Las malas administradoras terminan convirtiéndose en un verdadero

dolor de cabeza en las comunidades inmobiliarias, especialmente en

los condominios, produciendo severos daños morales y patrimoniales
en el seno de los copropietarios, quienes por apatía, cansancio o
cualquier otra circunstancia, se dejan al abandono y no hacen nada
por tomar el verdadero control de la administración del condominio,
que nunca está ni estará en manos de una administradora, entidad
que no ostenta  más que la condición de mandataria designada por la
reunión legalmente convocada de la asamblea de propietario.

Y esto debemos entenderlos desde un primer momento: las

administradoras de condominios no son quienes mandan en las
comunidades; son quienes deben obedecer un ordenamiento legal
estricto, que en el caso de los condominios en Venezuela, viene dado
por la Ley de Propiedad Horizontal y los documentos de condominios y
sus reglamentos de cada uno de los edificios que administren.

Muchas consultas nos han hecho para responder a la pregunta del

título de esta entrada; y nosotros hemos decidido retomar este tema
para orientar a las copropietarios de cuáles son los principales pasos
que deben darse para evaluar la gestión de una empresa
administradora de condominios, antes de decidir cambiarla. En este
sentido recomendamos a nuestros seguidores:

I. Evaluación de todas las actividades que hace la administradora:

1. Cuando una administradora es designada por la asamblea de
propietarios como el ente administrador de un edificio regido bajo el
régimen de propiedad horizontal en Venezuela, esta debe cumplir
estrictamente con todas las obligaciones legales que están
perfectamente señaladas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad
Horizontal y con las que establece para todo mandatario el Código
Civil Venezolano en sus artículos 1.692 y siguiente. Además de ello,
debe cumplir con las obligaciones que pacte contractualmente,
recordando que el artículo 1.159 del Código Civil establece que el
contrato es ley entre partes.” Ley de Propiedad Horizontal de
Venezuela: Artículo 20.- Corresponde al administrador:
a) Cuidar y vigilar las cosas comunes;
b) Realizar o hacer realizar los actos urgentes de administración y
conservación, así como las reparaciones menores de las cosas
comunes;
c) Ejercer en juicio la representación de los propietarios en los
asuntos concernientes a la administración de las cosas comunes,
debidamente asistidos por abogados o bien otorgando el
correspondiente poder. Para ejercer esta facultad deberá estar
debidamente autorizado por la Junta de Condominio, y de
acuerdo con lo establecido en el respectivo documento. Esta
autorización deberá constar en el Libro de Actas de la Junta de
Condominio;
d) Recaudar de los propietarios lo que a cada uno corresponda en
los gastos y expensas comunes, y si hubiere apartamentos
rentables propiedad de la comunidad recibir los cánones de
arrendamiento y aplicarlos a los gastos comunes; en caso de que
lo recaudado supere a los gastos comunes, los propietarios por
mayoría, podrán darle un destino diferente u ordenar su
distribución
e) Cumplir y velar por el cumplimiento de las disposiciones del
documento de condominio, de su reglamento y de los acuerdos
de los propietarios;
f) Llevar la contabilidad de los ingresos y gastos que afecten al
inmueble y a su administración, en forma ordenada y con la
especificación necesaria, así como conservar los comprobantes
respectivos, los cuales deberán ponerse a disposición de los
propietarios para su examen durante días y horas fijadas con
conocimiento de ellos;
g) Llevar los libros de: a) Asamblea de propietarios, b) Actas de la
Junta de Condominio, c) Libro diario de la contabilidad Estos
libros deberán ser sellados por un Notario Público o un Juez de
Distrito, en cuya jurisdicción se encuentre el inmueble;
h) Presentar el informe y cuenta anual de su gestión.
Parágrafo Único.-La violación o incumplimiento de cualesquiera
de las obligaciones a que se refiere este artículo, por parte del
administrador, dará lugar a su destitución, sin perjuicio de las
acciones civiles y penales a que haya lugar.”
Código Civil Venezolano: ARTÍCULOS:
1692 .-.- El mandatario está obligado a ejecutar el mandato con la
diligencia de un buen padre de familia.
1694 .– Todo mandatario está obligado a dar cuenta de sus
operaciones, y a abonar al mandante cuanto haya recibido en
virtud del mandato, aun cuando lo recibido no se debiera al
mandante.  
Deben los copropietarios y la Junta de Condominio del edificio hacer
un “match”; un análisis minucioso para saber si las actividades de la
 administradora se corresponden con lo que legal y contractualmente
está obligada a hacer.  Recomendamos aquí realizar una tabla de dos
columnas para ordenar y sistematizar mejor la información recogida en
el análisis; así quedará entonces definida una tercera columna de la
tabla que recogerá la lista de las actividades que NO HACE LA
ADMINISTRADORA; y se trata como señalamos siempre, de un
análisis bien objetivo; bien definido que debe estar lejos de todo
capricho de grupo de poder que también sabemos que abundan en los
condominios

2. ¿Qué hacer con la información recogida sobre la gestión de la

administradora?: En primer lugar, la Junta de Condominio debe
responsablemente observar si las omisiones, negligencias, impericias
o inobservancia de la Ley por parte de ella son superables; anotar cuál
es la frecuencia con la que se presentan tales deficiencias; si las
mismas están o han  producido daños económicos o morales a la
comunidad de copropietarios; y desde luego, deben ser comunicadas
a la administradora formalmente por escrito, con acuse de recibo y por
todos los canales de comunicación que ella tenga establecidos con
sus clientes. ES VITAL QUE DICHA COMUNICACIÓN LE
MANIFIESTE A LA ADMINISTRADORA LAS ALTERNATIVAS
SUGERIDAS POR LA JUNTA PARA MEJORAR SU SERVICIO;
SUPERAR SUS DEBILIDADES Y ESTIMAR UN TIEMPO ÚTIL Y
PERENTORIO PARA ELLO. Esta comunicación entre la Junta y la
administradora debe realizarse con los dueños de la empresa; sus
accionistas principales y los gerentes que están llevando la cuenta del
condominio.
 II. Preparando el cambio de la administradora:
Si luego de hecha la reunión con la administradora y esta no produce
los cambios necesarios para mejorar la operación y la administración
del edificio, entonces ya no hay vuelta atrás: prepárese para el cambio
del ente administrador, para lo cual recomendamos:

1. Solicite un corte de cuenta general para determinar el “estado de

resultados” y el “balance general” del edificio. Es necesario que la
Junta pida información sobre todos los aspectos relativos al edificio,
tales como; estado general de la nómina (utilidades, prestaciones
sociales; vacaciones, préstamos; horas extras; cumplimiento de todas
las obligaciones legales como: pago del seguro social; ahorro
habitacional; LOPCYMAT (condiciones y medio ambiente del trabajo
en Venezuela); pagos al INCES (entidad de formación del trabajador
en Venezuela); entre otras; pida todo lo referente a los comprobantes
de pago de los servicios básicos; estado de cuenta con los
proveedores; relación de la mora de los propietarios; gastos comunes
cargados en el recibo de condominio pero no pagados a proveedores;
gastos comunes pagados y aún no cargados en el recibo mensual;
conciliaciones de las cuentas bancarias; estado del fondo de reserva o
de cualquier otro que haya sido aprobado por la asamblea de
propietarios; en fin, pidan toda la información contable y administrativa
posible del edificio. Y ustedes amigos lectores se preguntarán: ¿para
qué? Porque por nuestra experiencia profesional, esta información
puede verse alterada por la propia administradora cuando vea que sus
 intereses comerciales se verán afectados por la terminación de su
mandato bien por revocación; por renuncia propiamente dicha.
2. La junta debe dirigir una segunda carta a la administradora,
solicitándole que renuncie expresamente al mandato, para evitar
gastos inherentes a la convocatoria de la asamblea de propietarios:
publicación del aviso de convocatoria en la prensa; logística: alquiles
de sillas; audio; entre otros. En esa carta, se le debe colocar una fecha
tope para terminar la relación comercial  con la administradora.
Recomendamos que siempre se haga en los primeros días del mes,
luego que la administradora haya distribuido los recibos de gastos
comunes del mes inmediatamente anterior.
3. Sugerimos que la Junta abra la cuenta bancaria a nombre de la
comunidad de propietarios para señalarle a estos donde deberán
depositar en lo sucesivo, una vez aprobada la revocatoria del mandato
a la administradora por parte de la asamblea (si es que ello finalmente
ocurre), los pagos por concepto de los gastos comunes.
4. Si la administradora no renuncia, y hace caso omiso a las quejas
y planteamientos de la Junta; es aquí cuando la Junta tomar una
decisión: o bien realizar ella misma la convocatoria de la asamblea
alegando las razones de urgencia, de acuerdo a sus facultades
señaladas en el artículo 18, literal  “a” de la Ley de Propiedad
Horizontal de Venezuela, que reza:
TITULO SEGUNDO De la Administración
Artículo 18.- La administración de los inmuebles de que trata esta
Ley corresponderá a la Asamblea General de Copropietarios, a la
Junta de Condominio y al Administrador. La Junta de
Condominio, deberá estar integrada por tres copropietarios por lo
menos y tres suplentes que llenarán sus faltas en orden a su
elección, será designada por la Asamblea de Copropietarios y sus
integrantes durarán un (1) año en ejercicio de sus funciones y
podrán ser reelectos. De su seno se elegirá un Presidente.
La Junta deberá constituirse en un plazo no mayor de sesenta
(60) días, luego de haberse protocolizado la venta del setenta y
cinco por ciento (75%) de los apartamentos y locales y será de
obligatorio funcionamiento en todos los edificios regulados por
esta Ley.
La Junta de Condominio decidirá por mayoría de votos y tendrá
las atribuciones de vigilancia y control sobre la administración
que establezca el Reglamento de la presente Ley y, en todo caso,
tendrá las siguientes:
a) Convocar en caso de urgencia a la Asamblea de
Copropietarios;
b) Proponer a la Asamblea de Copropietarios la destitución del
Administrador;
c) Ejercer las funciones del Administrador en caso de que la
Asamblea de Copropietarios no hubiere procedido a designarlo;
d) Velar por el uso que se haga de las cosas comunes y adoptar la
reglamentación que fuere necesaria;
e) Velar por el correcto manejo de los fondos por parte del
administrador”; o seguir lo dispuesto en el artículo 24 de la misma ley
para solicitarle mediante un tercio del valor del inmueble, al propio
administrador contumaz; rebelde, que no quiere cambiar, que
convoque a la asamblea de propietarios para que decida si revoca o
ratifica su mandato.; este artículo, señala un procedimiento judicial que
no es expedito, en caso que el administrador se niegue a realizar la
convocatoria en los términos que se lo solicita el tercio del valor
inmobiliario al administrador.
Dice la norma: “Artículo 24.- No obstante lo dispuesto en el
artículo anterior, el administrador puede, si lo estima conveniente
convocar a una asamblea de los propietarios interesados para
deliberar sobre asuntos a que se refiere el artículo 22 y debe
hacerlo cuando se lo exijan los propietarios que representen, por
lo menos, un tercio del valor básico del inmueble o de los
apartamentos correspondientes. Los propietarios interesados
pueden ocurrir al Juez de Distrito o Departamento de la respectiva
jurisdicción para que convoque la asamblea cuando el
administrador por cualquier causa deje de convocarla. Las
asambleas se celebrarán con preferencia en el inmueble y serán
presididas por el Presidente de la Junta de Condominio o la
persona que designe la asamblea en caso de su ausencia. La
asamblea de los propietarios no puede deliberar sin la presencia
de todos los interesados, a menos que conste en forma
fehaciente que todos han sido invitados a la reunión con tres (3)
días de anticipación, por lo menos.
La asamblea se tendrá por válidamente constituida cuando haya
sido convocada por un periódico que circule en la localidad, con
la anticipación predicha, y un ejemplar de la convocatoria haya
sido fijado en la entrada o entradas del edificio. El administrador
dejará con la misma anticipación, en cada apartamento, una
convocatoria, sin que el incumplimiento de este requisito conlleve
la nulidad de la asamblea.
 Si a la asamblea no concurriere un número de propietarios
suficiente como para tomar el acuerdo correspondiente, se
procederá a realizar una nueva consulta por los medios indicados
en el artículo anterior y la decisión se tomará por la mayoría
establecida en el primer aparte del mismo.
De toda asamblea se levantará Acta que se estampará en el Libro
de Acuerdos de los propietarios, suscrita por los concurrentes”.
5. La norma anterior contiene algunos vacíos: en primer lugar, el
tercio del valor del inmueble que le dirige la carta al administrador
solicitando la convocatoria no necesariamente coinciden en su
identidad con quienes finalmente se muestren interesados en ocurrir al
Juez de Municipio (antes Juez de Distrito); la Ley cuando dice los
interesados, no necesariamente  son quienes en un principio firmaron
la solicitud inicial para dicha convocatoria; a nuestro juicio, bien
pudieran ser uno o más, siempre y cuando sean copropietarios.
6. Nosotros pensamos que es aquí cuando aplica el concepto de
“urgencia”; lo que es apremiante; lo que resulta inmediato de atender
para evitar males mayores; y que está establecido en el antes
señalado artículo 18, literal “a” de la Ley Ejusdem. Ello sería la palanca
de cambio con soporte legal para  convocar a la asamblea de
propietarios para que decida legalmente.
7. En todo caso, somos de la opinión que no habría objeción válida
alguna con esta forma de proceder donde la Junta sea quien haga la
convocatoria para decidir la revocatoria o continuación del mandato de
la administradora, porque siempre la decisión pasa por la
manifestación libre de los copropietarios reunidos en asamblea.
8. Con relación al libro de actas de los Acuerdos de Propietarios en
Asambleas, “Libro de Asambleas de Propietarios” que debe estar en
manos del administrador cuestionado y quien seguramente no va a
entregarlo para dificultar la toma de decisión de la comunidad de
copropietarios, la Junta debe adquirir uno nuevo; autenticarlo ante
Notaría Pública de la jurisdicción donde se encuentra el inmueble y  en
la asamblea de propietarios, señalar expresamente que en lo
sucesivo, los libros de actas de asambleas y de la Junta en posesión
del administrador, quedarán anulados y serán sustituidos por nuevos.
III. Durante la asamblea de propietarios que revocará o ratificará
al administrador “rebelde”:
1. El Presidente de la Junta o quien designe la Asamblea debe ser
el moderador y leer la convocatoria, así como indicar cuál es el motivo
de urgencia y el procedimiento de la convocatoria.
2. El Secretario debe tomar nota de todo cuanto suceda en la
reunión asamblearia.
3. Antes de iniciar la reunión deben verificarse el quórum señalado
por el documento de condominio para ver si se puede constituir
válidamente la asamblea.
4. Hechas las deliberaciones debe procederse a votar la resolución
donde se pide la ratificación y la revocatoria del mandato. Ambas
propuestas deben ser votadas para dejar sentado quienes apoyan una
u otra causa.
5. Consideramos que debe entenderse que el voto bebe
computarse por valor igual a la unidad y no por alícuota, ello para
evitar la discriminación por razones económicas prohibido
constitucionalmente, salvo que el documento de condominio disponga
 expresamente que debe computarse por alícuotas. Si no lo dice,
consideramos que un voto es igual a uno.
6. Finalizada la votación, deben darse a conocer los resultados y
en consecuencia, si es aprobada por la revocatoria del mandato, la
misma debe ser comunicada a la administradora contumaz y ahora
revocada, para que entregue todos los efectos contables y
administrativos; toda la data del inmueble; de no hacerlo, a nuestro
humilde criterio sería agente activo del delito de apropiación indebida
calificada, establecido en el Código Penal Venezolano.
A partir de la revocatoria la administradora revocada queda
inhabilitada para realizar actos de administración sobre el edificio.

IV. Posterior a la Asamblea:

1. El administrador será quien designe la Asamblea de Propietarios

o en su defecto  la Junta de Condominio:
2. Los propietarios con pagos pendientes deben depositar en la
nueva cuenta bancaria abierta por la Junta antes de la asamblea de
propietarios que revocó el mandato de la administradora contumaz.
3. La Junta debe  partir de la data que le suministró la
administradora antes de iniciar todo este proceso; de allí lo importante
de que la Junta solicite siempre periódicamente este tipo de
información.
4. La Junta expedirá recibos provisionales de pago sobre los pagos
que hagan los propietarios de deudas vencidas. Muchas veces el
cambio de administradora motiva a los propietarios a ponerse al día
porque observan y aprecian un nuevo  ánimo; un nuevo rumbo en el
 edificio que antes era imposible de vivir por las conductas de la
administradora revocada.
5. Cuando se haga la entrega definitiva de la data contable que
mantenía la administradora revocada, la Junta o la nueva
administradora si fuese el caso, realizará cualquier tipo de ajuste
contable y lo motivará y comunicará a la comunidad de copropietarios.
Queda así respondida y atendida la inquietud que hemos observado
de muchos seguidores con relación a este interesante tema;
destacando que hasta la fecha, nunca hemos visto que un cambio de
administradora hecho siguiendo estos pasos, haya fallado. CUANDO
UNA COMUNIDAD SE DISPONE CON CONTUNDENCIA A
CAMBIAR, NO HAY QUIEN LA DETENGA; MUCHO MENOS UNA
ADMINISTRADORA QUE PUEDE SER REVOCADA EN
CUALQUIER MOMENTO DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN
EL ARTÍCULO 19 DE LA LEY DE PROPIEDAD HORIZONTAL
VENEZOLANA.
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@PROCONDOMINIOS.

Artículo 19.- La Asamblea de Copropietarios designará por

mayoría de votos una persona natural o jurídica para que
desempeñe las funciones de Administrador por un período de un
(1) año, sin perjuicio de revocaría en cualquier momento o
reelegiría por períodos iguales. A falta de designación oportuna
del Administrador, éste será designado por el Juez de
Departamento o Distrito, a solicitud de uno o más de los
copropietarios. El nombramiento que efectúe el Juez deberá
recaer preferentemente en uno de los propietarios.