Manual SmartCont

SISTEMA CONTABLE
SMARTCONT
MANUAL DEL USUARIO

MANUAL DE USUARIO SMARTCONT – SISTEMA CONTABLE
SISTEMA CONTABLE FINANCIERO SMARTCONT
DESCRIPCIÓN GENERAL
SMARTCONT es un sistema contable diseñado para procesar información de una contabilidad completa. Permite a los
usuarios trabajar en una computadora o en red Local, es multiusuario y puede llevar la contabilidad de varias empresas. Es
un producto ideal para contadores, MYPES que necesitan llevar un control eficiente de su información contable. Actualizado
con el nuevo PCGE (2019). El manejo del sistema es muy sencillo y las opciones que muestra son prácticos, para facilitar su
uso.
UTILIZACIÓN DE BOTONES
NUEVO: Permite el ingreso de un nuevo dato.
GUARDAR: Permite grabar los datos ingresados en el formulario.
ACTUALIZAR: Permite modificar un dato ya ingresado.
ELIMINAR: Permite eliminar un dato ya grabado.
CANCELAR: Permite reiniciar (limpiar) los campos de la ventana activa.
VISOR: Permite listar en pantalla los datos ingresados.
REPORTE: Permite generar un reporte para impresión de los datos grabados.
IMPRIMIR: Permite imprimir los datos seleccionados.
AGREGAR: Habilita la ventana para ingresar un nuevo registro.
EDITAR: Selecciona un registro para ser modificado.
ACEPTAR: Permite continuar con el proceso seleccionado.
BUSCAR: Permite buscar un dato ya sea por código o descripción.
SALIR: Permite cerrar la ventana activa.
UTILIZACIÓN DEL TECLADO

 DEL – SUPR: Elimina un dato ya ingresado, el sistema pide confirmación para la eliminación
 ENTER O INTRO: Permite desplazarse entre los diferentes campos de la ventana activa.
 F5: Permite desplegar una lista de datos para seleccionar y ahorrar tiempo en la digitación.
UTILIZACIÓN DEL MOUSE

Al igual que con el teclado y con los botones, el sistema maneja un método estándar también para el mouse, es decir que las
ventanas están diseñadas para utilizar el mouse en cada acción que el usuario desee realizar, al deslizar el mouse por cada
campo de la ventana activa, se mostrará algunas indicaciones sobre el tipo de dato requerido para dicho campo.
VERSIÓN 5.4.4
MÓDULOS
El sistema presenta 6 (seis) módulos; Mantenimiento, Contabilidad, Inventarios, Reportes, Utilitarios e Importar Datos.
I. MANTENIMIENTO
A. GENERAL
1. EMPRESAS
Actualización y mantenimiento de la tabla empresas. Permite agregar, modificar y eliminar los datos de una
empresa, el número de empresas posible a registrar está en función al plan adquirido por el usuario.
1.1. Ubicación
1.2. Descripción
 Código: Número de registro que sirve para identificar a una empresa, es generado de forma automática
por el sistema.
 R.U.C: Registro Único del Contribuyente que es asignado por la administración tributaria (SUNAT).
 Descripción: Nombre, denominación o razón social de la empresa.
 Dirección: Dirección o domicilio fiscal de la empresa.
 Ciudad: Ciudad donde se encuentra el domicilio fiscal de la empresa.
 Régimen: Régimen tributario al que está acogido la empresa.
 Plan: Plan contable que utiliza la empresa para procesar su información.
 Giro: Giro comercial de la empresa.
 Base de Datos: Nombre de la base de datos asignada para la empresa, debe elegir un nombre distinto
para cada empresa.
1.3. Creación de Empresa

En la ventana de empresas luego de haber ingresado la información requerida para la creación de
empresa, hacemos clic en el botón “GUARDAR” para iniciar el proceso. El sistema mostrará el siguiente
mensaje de confirmación: “Información grabada con éxito”
Para poder acceder a la empresa debemos acceder en la opción Elección de Empresa

(Contabilidad/General/Elegir Empresa)
VERSIÓN 5.4.4
2. USUARIOS
Permite agregar, modificar y eliminar los usuarios con los que puede trabajar el sistema. Esto con el fin de
controlar el acceso a los diferentes niveles de información con la finalidad de garantizar los datos.
2.1. Ubicación
2.2. Descripción
 Usuario: Corresponde a la descripción del usuario con este nombre podrá acceder al sistema.
 Nombres: Nombres del usuario.
 Apellidos: Apellido paterno y apellido materno del usuario.
 Acceso a Empresas: Para que el usuario tenga derechos de ingreso a una empresa se debe autorizar,
agregándolo a la lista.
 Contraseña: Para crear clave de usuario, se procede haciendo clic en el botón “Contraseña” y
registrar los datos.
2.3. Creación de usuarios

En la ventana de usuarios luego de haber ingresado la información requerida para la creación de usuarios,
hacemos clic en el botón “Guardar”. El sistema mostrará el siguiente mensaje de confirmación:
“Información grabada con éxito”
Nota:
 Para los usuarios nuevos, consignar la misma clave en los tres campos que muestra la imagen
siguiente.
 Para cambio de clave, en el primer campo consignar la clave actual y en los dos siguientes la nueva
contraseña con la finalidad de mantener segura la información de la empresa.
VERSIÓN 5.4.4
3. ROLES Y PERMISOS
Permite asignar permisos a los usuarios para que puedan acceder al sistema y a las empresas designadas
por el administrador. Los permisos se asignan por usuario y por empresas.
3.1. Ubicación
3.2. Descripción
 Usuario: Nombre de usuario al que se va asignar los permisos.

 Empresa: Descripción de la empresa a la que se va a brindar el acceso del usuario anterior.
3.3. Agregar permisos

Para asignar un nuevo permiso hacemos clic en el botón “Nuevo”
En la ventana que se apertura, seleccionar los datos según corresponda y hacemos clic en aceptar.
Modulo: Mantenimiento, Contabilidad, Inventarios, Reportes, Utilitarios, Importar Datos.

Sub modulo: General, Maestros, Parámetros, Utilitarios.
Opción: Usuarios, Roles y permisos, clientes, Proveedores, Analíticos, etc.
VERSIÓN 5.4.4
B. MAESTROS
1. CLIENTES
Permite registrar, modificar y eliminar los clientes con los que la empresa realiza operaciones comerciales.
1.1. Ubicación
1.2. Descripción
 Tipo de persona: Persona natural, Jurídica, sujeto no domiciliado.

 Tipo de documento: Tipo de documento de identidad según Tabla N° 02 – SUNAT.
 Número documento: Número de identificación del cliente DNI, RUC, Carnet de Extranjería, etc.
 Razón social: Nombre, denominación o razón social del cliente.
 Dirección: Domicilio fiscal del cliente.
 Contacto: Persona de contacto con quien se coordina las operaciones comerciales.
Nota:
 Los campos obligatorios en los que se debe ingresar información son los siguientes: Tipo de persona,
Tipo de documento, Número de documento, Razón social y dirección.
 Los campos no mencionados en el párrafo anterior son de uso opcional, puede ser usados de acuerdo
a lo que la empresa crea conveniente. Eje. En referencia 1 se puede ingresar el producto o servicio
que el cliente compra con más frecuencia.
1.3. Crear nuevo cliente

Para crear un nuevo cliente hacemos clic en “Nuevo” para que se habilite los campos de registro. El
sistema permite dos opciones para ingresar un nuevo cliente: ingresando la información de forma manual
o realizando una consulta de “RENIEC” o “SUNAT”
Para el segundo caso ingresamos los datos como se muestra en la imagen y elegimos la opción consulta
“SUNAT”, nos aparecerá el siguiente mensaje “Realizando consulta, por favor espere un
momento…” damos clic en aceptar y esperamos que cargue la información. El tiempo en la consulta
puede variar en función a la capacidad del ordenador, la conexión a internet o la disponibilidad de la
plataforma. Luego de haber registrado los datos, en ambos casos, elegimos la opción “Guardar” para
finalizar el registro.
VERSIÓN 5.4.4
2. PROVEEDORES
Permite registrar, modificar y eliminar los proveedores con los que la empresa realiza operaciones
comerciales.
2.1. Ubicación
2.2. Descripción
 Tipo de persona: Persona natural, Jurídica, sujeto no domiciliado.

 Número documento: Número de identificación del cliente DNI, RUC, Carnet de Extranjería, etc.
 Razón social: Nombre, denominación o razón social del proveedor.
 Dirección: Domicilio fiscal del proveedor.
 Contacto: Persona de contacto con quien se coordina las operaciones comerciales.
Nota:
 Los campos obligatorios en los que se debe ingresar información son los siguientes: Tipo de persona,
Tipo de documento, Número de documento, Razón social y dirección.
 Los campos no mencionados en el párrafo anterior son de uso opcional, puede ser usados de acuerdo
a lo que la empresa crea conveniente. Eje. En referencia 1 se puede ingresar el producto o servicio
que compramos a ese proveedor.
2.3. Crear nuevo proveedor

Para crear un nuevo proveedor hacemos clic en “Nuevo” para que se habilite los campos de registro. El
sistema permite dos opciones para ingresar un nuevo proveedor: ingresando la información de forma
manual o realizando una consulta de “RENIEC” o “SUNAT”
Para el segundo caso ingresamos los datos como se muestra en la imagen y elegimos la opción consulta
“SUNAT”, nos aparecerá el siguiente mensaje “Realizando consulta, por favor espere un
momento…” damos clic en aceptar y esperamos que cargue la información. El tiempo en la consulta
puede variar en función a la capacidad del ordenador, la conexión a internet o la disponibilidad de la
plataforma. Luego de haber registrado los datos, en ambos casos, elegimos la opción “Guardar” para
finalizar el registro.
VERSIÓN 5.4.4
3. ANALÍTICOS
Otras entidades con las que la empresa realiza operaciones y que es necesario mantener un registro de forma
detallada. Eje. Trabajadores.
3.1. Ubicación
3.2. Descripción
 Código: Número de identificación de la entidad, DNI, RUC, Carnet de Extranjería, etc.

 Descripción: Nombre, denominación o razón social de la entidad.
 Tipo de Entidad: Inventario, Trabajador, Otros.
3.3. Crear nueva entidad

Para crear una nueva entidad hacemos clic en “Nuevo” e ingresamos los datos obligatorios como se
muestra en la imagen siguiente y luego elegimos la opción “Guardar” para terminar el registro.
3.4. Modificar entidad

Para modifica una entidad, ingresamos a la ventana “Analíticos”, listamos las entidades desde la opción
“Visor de registros” y desde la lista ubicada a la izquierda de la ventana, seleccionamos el registro a
modificar haciendo doble clic.
Luego de haber actualizado la información, hacemos clic en la opción “Guardar” y esperamos el mensaje
de confirmación.
VERSIÓN 5.4.4
C. PARAMETROS
1. PLAN DE CUENATS
Actualización y mantenimiento del Plan de Cuentas de la empresa. Permite agregar, modificar y eliminar datos
de una cuenta contable.
1.1. Ubicación
1.2. Descripción
 Cuenta Contable: Identifica el código de la Cuenta Contable. Permite ingresar código de hasta 6
dígitos.
 Descripción: corresponde al nombre o nomenclatura completa del código indicado.
 Tipo: Clasificación de la cuenta, se debe indicar si la cuenta pertenece al Activo, Pasivo y Patrimonio,
Resultados por Naturaleza, Resultados por Función, Etc.
 Cuentas Asociadas: Cuentas que el sistema utilizará para realizar el asiento de destino automático.
(Eje. La cuenta 6011 tendrá destino automático; Debe:20111, Haber:6111)
 Cuentas Movimiento: Identifica el Nivel de la cuenta contable (General: 2 dígitos o cuneta principal,
Registro: de 3 a 6 dígitos de acuerdo a las necesidades del usuario, se utilizan en el registro de las
operaciones y deben ser de máximo nivel de detalle). Marcar “Sí”, cuando la cuenta pertenece al nivel
de registro; marcar “No”, cuando la cuenta pertenece al nivel general.
 Balance: Código que identifica el rubro del Estado Financiero en el cual se acumulará los saldos de la
cuenta al momento de generar el reporte del Balance General.
 Función: Código que identifica el rubro del Estado de Resultados Integrales por Función en el cual se
acumulará los saldos de la cuenta al momento de generar el reporte de RIF.
 Naturaleza: Código que identifica el rubro del Estado de Resultados Integrales por Naturaleza en el
cual se acumulará los saldos de la cuenta al momento de generar el reporte de RIN.
Nota:
 El sistema genera asientos automáticos solo si los dos conceptos (Debe y Haber) están con datos.
 En la ventana para elegir cuenta contable (compras, ventas, diario, Etc.), solo se listará las cuentas
que estén con estado activo y cuenta de movimiento marcada la opción “Si”.
1.3. Crear Cuenta Contable

Para crear una nueva cuenta contable, nos ubicamos en la cuenta más próxima (para obtener, de forma
predeterminada, las características para la cuenta que estamos ingresando) y hacemos clic en el botón
“Nuevo”, ingresamos la información en los campos requeridos y elegimos la opción “Guardar”. Nos
mostrará el mensaje de confirmación y en la lista del lado izquierdo de la ventana, nos mostrará la nueva
cuenta registrada.
VERSIÓN 5.4.4
2. TABLAS
Desde esta opción podemos realizar la configuración de Ítems del sistema para cada empresa; contiene tablas
de SUNAT (Tipo de documentos, Entidades Financieras, Documentos de Identidad, Código de Aduana, Etc.)
y tablas internas del sistema (Áreas de caja, Centro de costos, Almacenes, Categorías, Etc.), para empezar
a ingresar información en el módulo contable, se debe revisar cada una de ellas y adaptarlas de acuerdo a
las necesidades y características de cada empresa.
2.1. Ubicación
2.2. Descripción
 Tablas: Lista de tablas habilitadas para la versión del sistema, Muestra el código y descripción de cada
tabla. Para visualizar la información completa, seleccionamos la tabla y hacemos clic en el botón
“Actualizar”. El nombre de la tabla no es editable.
 Lista Ítem: Cada tabla está conformada por ítems que los podemos visualizar, al seleccionar una tabla,
en la lista izquierda de la ventana. La mayoría de las tablas, al crear una nueva empresa, viene
configurado de forma predeterminada, sin embargo, cada ítem es editable para que el usuario pueda
realizar los cambios que estime conveniente.
Nota: Para agregar o modificar un ítem, debemos revisar los registros existentes y seguir la misma
lógica y secuencia, considerando que éstos datos, determinan el ingreso de información en el módulo
contable y los reportes respectivos.
VERSIÓN 5.4.4
3. FORMATO ESTADOS FINANCIEROS

Actualización y mantenimiento de los rubros para los Estados Financieros
3.1. Ubicación
3.2. Descripción
 Activo: Son los rubros que conforman el Activo en el Estado de Situación Financiera, su código está
antepuesto por la letra A.
 Pasivo y Patrimonio: Son los rubros que conforman el Pasivo y Patrimonio en el Estado de Situación
Financiera, su código está antepuesto por la letra P.
 Función: Son los rubros que conforman el Estado de Resultados Integrales por Función, su código
está antepuesto por una letra F.
 Naturaleza: Son los rubros que conforman el Estado de Resultados Integrales por Naturaleza, su
código está antepuesto por una letra N.
 Flujo de Efectivo: Son los rubros que conforman el Estado de Flujos de Efectivo, su código está
antepuesto por una letra E.
 Código: El código está conformado por 4 caracteres, de los cuales el primer carácter es una letra de
acuerdo al Estado Financiero al que pertenece y los tres dígitos siguientes correlativo de rubro. Tres
“000” significan cabecera de grupo y “999” el pie o total de ese grupo.
 Descripción: Descripción completa de rubro. Máximo 100 caracteres.
Nota:
 Si desea cambiar la definición de los nombres de los rubros, seleccionar el rubro con doble clic y
modificar los datos en los campos ubicados en la parte superior de la primera lista.
 En la segunda lista se mostrará las cuentas que conforman el rubro seleccionado, las mismas que se
pueden quitar o agregar desde mantenimiento/plan contable.
VERSIÓN 5.4.4
4. OPCIONES DEL SISTEMA

Actualización y mantenimiento de parámetros del sistema. Permite agregar, modificar y eliminar datos y
configuraciones predeterminados que se usan para facilitar el ingreso de información en el módulo contable.
4.1. Ubicación
4.2. Descripción
 Registros Contables: Permite realizar la configuración de libros (Compras, Ventas, honorarios, Etc.),
definir cuentas contables para ingreso de información de forma automática (Cuenta de cobro, Cuenta
de pago, Etc.). Se recomienda no manipular el código de libros que viene de forma predeterminada en
el sistema. En el caso de las cuentas contables actualizar de acuerdo al plan contable que se está
trabajando, utilizar cuentas a nivel de registro.
 Impuestos: Actualizar porcentajes de tributos (IGV, Percepciones, Retenciones, ISC, entre otros), así
como las cuentas contables asociada a cada tributo.
 Inventario: Permite definir parámetros para el ingreso de información en el módulo de inventarios
(Transferencias automáticas, devoluciones automáticas).
D. UTILITARIOS
 Imprimir: Genera una vista preliminar de un reporte que deseemos imprimir y nos permite realizar las
configuraciones respectivas como orientación de página, márgenes, encabezados, Etc.
 Exportar a Excel: Permite Exportar un reporte generado a una hoja de cálculo.
 Exportar a Pdf: Permite Exportar un reporte generado a un archivo de formato Pdf.
VERSIÓN 5.4.4
II. CONTABLIDAD
A. GENERAL
1. ELEGIR EMPRESAS
El sistema está diseñado para trabajar múltiples empresas, por lo que cuenta con esta opción para seleccionar
la empresa en la que se va a procesar información. El formulario muestra el listado de empresas registradas
en el sistema y que han sido asignadas al usuario.
Para “ELEGIR” una empresa, seleccionamos una empresa de la lista y damos clic en “Aceptar”, el sistema
valida el acceso y se conecta a la base de datos de la empresa seleccionada.
De no haber problemas en la conexión podremos ver la empresa que estamos trabajando en la parte superior
de la Pantalla, de lo contrario se mostrará el siguiente mensaje "Error en la conexión". Esto significa que el
sistema no encontró una base de datos válida para la empresa seleccionada.
2. PERIODO DE TRABAJO
Luego de haber seleccionado una empresa se mostrará de forma automática una ventana para elegir el
periodo en el que vamos a trabajar.
Para “ELEGIR” un periodo, seleccionamos el Ejercicio, el Periodo y damos clic en aceptar. Podemos ver el
periodo en el que estamos trabajando en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Nota: El sistema utiliza 16 meses para controlar el proceso contable en forma completa.
Mes 00: Apertura, ingreso del asiento inicial o de apertura.
Mes 01-12: Meses en los que se registran las operaciones de enero a diciembre. De ellos se obtienen los
saldos contables y Estados Financieros.
Mes 13: Ajustes, mes en el cual se registran los asientos de ajustes a los Estados financieros.
Mes 14: Clase 8, es el mes en el que se saldan o cancelan las cuentas de resultados con las cuentas de la
clase 8. En este mes se registran los cálculos de participaciones, Impuesto a la Renta, reservas.
Mes 15: Reversión, último mes en el cual se saldan o cancelan las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio.
VERSIÓN 5.4.4
3. TIPO DE CAMBIO
Es obligatorio ingresar el tipo de cambio en las fechas que se realiza operaciones en moneda extranjera.
Para agregar el tipo de cambio podemos hacerlo de dos formas, ingresar los datos de forma manual o ingresar
la fecha y realizar la consulta directo de la página de Sunat.
B. LIBROS CONTABLES
1. REGISTRO DE COMPRAS
1.1. Ubicación
VERSIÓN 5.4.4
1.2. Descripción
 Tipo de afectación: Clasificación de la operación según el formato del Registro de Compras

establecido por la Administración Tributaria.
 Tipo de Bien: Clasificación de los bienes y servicios adquiridos según Tabla N° 30 – SUNAT.
 Tipo de compra: Compra interna (Para operaciones con sujetos domiciliados dentro del territorio
nacional), Compra externa (Para Operaciones con sujetos no domiciliados en el país).
 Establecimiento: Para operaciones con inventario, elegir el establecimiento en donde se registrará el
ingreso de productos.
 R.U.C: Número de Ruc del proveedor que genera la operación, se puede ingresar de forma manual o
con la tecla “F5” para visualizar una lista y seleccionar un proveedor registrado en la base de datos.
 Tipo documento: Tipo de documento a registrar, elegir código de acuerdo a la Tabla N° 10 – SUNAT.
 Serie y Numero: Serie y número del documento que sustenta la operación.
 Fecha de emisión: Fecha de emisión del documento.
 Fecha de vencimiento: fecha de vencimiento del documento en caso de que este la tenga. El dato
debe ser igual o posterior a la fecha de emisión.
 DUA o DSI: Año de emisión de la Declaración Única de Aduanas o Declaración Simplificada de
importación, registrar un número mayor a 1981.
 Estado: Estado de la operación para efectos de Libros Electrónicos, el sistema valida y genera de forma
automática el estado de operación, al ingresar la fecha de emisión del documento.
 Moneda: Tipo de monea en la que se registrará la operación.
 Tipo de cambio: Tipo de cambio aplicable a la operación. El tipo de cambio debe ingresarse antes de
registrar el documento.
 Centro de costos: Elegir el código del centro de costos al que afectará los montos de la operación.
 Kardex: Marcar si está ingresando una operación que controla inventario, una vez marcado se habilitará
la opción para indicar si es una operación que adiciona o incluye el Impuesto (IGV), antes de ingresar
cuentas o ingresar productos debe verificar los importes del documento a fin de marcar la opción
correcta.
 Cuentas contables: Si la opción “Kardex” está desmarcado, el sistema habilitará las opciones para
ingresar un asiento contable para lo cual debe completa los siguientes datos:
- Código: Código de cuenta contable, ingresar de forma manual o con la tecla “F5 visualizar una lista
de las cuentas disponibles para seleccionar una de ellas y pasar al asiento. Antes de registrar un
asiento se debe ingresar las cuentas en Mantenimiento/Plan de Cuentas.
- Descripción: Glosa o descripción de la operación, esta glosa se genera por defecto con el número
de RUC del proveedor más el tipo, serie y numero de documento.
- D/H: Ingresar D (Debe) o H (haber).
- Importe: Importe del ítem a registrar según la cuenta contable correspondiente.
- Costo: Centro de costos del Ítem.
VERSIÓN 5.4.4
- Afecto: Considerar G (Ítem gravado con el IGV), N (ítem no gravado con el IGV), V (si el ítem
corresponde a IGV), P (percepciones), R (retenciones), O (otros importes que no forman parte de la
base imponible), T (para el importe total del documento) y D (si el ítem es parte de una cuenta de
destino). Los campos de la parte inferior del asiento contable, se completará de acuerdo a las
opciones seleccionadas. Del mismo modo lo hará las sumas del Debe y el Haber.
 Ítems inventario: Si la opción “Kardex” está marcado, el sistema habilitará las opciones para ingresar
una lista de productos para lo cual se debe completa los siguientes campos:
- Código: Código del producto, ingresar de forma manual o con la tecla “F5 visualizar una lista de los
productos disponibles para seleccionar uno de ellos. Antes de ingresar productos al almacén se debe
ingresar los productos en Inventario/Catálogo de productos.
- Descripción: Descripción del producto, se genera de forma automática al ingresar el código del
producto.
- Cantidad: Cantidad del producto a registrar.
- C. Unitario: Costo unitario del producto.
- Total: Importe total del ítem (Cantidad x Costo Unitario)
 Forma de pago: Permite elegir la forma de pago del documento: Contado (cancela el documento
generando un registro en el libro de caja de forma automática), Crédito (actualiza el estado de cuenta
del proveedor, generando una cuenta por pagar)
VERSIÓN 5.4.4
2. REGISTRO DE VENTAS
2.1. Ubicación
2.2. Descripción
 Tipo de afectación: Clasificación de la operación según el formato del Registro de Ventas establecido
por la Administración Tributaria.
 Tipo de venta: Venta interna (Para operaciones con sujetos domiciliados dentro del territorio nacional),
Venta externa (Para Operaciones con sujetos no domiciliados en el país).
 Establecimiento: Para operaciones con inventario, elegir el establecimiento en donde se registrará la
salida de productos.
 R.U.C: Número de Identidad del Cliente con quien se genera la operación, se puede ingresar de forma
manual o con la tecla “F5” para visualizar una lista y seleccionar un cliente registrado anteriormente.
 Tipo documento: Tipo de documento a registrar, elegir código de acuerdo a la Tabla N° 10 – SUNAT.
 Serie y Numero: Serie y número del documento que sustenta la operación.
 Número final: Número final de boleta de venta o ticket de máquina registradora en el caso que opte
por consolidar las operaciones por fechas.
 Fecha de emisión: Fecha de emisión del documento.
 Fecha de vencimiento: fecha de vencimiento del documento en caso de que este la tenga. El dato
debe ser igual o posterior a la fecha de emisión.
 Kardex: Marcar si está ingresando una operación que controla inventario, una vez marcado se habilitará
la opción para indicar si es una operación que adiciona o incluye el Impuesto (IGV), antes de ingresar
cuentas o ingresar productos debe verificar los importes del documento a fin de marcar la opción
correcta.
 Cuentas contables: Si la opción “Kardex” está desmarcado, el sistema habilitará las opciones para
ingresar un asiento contable para lo cual debe completa los siguientes datos:
VERSIÓN 5.4.4
- Descripción: Glosa o descripción de la operación, esta glosa se genera por defecto con el número
de RUC del proveedor más el tipo, serie y numero de documento.
- D/H: Ingresar D (Debe) o H (haber).
- Costo: Centro de costos del Ítem.
- Afecto: Considerar G (Ítem gravado con el IGV), N (ítem no gravado con el IGV), V (si el ítem
corresponde a IGV), P (percepciones), O (otros importes que no forman parte de la base imponible)
y T (para el importe total del documento). Los campos de la parte inferior del asiento contable, se
completará de acuerdo a las opciones seleccionadas. Del mismo modo lo hará las sumas del Debe y
el Haber.
 Ítems inventario: Si la opción “Kardex” está marcado, el sistema habilitará las opciones para ingresar
una lista de productos para lo cual se debe completa los siguientes campos:
- Código: Código del producto, ingresar de forma manual o con la tecla “F5 visualizar una lista de los
productos disponibles para seleccionar uno de ellos. Antes de ingresar productos al almacén se debe
ingresar los productos en Inventario/Catálogo de productos.
- Descripción: Descripción del producto, se genera de forma automática al ingresar el código del
producto.
- Cantidad: Cantidad del producto a registrar.
- C. Unitario: Costo unitario del producto.
- Total: Importe total del ítem (Cantidad x Costo Unitario)
 Forma de pago: Permite elegir la forma de pago del documento: Contado (cancela el documento
generando un registro en el libro de caja de forma automática), Crédito (actualiza el estado de cuenta
del cliente, generando una cuenta por cobrar.
3. LIBRO CAJA Y BANCOS

3.1. Ubicación
3.2. Descripción
VERSIÓN 5.4.4
 N° de cuenta: Código de la cuenta contable asociada a la cuenta bancaria de la empresa, para agregar
una nueva cuenta bancaria ingresamos en Mantenimiento/ Tablas / Cuentas Bancarias.
 Ingreso, Egreso: Determina el movimiento de la operación.
 Entidad: Número de Identidad de la entidad con quien se genera la operación, se puede ingresar de
forma manual o con la tecla “F5” para visualizar una lista y seleccionar un dato registrado.
 Documento asociado: Tipo, Serie y Número del documento asociado que se va a cancelar. Con la
tecla “F5” obtendremos una lista de documentos pendientes de cobro o pago.
 Fecha: Fecha de emisión del documento que sustenta la operación.
 Establecimiento: Establecimiento al que afectará los cobros o pagos realizados.
 Medio de pago: Ingresar el medio de pago utilizado en la operación bancaria, según la Tabla N° 01.
 N° Operación: Número de transacción bancaria, número de documento sustentatorio o número de
control interno de la operación bancaria
 Cuenta asociada: Código de la cuenta contable asociada a la operación.
 Flujo Efectivo: Rubro del estado de flujo de efectivo en el que se acumulará el importe de la operación.
 Glosa: Glosa o descripción de la operación bancaria.
 Importe: Importe total del documento que sustenta la operación.
 Genera asiento: Marcar ésta opción si es una operación que genera un asiento contable de lo contrario
dejara desmarcada (Eje. Para ingresar el asiento de apertura de cada año)
 Asiento contable:
- Código: Código de cuenta contable, ingresar de forma manual o con la tecla “F5 generar una lista
- Moneda: Tipo de moneda en el que se registra el ítem.
- Tipo de Cambio: Tipo de cambio aplicable al ítem.
- D/H: Ingresar D (Debe) o H (haber) según corresponda.
- Costo: Centro de costos al que afectará Ítem a ingresar.
- Analítico: Obligatorio si la cuenta contable corresponde a una cuenta por cobrar o por pagar. Con la
tecla “F5” podemos selecciones un analítico y posteriormente el número de documento que vamos
a cancelar.
- Glosa: Glosa o descripción del ítem, esta glosa se genera por defecto al ingresar la glosa general de
la operación, opcionalmente puede ser modificado por el usuario.
Nota: Para poder grabar la operación no debe existir diferencia entre las sumas del Debe y el Haber.
VERSIÓN 5.4.4
4. LIBRO DIARIO
4.1. Ubicación
4.2. Descripción
 Libro: Código de libro del que proviene el asiento contable. Para modificar un asiento éste debe hacerse
desde el formulario en el que se ingresó la operación, por ejemplo, los asientos del libro 200 (Compras)
deben ser modificado desde el formulario de compras.
 N° Registro: Número de registro o Cuo de la operación, la estructura es la siguiente: 20010-0010 (200=
Código de Libro, 10=Mes de trabajo, 0010=correlativo de la operación mensual).
 Glosa: Glosa o descripción de la naturaleza de la operación registrada.
 Fecha Emisión: Fecha de emisión del documento que sustenta la operación.
 Fecha Contable: Fecha que en la que se está registrando el asiento contable, el sistema genera una
fecha, el último día del mes de trabajo, de forma automática y de forma opcional el usuario puede
modificarlo.
 Asiento Contable:
- Moneda: Tipo de moneda en el que se registra el ítem.
- Tipo de Cambio: Tipo de cambio aplicable al ítem.
- D/H: Ingresar D (Debe) o H (haber) según corresponda.
- Costo: Centro de costos al que afectará Ítem a ingresar.
VERSIÓN 5.4.4
- Analítico: Obligatorio si la cuenta contable corresponde a una cuenta por cobrar o por pagar. Con la
tecla “F5” podemos selecciones un analítico y posteriormente el número de documento que vamos
a cancelar.
- Glosa: Glosa o descripción del ítem, esta glosa se genera por defecto al ingresar la glosa general de
la operación, opcionalmente puede ser modificado por el usuario.
Nota: Para poder grabar la operación no debe existir diferencia entre las sumas del Debe y el Haber.
 Lista: Desde el botón “Visor” podemos cargar y visualizar la lista de asientos registrados en el sistema
y realiza búsquedas por libro o número de registro.
 Impresión de voucher: Desde el botón “Imprimir” (Imagen anterior), podemos generar e imprimir un
voucher de contabilidad que sustenta el registro de la operación en el sistema contable.
VERSIÓN 5.4.4
5. CUENTAS POR COBRAR Y POR PAGAR

5.1. Ubicación
5.2. Descripción
 Reporte 1: Reporte general de cuentas por cobrar y por pagar. Si ingresamos un dato en el campo
analítico, el sistema genera el estado de cuenta del analítico ingresado; si dejamos en blanco el campo
analítico, el sistema genera un reporte de todas las cuentas pendientes de pago a la fecha en la que se
está realizando la consulta y los totaliza por código de cuenta contable.
 Reporte 2: Reporte por documento, permite generar un estado de cuenta detallado por tipo de
documento y analítico. Para procesar la información debemos ingresar un dato en el campo analítico
(“F5” para visualizar lista), realizar la consulta y seleccionar, en la lista de la derecha, el documento del
que deseamos consultar sus movimientos.
VERSIÓN 5.4.4
6. ESTADÍSTICAS
6.1. Ubicación
6.2. Descripción
Esta opción permite generar un reporte de saldos acumulados por clientes (ventas) o proveedores
(compras y honorarios). Cuenta con opciones para generar reportes por rango de periodos y
establecimientos y a la vez ordenar los datos por entidad o importe total.
7. CIERRE CLASE 8
7.1 Ubicación
7.2. Descripción
Este proceso solo se puede realizar en el mes 14 (clase 8). El sistema genera al 31/12 los saldos
intermediarios de gestión, cada importe (saldo) es ubicado en la columna (Debe, Haber) que corresponde
en el proceso de cierre contable y a la vez es identificado con un número. El número nos indica el asiento
que vamos a registrar en el libro diario, por ejemplo, con todos los saldos que sean identificados con el
N° 1 se realizará un asiento contable por la determinación del margen comercial. Los asientos se pueden
ingresar de dos formas: de forma manual por medio del formulario Diario (contabilidad/ Diario) o de forma
masiva (Importar datos/ Asientos Diario).
VERSIÓN 5.4.4
8. CIERRE REVERSIÓN
7.3. Ubicación
7.4. Descripción
Este proceso solo se puede realizar en el mes 15 (reversión). El sistema genera al 31/12 los saldos del
Activo, Pasivo y Patrimonio, cada importe (saldo) es ubicado en la columna (Debe, Haber) que
corresponde en el proceso de cierre contable y a la vez es identificado con un número. El número nos
indica el asiento que vamos a registrar en el libro diario. El asiento se puede ingresar de dos formas: de
forma manual por medio del formulario Diario (contabilidad/ Diario) o de forma masiva (Importar datos/
Asientos Diario). N°10 Por el Activo, Pasivo y Patrimonio al cierre del Ejercicio.
VERSIÓN 5.4.4
III. UTILITARIOS
1. CONSISTENCIA DE DATOS
1.1. Ubicación
1.2. Descripción
La opción de consistencia de datos nos permite validar la contabilidad.
 Consistencia general: valida la contabilidad y genera un reporte de los asientos contables de manera general
que no cumplen con el principio de partida doble (asientos con diferencia entre debe y haber).
 Consistencia destino de cuentas: valida la contabilidad y genera un reporte de los asientos contables con
cuentas de gasto que no tienen ingresado el asiento por destino del costo o gasto respectivamente.
 Consistencia centro de costos: valida la contabilidad y genera un reporte de los asientos contables que no
cumplen con el principio de partida doble por centro de costos.
La validación de la información contable, en ambos casos, se puede realizar por mes independiente o por todos los
meses en su conjunto.
2. MANTENIMIENTO DE DATOS
2.1. Ubicación
2.2. Descripción
Esta opción nos permite realizar el mantenimiento de la base de datos de la empresa. Se puede realizar de forma
individual o de manera conjunta. El botón “Reparar” restructura las tablas de la base de datos y el botón “Eliminar”
reinicia la base de datos (el proceso es irreversible).
VERSIÓN 5.4.4
3. APERTURA DE PERIODOS
3.1. Ubicación
3.2. Descripción
Para ingresar operaciones en un periodo determinado, previamente éste debe ser aperturado y tener estado
“Abierto”; De no estar aperturado al momento de grabar información en cualquiera de los Módulos de Registro se
mostrará el siguiente mensaje “El Periodo no está Aperturado”. En el caso de estar aperturado, pero con estado
“Cerrado” se mostrará el siguiente mensaje “El Periodo Está Cerrado” y no se podrá grabar información.
 Para “Aperturar” un periodo, simplemente ingresamos el año, seleccionamos el mes, marcamos el check de
estado y aceptar, el sistema guarda la información y lo muestra en la lista de la Izquierda como se muestra en la
imagen.
 Para “Cerrar” un periodo, seleccionamos haciendo clic sobre la lista, demarcamos el check de estado y clic en
aceptar, el sistema actualiza la información y ahora mostrará el periodo como cerrado.
 Para “Eliminar” un periodo, nos ubicamos en el registro que deseamos eliminar y pulsamos la tecla “Supr”
4. GENERAR BACKUP
4.1. Ubicación
4.2. Descripción
Para generar un backup, se debe considerar los siguiente:

 Que los usuarios, excepto el que va a realizar el proceso, no se encuentren trabajando en el sistema.
 El sistema, de forma automática, genera un nombre considerando la base de datos y la fecha actual, de forma
opcional el usuario puede modificar el nombre.
 Marcar la opción “comprimir archivo”, para que se genere un backup en un archivo comprimido (archivo.zip).
 Los archivos de backup generados se almacenan en la siguiente ruta: C:\SMARTCONT\Data\Backup.
VERSIÓN 5.4.4
5. RESTAURAR BACKUP
5.1. Ubicación
5.2. Descripción
Al restaurar un backup, se debe considerar que se perderá, de forma irreversible, la información ingresada en la
base de datos actual. Una vez recibido el mensaje de confirmación de que la operación se ha realizado con éxito,
debemos refrescar la conexión, para esto nos dirigimos a “Inicio” y en el icono de empresas volvemos a seleccionar
la empresa a la cual se ha restaurado la data.
6. COPIAR BASE DE DATOS

6.1. Ubicación
6.2. Descripción
Esta opción nos permite copiar la data de una empresa que ya se ha registrada en el sistema y se ha realizado las
configuraciones en los diferentes módulos. Este proceso tiene como finalidad ahorrarle tiempo al usuario al realizar
la configuración de una nueva empresa.
Sigue los siguientes pasos para copiar una base de datos de forma correcta:
 Crear la empresa nueva desde mantenimiento/ empresas, asignar un nombre a la data.
 En el formulario restaurar base de datos, selecciona la data a copiar y asigna el mismo nombre de la data
creada en el paso anterior.
 Al dar clic en el botón “Aceptar”, el sistema mostrará el mensaje indicando si desea continuar con el proceso
y al darle en continuar, el sistema nos indicará que “el archivo ya existe, desea sobrescribirlo” a lo cual le
decimos que sí, de esta forma ya tendremos la nueva empresa configurada con las opciones al igual que la
empresa de la copio la base de datos.
VERSIÓN 5.4.4

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SISTEMA CONTABLE

MANUAL DEL USUARIO

SISTEMA CONTABLE FINANCIERO SMARTCONT

NUEVO: Permite el ingreso de un nuevo dato.

GUARDAR: Permite grabar los datos ingresados en el formulario.

ACTUALIZAR: Permite modificar un dato ya ingresado.

ELIMINAR: Permite eliminar un dato ya grabado.

CANCELAR: Permite reiniciar (limpiar) los campos de la ventana activa.

VISOR: Permite listar en pantalla los datos ingresados.

REPORTE: Permite generar un reporte para impresión de los datos grabados.

IMPRIMIR: Permite imprimir los datos seleccionados.

AGREGAR: Habilita la ventana para ingresar un nuevo registro.

EDITAR: Selecciona un registro para ser modificado.

ACEPTAR: Permite continuar con el proceso seleccionado.

BUSCAR: Permite buscar un dato ya sea por código o descripción.

SALIR: Permite cerrar la ventana activa.

UTILIZACIÓN DEL TECLADO

UTILIZACIÓN DEL MOUSE

1.3. Creación de Empresa

Para poder acceder a la empresa debemos acceder en la opción Elección de Empresa

2.3. Creación de usuarios

 Usuario: Nombre de usuario al que se va asignar los permisos.

3.3. Agregar permisos

Modulo: Mantenimiento, Contabilidad, Inventarios, Reportes, Utilitarios, Importar Datos.

 Tipo de persona: Persona natural, Jurídica, sujeto no domiciliado.

1.3. Crear nuevo cliente

 Tipo de persona: Persona natural, Jurídica, sujeto no domiciliado.

2.3. Crear nuevo proveedor

 Código: Número de identificación de la entidad, DNI, RUC, Carnet de Extranjería, etc.

3.3. Crear nueva entidad

3.4. Modificar entidad

1.3. Crear Cuenta Contable

3. FORMATO ESTADOS FINANCIEROS

4. OPCIONES DEL SISTEMA

 Tipo de afectación: Clasificación de la operación según el formato del Registro de Compras

3. LIBRO CAJA Y BANCOS

5. CUENTAS POR COBRAR Y POR PAGAR

Para generar un backup, se debe considerar los siguiente:

6. COPIAR BASE DE DATOS

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