Usos de la caja general y la caja menor

Hola chicos hoy vamos hablar

de uso de caja general y caja
menor, catrina les contara.
 Hola chicos les
hablare de la caja Muy bien catrina ¿y qué hay Son los recursos con que cuenta el ente
general y caja menor La caja menor Es un fondo
de la caja menor? económico en forma inmediata. Estos recursos
empecemos. fijo del cual dispone el ente
están representados en dinero (billetes y
económico para gastos
monedas de diferentes valores y
urgentes dentro del
denominaciones), al igual que de cheques y
desarrollo de su objeto
transferencias electrónicas a favor del ente
social; este fondo fijo es
económico y de soportes de tarjetas de crédito
ordenado por la gerencia y/o
y débito. Como medida de control interno, se
la Junta Directiva y cuyo
establece que todos los ingresos en efectivo,
soporte es el acta.
cheques a favor del ente económico, soportes
de tarjetas crédito
Clase: o débito,
1 Activo deben ser
(Naturaleza
registrados
Débito) en caja.

Clase: 1 ActivoGrupo:
(Naturaleza Débito)
11 Disponible
Cuenta: 1105 Caja
Grupo: 11 Disponible
Cuenta: 1105 Subcuenta:
Caja 110510 Cajas
Subcuenta: 110505 Caja general
110510 Cajas menores
110515 Moneda extranjera
 Apertura de la caja menor
Apertura de caja menor Tiene como
Buenas tardes, hoy voy a objetivo, registrar dentro del sistema el
dar una capacitación de situado de recursos que efectúa la
que es ¿apertura de la iniciemos Tesorería al cuentadante, luego de
caja? abonados a la cuenta correspondiente, es
decir, se crea el saldo inicial de la caja
menor para gestionar los gastos con cargo
a esta. Debe generarse cuando se de
apertura a la caja menor y en los eventos
en que esta sea adicionada en su valor
inicial.

El fondo inicial se crea mediante la

emisión de un cheque por la cantidad
deseada. La entrada para este fondo
inicial sería debitar caja menor y
acreditar efectivo. Cuando los
gastos se hacen, el administrador del
fondo, rembolsará a los empleados y
emitirá un recibo de caja menor.

entendido
Políticas para la administración y control de la caja general y caja menor

Elena, te contare lo ¿Has entendido todo?

que he aprendido Explícame sobre las políticas para el control de caja general y caja menor
hoy en clase

Ok, presta atención

primero las políticas de
Caja general se la caja general.
adoptan políticas de
efectivo seguras,
especialmente aquellas
relacionadas con el
chequeo de la caja
general, para fomentar
informes precisos y
prevenir el robo de
activos.
Mantener el dinero
recibido separado del
dinero para pagos, dar
recibos del dinero
recibidos, depositar el
efectivo en el banco,
realizar el procedimiento
para recibir efectivo,
minimizar transacciones
en efectivo.
 Muchas gracias
Muy bien Felipe, ¿y que entendiste
Felipe, ahora si
sobre las políticas de la caja menor?
entendido todo.

Presta
atención Elena

Los recursos de caja menor

pueden ser considerados
como no significativos en los
estados financieros; sin
embargo, es fundamental
para las organizaciones
contar con una política que
regule su administración,
pues la misma fortalece el
control interno y transmite
un mensaje de control y
supervisión a sus
colaboradores.
 No, Lu realmente no Claro Nico estuve investigando un poco y encontré
Hola Nico, tú alguna vez te has preguntado había pensado en eso, que el director general designa a un funcionario
¿Quiénes son los responsables de los fondos pero ¿tú sabes? específico para dicha labor
de la caja menor?

Que interesante,
cuéntame un poco
más.

Claro, El responsable de la caja menor será el

funcionario designado por el Director General
mediante Resolución de Constitución o
resolución de apertura de la caja menor y es
quien responde disciplinaria, fiscal, tributaria
y penalmente, por las acciones y omisiones
en la administración y manejo.
 Los reembolsos se tramitarán de acuerdo con la
cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto
Profesor, ¿cómo autorizado de cada rubro presupuestal y podrán
funciona el solicitarse al finalizar la respectiva vigencia mensual o
reembolso de la cuando se haya consumido como mínimo un 70% de
caja menor? alguno o de todos los rubros presupuestales
afectados (lo que ocurra primero) y se debe tener en
cuenta las siguientes observaciones:

Se deberán reportar
todos los gastos
realizados hasta el
momento de la solicitud
de reembolso, con el fin
de efectuar un corte de
numeración y de fechas.
 Una vez se realice el proceso de solicitud de reembolso de
fin de mes, no se podrá generar ningún gasto adicional de
caja menor para el mismo periodo. No podrán existir
reembolsos que tengan recibos que cobijen compras o pagos
de meses diferentes,
El reembolso deberá contener recibos definitivos de caja
menor del mismo mes en que es generado.

Para el cierre de mes, se debe generar el “Informe de Cuadre

de Caja Menor” (Anexo 3), y el “Cuadre de Caja menor”
(Anexo 4) debidamente firmado por el responsable y
remitirse escaneado por correo electrónico al profesional de
gestión de contabilidad y/o al técnico administrativo que
apoye las labores propias del área, en las fechas de cierre
establecidas por la Subdirección Administrativa y Financiera.
 Profesor ¿hay más
observaciones a tener en
cuenta al momento de
realizar un reembolso?

Para el cierre mensual el área de tesorería genera un movimiento de

cada una de las TARJETAS CAJA MENOR que será enviado en las fechas
de cierre establecidas por la Subdirección el cual debe coincidir con los
soportes de gastos realizados. • Todos los soportes de compras como
facturas o cuentas de cobro deberán estar digitalizados en el sistema al
igual que el comprobante de caja menor debidamente firmado. El área
de contabilidad realizará seguimiento a la caja menor y se tendrá un
plazo de dos días hábiles para hacer las correcciones, ya que sin estas
no pueden hacerse o autorizarse de manera definitiva el reembolso.
Seguidamente cada responsable procederá a remitir por correo al área
de Contabilidad, los soportes físicos de la operación. • Los reembolsos
de periodos intermedios del mes se enviarán al día hábil siguiente a la
fecha de elaboración del último comprobante de caja
 Profesor y ¿Cómo
funcionan los
soportes de gastos?

Los gastos realizados no podrán superar los montos

autorizados por cada rubro en la Resolución de Constitución;
esto significa que cada vez que se solicite legalización y/o
reembolso de estos, el valor máximo por cada rubro es el
autorizado en la Resolución de Constitución de la respectiva
caja menor. En caso de identificarse que el monto es
insuficiente para pagar los gastos respectivos, el responsable
de caja menor deberá elevar solicitud a la Subdirección
Administrativa y Financiera para evaluar el monto asignado y
tomar las acciones a que haya lugar.
 Oye Daniel, tú
sabes ¿cómo se
realiza el arqueo
de caja?

Bueno primero que

todo para el registro del
arqueo se debe utilizar
el formato de “Acta de
Arqueo de Caja menor”
 Y después ¿Qué
debo hacer?

Cada vez que se haga un reembolso o un arqueo

ordinario o sorpresivo se debe hacer el examen del
libro de caja menor, registros y soportes y del
dinero en efectivo, con el fin de establecer el saldo
real a la fecha del procedimiento. Una vez
efectuada la diligencia de arqueo, se debe levantar
un acta firmada por las partes que intervinieron en
ella. La firma del reembolso de caja menor también
se considera evidencia del arqueo.