REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA

FACULTAD EN CIENCIAS ADMISNISTRATIVAS Y SOCIALES

ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA

PUERTO ORDAZ-BOLIVAR

ADMINISTRACIÓN, UNIDAD- IV. CONTROL DE UNA

EMPRESA

Autora: Lezama Corona, María Daniela

CI: 28.726.846

Bolívar, Febrero 2021

 Introducción

El control en el proceso administrativo es una herramienta que le permite a las

organizaciones mejorar e identificar, las posibles equivocaciones que se hayan
cometido en algún punto durante la ejecución de las actividades laborales. En otras
palabras el control administrativo nos permite conocer hasta qué punto se ha cumplido
con el proceso administrativo, dejándonos saber si esté resulta beneficioso y en caso
de que no sea así, podamos implementar medidas correctivas oportunamente.

Las medidas de corrección son una de las bases no solamente del control sino
también de la administración en general. La actividad empresarial, por naturaleza, se
encuentra ligada a un sinfín de desviaciones del camino trazado, por lo que se pueden
presentar situaciones que no hayan sido previstas. La existencia de estas situaciones
no significa, precisamente, el fracaso de una organización, ya que lo que realmente
podría afectar el alcance del éxito es la manera en la que afronten estas problemáticas.

De manera que resulta necesario establecer una correcta gestión empresarial, que
establezca como se ejecutaran las actividades laborales, para poder garantizar que las
operaciones que se realizan coincidan con las operaciones planificadas, enfocándose
en el logro de las metas a través de planes estratégicos que los conduzcan a ello.
Además tendrán que poseer un mecanismo de regulación que sea capaz de estabilizar
la empresa, dirigiendo sus acciones, a pesar de los inconvenientes.

Para que resulte más claro, mediante la presente investigación ilustraremos como
será ejecutado el control de empresa privada de salud, planteando una serie de puntos
acerca de su funcionamiento, aplicación y posibles correcciones que deban de ser
realizadas a lo largo de su actividad.
Según los tipos de control ¿Cuál aplicaría usted para mejorar las actividades de
su organización?

El control en el proceso administrativo es una herramienta que le permite a las

organizaciones mejorar e identificar, las posibles equivocaciones que se hayan
cometido en algún punto durante la ejecución de las actividades laborales. En otras
palabras el control administrativo nos permite conocer hasta qué punto se ha cumplido
con el proceso administrativo, dejándonos saber si esté resulta beneficioso y en caso
de que no sea así, sea posible implementar medidas correctivas oportunamente.

El control es un aspecto de gran importancia para el desarrollo de una organización,

ya que aunque la empresa establezca sus objetivos, sin la existencia de la etapa de
control dentro del proceso administrativo, sería improbable poder realizar mejoras que
hagan posible el crecimiento de la empresa, perjudicando el alcance del éxito por parte
de la compañía.

En la fase de control administrativo se busca realizar una evaluación, que nos permita
conocer si los objetivos y reglas impuestas fueron las adecuadas, o si en cambio, es
necesario efectuar algunas modificaciones que nos guíen en el camino hacia el logro
de los objetivos.

Para poder establecer un tipo de control sobre la empresa es necesario conocer con
anterioridad las opciones existentes, de manera que podamos alinear nuestras
necesidades con el propósito de cada una. Así que los tipos de control son:

 Control previo: es aquel que se encuentra orientado hacia el futuro, teniendo

como el objetivo la prevención oportuna de los problemas, por lo que se lleva a
cabo antes del inicio de las actividades, este tipo de control crea políticas,
instrucciones y reglamentos, para asegurar el adecuado cumplimiento de las
operaciones previamente planteadas.

 Control coincidente: en este caso, este control es ejecutado durante la

realización de las actividades, englobando la dirección, la supervisión y la
 coordinación de las acciones que se lleven a cabo en la organización, teniendo
como resultado el cumplimiento de las políticas y reglas propuestas.

 Control por retroalimentación: viene siendo aquel que se ejecuta al finalizar las
actividades, enfocándose en los resultados durante el proceso laboral. Este se
concentra más que todo en diseñar operaciones correctivas que funcionen como
una medida de prevención que evite las desviaciones en las actividades futuras.

Cuando nos referimos al control de una organización, estamos hablando de un

conjunto acciones que se expanden por todas las actividades, creando una guía para
que estas se realicen de manera adecuada, asegurando el cumplimiento del propósito
que se creó para la empresa, integrando procesos básicos como: la planificación, la
ejecución y la supervisión. Estos aspectos ayudan al cumplimiento de los objetivos,
sirviendo de apoyo en sus programas de calidad y en la protección de los recursos de
la organización, buscando la forma de administración apropiada para evitar los posibles
riesgos que puedan afectarla.

Teniendo en cuenta la información dada y considerando la naturaleza de la empresa

creada, podemos decir que el tipo de control que vemos adecuado para nuestra clínica
es el control preventivo. A continuación le ilustramos la razón.

Al estar nuestra empresa dedicada a la promoción de la salud, es imposible esperar

a que se ejecuten las acciones para poder crear un lineamiento preventivo, ya que para
poder realizar las actividades laborales es necesario que ya se hayan evaluado las
problemáticas y sus posibles soluciones, entendiendo que todos los recursos deben de
estar disponibles y coordinados para que se pueda garantizar el bienestar de los
pacientes que a nosotros recurran. Aunque también resulta pertinente que se estén
realizando chequeos constantes al sistema de control y sus elementos, asegurando el
adecuado desempeño y cumplimiento del fin institucional.

De esta forma se afianzará el debido uso de los recursos financieros y humanos,

tanto del personal administrativos, operativo y de servicios, incluyendo los recursos
materiales de los que dispone la empresa. Tales puntos ayudaran a mostrar resultados
reales, certeros y confiables, respaldados por una válida investigación, que asegure
que los servicios, objetivos y beneficios se lograron, debido a que se realizó un
eficiente control administrativo, en todas las áreas de la empresa dedica a la salud,
haciendo énfasis en su administración y organización.

Es necesario decir que la administración de la clínica no se basa únicamente en

gestionar la propia clínica, sino también en manejar las empresas proveedora de bienes
y servicios, como el laboratorio y material sanitario, los cuales resultan necesarios para
el mantenimiento o restablecimiento en la salud general de los pacientes. Con respecto
a este punto este tipo de control nos favorece, debido a que nos concederá la opción
de evaluar este aspecto del funcionamiento de la clínica con anterioridad, dejando los
puntos claros con los proveedores de manera que todos cumplan con sus funciones de
manera óptima.

El control preventivo nos permitirá establecer normas, técnicas y métodos para

evaluar el rendimiento, representando las metas y objetivos que se han propuesto
durante el proceso de planificación, donde se deja en claro los términos y condiciones
de la organización. Esto es necesario debido a partir de esto los directores ejecutivos
se ven en la obligación de especificar cuáles son los aspectos que pretenden mejorar
para alcanzar sus objetivos, de forma que una vez que se den inicio a las actividades
cada uno de los participantes estén conscientes de estos, juntando sus esfuerzos para
el obtener el resultado deseado.

En caso de que no se haya obtenido los resultados esperados y el análisis arroja que
es necesario tomar medidas correctivas, ya se tendrá una guía con los pasos a seguir
para corregir la problemática existente, esto gracias a que previamente se habrá
planteado la presencia de esta, y con esto, una solución viable a la misma, de forma
que será posible actuar con rapidez, evitando la complicación de la situación.

Se debe de resaltar que los gerentes deben de supervisar el proceso de control

hasta su conclusión, de ocurrir lo contrario estará supervisando únicamente la
actuación o resultados, en vez de estar ejerciendo el control.
 Por ultimo podemos decir que el control preventivo nos resulta de gran utilidad ya que
se encuentra enfocado en encontrar mecanismos constructivos a tiempo, ayudándonos
a obtener los resultados deseados dentro de los parámetros establecidos, no solo
enfocándose en los fracasos previos.

Aplique dentro de su organización,  las herramientas que se dan en el control

administrativo

La gerencia de la clínica, tiene como obligación que el modelo de gestión

administrativo establecido se cumpla adecuadamente, por esto se deberá de llevar un
control en diversos aspectos financieros y de servicio, de manera se tenga como
resultado el apropiado registro, administración y supervisión de estos. Debemos de
resaltar que además de controlar las cuentas y gestionar los recursos, también resulta
necesario realizar reuniones periódicas que funcionaran como una retroalimentación en
la utilización de nuevas herramientas, métodos y técnicas señalados, que sirven como
soporte para optimizar los servicios que presta a clínica.

Dentro de las herramientas utilizadas en la empresa podemos encontrar:

1. Control de pacientes: se analiza el resultado de la atención de la atención del

paciente, desde el momento en el que llama para solicitar una cita por primera vez
hasta concluir con su tratamiento. Este análisis se realiza en cada una de las áreas
del consultorio. Si se conoce las necesidades de los pacientes, se podrá definir qué
proceso resulta más importante para satisfacer sus necesidades, permitiendo
comparar y definir la importancia de cada uno de los procesos llevados a cabo.

2. Control de citas: para este punto se hará uso del libro de citas, el cual es una
herramienta para organizar el tiempo, se pueden establecer reglas para optimizar su
manejo, la dimensión y la capacidad del consultorio influirá en la sección del libro de
citas, de acuerdo a el número de pacientes que asistirán durante el día, el espacio
que tiene, al tipo de servicio y su duración, las funciones que se pueden delegar,
personal auxiliar y el flujo de pacientes en la clínica.
3. Control de honorarios y análisis de gastos : nos permite conocer el nivel de
productividad y calidad de la clínica, analizando los costos reales de cada uno de
los procedimientos que se realizan. Para este punto tomamos un cuenta un
conjuntos de aspectos como:

 Gastos fijos mensuales: se anotan los gastos que viene dados de la práctica
profesional, de forma periódica y se dividen entre el número de meses según
sea el caso. Para esto es necesario registrar una relación de gastos de
material y equipo.

 Horas totales mensuales: se realiza un promedio de los días trabajados en el

año anterior, que comprende los días de reales de trabajo, los días no
laborados, de aprendizaje, cursos dados y vacaciones y puentes de
enfermedad. Con esta información podremos conocer las horas trabajadas
durante el año.

 Tiempo: para saber el promedio del tiempo que se utilizó en cada

procedimiento para programar citas adecuadamente, incluyendo el tiempo de
saludo y despedida del cliente.

 Factor inflación: nos permite conocer como afecto económicamente este

factor durante la ejecución de las actividades.

 Laboratorio: para evaluar lo gastos generados por los proveedores del

servicio.

 Ingresos: los ingresos funcionan como un indicador de éxito, se relacionan

con la calidad del servicio y con la infraestructura de cada consultorio o
clínica. Para poder justificar los ingresos es necesario llevar un registro de los
recibos de honorarios, dichos recibos deben de cumplir con los
requerimientos que establece la ley fiscal.
  Chequera: los ingresos que se manifiesten en los recibos se deben de
depositar en una cuenta de banco, registrando la fecha del depósito, el
concepto o nombre de la persona. Es conveniente registrar en el libro de
contabilidad interna, cada ingreso, quien realizo el pago, así como también la
cantidad y la fecha, todo esto debe de ser llevado al expediente, los
expedientes de los pacientes son una prueba de los ingresos, por este
motivo, se resaltara el número de pacientes con los honorarios percibidos,
para evitar multas y sanciones.

 Egresos: los gastos que salen de la cuentan de la clínica deben de estar

reflejados, especificando cada aspecto relevante de la transacción.

 Pago a empleados: para esto es necesario cancelar previamente las cuotas

correspondiente, de acuerdo al pago que se le hace a cada empleadas,
además de estar anotado en el recibo, debe de estar establecido en el
contrato de trabajo, indicando cual es la cantidad del salario que se le otorga
a cada persona.

4. Inventario: funciona como un sistema de control y de existencia de los artículos que

tiene el consultorio. Para controlar se anotan todos los elementos materiales del
consultorio tanto muebles, equipo, instrumental, materiales, revistas, papelería,
elementos de escritorio, lámparas, entre otros. El inventario nos permite conocer de
manera específica para unos de los elementos que se poseen, por esta razón
resulta ser un sistema de vital importancia en cualquier empresa, ayudándonos a
equilibrar los gastos con relación a los ingresos, permitiendo la recuperación en el
pago de impuestos.

5. Estadísticas: para la toma de decisiones es necesario dejar en claro cada uno de

los aspectos que resulten de interés, de manera que se pueda llegar a una
conclusión que resulte beneficiosa para la empresa, para esto se pueden aplicar
técnicas de evaluación en donde participen los miembros ejecutivos, dando su
 opinión y aceptando o negando las propuestas que le sean presentadas,
analizándolas como un equipo, tomando en cuenta las ventajas y desventajas que
dichas propuestas puedan representar para la organización. Podemos resaltar el
hecho de que al momento de crear una propuesta, puede resultar más efectivo,
plantear a su vez un resultado para esta, que permita visualizar de mejor manera
como esta podría resultar beneficiosa para la empresa y su eficacia en caso de que
se deba de solucionar alguna problemática.

6. Auditoria administrativa: Es necesario revisar eventualmente la organización de la

clínica para asegurarnos de que su correcto funcionamiento. La organización es un
componente gran importancia ya que este delimita la estructura de la organización,
minimizando el riesgo de que las tareas se dupliquen o se olviden, facilitando la
ejecución de las actividades ya que cada miembro es completamente consiente de
su puesto y función dentro de la empresa. Con esta revisión podremos verificar si el
personal cuenta con las habilidades y conocimientos para desarrollar las actividades
del puesto, además de que nos permite conocer quienes se encuentran realmente
comprometidos con la organización. Para mejorar la organización, se planea de ser
necesario nuevas direcciones o gerencias. Por esto es necesario verificar la
departamentalización en la clínica, asegurándonos que las actividades son similares
y tienen una relación lógica.

7. Diagnóstico administrativo: es aquel que busca realizar un estudio sistemático,

integral y periódico que tiene como propósito fundamental conocer la organización
administrativa y el funcionamiento de la empresa. Aplicado en la clínica, el
diagnóstico administrativo hace posible establecer los servicios que ofrece la
organización, así como también nos permite identificar la diferentes necesidades
que esta posea, como la falta de medicamentos, la carencia de personal de salud,
el espacio reducido, la falta de insumos o algún problemas existente dentro de
algún departamento. Todo esto hace posible ver cuáles son las correcciones que
deben de realizarse para poder ejecutar el trabajo de manera eficiente y eficaz,
haciendo consiente al personal acerca de cómo debe de ejecutarse los pasos del
proceso administrativo para llevar a cabo una buena administración, además de
 señalarle a la administración de la clínica las consecuencias de la existencia de
estas problemáticas dentro de la institución.

8. Informe administrativo: es un documento que se elaboran con fin de buscar

mejoras en la administración de la organización. Estos informes nos permiten
apoyar la toma de decisiones ya que aclara las problemáticas administrativas que
presenta la clínica, dando paso al planteamiento de las soluciones, detallando los
fallos, errores u omisiones que desembocaron en la ineficiencia administrativa.

¿Qué acciones correctivas tomaría usted? Para el control administrativo de su

organización

Para controlar e identificar los procesos que se realizan en el consultorio, se debe de

detectar y entender los procesos o actividades que se realizan, de manera que se le
puedan dar un seguimiento y corrección durante su desarrollo, permitiéndonos detallar
el flujo de actividades que se realizan para iniciar el cambio.

Realizar correcciones dentro de la clínica hace posible la evolución de la

administración orientado hacia las mejorar, esto es de suma importancia debido a que
las mejoras se ven reflejadas, de igual manera, en la satisfacción de las expectativas
del paciente, es decir, el resultado final.

La ejecución de las correcciones ofrece las siguientes ventajas:

 Satisfacer la necesidades físicas del consultorio

 El nivel del personal auxiliar que se requiere
 Tipo de funciones y actividades que realizara cada uno
 El tiempo de crecimiento, de proyección y de asociación que se pueda tener en
el consultorio
 Definir la calidad de la comunicación con el personal
 Las expectativas reales en relación a la organización
 Comunicación con los pacientes
 Establecimiento de los beneficios que se desea obtener
  Conocer el número de pacientes e implementar métodos para su incrementación

Para poder realizar correcciones administrativas es necesario realizar un análisis de

las diferente áreas, en donde, definimos cuales son los procedimientos que se realizan
en la clínica, investigamos y conocemos cuales son los modelos perfectos de los
procedimientos que se llevan a cabo , conocemos cuales son los resultados óptimos de
cada servicio, analizar las capacidades y limitaciones para superarlas, examinar los
procedimientos, estudiar cómo mejorar las técnicas y materiales y buscar innovaciones
los procedimientos. Asimismo nos permite seleccionar el personal adecuado, propicia
la educación continua, tanto del personal como de los empleados y nos da la
oportunidad de escuchar las recomendaciones de los empleados.

En caso de algún fallo en la operación administrativa podemos implementar las

siguientes acciones correctivas:

1. Rediseñar la estructura organizacional, con un organigrama simple y adaptable,

que aplique técnicas de administración modernas, con un establecimiento claro y
especifico de las la funciones, responsabilidades, autoridad, delimitación de
funciones, comunicaciones, objetivos y compromisos individuales y de grupos a
todos los niveles de la organización de salud.
2. Crear, actualizar, mejorar y evaluar constantemente las programaciones y
actividades de la clínica, en todos los procesos administrativos, técnicos, operativos
y de servicios.
3. Elaborar, mejorar y analizar continuamente los reglamentos de funciones de todos y
cada una de las personas que trabajan en la organización.
4. Mejorar la administración del recurso humano de la organización, revisando las
políticas previas de selección, orientación, inducción, capacitación y retribución
salarial apropiada, así como también el reconocimiento de sus méritos y suministro
de elementos de trabajo esencial y suficiente, además de reforzar la disciplina y
recalcar las sanciones en caso de infringir alguna norma.
5. Realizar un análisis para evaluar la calidad, eficiencia, eficacia, costos y efectividad
de la clínica, mediante la medición de índices de todas las actividades, tanto
proyectadas como reales.
6. Evaluar el sistema de control interno en la organización
7. Diseñar y establecer medidas de protección y seguridad de orden preventivo, para
que cada uno de los procedimientos y actividades de la empresa se encuentren
asegurados contra riesgos o errores.
8. Restablecer y organizar el sistema contable y financiero, utilizando la
sistematización, desglosando cada punto, como los costos, gastos, presupuestos,
respaldados por un verdadero estudio financiero, que sea comparativo, histórico y
actualizado, para una adecuada toma de decisiones, proyectada hacia el logro de
los objetivos empresariales.
9. Elaborar planes de trabajo y auditorias administrativas, para realizar valoraciones,
supervisión, respaldado con cronogramas, pruebas y papeles de trabajo.
10. Promover y diseñar un plan adecuado control en la empresa, para que sea aplicado
por los involucrados con la misma, evaluando constantemente sus resultados y
apoyando la evolución continua.
11. Verificar si se están aplicando técnicas actuales y si se cuenta con los
conocimientos para realizar el procedimiento. En caso contrario, busque la forma de
mejorarlo, por medio de cursos o libros que nos apoyen en la capacitación del
personal.
12. Analizar los elementos que requiere en el aspecto del personal como en el
inventario del material y equipo.
13. Examinar si el lugar físico donde se trabaja, reúne todas las características de
ventilación, iluminación, acceso, libertad de acción para los integrantes del equipo.
14. Mejorar la comunicación con el paciente.

Se deben de realizar correcciones con cierta periodicidad en todas las áreas,

especialmente si en alguno de los procedimientos se tiene dificultades para su
realización óptima. Así como también, el análisis de la situación de la empresa nos
permitirá mejorar la comunicación con el personal y establecer un estándar para cada
procedimiento, procurando mayor eficiencia, rapidez y economía.
 Conclusión

Para concluir, podemos decir que el control administrativo está enfocado en evaluar y
corregir el desempeño delas actividades empresariales, para asegurar que los objetivos
y planes de la organización se están llevando a cabo.

De manera que el control administrativo es una herramienta de especial importancia,

ya que solo mediante esta función seremos capaces de establecer si lo realizado se
ajusta con los planes y en caso de que exista alguna desviación, identificar el problema
y aplicar correctivos que le devuelvan el equilibrio a la empresa. Por lo que podemos
asegurar que el control actúa como un proceso mayormente regulador.

Su importancia dentro de una organización radica en que nos ofrece la posibilidad de

establecer medidas correctiva s, para garantizar el logro de los planes exitosamente.
El control es capaz de analizar y determinar oportunamente las causas que generan
desviaciones, para corregir y asegurar que no se vuelvan a presentar en un futuro.
Desde el momento que se plantean las medidas correctivas, nos ofrece información
acerca de la ejecución de los planes.

El control administrativo permite que las actividades y procesos en las empresas se

efectúen de la mejor manera y puedan solucionar los problemas que se presenten.
Todas las organizaciones deben de tener un control administrativo para poder asegurar
su funcionamiento y eficiencia. Una vez que se tenga bien establecido un plan
estratégico de control, se estará un paso más cerca de lograr el éxito de la empresa.

Todos los colaboradores dentro de la empresa deben de comprender y estar de

acuerdo con el programa que vaya a implementar. De manera que los colaboradores
puedan juntar sus esfuerzos y establecer una relación con los objetivos.

Cada uno de estos aspectos hace que la existencia del control administrativo dentro
de una organización sea de gran importancia para lograr su adecuado funcionamiento.
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