Ejemplo de Operaciones en Excel para Agentes

Agencia de Seguros Rivas /Guatemala
1
Contenido
Ejemplos para Agentes en Excel 2010................................................................................................. 2
Copiar una Hoja ............................................................................................................................... 2
Cambiar el nombre a una Hoja ....................................................................................................... 3
Cálculo de Mes ................................................................................................................................ 3
Calculo de Sub Totales .................................................................................................................... 4
Ejercicio 1: ................................................................................................................................... 4
Ejemplo 2:.................................................................................................................................... 7
Formato Condicional ....................................................................................................................... 8
Tablas Dinámicas ............................................................................................................................. 9
Ejemplo 1: Producto por Mes ..................................................................................................... 9
Ejemplo 2: Asegurado por Mes ................................................................................................. 11
Mini Gráficos ................................................................................................................................. 12
Ejemplo: .................................................................................................................................... 12
Ejemplos para Agentes en Excel 2010

Antes de iniciar debemos aprender varias operaciones básicas que nos ayudaran más adelante 2
para nuestros resultados. Los ejercicios son efectuados en el archivo de Cobros pendientes del
mes de Abril, se han incluido meses anteriores para cálculos con fechas.
Copiar una Hoja

1. Abrir el documento de Cobros
2. Dar Click derecho en el nombre de la Hoja
3. Seleccionar la opción Mover o copiar …
4. Seleccionar (mover al final) y dar Click en el cuadro inferior para Crear una copia, Aceptar.
el resultado:
Cambiar el nombre a una Hoja

Se debe cambiar el nombre de una hoja para que nos indique que contiene la misma. 3
En este ejemplo al dar doble Click sobre el nombre aparece seleccionado, para poderlo modificar.
Escribir SubTotal Asegurado y dar Enter o 
Cálculo de Mes
Extraer el mes de una fecha, usando la función mes. Toda función debe iniciar con el signo igual y
tener paréntesis () que abren y cierran la función.
1. Ir a la Hoja Balance Abril.

2. Ir a la celda M1 (columna M, fila 1) y escribir Mes Vencimiento, que será el título de la
nueva columna.
3. En la celda M2 (columna M, fila 2) escribir =mes( dar Click en la celda de la fecha a la que
se quiere calcular el mes; en este caso en la misma Fila 2 pero columna G. Excel puntea el
contorno para mostrar que celda fue seleccionada para el calculo. Dar Enter o .
4. Excel calcula el mes solo en esa celda, para copiar la formula se debe dar doble Click en el
punto inferior de la celda M2
5. Al estar sobre este punto modifica el cursor a una cruz

6. Dar doble Click cuando este en cruz el cursos y copiara la formula hasta el final (o bien
barrer el Mouse hasta la última fila). El resultado será el mes de cada fecha según su fila. 4
Calculo de Sub Totales

Para calcular Sub Totales debemos ordenar la información por el dato que queremos agrupar y
obtener totales. A continuación se muestran dos ejemplos SubTotal por Asegurado y SubTotal por
Mes.
Ejercicio 1:
La Hoja copiada ya tiene el nombre SubTotal Asegurado así que en ella se hará la agrupación por
el dato Asegurado.
1. Ir a la Hoja SubTotal Asegurado.

2. Seleccionar la información desde A1 hasta el final de los datos.
3. Ir al menú Datos , luego Ordenar

4. Seleccionar Asegurado como se muestra en la imagen siguiente y Aceptar. La
información será ordena por el nombre en orden ascendente de A a Z.
5. Ahora se puede hacer el cálculo de SubTotal por Asegurado. Como ya se tiene

seleccionada la información, no es necesario hacerlo nuevamente, solo debemos dar Click 5
en SubTotal en el menú Datos.
6. Aparece la siguiente imagen, seleccionar Asegurado en el espacio de Para cada cambio

en: ya que cada vez que cambie el nombre del Asegurado se debe calcular los Totales.
7. Seleccionar en Usar función la que desea utilizar (Suma en este ejemplo). Luego agregar
o quitar los cheques en los cuadros los datos que desea sumar y verificar que el Resumen
(Suma Total) estén debajo de los datos. Aceptar.
8. Se tiene 3 niveles de resultados: Nivel 3 Detalle, Nivel 2 Total por Asegurado y Nivel 1
Total General. Estos pueden ser vistos dando Click en los números que aparecen en la 6
esquina superior izquierda de la imagen
9. Nivel 3 Detalle, muestra el Total ALBERTO DE LEON y el detalle de los datos que sumo.
10. Nivel 2 Total por Asegurado. Dar Click sobre el 2 para ver ese Nivel, muestra el resumen
por cada Total Asegurado.
11. Nivel 1 Muestra el Total General, dar Click en el 1.

Ejemplo 2:
Para hacer este debemos copiar nuevamente la Hoja inicial y cambiar el nombre por SubTotal por 7
Mes.
1. Ordenar la información por la columna Mes Vencimiento. Seleccionar toda la información

desde A1 hasta el último dato. Ir a menú Datos, Ordenar, seleccionar Mes Vencimiento
2. Como los datos siguen seleccionados dar Click en SubTotal del menu Datos.
3. Verificar Para cada cambio en: ahora debe ser por Mes Vencimiento para que al cambiar
el mes se calcule el Total. La funcion debe ser Suma y el dato a sumar es SALDO. Aceptar.
Ahora puede ver lo pendiente de pago por mes, en los tres niveles.
8
Formato Condicional
Este nos ayuda a marcar (cambio de colores, tipo de letra, etc) cuando se cumple una condición.
1. Copiar la Hoja Balance Abril.

2. Cambiar el nombre de la hoja por Antigüedad.
3. Seleccionar los datos de la Columna G Fecha Vencimiento.
4. Ir a menú Inicio, Formato Condicional, buscar la opción Conjunto de iconos.
5. Dentro de estos la imagen de iconos solo con 3 colores (en fecha, un mes atrás, más de 1
mes atrás).
6. Las fechas serán marcadas con un color en relación a la fecha actual. 9
Tablas Dinámicas
Para crear las Tablas Dinámicas se debe tener en claro que datos van a ir en las Filas y que datos
van en las Columnas.
Ejemplo 1: Producto por Mes

1. Seleccionar los datos de la Hoja Balance Abril.
2. Ir a menú Insertar, luego dar Click en Tabla Dinámica.
3. Aparece la siguiente imagen que tiene seleccionada toda la información que se va a

utilizar, además tiene la opción de crear en una nueva hoja de cálculo con la Tabla
Dinámica. Aceptar.
4. Muestra la siguiente imagen

10
5. Se debe dar Click en el dato y arrastrarlo al recuadro inferior de Fila o Columna que se
desee, para hacer el formato, el dato de cálculo debe ir en el cuadro  Valores.
6. La tabla se muestra en Filas los Productos, en Columnas el Mes y la suma de Saldo.
7. Cambiar el nombre de la Hoja.

Ejemplo 2: Asegurado por Mes

1. Seleccionar los datos de la Hoja Balance Abril. 11
2. Ir a menú Insertar, luego dar Click en Tabla Dinámica.
3. Aparece la siguiente imagen que tiene seleccionada toda la información que se va a

utilizar, además tiene la opción de crear en una nueva hoja de cálculo con la Tabla
Dinámica. Aceptar.
4. Se debe seleccionar el dato Asegurado y arrastrarlo a las Filas, el Mes Vencimiento a las
Columnas y el Saldo a  Valores.
Mini Gráficos
Se pueden hacer Mini Gráficos de las Tablas Dinámicas para mejor visualización del movimiento de 12
la información.
Ejemplo:
1. Agregar un título en la Columna derecha de la Tabla Dinámica, como se muestra a
continuación.
2. En la celda inmediata inferior se agregara el Mini Grafico para cada Fila (por Asegurado).
Posicionar el cursor en esta celda e ir al menú Insertar, en el sub menú Mini Grafico,
seleccionar Línea o Columna.
3. Aparece la siguiente imagen para seleccionar el rango de datos (líneas punteadas) que
desea graficar, no debe incluirse el Total general solo el valor de los meses. Aceptar.
4. Se dibuja el Mini Grupo, aplicar el copiar esta acción seleccionando el punto de la celda del
Mini Grafico para abajo o dar doble Click en el punto de la celda. 13
5. Se puede aplicar otros colores o cambiar el diseño del Mini Grafico a Líneas. Cuando
están seleccionadas las celdas, se habilita el menú Herramientas para minigraficos.

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Ejemplos para Agentes en Excel 2010

Copiar una Hoja

3. Seleccionar la opción Mover o copiar …

Cambiar el nombre a una Hoja

Escribir SubTotal Asegurado y dar Enter o 

1. Ir a la Hoja Balance Abril.

punto inferior de la celda M2

5. Al estar sobre este punto modifica el cursor a una cruz

Calculo de Sub Totales

1. Ir a la Hoja SubTotal Asegurado.

3. Ir al menú Datos , luego Ordenar

5. Ahora se puede hacer el cálculo de SubTotal por Asegurado. Como ya se tiene

6. Aparece la siguiente imagen, seleccionar Asegurado en el espacio de Para cada cambio

11. Nivel 1 Muestra el Total General, dar Click en el 1.

1. Ordenar la información por la columna Mes Vencimiento. Seleccionar toda la información

1. Copiar la Hoja Balance Abril.

6. Las fechas serán marcadas con un color en relación a la fecha actual. 9

Ejemplo 1: Producto por Mes

3. Aparece la siguiente imagen que tiene seleccionada toda la información que se va a

4. Muestra la siguiente imagen

6. La tabla se muestra en Filas los Productos, en Columnas el Mes y la suma de Saldo.

7. Cambiar el nombre de la Hoja.

Ejemplo 2: Asegurado por Mes

3. Aparece la siguiente imagen que tiene seleccionada toda la información que se va a

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