidad se especifíca la fecha de pago en la letra de cambio.

MODELO DE LA LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo:

El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera:

1. Valor o importe de la letra de cambio en números.

2. Fecha de emisión de la letra de cambio.

3. Número correlativo de letras de cambio que emite la empresa.

 4. Plazo o fecha de vencimiento.

5. Letra o Unica.

6. Nombre del beneficiario.

7. Valor de la letra en forma literal.

8. Recibido.

9. Registro del nombre del deudor, su dirección y teléfono.

10. Firma del acreedor.

EL PAGARE
El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de
dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas
que acuerdan efectuar el pago.

Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento
público mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción.

El pagaré se diferencia de la letra de cambio por:

 Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales.

 No pueden ser girado a la vista sino:

o A días o meses fecha.

o A fecha fija.

Los pagarés peden ser de diferentes tipos:

1. Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el deudor quien
garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento.

2. Con garantía personal. Este tipo de pagaré establece que cuando existe la garantía de
otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la
obligación en la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del
deudor.

3. Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una prenda que
puede ser vehículos, joyas, títulos de propiedad, etc.

4. Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de que exista una
garantía hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar
el remate del bien para recuperar el valor de crédito si no fue satisfecha la obligación
en la fecha de vencimiento.

5. Mixto. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de las garantías
mencionadas. Como por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y
prendarias.
 FORMATO DE UN PAGARE
El formato de un pagaré puede tomar el siguiente modelo:

Para el llenado del pagaré se procede de la siguiente manera:

1. Importe en cantidad de la deuda.

2. Nombre completo del deudor.

3. Fecha de vencimiento de la obligación.

4. Nombre del beneficiario o acreedor.

5. Importe literal.

6. El porcentaje de interés ordinario.

7. El porcentaje de interés penal en caso de mora.

8. Nombre del garante.

9. Fecha de emisión del pagaré.

10. Firma del deudor.

11. Firma del garante.

EL CHEQUE
El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado contra
presentación del cheque en cajas de Bancos.

Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en

forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco.
 CARACTERISTICAS DEL CHEQUE
El cheque tiene las siguientes características:

 El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos depositados y
disponibles en el Banco girado o haber recibido de éste autorización para girar
cheques en virtud de una apertura de crédito.
 El cheque se puede girar por dos modalidades:

o Al portador.

o Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o jurídica.

FORMATO DE UN CHEQUE
Por lo general el cheque tiene el siguiente formato:

En la emisión de cheuqes se deben cumplir con los siguientes requisitos:

1. Cantidad en cifras.
2. Fecha de emisión del cheque.

3. Nombre del beneficiario.

4. Cantidad en letras.

5. Firma del girador o librador.

6. Número del cheque.

7. La clave o número de cuenta.

EL RECIBO
El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber recibido de
otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de
comprobante de pago.

Existen varios tipos de recibos, entr las más importantes tenemos los recibos de:
  Recibo de Caja de Ingreso.
 Recibo de Caja de Egreso.

 Recibo de Alquiler.

 Recibo de Depósito en cuenta corriente.

 Recibo de Depósitos en garantía.

 Recibo de Depósitos en custodia.

 Recibo de Depósito a plazo fijo.

 Recibo de Depósito judicial.

RECIBO DE CAJA DE INGRESO

Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o cheque por ventas al
contado, cobranzas al cliente y otros deudores.

El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente estructura:

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad de los
mismos.
La emisión se efectúa de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.
2. Nombre de quién se recibe el efectivo o cheque.

3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.

4. Una breve descripción del pago.

5. Número del cheque y el banco.

 6. Lugar y fecha de emisión.

7. Firma de cajero, en señal de haber recibido conforme.

RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO

Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y servicios al
contado o pago de deudas de la empresa.

El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura:

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad.

La emisión se efectúa de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.
2. Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo.

3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.

4. Una breve descripción del pago.

5. Lugar y fecha de emisión.

6. Firma del cajero en señal de haber pagado conforme.

7. Firma del beneficiario.

RECIBO DE ALQUILER

Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de casa, por el dinero
que recibe del inquilino.

El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:

 RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE
Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber recibido
una determinada cantidad de dinero dentro una transacción realizada a alguna cuenta
corriente o caja de ahorros de la empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad del
depositante, quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques o a
través de cajeros automáticos que todos los bancos tiene este servicio.

RECIBO DE DEPOSITO A PLAZO FIJO

Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del depósito
que puede ser de 30, 90, 360, etc. días y la tasa de interés que reconoce el Banco.

En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de interés.
El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital más intereses.

RECIBO DE EN GARANTIA DEPOSITOS

Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores, títulos
de propiedad, etc. como garantía de un préstamo otorgado, de modo que la devolución se
efectuará una vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses devengados hasta la
fecha de vencimiento.

RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA

Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como constancia de
haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que serán devueltas al término del
tiempo establecido previo pago de una comisión.
 RECIBO DE DEPOSITO JUDICIAL

Este documento es la constancia del depósito que se efectúa en una entidad financiera por
orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad.

LA FACTURA
La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un vendedor al
comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos,
precios y condiciones.La factura representa para el adquiriente la prueba de propiedad de lo
bienes o servicios comprados, desde el punto de vista contable esto permite:

 Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una cuenta
por cobrar para el vendedor.
 Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el
nacimiento de una obligación, para el comprador.

 Se utiliza para fines estadísticos y para el control del movimiento de las mercaderías y
cuentas por cobrar.