Protocolo de Tramitación

Electrónica de la
Corte Suprema de Justicia.

El siguiente Protocolo tiene como objetivo definir las políticas de la Corte Suprema de Justicia
en relación a la tramitación electrónica, la presentación en línea, las notificaciones electrónicas
y los documentos electrónicos a efecto de establecer reglas claras de funcionamiento, así como
su difusión y conocimiento, y en cumplimiento a lo establecido en las Guías emitidas por el
Ente Regulador.

El protocolo se aplicará a todos los trámites entendidos por los juzgados y tribunales que
conforman la institución, así como las dependencias administrativas en los que se implemente
la tramitación electrónica.

El Protocolo se basa en las reglas legales que establecen:

1. Equivalencia del soporte electrónico. Los actos administrativos o judiciales suscritos

por medio de firma electrónica o digital serán válidos y producirán los mismos efectos
que si se hubieren llevado a cabo en soporte papel.
2. Todas las actuaciones del proceso se registrarán y conservarán íntegramente y en
orden sucesivo en la carpeta electrónica del expediente, la que garantizará su fidelidad,
preservación y la reproducción de su contenido.
3. Los sistemas informáticos que se utilicen para el registro de los procedimientos
judiciales y administrativos deberán garantizar el pleno acceso de todas las partes del
expediente electrónico en condiciones de igualdad, salvo las excepciones establecidas
por la ley.

Cuando la situación requiera de reserva, las actuaciones serán accesibles una vez
notificada la resolución, dentro de las condiciones indicadas en la ley o por la autoridad
respectiva.

4. Principio de buena fe. Las partes, sus apoderados o representantes y todos quienes
intervengan en el proceso conforme al sistema informático de tramitación deberán
actuar de buena fe.

El Juez, de oficio o a petición de parte, deberá prevenir, corregir y sancionar, según

corresponda, toda acción u omisión que importe un fraude o abuso procesal,
contravención de actos propios u otra conducta ilícita, dilatoria o de cualquier otro
accionar contrario a la buena fe, sin perjuicio de otras sanciones penales o
administrativas que correspondan.
Sistema de Gestión Electrónica.
1. Consideraciones Generales.-

Los Magistrados y Funcionarios de los despachos judiciales y oficinas administrativas en los

cuales se encuentren implementadas herramientas de gestión electrónica, están obligados a
utilizar y a registrar en el sistema de gestión electrónica todas las resoluciones y actuaciones
procesales que se realicen en la tramitación del expediente, ya que esa será la única vía de
tramitación de los procesos, una vez implementada.

Para el registro de las resoluciones y actuaciones judiciales en el sistema de gestión

electrónica, se deberán aplicar adecuadamente las nomenclaturas pertinentes, según la fase y
estado procesal al que corresponde, de modo tal que constituya un registro exacto de su
tramitación, desde su inicio hasta su finalización.

La firma de resoluciones y actuaciones judiciales generadas por el despacho judicial, conforme

lo establecido en el marco normativo del trámite electrónico, serán efectuadas mediante firma
digital del Magistrado o el Actuario, o en forma conjunta, conforme corresponda a la legislación
aplicable.

Los Magistrados, Actuarios y Funcionarios serán personalmente responsables de la firma

digital provista por la Institución para el desempeño de sus funciones, está prohibido
compartirlas, y deberán respetar todas las normas establecidas en la regulación referente a la
tramitación electrónica.

De igual manera los Magistrados, Actuarios y Funcionarios son responsables del uso adecuado
de los usuarios y claves de acceso asignadas para la operación de los sistemas de gestión, y
en tal sentido se equipara estos datos a la firma electrónica del usuario, y adquiere en
consecuencia las mismas características establecidas en la Ley, asumiendo las
responsabilidades de buen uso y resguardo.

Los expedientes se archivarán por medios electrónicos en carpetas electrónicas, donde se irán
incorporando los documentos que se generen en su tramitación, generando un índice
electrónico, ordenado de manera cronológica y según la disposición de los documentos, que
garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que
sea necesario.

El foliado de los expedientes electrónicos se realiza a través del índice electrónico del
expediente.

Las aplicaciones que gestionan la tramitación de los expedientes electrónicos en la CSJ

estarán configuradas para organizar los expedientes en carpetas electrónicas de forma
automática.

Las partes del caso pueden aportar copias digitalizadas cuya fidelidad con el original queda
garantizada por la firma digital del Actuario Judicial asociada al documento, el cual se
incorporará al sistema de gestión electrónica una vez certificado.

Las copias autorizadas de las resoluciones y actuaciones solicitadas al despacho, serán

obtenidas en su medio natural (soporte electrónico) directamente del sistema de gestión con la
firma digital correspondiente asociada que le da la correspondiente validez jurídica.

Cuando el medio de reproducción de estas copias autorizadas, debieran por pedido de las
partes ser efectuadas en un medio impreso, el Actuario Judicial refrendará el medio impreso,
con la debida constancia de autenticidad obtenida de la comparación del medio electrónico a la
vista.

Siempre que sea reproducido el medio electrónico en soporte papel, como buena práctica a
efecto de asegurar la reproducción y autenticidad, el sistema consignará adicionalmente a la
impresión la representación del contenido a través de algún tipo de código, interpretable con
herramientas de libre acceso, que permitan visualizar por medio de la interpretación del código
la información contenida en el documento impreso.

2. Ingreso de Casos Judiciales, Presentación de Recursos y Escritos.

El ingreso de casos judiciales, la interposición de recursos y la presentación de los escritos por

parte de los Auxiliares de Justicia, se realizará de forma electrónica a través del Portal de
Gestión Electrónica de las Partes; para lo cual Abogados Públicos y Privados, así como
Fiscales y demás Auxiliares intervinientes se regirán por los términos que regulan el uso de
esta plataforma tecnológica.

El Auxiliar de Justicia ingresará operando al efecto las opciones disponibles del Portal,
rellenando todos los datos solicitados con la mayor precisión posible y adjuntará a la
presentación toda la documentación que compone el ingreso del caso, del recurso planteado o
la presentación que se realiza.

Cuando la presentación se refiera a un caso judicial existente, es responsabilidad del Auxiliar

de Justicia la correcta individualización del caso judicial al que la misma refiera a efecto de su
vinculación.

Los documentos adjuntos a la presentación deberán enmarcarse en los estándares aceptados

por la plataforma de gestión electrónica de la CSJ, cumplir con una calidad mínima aceptable y
extensión máxima establecida, conforme a las indicaciones relacionadas a estas características
del instructivo operativo de la plataforma.

La Corte Suprema de Justicia asume como formato válido para los documentos adjuntos el
formato PDF/A, en consideración a su amplia aceptación y sus estándares de conservación a
largo plazo aprobado por el comité técnico 46 (TC46) de ISO 19005-1.

Es responsabilidad del Auxiliar de Justicia garantizar la calidad de los archivos adjuntos,

condiciones que posibiliten su apertura y acceso posterior en el despacho judicial, donde el
documento es recibido e incorporado a la carpeta electrónica del caso judicial.

La plataforma de gestión electrónica de la Institución validará el formato del archivo y su

accesibilidad, validaciones que se aplicarán exclusivamente en lo relativo al aspecto técnico del
documento, sin analizar su contenido.

Cuando esta condición no se cumpla, y sea imposible acceder a algún documento adjunto, o el
mismo se encuentre incompleto, el despacho judicial generará la solicitud de subsanar la
presentación conforme el plazo legal establecido, solicitud electrónica que aparecerá en la
opción habilitada en el Portal de Gestión, asociada al perfil del Auxiliar de Justicia, manteniendo
sin embargo la fecha de la presentación inicial.

Es obligación del Auxiliar de Justicia acceder a las opciones de gestión y dar respuesta a las
solicitudes enviadas por el despacho judicial en el plazo indicado.

Cuando las circunstancias así lo requieran o con la expresa autorización por parte del
despacho judicial, los escritos podrán presentarse al despacho materialmente en soporte papel,
documentación que será digitalizada e ingresada en su formato electrónico al expediente en
forma inmediata.

Los documentos electrónicos que por sus características particulares no pudieran ser
ingresados a través del Portal de Gestión de las Partes, podrán ser igualmente presentados en
el despacho judicial correspondiente en medio de almacenamiento electrónico.

Los títulos ejecutivos o documentos base de la acción, cuyo formato original no sea electrónico,
deberán presentarse materialmente en el despacho judicial dentro de las 48 horas hábiles
desde el ingreso del caso judicial a efecto de la certificación electrónica por parte del Actuario
Judicial. Sin embargo esta documentación en todos los casos deberá acompañarse en formato
digital en el momento del ingreso del caso judicial a través del Portal de Gestión de las Partes,
como documentos adjuntos al escrito de presentación.
Una vez efectuada la certificación electrónica de los títulos ejecutivos o documentos base de la
acción por parte del Actuario Judicial, los originales serán devueltos a la parte para su
resguardo.

Si no se presentaren las copias digitales de los documentos o títulos ejecutivos, o si existiere

una disconformidad substancial entre aquellas y el documento o título ejecutivo original, el
despacho judicial ordenará, de oficio o a petición de parte, que se acompañen las copias
digitales correspondientes dentro de plazo legal, bajo apercibimiento de tener por no
presentado el documento o título ejecutivo respectivo.

En casos excepcionales, cuando se haya autorizado a una persona a presentar escritos

materialmente por carecer de los medios tecnológicos, no será necesario acompañar copias
digitales. En este caso, los documentos y títulos ejecutivos presentados en formato que no sea
electrónico serán digitalizados e ingresados inmediatamente por el despacho judicial a la
carpeta electrónica del expediente.

El usuario y contraseña suministrados al Auxiliar de Justicia para la operación de los sistemas

de la Institución, constituye su firma electrónica, y en tal sentido se asume las características
referidas a la firma electrónica en el marco legal.

Las presentaciones efectuadas a través del Portal se entenderán suscritas por el usuario que
las remite, sin necesidad de contener su firma manuscrita, entendiéndose la equivalencia de su
clave y contraseña para operar la plataforma de gestión de la CSJ equivalente a su firma
electrónica.

A efecto de garantizar las condiciones legales que regulan la operación electrónica basada en
los mensajes de datos, expediente electrónico y firma electrónica, la plataforma de gestión de
la CSJ aplicará al ingreso de las presentaciones de las partes un esquema de certificación
basada en la certificación electrónica y el sello de tiempo.

En caso que el documento tenga firma digital asociada, la aplicación sólo adicionará el
correspondiente estampado de tiempo sin certificar digitalmente la presentación en el proceso
de certificación masiva.

3. Notificaciones Electrónicas.

Las notificaciones generadas en el proceso de la gestión de los expedientes, salvo la que

refieren a:

1. la que dispone el traslado de la demanda, de la reconvención y de los documentos que

se acompañan a sus contestaciones
2. las que disponen la citación de personas extrañas al proceso;

ya sea que las mismas correspondan a notificaciones por cédula o personal serán electrónicas,
y las mismas quedarán dispuestas en la bandeja de notificaciones de la parte notificada, dentro
de la opción de Notificaciones que conforma el Portal de Gestión de las Partes.

Adicionalmente las partes podrán optar por suscribirse al sistema de avisos, a través del cual
serán informados de las notificaciones, traslados y otros aspectos relativos al trámite de los
expedientes en los que forma parte por medio del correo electrónico, siendo este un servicio de
cortesía y será obligación del Auxiliar de Justicia el acceso a la bandeja de notificaciones.

Es requisito al efecto de recibir las notificaciones que las partes se encuentren debidamente
registradas en el expediente, siendo una responsabilidad del Auxiliar de Justicia la
actualización de su información y obligación del despacho judicial la actualización de esta
información en el expediente electrónico. El día de notificación corresponde a la fecha del
depósito en su bandeja de notificaciones de la correspondiente cédula digital, haya o no
accedido a la bandeja citada.

El Magistrado podrá igualmente establecer casos o excepciones en los cuales a más de la

notificación electrónica la misma se deberá efectuar por medios físicos, quedando en este
último caso la responsabilidad del registro de la notificación efectuada a cargo del Ujier en las
opciones disponibles del sistema de gestión electrónica.

La fecha de la notificación electrónica, en consonancia con lo establecido en el marco que

regula el trámite electrónico y, habiéndose establecido un sistema informático para la recepción
de mensajes de datos (notificación), corresponderá a la fecha en la cual entre el registro
electrónico de la notificación al sistema de información que en este esquema lo constituye el
Portal de Gestión de las Partes.

En igual sentido y en alineación con el Artículo 14 de la Ley 4017/2010, el lugar de expedición

de la notificación será la ubicación donde el despacho judicial tiene su ubicación y de recepción
en donde el destinatario fijó el suyo, aunque el medio utilizado para la comunicación haya sido
electrónico.

4. Documentos Electrónicos.

El documento Electrónico debe poseer ciertas características en cumplimiento a la disposición

legal vigente y su homologación a los documentos apócrifos con similar validez jurídica y
probatoria, para lo cual la Institución establece las siguientes Políticas:

A fin de precautelar la Autenticidad, característica que asegura que el documento es lo que

afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y
que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma, se establece:

Control de creación:

Todos los documentos electrónicos que componen la carpeta electrónica del expediente judicial
o administrativo, ya sea que por su forma de creación refieran a un documento nativo
electrónico o a un documento digitalizado serán generados en el sistema de gestión siguiendo
las siguientes pautas:

Los documentos nativos electrónicos, tienen su origen a través de la operación de las opciones
habilitadas en la herramienta de gestión y finalizan su ciclo con la firma digital por parte del
responsable o suscriptor, actualizando de manera automática el índice electrónico del
expediente al cual pertenece.

Si el documento es producto de una digitalización, lo que significa que ingresa en formato papel
y pasa por un proceso de conversión a medio electrónico, al ingresar al sistema de gestión
electrónica incorpora como parte de la descripción del documento los datos del proceso de
digitalización y su certificación ya sea por medio de una firma digital asociada o del estampado
de tiempo, actualizando en el proceso de inserción el índice electrónico del expediente al cual
se incorpora.

Control de recepción:

Cuando los documentos ingresan en soporte electrónico, desde un origen externo, al momento
de su registro pasan por un proceso de certificación el cual asocia al documento sus datos de
creación (que coinciden con su inserción al sistema), su origen y el correspondiente estampado
de tiempo que certifica fehacientemente el momento de su recepción. Adicionalmente podrá ser
incorporado al documento el certificado digital.

Control de Mantenimiento:

En todos los casos anteriores el ciclo de vida del documento, y el paso por los diferentes
estados (registro, elaboración, modificación, finalización) quedan asentados de manera
automática en tablas de auditoría que posibilitan su trazabilidad.

Protección que asegure la inalterabilidad del documento:

Una vez finalizado el proceso de generación del documento con la asociación de la firma digital
o el estampado de tiempo, el sistema de gestión genera un código hash del documento con sus
características (metadato+documento+firma) almacenando el valor obtenido en la misma tabla
y replicando este dato en una tabla correspondiente a otra base de datos, la cual no se
encuentra accesible, lo que permite el proceso de comparación y la identificación en caso de
una posible alteración posterior, o un eventual reemplazo.

A fin de garantizar la Integridad, característica que refiere al carácter completo e inalterado del
documento electrónico, protegiendo el documento contra modificaciones no autorizadas, se
establecen las siguientes condiciones:

Una vez firmado digitalmente el documento, o aplicado el sellado de tiempo, los documentos no
podrán ser objeto de anotaciones o adiciones posteriores.

En el caso de documentos digitalizados, sólo se permitirá la adición de datos que permitan

conocer su origen y datos de creación hasta que los mismos sean firmados digitalmente o
aplicado el sellado de tiempo.

A efecto de garantizar la Fiabilidad y Disponibilidad del documento electrónico, que el mismo

es una representación completa y precisa de las operaciones, actividades, o los hechos de los
que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores actividades u
operaciones, para lo cual podrá ser localizado, recuperado, presentado, leído e interpretado
aún en el tiempo; se establece:

1.- Como política de conservación de documentos electrónicos de ofimática a formatos y

lenguajes estables de tal manera que no se corrompa la información y pueda ser fácilmente
intercambiable, en la creación de los documentos electrónicos se utilizarán formatos
establecidos en las normas internacionales, determinando al respecto los formatos aptos para
la conservación de información a largo plazo se aplicarán los siguientes criterios:

 Deberán poseer un formato independiente del dispositivo, de manera que el documento

pueda ser accedido por cualquier usuario ahora o en el futuro.

No será aceptable que el formato dependa del sistema operativo, la resolución del dispositivo
de visualización, o cualquier otro parámetro cuya evolución futura se desconoce y por ende
comprometa su acceso posterior.

 Los documentos electrónicos en ningún caso deberán contener datos cifrados, cuya
interpretación y buena lectura dependa de algoritmos o claves externas al propio
documento.
 El formato debe impedir las restricciones, de manera que el contenido esté accesible
sin protecciones de ningún tipo. La existencia de protecciones, como contraseñas,
compromete el acceso futuro a la información.
 Los algoritmos de compresión aplicados al documento electrónico, deben ser públicos
y gratuitos, y no estar sujetos al pago por su uso.
 Los documentos electrónicos no podrán contener referencias a contenido externo,
debido a que la modificación del contenido o de la propia referencia puede alterar el
documento o hacerlo poco entendible.
 No se admitirá la ejecución de código ejecutable de cualquier tipo de fichero o
programa.
 Las fuentes de representación de los caracteres o tipo de letra del documento
electrónico deberán estar en el mismo formato, siendo fuentes abiertas que no
requieran de ningún tipo de licencia.
 Toda la información necesaria para localizar el documento, catalogarlo, etc., debe estar
contenida en el propio documento, y no almacenada en recursos externos.

2.- Como política de conservación para documentos electrónicos producidos en video y audio
digital que garanticen su preservación y valor como prueba aceptada.

 No se utilizarán formatos aplicados a los documentos electrónicos de contenido de

multimedia (audio y video) cuya reproducción implique el uso de programas externos o
de dispositivos y equipos específicos.
 Deberán corresponder a un formato auto contenido, de manera que toda la información
necesaria para representar el contenido del documento se encuentre en el propio
 documento, y no sea preciso acceder a contenidos externos que quizá en el futuro no
estén disponibles.
 El documento electrónico deberá estar firmado digitalmente o contener el sello de
estampado de tiempo que garantice que no ha sido alterado.

3.- Políticas de para documentos electrónicos generados mediante correo electrónico, que
garantice propiedades de un documento electrónico referente a su autenticidad, fecha y hora
de producción y recepción, procedencia.

Cumplir con las normas que establezca el Gobierno Nacional y la entidad en sus normas
internas, para garantizar su preservación y valor como prueba aceptada.

Como el resto de los documentos electrónicos, los mensajes de correo deben ser gestionados
en un corto plazo e incorporarlos al expediente correspondiente al que pertenece, ya sea en
papel o en electrónico, y para ello se recomienda:

 Incorporar al trabajo diario la gestión de los mensajes de correo, tanto los de la bandeja
de entrada como los de la salida.
 Una vez enviado o recibido un mensaje, establecer su valor, y decidir su destino final:
o Si el mensaje no tiene valor administrativo y no está relacionado con una
actividad o función propia de la dependencia, se ha de eliminar una vez leído o
enviado, o conservar sólo mientras permanezca el valor informativo.
o Si forman parte de la tramitación de expedientes formados por documentos en
papel, se debe imprimir y guardar en el expediente correspondiente.
 Los mensajes enviados a varias personas, sólo serán conservados por el emisor y el
receptor principal, si lo hubiera, el resto lo podrán eliminar.
 El emisor debe conservar el mensaje original enviado, la lista de los destinatarios y
todas las repuestas.
 En el caso de mensajes envío-respuesta, conservar el último que incluya la cadena de
mensajes anteriores.
 Realizada la acción correspondiente al mensaje, se debe decidir su fin último, es decir,
su eliminación o conservación, temporal o permanente.
 Su ciclo de vida estará regulado por los criterios de conservación del expediente al que
pertenezca.

La principal fuente de metadatos asociado al documento electrónico del correo, aunque no la

única, se basa en la información de la cabecera del fichero de transmisión.

Se incluyen aquí la dirección de correo del remitente; la dirección de correo del destinatario o
de los destinatarios; en el caso de los correos salientes, la fecha y hora de envío; en caso de
los correos entrantes, la fecha y hora de la recepción; el asunto, la configuración de seguridad y
confidencialidad y el nombre y el formato de los ficheros adjuntos. Estos datos están incluidos
en el fichero de transmisión.

Los correos y sus documentos adjuntos han de ser archivados junto con otros documentos
electrónicos, dentro de las series a las que pertenezcan. Esta acción supone su exportación
desde la aplicación de correo electrónico, a la ubicación que alberga el sistema de gestión de
documentos. Por lo que se recomienda a efecto de la automatización del proceso de
incorporación que el sistema de gestión de documento esté integrado al gestor de correo, de
manera que se almacenen de la forma más automática y eficiente.

Se aconseja igualmente que el archivado se haga de forma inmediata para conseguir una
mayor precisión en los metadatos, un reconocimiento de los mensajes y adjuntos como
documentos de archivo en el momento de su clasificación y una mayor seguridad con respecto
a posibles pérdidas de información.

La conservación a largo plazo permitirá la recuperación tanto del contenido del mensaje como
de los adjuntos. Cumpliendo los siguientes requisitos de autenticidad para el contenido de un
correo electrónico:

 El contenido real debe ser siempre legible.

  Los adjuntos deben también conservarse.
 Se deberá preservar la capacidad de abrir los enlaces web (incluyendo la url), sin que
sea necesario conservar el contenido de la web a la que se refiere el enlace,
igualmente deberán preservarse los enlaces a otros documentos.
5. Conservación de documentos electrónicos.

La actualización de los registros estará a cargo del despacho judicial u oficina administrativa
correspondiente. La carpeta electrónica y sus registros deberán ser respaldados en forma
periódica conforme un plan de mantenimiento que ofrezca redundancia y replicación externa.

Si por cualquier causa se viere dañado el soporte material del registro electrónico afectando su
contenido, el despacho judicial o la oficina administrativa ordenará reemplazarlo en todo o parte
por una copia fiel, que obtendrá de quien la tuviere, si no dispusiere de ella directamente.

La CSJ conservará y archivará en soporte electrónico todos los documentos electrónicos que
se han generado o recibido en la tramitación telemática de los casos judiciales o
administrativos.

Los expedientes y documentos se conservarán en el gestor documental de las aplicaciones

SGDE de la Institución, aplicando los criterios y normas vigentes de gestión documental y
archivo del marco legal y las dictadas por el ente regulador.

Los documentos electrónicos serán conservados hasta la pérdida de su valor administrativo.

Con posterioridad, y una vez perdido el valor administrativo, se someterán a estudios de

valoración para decidir sobre la conveniencia de su conservación o eliminación (expurgo).

Las carpetas de documentos electrónicos se podrán pasar a otro servidor o soporte de

almacenamiento, sacándolos de las aplicaciones en los que se han creado y archivado,
garantizando los medios de acceso a los mismos.

Para su conservación, y ante los problemas de obsolescencia tecnológica, la Corte Suprema de

Justicia a través de su área técnica, adoptará operaciones de conversión de formatos y de
copias auténticas.

Protocolo de Tramitación Electrónica de la

Corte Suprema de Justicia.

El siguiente Protocolo tiene como objetivo definir las políticas de la Corte Suprema de Justicia
en relación a la tramitación electrónica, la presentación en línea, las notificaciones electrónicas
y los documentos electrónicos a efecto de establecer reglas claras de funcionamiento, así
como su difusión y conocimiento, y en cumplimiento a lo establecido en las Guías emitidas por
el Ente Regulador.

El protocolo se aplicará a todos los trámites entendidos por los juzgados y tribunales que
conforman la institución, así como las dependencias administrativas en los que se implemente
la tramitación electrónica.

El Protocolo se basa en las reglas legales que establecen:

Equivalencia del soporte electrónico. Los actos administrativos o judiciales suscritos por medio
de firma electrónica o digital serán válidos y producirán los mismos efectos que si se hubieren
llevado a cabo en soporte papel.

Todas las actuaciones del proceso se registrarán y conservarán íntegramente y en orden

sucesivo en la carpeta electrónica del expediente, la que garantizará su fidelidad, preservación
y la reproducción de su contenido.

Los sistemas informáticos que se utilicen para el registro de los procedimientos judiciales y
administrativos deberán garantizar el pleno acceso de todas las partes del expediente
electrónico en condiciones de igualdad, salvo las excepciones establecidas por la ley.

Cuando la situación requiera de reserva, las actuaciones serán accesibles una vez notificada la
resolución, dentro de las condiciones indicadas en la ley o por la autoridad respectiva.

Principio de buena fe. Las partes, sus apoderados o representantes y todos quienes
intervengan en el proceso conforme al sistema informático de tramitación deberán actuar de
buena fe.

El Juez, de oficio o a petición de parte, deberá prevenir, corregir y sancionar, según

corresponda, toda acción u omisión que importe un fraude o abuso procesal, contravención de
actos propios u otra conducta ilícita, dilatoria o de cualquier otro accionar contrario a la buena
fe, sin perjuicio de otras sanciones penales o administrativas que correspondan.

Sistema de Gestión Electrónica.

Consideraciones Generales.-

Los Magistrados y Funcionarios de los despachos judiciales y oficinas administrativas en los

cuales se encuentren implementadas herramientas de gestión electrónica, están obligados a
utilizar y a registrar en el sistema de gestión electrónica todas las resoluciones y actuaciones
procesales que se realicen en la tramitación del expediente, ya que esa será la única vía de
tramitación de los procesos, una vez implementada.

Para el registro de las resoluciones y actuaciones judiciales en el sistema de gestión

electrónica, se deberán aplicar adecuadamente las nomenclaturas pertinentes, según la fase y
estado procesal al que corresponde, de modo tal que constituya un registro exacto de su
tramitación, desde su inicio hasta su finalización.

La firma de resoluciones y actuaciones judiciales generadas por el despacho judicial, conforme

lo establecido en el marco normativo del trámite electrónico, serán efectuadas mediante firma
digital del Magistrado o el Actuario, o en forma conjunta, conforme corresponda a la
legislación aplicable.
Los Magistrados, Actuarios y Funcionarios serán personalmente responsables de la firma
digital provista por la Institución para el desempeño de sus funciones, está prohibido
compartirlas, y deberán respetar todas las normas establecidas en la regulación referente a la
tramitación electrónica.

De igual manera los Magistrados, Actuarios y Funcionarios son responsables del uso adecuado
de los usuarios y claves de acceso asignadas para la operación de los sistemas de gestión, y en
tal sentido se equipara estos datos a la firma electrónica del usuario, y adquiere en
consecuencia las mismas características establecidas en la Ley, asumiendo las
responsabilidades de buen uso y resguardo.

Los expedientes se archivarán por medios electrónicos en carpetas electrónicas, donde se irán
incorporando los documentos que se generen en su tramitación, generando un índice
electrónico, ordenado de manera cronológica y según la disposición de los documentos, que
garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que
sea necesario.

El foliado de los expedientes electrónicos se realiza a través del índice electrónico del
expediente.

Las aplicaciones que gestionan la tramitación de los expedientes electrónicos en la CSJ estarán
configuradas para organizar los expedientes en carpetas electrónicas de forma automática.

Las partes del caso pueden aportar copias digitalizadas cuya fidelidad con el original queda
garantizada por la firma digital del Actuario Judicial asociada al documento, el cual se
incorporará al sistema de gestión electrónica una vez certificado.

Las copias autorizadas de las resoluciones y actuaciones solicitadas al despacho, serán

obtenidas en su medio natural (soporte electrónico) directamente del sistema de gestión con
la firma digital correspondiente asociada que le da la correspondiente validez jurídica.

Cuando el medio de reproducción de estas copias autorizadas, debieran por pedido de las
partes ser efectuadas en un medio impreso, el Actuario Judicial refrendará el medio impreso,
con la debida constancia de autenticidad obtenida de la comparación del medio electrónico a
la vista.

Siempre que sea reproducido el medio electrónico en soporte papel, como buena práctica a
efecto de asegurar la reproducción y autenticidad, el sistema consignará adicionalmente a la
impresión la representación del contenido a través de algún tipo de código, interpretable con
herramientas de libre acceso, que permitan visualizar por medio de la interpretación del
código la información contenida en el documento impreso.

Ingreso de Casos Judiciales, Presentación de Recursos y Escritos.

El ingreso de casos judiciales, la interposición de recursos y la presentación de los escritos por

parte de los Auxiliares de Justicia, se realizará de forma electrónica a través del Portal de
Gestión Electrónica de las Partes; para lo cual Abogados Públicos y Privados, así como Fiscales
y demás Auxiliares intervinientes se regirán por los términos que regulan el uso de esta
plataforma tecnológica.

El Auxiliar de Justicia ingresará operando al efecto las opciones disponibles del Portal,
rellenando todos los datos solicitados con la mayor precisión posible y adjuntará a la
presentación toda la documentación que compone el ingreso del caso, del recurso planteado o
la presentación que se realiza.

Cuando la presentación se refiera a un caso judicial existente, es responsabilidad del Auxiliar

de Justicia la correcta individualización del caso judicial al que la misma refiera a efecto de su
vinculación.

Los documentos adjuntos a la presentación deberán enmarcarse en los estándares aceptados

por la plataforma de gestión electrónica de la CSJ, cumplir con una calidad mínima aceptable y
extensión máxima establecida, conforme a las indicaciones relacionadas a estas características
del instructivo operativo de la plataforma.

La Corte Suprema de Justicia asume como formato válido para los documentos adjuntos el
formato PDF/A, en consideración a su amplia aceptación y sus estándares de conservación a
largo plazo aprobado por el comité técnico 46 (TC46) de ISO 19005-1.

Es responsabilidad del Auxiliar de Justicia garantizar la calidad de los archivos adjuntos,

condiciones que posibiliten su apertura y acceso posterior en el despacho judicial, donde el
documento es recibido e incorporado a la carpeta electrónica del caso judicial.

La plataforma de gestión electrónica de la Institución validará el formato del archivo y su

accesibilidad, validaciones que se aplicarán exclusivamente en lo relativo al aspecto técnico del
documento, sin analizar su contenido.

Cuando esta condición no se cumpla, y sea imposible acceder a algún documento adjunto, o el
mismo se encuentre incompleto, el despacho judicial generará la solicitud de subsanar la
presentación conforme el plazo legal establecido, solicitud electrónica que aparecerá en la
opción habilitada en el Portal de Gestión, asociada al perfil del Auxiliar de Justicia,
manteniendo sin embargo la fecha de la presentación inicial.

Es obligación del Auxiliar de Justicia acceder a las opciones de gestión y dar respuesta a las
solicitudes enviadas por el despacho judicial en el plazo indicado.

Cuando las circunstancias así lo requieran o con la expresa autorización por parte del despacho
judicial, los escritos podrán presentarse al despacho materialmente en soporte papel,
documentación que será digitalizada e ingresada en su formato electrónico al expediente en
forma inmediata.

Los documentos electrónicos que por sus características particulares no pudieran ser
ingresados a través del Portal de Gestión de las Partes, podrán ser igualmente presentados en
el despacho judicial correspondiente en medio de almacenamiento electrónico.

Los títulos ejecutivos o documentos base de la acción, cuyo formato original no sea
electrónico, deberán presentarse materialmente en el despacho judicial dentro de las 48 horas
hábiles desde el ingreso del caso judicial a efecto de la certificación electrónica por parte del
Actuario Judicial. Sin embargo esta documentación en todos los casos deberá acompañarse en
formato digital en el momento del ingreso del caso judicial a través del Portal de Gestión de las
Partes, como documentos adjuntos al escrito de presentación.

Una vez efectuada la certificación electrónica de los títulos ejecutivos o documentos base de la
acción por parte del Actuario Judicial, los originales serán devueltos a la parte para su
resguardo.

Si no se presentaren las copias digitales de los documentos o títulos ejecutivos, o si existiere

una disconformidad substancial entre aquellas y el documento o título ejecutivo original, el
despacho judicial ordenará, de oficio o a petición de parte, que se acompañen las copias
digitales correspondientes dentro de plazo legal, bajo apercibimiento de tener por no
presentado el documento o título ejecutivo respectivo.

En casos excepcionales, cuando se haya autorizado a una persona a presentar escritos

materialmente por carecer de los medios tecnológicos, no será necesario acompañar copias
digitales. En este caso, los documentos y títulos ejecutivos presentados en formato que no sea
electrónico serán digitalizados e ingresados inmediatamente por el despacho judicial a la
carpeta electrónica del expediente.
El usuario y contraseña suministrados al Auxiliar de Justicia para la operación de los sistemas
de la Institución, constituye su firma electrónica, y en tal sentido se asume las características
referidas a la firma electrónica en el marco legal.

Las presentaciones efectuadas a través del Portal se entenderán suscritas por el usuario que
las remite, sin necesidad de contener su firma manuscrita, entendiéndose la equivalencia de su
clave y contraseña para operar la plataforma de gestión de la CSJ equivalente a su firma
electrónica.

A efecto de garantizar las condiciones legales que regulan la operación electrónica basada en
los mensajes de datos, expediente electrónico y firma electrónica, la plataforma de gestión de
la CSJ aplicará al ingreso de las presentaciones de las partes un esquema de certificación
basada en la certificación electrónica y el sello de tiempo.

En caso que el documento tenga firma digital asociada, la aplicación sólo adicionará el
correspondiente estampado de tiempo sin certificar digitalmente la presentación en el proceso
de certificación masiva.

Notificaciones Electrónicas.

Las notificaciones generadas en el proceso de la gestión de los expedientes, salvo la que

refieren a:

la que dispone el traslado de la demanda, de la reconvención y de los documentos que se

acompañan a sus contestaciones

las que disponen la citación de personas extrañas al proceso;

ya sea que las mismas correspondan a notificaciones por cédula o personal serán electrónicas,
y las mismas quedarán dispuestas en la bandeja de notificaciones de la parte notificada, dentro
de la opción de Notificaciones que conforma el Portal de Gestión de las Partes.

Adicionalmente las partes podrán optar por suscribirse al sistema de avisos, a través del cual
serán informados de las notificaciones, traslados y otros aspectos relativos al trámite de los
expedientes en los que forma parte por medio del correo electrónico, siendo este un servicio
de cortesía y será obligación del Auxiliar de Justicia el acceso a la bandeja de notificaciones.

Es requisito al efecto de recibir las notificaciones que las partes se encuentren debidamente
registradas en el expediente, siendo una responsabilidad del Auxiliar de Justicia la
actualización de su información y obligación del despacho judicial la actualización de esta
información en el expediente electrónico. El día de notificación corresponde a la fecha del
depósito en su bandeja de notificaciones de la correspondiente cédula digital, haya o no
accedido a la bandeja citada.

El Magistrado podrá igualmente establecer casos o excepciones en los cuales a más de la

notificación electrónica la misma se deberá efectuar por medios físicos, quedando en este
último caso la responsabilidad del registro de la notificación efectuada a cargo del Ujier en las
opciones disponibles del sistema de gestión electrónica.

La fecha de la notificación electrónica, en consonancia con lo establecido en el marco que

regula el trámite electrónico y, habiéndose establecido un sistema informático para la
recepción de mensajes de datos (notificación), corresponderá a la fecha en la cual entre el
registro electrónico de la notificación al sistema de información que en este esquema lo
constituye el Portal de Gestión de las Partes.

En igual sentido y en alineación con el Artículo 14 de la Ley 4017/2010, el lugar de expedición

de la notificación será la ubicación donde el despacho judicial tiene su ubicación y de recepción
en donde el destinatario fijó el suyo, aunque el medio utilizado para la comunicación haya sido
electrónico.

Documentos Electrónicos.

El documento Electrónico debe poseer ciertas características en cumplimiento a la disposición

legal vigente y su homologación a los documentos apócrifos con similar validez jurídica y
probatoria, para lo cual la Institución establece las siguientes Políticas:

A fin de precautelar la Autenticidad, característica que asegura que el documento es lo que

afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado,
y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma, se establece:

Control de creación:

Todos los documentos electrónicos que componen la carpeta electrónica del expediente
judicial o administrativo, ya sea que por su forma de creación refieran a un documento nativo
electrónico o a un documento digitalizado serán generados en el sistema de gestión siguiendo
las siguientes pautas:

Los documentos nativos electrónicos, tienen su origen a través de la operación de las opciones
habilitadas en la herramienta de gestión y finalizan su ciclo con la firma digital por parte del
responsable o suscriptor, actualizando de manera automática el índice electrónico del
expediente al cual pertenece.

Si el documento es producto de una digitalización, lo que significa que ingresa en formato

papel y pasa por un proceso de conversión a medio electrónico, al ingresar al sistema de
gestión electrónica incorpora como parte de la descripción del documento los datos del
proceso de digitalización y su certificación ya sea por medio de una firma digital asociada o del
estampado de tiempo, actualizando en el proceso de inserción el índice electrónico del
expediente al cual se incorpora.

Control de recepción:

Cuando los documentos ingresan en soporte electrónico, desde un origen externo, al

momento de su registro pasan por un proceso de certificación el cual asocia al documento sus
datos de creación (que coinciden con su inserción al sistema), su origen y el correspondiente
estampado de tiempo que certifica fehacientemente el momento de su recepción.
Adicionalmente podrá ser incorporado al documento el certificado digital.

Control de Mantenimiento:

En todos los casos anteriores el ciclo de vida del documento, y el paso por los diferentes
estados (registro, elaboración, modificación, finalización) quedan asentados de manera
automática en tablas de auditoría que posibilitan su trazabilidad.

Protección que asegure la inalterabilidad del documento:

Una vez finalizado el proceso de generación del documento con la asociación de la firma digital
o el estampado de tiempo, el sistema de gestión genera un código hash del documento con
sus características (metadato+documento+firma) almacenando el valor obtenido en la misma
tabla y replicando este dato en una tabla correspondiente a otra base de datos, la cual no se
encuentra accesible, lo que permite el proceso de comparación y la identificación en caso de
una posible alteración posterior, o un eventual reemplazo.

A fin de garantizar la Integridad, característica que refiere al carácter completo e inalterado del
documento electrónico, protegiendo el documento contra modificaciones no autorizadas, se
establecen las siguientes condiciones:
Una vez firmado digitalmente el documento, o aplicado el sellado de tiempo, los documentos
no podrán ser objeto de anotaciones o adiciones posteriores.

En el caso de documentos digitalizados, sólo se permitirá la adición de datos que permitan

conocer su origen y datos de creación hasta que los mismos sean firmados digitalmente o
aplicado el sellado de tiempo.

A efecto de garantizar la Fiabilidad y Disponibilidad del documento electrónico, que el mismo

es una representación completa y precisa de las operaciones, actividades, o los hechos de los
que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores actividades u
operaciones, para lo cual podrá ser localizado, recuperado, presentado, leído e interpretado
aún en el tiempo; se establece:

1.- Como política de conservación de documentos electrónicos de ofimática a formatos y

lenguajes estables de tal manera que no se corrompa la información y pueda ser fácilmente
intercambiable, en la creación de los documentos electrónicos se utilizarán formatos
establecidos en las normas internacionales, determinando al respecto los formatos aptos para
la conservación de información a largo plazo se aplicarán los siguientes criterios:

Deberán poseer un formato independiente del dispositivo, de manera que el documento

pueda ser accedido por cualquier usuario ahora o en el futuro.

No será aceptable que el formato dependa del sistema operativo, la resolución del dispositivo
de visualización, o cualquier otro parámetro cuya evolución futura se desconoce y por ende
comprometa su acceso posterior.

Los documentos electrónicos en ningún caso deberán contener datos cifrados, cuya
interpretación y buena lectura dependa de algoritmos o claves externas al propio documento.

El formato debe impedir las restricciones, de manera que el contenido esté accesible sin
protecciones de ningún tipo. La existencia de protecciones, como contraseñas, compromete el
acceso futuro a la información.

Los algoritmos de compresión aplicados al documento electrónico, deben ser públicos y

gratuitos, y no estar sujetos al pago por su uso.

Los documentos electrónicos no podrán contener referencias a contenido externo, debido a

que la modificación del contenido o de la propia referencia puede alterar el documento o
hacerlo poco entendible.

No se admitirá la ejecución de código ejecutable de cualquier tipo de fichero o programa.

Las fuentes de representación de los caracteres o tipo de letra del documento electrónico
deberán estar en el mismo formato, siendo fuentes abiertas que no requieran de ningún tipo
de licencia.
Toda la información necesaria para localizar el documento, catalogarlo, etc., debe estar
contenida en el propio documento, y no almacenada en recursos externos.

2.- Como política de conservación para documentos electrónicos producidos en video y audio
digital que garanticen su preservación y valor como prueba aceptada.

No se utilizarán formatos aplicados a los documentos electrónicos de contenido de multimedia

(audio y video) cuya reproducción implique el uso de programas externos o de dispositivos y
equipos específicos.

Deberán corresponder a un formato auto contenido, de manera que toda la información

necesaria para representar el contenido del documento se encuentre en el propio documento,
y no sea preciso acceder a contenidos externos que quizá en el futuro no estén disponibles.

El documento electrónico deberá estar firmado digitalmente o contener el sello de estampado

de tiempo que garantice que no ha sido alterado.

3.- Políticas de para documentos electrónicos generados mediante correo electrónico, que
garantice propiedades de un documento electrónico referente a su autenticidad, fecha y hora
de producción y recepción, procedencia.

Cumplir con las normas que establezca el Gobierno Nacional y la entidad en sus normas
internas, para garantizar su preservación y valor como prueba aceptada.

Como el resto de los documentos electrónicos, los mensajes de correo deben ser gestionados
en un corto plazo e incorporarlos al expediente correspondiente al que pertenece, ya sea en
papel o en electrónico, y para ello se recomienda:

Incorporar al trabajo diario la gestión de los mensajes de correo, tanto los de la bandeja de
entrada como los de la salida.

Una vez enviado o recibido un mensaje, establecer su valor, y decidir su destino final:

Si el mensaje no tiene valor administrativo y no está relacionado con una actividad o función
propia de la dependencia, se ha de eliminar una vez leído o enviado, o conservar sólo mientras
permanezca el valor informativo.

Si forman parte de la tramitación de expedientes formados por documentos en papel, se debe

imprimir y guardar en el expediente correspondiente.

Los mensajes enviados a varias personas, sólo serán conservados por el emisor y el receptor
principal, si lo hubiera, el resto lo podrán eliminar.

El emisor debe conservar el mensaje original enviado, la lista de los destinatarios y todas las
repuestas.

En el caso de mensajes envío-respuesta, conservar el último que incluya la cadena de mensajes

anteriores.
Realizada la acción correspondiente al mensaje, se debe decidir su fin último, es decir, su
eliminación o conservación, temporal o permanente.

Su ciclo de vida estará regulado por los criterios de conservación del expediente al que
pertenezca.

La principal fuente de metadatos asociado al documento electrónico del correo, aunque no la

única, se basa en la información de la cabecera del fichero de transmisión.

Se incluyen aquí la dirección de correo del remitente; la dirección de correo del destinatario o
de los destinatarios; en el caso de los correos salientes, la fecha y hora de envío; en caso de los
correos entrantes, la fecha y hora de la recepción; el asunto, la configuración de seguridad y
confidencialidad y el nombre y el formato de los ficheros adjuntos. Estos datos están incluidos
en el fichero de transmisión.

Los correos y sus documentos adjuntos han de ser archivados junto con otros documentos
electrónicos, dentro de las series a las que pertenezcan. Esta acción supone su exportación
desde la aplicación de correo electrónico, a la ubicación que alberga el sistema de gestión de
documentos. Por lo que se recomienda a efecto de la automatización del proceso de
incorporación que el sistema de gestión de documento esté integrado al gestor de correo, de
manera que se almacenen de la forma más automática y eficiente.

Se aconseja igualmente que el archivado se haga de forma inmediata para conseguir una
mayor precisión en los metadatos, un reconocimiento de los mensajes y adjuntos como
documentos de archivo en el momento de su clasificación y una mayor seguridad con respecto
a posibles pérdidas de información.

La conservación a largo plazo permitirá la recuperación tanto del contenido del mensaje como
de los adjuntos. Cumpliendo los siguientes requisitos de autenticidad para el contenido de un
correo electrónico:

El contenido real debe ser siempre legible.

Los adjuntos deben también conservarse.

Se deberá preservar la capacidad de abrir los enlaces web (incluyendo la url), sin que sea
necesario conservar el contenido de la web a la que se refiere el enlace, igualmente deberán
preservarse los enlaces a otros documentos.

Conservación de documentos electrónicos.

La actualización de los registros estará a cargo del despacho judicial u oficina administrativa
correspondiente. La carpeta electrónica y sus registros deberán ser respaldados en forma
periódica conforme un plan de mantenimiento que ofrezca redundancia y replicación externa.
Si por cualquier causa se viere dañado el soporte material del registro electrónico afectando su
contenido, el despacho judicial o la oficina administrativa ordenará reemplazarlo en todo o
parte por una copia fiel, que obtendrá de quien la tuviere, si no dispusiere de ella
directamente.

La CSJ conservará y archivará en soporte electrónico todos los documentos electrónicos que se
han generado o recibido en la tramitación telemática de los casos judiciales o administrativos.

Los expedientes y documentos se conservarán en el gestor documental de las aplicaciones

SGDE de la Institución, aplicando los criterios y normas vigentes de gestión documental y
archivo del marco legal y las dictadas por el ente regulador.

Los documentos electrónicos serán conservados hasta la pérdida de su valor administrativo.

Con posterioridad, y una vez perdido el valor administrativo, se someterán a estudios de

valoración para decidir sobre la conveniencia de su conservación o eliminación (expurgo).

Las carpetas de documentos electrónicos se podrán pasar a otro servidor o soporte de

almacenamiento, sacándolos de las aplicaciones en los que se han creado y archivado,
garantizando los medios de acceso a los mismos.

Para su conservación, y ante los problemas de obsolescencia tecnológica, la Corte Suprema de

Justicia a través de su área técnica, adoptará operaciones de conversión de formatos y de
copias auténticas.