Evidencia 2. Ensayo - Importancia de Los Achvios

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
En el ensayo se describe la importancia de los archivos en la terminología archivística, sobre la

importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades,
clasificación, categorización y aplicación en medio actual.
Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios. eran una herramienta de control de
la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres funciones importantes
que son recoger, conservar y servir.
El archivo en la actualidad tiene un nivel de importancia, la historia de la humanidad, se

considerado como bien que genera en determinado país, que desarrolla de una forma
analizando con mucha atención su actividad en nuestro diario vivir, el archivo utilizado en la
mayoría de las organizaciones, empresas y instituciones en muchas oprtunidades se dejaba
que las personas encargadas de llevar a cabo el archivo eran personas que les imponían un
castigo, por su mala conducta o simplemente era obligados a desarrollar esta actividad sin
tener en cuenta el grado de responsabilidad que se debe tener para manejar un proceso tan
complejo, los métodos que se empleaban para administrar el archivo se aplicaban de acuerdo
al criterio de cada persona, lo que aumentaba los riesgos de fracasos en cada una de las
actividades desarrolladas, lo cual se traducía en un mal servicio al cliente, en cuanto la
búsqueda de archivos, lo que afecta negativamente a determinados empresa u organización.
Es necesario que en cada organización o empresa su archivo, quede legalmente organizado

por personal, especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas
leyes y decretos que existen en país y que hablar sobre la organización del archivo
Clases de archivo
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas se decir,
archivo de gestión, central o histórico.
 Según la organización
Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la

organización.
Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización.
Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.
Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de información lo lleva

cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo se maneja de

acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su
vez se controla desde el archivo central.
 según su uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las
etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización:
archivo activo: compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se
encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones, contratos y
demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta.
Archivo semi activo: son los documentos que varían en su periodo de conservación y su
consulta es menor.
Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.
 según su naturaleza
se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo.
Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del estado.
Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor histórico,
investigativo, científico o cultural son de interés público.
Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas.
 según su ciclo de vida
Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está

sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en
vigencia.
Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo
de conservación permanente.
Cualidad de los archivos
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de
manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con
herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento
institucional, son características de los documentos que componen un archivo:
Económicos: ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.
Funcionales: permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera

eficiente.
Técnicos: se registran las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar
equivocadamente al personal técnico de archivo.
Simples: identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Exactos: la clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar

equivocaciones.
Categorías de los archivos
 Los archivos se clasifican en:

o Archivo general de la nación
o Archivo general del departamento
o Archivo general del municipio
o Archivo general del distrito
CONCLUSIONES
No existe justificación para no ejercer control de la documentación que se genera, dentro de

una actividad hoy en día, en soporte electrónico que nos permita deshacernos del soporte
tradicional en forma definitiva. Las nuevas tecnologías nos brindan la posibilidad de automatizar
los procesos archivísticos, y la difusión de los archivos. sirven como soportes de conservación
más no de sustitución de los documentos. La cultura de ordenar la información debemos verla
como aquella herramienta que facilita nuestro quehacer laboral, profesional y académico. El
proceso de clasificación y ordenación para los documentos en soportes informáticos debe ser
el mismo que para los documentos en el soporte tradicional.

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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

En el ensayo se describe la importancia de los archivos en la terminología archivística, sobre la

El archivo en la actualidad tiene un nivel de importancia, la historia de la humanidad, se

Es necesario que en cada organización o empresa su archivo, quede legalmente organizado

Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la

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Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo se maneja de

 según su ciclo de vida

Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está

Cualidad de los archivos

Funcionales: permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera

Simples: identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Exactos: la clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar

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