Glosario Gestión Documental

Articulación Sena

Autor:

Josser Alejandro Castellanos Agudelo

2100605

Notas de Autor:

Josser Alejandro Castellanos Agudelo,Grado 1101

Articulación Sena
Colegio Minuto de Dios Ciudad Verde
Tutor: Yimmy Becerra

Correo

jossercastellanosagudelo@gmail.com

Soacha, Cundinamarca
Noviembre 11, 2021
 A

-Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la

planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos,
financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
-Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos
de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

-Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados

conforme a los principios y procesos archivísticos.

-Archivamiento web: Proceso de recolección de fracciones o partes de la World Wide

Web y la garantía de que la colección se conserva en un archivo o sistema de
información para futuros investigadores, historiadores y público en general.

-Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos

-Base de datos: Colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados de forma

tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de ciertos subconjuntos
de esos datos por parte de programas creados para tal efecto o lenguajes de búsqueda
rápida.
-Baja o Depuración Documental: Se dice, en esta disciplina de la gestión documental,
que los documentos tienen funciones o valores primarios y secundarios. Las funciones
primarias, son aquellas que giran en torno a su valor como documentos exigidos por la
Administración, la ley, el fisco, etc. En cuanto a los valores secundarios, debemos
considerar el papel de dichos documentos a nivel histórico; es decir, si constituyen
documentos evidenciales (ejemplo: primeras escrituras de constitución de la sociedad),
testimoniales o informativos.

-BarCode: Los códigos de barras se forman con un conjunto de líneas verticales de

distinto grosor y con diferentes amplitudes de espacio entre ellas. Estas líneas, junto
con los espacios entre ellas, representan caracteres , generalmente, alfanuméricos. Con
estas cadenas, o agrupación de caracteres, se garantiza que el objeto portador del
código de barras pueda ser distinguido inequívocamente en todo el mundo.

Cifrado: un formato de conservación no debe contener datos cifrados, cuya

interpretación y buena lectura depende de algoritmos o claves externas al propio
documento.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgánico- funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades

productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder
al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y

que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto
a la procedencia y al orden original.

Disponibilidad: Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su

presentación debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los documentos
debe ser suficientemente claro y contener la información necesaria para la comprensión
de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser posible identificar un documento
en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. Se deben
mantener los vínculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de
actividades. Propiedad de que la información sea accesible y utilizable por solicitud de
una entidad autorizada.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en

cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención
y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación,
selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y
la perdurabilidad de la información.

Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos

lleguen a su destinatario.
Documentar: Registrar, justificar o comentar para recuperación posterior.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Evidencia: Documentación de una operación. Nota: Esta es la prueba de una

operación, que se puede demostrar que ha sido creada en el curso normal de la
actividad del negocio, y está intacta y completa. No se limita el sentido legal del
término.

Evidencia digital: Aplica a cualquier información en formato digital que pueda

establecer una relación entre un delito y su autor siempre y cuando tenga los siguientes
elementos: autenticidad, precisión y suficiencia con relación a un evento determinado.
Expediente: conjunto de documentos de archivo, producidos o recibidos por la
organización, resultado de un proceso destinado a la gestión de un asunto concreto.
Están organizados de manera sistemática.

Expediente electrónico: Es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte

de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información
que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.

Firma electrónica: La firma electrónica corresponde a métodos tales como códigos,

contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permitan
identificar a una persona en relación con un mensaje, siempre y cuando el mismo sea
confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, teniendo en
cuenta todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio: Hoja.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de

organización archivística.
 G

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

Gestión y trámite: Abarca el inicio, la vinculación a un trámite, la distribución, la

descripción, la disponibilidad, recuperación y acceso del expediente hasta que cumple
la función inicial por la que fue creado.
Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de
uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos
que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la
documentación.

H
Hábeas data: Es el derecho que tienen todas las personas de conocer, actualizar y
rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y los
demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección,
tratamiento y circulación de datos personales (artículo 15 C.P., intimidad personal y
familiar) así como el derecho a la información (artículo 20, libertad de expresión).

Huella Digital: La huella digital es el rastro que dejás al navegar en Internet. Cada vez que
haces un “click” o das un “me gusta” en las redes sociales, o cuando usas una aplicación
desde tu celular o tu computadora, dejás información personal. Los datos que genera tu
actividad en la Internet crean lo que se llama “huella digital

Herramienta de Búsqueda: Son herramientas que permiten realizar una consulta de

información en diferentes motores de búsqueda simultáneamente. No cuentan con una base
de datos propia, por lo que los resultados indicarán el buscador en que fue localizada la
información.

Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares.

Información: conjunto de datos procesados que constituyen un mensaje que cambia el

estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.
Instrumento archivístico: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por
objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la gestión
documental.
Instrumento de consulta: Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que
relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un
control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada
localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los
documentos de la que derivan los instrumentos, se pueden distinguir. instrumentos de
control

JYK

(Palabras no encontradas)

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico

en un país.
 M

Metadatos descriptivos: La información que se refiere al contenido intelectual del

material de archivo y las herramientas de consulta de dichos materiales.
Meta descripción: Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean
manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como

pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Migración: Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro,

manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los
mismos.

Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios

cuantitativos y cualitativos.
 N

Neutralidad tecnológica: El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías,

teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos
internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente
prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su
adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible, En la gestión de
documentos electrónicos así como en los sistemas de gestión documental se deben
utilizar estándares abiertos que no dependan de una tecnología en particular.

No conformidad: No cumplimiento de un requisito.

No repudio: Es la garantía de que no puedan ser negados los mensajes en una
comunicación electrónica.

O
Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de
clasificación.

Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En

archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya

finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos
o funcionales.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la
ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Preservación digital: La copia obtenida debe ser convenientemente clasificada, teniendo en

cuenta la posibilidad de que el mismo documento exista en otro soporte. A pesar de que la
digitalización certificada permite la sustitución del original, pueden presentarse problemas de
duplicidad.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe
respetar la secuencia de los trámites que los produjeron. Es prioritario para la
ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución
y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Procedimiento documental: El conjunto de reglas establecidas para elaborar un

documento de archivo. A mayor estandarización y rigor en el procedimiento, mayor
fiabilidad de que el documento de archivo sea lo que presume ser.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para
generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.

(No se encuentran palabras)

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las

entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una

institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por
una persona natural o jurídica.

Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los

instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
Refreshing: El proceso de copiar cierto contenido digital desde un medio digital hacia
otro (incluye copiado al mismo tipo de medio).

Registro (registration): Acto por el que se atribuye a un documento de archivo un

identificador único al introducirlo en un sistema. Información creada, recibida y
mantenida como evidencia y como un activo por parte de una organización o persona,
en cumplimiento de obligaciones legales o en las operaciones del negocio.

Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

Seguridad de la información: Los sistemas de gestión documental deben mantener la

información administrativa en un entorno seguro. Preservación de la confidencialidad,
la integridad y la disponibilidad de la información; además, puede involucrar otras
propiedades tales como: autenticidad, trazabilidad (Accountability), no repudio y
fiabilidad.

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de

valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una
muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente.
Úsense también “depuración” y “expurgo”.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Sistema de gestión de documentos (records system): Un Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo (Electronic Records Management System
ERMS) es básicamente una aplicación para la gestión de documentos electrónicos,
aunque también se puede utilizar para la gestión de documentos físicos.

Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series con sus correspondientes

tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoración documental (TVD): Listado de asuntos o series documentales a
los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una
disposición final.
Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su
lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o
reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.
Tipología documental: Tipo o género de los documentos de una unidad de descripción
(instancia, acta, certificado…)
 U

Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal

forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de
conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Unidad de correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su
estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y
normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del
programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los
procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo
documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
 V

Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras
cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o
desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una
comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse

permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la
reconstrucción de la memoria de una comunidad.
Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por
su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
 W,X,Y,Z
(Palabras no encontradas)