TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATAR UN SISTEMA QUE PERMITA LA

CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UNA APP MÓVIL Y DE WEB HOTELERA

ÁREA DE TECNOLOGIA E INFORMÁTICA

REMITE: “Hotel El Colombiano”

ÍNDICE

1. SOLICITUD DE
PROPUESTA……………………………………………………………………………......3
2. QUIENES SOMOS…………………………………………………………………………………………......3
3. MISIÓN……………………………………………………………………………………………………….....3
4. NUESTROS VALORES…………………………………………………………………………………….....3
5. PLANTEAMIENTO………………………………………………………………………………………….....3
6. OBJETIVO……………………………………………………………………………………………………...4
7. CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTA…………………………………….....4
7.1 Requisitos de participación…………………………………………………………………………...4
7.2 Información general………………………………………………………………………………….....4
7.2.1 Correspondencia…………………………………………………………………………………..….4
7.2.2 Transparencia……………………………………………………………………………………..…..4
7.2.3 Información sobre la firma……………………………………………………………………….....5
7.2.3.1 Experiencia………………………………………………………………………………………......5
8. PROCESO DE SOLICITUD DE OFERTA Y
CONTRATACIÓN………………………………………......5
8.1 Solicitud de oferta…………………………………………………………………………………….....5
8.1.1 Solución a consultas, modificaciones y aclaraciones de la solicitud de oferta…………………..5
8.1.2 Cierre de la solicitud de oferta……………………………………………………………………….…5
8.2 Condiciones de la oferta…………………………………………………………………………………..6
8.2.1 Idioma de la oferta…………………………………………………………………………………….....6
8.2.2 Vigencia de la oferta………………………………………………………………………………….....6
8.2.3 Documentos de la oferta……………………………………………………………………………......6
8.3 Recepción y ofertas……………………………………………………………………………………......7
8.4 Especificaciones técnicas………………………………………………………………………………....8
8.4.1 Requerimientos de software…………………………………………………………………………....8
8.4.2 Propuesta básica…………………………………………………………………………………….......8
8.5 Cronograma de actividades…………………………………………………………………………........9
8.6 Limitaciones……………………………………………………………………………………………….10
9. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES……………………………………………………………………..10
10. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADA DE LA
OFERTA……………………………………..10
11. PRECIO……………………………………………………………………………………………………......10
11.1 Precio e información del contrato…………………………………………………………………......11
12. ASPECTOS JURÍDICOS………………………………………………………………………………........11
12.1 Garantía de seriedad de la oferta…………………………………………………………….
….........11
12.1.1 Responsabilidad por interpretación……………………………………………………….…..........12
12.1.2 Responsabilidad por interpretación………………………………………………………..............12
13. OTRAS CONDICIONES………………………………………………………..........................................12
13.1 Apertura y análisis de las ofertas………………………………………..........................................12
13.2 Aclaraciones de las ofertas……………………………………………….........................................12
13.3 Admisión o rechazo de las ofertas………………………………………........................................12
13.4 Declaratoria de fallido del proceso de contratación……………………........................................13
13.5 Cláusula de reserva……………………………………………………….........................................13
14. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE LA
OFERTA…………………………..........................................13
14.1 Evaluación y aceptación………………………………………………….........................................13
14.2 Negociación directa……………………………………………………….........................................13
14.3 Prueba de funcionamiento………………………………………………..........................................13
14.4 Entrenamiento…………………………………………………….……….........................................13
14.5 Personal para el proyecto……………………………………….………..........................................14
14.6 Selección…………………………………………………….……….................................................14
15. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO…………….
……….................................................14
15.1 Celebración y perfeccionamiento del contrato………….…..……................................................15
15.2 Documentos del contrato………………………………….………..................................................15
16. FONDOS…………………………………………………….……….........................................................15
16.1 Forma de pagos……………………………………….……….........................................................15
16.2 Retención de pagos………………………………….………..........................................................15
17. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO…………….……….........................................................15
18. GARANTÍAS DEL CONTRATO………………………….………..........................................................16
18.1 Garantías y soporte………………………………….………..........................................................16
19. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA…………………….………............................................................16
20. SESIÓN DE CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN…………............................................................16
20.1 Impuestos, deducciones y gastos………………….………..........................................................17
20.2 Retención del IVA………………………………….……….............................................................17
20.2.1 Deducciones por incumplimiento…………….………................................................................17
21. COMUNICACIONES………………………………….………................................................................17
22. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO……………………................................................................17
23. CONFIDENCIALIDAD Y DERECHOS DE AUTOR……...................................................................18
24. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL………………...............................................................18
25. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL................................................18
26. TERMINACIÓN………………………………………….........................................................................18
27. RESPONSABILIDAD POR DAÑOS………………….........................................................................18
28. ENTREGA DE INFORMES……………………………........................................................................19
28.1 Liquidación del contrato…………………………..........................................................................19
 1. SOLICITUD DE PROPUESTA

Solicitamos "CONTRATACIÓN PARA EL DESARROLLO DE UN SISTEMA QUE

PERMITA LA CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UNA APP MÓVIL Y DE WEB"

2. QUIENES SOMOS

“HOTEL EL COLOMBIANO”, Es una empresa hotelera fundada en el año 2012;

sus servicios están enfocados a brindar hospedaje a cientos de turistas. A partir
del año 2013 cuenta con todas las certificaciones de acuerdo a las normas
vigentes. Cuenta con 45 habitaciones acondicionadas para brindar una grata
estadía, así mismo, se destaca por la atención personalizada que ofrece a sus
huéspedes y el compromiso que tiene en ofrecer servicios de calidad. Con el
pasar del tiempo ha ido innovando y creciendo, logrando así posicionarse como
una de las mejores empresas hoteleras y de prestigio en la ciudad.

3. MISIÓN

Nuestra misión es brindar un excelente servicio hotelero, ofrecer hospitalidad a nuestros

huéspedes mediante un trato altamente motivado, superando sus expectativas.

4. NUESTROS VALORES:
● Cultura de alta calidad y mejora continua.
● Permanente innovación.
● Puntualidad.
● Trabajo en equipo.
● Precisión en el lenguaje.
● Respeto.
● Compromiso en satisfacer las necesidades.
● Responsabilidad con clientes, medio ambiente, historia, cultura e idiosincrasia.
● Ética profesional
● Horizontalidad en nuestro liderazgo.

5. PLANTEAMIENTO

Nuestro equipo y personal hotelero ha ofrecido siempre servicios de alta calidad,

logrando así un gran reconocimiento, tanto a nivel personal como digital. “Hotel El
 Colombiano” ha implementado desde sus inicios el uso de redes sociales como
Facebook y twitter para una mejor localización y contacto con sus clientes, lo cual
le ha permitido llegar a más personas y a un público más amplio, sin embargo, la
empresa solicita contratar un sistema completo que permita la creación de una
aplicación móvil y web, que ayude a que los usuarios tengan una mejor
experiencia al acceder a sus servicios.

6. OBJETIVO:
1. Contratar la implementación de una aplicación móvil y web.
2. Diseñar un grupo de preguntas asociadas a una encuesta de satisfacción.
3. Consultar en tiempo real distintos planes de ocio y turismo.
4. Ofrecer diferentes métodos de pago a sus clientes.
5. Permitir a sus usuarios reservar habitaciones hasta con 5 días de anticipación.
6. Solicitar autenticación de usuarios y verificar su identidad para poder acceder a la
encuesta.
7. Ser interactiva, chat en línea, comentarios instantáneos de otros clientes y
notificaciones de disponibilidad de habitaciones.
8. Ser usada en la web, dispositivos IOS, Android y mediante código QR.
9. Generar puntos por fidelización y permitirá canjearlos por descuentos y ofertas
especiales dentro del hotel.
10. No permitir la aparición de anuncios y publicidad ajenos a sus servicios
11. No ocupar demasiado espacio de almacenamiento si es descargada en
dispositivos móviles.

7. CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTA

7.1 REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN

Sólo podrá presentar oferta la persona jurídica invitada en este proceso de contratación.

7.2 INFORMACIÓN GENERAL

7.2.1 CORRESPONDENCIA

Toda la correspondencia que se dirija al “Hotel El Colombiano” con motivo de la presente

solicitud de oferta, deberá ser enviada a:

Correo electrónico: Elcolombiano@gmail.com

Teléfono: 3187176933
Manizales, Caldas.

7.2.2 TRANSPARENCIA
“Hotel El Colombiano”, en su compromiso por dar la mayor claridad y celeridad a sus
procesos de contratación, manifiesta garantizar la total transparencia en el proceso de
selección objetiva de sus contratistas.

La información obtenida será manejada con absoluta reserva de identidad de quien la

suministra.

7.2.3 INFORMACIÓN SOBRE LA FIRMA

7.2.3.1 Experiencia

El proponente deberá diligenciar un formato el cual corresponde a la información sobre

los contratos ejecutados y en ejecución por parte del proponente, y cuyas características
sean similares a los de la presente convocatoria. Cada contrato ejecutado o en ejecución
debe identificarse con un único número de orden. Sobre este formato se hacen las
siguientes aclaraciones:

-Se deben anexar los certificados de las entidades contratantes, de acuerdo con lo
requerido en requisitos de participación.

8. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTA Y CONTRATACIÓN

8.1 SOLICITUD DE OFERTA

Se hará solicitud única de oferta a través de mensajería y redes sociales.

8.1.1 SOLUCIÓN A CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA

SOLICITUD DE OFERTA

El oferente podrá solicitar aclaraciones e información por escrito hasta dos (2) días
hábiles anteriores a la fecha a los Administradores de empresas, Ingrid Geraldy Rivas,
teléfono 8899000 ext 0469 y Yeferson Hinojosa Cote, teléfono 8899001 ext 9320. Así
mismo, aclarar todas las inquietudes en horario de oficina de 8:00 a 12:00 a.m. y de 2:00
a 6:00 p.m.

Ni las consultas ni las respuestas correspondientes, producirán efectos suspensivos

sobre el plazo de presentación de la oferta. “Hotel El Colombiano” podrá hacer las
aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta un (1) día hábil antes del
cierre de la solicitud de ofertas

8.1.2 CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

El cierre de la solicitud de oferta y la apertura de la oferta presentada tendrá lugar en el

Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de “Hotel El Colombiano”, La Enea,
Manizales, el día viernes 17 de diciembre de 2021, a las 12:00 a.m. en el reloj de dicha
dependencia. En dicha apertura podrá estar presente el oferente o su delegado.

La oferta debe depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Proceso
de Adquisición de Bienes y Servicios de “Hotel El Colombiano”, en original y una copia.

8.2 CONDICIONES DE LA OFERTA

8.2.1 IDIOMA DE LA OFERTA

La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos
en idioma español.

8.2.2 VIGENCIA DE LA OFERTA

La oferta deberá estar vigente por treinta (30) días calendario contados a partir de la
fecha de cierre de la solicitud de oferta. Si el cierre se llegara a prorrogar, la fecha para
efectos de la vigencia será esta última.

En caso de requerirse, “Hotel El Colombiano” podrá solicitar la ampliación de la vigencia

de la oferta y de la garantía de seriedad.

8.2.3 DOCUMENTOS DE LA OFERTA

Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, y su estudio y
evaluación por parte del hotel, el oferente deberá integrar los documentos de la oferta en
el mismo orden en que se relacionan a continuación.

Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos,

fotocopiados y/o en medio magnético, según sea el caso. La falta de documentos en el
original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son
subsanables.

El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún
error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido
presentado, podrá ser solicitado.

El término “subsanable siempre y cuando sea presentado”, indica que podrá corregirse el
documento, pero siempre que haya sido aportado por el oferente.

El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con
posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta. La
corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que “Hotel El Colombiano”
lo establezca, sin pena de rechazo de la oferta.

a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el ANEXO 1

CARTA DE PRESENTACIÓN. (Subsanable siempre y cuando sea presentada, a
excepción de la firma).
b) Certificado de existencia y representación legal. (Subsanable).
c) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la
oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano
social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar
el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).
d) Original de la garantía de seriedad de la oferta acompañada del recibo de pago (recibo
de caja) de la prima, expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y
cuando sea presentada).
e) Oferta económica, para lo cual el oferente debe diligenciar.

“Hotel El Colombiano” se reserva el derecho de verificar la información aportada por el

oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser eliminada.
En todo caso, el hotel se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no
sustantivas de la oferta y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello
implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de
interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente
procedimental o documental.
El proponente deberá relacionar la documentación ofrecida en el proyecto de acuerdo a
lo establecido en el formato “Relación de documentación''.

8.3 RECEPCIÓN Y OFERTAS

Para considerar sus ofertas, requerimos que se nos envíe por escrito, así como en
formato digital de Word, la siguiente información:
● Nombre de la empresa.
● Experiencia como empresa.
● Certificación de su personal. Se dará preferencia cuando el personal cuente con
Certificación Microsoft.
● Tiempo aproximado para la creación e implementación de la app.
● Cantidad de personal necesario para llevar a cabo la tarea.

Así también se requieren información impresa y en formato de Excel, en documentos

separados, lo siguiente:

Hoja 1: Formato de presupuestos que incluya los siguientes datos:

● Presupuesto por el trabajo

● Costos de mano de obra
 ● Otros costos
● Costo total del trabajo
● Relación de Herramientas o software que permanecerán en el local durante el
periodo de trabajo

Hoja 2: Calendario de actividades detallado.

8.4 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

“Hotel El Colombiano” está interesado en recibir propuestas para contratar el montaje e

implementación de un sistema de información que permita la creación de una aplicación
móvil y de web, garantizando que quede funcionando y operando en su totalidad.
El oferente se compromete a realizar todas las actividades necesarias para que el
software quede funcionando y operando exitosamente.
El Contratista garantizará subsanar cualquier anomalía relacionada con la creación e
implementación de la aplicación, sin que para el efecto se cambien o desmejoran las
características requeridas por “Hotel El Colombiano”

8.4.1 REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE

8.4.2 PROPUESTA BÁSICA
Ésta es la propuesta que se ajusta y cumple con las especificaciones de los formatos
RFP definidos por “Hotel El Colombiano”, lo que implica que este formulario deberá ser
diligenciado por el oferente en su totalidad, ya que será comparado en la evaluación, con
todas las demás propuestas recibidas por “Hotel El Colombiano” como básicas.

Los formatos RFP entregados por “Hotel El Colombiano” se encuentran en EXCEL y

tienen la siguiente característica:

· N: Permite identificar el ítem a evaluar.

· ITEM: Descripción del requerimiento por parte de “Hotel El Colombiano”
· Básico: Tendrá una X donde indique aquellos requerimientos que son parte de la
propuesta básica y que en caso de no cumplirse por parte del oferente, éste será
descartado. Para “Hotel El Colombiano” los requerimientos básicos son
fundamentales, de obligatorio cumplimiento y deben estar desarrollados al momento
de presentar la oferta. Por lo anterior no son ponderados.
 · Cumple Básico S/N: Identificar con una letra S en caso de cumplir o N en caso de
no cumplir. Recordar que el marcar con N, lo excluye de continuar en el proceso por
ser un requerimiento fundamental para cumplir con el proyecto.
· Adicional: Tendrá una X donde indique aquellos requerimientos que son adicionales,
pero en caso de tenerlos, al proponente se le otorgará puntaje, de acuerdo con lo
estipulado en el documento Evaluación RPF que se entrega con los términos. Este
requerimiento tiene una característica que también será obligatoria, excepto los que
están marcados con X en el campo opcional. En caso tal que el requerimiento tenga
que desarrollarse, el plazo para ello es máximo de 1 mes contado a partir de la fecha
de iniciación del contrato.
· Cumple Adicional S/N: Identificar con una letra S en caso de cumplir o N en caso
de no cumplir.
· Adicional Desarrollado: Marcar con una X cuando el requerimiento está
desarrollado y sólo requiere ser implementado en “Hotel El Colombiano”.

· RFP: Este documento contiene las especificaciones propias del aplicativo

requerido por “Hotel El Colombiano” para la creación e implementación de la app.

Es importante aclarar al oferente que para “Hotel El Colombiano” la fase de

parametrización de conceptos se hace una vez se haya iniciado el contrato.

8.5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

El oferente deberá presentar diligenciado un formato sobre el “CRONOGRAMA DE

ACTIVIDADES”, el cual permitirá la supervisión por parte del Interventor de los plazos de
ejecución de las diferentes actividades que se requieren para el desarrollo del contrato.
Antes de iniciar la ejecución de las actividades relacionadas con el contrato, el Interventor
del Contrato por parte de “Hotel El Colombiano”, determinará con el Contratista y de
acuerdo con el cronograma, el programa de trabajo, el cual deberá indicar las actividades
a realizar, los recursos a utilizar y la dependencia entre las diferentes actividades.
El programa de trabajo deberá respetar las fechas de terminación contractual, de tal
manera que el contratista ordene sus recursos y actividades, para dar cumplimiento con
los plazos contractuales, pero dentro de un enfoque de cooperación y flexibilidad con los
requerimientos por parte de “Hotel El Colombiano.
El programa de trabajo indicará:
• Todas las actividades relevantes, requeridas para la creación e implementación de la
app.
• Las interfaces con el trabajo de otros contratistas.
• La secuencia de trabajo, horario de creación, tiempo de implementación y en función de
ella, los recursos humanos y técnicos, requeridos para cada actividad.
El Interventor del Contrato de común acuerdo con el contratista, podrá solicitar la
reprogramación total o parcial del trabajo y del montaje en cualquier momento que lo
estime necesario por razones de coordinación, o si considera que el Contratista ha
incurrido en retrasos que ponen, potencialmente, en peligro las fechas de terminación
total o parcial del proyecto.

8.6 LIMITACIONES

La creación e implementación de la aplicación móvil y web se deberá hacer en un tiempo

máximo de dos meses. Se podrá disponer del día sábado, de ser necesario.

9. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES

Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones etc., el oferente deberá

incluirlos en su oferta.

10. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADA DE LA OFERTA

El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en estos términos de

referencia y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la
documentación exigida. La oferta debe ser presentada en original y copia, además de
copia en medio magnético, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que
contiene y marcado:
"CONTIENE OFERTA PARA CONTRATAR EL DESARROLLO DE UN SISTEMA QUE
PERMITA LA CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UNA APP MÓVIL Y DE WEB".
Se requiere que la copia posea los mismos documentos que el original.
La oferta debe depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Proceso
de Adquisición de Bienes y Servicios del “Hotel El Colombiano”.
El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e
informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna
forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos. Se aceptarán las ofertas enviadas por
correo electrónico, telefax o similares, dentro de los límites de tiempo y fechas
establecidas.

11. PRECIO

El valor de la oferta debe expresarse en pesos colombianos. El oferente ofrecerá un

precio global fijo por los servicios a suministrar en un lapso de 15 días.
Los precios ofrecidos deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos
para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance de esta solicitud de oferta, incluyendo el
costo de las garantías que se estipulan en el contrato, pago de la totalidad de impuestos
y demás gastos que demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los
plazos propuestos.
La oferta deberá dar cuenta de precios firmes y fijos, los cuales se mantendrán durante
toda la etapa precontractual y contractual; así las cosas, no podrán cotizarse precios
reajustables. En este caso la oferta será rechazada.
Si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la
copia, prevalecerá la información suministrada en el original.
Se debe tener en cuenta que todos los gastos que el contratista tenga en virtud de los
servicios requeridos en el contrato y referido a su personal correrán por su cuenta
(Alimentación, transporte, insumos de oficina, etc.).

11.1 PRECIO E INFORMACIÓN DEL CONTRATO

El proponente deberá presentar los precios de su propuesta en el formato “Lista de

Precios Software Aplicativo”, y el formato “Costos del personal” para el proyecto mediante
los cuales serán la base para que “Hotel El Colombiano” evalúe los costos en los que
incurrirá al seleccionar la propuesta.

En estos formularios el proponente definirá:

* Los precios unitarios y valores totales de su propuesta para cada uno de los ítems
definidos por “Hotel El Colombiano” en el mismo. En caso de discrepancia entre los
precios unitarios y los valores totales, primarán los precios unitarios.
* El proponente deberá presentar la información relacionada con los precios que propone
para la ejecución del contrato en pesos colombianos.
Descuentos ofrecidos: El proponente podrá incluir libremente en su propuesta los
descuentos que considere convenientes. Sin embargo, deberá tener en cuenta que, para
efectos de evaluación y adjudicación, la oferta se evaluará sin aplicar los descuentos.

12. ASPECTOS JURÍDICOS

12.1 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA

El oferente deberá presentar, junto con su oferta, el original de la póliza de garantía de
seriedad de la misma, entre particulares, expedida por una Compañía de Seguros
legalmente establecida en el país y preferiblemente con sucursal en la ciudad de
Manizales y el correspondiente recibo de pago (recibo de caja) de la prima expedido por
la entidad aseguradora, a cargo del oferente y a favor del “Hotel El Colombiano”, por un
valor de 10 millones DE PESOS ($10.000.000) M/CTE. La vigencia de la garantía será
mínima de treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la
solicitud de oferta y deberá ser otorgada a favor de “Hotel El Colombiano”.
Mediante este amparo el oferente garantiza al hotel el cubrimiento de los perjuicios
derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y materializado,
entre otros, en los siguientes casos:
- No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato o el convenio, para el cual el oferente
Garantizado, presentó la oferta.
- No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado.
- El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la
presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita del “Hotel El
Colombiano”.
- La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para
suscribir o perfeccionar el contrato o convenio, para el cual se ofertó.
- Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, “Hotel El
Colombiano”, referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la
oferta presentada por este último.
En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el
momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado,
hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los
riesgos propios del contrato garantizado.

La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente.

12.1.1 RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN

Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de
su exclusiva responsabilidad.

13. OTRAS CONDICIONES

El oferente deberá examinar en detalle estos términos de referencia; allegar toda la

información adicional que considere necesaria; aclarar con “Hotel El Colombiano” todos
los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan
afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos.
En todo caso, el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca
o no en estos términos y complementar de acuerdo con el criterio y la experiencia de la
firma.
La oferta puede invalidar por la comprobación de falsedad en la información
suministrada, por la no-presentación de la cotización conforme a lo especificado y por la
omisión en la presentación de los documentos e información requerida.

13.1 APERTURA Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS

En la apertura podrá estar presente el oferente o su delegado. El día de apertura se
leerán los siguientes datos: Póliza de seriedad, su vigencia y monto y finalmente el valor
total de la oferta incluyendo el IVA. La citada información se incluirá en el acta de
apertura de ofertas y será conocida por el oferente en la sesión de apertura. El estudio
pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que
designen “Hotel El Colombiano” para tal efecto. El hotel realizará la evaluación de la
oferta por lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, financieros,
técnicos y económicos de la oferta.

13.2 ACLARACIONES DE LAS OFERTAS

En caso de que “Hotel El Colombiano” lo considere necesario, podrá solicitar al oferente
en el período de evaluación de la oferta, aclaraciones, informaciones o certificaciones
adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas
aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite el hotel y las
que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni
violar el principio de igualdad entre los oferentes.
Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo
fijado por “Hotel El Colombiano”.

13.3 ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS

“Hotel El Colombiano”, antes de proceder a la evaluación de las ofertas, comprobará si
las mismas se ajustan a las condiciones establecidas en los términos de referencia. Una
oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a los
términos de referencia. Se considera ajustada a los términos de referencia la oferta que
cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los
mismos.

13.4 DECLARATORIA DE FALLIDO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

“Hotel El Colombiano” podrá declarar desierta esta solicitud de oferta cuando la oferta no
se ciña a los intereses económicos del hotel o cuando la oferta no sea presentada dentro
del tiempo estipulado.

13.5 CLÁUSULA DE RESERVA

“Hotel El Colombiano” se reserva el derecho de adjudicar o no la presente solicitud de
oferta; así mismo, en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente
proceso por considerarlo inconveniente por el hotel, sin que por ello se genere ningún
tipo de responsabilidad o indemnización a favor del oferente.

14. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA

14.1 EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN

El hotel aceptará la oferta si el oferente cumple con todos los aspectos jurídicos y
técnicos contemplados en la presente solicitud de oferta, antes de aceptar la oferta,
podrá agotar la etapa de negociación directa.

14.2 NEGOCIACIÓN DIRECTA

“Hotel El Colombiano” podrá realizar negociación directa cuando se considere que se
pueden obtener mejores condiciones comerciales. En este evento, no podrá haber
cambios sustanciales de las condiciones técnicas.

14.3 PRUEBA DE FUNCIONAMIENTO

La puesta en servicio del software, deberá hacerse una vez se hayan realizado todas las
pruebas pertinentes y previo plan de trabajo acordado entre ambas partes. Para ello el
contratista en coordinación con “Hotel El Colombiano” llevará un informe de puesta en
funcionamiento de cada uno de los componentes del aplicativo, que incluya entre otros,
fecha, responsables y pruebas preliminares de funcionalidad para demostrar la operación
adecuada y las funcionalidades de cada uno de los ítems solicitados de acuerdo a las
características definidas en el documento anexado como Evaluación_RFP_ por “Hotel El
Colombiano”.
 El Contratista será el responsable por la ejecución de los procedimientos para las
pruebas, los cuales deberán ser sometidos a aprobación por parte de “Hotel El
Colombiano”, registrando y analizando los resultados obtenidos.

14.4 ENTRENAMIENTO
Se refiere a la capacitación requerida para poner en producción el sistema adquirido para
la creación e implementación de una app móvil y web de acuerdo a las especificaciones
presentadas por “Hotel El Colombiano”.
Esta capacitación debe ser teórico-práctica y deberá contemplar como mínimo los
siguientes temas:
- Entrenamiento en parametrización de conceptos
- Entrenamiento en funcionalidad del Sistema
- Entrenamiento en procesos del sistema
- Entrenamiento en proceso de creación e implementación
- Entrenamiento en solución de problemas
- Entrenamiento en actividades de mantenimiento

El contratista deberá presentar la relación de cursos, instructores y personal del proyecto,

como también deberá entregar hojas de vida actualizadas de cada personal que entrará a
participar en el proyecto con las respectivas certificaciones y copias de cursos y títulos
obtenidos mediante un documento en word.
El Contratista se compromete a entrenar a mínimo seis (6) funcionarios del “Hotel El
Colombiano” en las respectivas capacitaciones.
Este entrenamiento se dictará en las instalaciones del “Hotel El Colombiano” y deberá
incluir la documentación actualizada impresa, en línea (al sistema de información si es
posible), electrónica y la certificación de asistencia para cada uno de los participantes y
con una duración mínima de ocho (8) horas.
Las fechas de los entrenamientos serán previamente acordadas entre las partes.

14.5 PERSONAL PARA EL PROYECTO

El proponente deberá incluir la relación del personal por cargos necesario para el proceso
de implementación de la app, mediante un formato establecido por “Hotel El
Colombiano”.

El contratista deberá garantizar que el personal propuesto para efectos del proyecto y
que se relaciona en el ítem “Relación de instructores y personal del proyecto” esté
durante toda la ejecución del contrato en “Hotel El Colombiano”, salvo problemas o
contingencias de fuerza mayor, y para este caso el oferente deberá respaldar un
profesional de igual o mejores referencias para su cubrimiento. Es discrecional de “Hotel
El Colombiano” aceptar el cambio propuesto.
El oferente debe tener en cuenta que las personas que relacione para trabajar en el
proyecto, deben haber trabajado en otros proyectos, según las certificaciones aportadas.

14.6 SELECCIÓN
Las propuestas se recibirán dentro de un plazo de dos meses.

Para seleccionar la empresa ganadora, se tomarán en cuenta los criterios de Experiencia

y certificación, en primer lugar, así como el presupuesto total y los tiempos conforme a su
calendario de actividades.

15. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO

15.1 CELEBRACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

El contrato se entiende celebrado o perfeccionado cuando lo suscriban ambas partes, si
el contrato es escrito, o cuando el oferente favorecido reciba la comunicación del hotel
anunciándose la aceptación de la oferta. Cuando la cuantía del contrato sea superior a
1.000 SMLMV, éste será elevado a escrito, en consecuencia, se entiende perfeccionado
una vez firmado por las partes.
En el evento de renuencia absoluta para formalizar el contrato o para aportar los
documentos necesarios para la iniciación del mismo (ya sea el primero, segundo o
tercero de los elegibles), el incumplido ocasionará hacer efectiva la garantía de seriedad
de la oferta.
El plazo para suscribir el contrato y allegar los documentos requeridos para la
formalización del respectivo contrato será de cinco (5) días hábiles contados a partir del
día hábil siguiente a la fecha de notificación de la aceptación de la oferta. El oferente
ganador deberá dirigir en su momento al Proceso de Abastecimiento, la siguiente
documentación:
•Certificado de existencia y representación legal, si la vigencia del documento entregado
en la oferta se ha vencido.

15.2 DOCUMENTOS DEL CONTRATO

Los términos de referencia, las adendas, las demás disposiciones del mismo, la oferta y
sus aclaraciones, la comunicación de aceptación de oferta y las modificaciones
acordadas por las partes durante el desarrollo del contrato se entienden incorporados al
contrato, al igual que el Manual de Contratación y demás normas que regulan la
contratación del “Hotel El Colombiano”, en cuanto sean aplicables en un caso
determinado.

16. FONDOS
El valor del contrato será cancelado con recursos propios.

16.1 FORMA DE PAGO

Se harán pagos mensuales iguales por cada entrega, previa presentación de la factura,
revisada por parte del interventor y autorizada por el empleado competente.
“Hotel El Colombiano” deducirá del pago el valor de la retención en la fuente y hará todas
las demás deducciones y retenciones a que haya lugar de acuerdo con la ley. En ningún
caso se concederá anticipo.

16.2 RETENCIÓN DE PAGOS

“Hotel El Colombiano” podrá retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea
necesario, para protegerse de pérdidas debidas al funcionamiento defectuosos o
incompletos o provenientes de cualquier otro tipo de irregularidades detectadas en los
mismos, o para cubrir el valor de los perjuicios que cause el Contratista al “Hotel El
Colombiano” por no haber efectuado las correcciones o modificaciones solicitadas por
ésta, o para cubrir el pago de deducciones, reclamos, pleitos o acciones legales iniciadas
contra la entidad por causas imputables al Contratista.
Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención, se efectuarán los pagos de
los valores retenidos sin que haya lugar a indexación alguna.

17. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo para la ejecución del contrato será de dos (2) meses, contados a partir de la
firma del acta de inicio. El contrato podrá ser adicionado o prorrogado por acuerdo entre
las partes, previo acuerdo en la fórmula de reajuste en caso de requerirse

18. GARANTÍAS DEL CONTRATO

El Contratista presentará garantías entre PARTICULARES que cubran el cumplimiento

de las obligaciones surgidas del contrato.
Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido
prestigio, legalmente establecida en Colombia, preferiblemente con sucursal en
Manizales.
A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento de las
obligaciones asumidas por el Contratista, en razón de la celebración, ejecución y
liquidación del contrato a celebrar. Estas garantías serán las siguientes:
•De cumplimiento: Equivalente al 15 % del valor del contrato y su vigencia será desde el
día hábil siguiente a la recepción de la aceptación de oferta por parte del Contratista, por
el término contractual y sesenta (60) días calendario adicionales.
•De calidad: Equivalente al 15 % del valor del contrato y su vigencia será desde el día
hábil siguiente a la recepción de la aceptación de oferta por parte del Contratista, por el
término contractual y un año más.

18.1 GARANTÍA Y SOPORTE

Si durante la vigencia del contrato o dentro del período de implementación del proyecto
se encuentra que cualquier opción del sistema no cumple con las características
garantizadas en las especificaciones técnicas, o presenta falencias en el funcionamiento
imputable al contratista, “Hotel El Colombiano” notificará al contratista y éste ejecutará
inmediatamente todas las acciones que sean necesarias para subsanar las anomalías
dentro del plazo fijado por “Hotel El Colombiano”.
Si el Contratista habiendo sido notificado no toma acción remedial inmediata o no atiende
la solicitud de “Hotel El Colombiano”, éste podrá ejecutar cualquier acción remedial que
considere necesaria a riesgo y costo del Contratista, con cargo a cualquier pago debido a
éste o a la garantía de calidad y buen funcionamiento.

19. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA

En caso de configurarse incumplimiento total contractual, “Hotel El Colombiano” hará

efectiva la cláusula penal pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor total
del contrato y se considerará como pago parcial de los perjuicios causados al hotel, suma
que será deducida de cualquier pago debido al Contratista de este u otros contratos;
también podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento o proceder judicialmente.

20. SESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN

El Contratista no podrá ceder el contrato en todo o en parte, ni subcontratar su

cumplimiento o ejecución, sin previa y expresa autorización por escrito del Representante
Legal del “Hotel El Colombiano”. Esta autorización deberá solicitarse por escrito con la
indicación del cesionario o subcontratista y la antelación necesaria para que no se
produzcan retrasos en caso de que no se acepte.

20.1 IMPUESTOS, DEDUCCIONES Y GASTOS

El Contratista deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos,
tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en
cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido
decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países; por
lo tanto, al preparar su oferta deberá tenerlos en cuenta. Los gastos legales en los cuales
se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato serán por cuenta del
Contratista.

20.2 RETENCIÓN DEL IVA

Las normas tributarias nacionales establecen la retención en la fuente del impuesto sobre
las ventas IVA a la tarifa vigente al momento de expedición de la factura. En materia de
impuestos no se aceptarán salvedades de naturaleza alguna.

20.2.1 DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTOS

Las causales de deducción por incumplimiento son las siguientes:

•Por demora en la presentación de los documentos para el perfeccionamiento del
contrato.
En caso de que el Contratista no entregue oportunamente los documentos necesarios
para el perfeccionamiento del contrato, tales como las garantías exigidas y los demás
que sean necesarios para este propósito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a
la presentación del contrato para su firma, “Hotel El Colombiano” aplicará una deducción
del cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor del contrato por cada día calendario de
retardo. Si el contrato definitivamente no se formaliza, el hotel hará efectiva la garantía
de seriedad y podrá aceptar la oferta al oferente que haya ocupado el segundo puesto en
el orden de elegibilidad, a quien se le aplicará el mismo tratamiento.
•Por suspensión injustificada del contrato
Cuando el Contratista suspenda totalmente los servicios contratados sin justificación
aceptada por el hotel, será sancionado con un cero punto quince por ciento (0.15%) del
valor del contrato, por cada día de suspensión o incumplimiento.

21. COMUNICACIONES

La totalidad de comunicaciones entre “Hotel El Colombiano” y el Contratista, en ambas

vías, será efectuada en forma escrita. No se autorizan órdenes verbales procedentes del
Interventor, ni peticiones, requerimientos, conceptos o explicaciones de tal índole por
parte del Contratista

22. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO

De conformidad con la ley el contratista, quedará exento de toda responsabilidad por

dilación u omisión en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, cuando dichos
eventos ocurran por causa constitutiva de fuerza mayor, debidamente comprobada.
Para efectos del contrato, solamente se considerarán como causas constitutivas de
fuerza mayor o caso fortuito las que se califiquen como tales de acuerdo con la
legislación colombiana.

23. CONFIDENCIALIDAD Y DERECHOS DE AUTOR

Tanto la firma contratante como su personal debe guardar discreción con la

documentación, con la información y datos que se le encomienda, la confidencialidad se
debe conservar y no podrá ser violada por ningún motivo. Por lo tanto, no podrán hacer
uso de ella para beneficios propios o de terceros.
Los productos que se creen, transformen, integren, descompongan y demás que se
obtengan en la ejecución de este contrato, son derechos de autor exclusivos de “Hotel El
Colombiano”, por lo tanto, no podrán ser ofrecidos a otras empresas para su
comercialización, permutación, arrendamiento, distribución, entre otras.
Cualquier filtración de información reservada de “Hotel El Colombiano” imputada al
contratista será causal de terminación anticipada del contrato con las consecuencias que
esta figura le acarrea.

24. EXCLUSION DE RELACION LABORAL

Queda claramente establecido que no habrá relación laboral alguna entre “Hotel El
Colombiano” y el Contratista o el personal que éste utilice para la ejecución del contrato.

25. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL

El Contratista se compromete a cumplir las disposiciones laborales durante la vigencia

del contrato; se obliga a tener su personal de apoyo para la prestación del Servicio
debidamente contratado mediante contratos escritos. Estar a paz y salvo en el pago de
salarios correspondientes.

26. TERMINACIÓN

El contrato podrá darse por terminado por mutuo acuerdo entre las partes, o en forma
unilateral por cualquiera de las partes por incumplimiento de las obligaciones derivadas
del contrato.

27. RESPONSABILIDAD POR DAÑOS

Será responsabilidad del contratista por la pérdida y configuraciones en las bases de

datos o información del “Hotel El Colombiano” o el daño de cualquiera de ellos, si esto
fue causado por fallas en el diseño de los productos que entregó y se pongan en
producción en los servidores, y demás equipos de cómputo para lo cual deberá reponerlo
disponiendo de todos los recursos necesarios a su propio costo en el tiempo en que los
directivos del hotel establezcan.
Otras responsabilidades del contratista:
a) El contratista sólo podrá emplear para el soporte y mantenimiento de los sistemas
de información y las herramientas informáticas que sean establecidas
previamente por el personal encargado del hotel.

b) El contratista se compromete a dar cumplimiento a todas las políticas informáticas

definidas por “Hotel El Colombiano”.
c) El contratista oficializa al hotel un documento donde se hace responsable del
licenciamiento del Software instalado en los equipos que destine para atender los
requerimientos de “Hotel El Colombiano”.

Responsabilidad del contratista

El Contratista será responsable hasta por culpa leve por todas las actividades que
desarrolle en cumplimiento del objeto del contrato. De igual forma, el Contratista
responderá civilmente por los perjuicios que cause al “Hotel El Colombiano” o a terceros
en desarrollo del mismo, hasta la terminación y liquidación definitiva del contrato.

28. ENTREGA DE INFORMES

El contratante solicitará al contratista el cumplimiento de indicadores de gestión para

realizar el seguimiento a la oportunidad y calidad de sus trabajos, para lo cual se le
mencionará su periodicidad y método como los debe realizar e informar. Estos podrán ser
rediseñados o replanteados en cualquier momento durante la ejecución del contrato.
Entregar al contratante los informes periódicos o eventuales que el hotel establezca y
solicite durante la ejecución del contrato.

28.1 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

La liquidación del contrato se hará entre el Interventor y el Contratista dentro de los

treinta (30) días siguientes a la terminación del contrato. En el evento que el Contratista
se negare o no se hiciere presente para ello, el Interventor a más tardar dentro de los
cuatro (4) meses siguientes a la fecha de terminación del contrato, procederá a la
liquidación del mismo.
En esta etapa se acordarán los ajustes, revisiones, reconocimientos y transacciones a
que haya lugar y, para el efecto, previo al pago de la última cuenta que se adeude al
Contratista, las partes firmarán un acta de liquidación o de finiquito en la cual conste la
declaratoria de paz y salvo entre sí, por las obligaciones contraídas en desarrollo del
contrato.
De acuerdo al grupo o grupos que vaya a ofertar. (Subsanable únicamente para errores
matemáticos).
En cuanto a requisitos subsanables, éstos deberán ser presentados en el término y
condiciones que “Hotel El Colombiano” le señale al oferente, sin pena de rechazo de la
oferta.

SOLICITUD POR:
Yeferson Hinojosa Cote
Ingrid Rivas Vallejo
Hotel El Colombiano, 13 de noviembre de 2021