TABLAS DE CONTROL DE ACCESO

(T.C.A.)

TABLAS DE CONTROL Y ACCESO

T.C.A.

CORPÓRACION SOCIAL DE CUNDINAMARCA

2019

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TABLAS DE CONTROL Y ACCESO – T.C.A

CORPÓRACION SOCIAL DE CUNDINAMARCA

2019
Aprobado por el Comité Interno de Archivo

Elaborado por:
Grupo de Archivo y Gestión Documental

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Este documento es vigente a partir de su aprobación

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Contenido

Introducción

Justificación

1. Alcance

2. Objetivos

2.1 Objetivo General

2.2 Objetivos específicos

3. Público al cual está dirigido

4. Requerimientos para la construcción de las T.C.A.

5. Niveles de clasificación de la Información

6. Tabla de Control y Acceso - (TCA)

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Introducción

La modernización administrativa en las Entidades del Estado ha generado diferentes

avances encaminados al mejoramiento de la atención de sus grupos de interés,
respondiendo a las nuevas necesidades y requerimientos del contexto contemporáneo del
país, en donde se hace necesario que las Entidades Públicas generen valor agregado a los
mismos.

De igual forma, la Gestión Pública en Colombia, a la vanguardia de las exigencias y

cambios en el Sector, ha venido desarrollando estrategias que incrementen su gestión que
conllevan al proceso de cambio en las organizaciones, en aras de ser eficiente y eficaz y
así mismo, garantizar la satisfacción de las necesidades de los ciudadanos ofreciéndoles
servicios de mayor calidad.

Es así como, promoviendo la organización técnica de los archivos y garantizando su

conservación, su valor histórico y la consulta de los mismos, surge la Ley General de
Archivos la cual se encuentra enmarcada en la racionalización del trámite de los
documentos de la Administración Pública, es por esto que en el Titulo VI, Artículos 27,
28 y 29 se establecen los primeros lineamientos para el Acceso y Consulta de los
documentos de los archivos públicos.

Así mismo, nace la directriz impartida por el Archivo General de la Nación, en primera
instancia en el Decreto 2609 de 2012, que establece los criterios básicos en materia de
Gestión Documental, en su artículo 8 literal (i), como cumplimiento normativo la creación
del instrumento archivístico relacionado con las Tablas de Control y Acceso - TCA,
relacionado entre otros al derecho en el acceso de la información, el cual contempla la
alineación de los activos de información de la Entidad (Ley 1712 de 2014) con las series
y subseries establecidas en las TRD (agrupaciones documentales) que son susceptibles de
uso, consulta y objeto por parte de los grupos de interés.

De igual forma, lo anteriormente descrito se encuentra alineado a la nueva política de

Gobierno Digital la cual promueve la proactividad y la innovación ciudadana,
garantizando un mayor empoderamiento y participación de los grupos de interés en los
asuntos del estado.

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Justificación

De acuerdo con el Decreto Reglamentario de la Ley 594 de 2000, Decreto 2609 de 2012
reglamentado por el Decreto 1080 de 2015, la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 103 de 2015
por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras
disposiciones, se deben crear los instrumentos archivísticos respectivos en Gestión
Documental, que garanticen entre otros, la protección de la información contra el acceso,
recolección, divulgación, eliminación, alteración y/o destrucción no autorizada.
Se crean las Tabla de Control y Acceso aplicables a los documentos, así mismo alineadas
a la Ley 1712 de marzo 6 de 2014: “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia
y del Derecho de Acceso la Información Pública Nacional y se dictan otras
disposiciones”; Artículo 6: "Definiciones"; en especial las correspondientes al del literal
b, c y d, y el Titulo III: "Excepciones de Acceso a la Información", en especial en sus
artículos 18 y 19 y sus parágrafos, los cuales, su información sea del interés público; es
necesario establecer las categorías respectivas alineadas a los activos de información
existentes, relacionados con las TRD, series y subseries y tipos documentales que serán
objeto de uso, consulta y acceso por los Grupos de Interés.

La protección del acceso de la información va ligado a las restricciones de ley

contempladas entre otras: seguridad pública y de bienes (físicos o financieros),
información personal e íntima, propiedad intelectual, legales y profesionales, las Tablas
de Control y Acceso – (T.C.A.) generan un valor público a los grupos de interés, a través
de los habilitadores Transversales que se convierten en elementos fundamentales de
Seguridad de la Información, el logro de los propósitos de dicha Política, los cuales
permiten entre otros:
“Preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información
de las entidades del Estado, garantizando su buen uso y la privacidad de los datos. Este
habilitante concentra todo lo que antes estaba en el componente de seguridad y
privacidad de la información; y facilitar y brindar un adecuado acceso a los servicios de
la administración pública haciendo uso de medios digitales, incluye autenticación
electrónica, interoperabilidad y carpeta ciudadana”.

La elaboración de las Tablas de Control y Acceso - (T.C.A.) le permite a la Entidad

identificar los niveles de riesgos sobre el acceso de la información (vulnerabilidad) y
mitigación de los mismos y del impacto que se pueden generar, implementación de

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controles adecuados de protección de la información, identificación de posibles

problemas de seguridad.

1. Alcance

Las Tablas de Control y Acceso - (TCA), aplica para los Archivos de Gestión y archivo
Central y Centro de documentación Técnica de la entidad teniendo en cuenta los procesos
archivísticos aplicados a los mismos (producción hasta disposición final) y será
implementado en todas las áreas de la entidad incluidos todos los servidores que manejen
y/o produzcan información y documentos de y para la entidad, en aras de mantener la
integridad de los documentos en aras de garantizas garantizar el acceso de la información
a los grupos de Interés con medidas de seguridad para la protección de la información.

2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo General

Crear el instrumento archivístico denominado Tabla de Control y Acceso - (T.C.A.)

alineado con la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1008 de 2018, como atributo a las
actividades de seguridad que se deben adelantar con la documentación independiente el
medio en que se produce, que contiene la información generada en la Entidad implícita y
clasificada de acuerdo a los activos de información y las TRD (series, subseries y tipos
documentales).

2.2 .Objetivos Específicos

Aplicabilidad de los principios de Transparencia y Acceso a la Información.

Clasificación de las series y subseries de acuerdo con la Ley 1712 de 2014:
Información pública, Información Pública clasificada e Información Pública
Reservada.

Conservar los niveles de protección, acceso, uso, divulgación y seguridad de la
información.

Garantizar el acceso de la información a los grupos de Interés con medidas de
seguridad para la protección de la información.

Proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de
información de la Entidad, garantizando su buen uso y la privacidad de la
información de acuerdo con el Decreto 1008 de 2018.

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3. Público al cual está dirigido

La Tabla de Control y Acceso - (TCA), se encuentra dirigida al Comité Interno de

Archivo, a la Alta Dirección, a todas las dependencias de la Corporacion Social de
Cundinamarca y las Comunicaciones que hacen parte de su estructura organizacional, con
el fin de implementar buenas prácticas en la administración y consulta de la información,
contenidos en los sistemas de información de la Entidad, bases de datos y en los Archivos
de Gestión y Central.

4. Requerimientos para la construcción de las TCA

El de acceso a la información se basa en el compromiso continuo de publicar la

información pública y responder de buena fe, de manera apropiada, cierta, acertada y
posible las solicitudes de acceso recibidas, lo que contribuye de igual forma a la
obligación de generar o capturar la información pública. Dentro de los requerimientos
base para la construcción de las Tablas de Control y Acceso, se tienen en cuenta:

 Modelo Integrado de Gestión:

✓ Objetivos trazados en la Entidad

✓ Procedimientos, procesos y macro procesos del SGC.

✓ Gestión del Riesgo: análisis, acciones de mitigación entre otros.

✓ Metas Institucionales establecidas.

✓ Auditoría y Control.

 Instrumentos Archivísticos:
✓ PINAR: Plan Institucional de Archivos.
✓ PGD: Programa de Gestión Documental.

✓ CCD: Cuadro de Clasificación Documental.

✓ Inventarios Documentales.

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✓ Tabla de Retención Documental y Tabla de Valoración Documental vigentes.

 Tecnologías de la Información y las Comunicaciones:

✓ Manual general de Seguridad.

✓ Inventario de Activos de Información.

✓ Plan Estratégico: Acceso a la red institucional, carpetas compartidas, roles y perfiles.

✓ Soporte y formato de la información (digital y/o física).

✓ Política de Gobierno Digital.

 Recursos:
✓ Equipo de Trabajo compuesto por personal de planta Global y personal de apoyo.

✓ Archivos, documentos e información generada en la Entidad alineado a los procesos

estableciendo etapas del acervo documental de los Archivos de Gestión y Central.

 Normatividad:
✓ Ley 594 de 2000

✓ Ley 1712 de 2014

✓ Decreto 2609 de 2012

✓ Decreto 1080 de 2015

✓ Decreto 103 de 2015 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014
✓ Decreto 1008 de 2018

✓ Acuerdos de confidencialidad (Despacho y funcionarios y/o contratistas)

5. Niveles de clasificación de la Información

De acuerdo con lo establecido en el Artículo 6º de la Ley 1712 de 2014: “Por medio de

la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso la Información Pública
Nacional y se dictan otras disposiciones”; en especial las correspondientes al del literal
b, c y d, y el Titulo III: "Excepciones de Acceso a la Información", en especial en sus
artículos 18 y 19 y sus parágrafos, se fundan los siguientes criterios de clasificación:

Información Pública: Toda información que un sujeto obligado genere, obtenga,

adquiera, o controle en su calidad de tal, Documentos generados en el ejercicio de sus

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funciones y sus Y que pueden ser consultados por cualquier ciudadano sin excepción de
ley.

Información Clasificada: toda aquella información pública, cuyo acceso podrá ser
rechazado o denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiere
causar un daño a los siguientes derechos:

• El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone
la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado por el artículo 24
de la Ley 1437 de 2011.
• El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad.
• Los secretos comerciales, industriales y profesionales, así como los estipulados en el
parágrafo del artículo 77 de la Ley 1474 de 2011.

Información Reservada: Toda aquella información pública cuyo acceso podrá ser
rechazado o denegado de manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias,
siempre que dicho acceso estuviere expresamente prohibido por una norma legal o
constitucional:
• La defensa y seguridad nacional.
• La seguridad pública.
• Las relaciones internacionales.
• La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias,
mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de
cargos, según el caso.
• El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales.
• La administración efectiva de la justicia.
• Los derechos de la infancia y la adolescencia.
• La estabilidad macroeconómica y financiera del país.
• La salud pública.

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6. Tabla de Control y Acceso para el Establecimiento de categorías adecuadas de

derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos
(TCA)

SERIE DOCUMENTAL (SD) SUBSERIE DOCUMENTAL (SD) TIPO DE ACCESO

Cumplimiento INFORMACION PUBLICA
ACCIONES CONSTITUCIONALES Tutela INFORMACION PUBLICA
Populares INFORMACION PUBLICA
Actas De La Junta Directiva INFORMACION CLASIFICADA
Actas Comité De Conciliación INFORMACION CLASIFICADA
Acuerdos Junta Directiva INFORMACION CLASIFICADA
Comité Coordinación De Control Interno INFORMACION CLASIFICADA
Anulación De Cheques INFORMACION CLASIFICADA
ACTAS Comisión De Personal INFORMACION CLASIFICADA
Comité De Almacén INFORMACION CLASIFICADA
Comité De Archivo INFORMACION CLASIFICADA
Comité De Incentivos INFORMACION CLASIFICADA
Comité De Vivienda INFORMACION CLASIFICADA
Comité Paritario De Salud Ocupacional INFORMACION CLASIFICADA
ACUERDOS Acuerdos De Pago INFORMACION PUBLICA
AFILIACIONES Afiliaciones INFORMACION CLASIFICADA
ANTEPROYECTOS De Presupuesto INFORMACION CLASIFICADA
ARQUEO Arqueo De Caja Menor INFORMACION CLASIFICADA
BOLETINES Diarios De Caja Y Bancos INFORMACION CLASIFICADA
CAJA MENOR Caja Menor INFORMACION CLASIFICADA
COMPROBANTES Comprobantes De Egreso INFORMACION CLASIFICADA
COMUNICACIONES Consecutivos De Comunicaciones Oficiales INFORMACION CLASIFICADA
CONCEPTOS JURÍDICOS Conceptos Jurídicos INFORMACION RESERVADA
CONCILIACIONES BANCARIAS Bancos INFORMACION RESERVADA
CONTRATOS Contratos INFORMACION CLASIFICADA
Convenios De Cooperación INFORMACION CLASIFICADA
CONVENIOS
Convenios Interadministrativos INFORMACION CLASIFICADA
Educativos INFORMACION CLASIFICADA
CRÉDITOS Hipotecarios O Garantía Prendaria INFORMACION CLASIFICADA
Ordinarios INFORMACION CLASIFICADA
Impuesto A Las Ventas IVA INFORMACION RESERVADA
Impuesto De Retención En La Fuente INFORMACION RESERVADA
DECLARACIONES TRIBUTARIAS Industria Y Comercio Ica INFORMACION RESERVADA
Renta Y Complementarios De Ingresos INFORMACION RESERVADA
Estados Financieros INFORMACION RESERVADA
DERECHOS DE PETICIÓN Derechos De Petición INFORMACION PUBLICA
DEVOLUCIONES Documentos Devoluciones INFORMACION PUBLICA
ESTUDIOS Técnicos De Planta De Personal INFORMACION CLASIFICADA
EVALUACIONES Sistema De Control Interno INFORMACION CLASIFICADA
HISTORIAL VEHICULOS Parque Automotor INFORMACION RESERVADA
HISTORIAS LABORALES Hojas De Vida INFORMACION RESERVADA

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SERIE DOCUMENTAL (SD) SUBSERIE DOCUMENTAL (SD) TIPO DE ACCESO

A Organismos Control INFORMACION CLASIFICADA
A Otras Entidades INFORMACION CLASIFICADA
INFORMES De Ejecución Presupuestal INFORMACION CLASIFICADA
De Gestión INFORMACION CLASIFICADA
Auditoria INFORMACION CLASIFICADA
Inventarios De Bienes INFORMACION RESERVADA
INVENTARIOS
Inventarios Individuales INFORMACION RESERVADA
Libros Mayor Y Balances INFORMACION RESERVADA
LIBROS CONTABLES
Libros Diarios INFORMACION RESERVADA
De Procesos Y Procedimientos INFORMACION PUBLICA

MANUALES Calidad INFORMACION PUBLICA

Específicos De Funciones Y De Competencias
INFORMACION PUBLICA
Laborales
Backups INFORMACION RESERVADA
MEDIOS MAGNETICOS
Licencias INFORMACION RESERVADA
Bajas De Almacén INFORMACION CLASIFICADA
MOVIMIENTOS DE ALMACEN Entradas De Almacén INFORMACION CLASIFICADA
Salidas De Almacén INFORMACION CLASIFICADA
NOMINA Proceso De Nomina INFORMACION CLASIFICADA
Acción INFORMACION PUBLICA
De Adquisiciones INFORMACION PUBLICA
Indicativo Institucional INFORMACION PUBLICA
De Emergencia INFORMACION PUBLICA
PLANES
Institucionales De Capacitación Y Bienestar Social INFORMACION PUBLICA
Financieros INFORMACION PUBLICA
Anuales De Auditoria INFORMACION PUBLICA
De Mejoramiento INFORMACION PUBLICA
De Entrega De Comunicaciones INFORMACION CLASIFICADA
PLANILLAS Pago Por Municipios INFORMACION CLASIFICADA
Planilla Única De Aportes Seguridad Social INFORMACION CLASIFICADA
PQR Quejas Reclamos Y Sugerencias INFORMACION PUBLICA
PROCESOS Disciplinarios INFORMACION CLASIFICADA
Administrativos INFORMACION CLASIFICADA
PROCESOS JUDICIALES Ejecutivos INFORMACION CLASIFICADA
Ordinarios INFORMACION CLASIFICADA
Gestión Documental INFORMACION PUBLICA
Salud Ocupacional INFORMACION PUBLICA
Transferencias Documentales INFORMACION PUBLICA
PROGRAMAS Anuales De Caja INFORMACION PUBLICA
Actividades Recreación Y Cultura INFORMACION PUBLICA
Capacitación INFORMACION PUBLICA
Eventos Promocionales INFORMACION PUBLICA
RESOLUCIONES Resoluciones INFORMACION CLASIFICADA

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Control de Cambios
Versión Fecha Descripción
1 Creación Documento
Elaboro Revisó Aprobó

Nombre: juan Carlos Diaz Nombre Nombre

Cargo: Auxiliar Administrativo Cargo Cargo

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