Combinar Correspondencia en Word

Combinar Correspondencia
Cómo Combinar Correspondencia en Word

 Capacitación gratis en Word
Si se tiene una larga lista de nombres y direcciones a quienes se necesita enviar cartas, el
proceso Combinar correspondencia combina un documento de Word con una fuente de
información para crear rápidamente cartas personalizadas.
Definiciones de Combinar Correspondencia

(Documento principal) Es un documento que contiene la información
Documento que es igual para cada documento combinado. El documento inicial
Inicial contiene el campo de nombres para la información variante, como
nombres y direcciones que serán insertados.
Es un archivo que contiene la información para ser insertada en el
documento principal durante una combinación de correspondencia. Por
Fuente de Datos o
ejemplo, cuenta con registros que contienen los nombres y direcciones
Lista de
de las personas a quienes se envía una carta de correo combinado.
Destinatarios
Hojas de cálculo de Excel, bases de datos de Access o tablas de
documentos de Word son buenos ejemplos de fuentes de datos.
Campo Una categoría de datos que almacena una pieza de información
específica. Por ejemplo, el campo «Apellido» solo contendría apellidos
de las personas.
Un registro es un conjunto de campos de datos que se relaciona solo
con un elemento o persona. Por ejemplo, un solo registro incluiría el
Registro
primer nombre y apellidos, dirección, número telefónico y fecha de
nacimiento de una persona.
Un campo combinado es donde se desea insertar la información de una
Campo fuente de datos en el documento principal. Los campos combinados
Combinado aparecen entre comillas angulares rodeándolos. Un ejemplo sería:
Estimado «PrimerNombre».
Un grupo de campos combinados que forman una dirección en un
correo de documento combinado. Por ejemplo, una sola dirección se
Bloque de forma de un nombre, calle, ciudad, estado y código postal. Word
Direcciones puede insertar automáticamente todos los campos adecuados de
dirección de una vez, así que no es necesario insertar los cinco o seis
campos uno mismo.
Grupo de campos combinados que forman la línea de saludo en un
documento de correo combinado, tal como “Estimado Sr. González”
Línea de Saludo Word puede insertar automáticamente todo el texto de saludo, título y
campos de nombres adecuados de una vez, así que no es necesario
insertar el texto ni los campos combinados requeridos uno mismo.
La fuente de datos de información es almacenada en una tabla. La
primera fila de la tabla es el título de la fila y contiene los campos de
Título de Fila
nombres para la fuente de información. Por ejemplo, PrimerNombre,
Apellido y Dirección, con títulos de filas.
Establecer y Elegir un Tipo de Documento
Para comenzar el proceso de combinar correo, primero es necesario elegir qué tipo de
documento se desea crear.
1. Hacer clic en la pestaña Correspondencia.

2. Hacer clic en el botón Iniciar combinación de correspondencia.
3. Seleccionar Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia.
El panel Combinar correspondencia aparece a la derecha, listo para guiarnos por la

combinación de correspondencia.
4. Seleccionar un tipo de documento a crear.

5. Hacer clic en Siguiente: Inicie el documento.
El asistente para Combinar correspondencia avanza al siguiente paso.
Seleccionar un Documento
Este paso siguiente es para seleccionar un documento inicial.
1. Seleccionar un documento inicial.
Es posible utilizar el documento actual como base para la combinación de

correspondencia, o es posible seleccionar una plantilla o documento existente.
2. Hacer clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios.

El Asistente para combinar correspondencia avanza al paso 3.
Seleccionar Destinatarios
Ahora, es necesario elegir de donde se obtendrá la lista de direcciones. Este ejemplo usa
una lista existente de una base datos, pero es posible seleccionar contactos de Outlook o
crear manualmente una lista propia.
1. Seleccionar Utilizar una lista existente.

2. Hacer clic en Examinar.
3. Seleccionar un archivo de datos.
Un archivo de datos de combinación de correspondencia puede encontrarse en una

base de datos como una hoja de cálculo de Excel, otro documento de Word u otro
tipo de archivos de datos.
4. Hacer clic en Abrir.

El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia muestra las
direcciones que serán usadas. Si se utiliza una hoja de cálculo de Excel como fuente
de datos, es posible se solicite seleccionar una hoja de cálculo que contenga las
direcciones.
Si hay una dirección que no se desea utilizar, puede desactivarse.
5. Asegurarse de que los destinatarios correctos estén seleccionados y hacer clic en

Aceptar.
6. Hacer clic en Siguiente: Escriba la carta.
Escribir la Carta
Después de que se configura el documento principal, y la lista de destinatarios está

conectada y editada, es posible insertar los campos combinados en el documento. Los
campos combinados son marcadores en el documento para información única de la lista de
destinatarios.
Cuando se pone un campo combinado en el documento principal, la información de ese

campo aparecerá en el documento que es único para ese destinatario.
1. Hacer clic donde se desea que aparezca la información.

2. Seleccionar una de las opciones de los marcadores.
Es posible agregar campos combinados desde el asistente o desde el grupo Escribir
e insertar campos en la cinta de opciones.
o Bloque de direcciones:Esta es una combinación de campos para insertar los

nombres y direcciones de los destinatarios.
o Línea de saludo:Esta es una combinación de campos para insertar el
nombre del destinatario en la línea de saludo.
o Insertar campo combinado:Al hacer clic en este botón aparece una lista de
campos adicionales combinados que se pueden insertar.
3. Personalizar el marcador.
4. Hacer clic en Aceptar.
5. Es opcional, repetir pasos para agregar cada campo combinado que se desea incluir.
6. Hacer clic en Siguiente: Vista previa de las cartas.
Vista Previa de la Correspondencia Combinada
En ocasiones, es útil ver como se ven los datos una vez que se han insertado en un
documento, en vez de solo ver los campos combinados de nombres.
Es posible tener una vista previa de la correspondencia combinada antes de terminarla. Esto
es recomendado para asegurarnos que los resultados aparezcan como se desea.
1. Usar los botones de flechas en el panel Combinar correspondencia para tener una
vista previa del documento.
También es posible usar los botones de fflechas en el grupo Vista previa de

resultados en la cinta de opciones.
Hacer clic en el botón Buscar destinatario en el grupo Vista previa de resultados o

en el panel para Combinar correspondencia para buscar un destinatario específico.
2. Hacer clic en Siguiente:Complete la combinación.

El Asistente para combinar correspondencia avanza al paso final.
Completar la Combinación
Una vez que se ha agregado la lista de destinatarios y llenado un documento con campos
combinados, el último paso es terminar la combinación haciendo una versión separada del
documento
Hay un par de formas para terminar con la combinación de correspondencia:
 •Editar documentos individuales:Pone los resultados de la correspondencia

combinada en un nuevo documento. Se es libre de editar los resultados de la
correspondencia combinada, y guardarlos e imprimirlos, como con cualquier otro
documento
 Imprimir Documentos:Combina los registros y los envía directamente a la
impresora.
1. Seleccionar la opción que se desea usar para terminar de combinar la

correspondencia.
También es posible hacer clic en el botón Finalizar & combinar en la cinta de

opciones.
También se tiene la opción de elegir cuáles registros combinar. Es posible combinar
todos los registros en la lista, solo el registro actual mostrado o un rango específico.
2. Seleccionar los registros que se desean combinar.

3. Hacer clic en Aceptar.
Word combina los documentos principales y la información de la fuente de datos en un

nuevo documento de Word, o lo combina y envía a la impresora, basado en la opción que
se elija.

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Definiciones de Combinar Correspondencia

Establecer y Elegir un Tipo de Documento

1. Hacer clic en la pestaña Correspondencia.

El panel Combinar correspondencia aparece a la derecha, listo para guiarnos por la

4. Seleccionar un tipo de documento a crear.

Este paso siguiente es para seleccionar un documento inicial.

1. Seleccionar un documento inicial.

Es posible utilizar el documento actual como base para la combinación de

2. Hacer clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios.

1. Seleccionar Utilizar una lista existente.

Un archivo de datos de combinación de correspondencia puede encontrarse en una

4. Hacer clic en Abrir.

Si hay una dirección que no se desea utilizar, puede desactivarse.

5. Asegurarse de que los destinatarios correctos estén seleccionados y hacer clic en

Después de que se configura el documento principal, y la lista de destinatarios está

Cuando se pone un campo combinado en el documento principal, la información de ese

1. Hacer clic donde se desea que aparezca la información.

o Bloque de direcciones:Esta es una combinación de campos para insertar los

Vista Previa de la Correspondencia Combinada

También es posible usar los botones de fflechas en el grupo Vista previa de

Hacer clic en el botón Buscar destinatario en el grupo Vista previa de resultados o

2. Hacer clic en Siguiente:Complete la combinación.

Hay un par de formas para terminar con la combinación de correspondencia:

 •Editar documentos individuales:Pone los resultados de la correspondencia

1. Seleccionar la opción que se desea usar para terminar de combinar la

También es posible hacer clic en el botón Finalizar & combinar en la cinta de

2. Seleccionar los registros que se desean combinar.

Word combina los documentos principales y la información de la fuente de datos en un

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