ENSAYO

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
ACTIVIDAD 1
ENSAYO
OSCAR JAVIER BARRAGÁN PÉREZ

APRENDIZ SENA
PRESENTADO A:
CARLOS ARTURO CESPEDES MEISEL
TUTOR VIRTUAL
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

23/04/2018.
INTRODUCCIÓN
La importancia archivistica trasciende a partir del origen de la

escritura e inicios de la humanidad, palabra archivo proviene del
latín ARCHIVIUN y este del griego ARCHEIÓN que significa
principio origen, demostrandonos la suma importancia para la
evolución en nuestra sociedad ya que esta, reúnen, mantienen y
esparcen la información registrada en ellos. Así observamos la
importancia la importancia de los archivos estableciendo la parte
vital de los recursos de una empresa, o entidad publica o privada
con su desarrollo histórico de sus funciones y actividades,
comprendiendo la importancia a partir del valor que tiene para la
administración reconociendo las característica que debe tener la
persona como archivista.
El concepto de archivo es la parte donde se custodia documentos
públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no
sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares);
conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen
(carpetas, guías, etc., donde se colocan
Se puede decir también que la terminología archivistica es la
disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los
archivos y la administración de documentos .
En el entorno laboral de nuestras vidas trabajamos recolectando y
analizando diferentes datos que mediante procesos y métodos nos
permiten obtener la generación de una información útil que forman
parte de lo que se conoce como banco de datos, información el cual
es guardada en una unificación con el emplazamiento de un
archivo.
El archivo en los últimos años ha aumentado de una forma
considerable, deduciendo que la mayoría de las empresas
prosperan con fuentes primarias de ilustración y mejoramientos
para todos los sectores de la comunidad, encontrando verdades y
razonamientos que sirven para la investigación ,administración
publica, difusión cultural y ciudadana logrando una mayor eficiencia
y transparencia de la gestión, teniendo en cuenta que los archivos
constituyen parte esencial de los recursos de información de un
país mostrando originalmente su desarrollo histórico de su misión,
funciones y actividades.
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
SEGÚN LA FUNCIÓN Y USO

Archivo activó
Estos archivos regularmente son vistos por las personas, dada la
relevancia de la información que contienen y guardan, siendo
necesario que los mismos sean de fecha reciente, sino lo son en su
creación lo son en su modificación motivo suficiente para que sean
considerados importantes.
Archivo Semiactivo.
Estos archivos tienen información que puede ser de relevancia
pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son
archivos que contienen información importante pero que los
mismos no resultan de observancia cotidiana
Archivo permanente.
Aquellos que pueden ser de vieja data, pero a pesar de guardan
una relevancia por un periodo de tiempo, tal es el caso, que se
amerite hacer una auditoria y se necesite revisar los estados o bien
informes de un lapso de tiempo pasado.
POR SU ORGANIZACIÓN
Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es
decir, sin mediar el departamento que haya emitido la
documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo
organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser
ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizado.
Este clasificación de archivos permite que cada departamento
maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno
de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en
resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable
de la seguridad y comunicación de los mismos.
En lo que respecta a cuál de estos dos sistemas de organización de

archivos resulta más seguro que el otro, podemos aclararte que
ambos son igual de seguros y efectivos, todo depende de la
instrucción que tenga el recurso humano respecto al manejo de
documentos y su organización, como también utilización .
CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

Son aquellas características de las personas encargadas con
conocimiento del proceso archivístico, para mayor efectividad y
eficacia en el manejo del
archivo: .Conocer bien a fondo los
elementos que debe archivar. .Conocer formas y métodos de
orden que sean prácticos, posibles y seguros.
.Ser absolutamente ordenado y meticuloso, prolijo y limpio.
.Poder mantener su atención por un tiempo conveniente.
.Saber documentar sus acciones para eventualidades.
.Y por supuesto absolutamente fiel a la empresa donde lleva
adelante los archivos.
CUALIDADES DEL ARCHIVO
.Económicos: Se obtiene información sobre perfiles de la empresa,
así como
cotizaciones bursátiles e informes de asuntos económicos de ésta.
.Simples: Identifica el contenido de la información de manera
sencilla.
.Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los
documentos de
Exacto : La clasificación debe ser precisa en el momento de
archivar para evitar equivocaciones.
Técnicos: Se deben registrar las situaciones en la toma de decisión
del
responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico
de archivo.
Unas de las aplicaciones que se pueden ver en el medió actual
son:
Los archivos que cumplen con la funcionalidad de manejar,
organizar y custodiar la información. Pero dichas funcionalidades
están directamente relacionadas con la necesidad de cada
organización. A continuación se enuncian tres de los objetivos
principales de los archivos.
También el Centro de manejos de información activos y dinámicos,
en el cual se conservan el patrimonio histórico de las
organizaciones.
Centro esencial de estudio e investigación de fuentes primarias.
Centro de salvaguarda de información de la organización prestando
un servicio eficiente y oportuno en la gestión administrativa
CONCLUSIÓN
Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad

hay oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de
documentos y archivos por terceros que sean estratégicos para generar
ingresos eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para
sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estén en
buenas condiciones y en un lugar seguro ya que viéndolos desde el
punto de vista legal estos documentos son nuestras herramientas para
poder asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones
legales en un futuro. Esta transformación de un mayor valor empresarial
comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los desafíos
de su compañía.

ENSAYO

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

ENSAYO

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

ENSAYO

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

OSCAR JAVIER BARRAGÁN PÉREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

La importancia archivistica trasciende a partir del origen de la

SEGÚN LA FUNCIÓN Y USO

En lo que respecta a cuál de estos dos sistemas de organización de

CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad

También podría gustarte