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INDIC

E
INTRODUCCIÓN......................................................................................................................3
OBJETIVO ESPECÍFICO:...................................................................................................4
TÉCNICAS PARA HALLAR DATOS.....................................................................................4
LA ENTREVISTA.....................................................................................................................4
Preparación de la Entrevista.................................................................................................4
Conducción de la Entrevista..............................................................................................4
Secuela de la Entrevista.....................................................................................................5
Recabar datos mediante la Entrevista..............................................................................5
Determinación del tipo de Entrevista................................................................................5
Selección de Entrevistados.................................................................................................6
Realización de Entrevista...................................................................................................6
¿Qué es una encuesta?.......................................................................................................7
¿Cuán grande debe ser la muestra?..................................................................................8
¿Quién lleva a cabo las Encuestas?...................................................................................8
¿Cuáles son algunos métodos comunes de Encuestas?....................................................9
¿Qué preguntas hacemos en una Encuesta?...................................................................10
¿Qué sobre la confidencialidad e integridad?................................................................11
¿Cuáles son nuestras preocupaciones potenciales?........................................................12
Recabación de datos mediante cuestionarios.....................................................................12
Selección de formas para cuestionarios..............................................................................12
Cuestionario Abierto............................................................................................................13
Cuestionario Cerrado...........................................................................................................13
LA OBSERVACIÓN............................................................................................................13
Tipos de Observación.......................................................................................................13
Preparación para la observación.....................................................................................13
Conducción de la observación.........................................................................................14
Secuela de la observación.................................................................................................14
Diagrama de Flujo............................................................................................................14
¿Cuándo se utiliza un Diagrama De Flujo?....................................................................14
Definición de Proyectos:...................................................................................................14
Identificación de las causas principales:.........................................................................14
Diseño de soluciones.........................................................................................................14
Aplicaciones de soluciones:..............................................................................................15

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Control (retener las Ganancias):.....................................................................................15

Consejos para la construcción / Interpretación:................................................................16
Relación con otras herramientas:....................................................................................16
Diccionario de datos.........................................................................................................16
Descripción de los Datos en el Diccionario.....................................................................17
Nombre de los Datos.........................................................................................................17
Descripción de los Datos..................................................................................................17
CONCLUSIÓN.....................................................................................................................18
BIBLIOGRAFIA......................................................................................................................18

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INTRODUCCIÓN

La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad

de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar
los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta,
el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.

Todos estos instrumentos se aplicarán en un momento en particular, con la finalidad de

buscar información que será útil a una investigación en común. En la presente
investigación trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección
de datos, con las técnicas ya antes nombradas.

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OBJETIVO ESPECÍFICO:

Conocer y comprender los distintos requisitos, métodos e instrumentos para la

recolección de datos.
Puntos a Desarrollar:
Comparación de resultados.
La codificación, ordenación y clasificación de datos.
Tipos de procesamiento.

TÉCNICAS PARA HALLAR DATOS

Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una
situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en
el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan
dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una
investigación completa.

LA ENTREVISTA
Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de
preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados,
los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema
propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación
propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o
en grupos algunos analistas prefieren este método a las otras técnicas que se estudiarán
más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de
aplicación.
Dentro de una organización, la entrevista es la técnica más significativa y productiva de
que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevista es un
intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal
de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener información
acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión
por parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte, la entrevista ofrece
al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpatía con el
personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio.

Preparación de la Entrevista
1. Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus
responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).
2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios
(Organización).
3. Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).
4. Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad
(Sicología).
5. Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).

Conducción de la Entrevista
1. Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).
2. Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir
al entrevistado. (Imparcialidad).
3. Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).

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4. Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad

y actitudes similares (habilidad).
5. Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
6. Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).
7. Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los
comentarios al margen de la cuestión.
8. Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas
(Comunicación).

Secuela de la Entrevista
1. Escribir los resultados (Documentación).
2. Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o
adiciones. (Profesionalismo).
3. Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores
(Documentación).

Recabar datos mediante la Entrevista

La entrevista es una forma de conversación, no de interrogación, al analizar las
características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus
conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no están
disponibles en ningún otra forma.
En las investigaciones de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la
información importante. La información cualitativa está relacionada con
opinión, política y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras que las
descripciones cuantitativas tratan con números frecuencia, o cantidades. A menudo las
entrevistas pueden ser la mejor fuente de información cualitativas, los otros métodos
tiende a ser más útiles en la recabación de datos cuantitativos.
Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relación a como se
podría hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las
actividades de las empresas. La entrevista pueden descubrir rápidamente malos
entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia potencial para las aplicaciones
de desarrollo; más aún, a menudo es más fácil calendarizar una entrevista con los
gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.

Determinación del tipo de Entrevista

La estructura de la entrevista varía. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir
información general, es conveniente elaborar una serie de pregunta sin estructura, con
una sesión de preguntas y respuesta libres
Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de respuestas
para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para respuestas abierta
permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiado. Pueden
contestar por completo con sus propias palabras. Con las preguntas para respuesta
cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda seleccionar.
Todas las personas que respondes se basan en un mismo conjunto de posibles
respuestas.
Los analistas también deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para
entrevistas y analizar respuesta. La entrevista no estructurada no requiere menos
tiempos de preparación, porque no necesita tener por anticipado las palabras precisas de
las preguntas. Analizar las respuestas después de la entrevista lleva más tiempo que con

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la entrevista estructuradas. El mayor costo radica en la preparación, administración y

análisis de las entrevistas estructuradas para pregunta cerradas.

Ejemplos de las preguntas abiertas y cerradas en la entrevista estructurada

FORMA DE PREGUNTA ABIERTA FORMA DE PREGUNTA CERRADA
Ejemplo: obtener la información sobre las Ejemplo: obtener la información sobre las
características de diseños críticas para los Características de diseño críticas para los
empleados. empleados.
“algunos empleados han sugerido que la “La experiencia le ha proporcionado una
mejor forma para hacer eficiente el amplia visión en cuanto a la forma en la
procesamiento de pedidos es instalar un que la empresa maneja los pedidos..." Me
sistema de computadora que maneje todos gustaría que usted contestara algunas
los cálculos..." preguntas específicas en relación en lo
Bajo estas circunstancias ¿apoyaría usted anterior:
el desarrollo de un sistema de este tipo? -¿Qué etapas trabajas bien?¿cuáles no
-¿En dónde se presenta la mayor parte del
problema?
- ¿Cuándo ocurre un atraso, cómo se
maneja?
Entre otros

Selección de Entrevistados
Realizar entrevistas toma tiempo; por lo tanto no es posible utilizar este método para
recopilar toda la información que se necesite en la investigación; incluso el analista
debe verificar los datos recopilados utilizando unos de los otros métodos de recabación
de datos. La entrevista se aplican en todos los niveles gerencial y de empleados y
dependa de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el
estudio los analistas que estudian la administración de inventarios pueden entrevistar a
los trabajadores del embarque y de recepción, al personal de almacén y a los
supervisores de los diferentes turnos, es decir. Aquellas personas que realmente trabajan
en el almacén, también entrevistarán a los gerentes más importantes.

Realización de Entrevista
La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en la búsqueda de hecho por medio
de la entrevista. La buena entrevista depende del conocimiento del analista tanto de la
preparación del objetivo de una entrevista específica como de las preguntas por realizar
a una persona determinada.
El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una
entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de
éxito. Por ejemplo, analista que trabaja en la aplicación enfocada a la reducción de
errores (captado por la gerencia de alto nivel) probablemente no tendría éxito si llegara
a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, ejemplo
"Estamos aquí para resolver su problema".
A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse a sí mismo las siguientes
preguntas:

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 ¿Qué es lo que me está diciendo la persona?

 ¿Por qué me lo está diciendo a mí?
 ¿Qué está olvidando?
 ¿Qué espera está persona que haga yo?

Entrevista estructurada Entrevista no estructurada

  -Asegura la elaboración -El entrevistador tiene mayor
  uniforme de las preguntas para flexibilidad al realizar las
  todos los que van a responder. preguntas adecuadas a quien
  -Fácil de administrar y responde.
VENTAJAS evaluar. -El entrevistador puede explotar
-Evaluación más objetiva tanto áreas que surgen
de quienes responden como de espontáneamente durante la
las respuestas a las preguntas. entrevista.
-Se necesita un -Puede producir información
limitado entrenamiento del sobre área que se minimizaron o
entrevistador. en las que no se pensó que
-Resulta en entrevistas más fueran importantes.
pequeñas.
  -Alto costo de preparación. -Puede utilizarse negativamente
  -Los que responden pueden no el tiempo, tanto de quien
  aceptar un alto nivel en la responde como del
  estructura y carácter mecánico entrevistador.
DESVENTAJAS de las preguntas. -Los entrevistadores pueden
-Un alto nivel en la estructura introducir sus sesgos en las
puede no ser adecuado para preguntas o al informar de los
todas las situaciones. resultados.
-El alto nivel en -Puede recopilarse información
las estructuras reduce extraña
responder en forma -El análisis y la interpretación de
espontánea, así como la los resultados pueden ser largos.
habilidad del entrevistador -Toma tiempo extra recabar los
para continuar con hechos esenciales.
comentarios hacia el
entrevistado.

¿Qué es una encuesta?

Se ha dicho que Estados Unidos ya no es una "sociedad industrial", sino una "sociedad
de información". Esto es, nuestros mayores problemas y tareas ya no giran
principalmente en la producción de bienes y servicios necesarios para nuestra
supervivencia y comodidad.
Nuestra "sociedad", requiere un rápido y preciso flujo de información sobre las
preferencias, necesidades y comportamiento de sus miembros. Es en respuesta a esta
necesidad crítica de información por el gobierno, el comercio y las instituciones sociales
que tanta confianza se pone en las encuestas.

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Hoy en día la palabra "encuesta" se usa más frecuentemente para describir un método de
obtener información de una muestra de individuos. Esta "muestra" es usualmente sólo
una fracción de la población bajo estudio.
Por ejemplo, antes de una elección, una muestra de electores es interrogada para
determinar cómo los candidatos y los asuntos son percibidos por el público… un
fabricante hace una encuesta al mercado potencial antes de introducir un
nuevo producto… una entidad del gobierno comisiona una encuesta para obtener
información para evaluar legislación existente o para preparar y proponer nueva
legislación.
No tan sólo las encuestas tienen una gran variedad de propósitos, sino que también
pueden conducirse de muchas maneras, incluyendo por teléfono, por correo o en
persona.
Aun así, todas las encuestas tienen algunas características en común.
A diferencia de un censo, donde todos los miembros de la población son estudiados, las
encuestas recogen información de una porción de la población de interés, dependiendo
el tamaño de la muestra en el propósito del estudio. En una encuesta bona fide, la
muestra no es seleccionada caprichosamente o sólo de personas que se ofrecen como
voluntarios para participar. La muestra es seleccionada científicamente de manera que
cada persona en la población tenga una oportunidad medible de ser seleccionada. De
esta manera los resultados pueden ser proyectados con seguridad de la muestra a la
población mayor. La información es recogida usando procedimientos estandarizados de
manera que a cada individuo se le hacen las mismas preguntas en más o menos la
misma manera. La intención de la encuesta no es describir los individuos particulares
quienes, por azar, son parte de la muestra sino obtener un perfil compuesto de la
población.
Una "encuesta" recoge información de una "muestra." Una "muestra" es usualmente
sólo una porción de la población bajo estudio.
El estándar de la industria para todas las organizaciones respetables que hacen encuestas
es que los participantes individuales nunca puedan ser identificados al reportar los
hallazgos. Todos los resultados de la encuesta deben presentarse en resúmenes
completamente anónimos, tal como tablas y gráficas estadísticas.

¿Cuán grande debe ser la muestra?

El tamaño de muestra requerido en una encuesta depende en parte de
la calidad estadística necesaria para los establecer los hallazgos; esto a su vez, está
relacionado en cómo esos hallazgos serán usados.
Aun así, no hay una regla simple para el tamaño de muestra que pueda ser usada en
todas las encuestas. Mucho de esto depende de los recursos profesionales y fiscales
disponibles. Los analistas frecuentemente encuentran que una muestra de tamaño
moderado es suficiente estadística y operacionalmente. Por ejemplo, las muy conocidas
encuestas nacionales frecuentemente usan cerca de 1,000 personas para obtener
información razonable sobre actitudes y opiniones nacionales.
Cuando nos damos cuenta que una muestra apropiadamente seleccionada de sólo 1,000
individuos puede reflejar varias características de la población total, es fácil apreciar
el valor de usar encuestas para tomar decisiones informadas en una sociedad compleja
como la nuestra. Las encuestas proveen medios rápidos y económicos de determinar la
realidad de nuestra economía y sobre los conocimientos, actitudes, creencias,
expectativas y comportamientos de las personas.

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¿Quién lleva a cabo las Encuestas?

Todos conocemos sobre las encuestas de opinión pública que son reportadas por los
medios informativos. Por ejemplo, la Encuesta Gallup y la Encuesta Harris
emiten informes periódicos describiendo la opinión pública nacional sobre una amplia
gama de asuntos corrientes. Encuestas estatales y en las áreas metropolitanas,
frecuentemente con el apoyo económico de algún periódico o estación
de televisión local, se reportan regularmente en muchos lugares. Las cadenas mayores
de radio y televisión, así como revistas nacionales de noticias también llevan a cabo
encuestas e informan sus resultados A pesar de esto, la gran mayoría de las encuestas no
son de opinión pública. La mayoría están dirigidas a un propósito administrativo,
comercial o científico. La gran variedad de asuntos con los que tratan las encuestas se
puede ilustrar con la siguiente lista de usos reales:
 Las cadenas mayores de televisión confían en encuestas que le dicen cuántas y
qué tipo de personas ven sus programas.
 Statistics Canadá lleva a cabo encuestas continuas de panel sobre niños (y sus
familias) para estudiar sus necesidades educativas y otras.
 Es una buena práctica nunca identificar los participantes individuales. El tamaño
de la muestra depende de las metas estadísticas y de los recursos disponibles para la
encuesta.
 Los fabricantes de automóviles usan encuestas para determinar cuán satisfechos
están las personas con sus autos.
 El Negociado del Censo de los Estados Unidos lleva a cabo encuestas cada mes
para obtener información sobre empleo y desempleo en la nación.
 La Agencia para la Política e Investigación sobre Cuidado de Salud de los
Estados Unidos auspicia una encuesta periódica para determinar cuánto dinero está
gastando la gente en los distintos tipos de cuidado médico.
 Las autoridades de transportación local conducen encuestas para obtener
información
 sobre los hábitos de viaje y transportación de las personas.
 Las revistas y revistas profesionales usan encuestas para conocer qué leen sus
suscriptores.
 Se llevan a cabo encuestas para conocer quien usa nuestros parques nacionales y
 otras facilidades recreativas.

Las encuestas proveen una fuente importante de conocimiento científico básico.

Economistas, sicólogos, profesionales de la salud y sociólogos llevan a cabo encuestas
para estudiar materias tales como los patrones de ingreso y gastos en los hogares, las
raíces del prejuicio étnico o racial, las implicaciones de los problemas de salud en la
vida de las personas, comparando el comportamiento electoral y los efectos sobre la
vida familiar de mujeres que trabajan fuera del hogar.

¿Cuáles son algunos métodos comunes de Encuestas?

Las encuestas pueden ser clasificadas en muchas maneras. Una dimensión es por
tamaño y tipo de muestra. Las encuestas pueden ser usadas para estudiar poblaciones
humanas o no humanas (por ejemplo, objetos animados o inanimados, animales,
terrenos, viviendas). Mientras que muchos de los principios son los mismos para todas
las encuestas, el foco aquí será en métodos para hacer encuestas a individuos.
Muchas encuestas estudian todas las personas que residen en un área definida, pero
otras pueden enfocar en grupos particulares de la población -niños, médicos, líderes de

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la comunidad, los desempleados, o usuarios de un producto o servicio particular. Las

encuestas también pueden ser conducidas con muestras locales, estatales o nacionales.
Las encuestas pueden ser clasificadas por su método de recolección de datos. Las
encuestas por correo, telefónicas y entrevistas en persona son las más comunes. Extraer
datos de récords médicos y otros se hace también con frecuencia. En los métodos más
nuevos de recoger datos, la información se entra directamente a la computadora ya sea
por un entrevistador adiestrado o aún por la misma persona entrevistada. Un ejemplo
bien conocido es la medición de audiencias de televisión usando aparatos conectados a
una muestra de televisores que graban automáticamente los canales que se observan.
Las encuestas son una fuente importante de conocimiento científico básico. Las
encuestas por correo, a través de entrevistas telefónicas o en persona son las más
comunes.
Las encuestas por correo pueden ser de costo relativamente bajo. Como con cualquier
otra encuesta, existen problemas en usar este método si no se presta
suficiente atención a obtener niveles altos de cooperación. Estas encuestas pueden ser
más efectivas cuando se dirigen a grupos particulares, tal como suscriptores a
una revista especializada o a miembros de una organización profesional.
Las entrevistas telefónicas son una forma eficiente de recoger ciertos tipos de datos y se
están usando con cada vez mayor frecuencia. Se prestan particularmente bien a
situaciones donde es necesario obtener resultados oportunos y cuando el largo de la
encuesta es limitado.
Las entrevistas en persona en el hogar u oficina de un participante son mucho más caras
que las encuestas telefónicas o por correo. Estas pueden ser necesarias especialmente
cuando se debe recoger información compleja.
Algunas encuestas combinan varios métodos. Por ejemplo, una encuestadora puede usar
el teléfono para identificar participantes elegibles (tal como localizar individuos
mayores elegibles para Medicare) y luego hacer cita para una entrevista en persona.

¿Qué preguntas hacemos en una Encuesta?

Podemos clasificar las encuestas también por su contenido. Algunas encuestas enfocan
en las opiniones y actitudes (tal como las encuestas pre-eleccionarias), mientras que
otras se preocupan por características o comportamiento reales (tal como la salud de las
personas, vivienda, gastos del consumidor o hábitos de transportación).
Muchas encuestas combinan preguntas de ambos tipos. Los participantes pueden ser
preguntados si han oído ó leído sobre algún asunto… qué saben sobre él… su opinión…
con cuanta firmeza sienten y por qué… su experiencia sobre el asunto… y ciertos datos
personales que ayudará al analista a clasificar sus respuestas (tal como
edad, género, estado civil, ocupación y lugar de residencia).
Las preguntas pueden ser abiertas ("¿Por qué siente así?"), o cerradas ("¿Aprueba usted
o desaprueba?"). Los entrevistadores pueden solicitar al participante que evalúe un
candidato político o un producto usando alguna escala, o pueden solicitarle que ordene
varias alternativas.
Algunas encuestas enfocan sobre opiniones otras sobre hechos.
La forma en que se hace una pregunta puede afectar mucho los resultados de una
encuesta. Por ejemplo, una reciente encuesta de NBC/Wall Street Journal hizo dos
preguntas muy similares obteniendo resultados muy diferentes: (1) "¿Favorece recortar
programas tales como el seguro social, medicare, medicaid y subsidios a agricultores
con el fin de reducir el déficit presupuestario?" Los resultados: a favor 23%, opuestos
66%, no opinaron 11%. (2) ¿Favorece recortar las autorizaciones fiscales del gobierno
para reducir el déficit presupuestario? Los resultados: a favor 61%, opuestos 25%, no

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opinaron 14%. El cuestionario puede ser muy breve -unas pocas preguntas, tomando
cinco minutos o menos - o puede ser bastante extenso - requiriendo una hora o más de
tiempo al participante. Como es ineficiente identificar y acercarse a una muestra
nacional grande para preguntar unos pocos ítemes de información, existen encuestas
colectivas que combinan los intereses de varios clientes en una sola entrevista. En estas
encuestas, a los participantes se les preguntará sobre una docena de preguntas sobre un
tema, una media docena sobre otro tema y así sucesivamente.
Como los cambios en actitudes o comportamiento no pueden establecerse
confiablemente con una sola entrevista, algunas encuestas usan un diseño de panel, en
el cual los mismos participantes son entrevistados en dos ocasiones o más. Tales
encuestas son usadas comúnmente durante una campaña electoral o para trazar la salud
de una familia o su patrón de compras durante un período de tiempo.

¿Quién trabaja en las Encuestas?

El trabajador de encuestas más conocido por el público es el entrevistador que llama por
teléfono, el que aparece en la puerta del hogar o el que detiene a personas en un centro
comercial.
Tradicionalmente, las entrevistas para encuestas, aunque requieren ocasionalmente
largos días de trabajo en el campo, eran hechas principalmente por personas empleadas
a tiempo parcial. Por lo tanto este tipo de empleo era particularmente adecuado para
personas que no deseaban empleo a tiempo completo o que querían suplementar su
ingreso regular.
Cambios en el mercado de trabajo y en el nivel de automatización de las encuestas han
comenzado a alterar este patrón -aumentando el número de encuestadores que buscan
trabajar a tiempo completo. La experiencia no es usualmente requerida para un empleo
de entrevistador, aunque las destrezas básicas en el uso de computadoras adquieren cada
día más importancia.
La mayoría de las organizaciones que hacen investigación proveen su
propio adiestramiento para la labor del entrevistador. Los requisitos principales para
entrevistar están la habilidad para acercarse a personas extrañas (en persona o por
teléfono), para El trabajador de encuestas mejor conocido por el público es el
entrevistador pero hay muchos otros.
Persuadirles a participar y para recoger los datos necesarios siguiendo las instrucciones
al pie de la letra.
Menos visible, pero de igual importancia es el personal de la oficina, quienes -entre
otras cosas- planifican la encuesta, seleccionan la muestra, supervisan las entrevistas,
procesan los datos recogidos, analizan los datos e informan los hallazgos de la encuesta.
En la mayoría de las organizaciones de investigación por encuestas, el personal
gerencial habrá tomado cursos graduados de métodos de encuestas y poseen grados
universitarios avanzados en estadísticas, sociología, sicología, mercadeo,
alguna materia afín ó poseerán experiencia equivalente.
Los supervisores de nivel intermedio y los asociados de investigación frecuentemente
tendrán trasfondos académicos similares a los gerentes o habrán avanzado desde las
filas de los entrevistadores, oficinistas o codificadores sobre la base de su competencia y
experiencia.

¿Qué sobre la confidencialidad e integridad?

La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes es una
preocupación primordial de todas las organizaciones respetables que hacen encuestas.
En el Negociado del Censo de los Estados Unidos, por ejemplo, los datos recogidos

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están protegidos por ley (Título 13 del Código Legal de Estados Unidos). En Canadá, la

Ley de Estadísticas garantiza la confidencialidad de los datos recogidos por Statistics
Canadá, y otros países tienen salvaguardas similares.
Varias organizaciones profesionales que tienen que ver con métodos de encuestas tienen
un código de ética (como la Asociación Estadística Americana) que establecen reglas
para mantener la confidencialidad de las respuestas en encuestas. La política
recomendada para que las organizaciones de encuestas salvaguarden la confidencialidad
incluye:
 Usar códigos numéricos para vincular al participante con su cuestionario y
guardar la Información sobre el vínculo nombre-código en un lugar aparte.

 Negarse a proveer los nombres y direcciones de los participantes en la encuesta

a cualquier persona fuera de la organización de encuestas, incluyendo a sus clientes.
 Destruir cuestionarios e información que pueda servir para identificar los
participantes luego que sus respuestas se hayan entrado a la computadora.

 Omitir los nombres y direcciones de los participantes en la encuesta de

los archivos de computadora usados para análisis.
 Presentar tabulaciones estadísticas usando categorías amplias para que los
participantes individuales no puedan ser identificados.

La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes es una

preocupación primordial de todas las organizaciones de encuesta respetables.

¿Cuáles son nuestras preocupaciones potenciales?

La calidad de una encuesta es determinada en gran medida por su propósito y por la
forma en que es conducida.
La mayoría de las indagaciones de televisión (por ejemplo, las "encuestas" usando el
número telefónico 900) o las "encuestas" en revista son altamente sospechosas. Estas y
otras encuestas de opinión autoseleccionadas ("self-selected opinion polls: SLOPS)"
pueden llevar a conclusiones erróneas ya que los participantes no han sido
seleccionados científicamente.
Las encuestas deben llevarse a cabo únicamente para obtener información estadística
sobre algún tema. No deben ser diseñadas para producir resultados predeterminados o
como un artificio para mercadeo o para actividades similares. Cualquier persona a quien
se le solicite que responda a una encuesta de opinión o que se preocupe por los
resultados debe primero decidir si las preguntas que se hacen son justas.
Otra violación importante de la integridad ocurre cuando lo que parece ser una encuesta
es efectivamente un vehículo para estimular donaciones a alguna causa o para crear una
lista de direcciones para mercadear productos.
Cuestionario
Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; sin embargo,
existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e
inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para
una máxima efectividad.

Recabación de datos mediante cuestionarios

Para los analistas los cuestionarios pueden ser la única forma posible de relacionarse
con un gran número de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se

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llevan a cabo largos estudios en varios departamentos, se puede distribuir los

cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos en relación al sistema.
En mayor parte de los casos, el analista no verá a los que responde; no obstante, también
esto es una ventaja porque aplican muchas entrevista ayuda a asegurar que el
interpelado cuenta con mayor anonimato y puedan darse respuestas más honesta (y
menos respuestas prehechas o estereotipadas). También las preguntas estandarizadas
pueden proporcionar datos más confiables.

Selección de formas para cuestionarios

El desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto
debe utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y contenido
de las preguntas en la recopilación de hechos significativos.
Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y
cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las
posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan
ambas formas en los estudios de sistemas.

Cuestionario Abierto
Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se
quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles
al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para
estudiar los métodos de verificación de crédito, es un medio.
El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba
las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más fácil escoger
una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí mismas.

Cuestionario Cerrado
El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un
cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este
formato es el método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los
individuos para que tomen una posición y forma su opinión sobre los aspectos
importantes.

LA OBSERVACIÓN
Otra técnica útil para el analista en su progreso de investigación, consiste en observar a
las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la observación
tiene amplia aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales
utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus
actividades de grupo y como miembros de la organización. El propósito de la
organización es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo, como se
está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace
y por qué se hace.
"¡Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no podría
obtener de otra forma.

Tipos de Observación
El analista de sistemas puede observar de tres maneras básicas. Primero, puede observar
a una persona o actitud sin que el observado se dé cuenta y su interacción por aparte del
propio analista. Quizá esta alternativa tenga poca importancia para el análisis de

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sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias. Segundo,
el analista puede observar una operación sin intervenir para nada, pero estando la
persona observada enteramente consciente de la observación. Por último, puede
observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La interacción puede
consistir simplemente en preguntar respecto a una tarea específica, pedir una
explicación, etc.

Preparación para la observación

1. Determinar y definir aquella que va a observarse.
2. Estimular el tiempo necesario de observación.
3. Obtener la autorización de la gerencia para llevar a cabo la observación.
4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las
razones para ello.

Conducción de la observación
1. Familiarizarse con los componentes físicos del área inmediata de observación.
2. Mientras se observa, medir el tiempo en forma periódica.
3. Anotar lo que se observa lo más específicamente posible, evitando las
generalidades y las descripciones vagas.
4. Si se está en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de
hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores.
5. Observar las reglas de cortesía y seguridad.

Secuela de la observación
1. Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc.
2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el
supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.

Diagrama de Flujo
Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo
funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un
producto, un servicio, información o una combinación de los tres. Al examinar cómo los
diferentes pasos es un proceso se relacionan entre sí, se puede descubrir con frecuencia
las fuentes de problemas potenciales. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a
cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer
la venta u ofrecer un producto. Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero
cuando se necesita, el equipo completo de trabajo más pequeño puede agregar niveles
según sea necesario durante el proyecto.

¿Cuándo se utiliza un Diagrama De Flujo?

Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Este
esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el
sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.
Algunas aplicaciones comunes son:

Definición de Proyectos:
 Identificar oportunidades de cambios en el proceso.
 Desarrollar estimados de costos de mala calidad.
 Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo.

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 Desarrollar una base común de conocimiento para los nuevos miembros del
equipo.
 Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolución de problemas para
reducir las resistencias futura al cambio.

Identificación de las causas principales:

 Desarrollar planes para reunir datos.
 Generar teorías sobre las causas principales.
 Discutir las formas de estratificar los datos para el análisis para identificar las
causas principales.
 Examinar el tiempo requerido para las diferentes vías del proceso.

Diseño de soluciones
 Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.
 Identificar las organizaciones que será afectadas por los cambios propuestos.

Aplicaciones de soluciones:
 Explicar otros el proceso actual y la solución propuesta.
 Superar la resistencia al cambio demostrando cómo los cambios propuestos
simplificarán el proceso.

Control (retener las Ganancias):

 Revisar y establecer controles y monotorías al proceso.
 Auditar el proceso periódicamente para asegurar que están siguiendo los nuevos
procedimientos.
 Entrenar a nuevos empleados.

¿Cómo se Utiliza?
La metodología para preparar un Diagrama de Flujo es;
1. PROPÓSITO: analizar cómo se pretende utilizar el Diagrama de Flujo. Exhibir
esta hoja en el pared y consultarla en cualquier momento para verificar que se
Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se pretende.
2. DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO.
3. DEFINIR LOS LIMITES: después de establecer los límites del proceso,
enumerar los resultados y los clientes en el extremo derecho del diagrama.
4. UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS: utilizando los símbolos apropiados
para el Diagrama de Flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el
diagrama.
5. HACER PREGUNTAS: para cada input, haga preguntas como:

 ¿Quién recibe el input?

 ¿Qué es lo primero que se hace con el input?

1. DOCUMENTAR: cada paso en la secuencia, empezando con el primer (ó

último) pasó. Para cada paso, hacer preguntas como:

 ¿Qué produce este paso?

 ¿Quién recibe este resultado?
 ¿Qué pasa después?
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 ¿Alguno de los pasos requiere de inputs que actualmente no se muestran?

1. COMPLETAR: continuar la construcción del Diagrama de Flujo hasta que se

conecte todos los resultados (outputs) definidos en el extremo derecho del diagrama.
Si se encuentra un segmento del proceso que es extraña para todos en el salón, se
deberá tomar nota y continuar haciendo el diagrama.
2. REVISIÓN: Preguntar:

 ¿Todos los flujos de información encajan en los inputs y outputs del proceso?
 ¿El Diagrama muestra la naturaleza serial y paralela de los pasos?
 ¿El Diagrama capta de forma exacta lo que realmente ocurrió, a diferencia de la
forma cómo se piensa que las cosas deberías pasar o como fueron diseñadas
originalmente?

1. DETERMINAR OPORTUNIDADES

Nota: El Diagrama de flujo final deberá actuar como un registro de cómo el proceso
actual realmente opera. Indicar la fecha.
Aunque hay literalmente docenas de símbolos especializados utilizados para hacer
Diagrama de Flujos, se utiliza con más frecuencia los siguientes:
 Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" 
Las "líneas de flujos" son utilizadas para representar el progreso de los pasos en la
secuencia. La punta de la fecha indica la dirección del flujo del proceso.
Otros dos símbolos que no son utilizados tan comúnmente y que pueden ser útiles son:
El "Símbolo del documento" representa la información escrita pertinente al proceso.
 El "Símbolo de la Base de Datos" representa información almacenada electrónicamente
con respecto al proceso

Consejos para la construcción / Interpretación:

Si un Diagrama de Flujo se construye de forma apropiada y refleja el proceso de la
forma que realmente opera, todos los miembros del equipo poseerán un conocimiento
común, exacto del funcionamiento del proceso. Adicionalmente, el equipo no necesita
invertir el tiempo y la energía en observar el proceso físicamente cada vez que se quiera
identificar problemas para trabajar, discutir teorías sobre las causas principales,
examinar el impacto de las soluciones propuestas o discutir las formas para mantener las
mejoras.
Los Diagramas de Flujo pueden ayudar a un equipo en su tarea de diagnóstico para
lograr mejoras. Uno de sus usos es el de ayudar a un equipo a generar teorías sobre las
posibles causas principales de un problema. El Diagrama de Flujo se dibuja en una
pared de la sala de reuniones. El equipo que investiga un problema redacta
una descripción del problema en un pedazo pequeño del papel y lo pega en los
diagramas en el punto, en el proceso donde el problema se ha detectado. El equipo
luego discute cada uno de los pasos en el proceso antes del punto donde el problema se
ha detectado, y produce teorías sobre las cosas que podrían salir mal en el paso del
proceso de forma sistemática a medida que producen teorías sobre las posibles causas
principales del problema.
Otro uso de un Diagramas de Flujo es el de ayudar a un equipo a identificar las formas
apropiadas para separar los datos para su análisis. Por ejemplo, considérese el problema
de analizar los tiempos de reparación. Una rápida revisión de los Diagramas de Flujo

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puede sugerir un número de grupos posibles que pueden explicar el tiempo que se
necesita para hacer reparación.

Relación con otras herramientas:

Los Diagramas de Flujo de procesos generalmente se relacionan con:
 Mapa de Relaciones
 Mapa de Proceso Interfuncional (Cross-Funcional)

Diccionario de datos
Los diccionarios de datos son el segundo componente del análisis del flujo de datos. En
sí mismos los diagramas de flujo de datos no describen por completo el objeto de la
investigación. El diccionario de datos proporciona información adicional sobre el
sistema. Esta sección analiza que es un diccionario de datos, por qué se necesita en el
análisis de flujo de datos y como desarrollarlo. Se utilizará el ejemplo del sistema
de contabilidad para describir los diccionarios de datos.
Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de
los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los elementos principales en
un sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de datos,
el almacenamiento de datos y los procesos. El diccionario de datos almacena detalles y
descripciones de estos elementos.
Si los analistas desean conocer cuántos caracteres hay en un dato, con qué otros
nombres se le conocen en el sistema, o en donde se utilizan dentro del sistema deben ser
capaces de encontrar la respuesta en un diccionario de datos desarrollado
apropiadamente.
El diccionario de dato se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y ayuda el
analista involucrado en la determinación de los requerimientos de sistemas. Sin
embargo, como se verá más adelante, también el contenido del diccionario de datos se
utiliza durante el diseño del sistema.
En informática, base de datos acerca de la terminología que se utilizará en un sistema de
información. Para comprender mejor el significado de un diccionario de datos, puede
considerarse su contenido como "datos acerca de los datos"; es decir, descripciones de
todos los demás objetos (archivos, programas, informes, sinónimos...) existentes en el
sistema. Un diccionario de datos almacena la totalidad de los diversos esquemas y
especificaciones de archivos, así como sus ubicaciones. Si es completo incluye también
información acerca de qué programas utilizan qué datos, y qué usuarios están
interesados en unos u otros informes. Por lo general, el diccionario de datos está
integrado en el sistema de información que describe.

Descripción de los Datos en el Diccionario

Cada entrada en el diccionario de dato consiste en un conjunto de detalles que describen
los datos utilizados o producidos en el sistema. Cada artículo se identifica por un
nombre de dato, descripción, sinónimo y longitud de campo y tiene valores específicos
que se permiten para éste en el sistema estudiado.

Nombre de los Datos

Para distinguir un dato de otro, el analista les asigna nombre significativos que se
utilizan para tener una referencia de cada elemento a través del proceso total de
desarrollo de sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para seleccionar, en forma

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significativa y entendible, los nombres de los datos, por ejemplo la fecha de factura es
más significativa si se llama FECHA FACTURA que si se le conoce como ABCXXX.

Descripción de los Datos

Establece brevemente lo que representa el dato en el sistema; por ejemplo, la
descripción para FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se está
preparando la misma (para distinguirla de la fecha en la que se envió por correo o se
recibió.
Las descripciones de datos se deben escribir suponiendo que a gente que la lea no
conoce nada en relación del sistema. Deben evitarse termino especiales o argot, todas
las palabras deben se entendible para el lector

Alias
Con frecuencia el mismo dato puede conocerse con diferentes nombres, dependiendo de
quien lo utilice. El uso de los alias debe evitar confusión. Un diccionario de dato
significativo incluirá todos los alias.

Longitud de campo
Cuando las características del diseño del sistema se ejecuten más tarde en el proceso de
desarrollo de los sistemas, será importante conocer la cantidad de espacio que necesita
para cada dato.

Valores de los datos

En algún proceso solo se permiten valores de datos específicos. Por ejemplo, en muchas
compañías con frecuencia los números de orden de compra se proporcionan con un
prefijo de una letra para indicar el departamento del origen.

Registro de las descripciones de datos

Dadas que las descripciones se utilizarán en forma repetitiva a través de una
información y después, durante el diseño, se sugiere un formato fácil para utilizar que
simplifique el registro y los detalles de consulta cuando se necesiten.

CONCLUSIÓN

La Recolección de Datos, consiste en la recopilación de información; se lleva a cabo por

medio de entrevistas, cuestionarios y observación; donde el analista obtiene y desarrolla
los sistemas de información logrando sus metas y objetivos.
El analista debe de demostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos
manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control,
comunicación, comprensión y cortesía para lograr la búsqueda de información a través
de las herramientas antes mencionada.
La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de operación desde el Presidente o el
Jefe de Operaciones.
Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy formales hasta los casuales.
El cuestionario, es otra de las utensilios que usa el analista con el fin de lograr un
consenso, siendo un canal de comunicación poco limitado, el analista debe determinar
lo que desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las respuestas y formular el
cuestionario.

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La observación, se emplea para verificar los resultados de una entrevista y tiene una
aceptación científica.
El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un problema y determinar un resultado
en una empresa.
El diccionario de datos, se aplica para la examinación de los diagramas de flujos de
datos y a su vez registra detalles adicionales dentro del flujo de un sistema.

BIBLIOGRAFIA

 Bernal, C. (2006). Metodología de la Investigación (2da. Edición). México: Ed. Pearson

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