FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA

Módulo:

Prevención y Gestión del Riesgo

Eje 3: Herramientas de identificación del riesgo

Estudiantes:

Marlen perez rico

Profesor: Javier Castañeda

Bogotá D.C., 09 de agosto de 2021.

 Eje 3 Taller 3:Herramientas de diagnóstico del riesgo

Índice de Contenido

1 INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD EVALUATIVA..................................................1

2 INTRODUCCIÓN.........................................................................................................4
3 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD EVALUATIVA..................................................5
4 CONCLUSIONES …………………………………………………………………………….17

5 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS......................................................................18

Índice de Tablas

Tabla 2. Cuestionario de identificacion de riesgos………………………...………..............10

Tabla 3. Implementacion de encuestas………….………………………...………...............11
Tabla 4. Etapa precontractual…………………….…..…………………...……….................12
Tabla 5. Etapa contractual……….………..……..………………………...……….................13
Tabla 6. Etapa poscontractual……………………..………………………...………..............14
 eje 3 Taller 3: Herramientas de identificación del riesgo

1 INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD EVALUATIVA

Nombre de la tarea: Herramientas de identificación, cuestionario de identificación y análisis

de riesgos y diagramas de flujo de proceso en gestión del riesgo frente a amenazas de

fraude en contratación de adquisición de bienes

Objetivo del aprendizaje: Aplicar las herramientas de identificación de riesgos en la etapa

de valoración del mismo.

Descripción de la tarea :La tarea tiene como finalidad que el estudiante mediante el

análisis de una organización o empresa del sector real o como parte de un caso

documentado, aplique las herramientas de identificación de riesgos, cuestionario de

identificación y análisis de riesgos, y diagrama de flujo de procesos, a fin de determinar la

información necesaria que requiere un gerente sobre su organización para adelantar

procesos de tratamiento de los mismos, el área de contratación de adquisición de bienes.

Instrucciones

• Para desarrollar la tarea se deben realizar las siguientes actividades Adelante de

manera ordenada y sistemática la lectura del referente de pensamiento, incluyendo las

actividades de aprendizaje y los recursos para el aprendizaje, lectores complementarias y

demos recursos.

• Consulte otros documentos o portales de Internet que sean de alto credibilidad, sobre

la valoración de riesgos en el desarrollo de la gestión de los mismos y la aplicación de las

herramientas mencionadas.

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 eje 3 Taller 3: Herramientas de identificación del riesgo

• Revise de manera detallada la rubricas de evaluación a fin de cumplir con lo

requerido.

Siga las siguientes instrucciones para adelantar la tarea.

1. Ubique una organización o empresas e identifique la con la razón social, el objeto

social, la misión, la visión, los objetivos corporativos y el portafolio de bienes y servicios.

2. Una vez determinados los anteriores requerimientos, haga un breve contexto de las

empresas que es objeto de análisis, de su situación inferno y externa, y específicamente en

el área de contratación de adquisición de bienes.

1. 3. Desarrolle el cuestionario de identificación y análisis de riesgos en el orden de

contratación que tiene las empresas, en los tres momentos, la etapa precontractual,

contractual y poscontractual para la adquisición de bienes, siguiendo el formato del

referente de pensamiento.

4. Posteriormente con la contextualización de la empresa en el área de contratación y

con la información obtenida del cuestionario de identificación y análisis de riesgos, construya

un diagrama de flujo del proceso de la etapa precontractual, otro de la contractual y

finalmente de la poscontractual, o si prefiere integre los tres momentos en uno solo.

5. Luego determine cuales son los momentos o actividades en las cuales es

susceptible de presentarse riesgos de corrupción o errores en las tres etapas, o cuales

sobran o hay situaciones de burocracia que ralentizan el proceso contractual.

6. Formule para las que identifique un posible tratamiento a fin de evitar que se

materialicen.

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 eje 3 Taller 3: Herramientas de identificación del riesgo

7. La entrega deberá ser en Word con una portada, un índice de contenido, de tablas y

de figures, una introducción, la identificación de las empresas, el desarrollo y aplicación de

las herramientas, el análisis por cada una, una síntesis de todas en conjunto, las

conclusiones del ejercicio respecto a lo analizado, incluyendo de manera propositiva y sus

consideraciones acerca de las decisiones tornados por la alto dirección de la organización.

8. El documento deberá traer relacionados las fuentes primarias y secundarias

consultadas, mediante citas y referencias bibliográficas a fin de evitar contradicciones de

derechos de autor y plagio, para ello se debe emplear las normas APA sexta

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 eje 3 Taller 3: Herramientas de identificación del riesgo

2 INTRODUCCIÓN

La gestión de riesgos en el momento de gestionar contrataciones o adquisiciones en una

empresa sirve para identificar, analizar y cuantificar las probabilidades de perdida y efectos

de estas dentro de una organización, para así gestionar acciones preventivas, correctivas y

reducir daños o perdidas en los recursos de la organización

En el presente trabajo analizaremos el procedimiento que se tiene para contratación de

proveedores y servicios, así como de Compras en la organización Recaudos Modernos SAS

que permita ampliar la visión del estado que se encuentra la organización, mostrando la

estructura de la gestión del riesgo en cuanto a los procesos de contratación que puede influir

en el desarrollo de su actividad económica teniendo en cuenta los factores tanto internos

como externos .

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 eje 3 Taller 3: Herramientas de identificación del riesgo

3 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD EVALUATIVA

3.1 Identificación de la empresa

3.1.1 Razón Social: Recaudos Modernos S.A.S NIT 811036792-2

3.2.1 Presentación de la empresa

Por disposición del artículo 10 de la Ley 769 de 2002, “Código Nacional de Tránsito

Terrestre” a la Federación Colombiana de Municipios le ha sido asignada una función

pública consistente en implementar y mantener actualizado a nivel nacional, un sistema

integrado de información sobre multas y sanciones por infracciones de tránsito – SIMIT.

Que conforme la justificación de la necesidad contenida en los estudios y documentos

previos para efectos de garantizar la operación del sistema en beneficio del interés general,

se adelantó en virtud de lo establecido en el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007,

el proceso de selección - licitación pública Nº 07 de 2020, cuyo objetivo consistió en

“Entregar mediante la modalidad de concesión, el desarrollo, conformación, puesta en

funcionamiento, actualización, reparación y operación, del SISTEMA INTEGRADO DE

INFORMACIÓN SOBRE MULTAS Y SANCIONES POR INFRACCIONES DE TRÁNSITO,

descrito en el artículo 10 de la Ley 769 de 2002”.

La Organización administra y asesora servicios para el SIMIT (sistema integrado de

información sobre las multas y sanciones por infracciones de tránsito) a nivel nacional.

Cuenta con un talento humano capacitado para prestar el servicio en los puntos Simit® y

un equipo técnico calificado para la administración y asesoría de la información; apoyados

en personal competente que opera los procesos de apoyo de la Organización.

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 eje 3 Taller 3: Herramientas de identificación del riesgo

3.1.3 Misión:

Administrar y asesorar los servicios de información y de registro con responsabilidad y

amabilidad, utilizando recursos idóneos, bajo los lineamientos de la normatividad aplicable.

3.1.4 Visión:

Nos proyectamos como el concesionario del SIMIT modelo en el país.

3.1.5 Valores Corporativos:

RESPONSABILIDAD: Actuamos oportuna y confiablemente.

AMABILIDAD: Trabajamos con alegría y buena disposición.

HONESTIDAD: Actuamos con ética y transparencia.

COMPROMISO: Damos lo mejor de nosotros con calidad humana y sentido de pertenencia.

3.1.6 Objetivos Corporativos:

• Requisitos legales: Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales en la organización.

• Clientes y usuarios satisfechos: Incrementar la satisfacción de los clientes y usuarios.

• Personal competente: Mejorar las competencias del personal que afecta la calidad del

servicio.

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 eje 3 Taller 3: Herramientas de identificación del riesgo

3.2. Situación interno y externo del proceso de contratación de bienes y servicios

En la empresa Recaudos Modernos SAS se tiene establecido la siguiente situación

interna como externa:

Nombre Descripció Categoría Causas Efectos Probabilidad Impact Riesgo

n o inherente

Proveedores Proveedore Financier - Políticas de la - Altos Costos Media Alta 6

únicos para s únicos o organización en los productos
algunos para (Origen: Interno y servicios
productos o algunos |Factor: - Deficiencia en
servicios productos o Estructura) el suministro de
servicios -Servicios algunos
especializados productos y
a cargo de un servicios
proveedor
exclusivo
(Multisys)
(Origen:
Externo |Factor:
Económico)
- Monopolio de
productos y
servicios en el
mercado
(Origen:
Externo |
Factor: Social /
Cultural)
- coberturas de
servicio limitada
(Origen:
Externo |
Factor: Social /
Cultural)
Incumplimient   Financier - Falta de - Afectación de Media Alta 6
o por parte de o materia prima y procesos
los especificacione internos, de la
proveedores, s claras al prestación del
que afecten la momento de la servicio y la
operación de solicitud de atención a los
todos los compra usuarios
procesos (Origen: Interno
| Factor:
Cultura)

- Falta en el
control interno
de insumos, y
realización de
pedidos
oportunamente
(Origen: Interno
| Factor:
Cultura)
Cambios o     - Políticas del - Cambios en la Alta Alta 9
reformas al cliente (Origen: prestación del
contrato con Externo | servicio y

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 eje 3 Taller 3: Herramientas de identificación del riesgo

el cliente Factor: Político) procesos

internos
- Negociación - Incumplimiento
entre las partes contractual
para dar - Incremento en
continuidad al las obligaciones
contrato de la
(Origen: organización
Externo | - Sanciones y/o
Factor: Legal / demandas
Reglamentario) -
OPORTUNIDAD
: Continuidad
del negocio
Tabla 1 Riesgos Internos y Externos

3.2.1 Situación externa

Políticos

- La no continuidad en la contratación de los servicios por parte del cliente o cambios en la

contratación con éste.

- Influencias de terceros en procesos de la Organización, para beneficio particular

Socio-cultural

- Proveedores únicos para algunos productos o servicios

- Tiempo de respuesta lento de algunos proveedores

Legal / Reglamentario

- Proveedores con documentación legal alterada

Financiero

- Altos costos para la implementación y actualización de la normatividad legal, software y

aplicativos relacionados con los procesos

- Demandas que afecten las finanzas de la Organización

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 eje 3 Taller 3: Herramientas de identificación del riesgo

- Costos que asume la empresa para dar valor agregado al servicio solicitado por el cliente

3.2.2 Situación Interno

Recursos

- Afectación de la prestación del servicio en algunos puntos por novedades o imprevistos en

el recurso humano, tecnológico e instalaciones físicas

Estrategia

- Políticas de la organización

3.3. Cuestionario de identificación y análisis de riesgo

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 eje 3 Taller 3: Herramientas de identificación del riesgo

CUESTIONARIO DE IDENTIFICACION Y ANALISIS DEL RIESGO

Nombre del proveerdor
Fecha
ETAPA PRECONTRACTUAL
PREGUNTA SI NO N/A
Es una empresa legalmente
constituida
La propuesta o portafolio de servicios
se adapta a las necesidades de la
Cuenta con la documentacion, legal
fiscal y bancaria requerida
Garantia del producto o servicio
Costo y oportunidad del servicio
Pago seguridad social según el riesgo
expuesto
ETAPA CONTRACTUAL
Realiza el trabajo en ambiente seguro
Porta los elementos necesario a la
hora des prestar el servicio
Uso adecuado de EPP
La actividad o servicio que ejecuta es
de alto riesgo
Cuenta con personal capacitado para
prestar el servicio
Acata las normas internas dentro de la
empresa
ETAPA POSCONTRACTUAL
Calidad del servicio
cumple con el tiempo pactado en la
entrega del producto o servicio
Cumple con los criterior de calidad
Entrega Oportuna

Tabla 2: cuestionario de identificación y análisis de riesgos

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 eje 3 Taller 3: Herramientas de identificación del riesgo

PROVEEDOR ENCUESTA RESULTADO-NIVEL

EJECUTADA

EDATEL SAESP SI

EMPLEAMOS S.A SI

GLOBAL SERVICES SI
INMOBILIARIA

IRON MOUNTAIN COLOMBIA SI

SAS

QUIPUX S.A.S SI

SERVIENTREGA SA SI

COLOMBIA MOVIL SA SI

COMCEL-COMUNICACIONES SI
CELULAR

SEVIAL-SEGURIDAD VIAL SI

TEAM IT SAS SI

DISPAPELES SI

Tabla 3: Implementación las encuestas

3.4. Flujograma selección de proveedores

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eje 3 Taller 3: Herramientas de identificación del riesgo

Tabla 3: etapa precontractual

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eje 3 Taller 3: Herramientas de identificación del riesgo

Tabla 4: etapa contractual

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eje 3 Taller 3: Herramientas de identificación del riesgo

Tabla 5: etapa contractual

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 eje 3 Taller 3: Herramientas de identificación del riesgo

5. Momentos o actividades en las cuales es susceptible presentarse riesgos de

corrupción y errores en las tres etapas

En la organización se tiene identificado cuales son los riesgos tanto internos como externos,

de los cuales según la pregunta anterior se puede decir que los riesgos más susceptibles

ante la corrupción son los siguientes:

 Proveedores unidos ante algunos servicios: en la organización se cuenta con solo

una empresa hasta el momento que cuenta con los servicios de proveer equipos y la

tecnología que la empresa necesita para cumplir con las especificaciones

contractuales de la concesión.

 Altos costos para la implementación y actualización de la normatividad legal, software

y aplicativos relacionados con los procesos: como se mencionó en el ítem anterior

estos proveedores únicos al ver que el servicio lo presta solo ellos y es necesario

incrementan los costos en los servicios al ver la necesidad de la organización.

 Con respecto al punto anterior también se puede presentar que incrementan los

costos porque el servicio es en otras zonas alejadas de la parte urbana haciendo que

se vuelva mas complejo el desplazamiento o la entrega del servicio.

 Influencias de terceros en procesos de la Organización, para beneficio particular: la

operación que maneja la organización en algunos punto o zonas son de manejo muy

político y muchas ocasiones quieren influir y proceder de la manera con ellos lo

hacen

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 eje 3 Taller 3: Herramientas de identificación del riesgo

3.6. Posible Tratamiento

La organización cuenta con un software kawak donde se lleva a cabo el seguimiento a

dichos riesgos con sus posibles tratamientos.

 Proveedores unidos ante algunos servicios:

Posible tratamiento: procesos claros de selección de proveedores- condiciones de compras

claras y por escrito

 Altos costos para la implementación y actualización de la normatividad legal, software

y aplicativos relacionados con los procesos

Posible tratamiento: Aplicar procesos claros de selección de proveedores y dejar

claras y por escrito las condiciones de la compra. Evaluar desempeño del proveedor.

 Influencias de terceros en procesos de la Organización, para beneficio particular:

Posible Tratamiento: Tener unas políticas organizacionales claras y socializadas a

todo el personal sobre la selección y manejo de la selección y contratación de proveedores y

contratistas, para que terceros no influyan es esto y se haga a todos el proceso adecuado.

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4. CONCLUSIONES

 La organización REMO SAS cuenta con un procedimiento de selección y manejo de

proveedores y contratistas donde demuestra cómo se tienen claro el proceso que les

ha ayudado a continuar el cumplimiento de sus objetivos y estrategias en el mercado

que se encuentran.

 Se puede observar que la organización REMO SAS tiene identificado sus riesgos

tanto internos como externos para el área financiera para proveedores y contratistas

 Es importante tener una herramienta de ayuda para implementar la gestión de

riesgos dentro de las empresas, para la organización REMO SAS es de mucho

ayuda contra con un software que lo apoyé y guie en la gestión de sus riesgos

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5. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

RECAUDOS MODERNOS SAS, software kawak Recuperado de:

https://www.kawak.com.co/remo/main/home.php

Castañeda Javier Prevención y gestión del riesgo. Eje3 prevención y gestión del
riesgo. Fundación Universitaria del Areandina

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