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KANBAN
 KANBAN
¿Qué es?
Herramientas
 ¿Qué es Kanban?
Kanban surgió inicialmente de la palabra japonesa, "Kan", que
significa "Visual" y "ban" significa "tarjeta".

Por lo que es una ficha que contiene toda la información sobre el

trabajo terminado en cada etapa de desarrollo. Kanban es uno
de los métodos más populares entre los equipos Lean, ya que es
muy visual.

La mayoría de los equipos Lean utilizan Kanban para visualizar y

gestionar activamente la creación de productos con énfasis en la
entrega continua sin sobrecargar al equipo de desarrollo.
 ¿Qué es Kanban?
Se utilizó por primera vez y se originó en el "Sistema de
producción de Toyota". El método de prueba de software,
especialmente las pruebas ágiles, ha adoptado por completo
este marco o enfoque.

Los procesos Kanban están diseñados para ayudar a los equipos

a trabajar juntos de manera más eficiente.
 Herramientas
La mayoría de las empresas grandes y en especial las startups
tienen muchos empleados remotos. Los equipos a menudo son
distribuidos por todo el mundo. Ellos no pueden trabajar en un
solo tablero físico y, por lo tanto, necesitan uno digital al que
puedan acceder desde cualquier lugar.

Los tableros Kanban en la nube son la forma más efectiva de

conseguir que todos estén en la misma línea, ya que brindan
acceso a toda la información desde cualquier dispositivo, en
cualquier momento y muestran las acciones en vivo.
 Herramientas
Además, el software Kanban permite un proceso analítico
sofisticado para ayudarle a seguir el rendimiento en detalle,
detectar los cuellos de botella e implementar los cambios
necesarios.

Los tableros digitales Kanban también son fáciles de integrar con

otros sistemas y pueden brindar una valiosa perspectiva de todo
el proceso, ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia.
KANBAN
Principios
 Principios
David J. Anderson (reconocido como el líder de pensamiento de
la adopción del Lean/Kanban para el trabajo de conocimiento)
formuló el método Kanban como una aproximación al proceso
evolutivo e incremental y al cambio de sistemas para las
organizaciones de trabajo.

El método está enfocado en llevar a cabo las tareas pendientes y

los principios más importantes pueden ser divididos en cuatro
principios básicos.
 Principios
Principio 1: Empezar con lo que hace ahora
Kanban no requiere configuración y puede ser aplicado sobre flujos
reales de trabajo o procesos activos para identificar los problemas. Por
eso es fácil implementar Kanban en cualquier tipo de organización, ya
que no es necesario realizar cambios drásticos.

Principio 2: Comprometerse a buscar e implementar cambios

incrementales y evolutivos
El método Kanban está diseñado para implementarse con una mínima
resistencia, por lo que trata de pequeños y continuos cambios
incrementales y evolutivos del proceso actual. En general, los cambios
radicales no son considerados, ya que normalmente se encuentran con
resistencias debidas al miedo o la incertidumbre del proceso.
 Principios
Principio 3: Respetar los procesos, las responsabilidades y los
cargos actuales
Kanban reconoce que los procesos en curso, los roles, las
responsabilidades y los cargos existentes pueden tener valor y vale la
pena conservarlos. El método Kanban no prohíbe el cambio, pero
tampoco lo prescribe. Alienta el cambio incremental, ya que no
provoca tanto miedo como para frenar el progreso.

Principio 4: Animar el liderazgo en todos los niveles

Este es el principio más novedoso de Kanban. Algunos de los mejores
liderazgos surgen de actos del día a día de gente que está al frente de
sus equipos. Es importante que todos fomenten una mentalidad de
mejora continua (Kaizen) para alcanzar el rendimiento óptimo a nivel
de equipo/departamento/empresa. Esto no puede ser una actividad a
nivel de dirección.
KANBAN
Prácticas
 Prácticas
En Kanban no se piensa que exista una solución universalmente
aplicable a cualquier contexto. Las prácticas de Kanban no
proporcionan una receta paso a paso para la mejora sino una
forma de pensar que debe adaptarse a las características únicas
de cada contexto.

Las prácticas utilizadas por Kanban son las siguientes:

1. Visualización.
2. Limitación del trabajo en curso.
3. Gestión de flujo.
4. Explicitar las políticas.
5. Circuitos de retroalimentación.
6. Mejora colaborativa.
 Prácticas
Visualización
Significa que, cualquiera que sea el progreso, todos los relacionados
con ese proceso pueden verlo mediante el uso de "Tablero Kanban".

El tablero Kanban puede ser un tablero físico o un tablero electrónico.

Con solo mirar el tablero Kanban, podrá averiguar qué está
actualmente en progreso y qué terminó. Es un paso simple que puede
generar conocimientos importantes.

Puede ser sencillo o muy detallado, dependiendo de la complejidad

del proceso o del flujo de trabajo.
 Prácticas
Limitación de trabajo en curso
En el tablero Kanban, "Limitar WIP" significa, terminar la tarea en
mano primero, moverla a Listo y luego sacar otro trabajo. Mejora la
calidad del trabajo.

Inicialmente, es posible que no pueda comprender sus límites de

trabajo y es posible que deba observar cuánto trabajo está listo para
terminar su equipo a la vez. Puede observar, recopilar datos y luego
definir límites WIP. Establecemos límites WIP para cada proceso.

La "limitación de WIP" elimina el desperdicio de "trabajo incompleto"

o "trabajo parcialmente completo" del proceso. En segundo lugar, el
cliente también comprenderá que existe una capacidad limitada para
realizar el trabajo, por lo que también planificará sus prioridades en
consecuencia.
 Prácticas
Gestión de flujo
Kanban enfatiza en administrar el flujo de trabajo de una manera que:
 Maximizar la entrega de valor al cliente.
 Hacer que todo el proceso sea fluído.
 Minimizar el tiempo y los costos.

Para maximizar la entrega de valor, debemos asegurarnos de que

sabemos:
 Que espera el cliente.
 Qué puede ofrecer el sistema actual.
 Lo que se firma con el cliente para entregar.
 Prácticas
Explicitar las políticas
Las políticas explícitas son una forma de articular y definir el proceso
que va más allá de la definición del flujo de trabajo. Estas políticas
pueden ser tan simples como una lista de verificación de los pasos que
se deben seguir al realizar cualquier trabajo, o al realizar una nueva
tarea.

Estas políticas deben definirse explícitamente y visualizarse

generalmente en la parte superior del tablero Kanban y, si está
relacionado con tareas/etapa, en la parte superior de la columna
respectiva. Hace que el proceso sea transparente. Pone a todos en la
misma página y conocen el procedimiento estándar.

También ayuda a las personas nuevas en el proceso, ya que saben lo

que deben hacer.
 Prácticas
Circuitos de retroalimentación
Los bucles de retroalimentación son la parte crucial e integral de
cualquier proceso/sistema controlado. Es muy importante dar
retroalimentación y mejorar según la información proporcionada en
todas las áreas del proceso.

En Kanban, la retroalimentación se toma y aplica no solo dentro del

equipo, sino también entre grupos y miembros del equipo y su gerente
jerárquico.
 Prácticas
Mejora colaborativa
Kanban es un método de mejora. Kanban sigue el proceso lento y no
disruptivo de la gestión del cambio. En lugar de un cambio
significativo, en Kanban, se prefiere ejecutar muchos cambios
pequeños con un ritmo que todos en el equipo puedan ajustar.

El impacto de cada cambio se evalúa para evaluar si los cambios

realizados están ayudando a que el proceso mejore o no. En base a
eso, podemos decidir si desea mantener esos cambios o hacer algunas
modificaciones o si desea descartarlos.

La forma de lograr la mejora continua y el cambio sostenible dentro de

una organización se consigue a través de la visión compartida para un
futuro mejor y la comprensión colectiva de los problemas que deben
superarse.
KANBAN
Artefactos
Tablero
Tarjeta
 Tablero Kanban
Uno de los contribuyentes importantes a la popularidad de
Kanban es el "Tablero Kanban".

En Kanban, se utiliza un tablero visual para mostrar el progreso

del proyecto con una estructura básica en tres etapas simples y
fáciles, es decir:
 Hacer
 En progreso / Haciendo
 Completado / Hecho
Tablero Kanban
 Estructura Tablero Kanban
Listas (columnas para realizar un seguimiento del progreso)
Las listas son las columnas que están en el tablero principal. Cada
columna representa un paso de proceso específico. Estas actividades
juntas componen un "flujo de trabajo". Cada tarjeta sigue el flujo hasta
que llega a la última etapa. Cualquier flujo de trabajo Kanban puede
ser tan simple como "Pendiente", "En curso", "Completo".

Tarjetas (elementos para representar una tarea)

Lo más notable que lo hace diferente del tablero Kanban son las
tarjetas visuales/señales (adhesivos, tickets, capturas de pantalla).
Una tarjeta suele tener un elemento de trabajo escrito por el equipo
Kanban. Cuando el equipo comienza a trabajar y el gerente de
proyecto se asegura de que el tablero esté actualizado, las tarjetas
visuales hacen que los compañeros comprendan en qué está
trabajando su equipo y qué está terminado.
 Estructura Tablero Kanban
Límites de trabajo en curso (WIP)
Como sugiere el nombre, "límites de trabajo en curso" se utiliza para
limitar las tareas de trabajo en curso.

Es un número máximo de tarjetas que pueden estar presentes en una

columna en cualquier momento. Por ejemplo, si hay una columna que
tiene un límite de trabajo en curso de cinco, esa columna en particular
no puede tener más de cinco tarjetas.

Estos límites de WIP son fundamentales, ya que controlan el flujo de

trabajo y le dan una señal de advertencia temprana de que se ha
comprometido a trabajar demasiado
 Estructura Tablero Kanban
Punto de compromiso
Los equipos Kanban suelen tener una acumulación de trabajos
pendientes en su tablero. El trabajo pendiente no es más que una
columna donde los clientes y compañeros de equipo ponen sus ideas
para proyectos que el equipo puede recoger y preparar su lista de
tareas pendientes. El punto de compromiso es el momento en que el
equipo toma una idea y comienza a trabajar en esa tarea en particular.

Punto de entrega
El punto de entrega es el último punto del flujo de trabajo de un
equipo Kanban. Es el momento en el que el servicio, el software o el
producto se entregan al cliente. El objetivo del equipo es recoger las
tarjetas desde el punto de compromiso hasta el punto de entrega lo
antes posible.
Tarjeta Kanban

Ejemplo de una tarjeta Kanban física

 Tarjeta Kanban
Una tarjeta Kanban es el elemento clave de un tablero Kanban.
Cada tarjeta representa una tarea o un trabajo que debe
realizarse.

Una tarjeta Kanban contiene información significativa sobre la

tarea y su estado en el tablero Kanban, como por ejemplo el
tiempo del ciclo, la fecha límite, etc. Toda esta información sirve
como un canal de comunicación entre los diferentes miembros
del equipo.
 Tarjeta Kanban
La aplicación real de las tarjetas Kanban es visualizar el progreso
de las tareas desde el momento en que se solicitan hasta el
momento en que se consideran hechas. Durante este proceso,
las tarjetas:
 Sirven como centros de información.
 Reducen la necesidad de reuniones.
 Mejoran la transparencia del flujo de trabajo.

Algo muy importante es que la cantidad de tarjetas Kanban que

están en progreso en el tablero esté limitada. De esta forma
evitará el cambio de contexto y los problemas con la
productividad.
 KANBAN
Flujo de Trabajo
Reuniones
 Flujo de Trabajo
A medida que nos familiarizamos con los artefactos, intentemos
comprender el flujo de trabajo de un K-Board básico:
1. En la imagen del tablero anterior, las tareas enumeradas en
la columna "Historias" actúan como un Backlog para el
equipo.

2. Cuatro columnas (Historias, Tareas pendientes, En marcha,

Hecho) se denominan listas.

3. Las tareas que el equipo selecciona de la columna "Historias"

para trabajar se mueven a la lista de tareas pendientes. Este
proceso de recoger historias de atraso y moviéndolos a hacer
se llama Punto de compromiso.
 Flujo de Trabajo
5. A medida que el equipo comienza a trabajar en una tarea,
pasa a la columna "Haciendo".

6. Los trucos, las imágenes y los comentarios se denominan

tarjetas visuales (tarjetas kanban).

7. Hay un límite de tareas que pueden estar en "Haciendo", y

ese límite se conoce como límites WIP.

8. Y finalmente, cuando la tarea se termina y se mueve a

"Hecho", ese momento se llamará Punto de entrega.
 Flujo Desarrollo de Software
En el desarrollo de software, podemos tener las siguientes
columnas:
• Analizar
• Diseño
• Desarrollar
• Prueba
• Desplegar

Nota: una tarea puede pasar por tantas columnas como lo permita el
flujo de trabajo elegido.
Flujo Desarrollo de Software
 Flujo Desarrollo de Software
Para cualquier desarrollo de software nuevo, hay una lista de
actividades pendientes; luego, el equipo de desarrollo puede
extraer elementos de Tareas pendientes a en curso y moverlos a
Trabajo en curso, esto se denomina sistema de extracción (Pull
System).

En WIP, lo analizarán, diseñarán y desarrollarán, y el equipo de

pruebas completará las Pruebas y las moverá a Implementar.
 Reuniones
Kanban define siete cadencias o reuniones para gestionar el flujo
de trabajo a nivel organizacional, programa o equipo. Están
interconectadas y dan feedback para la evolución y gestión del
flujo de trabajo.

1. Replenishment Meeting
De cadencia semanal, el objetivo de esta reunión es establecer
prioridades y seleccionar cuales son las siguientes prioridades de
trabajo. Se mueve trabajo a los commitment point del sistema Kanban.
Por servicio.
 Reuniones
2. Daily Kanban
De cadencia diaria, es una reunión en la que los miembros del equipo
de un sistema o parte de un sistema Kanban se reúnen cada día para
evaluar el trabajo en curso y acciones a tomar. Esta cadencia se
produce para cada uno de los servicios dentro de un sistema.

3. Service Delivery Meeting

Esta reunión, cuya cadencia depende de cuando se entregue software
al cliente, está orientada a examinar y mejorar la efectividad del
servicio.
 Reuniones
4. Delivery Planning Meeting
Esta reunión se produce a demanda para revisar y planificar entregas
al cliente. La diferencia con la anterior es que, mientras esta se orienta
a planificar actividades de entrega, la anterior se orienta a examinar y
mejorar el servicio.

5. Strategy Review
Durante esta reunión, se seleccionan los servicios que deben
proveerse a nivel organizacional y definir la «Idoneidad para el fin»
(Fitness for purpose) del mismo, así como establecer las condiciones
necesarias y dar dirección al servicio.
 Reuniones
6. Operations Review
El objetivo es entender el balance entre servicios, desplegar recursos
para maximizar la entrega de valor de acuerdo con las expectativas de
los clientes.

7. Risk Review
Esta reunión se hace para entender los riesgos asociados a la entrega
de valor, por ejemplo a través de la acumulación de impedimentos.
Reuniones
KANBAN
Roles
 Roles Kanban
Kanban no prescribe muchos roles y responsabilidades
específicas (la parte más importante es el tablero Kanban)
además del Gerente de Proyecto y los miembros del Equipo
Kanban o un conjunto de procesos.

Prácticamente, cualquier persona que tenga experiencia puede

desempeñarse como gerente de proyecto o supervisor,
especialmente para proyectos Kanban más grandes y complejos,
pero los roles deberían evolucionar teóricamente con las
necesidades del proyecto y la organización.

Pero también podemos encontrar 2 roles, que pueden ser

asumidos por el gerente de proyecto: el Service Request
Manager y el Service Delivery Manager.
 Roles Kanban
Gerente de proyecto
El director del proyecto será responsable de:
 Gestión de equipos.
 Motivación del equipo.
 Asegurar que el trabajo termine a tiempo.
 Garantizar que el tablero esté actualizado todo el tiempo.
 Asegurar que se mantenga el backlog.

Miembro del equipo Kanban

Aparte del director del proyecto, todos los demás se denominan
miembros del equipo Kanban y serán responsables de todo el flujo de
trabajo Kanban. No se requiere que un equipo Kanban sea
multifuncional, ya que el flujo de trabajo Kanban está destinado a ser
utilizado por todos y cada uno de los equipos involucrados en ese
proyecto en particular.
 Roles Kanban
Service Request Manager
Se encarga de gestionar la demanda y los requisitos dentro del sistema
Kanban, manejando las relaciones con los stakeholders y fomentando
la transparencia dentro del sistema en torno a la priorización del
trabajo. Alternativamente, este rol se puede llamar Product Manager,
Product Owner o Service Manager.

Service Delivery Manager

Es responsable del flujo de trabajo dentro de un sistema Kanban y/o
determinados ítems de trabajo y facilita el Kanban Meeting y el
Delivery Planning. Algunos nombres alternativos son Flow Manager,
Delivery Manager o incluso Flow Master.
 DESARROLLO ÁGIL
Fuentes:
Coloma, D, (2020). Cuáles son las practices de Kanban.
Kanbanize. (s/f). Qué es Kanban: Definición, Características y Ventajas.
Mesh, J. (2020). Metodología Kanban: revoluciona tu manera de trabajar
más ágil.
Palacios, J. (s/f). Guía de Kanban.