SHAREPOINT

¿Qué es SharePoint?
SharePoint es una herramienta diseñada por Microsoft para la gesti ón documental
y el trabajo en equipo. Está formada por una serie de productos y elementos
de soft ware que incluye funciones de colaboración, módulos de administración de
procesos, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de documentos.
Para la gesti ón documental , basándose en permisos, permite:
Almacenar, organizar y comparti r información desde cualquier dispositi vo.
Acceder a dicha información rápidamente y de manera segura.
Control de versiones.
Crear documentos de Microsoft Offi ce y guardarlos directamente en SharePoint.
Protección de contenido confi dencial con permisos en el nivel del documento.
Acceso a documentos sin conexión a internet.
Igualmente, permite otras funcionalidades para el trabajo en equipo como:
Crear espacios o siti os web (incluso ‘subsiti os’ dentro del mismo espacio) para el
trabajo en grupo, donde colaborar, comparti r contenidos y organizar el trabajo
mediante calendarios, tareas asociadas a usuarios, etc.
Extranet para comparti r archivos de gran tamaño.
Colaboración y comunicación online entre equipos.
Comparti r actualizaciones de estado e información detallada personal con
compañeros de trabajo.
Mantener a los equipos sincronizados.
Mantenerse al día de la información y las noti cias de la insti tución.
Comunicación en ti empo real con los compañeros.

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Pantalla de inicio de SharePoint
Para acceder a SharePoint es necesario disponer del correo electrónico de la B-
More y entrar en el siguiente enlace:
htt p://portal.offi ce.com o htt p://www.offi ce.com

Pantalla principal: Crear siti o, Noti cias de siti os, Siti os Frecuentes, Menú lateral
izquierdo: Buscar, Siti os que se siguen, Reciente
La página principal de SharePoint es el lugar donde buscar siti os de SharePoint,
leer noti cias y buscar contenido.
En Noti cias de siti os, se resaltan las actualizaciones de los siti os que se
siguen o se visita con frecuencia.
En Siti os frecuentes, se muestran los siti os más visitados y la acti vidad reciente.
Sugeridos aparece en función de las búsquedas recientes y las recomendaciones.
Para buscar un siti o, archivo o contacto en toda la organización, se escribe en el
cuadro de búsqueda y se selecciona de entre los resultados para abrirlo.

Para seguir un siti o de SharePoint, hay que hacer clic en la estrella que
aparece junto al nombre del siti o. A conti nuación, aparecerá en la sección
Siguiendo.
En Siguiendo se muestran todos los siti os que se siguen, como el siti o de
grupo o un siti o de otro grupo con el que se trabaja.
En Recientes se destacan los siti os de SharePoint a los que ha ido
recientemente.
En Vínculos destacados se muestran los siti os que la empresa quiere destacar.
Siti os de SharePoint
SharePoint permite la creación de dos ti pos de siti os: siti o de grupo para
conectar a personas de un mismo equipo o siti o de comunicación para llegar a un
público más amplio en toda la organización.
Siti o de comunicación : para difundir información, comparti r noti cias, informes,
estados, etc. a una audiencia amplia en un formato visualmente atracti vo. Sólo
genera contenido un pequeño conjunto de miembros y es un público mucho
mayor quien lo consulta.
Siti o de grupo : proporciona una ubicación concreta en la que un grupo de
personas pueden trabajar en un proyecto concreto y comparti r información desde
cualquier lugar con cualquier dispositi vo. Son grupos cerrados, la información se
limita sólo a los miembros del grupo o parti cipantes específi cos.

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Crear un nuevo siti o
Para crear un nuevo siti o de SharePoint hay que dirigirse a la página principal y
seleccionar “+ Crear siti o”.
A conti nuación, se puede elegir entre crear un siti o de grupo o un siti o de
comunicación.
Siti o de comunicación
¿Qué es un siti o de comunicación?
Un siti o de comunicación de SharePoint es un lugar donde comparti r información
con otras personas en un formato visualmente atracti vo.
Para más información clic aquí .
Crear un siti o de comunicación
Seleccionar “Siti o de comunicación”.
Seleccionar uno de los diseños de siti o (Tema o En blanco).
Al crear un siti o de comunicación en SharePoint Online, se puede elegir uno de
los tres diseños preestablecidos, cada uno de ellos con su propio conjunto de
elementos web. Las opciones disponibles son:
Tema para comparti r información como noti cias, eventos y otro contenido.
Escaparate para usar imágenes o fotos para presentar un producto, un grupo o un
evento.
En blanco para crear su propio diseño.
Al elegir el diseño “Tema” o “Escaparate” aparece una página principal con varios
elementos web listos para personalizarlos.
Si se elige el diseño “En blanco” no es necesario ir personalizando los elementos
web, sino que se va seleccionando el diseño de la página y agregando los
elementos web que se deseen desde el principio.
Asignar un nombre al nuevo siti o de comunicación y una descripción.
Seleccionar Finalizar.
Para más información clic aquí .
El siti o de comunicación se creará y aparecerá entre los siti os que se están
siguiendo. El siti o no hereda la confi guración de permisos o la exploración de otros
siti os.
Comparti r un siti o de comunicación
Para comparti r el siti o de comunicación con otros usuarios es necesario pulsar
sobre “Comparti r siti o” situado en la esquina superior derecha.
En el cuadro de diálogo, indicar los nombres de las personas de la organización
que se desea invitar al siti o y agregar el mensaje que se incluirá con la invitación.
Seleccionar los permisos del nuevo miembro: Leer, Control total o Editar.

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Dar clic en Comparti r.
Para más información clic aquí .
Siti o de grupo
¿Qué es un siti o de grupo?
Un siti o de grupo de SharePoint es un lugar donde se conecta un equipo de
trabajo para acceder al contenido, la información y las aplicaciones que uti lizan
de modo habitual.
Para más información clic aquí .

Crear un siti o de grupo

Seleccionar “Siti o de grupo”.
Escribir un nombre para el siti o y comprobar si está disponible.
Escribir una descripción para el siti o.
Seleccionar la confi guración de privacidad.
Al crear un siti o de grupo se puede confi gurar la privacidad, seleccionando
“público” (cualquier persona de la organización puede acceder a este siti o) o
“privado” (solo los miembros pueden acceder a este siti o) para controlar quién
ti ene acceso.
Agregar a otros propietarios del siti o y miembros del grupo según las necesidades.
Se puede agregar a otras personas para la administración del siti o en “Agregar
propietarios adicionales” y a cualquier persona que se quiera que sea miembro
del siti o en “Agregar miembros”.
Seleccionar Finalizar.
Cada siti o de grupo genera automáti camente su propia URL.
A parti r de un siti o de grupo se pueden crear subsiti os según las necesidades.
Para crear subsiti os hay que dirigirse al siti o de grupo, clic en Confi guración
y , a conti nuación, seleccionar “Contenidos del siti o”.
En “+ Nuevo” seleccionar “Subsiti o”.
Todos los miembros del siti o de grupo pueden crear:
Listas personalizadas para la administración de datos
Bibliotecas de documentos (almacenamiento de archivos)
Páginas (Siti o donde agregar contenido como texto, documentos, imágenes,
vídeos, etc.)
Noti cias

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Aplicaciones (elementos web que se pueden personalizar) Para más información
clic aquí .
Añadir o eliminar usuarios a un siti o de grupo
Una vez creado un siti o de grupo, se puede añadir nuevos miembros o
eliminarlos y ajustar sus permisos según las necesidades.
Para añadir nuevos miembros hay que dirigirse al siti o de grupo concreto y clic
sobre “Miembros”, situado en la esquina superior derecha.

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A conti nuación, pulsar sobre “Agregar miembros” dentro de “Pertenencia al grupo”.

En esta misma pantalla, desplegando las opciones que aparecen debajo del nombre
de un miembro existente se puede cambiar su perfi l de miembro a propietario (o
viceversa) o eliminar del grupo.
También se puede acceder a los permisos del siti o de grupo pinchando en
Configuración y, a conti nuación, seleccionando “Permisos del siti o”.

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Pantalla de inicio de un siti o de grupo
En una página de inicio del siti o de grupo, se puede ver los vínculos a páginas web,
aplicaciones y archivos de grupo importantes y consultar la acti vidad reciente del
siti o en la fuente de acti vidades.
Si se ti enen permisos de edición o es propietario del siti o, se puede editar la página
principal haciendo clic en Editar en la esquina superior derecha de la página.

Encabezado: logoti po del siti o, nombre del siti o y si el siti o es privado (solo pueden
verlo miembros aprobados) o público (todos los usuarios de la organización pueden
verlo).
Si es propietario del siti o de grupo, también hay un vínculo en la parte superior (+
Nuevo) para agregar una nueva lista, biblioteca de documentos, página, publicación
de noti cias o aplicaciones para el siti o.
Pantalla principal: Novedades del siti o (Noti cias) + Acti vidad reciente.
Menú lateral izquierdo: Cuadro de búsqueda (para buscar archivos en el siti o de
grupo) + Menú de navegación (menú de inicio rápido) con vínculos a conversaciones
(Outlook), documentos de la biblioteca del equipo predeterminada, el bloc de notas
de OneNote del equipo, páginas del siti o, contenido del siti o (lista de todas las

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páginas, bibliotecas, listas y otras aplicaciones del siti o, así como la lista de
subsiti os) y la papelera de reciclaje del siti o.
Si se ti enen permisos se puede personalizar los vínculos del menú izquierdo del
siti o de grupo. Se puede editar para añadir vínculos nuevos, cambiar su orden,
eliminar o modifi car.
Para más información clic aquí .
Permite añadir: URL, Conversaciones (Outlook), Calendario (Outlook), Blog Notas
(OneNote) y Planeador (Planner).
Para administrar la confi guración de su siti o de grupo de SharePoint clic aquí .

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Elementos de un siti o de grupo
Noti cias
Para crear y mostrar publicaciones sobre elementos importantes o interesantes
para el equipo de trabajo.
Para más información clic aquí .

Páginas
Para comparti r ideas mediante imágenes, documentos de Excel, Word y PowerPoint,
vídeos y otros medios.
Para más información clic aquí .

Listas
Conjunto de datos para comparti r con los miembros del equipo y otros usuarios del
siti o. SharePoint proporciona planti llas para crear listas o personalizarlas.
Para más información clic aquí .

Biblioteca de documentos
Lugar donde almacenar, crear y actualizar archivos, comparti rlos con otros
miembros y trabajar en conjunto.
Para más información se puede consultar la Guía sobre Biblioteca de documentos
de SharePoint donde se ofrece una visión ampliada sobre las principales
característi cas y funcionalidades que permite.
Aplicaciones
Para personalizar el siti o con nuevas funcionalidades o responder a nuevas
necesidades.
Para más información clic aquí .

Eliminar un siti o
Para eliminar un siti o o subsiti o de SharePoint, debe ser administrador o
tener permisos de Control total .

Dirigirse al siti o de grupo o de comunicación que se desea eliminar.

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Desplegar las opciones de Confi guración y seleccionar Información del siti o.

Seleccionar Eliminar siti o.

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