1) Se establece un fondo fijo de caja menor de $3.000.000 para Imperio del Sabor Ltda. para gastos menores.
2) Deysi Balaguera Alvares es designada responsable de la caja menor.
3) Se detallan los procedimientos para el manejo, control y custodia adecuados del fondo de caja menor de acuerdo con el manual adjunto.
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1) Se establece un fondo fijo de caja menor de $3.000.000 para Imperio del Sabor Ltda. para gastos menores.
2) Deysi Balaguera Alvares es designada responsable de la caja menor.
3) Se detallan los procedimientos para el manejo, control y custodia adecuados del fondo de caja menor de acuerdo con el manual adjunto.
1) Se establece un fondo fijo de caja menor de $3.000.000 para Imperio del Sabor Ltda. para gastos menores.
2) Deysi Balaguera Alvares es designada responsable de la caja menor.
3) Se detallan los procedimientos para el manejo, control y custodia adecuados del fondo de caja menor de acuerdo con el manual adjunto.
1) Se establece un fondo fijo de caja menor de $3.000.000 para Imperio del Sabor Ltda. para gastos menores.
2) Deysi Balaguera Alvares es designada responsable de la caja menor.
3) Se detallan los procedimientos para el manejo, control y custodia adecuados del fondo de caja menor de acuerdo con el manual adjunto.
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ACTA No 02
CONSTITUCION DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR
FECHA: 2 de febrero del 2021
NOMBRE RESPONSABLE: Deysi Balaguera Alvares
VALOR FONDO ASIGNADO: $3.000.000 (Tres Millones de pesos, Mcte)
NIT. 9 0 0 8 3 4 3 2 6
DEPENDENCIA: Responsable de la Caja Menor
En la ciudad de San Gil, Santander a los dos (2) días del mes de Febrero del año2021, se reunieron: Amelia Uribe Duarte, Representante Legal de Imperio del Sabor Ltda. y la señora Deysi Balaguera Alvares CC. 1938747556 de san gil, Santander quien a la fecha posee vínculo laboral con la Institución en el cargo de responsable de Caja Menor, para acordar la constitución de la caja menor y la asignación del fondo fijo de la misma, por lo cual decidieron lo siguiente:
1. Se constituye a partir de la fecha el FONDO FIJO DE CAJA MENOR por valor de
Tres Millones de pesos ($3.000.000), el cual tiene por objeto atender los gastos de menor cuantía que deba realizar la Entidad, a diario.
2. El gasto máximo autorizado por caja menor será equivalente al 16% del monto del Fondo Fijo de Caja Menor (FFCM)
3. Las condiciones para el adecuado control, administración y custodia del FONDO
FIJO DE CAJA MENOR, serán las contempladas en el Manual de Procedimientos correspondiente establecido en el anexo 1 al final de este mismo documento.
4. Se asigna como responsable de la Caja Menor a la funcionaria Amelia Uribe
Duarte de Imperio del Sabor Ltda. mencionada anteriormente, quien declara que conoce el procedimiento correspondiente, el alcance y limitaciones de esta labor y las acepta en su totalidad.
5. La responsabilidad respecto al control, administración y custodia del fondo fijo de
caja menor que se le asigna a dicha funcionaria, constituirá a partir de la fecha una labor adicional a las que actualmente desempeña, por lo que no genera mayor valor a los ingresos actualmente pactados. 6. El funcionario aquí comprometido con esta labor se hace responsable por la custodia y el manejo de los dineros entregados a título de fondos de la caja menor, y autoriza por este medio el descuento de su nómina y/o prestaciones sociales, de los valores no justificados o mal administrados, sin perjuicio de las sanciones penales, civiles y tributarias a que haya lugar.
7. Imperio del Sabor Ltda. se compromete a dar el apoyo y atención necesaria para el correcto y adecuado desempeño de esta labor por parte del funcionario.
8. Imperio del Sabor Ltda. se compromete a suministrar los recursos físicos
necesarios y suficientes a la funcionaria responsable de la caja menor para el manejo y custodia de los dineros a ella entregados.
ANEXO 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FONDO FIJO DE CAJA MENOR
El Fondo Fijo de Caja Menor como su nombre lo indica es un valor fijo establecido como fondo para la atención de los gastos menores que no ameriten el giro de un cheque o que deben ser pagados de manera inmediata y no permiten la programación de pago junto con el cronograma establecido para pago a proveedores.
Para lograr un buen funcionamiento de este fondo fijo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Al inicio de cada año la administración fijará mediante Acta, el monto de las
cajas menores para cada dependencia con los respectivos responsables de su manejo, de acuerdo con el promedio de necesidades, para que en lo posible alcance para los gastos del mes.
2. Una vez establecido el monto se procederá a la creación con el respectivo
asiento contable. 3. El valor máximo a pagar a través del fondo corresponderá al 16% del monto del Fondo de Caja Menor.
4. Todos los gastos, por pequeños que sean, deben estar respaldados por su respectivo soporte el cual debe reunir los siguientes requisitos: fecha, nombre del beneficiario del pago, valor en números y letras, concepto del pago y firma del beneficiario y todos los demás requisitos de ley. (p.e. anexar el R.U.T. en caso de que sea un pago de un servicio del régimen simplificado)
5. Los soportes no deben llevar enmendaduras ni borrones.
6. Cuando el Fondo Fijo de Caja Menor se haya agotado en un 16% puede
procederse a hacer un nuevo reembolso, no es necesario esperar hasta que se haya agotado el 100%.
7. Si al finalizar el mes el FFCM (Fondo Fijo de Caja Menor) no se ha ejecutado en
su totalidad, se elaborará una Nota de Contabilidad para causar los gastos efectuados durante el mes y no llevar gastos de un mes a otro.
8. Una vez ejecutado el monto de la Caja Menor se procederá a elaborar la relación
de Reembolso de Caja Menor según modelo suministrado por la Administración y que debe contener los siguientes datos:
Monto del F.F.C.M. Fecha del reembolso
Valor ejecutado responsable
Saldo en efectivo Periodo a que corresponde
Saldo a reembolsar valores
Beneficiarios de los pagos Códigos contables
Conceptos Total de gastos ejecutados
9. Los anexos deben organizarse debidamente en orden cronológico o por código
contable.
10. Ordenados los soportes se procede a hacer una numeración consecutiva y así mismo se registrarán en la Relación de reembolso de Caja Menor. Todos los soportes deberán llevar el sello “CANCELADO” ó “PAGADO” en el anverso.
11. Elaborada la relación de Reembolso se pasará a contabilidad para la
respectiva revisión. Una vez visada volverá a Tesorería para proceder a elaborar el comprobante de pago.
12. Los soportes pequeños no permiten un archivo o empaste adecuado, por lo
tanto, deben pegarse en orden en una hoja tamaño carta para facilitar y asegurar un archivo correcto.
13. Las facturas de registradora suministradas en papel químico deben
fotocopiarse porque este papel no garantiza la información ya que se borra al poco tiempo.
14. Semanalmente y de forma sorpresiva, la Oficina de Contabilidad practicará un
arqueo de Caja menor, estableciendo los sobrantes o faltantes, los cuales contabilizará estableciendo las debidas responsabilidades.
15. Al finalizar el año debe cerrarse el Fondo Fijo de Caja Menor, y elaborar la relación de gastos y devolviendo el dinero sobrante. Luego se procederá al cierre mediante un asiento contable. Este procedimiento estará sujeto a modificaciones o complementación siempre y cuando las normas o la tecnología lo requieran.
Este documento se firma en señal de aceptación y consentimiento por los aquí
intervinieron.
Amelia Uribe Duarte CC. 1005465008 Representante Legal
Deysi Balaguera Alvares CC. 1938747556 responsable de Caja
Menor
María Helena Aparicio Sánchez CC. 3454675755 Tesorera
