ESTÁNDAR

CONTROL DE DOCUMENTOS
UNIDAD MINERA
Código: SSOMA.DC.001 Versión: 01 ANTAMINA
Fecha de Elaboración:
Página: 1 de 11
26.02.2021

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CONTROL DE DOCUMENTOS

Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por:

Gedeón J. Pacheco Z. Óscar P. Torres M. Ignacio R. Osorio T. Marín Palacios S.

INGENIERO SSOMA JEFE SSOMA INGENIERO RESIDENTE GERENTE GENERAL
Fecha: 26.02.2021 Fecha: 27.02.2021 Fecha: 27.02.2021 Fecha: 28.02.2021

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CONTENIDO

1. OBJETIVOS......................................................................................................................................3

2. ALCANCE........................................................................................................................................3

3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS....................................................................................3

4. ESPECIFICACIONES DEL ESTÁNDAR................................................................................................3

5. RESPONSABILIDADES...................................................................................................................10

6. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACIÓN............................................................................10

7. REVISIÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO....................................................................................10

8. ANEXOS........................................................................................................................................10

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1. OBJETIVOS
El presente estándar tiene como objetivo establecer las pautas y requerimientos para la
elaboración, revisión, identificación, aprobación, distribución, actualización, almacenamiento de
los documentos de Empresa Especializada SERTECMEC E.I.R.L.

2. ALCANCE
Este estándar se aplica a todos los documentos de Empresa Especializada SERTECMEC E.I.R.L.

3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

- Decreto Supremo que aprueba el Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional y otras
medidas complementarias en minería D.S 024 – 2016 - EM

4. ESPECIFICACIONES DEL ESTÁNDAR

4.1. Abreviaturas
SSOMA : Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

4.2. Definiciones
a. Acta
Certificación, testimonio, asiento o constancia oficial de un hecho.
b. Aprobador
Persona que en función de su autoridad da la conformidad para la entrada en vigencia de
un documento, mediante su firma.
c. Cartillas
Descripción gráfica o estructural no necesariamente secuencial de algún requisito o
documentos que no cumpla con los requisitos anteriormente descritos.
d. Documento
Documento que es generado por Empresa Especializada SERTECMEC E.I.R.L., pero que, por
su información específica, es adoptado como parte del sistema de gestión y debe ser
controlado.
e. Documento externo
Son todos aquellos documentos que no han sido creados por la organización, estos
documentos pueden ser: Manuales de Equipos, Guías de Usuario, Instructivos de
Instalación, Normas, Reglamentos, entre otros que se consideren necesarios.
f. Documento obsoleto
Documento que ha sido reemplazado por una versión actualizada o no se requiere más
para el sistema.
g. Elaborador
Persona que elabora o redacta un documento sobre la base del presente procedimiento.
h. Estándar
Documento que establece los parámetros, pautas, patrones y requisitos mínimos que se
deben considerar para realizar un proceso.
i. Formato
Soporte para el registro y conservación de datos y/o información. Presenta características
determinadas en su estructura, composición y presentación. Cuando el formato contiene
información se convierte en registro.

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j. Instructivo
Serie de instrucciones a seguir de manera clara, detallada y precisa para llevar a cabo una
determinada actividad.
k. Manual
Documento que contiene la descripción detallada de las consideraciones que debemos
observar en el desarrollo de una actividad, operación o aplicación de una determinada
función.
l. Plan
Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién
debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto, procesos, contrato
específico o circunstancia.
m. Política
Manifiesto de las intenciones y compromisos generales de la organización relacionadas con
su desempeño.
n. Procedimiento
Documento que define un conjunto de actividades u operaciones que tienen que realizarse
de la misma forma para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas
circunstancias. Responde a las preguntas: ¿Qué hacer?, ¿Quién lo hará?, ¿Cuándo se hará?,
¿Quién es el responsable de hacer el trabajo?
o. Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro (PETS)
Documento que contiene la descripción específica de la forma como llevar a cabo o
desarrollar una tarea de manera correcta y segura desde el comienzo hasta el final, dividida
en un conjunto de pasos consecutivos o sistemáticos. Resuelve la pregunta: ¿cómo hacer el
trabajo o tarea de manera segura?
p. Referencia
Relación que pueda tener a una Ley, Norma legal ya sea nacional o internacional, estándar.
q. Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
realizadas.
r. Reglamento
Documento normativo orientado al cumplimiento de reglas de conducta y de trabajo.
s. Revisor
Persona que revisa un documento redactado por un elaborador en su forma y contenido.
Puede haber más de un revisor para un documento.
t. Trazabilidad
Capacidad para seguir la historia o la aplicación de un registro

4.3. Generalidades
4.3.1.Niveles de documentos
Los niveles de los documentos de la organización, se presentan en la siguiente tabla, en
función a su valor en la organización y al sistema. Las posiciones que figuran en la Tabla
Nº. 01 pueden aprobar estos documentos.

Tabla N° 01
Nive Documento
Aprobador
l
01 Políticas Corporativas Gerente General

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Nive Documento
Aprobador
l
Políticas de Área Gerente General
Manuales Corporativos Residente & Gerente General
02
Manuales de Áreas Residente & Gerente General
03 Estándares Gerente General
Procedimientos Gerente General
Procedimiento Escrito
04
de Trabajo Seguro Gerente General
(PETS)
05 Planes Gerente General & Miembro de Comité
06 Instructivos Jefe de área
07 Formatos Jefe de área

4.3.2.Estructura de la documentación
a. Tamaño de papel, tipo y tamaño de letra:
De preferencia los documentos se presentan en papel tamaño A4, tipo de letra
Calibri, texto en tamaño 11 y Títulos y subtítulos en tamaño 12 en Negritas. Los
márgenes, diseño y tamaño de papel de todos los documentos serán:

Márgenes:
 Superior : 2 cm
 Inferior : 2 cm
 Izquierdo : 3 cm
 Derecha : 2 cm

Diseño:
 Encabezado : 1.25 cm
 Pie de Página : 1.25 cm

b. Documentos en general:
Las carátulas de los documentos tendrán la siguiente estructura:
- Encabezado
- Carátula y Cuadro de aprobación (cuando requiera)
- Pie de página

- Encabezado para todos los documentos (excepto PETS)

Todos los documentos de Empresa Especializada SERTECMEC E.I.R.L., incluirán la
siguiente información en el contenido del encabezado y deberá ser incluido en
todas las páginas. Deberá contar con los siguientes elementos:
Número del
Abreviatura del tipo de
documento
documento

NOMBRE GENERAL DEL DOCUMENTO

LOGO DE LA NOMBRE DE LA
EMPRESA NOMBRE DETALLADO DEL DOCUMENTO EMPRESA

Una vez impreso este documento, se convierte en copia no controlada. Número de

XX = día
YY = Mes
. versión

ZZZZ = Año
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Código: AA.BB.CC Versión: XX

Fecha de Elaboración: xx.yy.zzzz Página: YY de ZZ

- Encabezado para los PETS

Todos los PETS de Empresa Especializada SERTECMEC E.I.R.L., incluirán la
siguiente información en el contenido del encabezado y deberá ser incluido en
todas las páginas. Deberá contar con los siguientes elementos:

Número del
Abreviatura del tipo de
documento
documento

NOMBRE GENERAL DEL DOCUMENTO

LOGO DE LA NOMBRE DETALLADO DEL DOCUMENTO NOMBRE DE LA
EMPRESA EMPRESA
Área: AA Versión: XX
Código: AA.BB.CC Página: YY de ZZ
Número de
Área al cual versión
pertenece el
PETS

- Carátula y Cuadro de aprobación

Contarán con una caratula (cuando se requiera), en la primera página, que
contendrá los siguientes elementos:
 Tipo de documento (centrado en toda la hoja)
 Nombre del documento (centrado en toda la hoja)
 Nombre y firma de quien elaboró, revisó y aprobó el documento
Ejemplo:

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ESTÁNDAR
(Tipo de documento)
(Tamaño de letra: 26)

CONTROL DE DOCUMENTOS
(Nombre del documento)
(Tamaño de letra: 26)

Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por:

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Nombre y Apellido Nombre y Apellido Nombre y Apellido Nombre y Apellido

CARGO CARGO CARGO CARGO
Fecha: Fecha: Fecha: Fecha:

En la página 2, todos los documentos tendrán un cuadro de control de cambios.

Control de Cambios
Cambios en el documento desde la última revisión.

Fecha de Elaboración: Es la fecha de creación del documento.

Fecha de Revisión: Es la fecha en la que se revisa el documento.
Fecha de Aprobación: Es la fecha en la que se autoriza el uso del documento.

- Pie de página
Todos los documentos tendrán como pie de página lo siguiente:

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4.3.3. Contenido de los documentos

- Los ESTÁNDARES tendrán la siguiente estructura:
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS
4. ESPECIFICACIONES DEL ESTANDAR
5. RESPONSABLES
6. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACIÓN
7. ANEXOS

- Los PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS, instructivos deberán cumplir con la siguiente

estructura:
1. PERSONAL
2. EQUIPOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

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3. EQUIPO/HERRAMIENTAS/MATERIALES
4. PROCEDIMIENTO
5. REGISTROS
6. REFERENCIAS
7. ANEXOS

- Los PETS deberán cumplir con la siguiente estructura:

1. PERSONAL
2. EQUIPOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
3. EQUIPO/HERRAMIENTAS/MATERIALES
4. PROCEDIMIENTO
5. RESTRICCIONES

El contenido de cada tipo de los documentos modelos serán actualizados si existen

normas legales que indiquen una estructura específica.

Tanto para el encabezado como para el nombre del archivo se deberá tener en cuenta la
Tabla Nº 02.

Tabla Nº 02: Abreviaturas de los Documentos del Sistema de Gestión

DOCUMENTO ABREVIATURA
Acta de Gestión AG
Política PL
Manual MN
Procedimiento PR
Plan PN
Programa PG
Instructivo INT
Formato FR
Lista de Chequeo LC
Cartilla CR
Reglamento RG
Estándar DC
Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro PETS
Informe INF

4.4. Control de los Documentos

4.4.1. Elaboración o modificación de documentos
Respetando los niveles de la documentación (ver sección 4.3.1, Tabla Nº 01), la persona
que identifica la necesidad de elaborar o modificar un documento eleva su propuesta en
forma verbal o escrita a su supervisor inmediato. Éste evalúa la conveniencia de la
propuesta, y con el apoyo del Encargado del Control de Documentos de su área,
verificará que la propuesta llene algún vacío o necesidad no detectada con anterioridad.
Luego designará a la persona que modificará o elaborará el nuevo documento tomando
en cuenta las sugerencias recibidas. Esta persona debe coordinar con el Encargado del
Control de Documentos de su área para definir los detalles de la forma del documento

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(código, formato, nivel de documento, entre otros) y asegurar que se cumpla con los
requisitos del presente estándar.

4.4.2. Control de cambios del documento

En el caso de modificar un documento existente, en la segunda página del documento,
en el CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS, se mencionarán de manera general los
cambios realizados al documento con respecto a la versión anterior. En caso se trate de
la primera versión, no se completa este campo.

4.4.3. Revisión y aprobación del documento

Una vez elaborado el documento, éste debe ser revisado por las personas expertas en el
propósito y alcance del documento, la revisión consiste en determinar si el documento
satisface y cumple con los requisitos para el cual fue creado, finalizada la revisión, se
elevará el documento para su aprobación según lo indicado en la Tabla Nº 01.
Los documentos pueden ser aprobados con una rúbrica o una firma digital. El encargado
de Control de Documentos debe guardar los registros correspondientes.
4.4.4. Publicación del documento
De ser aprobado el documento, los Encargados del Control de Documentos de las áreas
lo archivan en el servidor de archivos en la carpeta asignada al área, luego proceden a
publicar el Documento. Una vez publicado el documento se debe comunicar a los
usuarios sobre su creación o modificación de acuerdo al alcance establecido en los
documentos.

4.4.5. Acceso a los documentos

Los documentos y formatos vigentes están disponibles en el Servidor de SSOMA con
acceso a “sólo lectura”. De preferencia los documentos se manejarán de manera
electrónica a fin de reducir las impresiones.

4.4.6. Identificación y control de documentos externos

Los documentos externos son documentos necesarios para el Sistema de Gestión y
pueden ser publicados en el Servidor de SSOMA.

4.4.7. Frecuencia de inspecciones (Revisiones)

La frecuencia de revisión de los documentos dependerá de su uso, de las necesidades
que las circunstancias exijan, o de las obligaciones legales establecidas.

4.4.8. Almacenamiento y protección de los documentos

Los documentos son archivados, conservados y protegidos en el servidor asignado a
cada área.

5. RESPONSABILIDADES
5.1. Elaboradores
Elaborar los documentos de acuerdo a los requerimientos establecidos y definidos; cumplir y
hacer cumplir lo establecido en el presente procedimiento y participar en la revisión de la
documentación del Sistema de Gestión de Empresa Especializada SERTECMEC E.I.R.L.

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5.2. Personal en general

Los trabajadores de Empresa Especializada SERTECMEC E.I.R.L. deben asegurarse mediante
comunicación directa con su supervisor, si el documento en uso corresponde a la versión
actualizada en el Servidor SSOMA.

5.3. Encargado del Control de Documentos

Deberán asegurarse que los documentos, que maneja el área a la que pertenece estén
actualizados y sean la última versión disponible en el Servidor SSOMA. Se encargan de
archivar, conservar, mantener y disponer los documentos y registros.

6. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACIÓN

- Formato SSOMA.FR.001 - LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS.

7. REVISIÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO

- De acuerdo al número de versión.

8. ANEXOS
Ninguno.

Una vez impreso este documento, se convierte en copia no controlada.

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