Resolucion 282 de 2021

ACREDITADA DE
UNIVERSIDAD
SURCOLOMBIANA ALTA CALIDAD

20 -
NiT:1,31 110084- 2
RESOLUCIÓN 282 DE 2021
(09 DE NOVIEMBRE)
'Por la cual se deroga la Resolución 0258 del 27 de septiembre de 2018, y la

Resolución 172 A del 1 de julio de 2020 y la Resolución 204 A del 20 de agosto de
2021, mediante las cuales se dictaron normas para el Manejo de Inventarios,
Responsabilidades, Bajas y Control de Bienes y se dictan otras disposiciones de
acuerdo al Manual de Políticas Contables de la Universidad Surcolombiana
EL RECTOR (E) DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA,

En uso de sus atribuciones legales y estatutarias, especialmente las conferidas por
la Ley 30 de 1992, los Acuerdos 075 de 1994 y 040 de 2018, y la Resolución 258 de
2018, y,
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el artículo 2 de la Carta Política. son fines esenciales del
Estado. entre otros, servir a la comunidad. promover la prosperidad general y
garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la
Constitución.
Que según el articulo 209 de la Constitución Nacional, la función administrativa está

al servicio de los intereses generales y se ha de desarrollar con fundamento en los
principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad. imparcialidad y
publicidad.
Que el artículo 269 de la Constitución Nacional, establece que las entidades públicas
están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y
procedimientos de Control Interno de conformidad con la Ley.
Que la Ley 87 de 1993, reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1537

de 2001, estableció que el ejercicio del control interno. es responsabilidad de
la administración de las entidades. para la cual deben disponer mecanismos
propios de verificación, evaluación y adopción de normas para la protección y
utilización racional de recursos físicos.
Que la Circular Conjunta No. 2 del 16 de diciembre de 2003 proferida por

la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la
Nación, establece como obligación de todas las entidades públicas entre
otras'( ) implementar mecanismos idóneos que permitan cumplir con la
función de vigilancia y control de los fondos y bienes públicos asignados, sin
perjuicio de la competencia del órgano de control fiscal a fin de prever el
daño o pérdida patrimonial, por acción u omisión. En ese orden de ideas.
resulta prioritario el establecimiento de controles internos necesarios que
impidan o por lo menos minimicen los riesgos sobre sus activos. Se debe, por
%liada Mitxxlüc-,.
tanto, establecer entre otros, un sistema efectivo de control de inventarios, el cual

periódicamente debe ser revisado (...)".
9 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. i PBX: 875 4753

9 Sede Administrativa 1 Cra. 5 No. 23 - 40 11 PBX: 875 3686 "".
www.usco.edu.co / Neiva - Huila 11 linea Gratuita Nacional: 018000 96872.2 'TM ,C.,1101.1 .11,NA
UNIVERSIDAD ACREDITADA DE
SURCOLOMB!ANA ALTA CALIDAD

ResciJción 11233 / 2018 • MEN
MI: II 180084-2
Que de acuerdo a los Conceptos Nos. 2228 del 19 de agosto de 2003 y EE 17212
del 10 de junio de 2004, proferidos por la Contraloría General de la República,
cada entidad es autónoma en el manejo y organización de sus bienes y en
tal sentido debe establecer un sistema integrado que le permita proteger los
recursos de la organización y buscar su adecuada administración ante los posibles
riesgos que los afectan, de conformidad con las normas y principios de la
función administrativa y de control interno a que se refieren los Artículos 209 y
269 de la Constitución Política, la Ley 87 de 1993 y Ley 489 del 20 de diciembre de
1998.
Que el numeral 22 del Artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como uno de
los deberes de los servidores públicos el de responder por la conservación de los
útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y
rendir cuenta oportuna de su utilización.
Que mediante la Resolución 354 de 2007 emanada de la Contaduría General de

la Nación, modificada por la Resolución 237 del de 2010; se adopta el Régimen
de Contabilidad Pública, conformado por el Plan General de Contabilidad Pública,
el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública.
Que de conformidad a lo estipulado en el Manual de Políticas Contables, se hace

necesario dar aplicación a la Ley 1314 de 2009, la cual regula los principios
y reglas para la expedición de normas contables de información financiera y
de aseguramiento de la información que conformen un sistema único y
homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosa observancia y
las diferentes resoluciones emitidas por la Contaduría General de la Nación.
Que mediante la Resolución 533 de 2015 y sus normas complementarias,

expedidas por la Contaduría General de la Nación, se incorporó al Régimen
de Contabilidad Pública el Marco Normativo para Entidades de Gobierno y se
dictan otras disposiciones.
Que mediante la Resolución No. 628 de 2015, expedida por la Contaduría General
de la Nación, se incorporó, en el Régimen de Contabilidad Pública, el Referente
Teórico y Metodológico de la Regulación Contable Pública, el cual define
el alcance del Régimen de Contabilidad Pública y sirve de base para desarrollar este
instrumento de normalización y regulación, en el contexto de la convergencia
hacia estándares internacionales de información financiera.
Que a raíz de estas modificaciones y la dinámica generada alrededor de su

cumplimiento se requiere ajustar, precisar, unificar y actualizar los procedimientos y
conceptos relacionados con los bienes de la Universidad Surcolombiana.
Que mediante Acuerdo 059 de 2017 emanada por el Consejo Superior Universitario
se expide el "ESTATUTO DE ESTRUCTURA ORGANICA Y SE DETERMINAN LAS
FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS ACADEMICAS Y ADMINISTRATIVAS DE
LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA", en donde según el artículo 42 numeral 8° es
función de la Vicerrectoría Administrativa velar en coordinación con la Oficina
Financiera y de Recursos Físicos por la oportuna prestación de servicios y apoyos
9 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 PBX: 875 4753

Sede Adrninistrativd / Cra. 5 No. 23 - 40 t: PBX: 875 3686
www.usco.eciu.co 1 Nen/a - Huila t1 Línea Gratuita Nacional. 018000 968722 n11., AKE<I,Gt.V.
ACREDITADA DE
hll'iír. l! SI D A I)
NIT. I 1:?0I)114-.
Resol„;,„ 1018-•lEN
logísticos relacionados con vigilancia, aseo, mantenimiento y transporte a través de

sus coordinadores.
Que en virtud a lo establecido en el artículo 69 de la Constitución Política, la

Universidad a través del artículo 2 del Acuerdo 075 de 1994 adoptó en desarrollo del
principio de autonomía universitaria, por lo que en su numeral 7 del citado artículo le
permite crear sedes y establecer convenios de cooperación y contratos con
Instituciones de carácter regional, nacional o internacional.
Que teniendo en cuenta lo anterior y que la Universidad desde los diferentes

programas académicos, puede suscribir convenios de docencia-servicio donde se
pacten pagos o aportes en especie se hace necesario ampliar la clasificación de
Bienes dentro del Manual de Inventarios.
Que en virtud de lo anterior el Decreto 2376 del 2010, "por medio de la cual se regula
la relación docencia-servicio para los programas de formación de talento humano del
área de la Salud". define en su artículo 2 los convenios docencia-servicio, como el
acuerdo de voluntades suscrito entre las instituciones participantes en la relación
docencia-servicio, frente a las condiciones, compromisos y responsabilidades de
cada una de las partes formalizadas en el documento.
Que el artículo 10 del citado Decreto, relaciona los ítems que deben contener los
convenios docencia-servicio y específicamente en el literal i) las formas de
compensación o contraprestación que se deriven de la relación docencia-servicio, en
caso de pactarse.
Que mediante la Resolución Rectoral No. 084 del 16 de abril de 2021, se reglamentó
el Acuerdo No. 040 del 2018 en relación con el pago en especie en los convenios de
docencia-servicio que celebre la Universidad Surcolombiana con instituciones
prestadoras de servicio de salud.
Partiendo del marco jurídico señalado y las obligaciones que este impone ala
Universidad Surcolombiana, en el manejo de sus bienes, se encuentra que
justamente la depreciación es un concepto contable que deviene de ese marco
jurídico, es decir se utiliza en la Universidad, para el manejo de inventarios,
responsabilidades, bajas y control de bienes, de modo que es una de las actividades
que hace de este marco legal y contenido obligacional y se encuentra plasmado en
la Resolución objeto de la presente modificación.
Que de conformidad con el numeral 18, artículo 31 del Acuerdo 075 de 1994 "Estatuto
General de la Universidad Surcolombiana", es función del Rector adoptar
procedimientos apropiados de planeación, programación, y dirección, evaluación y
control de las actividades de la Universidad en concordancia con las políticas
aprobadas por el Consejo Superior.
Que es necesario dictar normas para el Manejo de Inventarios, Responsabilidades,

Bajas y Control de Bienes de la Universidad Surcolombiana, ajustadas a los principios
0
de contabilidad pública y de acuerdo al Manual de Políticas Contables de la
Universidad Surcolombiana.
0 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 11 PBX: 875 4753

0 Sede Administrativa / Cra. 5 No. 23 - 40 t PBX: 875 3686
www.usco.eclu.col Neiva - Huila '. Línea Gratuita Nacional: 018000 968722 .1.11 .01.1,1A
t)NR, ERSIDAD ACREDITADA DE

Resztuzit'm 11?3'11 2W15 - MEN
41",-: 51'11 18008,1- 2
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
TITULO I
GENERALIDADES
CAPITULO I
FINALIDAD Y OBJETO
ARTÍCULO 1. FINALIDAD: Establecer y adoptar las normas generales y los

mecanismos para el Manejo de Inventarios, Responsabilidades, Baja y Control de
Bienes de la Universidad Surcolombiana.
ARTICULO 2. OBJETO: Establecer y adoptar las normas y procedimientos sobre

clasificación, codificación, administración, responsabilidades y baja de los bienes de
propiedad de la Universidad Surcolombiana, con el objeto de salvaguardar, proteger
y custodiar los activos de la entidad, asegurando la confiabilidad y oportunidad de los
registros, unificando criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación
de los mismos, conforme a lo establecido por la Contaduría General de la Nación.
CAPITULO II
PRINCIPIOS
ARTÍCULO 3. FUNCIÓN SOCIAL DE LOS BIENES DE LA UNIVERSIDAD: Los

bienes y los servicios que éstos presten, estarán dirigidos a satisfacer los intereses
generales de la comunidad universitaria y de la sociedad, con observancia de los
principios constitucionales de la igualdad, moralidad, eficacia, economía e
imparcialidad y los fines del Estado.
ARTÍCULO 4. USO RACIONAL DE LOS BIENES DE LA UNIVERSIDAD: Todos

los bienes de la Universidad serán utilizados de manera racional y
óptima, aprovechados hasta su máxima capacidad y disposición, de acuerdo
con el fin para el que fueron adquiridos y de conformidad con las necesidades
que cada dependencia y unidad académico administrativa requiera para el
desarrollo de sus funciones en cumplimiento de la misión institucional.
ARTÍCULO 5. RESPONSABILIDAD: Serán responsables administrativa y

fiscalmente todas las personas que administren, custodien, manejen,
reciban, suministren o usen elementos de propiedad de la Universidad
Surcolombiana, de otras entidades o de particulares, puestos al servicio de
la Universidad, sin perjuicio de las acciones civiles y penales que sean aplicables
al caso.
O
ARTÍCULO 6. DESTINACIÓN EXCLUSIVA Y PERMANENTE DE LOS BIENES:
Los bienes de lá Universidad Surcolombiana no podrán destinarse sino para
el cumplimiento de las obligaciones y/o funciones de sus responsables,
quienes no podrán trasladarlos a sitios diferentes de las instalaciones de la
Universidad, sin previa realización del procedimiento establecido para tal fin y
exclusivamente por necesidad del servicio.
Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 1.1 PBX: 875 4753
9 Sede Administrativa / Cra. 5 No. 23 - 40 PBX: 875 3686
eliwww.usco.edo.co / Neiva - Huila Cli> Línea Gratuita Nacional: 018000 968722 .N.10,10 01(4,10%.
,)NIVERSIDAD ACREDITADA DE

ItolLci 5r 11733 2018 M:^4
ARTICULO 7. MANEJO Y PERMANENCIA DE BIENES ÚNICOS DE

PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD: Los documentos o bienes
que por su escasez, rareza, valor extraordinario, histórico, político,
científico o artístico, pueden llamarse únicos, así como los documentos
considerados como incunables, no podrán salir de las bibliotecas, museos,
archivos o instalaciones públicas donde se encuentren, por ningún motivo ni bajo
ninguna garantía.
CAPITULO III
RESPONSABILIDAD, CONTROL Y VIGILANCIA DE LOS BIENES DE LA
UNIVERSIDAD
ARTÍCULO 8. COMPETENCIA PARA EL CONTROL Y VIGILANCIA DE LOS

BIENES DE LA UNIVERSIDAD: La Oficina de Recursos Físicos. será la responsable
de coordinar. ejecutar, supervisar, evaluar y controlar los bienes de la Universidad.
ARTÍCULO 9. INVENTARIO DE BIENES SITUADOS EN AREAS COMUNES: Estará

a cargo de las siguientes personas vinculadas a la Universidad. de acuerdo a la
ubicación y escenario de los mismos, así:
1. En la Sede Central: El responsable será la Unidad de Servicios Generales por

intermedio de sus Coordinadores.
2. En las Unidades Académico Administrativas: Serán responsables los Decanos,
en su ausencia, los Secretarios Administrativos o la persona asignada por ellos para
que ejerzan la custodia de los bienes.
3. En las demás Unidades Operativas: Los responsables son los Coordinadores de
cada Unidad o la persona asignada por la administración de la Uníversidad
Surcolombiana para tal efecto.
ARTÍCULO 10. ACTIVIDADES DE LA OFICINA DE RECURSOS FISICOS: La

Unidad de Recursos Físicos deberá:
1. Generar al final de cada mes el reporte de cuenta mensual de Almacén

según la clasificación establecida en la presente Resolución y verificar que los
movimientos allí reflejados correspondan con los comprobantes de Entrada,
Salida, Traslados y Abonos del mes.
2. Generar mensualmente el reporte de todos los movimientos detallados del
Almacén y verificar que todos los documentos que tienen afectación contable,
hayan sido contabilizados.
3. Para efectos del seguimiento respectivo; La Oficina de Recursos Físicos,
deberá archivar en medio físico y magnético el inventario con los
comprobantes soportes debidamente firmados de cada responsable, con el fin
de poder verificar en cualquier momento el inventario impreso y/o digital , con la
existencia física de los bienes detectando si existen posibles faltantes o
Vtgil4cla MIneducacion
sobrantes. Así mismo, ejercerá el control de los bienes dados de baja por
responsabilidades.
4. Determinar por lo menos una vez al año si existe indicios de deterioro para los
activos cuyo costo de adquisición sea superior a 150 salarios mínimos mensuales
legales vigentes de acuerdo con lo establecido en el Manual de Políticas
Contables de la Universidad Surcolombiana.
0 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 C PBX: 875 4753

IP Sede Administrativa I Cra 5 No. 23 - 40 e PBX: 875 3686
www.usco.edu.co / Neiva - Huila C Linea Gratuita Nacional: 018000 968722
UNIVERSiDAD ACREDITADA DE
Resolución 11233 / 2018 • MEN
: 8 I 1,800f'd
ARTICULO 11. ACTIVIDADES DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD: La Unidad

de Contabilidad deberá:
1. Realizar la conciliación de los saldos de Inventario y contables, y enviarla al Área

de Recursos Físicos, para su confrontación, revisión, ajustes y firmas. En caso de
registrar diferencias, la Oficina de Recursos Físicos, revisará y realizará los
ajustes pertinentes: este procedimiento se realizará antes del cierre contable
mensual.
2. Generar mensualmente el proceso de depreciaciones y amortizaciones a
que hubiere lugar.
3. Realizar el registro contable de la contingencia ante la pérdida, hurto o baja de
los bienes de la Universidad.
4. Informar de manera permanente, acerca de los cambios en la normatividad
relacionada con sus competencias.
ARTICULO 12. ACTIVIDADES DE LA OFICINA DE TALENTO HUMANO: La

Oficina de Talento Humano deberá:
1. Informar por escrito los hechos ocurridos con los respectivos soportes y de manera
clara las novedades de personal y situaciones administrativas, dentro de los tres (3)
días hábiles, siguientes a su ocurrencia a la oficina de Recursos Físicos, para generar
un seguimiento adecuado y efectivo del control de los bienes de la Universidad.
TITULO II
BIENES, ALMACÉN E INVENTARIO
CAPITULO I
DEFINICIONES
ARTÍCULO 13: BIENES Son todos los bienes susceptibles de inventariarse de

propiedad de la Institución, excluyendo dinero en efectivo, según su clase, naturaleza,
uso y destino se clasifican en:
a) Bienes de consumo
b) Bienes de consumo Controlado
c) Bienes devolutivos
d) Bienes Inmuebles
e) Bienes Intangibles
f) Bienes de aportes en especie
ARTÍCULO 14. ALMACÉN: Es el lugar físico, destinado para el almacenamiento

de los bienes de propiedad de la Universidad Surcolombiana de manera óptima,
organizada y clasificada, llevando un registro detallado, en el sistema
de inventarios de los bienes que van a quedar como previsión en existencias
Vigilada Mireducación
y se encuentran en tránsito por el Almacén. El responsable del manejo y custodia

de los Bienes en bodega, será el empleado público que tenga a cargo las funciones
de almacén.
ARTÍCULO 15. INVENTARIOS: Es la relación detallada, clasificada, valorizada

y codificada de todos los bienes que integran el patrimonio de la
O Sede Central / Av. Past rana Borrero - Cra. 1 C PBX: 875 4753
9 Sede Administrativa í Cra. 5 No. 23 - 40 e PBX: 875 3686
e www.usco.edu.co / Neiva - Huila C Linea Gratuita Nacional: 018000 968722

Resoime;óri 11233 f 2018 • MEN
P:91 1 ;i0013,1 2
Universidad Surcolombiana, el cual permite controlarlos, analizarlos y verificar

su estado y ubicación real, ya sea en el Almacén o en servicio de las personas
vinculadas a la Institución, asegurando que en cualquier momento se
compruebe quien es el responsable de éstos, con el fín de evitar errores.
pérdidas, inmovilización, deterioro, merma o desperdicio de elementos.
CAPITULO II
CLASIFIACION DE BIENES
ARTÍCULO 16. BIENES DE CONSUMO: Son los que se consumen por el primer
uso que se hace de ellos, o porque al usarlos, agregarlos o aplicarlos a otros, se
extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a
formar parte constitutiva de otros; los que son susceptibles de daño c rotura por
la clase de material del que están fabricados; los de uso privado o personal; los
adquiridos cuyo costo sea inferior a 0,3 salarios mínimos legales mensuales
vigentes y todos aquellos que por su analogía se parezcan o semejen a
los anteriormente descritos.
De igual manera se entienden por bienes de consumo las licencias o software

adquiridos por la Universidad que no son perpetuos, y que tienen fecha de caducidad.
ARTÍCULO 17: BIENES DE CONSUMO CONTROLADO: Son bienes que no

se extinguen o fenecen por el primer uso que se hace de ellos, están sujetos
al deterioro por el uso, su costo oscila entre 0,3 y 0,5 salarios mínimos
legales mensuales vigentes. Son bienes que se registrarán directamente al gasto
como de consumo sin detrimento de optar por las medidas necesarias para
garantizar la gestión del control administrativo y fiscal que deba tenerse sobre
ellos.
ARTÍCULO 18. BIENES DEVOLUTIVOS: Estos bienes harán parte de

la propiedad, planta y equipo; y son activos tangibles empleados por la
Universidad, para la prestación de servicios y para propósitos administrativos.
Estos activos se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso
de las actividades ordinarias de la Universidad, su costo individual de
adquisición es superior a 0,5 salarios mínimos mensuales legales vigentes y
se prevé usarlos durante más de un periodo contable. Estos bienes serán sujetos
a depreciación y deterioro y es exigible su devolución.
ARTÍCULO 19. BIENES INMUEBLES: Son aquellos bienes de propiedad de la

Universidad que no se pueden transportar de un lugar a otro, sin su destrucción o
deterioro.
PARÁGRAFO: La Universidad deberá llevar registros detallados de los

bienes inmuebles y/o terrenos de su propiedad, en donde se consigne: a)
Vigliada Wiectucación
La clase de inmueble; b) La localización; c) La Nomenclatura; d) La Titulación

y detalle del Registro; e) Las Áreas; f) Los usos para los que son destinados;
g) El nombre y cargo del responsable de su cuidado, custodia o administración;
y, h) El detalle de su composición.
9 Sede Central / Av Pastrana Borrero Cra. 1 PBX: 875 4753

www.usco.edu.co / Neiva - Huila Q línea Gratuita Nacional: 018000 968722
U N CR SIDAD ACREDITADA DE

Resolución 11233 2018 - MEN
Nii!:11/118;Aba:'
ARTICULO 20. BIENES INTANGIBLES: Son recursos identificables, de carácter no
monetario y sin apariencia física, sobre las cuales la Universidad tiene el control,
espera obtener potencial de servicio o beneficios económicos futuros y puede realizar
mediciones fiables, tales como las licencias, los software, las patentes y las marcas,
entre otros. Estos activos se caracterizan por que no se espera venderlos en el curso
normal de las actividades de la Universidad y se prevé usarlos durante más de un
periodo contable.
ARTÍCULO 21. BIENES DE APORTES EN ESPECIE: Son todos aquellos que son
adquiridos por la Universidad, en el marco de la ejecución de contratos y/o convenios
interinstitucionales con un ente público o privado y que tendrán la connotación de
Bienes de Consumo ya que serán entregados a un tercero para su uso y disfrute en
contraprestación de servicios o pago en calidad de aportes en especie.
ARTICULO 22. BIENES ALMACENADOS: Es el conjunto de bienes muebles

devolutivos o de consumo utilizables, que han sido adquiridos por la Universidad
Surcolombiana a cualquier título y que se encuentran en Almacén para
ser utilizados en el desarrollo de las funciones Académico-Administrativas
y se clasifican en:
a) Servibles: Conjunto de bienes muebles devolutivos o de consumos

utilizables y disponibles para su uso.
b) Inservibles: Conjunto de bienes devolutivos que al cumplir su vida útil 'por su
desgaste, deterioro u obsolescencia física ya no cumplen con los
requisitos de funcionamiento de las dependencias de la Universidad, . o que
cumplieron su vida útil en el Almacén sin que se les dé un destino
específico, los cuales no son factibles de recuperación y de acuerdo a su
estado no prestan ningún servicio a la Institución. De este grupo se realiza el
proceso de bajas definitivas.
c) En Tránsito: Conjunto de bienes devolutivos o de consumo recibidos por el
Empleado público que tenga a cargo las funciones de almacén. Estos bienes
no podrán darse al servicio mientras no se legalice su ingreso a los inventarios
de la Institución.
ARTICULO 23. BIENES EN SERVICIO: Son bienes muebles de propiedad de la

Universidad que se encuentran al servicio de cada uno de los responsables, para el
cumplimiento de sus actividades.
ARTICULO 24. BIENES EN COMODATO: Son aquellos bienes que recibe o entrega
la Universidad de o a una entidad pública para ser destinados al uso y disfrute con la
obligación de ser restituidos en un tiempo determinado, previa aceptación y
legalización del respectivo convenio o contrato firmado por las partes.
CAPITULO III
CLASIFICACION Y CODIFICACIÓN DE INVENTARIOS
ARTICULO 25. GRUPOS DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: De conformidad

a lo establecido en el Manual de Políticas Contables de la Universidad Surcolombíana,
se establecen los siguientes grupos de inventarios de la Propiedad, Planta y Equipos:
4.1 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 t PBX: 875 4753
9 Sede Administrativa Cra. 5 No. 23 - 40 PBX: 875 3686
www.usco.edu.co / Neiva - Huila til Línea Gratuita Nacional: 018000 968722
1.:NIVE6SIDA1 ACREDITADA DE

P.e;.0,1; 20 41 • mE
891 180334.2
a) Terrenos
b) Edificaciones
c) Redes, líneas y cables
d) Maquinaria y equipo
e) Equipo médico y científico
f) Muebles, enseres y equipos de oficina
g) Equipo de comunicación y computación
h) Equipo de transporte, tracción y elevación
i) Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería
j) Bienes de arte y cultura
k) Activos biológicos
ARTICULO 26. CLASIFICACIÓN Y CODIFICACION DE INVENTARIOS: El

inventario de la Universidad se clasifica de acuerdo a:
a) El tipo
b) La línea
c) La sublínea
d) El serial
ARTÍCULO 27. INVENTARIO SEGÚN SU TIPO: Se encuentra conformado por un

dígito y corresponde a los bienes según su clase, naturaleza, uso, destino o
aplicación:
NOMBRE DE LOS BIENES SEGUN SU

TIPO DE
1 ITEM CLASE, NATURALEZA, USO, DESTINO O
INVENTARIO
APLICACIÓN
1 TIPO 1 Bienes de consumo
2 TIPO 2 Bienes devolutivos
3 TIPO 3 Bienes Inmuebles
4 TIPO 4 Bienes Intangibles
5 TIPO 9 Bienes de consumo Controlado
6 TIPO 11 Bienes de aportes en especie
ARTICULO 28. INVENTARIO SEGÚN SU LINEA: Se encuentra conformado por dos

dígitos y corresponde a la clasificación de los bienes, de acuerdo a los tipo de
inventario que existen en la Universidad, es decir de: a) Bienes de consumo b) Bienes
Devolutivos c) Bienes Inmuebles d) Bienes intangibles e) Bienes de Consumo
Controlado f) Bienes de aportes en especie.
TIPO 1. BIENES DE CONSUMO:

LINEA DE NOMBRE DE LOS BIENES DE ACUERDO AL TIPO DE1
ITEM INVENTARIO INVENTARIO
1 LINEA 01 MATERIALES Y SUMINISTROS
Vigilada MineducaliOn
2 LINEA 02 MATERIAL QUIRURGICO Y LABORATORIO

3 LINEA 03 DOTACION ROPA Y VESTUARIO
4 LINEA 04 LOZA Y CRISTALERIA
5 LINEA 05 ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA
6 LINEA 06 CASETES Y VIDEOS
9 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 t PBX: 875 4753

www.usco.edu.co / Neiva - Huila II linea Gratuita Nacional: 018000 968722

Ressl,ci,5,111¿35 ¡ 2;')18 • MEN
NIT:$911802E4-'
7 I LINEA 07 7
ELEMENTOS DEPORTIVOS
8 I LINEA 08 LLANTAS Y NEUMATICOS
9 ;I LINEA 09 ¡ ELEMENTOS DE LABORATORIO DE VIDRIO
TIPO 2. BIENES DEVOLUTIVOS:

TIPO DE BIEN DE
CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES DE
ACUERDO A LA LÍNEA DE
ITEM , ACUERDO AL TIPO DE INVENTARIO
INVENTARIO
1 I LINEA 01 EQUIPOS DE COMPUTACION
2 LINEA 02 MAQUINARIA Y EQUIPO
3 1 LINEA 03 EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO
4 LINEA 04 MUEBLES Y ENSERES
5 LINEA 05 EQUIPOS DE OFICINA
_6 LINEA 06 EQUIPOS DE COMUNICACION
7 LINEA 07 EQUIPOS DE TRANSPORTE -
8 j LINEA 08 EQUIPO DE COMEDOR Y COCINA
9, LINEA 09 SEMOVIENTES
10 i LINEA 10 BIENES HISTORICOS Y CULTURALES
11 1 LINEA 11 COMODATO
12 LINEA 12 REDES LINEAS Y CABLES
T PO 3. BIENES INMUEBLES:
L ITEM LINEA NOMBRE DE LOS BIENES
1 LINEA 01 TERRENOS
2 1 LINEA 02 EDIFICACIONES
TIPO 4. BIENES INTANGIBLES

ITEM LINEA 1 NOMBRE DE LOS BIENES
1 LINEA 01 , SOFTWARE
2 LINEA 02 LICENCIAS
3 LINEA 03 1 DERECHOS
TIPO 9. BIENES DE CONSUMO CONTROLADO:

TIPO DE BIEN DE
ACUERDO A LA LÍNEA DE CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES DE
INVENTARIO ACUERDO AL TIPO DE INVENTARIO
ITEM
1 LINEA 01 MAQUINARIA Y EQUIPO ----
2 LINEA 02 EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO
3 LINEA 03 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y
COMPUTACIÓN
4 LINEA 04 BIENES MUEBLES Y ENSERES'Y
Vigilada Mineducacion
EQUIPOS DE OFICINA
5 LINEA 05 EQUIPOS DE TRANSPORTE
6 LINEA 06 EQUIPO DE COMEDOR Y COCINA
• 7 LINEA 07 BIENES DE ARTE Y CULTURA
9 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 t: PBX: 875 4753

9 Sede Administrativa / Cra. 5 No. 23 - 40 PBX 875 3686
www.usco.edu.co / Neiva - Huila *I Linea Gratuita Nacional: 018000 968722 !CM., raa rer 111{010.
1 NIVERSIDAD
ACREDITADA DE

RewiticIón 1 !233 2011, -
ft.)11w)084.
TIPO 11. BIENES DE APORTES EN ESPECIE:
TIPO DE BIEN DE
ACUERDO A LA LÍNEA DE CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES DE
INVENTARIO ACUERDO AL TIPO DE INVENTARIO
ITEM
1 LINEA 01 MATERIALES Y SUMINISTROS
2 LINEA 02 EQUIPOS DE COMUN Y COMPUTACION
3 LINEA 03 MAQUINARIA Y EQUIPO
4 LINEA 04 MUEBLES Y ENSERES Y DE OFICINA
5 LINEA 05 EQUIPOS DE TRANSPORTE
6 LINEA 06 EQUIPO DE COMEDOR Y COCINA
7 LINEA 07 BIENES DE ARTE Y CULTURA
ARTÍCULO 29. INVENTARIO SEGÚN SU SUBLINEA: Se encuentra conformado

por dos dígitos y corresponde a la clasificación de los bienes según la línea del
inventario registrada en el Sistema Financiero y Administrativo Institucional. La
sublínea del inventario presenta como:
a) Genérica: Conformado por cuatro dígitos y corresponde a un número

consecutivo que crea automáticamente el Sistema, de acuerdo
a la Sublínea de inventario. Agrupa todos los bienes de una
misma característica.
b) Producto: Conformado por cuatro dígitos y corresponde a un número
consecutivo que crea automáticamente el Sistema, de acuerdo al genérico.
Agrupa los bienes definidos en los genéricos, pero de manera específica.
ARTÍCULO 30. INVENTARIO SEGÚN EL SERIAL PARA BIENES

DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO CONTROLADO: Se encuentra conformado
por tres dígitos que corresponden a un número consecutivo que se crea
automáticamente en el Sistema. El serial define el consecutivo de los bienes
devolutivos y de consumo controlado. Se crearán las líneas. sublíneas,
genéricos y productos en la medida de que éstos sean necesarios y requeridos
por la Universidad. Cada bien devolutivo y de consumo controlado contará
con un STICKER que contiene el código que identifica el bien.
ARTÍCULO 31. REGISTRO DE LOS INVENTARIOS DE LOS ELEMENTOS

DEVOLUTIVOS: Todos los inventarios deben registrar el valor de los bienes de
propiedad de la Universidad Surcolombiana. En el caso de los bienes devolutivos,
debe ser teniendo en cuenta su costo, menos la depreciación acumulada y el importe
acumulado por las pérdidas por deterioro acumulado, de acuerdo a lo siguiente:
1. Depreciación. se debe atender lo siguiente: Es la distribución sistemática del

valor depreciable de un activo a lo largo de su vida útil en función del consumo
de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio. La misma se
Vigilada hiineducacián
determinará sobre el valor del activo o sus componentes menos el valor

residual y se distribuirá sistemáticamente a lo largo de su vida útil.
2. Vida Útil: Es el periodo durante el cual se espera utilizar el activo o , el
número de unidades de producción o similares que la Universidad espera obtener
de este.

9 Sede Administrativa / Cra. 5 No. 23 - 40 e PBX: 875 3686
www.usco.edu.co / Neiva - Huila t.: Linea Gratuita Nacional 018000 968722 .44.10•• Gua. IN&
JNIVZ RS DA
ACREDITADA DE

Resci,tór 11133 / 2O18 - PIN
Mi: 89118MM
3. Deterioro: Se presenta deterioro de los activos cuando: a) El valor del activo en
el mercado ha disminuido significativamente más de lo que cabría esperar;
b) Durante el periodo han tenido lugar, o van a tener lugar en un futuro inmediato.
cambios en el entorno legal, económico, tecnológico que afectan a la entidad;
c) Se tenga evidencia sobre obsolescencia o deterioro físico de un activo o
sobre planes de disposición, discontinuación o restructuración de la operación
a la que pertenece el activo.
PARÁGRAFO. En el caso de los bienes considerados de consumo y/o

de consumo controlado sobre los cuales existan indicios de la prueba del deterioro
u obsolescencia, también podrán ser dados de baja aplicando los
procedimientos establecidos para baja.
ARTICULO 32. VALOR RAZONABLE: Es una medición basada en el mercado,

consistente en estimar el precio al que tendría lugar una transacción ordenada para
vender el bien de propiedad de la Universidad. El valor razonable de los bienes
devolutivos y/o de consumo controlado se determinará atendiendo a lo siguiente:
1. Precio de mercado menos los costos de disposición: El precio del comprador

corriente y si no existe éste, el precio de la transacción más reciente.
2. Cuando no existe un mercado activo, se pueden tomar los precios de transacciones
recientes con activos similares en el mismo sector industrial.
3. Estimar el valor razonable a través de técnicas de valuación: a) métodos basados
en el ingreso. b) métodos basado en el gasto.
ARTÍCULO 33. REVALUACIONES: Cuando no exista evidencia de un valor

de mercado, la entidad estimará el valor razonable a través de métodos que
tengan en cuenta los ingresos del mismo o su costo de reposición una vez
practicada la depreciación correspondiente. Si se revalúa un elemento devolutivo,
se revaluará también todos los elementos que pertenezcan a la misma clase de
activos para evitar revaluaciones selectivas.
La frecuencia de las revaluaciones dependerá de los cambios que experimenten los

valores razonables de los bienes, en todo caso las revaluaciones se tendrán que
hacer cada año.
TITULO III
INGRESO DE BIENES AL INVENTARIO Y REGISTROS EN EL ALMACÉN
CAPITULO I
INGRESO DE BIENES
ARTÍCULO 34. REGISTRO DE INGRESO DE BIENES: La Oficina de Recursos

Físicos será la única responsable de dar ingreso a todos los bienes de
vigilada MineducixIgn
la Universidad y de elaborar el comprobante de entrada de los mismos, a través

del Sistema Administrativo y Financiero Institucional.
ARTÍCULO 35. MEDICION DEL VALOR DE LOS BIENES: La moneda funcional

definida por la Universidad Surcolombiana, es el peso colombiano ($COP). La
Medición Inicial y la Medición Posterior de las propiedades planta y equipo se
/Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 t,1 PBX: 875 4753
www.usco.edu.co / Neiva - Huila 1: Linea Gratuita Nacional: 018000 968722

Resolucién 1233 2018 M1.N
NII: 891180084 .2
realizarán de conformidad con lo establecido en el Manual de Políticas Contables
de la Universidad Surcolombiana.
ARTÍCULO 36. ASEGURAMIENTO DE BIENES: Los bienes muebles e

inmuebles de propiedad de la Universidad deberán estar asegurados contra todo
riesgo en una compañía aseguradora debidamente autorizada por el Estado.
El Profesional de Gestión Institucional de la Oficina de Recursos Físicos enviará
mensualmente a la Vicerrectoría Administrativa la relación de los
Bienes Devolutivos y de Consumo Controlado, adquiddos por la Universidad
en el respectivo mes para efectos de comunicar a la Compañía de Seguros
para que sean incluidos en las respectivas pólizas.
ARTÍCULO 37. COMPROBANTE DE ENTRADA: Es el soporte válido que

acredita la entrada de los Bienes a la Institución, sirviendo a su vez como base
para los movimientos contables y como soporte para la legalización del pago. Los
comprobantes de entrada de bienes quedarán registrados en el Sistema
Administrativo y Financiero de la Universidad.
ARTICULO 38. CONTENIDO DEL COMPROBANTE DE ENTRADA: El comprobante

de entrada será elaborado en la Oficina de Recursos Físicos en original (se empleará
para tramitar la cuenta del respectivo proveedor y como soporte contable) y copia
(para el archivo de la Oficina de Recursos Físicos). El comprobante deberá contener
como información básica: a) La fecha. b) El número de Comprobante en forma
ascendente. c) El nombre de Proveedor. d) El documento de identificación. e) El
código y descripción del elemento. La cantidad. g) El valor Unitario. h) El valor total.
i) La firma del empleado público que tenga a cargo las funciones de almacén
confirmando el recibido y la entrada al Almacén de los bienes.
PARÁGRAFO 1. La Oficina de Recursos Físicos al elaborar el Comprobante de

Entradas por compras, contabiliza y realiza la Causación de Obligaciones
presupuestal y genera la Orden de Pago, si es el caso.
PARÁGRAFO 2. El empleado público que tenga a cargo las funciones de

almacén no podrá modificar el concepto de ingreso en los comprobantes de
entrada y le está prohibido recibir comprobantes de entrada que tengan
enmendaduras, tachones, adiciones, intercalaciones o correcciones, en estos casos
o cuando haya lugar a modificaciones, los remitirá al Profesional de Gestión
Institucional de la Oficina de Recursos Físicos para su correcta elaboración o
modificación.
ARTÍCULO 39. PROCESOS DE INGRESO DE BIENES: Los bienes ingresarán al

inventario de la Universidad por:
a) Compra
Vgilada MineducKIon
b) Incorporación
c) Donación
d) Reposición
e) Comodato
9 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 II" PBX: 875 4753
9 Sede Administrativa / Cra. 5-No. 23 - 40. II PBX: 875 3686
www.usco.edu.co / Neiva - Huila <1 Linea Gratuita Nacional- 018000 968722
NI VER 5 f) ACREDITADA DE
SURCOLOMB1ANA ALTA CALIDAD

ReSO:LICK'llE 11237.'20 8 - MEN
N : ;391 100E14-2
ARTICULO 40. INGRESO DE BIENES POR COMPRA: Corresponde a
las operaciones mercantiles, a través de las cuales, la Universidad adquiere
bienes mediante la erogación de fondos, a través de la adquisición de bienes u
órdenes de servicio, reconocimientos, legalización de avances o caja menor.
ARTÍCULO 41. ENTREGA DE LOS BIENES POR PARTE DEL PROVEEDOR

DENTRO DEL PROCESO DE COMPRA: Los bienes, materiales o equipos
que ingresen al inventario de la Universidad a través del proceso de compra,
serán entregados por el proveedor en presencia del empleado público que tenga
a cargo las funciones de almacén y el respectivo Supervisor del Contrato, en el
Almacén de la Universidad o en el lugar que se haya fijado para tal efecto,
cuando los elementos sean de difícil movilización, requieran refrigeración
o tengan características especiales. En tal caso, los bienes serán entregados
directamente en su lugar de destino, previa coordinación con el empleado público
que tenga a cargo las funciones de almacén o persona delegada de la Oficina de
Recursos Físicos.
PARÁGRAFO: Cuando la compra o adquisición de los bienes se efectúe por caja

Menor o Avances, al momento de la legalización en el Sistema, el responsable deberá
demostrar la adquisición y recibo con los documentos correspondientes acorde a los
procedimientos establecidos.
ARTÍCULO 42. ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN: El Supervisor del

respectivo contrato y el empleado público que tenga a cargo las funciones
de almacén, recibirán los bienes luego de confrontar las características físicas
de los elementos objeto de entrada, en lo referente a clase, cantidad, marca,
estado, precios, y elaborarán un Acta de Recibo, en la que conste que los
bienes han sido recibidos a satisfacción, de acuerdo con la orden contractual o
contrato firmado por el Ordenador del Gasto.
ARTÍCULO 43. PROCEDIMIENTO DE INGRESO Y REGISTRO DE BIENES

DENTRO DEL PROCESO DE COMPRA: Una vez ingresados los bienes dentro
del proceso de compra, el trámite a seguir será el siguiente:
1. Al recibir los bienes, el empleado público que tenga a cargo las funciones de
almacén y el Supervisor del Contrato, una vez hayan realizado la verificación
correspondiente, remitirán a la persona encargada de la Oficina de Recursos
Físicos para la realización del comprobante de ingreso junto con la factura
eléctrica de venta o documentos equivalente, acta de recibo, copia del contrato y
de más documentos necesarios para el ingreso.
2. Seguidamente el responsable de la oficina de Recursos Físicos, recibirá

los demás documentos de la oficina donde se realizó el contrato, para que a
través del Sistema Administrativo y Financiero de la Universidad realice la
contabilización del Comprobante de Ingreso, causación presupuestal y genere la
orden de pago, si es el caso.
3. Impresos los citados documentos, el responsable de la Oficina de Recursos

Físicos los remitirá al empleado público que tenga a cargo las funciones de
9 Sade Central / Av. Pastrana Borrero - era. 1 t: PBX: 875 4753

ewww.usco.edu.co / Neiva - Huila Linea Gratuita Nacional: 018000 968722
UNIVF.12 SZEMD ACREDITADA DE

Reso4cidn11233 t 2018 • MEN
almacén para su respectiva verificación del ingreso y proceder a firmar el

comprobante respectivo.
4. Una vez firmado el Comprobante de Ingreso por el empleado público que

tenga a cargo las funciones de almacén éste remitirá los documentos al
Profesional de Gestión Institucional del Área de Recursos Físicos para su
revisión final y firma del comprobante de causación contable y el documento para el
trámite de la Orden de Pago.
5. El Profesional de Gestión Institucional de la Oficina de Recursos Físicos,

trasladará los documentos al funcionario encargado de la Oficina de Recursos
Físicos para efectuar la relación de envío a las Oficinas de Presupuesto y/o
Fondos Especiales, una vez se tengan todos los soportes correspondientes según
el caso, con el fin de que se dé inicio al respectivo trámite de pago.
6. Finalmente, el responsable de la Oficina de Recursos Físicos procederá

a archivar una copia del Comprobante de entrada en la carpeta del mes.
ARTICULO 44. PROCESO DE INGRESO DE COMPRA POR CAJA MENOR: En

toda compra efectuada por Caja Menor o Avances, ya sea por bienes
de consumo, de consumo controlado o devolutivos, el funcionario responsable
de la compra deberá enviar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
a la compra, copia de la factura de venta al Área de Recursos Físicos, con el fin
de elaborar el respectivo comprobante de entrada, o legalización del avance
de la caja menor.
PARÁGRAFO: Para el caso de adquisición de bienes por caja menor, el proceso

de ingreso deberá surtirse dentro del mes en que se efectuó la compra.
ARTICULO 45. INGRESOS POR INCORPORACIÓN: Se considera que hay ingreso

por incorporación cuando se presentan: a) Sobrantes de inventarios. b) Producción
de Bienes.
ARTÍCULO 46. INGRESOS POR SOBRANTES DE INVENTARIOS: Se presenta

cuando al confrontar la relación del registro de inventario de bienes de
una persona vinculada a la Universidad Surcolombiana con los bienes que
físicamente se encuentran a su cargo, se advierte que el número de
unidades de determinados elementos son superiores al que en esa fecha
muestre la relación de inventarios o cuando físicamente existen bienes que
no aparecen en dicha relación. Esta mayor cantidad se registrará en la
relación de "Sobrantes" para analizar y determinar la causa que la ocasionó,
dando inmediato aviso de la diferencia al Profesional de Gestión Institucional
de la Oficina de Recursos Físicos; sí por este análisis se establece el motivo,
se realizará la corrección, de no ser así, se procederá a expedir el
VigUda Mineduoción
comprobante de incorporación de bienes con la observación que se

trata de un ingreso por "sobrantes" en el inventario del respectivo
responsable, cuya causa no pudo establecerse.
ARTÍCULO 47. INGRESOS POR PRODUCCIÓN DE BIENES: Se presenta

cuando se suministran materias primas para la elaboración y/o producción
Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 PBX: 875 4753

9 Sede Administrativa / Cta. 5 No. 23 - 40 PBX: 875 3686
www.usco.edu.co Neiva - Huila t: linea Gratuita Nacional: 018000 968722
s; R S !DAI:,
ACREDITADA DE

Reszl_cir 11233: • NiN
de activos tangibles o intangibles de cualquier naturaleza, los cuales

serán ingresados al almacén y se expedirá el comprobante de incorporación de
bienes, con la observación que se trata de un ingreso por "incorporación".
ARTÍCULO 48. INGRESOS DE BIENES POR TRASPASO DE BIENES

O DONACIÓN: Se genera cuando una entidad pública o privada, natural o
jurídica traspasa por su voluntad de manera definitiva, gratuita e irrevocable el
dominio de un bien de su propiedad a la Universidad Surcolombiana para lo cual,
deberá surtir el siguiente tramite:
1. El donante deberá expresar su intención de realizar la donación por escrito dirigido

de la Universidad.
2. El documento deberá contener las especificaciones técnicas correctas de los
bienes objeto de donación o traspaso, cantidad y valor.
3. La Universidad en cabeza de la Rectoría emitirá el documento de aceptación si
fuese el caso.
4. Una vez aceptada la Donación o traspaso de los bienes se remitirá al funcionario
que tenga a su cargo las funciones de almacén.
PARÁGRAFO 1. En este proceso, los bienes serán recibidos por el

funcionario que tenga a su cargo las funciones de almacén de acuerdo con las
cláusulas que para tal efecto se señalaron en el convenio o contrato mediante el cual
se pactó el traspaso o donación de los bienes, verificando con aquellos los bienes
recibidos. A paso seguido, el empleado público que tenga a cargo las funciones de
almacén elaborará el Acta de Recibido de bienes indicando las condiciones en que
se recibieron, sus características, cantidades y valores, debidamente firmada por el
empleado público que tenga a cargo las funciones de almacén y/o delegado por la
institución y el funcionario de la entidad que realizó el traspaso.
PARÁGRAFO 2. Cuando el valor del Traspaso o Donación de bienes sea igual o

superior a los doscientos (200) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes, debe
existir previa autorización del Consejo Superior de la Universidad.
ARTÍCULO 49. INGRESOS DE BIENES POR REPOSICIÓN: Hay reposición de

bienes cuando se reemplazan los bienes faltantes por pérdida y/o hurto, o los que han
sufrido daños por causas distintas al deterioro normal por su uso o caso fortuito; se
podrá reponer un bien a) por otro bien de igual o de mejores características o, b) en
dinero.
PARÁGRAFO 1. REPOSICION DE BIENES POR OTRO DE IGUALES O MEJORES

CARACTERISTICAS: Se podrá realizar la reposición de bienes por otro bien de igual
o de mejores características, para lo cual se surtirá el siguiente procedimiento:
1. Solicitud clara y específica del responsable de los bienes, dirigida a la

Vicerrectoría Administrativa de la Universidad, para que autorice la reposición
de un bien por otro bien de igual o de mejores características, donde
especifique las características técnicas del bien nuevo.
2. La Vicerrectoría administrativa, emitirá el Acto Administrativo, mediante
el cual acepte la reposición del bien por otro bien de igual o de mejores
características a favor de la Universidad por parte del responsable y ordene
Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 t4 PBX: 875 4753

www.usco.edu.co / Neiva - Huila Q Linea Gratuita Nacional: 018000 968722 .b.1",111 Y.MI
UNIVERSIDAD
ACREDITADA DE

11233, 23:8 - MEN
N11:891 1800b4
dar de baja el bien objeto de reposición y/o cancelación de la contingencia en
los registros contables si la hubiere.
3. El responsable deberá entregar al Área de Almacén el bien objeto de
reposición con su respectiva factura o documento que acredite sus
características y valor.
4. El funcionario que tiene a cargo las funciones del Almacén elaborará la
respectiva acta de recibo del bien, indicando las condiciones en que las recibió,
cantidades, descripción y valor según su factura o documento equivalente.
5. Una vez recibido el bien se remite al funcionario de la Oficina de
Recursos Físicos para que realice la respectiva baja del bien objeto de pérdida
y/o hurto, o los que han sufrido daños por causas distintas al deterioro normal
por su uso o caso fortuito y realizará el respectivo Comprobante de ingreso del
nuevo bien.
Cuando se trate de la reposición de bienes tecnológicos o de laboratorio, entre otros

que tengan características técnicas especiales la Universidad solicitará un concepto
técnico sobre los mismos, con el fin de verificar que el bien en reposición es de iguales
o mejores características técnicas al que fue objeto de pérdida y/o hurto.
PARÁGRAFO 2. REPOSICION DE BIENES EN DINERO: Se podrá realizar la

reposición de bienes en dinero, para lo cual se surtirá el siguiente procedimiento:
1. Solicitud clara y específica del responsable de los bienes, dirigida a la

Vicerrectoría Administrativa de la Universidad, para que autorice la
reposición en dinero de los mismos, donde especifique las características
técnicas de los bienes a reponer.
2. La Unidad de Contabilidad dará un certificado del valor a reponer de
acuerdo al valor que registre en libros de contabilidad el bien al momento
de presentarse los hechos.
En ningún caso el valor a reponer deberá ser inferior al valor que resulte
de aplicar los siguientes porcentajes al costo histórico o de compra del bien,
de conformidad con la información que reposa en el sistema administrativo
financiero de la Universidad.
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPOS I PORCENTAJE MINIMO

DE RECUPERAC1ON
REDES, LINEAS Y CABLES 2%
MAQUINARIA Y EQUIPO 5%
EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO 5%
MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE 5%
OFICINA
EQUIPOS DE COMUNICACIÓN 3%
EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 3%
EQUIPOS DE TRANSPORTE 10%
Vigilada MiTYeducaclOn
EQUIPOS DE COMEDOR Y COCINA 5%

BIENES DE ARTE Y CULTURA i 15%
3. Con la Liquidación la Vicerrectoría Administrativa emitirá el Acto

Administrativo, mediante el cual acepte la reposición en dinero del bien a
</Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 L PBX: 875 4753

® www.usco.edu.co / Neiva - Huila ti` Linea Gratuita Nacional: 018000 968722 ME1(41010.
DAD ACREDITADA DE

Rew:,:,:8111 11233 f 20;8 - MEN
d';1180084.
favor de la Universidad por parte del responsable y ordene dar de baja el
bien objeto de reposición y/o cancelación de la contingencia en los registros
contables si la hubiere.
Así mismo autoriza a la Oficina de Liquidación y Derechos Pecuniarios para
que expida el comprobante de pago.
4. El responsable de los bienes deberá allegar a la Vicerrectoría
Administrativa y a la Oficina de Recursos Físicos copia del soporte del valor
consignado a las cuentas de la Universidad en reposición del bien.
5. La Oficina de Recursos Físicos realizará el respectivo comprobante de
salida o baja de los elementos objeto de reposición.
ARTÍCULO 50. INGRESOS DE BIENES POR COMODATO: Cuando se trate

de efectuar el ingreso físico de bienes que se reciban a título de Comodato de
una entidad pública o privada, se deberá surtir el siguiente tramite:
1. La dependencia, funcionario u ordenador del gasto deberá remitir copia

del acto jurídico o documento en donde se pacten las condiciones del
uso de los bienes al funcionario que tiene a cargo las funciones del
Almacén.
2. El Funcionario que tiene a cargo las funciones del Almacén verificará los
bienes recibidos con los documentos y elaborará un Acta de Recibo
a satisfacción, estipulando las condiciones en que se reciben los
bienes, sus características, cantidades y valores debidamente
firmada y/o la persona que designe el Ordenador del Gasto y el
funcionario competente de la entidad que realiza el comodato.
3. Esta documentación se remite al funcionario de la oficina de Recursos
Físicos que realice el respectivo comprobante de ingreso por Comodato.
ARTÍCULO 51. RECEPCIÓN DE ELEMENTOS POR LLEGADA SIN

DOCUMENTACIÓN: Se presenta cuando por importaciones, compras, traspasos o
donaciones llegan al Almacén elementos o bienes que no se encuentran
acompañados de su documentación o les falta alguno de los comprobantes soportes;
en tal caso, el empleado público que tenga a cargo las funciones de almacén
procederá a informar por escrito al Profesional de Gestión Institucional de la Oficina
de Recursos Físicos y con la autorización de éste ubicar los bienes en un sitio
específico, denominado mercancía en tránsito en Almacén, mientras se conoce el
origen, documentos y responsables de los bienes. Estos bienes no se podrán habilitar
para el servicio hasta tanto no se legalice su entrada al Sistema Administrativo y
Financiero de la Universidad.
CAPITULO II
ENTREGA Y ASIGNACIÓN DE BIENES
ARTÍCULO 52. ASIGNACIÓN DE BIENES: La asignación de bienes de propiedad de

Vigilada Mmeduzacion
la Universidad Surcolombiana se realizará mediante inventario a los servidores

públicos, docentes, administrativos, trabajadores oficiales y/o cualquier otro personal
vinculado a la institución a través de una relación laboral, legal o reglamentaria.
PARÁGRAFO 1: Los bienes de propiedad de la Universidad Surcolombiana que

se entreguen bajo custodia a los contratistas, para ser utilizados exclusivamente
V Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 e PBX: 875 4753

y Sede Administrativa / Cra. 5 No 23 - 40 e PBX: 875 3686
www.usco.edu.co / Neiva - Huila C Linea Gratuita Nacional: 018000 968722 1.41. 193.• 4(2. Sil/
UNA V E S! DA 1.1 ACREDITADA DE
SURCOÉOMB1ANA ALTA CALIDAD

Re.o!L:!br: 1123. 2018 • MEN
N117:11)1 I 81)0134-7
en el cumplimiento del objeto de su contrato, deberán ser incluidos en el inventario
del Jefe de la dependencia donde presten sus servicios y/o en el inventario
del supervisor del contrato.
PARÁGRAFO 2: El Supervisor del contrato y/o Jefe de la dependencia realizará

mediante acta, la entrega y devolución de los bienes asignados para el manejo,
cuidado y custodia a los contratistas, donde conste que las calidades de
los elementos se encuentran en las mismas condiciones en las que fueron
entregados y recibidos a los contratistas.
PARÁGRAFO 3: No obstante lo anterior, todo servidor público,

docente, administrativo, trabajador oficial y/o cualquier otro personal
vinculado a la institución a través de una relación laboral, legal o reglamentaria,
estará obligado a responder fiscal, disciplinaria, civil y penalmente por
inventarios de bienes que hayan sido entregados para su uso, custodia y/o
administración.
ARTÍCULO 53. LEGALIZACION DE INVENTARIOS: El personal vinculado

a la Institución que tenga bajo su responsabilidad bienes muebles o inmuebles
de la Universidad, realizará la verificación de la existencia física del inventario
a su cargo, remitiendo el inventario, con las observaciones a que hubiere
lugar, debidamente suscrito por el responsable, dirigido a la Oficina de Recursos
Físicos, al finalizar cada vigencia, cuando esta dependencia así lo requiera o
cuando se presenten novedades en personal.
PARÁGRAFO: Los bienes de propiedad de la Universidad Surcolombiana que

se entreguen a contratistas para ser utilizados por éstos exclusivamente
en el cumplimiento del objeto de su respectivo contrato, deben ser incluidos
en el inventario del jefe de la dependencia donde prestan sus servicios.
ARTÍCULO 54. ENTREGA Y ASIGNACIÓN DE INVENTARIOS POR NOVEDAD EN

PERSONAL: La oficina de Talento Humano, será el área encargada de informar por
escrito y de manera clara y oportuna a la Oficina de Recursos Físicos las novedades
del personal.
Una vez la Oficina de Recursos Físicos tenga el conocimiento de las Novedades

procederá a notificar al responsable de los bienes para que se efectúe el respectivo
traslado o abono de los bienes por medio de los formatos establecidos por el Sistema
de Gestión de Calidad; si pasado cinco (5) días hábiles el funcionario responsable de
los bienes no realizó su correspondiente legalización de inventario, la Oficina de
Recursos Físicos realizará la visita de inspección ocular y diligenciará los formatos
pertinentes para que el nuevo encargado de la administración, cuidado y custodia de
los bienes de la Universidad firme el correspondiente Formato y se efectúe el
comprobante.
ARTÍCULO 55. CAUSAS PARA LA ENTREGA DE INVENTARIOS POR

NOVEDADES EN PERSONAL: El personal vinculado a la Universidad entregará
el inventario de bienes que le han sido asignados con ocasión a los siguientes
casos:
9 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 1

.51 PBX: 875 4753
9 Sede. Administrativa /Cta. 5 No. 23 - 40 t PBX: 875 3686
www.usco.edtr.co / Neiva - Huila ti' Línea Gratuita Nacional: 018000 968722
UNIV ERSi DA I)
ACREDITADA DE

11?-33 1 Zr.
1 Cuando cesen en sus funciones o sean trasladados a otro cargo o sitio de trabajo.
2. Cuando salgan a comisión de estudio, año sabático o licencias no remunera das.
3. Por terminación de la relación laboral o contractual del personal vinculado a la
Universidad.
4. Por el fallecimiento, secuestro o desaparición del personal vinculado a la
administración.
ARTÍCULO 56. INFORME DE INVENTARIOS: Las personas vinculadas a la

Universidad próximas a cesar sus funciones por retiro o pensión, deberán
acreditar la entrega del inventario de los bienes a su cargo, por lo menos
con treinta (30) días de antelación, mediante el recibo de los mismos por parte
del nuevo responsable en el formato establecido por el Sistema de Gestión de
Calidad o con el abono de los bienes al almacén debidamente recibidos por el
funcionario competente.
ARTÍCULO 57. TÉRMINO PARA LA ENTREGA DE INVENTARIOS POR

NOVEDADES EN PERSONAL: El término para que los responsables entreguen
el inventario al nuevo responsable o, en su ausencia, a su Jefe inmediato, se
hará dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a presentarse la novedad.
PARÁGRAFO: Sólo cuando no sea posible entregar los bienes asignados

al nuevo responsable o en su defecto al jefe inmediato, por caso fortuito o
fuerza mayor, se realizará la entrega del inventario por novedades en personal a
la Oficina de Recursos Físicos dentro del plazo establecido.
ARTÍCULO 58. COMPROBANTE DE CAMBIO DE RESPONSABLE A LOS

ACTIVOS FIJOS POR NOVEDADES DE PERSONAL: La Oficina de
Recursos Físicos es la encargada de recibir la solicitud mediante el formato que
establece el Sistema de Gestión de Calidad para el traslado de bienes de inventario
debidamente diligenciada y firmada por las partes, con lo cual el
funcionario designado procederá a realizar la verificación y actualización de la
información en el sistema administrativo y financiero de la Universidad. Una vez
actualizada la información en el sistema financiero se archivará una copia del
comprobante y formato en la carpeta del anterior y del nuevo responsable.
ARTÍCULO 59. CONTENIDO DEL COMPROBANTE DE CAMBIO

DE RESPONSABLE A LOS ACTIVOS FIJOS POR NOVEDADES EN
PERSONAL: El comprobante de cambio de responsable de los activos fijos
por novedad de personal en el sistema de información administrativo y financiero
contendrá como información: a) La fecha en que se origina el documento. b)
Número consecutivo asignado por el sistema administrativo de los bienes. c) El
nombre y apellido del funcionario que recibe. d) El número de documento
de identificación del funcionario que recibe. e) El nombre y apellido del funcionario
que entrega. f) La descripción de los bienes. g) Referencia de los bienes. h) La
unidad de medida. i) El valor unitario.
ARTÍCULO 60. RESPONSABILIDAD POR OMISIÓN EN LA FORMALIZACION

DEL COMPROBANTE DE CAMBIO DE RESPONSABLE DE LOS ACTIVOS
FIJOS POR NOVEDADES EN PERSONAL: El personal vinculado a
la Universidad, que comience a laborar o que se retire del servicio de la Universidad

9 Sede Administrativa / Cra. 5 No 23 - 40 t PBX: 875 3686
www.usco.edu.co / Neiva - Huila e Linea Gratuita Nacional: 018000 968722

Resoi:..én 11013 2013 • MEN
sin firmar el comprobante de cambio de responsable o efectuar el abono de los

bienes que se encuentren a su cargo. será disciplinaria, fiscal y penalmente
responsable de los faltantes o daños que posteriormente se encuentren en los
respectivos bienes.
ARTÍCULO 61. REASIGNACIÓN DE ACTIVOS POR FALLECIMIENTO,

SECUESTRO Y/O DESAPARICIÓN DE PERSONAL VINCULADO A
LA UNIVERSIDAD: En el caso de fallecimiento, secuestro o desaparición de
una persona que tenga bajo su responsabilidad bienes muebles e inmuebles de
propiedad de la Institución, deberá seguirse el siguiente procedimiento:
1. La Oficina de Talento Humano informará la novedad por fallecimiento,

secuestro o desaparición del responsable de bienes de la universidad a la Oficina
de Recursos Físicos.
2. Una vez la Oficina de Recursos Físicos reciba la solicitud de reasignación
de activos por fallecimiento, secuestro o desaparición, realizará una
visita de inspección ocular para el levantamiento de inventario dentro de un término
de cinco (5) días hábiles siguientes al conocimiento de los hechos.
3. Una vez realizado el procedimiento anterior la Oficina de Recursos Físicos.
procederá a efectuar el traslado de los bienes al nuevo responsable
diligenciando el respectivo formato para la elaboración del comprobante de traslado.
ARTÍCULO 62. FALTANTES EN INVENTARIOS ASIGNADOS A PERSONAS

VINCULADAS A LA UNIVERSIDAD VÍCTIMAS FALLECIDAS, SECUESTRO Y/O
DESAPARICIÓN: En caso de que en la verificación física del invéntario del
responsable fallecido, víctima de secuestro o desaparecido, se presenten faltantes en
el inventario asignado, o se adviertan averías, o cualquier otro tipo de daño que afecte
el servicio de los bienes que se encuentra a cargo de aquel, se dejará constancia en
la respectiva Acta de inspección ocular, y se surtirá el siguiente procedimiento:
1. Se remitirá copia del Acta de inspección ocular del Inventario a la Oficina de

Control Interno Disciplinario para su respectiva investigación.
2. Se remitirá copia del Acta de inspección ocular del Inventario a la Vicerrectoría
Administrativa para que realice la respectiva reclamación a la Aseguradora.
3. Una vez la Oficina de Control Interno Disciplinario si es el caso. emite el auto
que ordena el archivo de la actuación disciplinaria éste será remitido a la Oficina de
Recursos Físicos.
4. Una vez se reciba en la Oficina de Recursos Físicos el Auto que ordena el
archivo, procederá a agendar dentro de las reuniones que realice el ':Comité de
Verificación, Evaluación, Selección y/o Comercialización de los bienes dados de
baja"; para que aprueban la baja de dichos bienes de los inventarios de la
Universidad.
5. Una vez aprobada la baja de los bienes se remite al funcionario encargado de
la Oficina de Recursos Físicos para que efectúe el correspondiente comprobante de
Vigilada Mi educación
baja definitiva de los bienes.
ARTÍCULO 63. DEVOLUCIÓN DE BIENES AL ALMACÉN: Las personas

vinculadas a la Universidad entregarán a través del formato establecido por el
Sistema de Gestión de Calidad, los bienes que se encuentran bajo su inventario,
de acuerdo con las especificaciones correspondientes, porque ya no requieren
9 Sede Centra; / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 elt PBX: 875 4753
www.usco.edv.co Neiva - Huila c.: Linea Gratuita Nacional: 018000 968/22 OIL IMMO %MY
i:N IVERSIDAt) ACREDITADA DE
SURCOLOMBJANA ALTA CALIDAD

Nir.h9118%84 2
Resolucidi. i 1233120 '18 - MEN
los servicios para lo cual fueron adquiridos y/o por novedades de personal en las
que deba adelantarse la devolución de bienes al almacén.
PARÁGRAFO: Para el caso de devoluciones de bienes al almacén por inservibles

u obsoletos, deberá surtirse el procedimiento de baja de bienes contemplado en
el Título IV, Salida de Bienes del Almacén, Capítulo II, Modalidades de Salida
de Bienes del Almacén.
ARTÍCULO 64. PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DE BIENES AL

ALMACÉN: Para la devolución de bienes al almacén deberá realizarse el
siguiente procedimiento:
1. El responsable deberá presentar ante el empleado público que tenga a

cargo las funciones de almácén una solicitud de descargo de Bienes de
Inventario mediante el formato de calidad correspondiente, indicando el
código del bien, serial, descripción, cantidad y valor.
2. Una vez presentada la solicitud, el empleado público que tenga a cargo las
funciones de almacén verificará las condiciones de los bienes recibidos y
procederá a verificar en el sistema administrativo y financiero si el (los) bien(es)
se encuentra(n) a nombre del solicitante y si corresponden a las características
físicas del bien que se está entregando.
3. Si hecha esta comprobación el empleado público que tenga a cargo las funciones
de almacén advierte que los elementos no concuerdan, o han sido sustituidos, o
tienen especificaciones, marcas con números diferentes, no firmará recibido de ellos
y devolverá el comprobante de abono al Profesional de Gestión de la Oficina de
Recursos Físicos, con la observación respectiva, para que este aclare con el
responsable del bien las inconsistencias presentadas.
4. Si el empleado público que tenga a cargo las funciones de almacén encuentra
correcta la devolución del bien, firmará el formato de calidad y lo remitirá al funcionario
de la Oficina de Recursos Físicos pertinente para que elabore el respectivo
comprobante de abono en el sistema administrativo y financiero de la Universidad.
TITULO IV
SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN
CAPITULO I
COMPROBANTES DE SALIDA DE BIENES
ARTÍCULO 65. COMPROBANTE DE SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN:

El comprobante de salida de bienes del Almacén, es el documento legal que
soporta los registros de movimientos por salidas en los listados de control de
inventarios de los bienes en servicios y asientos contables respectivos, .a través
del cual se identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien,
quedando bajo el cuidado, administración, conservación y custodia del nuevo
Vigilada tvlineducación
responsable y por tanto, cesando la responsabilidad del empleado público

que tenga a cargo las funciones de almacén de la Universidad.
PARÁGRAFO 1: El Comprobante de Salida de los Bienes Devolutivos y

de Consumo Controlado será elaborado en original (el cual reposará en la carpeta
del responsable en el archivo de la Oficina de Recursos Físicos) y dos copias (las
Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 PBX: 875 4753

Sede Administrativa Cra. 5 No. 23 40 XI PBX: 875 3686
www.usco.edu.co Neiva - Huila L Linea Gratuita Nacional: 018000 968722

.Resotuddn i233 S 2078 • MEN
N11:139111300E4 ?
cuales reposarán en el archivo consecutivo de las salidas del Almacén que
soporta la cuenta mensual y en el archivo personal del responsable).
PARÁGRAFO 2. El Comprobante de Salida de los Bienes de Consumo será

elaborado en original (el cual reposará en la carpeta del responsable en el archivo
de la Oficina de Recursos Físicos) y una copia (la cual se le entregará al
responsable que recibe el bien).
ARTICULO 66. CONTENIDO DEL COMPROBANTE DE SALIDA DE BIENES DEL

ALMACÉN: El Comprobante de Salida contendrá como información básica: a) La
fecha de expedición. b) Numeración en forma ascendente y consecutiva asignado por
el sistema administrativo y financiero de la Universidad. c) El concepto de salida,
especificando los nombres y apellidos del responsable, número de documento de
identificación, descripción y código de los bienes, unidad de medida, cantidad
despachada, firma del destinatario con el número de su documento de identificación.
PARÁGRAFO 1. El empleado público que tenga a cargo las funciones de almacén

no podrá variar el nombre del responsable, ni el lugar del destino del Comprobante
de Salida, ni cambiar o reemplazar elementos por otros, aunque éstos
sean similares y/o tengan el mismo valor.
ARTÍCULO 67. ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DE SALIDA DE BIENES

DEL ALMACÉN: El Comprobante de Salida deberá ser elaborado de manera
previa a la entrega de los bienes por parte del empleado público que tenga a cargo
las funciones de almacén, con base en la solicitud de pedido debidaniente
autorizado por el Jefe inmediato del responsable. Dicho comprobante sólo podrá
ser suscrito por el responsable cuando se haga la entrega total de los elementos y/o
bienes que ahí figuren.
PARAGRAFO 1: En caso de no haber existencia de los bienes solicitados,

se informará al solicitante los bienes que no fueron entregados y se registra
en el mismo formato de solicitud.
PARÁGRAFO 2: En los casos de los Bienes Devolutivos y de Consumo

Controlado, el empleado público que tenga a cargo las funciones de almacén
únicamente podrá admitir como firma de recibido del responsable a quien se le
ha asignado la custodia del bien con anotación del número del respectivo
documento de identificación.
ARTÍCULO 68. COMPROBANTES DE SALIDA CON DESTINO A OTRA

CIUDAD Y/0 MUNICIPIO: Los despachos que haga el empleado público
que tenga a cargo las funciones de almacén al responsable de otra
localidad, transitoriamente se comprobarán con la guía o planilla de
la empresa transportadora, mientras que el comprobante oficial de recibo de
los elementos sea devuelto debidamente diligenciado por el responsable del
bien, quien tendrá un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para la entrega
del comprobánte diligenciado.
ARTÍCULO 69. DEVOLUCIÓN DEL COMPROBANTE DE SALIDA: El empleado

público que tenga a cargo las funciones de almacén requerirá al responsable del
Sede Centra( / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 e PBX: 875 4753

9 Sede Acirniniltrativa / Cra. 5 No. 23 - 40 PBX: 875 3686
www.usco.edu.co J Neíva - Huila U' Línea Gratuita Nacional: 018000 968722 ft TM. 1,0,1.141/1
ACREDITADA DE

Resolur '?111.' 2018 -
11-)1 I 10)01:,,1 2
bien entregado, para que devuelva el Comprobante de Salida, cuando los códigos
o referencias de los elementos, grupos, agrupaciones, marcas, calidades, números,
precios, envases, contenido o medida que figuren en la orden no concuerden
con los que tienen registrados.
ARTÍCULO 70. SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN: La salida de los bienes de la

Universidad, se dará como consecuencia de:
1. La entrega o suministro de materiales, elementos y/o útiles de oficina (tratándose

de bienes de consumo).
2. Baja de bienes por hurto, caso fortuito o fuerza y por inservibles, obsoletos o
innecesarios.
3. Por préstamo a otra entidad para el desarrollo de una actividad específica. Dicho
proceso se desarrollará previo trámite y lleno de los requisitos establecidos en la
presente Resolución y las normas legales y procedimentales que regulen la materia.
4. Cuando se adquieran los bienes exclusivamente como contraprestación o pago en
especie o para ser entregados a terceros como obligación adquirida en un contrato o
convenio o simplemente para la ejecución de éstos.
ARTÍCULO 71. ENTREGA O SUMINISTRO DE ELEMENTOS: La entrega o

suministro de cualquier bien devolutivo y/o de consumo disponible en el Almacén,
se dará indispensablemente por parte del empleado público que tenga a cargo las
funciones de almacén previa emisión del comprobante de salida del respectivo
bien, debidamente diligenciado, el cual será generado por la Oficina de
Recursos Físicos a través del Software Administrativo y Financiero de la
Universidad Surcolombiana. Una vez realizada la entrega de los bienes, se
procederá con la firma del comprobante por parte del nuevo responsable y se
hará entrega de la copia que le corresponde para ser incluida en su archivo
personal; así mismo, se entregarán dos ejemplares bajo custodia del archivo
de la Oficina de Recursos Físicos.
ARTÍCULO 72. SALIDA POR BAJAS: Es el proceso mediante el cual la

Universidad decide retirar un bien mueble o inmueble en depósito o en servicio
definitivamente de forma física, realizando el descargue del registro contable y
de los inventarios de la Institución, ya sea por hurto, caso fortuito o fuerza mayor,
o porque a causa de su desgaste deterioro u obsolescencia no son aptos para
el servicio, son obsoletos o innecesarios, o que pese a esto, no son susceptibles
de adaptación, reparación y uso. El procedimiento de baja inicia por la
identificación del bien a dar de baja y va hasta la ejecución de acuerdo a lo definido
en el acto administrativo que autoriza la baja y el respectivo registro de salida en
el sistema de inventarios.
PARÁGRAFO. Existen cuatro tipos de bajas: a) Por pérdida o hurto; b)

Por alteraciones a la convivencia universitaria; c) Por caso fortuito o fuerza
Vigilada Mmeducacion
mayor; d) Por inservibles, obsoletos e innecesarios (daño irreparable).
ARTÍCULO 73. BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA O HURTO: Es aquella que se

genera cuando se presentan faltantes de bienes devolutivos y de consumo controlado
en poder de:
9 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - era 1 PBX: 875 4753

9 Sede Administrativa Cra. 5 No. 23 - 40 PBX: 875 3686
www.usco.edu.co Neiva - Huila linea Gratuita Nacional: 018000 968722 uow ron.• uze,err
ACREDITADA DE
UNIVERSIDAD

Resc',ur.t^: "'233.2C lE •
1. El empleado público que tenga a cargo las funciones de almacén.

2. Personal vinculado a la Universidad Surcolombiana.
3. Empresa de Transporte.
ARTÍCULO 74. BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA O HURTO EN PODER DEL

EMPLEADO PÚBLICO QUE TENGA A CARGO LAS FUNCIONES
DE ALMACÉN: El empleado público que tenga a cargo las funciones de
almacén deberá presentar ante el Profesional de Gestión Institucional de la Oficina
de Recursos Físicos, un informe por escrito y detallado de los hechos dentro de
las 24 horas siguientes a la ocurrencia de los mismos, o advertencia de los
respectivos faltantes en el Almacén, allegando además:
a) Copia de la denuncia penal ante la autoridad competente (Fiscalía -

Formato Único).
b) Informe de la Compañía de Vigilancia y Seguridad Privada que esté
prestando su servicio a la Universidad Surcolombiana (si el hurto o pérdida del
bien fue dentro de las instalaciones de la institución).
c) Certificados de compra y/o existencia emanados del Sistema Administrativo y
PARÁGRAFO: Una vez el Profesional de la Oficina de Recursos Físicos, reciba

el informe, con los anexos correspondientes, autorizará al funcionario
designado, registrar el descargue del inventario del responsable el bien a
través de un comprobante de salida de baja en el sistema de gestión administrativo
y financiero por responsabilidades, el cual será remitido a las oficinas de
Vicerrectoría Administrativa, Dirección Administrativa de Control Interno
Disciplinario y a la Oficina de Contabilidad para lo de su competencia.
ARTÍCULO 75. BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA O HURTO EN PODER DEL

PERSONAL VINCULADO A LA UNIVERSIDAD: El responsable de los bienes,
deberá presentar ante el Profesional de Gestión Institucional de la Oficina de
Recursos Físicos y ante el Vicerrector Administrativo, un informe por escrito y
detallado de los hechos dentro de las 24 horas siguientes a la ocurrencia de los
mismos, o advertencia de los respectivos faltantes de los bienes a su cargo. A dicho
informe deberá anexar:
a). Copia de la denuncia penal ante la autoridad competente (Fiscalía — Formato

Único).
b). Informe de la Compañía de Vigilancia y Seguridad Privada que esté prestando su
servicio a la Universidad Surcolombiana (si el hurto o pérdida del bien fue dentro de
las instalaciones de la Institución).
c). Certificados de compra y/o existencia emanados del Sistema Administrativo y
d). Dos cotizaciones de un activo con características igual o similares al bien en
Vgilada Mineducev.ión
mención.
PARÁGRAFO: Una vez el Profesional de la Oficina de Recursos Físicos reciba el

informe, con los anexos correspondientes, autorizará al funcionario designado,
registrar el descargue del inventario del responsable del bien a través de un
comprobante de salida de baja en el sistema de gestión administrativo y financiero
Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 t: PBX: 875 4753

/ Sede Administrativa / Cra. 5 No. 23 - 40 t. PBX: 875 3686 _
www.usco.edu.co/ Neiva - Huila t: Línea Gratuita Nacional: 018000 968722 K10. WIRIPTA blIMTLIVA
'NIVERSIDAD
ACREDITADA DE
SU RCOLOMBIANA ALTA CALIDAD
Resolución 11233 12.018. MEN
por responsabilidades, el cual será remitido a las oficinas de Vicerrectoría

Administrativa, Dirección Administrativa de Control Interno Disciplinario y a la Oficina
de Contabilidad para lo de su competencia.
ARTÍCULO 76. PÉRDIDA, AVERÍA O HURTO DE BIENES EN PODER

DE TRANSPORTADORES: Es aquella que se presenta cuando los bienes han
sido despachados por el personal vinculado a la institución o por el empleado
público que tenga a cargo las funciones de almacén y en su tránsito son
hurtados, se genera algún faltante, señal de saqueo, avería, rotura o cualquier
tipo de anomalía que afecte el servicio de aquéllos, en poder del transportador.
La pérdida. avería o el hurto podrán ser advertidas por el responsable al
despacho de los bienes, o con ocasión a la recepción de los mismos, en tal
caso, el responsable que reciba los bienes no estará obligado a firmar la guía,
recibo o planilla que ampara la carga.
ARTÍCULO 77. BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA, AVERÍA O HURTO EN

PODER DE TRANSPORTADORES: Para obtener la autorización de la baja por
el deterioro, la pérdida o el hurto de los bienes en poder del transportador,
el empleado público que tenga a cargo las funciones de almacén o el
personal vinculado a la institución responsable que haya enviado los bienes,
deberá dar aviso por escrito del siniestro al Profesional de Gestión Institucional
de la Oficina de Recursos Físicos, tan pronto como suceda o tenga
conocimiento del hecho, dejando por escrito constancia de los faltantes o
irregularidades y de la fecha en la que envió o entregó los bienes, para lo cual
deberá presentar:
1. Un informe que relacione: a) El nombre de la empresa a quien consignó el

cargamento. b) Número de la guía. c) Recibo o planilla donde conste la fecha de
entrega. nombre del destinatario y lugar del destinatario. d) Número, cantidad,
contenido y valor asegurado de los elementos que conformaban el cargamento, o
cantidad de semovientes, si se trata de animales y valor de ellos.
2. El original del informe de la empresa transportadora.
3. Copia de la comunicación de reclamo a los transportadores, con constancia de la
fecha en que se envió o entregó y respuesta de los requerimientos.
4. Copia de la carta a la empresa aseguradora, con la misma constancia indicada y
respuesta de éstos si el cargamento estaba asegurado a cargo de la administración.
PARÁGRAFO 1. En los casos en los que el empleado público que tenga a cargo las
funciones de almacén o el responsable de recibir los bienes transportados no hubiese
advertido faltante alguno, señales de saqueo, avería, rotura o cualquier tipo de
anomalía que afecte el servicio de los mismos y que a su vez no hubiese dejado
constancia al recibir el cargamento, deberá de todas formas, rendir informe por escrito
y sustentando los motivos de la inadvertencia.
PARÁGRAFO 2. En caso de la pérdida, hurto, faltante, señal de saqueo, c
avería, rotura o cualquier tipo de anomalía que afecte el servicio de los

bienes de la Universidad Surcolombiana, se realizará la reclamación ante
la compañía de seguros, sin perjuicio de las acciones civiles y penales a las
que haya lugar por parte de la institución.
12 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 t: PBX: 875 4753

1 Sede. Administrativa / Cra. 5 No. 23 - 40 t: PBX: 875 3686
www.usco.edu.co / Neiva - Huila t: Linea Gratuita Nacional: 018000 968722
UNIVERS:DAD ACREDITADA DE
SURCOLOMB1ANA ALTA CALIDAD

flesffiut,di '233 f 20 • ICEN
Ni V: t'?1 i$0084.;
ARTICULO 78. BAJA DE BIENES POR ALTERACIONES A LA CONVIVENCIA
UNIVERSITARIA: Cuando con ocasión a situaciones de alteración a
la convivencia presentadas dentro del campus universitario se produzca la pérdida
o daño de bienes de propiedad de la institución, el Profesional de
Gestión Institucional de la Oficina de Recursos Físidos, una vez tenga
conocimiento de loS hechos, procederá a convocar a los integrantes del
Comité de Verificación, Evaluación, Selección y Comercialización de los Bienes
dados de baja, con el fin de realizar diligencia de inspección ocular. El informe
deberá ser remitido a la Vicerrectoría Administrativa, el cual estará
integrado por los siguientes documentos:
a) Informe escrito de la diligencia de inspección ocular realizada por el Comité

de Verificación, Evaluación, Selección y Comercialización de los Bienes dados de
baja.
b) Concepto técnico del estado de los bienes objeto de la diligencia de
inspección ocular que determine el grado de pérdida o afectación de los mismos.
c) Copía de la Denuncia Penal ante la autoridad competente (Fiscalía- Formato
Único).
d) Informe de la Compañía de Vigilancia y Seguridad Privada que esté prestando
su servicio a la Universidad Surcolombiana.
e) Certificados de compra y/o existencia emanados del Sistema
Administrativo y Financiero de la Universidad.
f) Informe de la valoración de los daños y pérdidas.
ARTÍCULO 79. BAJA DE BIENES POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR:

Este tipo de bajas se presenta cuando los bienes de la Universidad han sido
objeto de algún tipo de daño, avería, rotura o cualquier tipo de anomalía
que afecte el servicio de los mismos, como consecuencia de una serie de hechos
a los que el responsable del bien no le es posible resistirse o que no le es
posible advertir o prever. Para la baja de bienes por caso fortuito o fuerza mayor el
responsable del bien deberá presentar ante el Profesional de Gestión Institucional de
la Oficina de Recursos Físicos un informe por escrito y detallado de los hechos,
inmediatamente después de la ocurrencia de los mismos, con el visto bueno de Jefe
del Área o Dependencia y/o supervisor del Contrato, con el fin de que se adelante la
investigación correspondiente.
ARTÍCULO 80. BAJA DE BIENES INNECESARIOS, INSERVIBLES, U

OBSOLETOS: Este tipo de baja se presenta cuando dentro del inventario existen
bienes innecesarios, esto es, que por cualquier razón no prestan el servicio
requerido a la Institución y que cuya recuperación suele ser más costosa
que adquirirlos nuevos; o inservibles u obsoletos, es decir, que por su estado
generan altos costos de mantenimiento frente a otras opciones de renovación o
presentan desactualización tecnológica.
PARÁGRAFO. La baja de bienes por innecesarios, inservibles y/u obsoletos, se

podrá dar mediante previo concepto del Comité de Verificación. Evaluación,
Selección y/o Comercialización de los bienes dados de baja.
ARTÍCULO 81. CARGA DE LA PRUEBA: En los casos en los que se presenten

faltantes de inventario por pérdida o hurto, la carga de la prueba estará en
9 Sede Central 1 Av Pastrana Borrero - Cra. 1 el PBX: 875 4753

9 Sede Administiativa / Cra. 5 No. 23 - 40 PBX: 875 3686
(1,Iwww.usco.edu.có / Neiva - Huila 11 Línea Gratuita Nacional: 018000 968722 V.,••• 1.141,01.11.1
UÑIVEASIDAD
ACREDITADA DE

Res luoC t 1233 / 2C'8 P•••.1,
cabeza de los responsables a cuyo cargo figuren los bienes. En caso de

que dichos faltantes se presenten en elementos de consumo o devolutivos
ubicados en el almacén, la carga de la prueba recaerá sobre el empleado
público que tenga a cargo las funciones de almacén.
CAPITULO II
COMITÉ DE VERIFICACIÓN, EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y/O

COMERCIALIZACIÓN DE LOS BIENES DADOS DE BAJA
ARTICULO 82: INTEGRACION DEL COMITÉ DE VERIFICACION, EVALUACION,

SELECCIÓN Y/O COMERCIALIZACION DE LOS BIENES DADOS DE BAJA: El
comité de verificación, evaluación, selección y/o comercialización de los bienes dados
de baja estará integrado por:
a) El Vicerrector Administrativo.
b) El jefe de la Oficina Financiera y de Recursos Físicos.
c) El Jefe del Área de Servicios Generales y/o Coordinador de Mantenimiento o
quien haga sus veces.
d) El profesional de Gestión Institucional de la Oficina de Recursos Físicos
e) El funcionario que tenga a cargo las funciones de Almacenista.
PARÁGRAFO: El Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado y el Coordinador

de la Oficina de Gestión Ambiental o su delegado. deberán ser invitados a las
reuniones que realice el Comité, quienes tendrán voz, pero no voto.
Cuando sea el caso, se invitará al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y al Director del
Centro de Información, Tecnologías y Control Documental.
ARTÍCULO 83. SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ DE VERIFICACIÓN,

EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE LOS BIENES DADOS
DE BAJA: Las funciones del Secretario Técnico del Comité, serán ejercidas por
el Profesional de Gestión Institucional del Área de Recursos Físicos y el Comité
será presidido por el Jefe de la Oficina de Gestión Financiera y de Recursos
Físicos. Las funciones del Secretario Técnico del Comité son las siguientes:
1. El Secretario Técnico del Comité, deberá anexar el listado de los bienes del
inventario a dar de baja junto con concepto técnico del estado actual de los
mismos.
2. Una vez reunidos todos los documentos soporte, el Secretario Técnico del Comité
citará mediante comunicación escrita y/o correo electrónico a la totalidad de los
integrantes que conforman el Comité de Verificación, Evaluación, Selección y
Comercialización de los Bienes dados de baja.
3. Una vez concluida la sesión del Comité el Secretario Técnico elaborará el acta
Vigilada Mineducación
de bajas en la que deberá estar incluida la relación de los bienes a dar de baja, con
los respectivos soportes.
ARTÍCULO 84. FUNCIONES DEL COMITÉ DE VERIFICACIÓN, EVALUACIÓN,

SELECCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE LOS BIENES DADOS DE BAJA: Son
funciones del Comité las siguientes:
<9 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 1.1 PBX: 875 4753
Sede Administrativa Cra. 5 No. 23 - 40 e: PBX: 875 3686
810 www.usco.edu.co / Neiva - Huila e Línea Gratuita Nacional: 018000 968722
.»..,1W.R S ! D ACREDITADA DE

Resotuctén 112 31; r 20 ,8 -
NIT: 8.9l 180084-2
1. Autorizar la baja de bienes por innecesarios, inservibles y/u obsoletos de

acuerdo a concepto técnico.
2. Recomendar sobre el destino final de los bienes a -dar de baja por
innecesarios, inservibles y/u obsoletos; de acuerdo a su estado y naturaleza se
puede dar por:
a. Por destrucción.
b. Por enajenación.
c. Por desmantelamiento para aprovechamiento, a través de usos
diferentes a los de la naturaleza del bien, como museos, prácticas académicas
o actividades propias del servicio público de educación, o que puedan
aprovecharse para que formen parte integral o constitutiva de otros.
d. Por Traslado o traspasos entre entidades a través de operaciones
interinstitucionales.
ARTÍCULO 85. MECANISMOS DE ENAJENACIÓN Y DESTINACIÓN FINAL DE

LOS BIENES DADOS DE BAJA: Cuando la Universidad requiera enajenar a título
gratuito u oneroso, los bienes muebles que hubiesen sido dados de baja conforme a
los procedimientos establecidos en la presente resolución, aplicará el procedimiento
fijado en el Manual de Contratación de la Universidad Surcolombiana y demás normas
que lo complementen, modifique o adicionen.
PARÁGRAFO: Cuando Comercialmente los bienes dados de baja carezcan de

valor, por obsolescencia, deterioro, avería, rotura o cualquier otro hecho que
impida su venta, donación o no la haga aconsejable, se procederá a su
destrucción. Para tal efecto, el Profesional de Gestión de la Oficina de Recursos
Físicos y el empleado público que tenga a cargo las funciones de almacén
deberán retirar del Almacén los bienes dados de baja, entregándolos a la
entidad que designe la Unidad de Gestión Ambiental para realizar
la implementación de planes de pos-consumo, aprovechamiento en la
fuente o disposición final según la normatividad ambiental nacional vigente,
realizando seguimiento y gestionando la certificación de la disposición final que
conste que se encargarán del destino final de los deshechos de manera
responsable.
CAPITULO III
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 86. DEMOLICIÓN DE BIENES INMUEBLES O INSTALACIONES

FÍSICAS: Cuando sea necesario destruir total o parcialmente un bien inmueble
de propiedad de la Universidad cuando por causas de accidentes,
vetustez, incendios, inundaciones, fenómenos sísmicos o atmosféricos que
los hubiesen dejado en mal estado, ruina inminente o peligro de causar S
accidentes, por razones de higiene o salubridad, o por cualquier otra causa

justificada, se requerirá el cumplimiento de los siguientes requisitos:
o
9 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra, 1 t PBX: 875 4753

wv,P.v.usco.edu.co Neiva - Huila 11 Línea Gratuita Nacional: 018000 968722
1.1NIVERSiDAV)
ACREDITADA DE
SU RCOLOMBIANA
'
ALTA CALIDAD
Resolución 1'233 2018 - MEN
NIT: 891180084-2
1. Escrito motivado suscrito por el responsable de la Unidad de Planta Física

de la Oficina Asesora de Planeación de la Universidad, indicando la descripción
del estado físico-logístico del bien o la instalación física objeto de destrucción,
lugar de ubicación, el área y el valor del mismo.
2. Resolución de Rectoría que ordene la destrucción del bien inmueble o la
instalación física de la Universidad y la conformación de un Comité que
supervise el desarrollo de la misma. El Comité estará conformado por el
funcionario responsable de la Unidad de Planta Física de la Oficina Asesora de
Planeación, un delegado del Área de Recursos Físicos y un delegado de la Oficina
de Control Interno.
ARTÍCULO 87. ACTA DE DEMOLICIÓN DE BIENES INMUEBLES: En los

eventos en que se autorice la demolición física, total o parcial del inmueble, el Comité
levantará un Acta que dé cuenta del desarrollo de la demolición y de los materiales o
elementos aprovechables que resulten de la misma, indicando su respectivo avalúo.
ARTÍCULO 88. ENTREGA ANORMAL DEL INVENTARIO DEL ALMACÉN:

Se presenta cuando el funcionario saliente abandona el cargo o dilata la entrega
al funcionario que lo va a reemplazar. En este caso el Profesional de
Gestión Institucional del Área de Recursos Físicos en compañía de su equipo de
trabajo, será quien realizará el inventario físico y luego la entrega de las
existencias al nuevo empleado público que tenga a cargo las funciones de
almacén, al tiempo que solicitará por escrito a la compañía que aseguró al
empleado público que tenga a cargo las funciones de almacén saliente
la designación de un representante.
PARÁGRAFO 1. Si se conoce el paradero del empleado público que tenga

a cargo las funciones de almacén saliente se deberá notificar de la actuación en
los términos que prevé la Ley 1437 de 2011.
PARÁGRAFO 2. Si el empleado público que tenga a cargo las funciones

de almacén saliente concurre, se adelantará la entrega en forma normal; si
éste no asiste, lo mismo que el representante de la compañía aseguradora,
se dejará. constancia en el Acta y se iniciará la diligencia de entrega con la
intervención del Profesional de Gestión Institucional del Área de Recursos,
el nuevo empleado público que tenga a cargo las funciones de almacén y un
funcionario de Control Interno. En el Acta se dejará constancia de los elementos
sobrantes y faltantes que aparezcan al comparar el número de unidades físicas,
con el de los registros actualizados de los listados generados por el Sistema
Administrativo y Financiero de la Universidad Surcolombiana.
PARÁGRAFO 3. Si alguno de los elementos se requiere con urgencia, será

necesario que antes de su entrega se registre en el inventario de recibo del cargo.
Vigilada Mineducación
Los elementos que lleguen durante la diligencia serán recibidos por el empleado
público que tenga a cargo las funciones de almacén entrante y registrado en forma
separada para ser integrados al inventario término del proceso.
ARTÍCULO 89. TÉRMINO DE ENTREGA ANORMAL DEL INVENTARIO DEL

ALMACÉN: La diligencia de entrega y recibo no podrá exceder de treinta (30) días
9 Sede Central Pastrana Borrero - Cra. 1 L PBX: 875 4753

Sede Administrativa / Cra. 5 No. 23 - 40 L PBX: 875 3686
www.usco.edu.co Neiva - Huila XI Línea Gratuita Nacional: 018000 968722 r••• [1.0110.
N IV ERS:DA
ACREDITADA DE

ResoLción 11233 ¡ 20'8 Mit,:
NIT:891180084-2
contados a partir de la fecha de posesión del empleado entrante. Si el empleado
público que tenga a cargo las funciones de almacén entrante inicia su ejercicio sin la
entrega formal de los bienes que asume, será responsable administrativa,
disciplinaria, penal y fiscalmente por las diferencias en cantidades y calidad que se
puede presentar. La modificación, sustitución o adición al presente manual, se
adoptará mediante Resolución expedida por la Rectoría.
ARTICULO 90. VIGENCIA Y DEROGATORIAS: La presente Resolución rige a partir

de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial
la Resolución 0258 de 2018, la Resolución 172 A de 2020 y la Resolución 204 A de
2021.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,
Dada en Neiva, a los nueve (09) días del mes de noviembre del año dos mil
veintiuno (2021)
.01•••••1~~.
EDUARDO PASTRANA BONIL

Rector (E)
Proyectó:
ANA MARIA MANCHOLA TRUJILLO — Asesora Jurídica Vicerrectoría

ALEXANDER MORERA TRUJILLO — Apoyo Oficina Recursos Físicos
Revisado:
NENCER CA1:11
DENAS CEDIEL - Profesional de Gestión Institucional Oficina de Recursos Físicos
Revisado: C
DIANA PATRICIA PERE C STAÑEDA — Jefe Oficina Financiera y de Recursos Físicos
Vigilarla Míneducacion
9 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 t: PBX. 875 4753

9 Sede Administrativa / Cra. 5 No. 23 - 40 t2 PBX: 875 3686
www.usco.edu.co / Neiva - Huila e Línea Gratuita Nacional: 018000 968722 44.1•1131 01. Mal

Resolucion 282 de 2021

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Resolucion 282 de 2021

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Resolucion 282 de 2021

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

ACREDITADA DE

SURCOLOMBIANA ALTA CALIDAD

'Por la cual se deroga la Resolución 0258 del 27 de septiembre de 2018, y la

EL RECTOR (E) DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA,

Que según el articulo 209 de la Constitución Nacional, la función administrativa está

Que la Ley 87 de 1993, reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1537

Que la Circular Conjunta No. 2 del 16 de diciembre de 2003 proferida por

tanto, establecer entre otros, un sistema efectivo de control de inventarios, el cual

9 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. i PBX: 875 4753

SURCOLOMB!ANA ALTA CALIDAD

Que mediante la Resolución 354 de 2007 emanada de la Contaduría General de

Que de conformidad a lo estipulado en el Manual de Políticas Contables, se hace

Que mediante la Resolución 533 de 2015 y sus normas complementarias,

Que a raíz de estas modificaciones y la dinámica generada alrededor de su

9 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 PBX: 875 4753

logísticos relacionados con vigilancia, aseo, mantenimiento y transporte a través de

Que en virtud a lo establecido en el artículo 69 de la Constitución Política, la

Que teniendo en cuenta lo anterior y que la Universidad desde los diferentes

Que es necesario dictar normas para el Manejo de Inventarios, Responsabilidades,

0 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 11 PBX: 875 4753

SURCOLOMBIANA ALTA CALIDAD

Que, en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO 1. FINALIDAD: Establecer y adoptar las normas generales y los

ARTICULO 2. OBJETO: Establecer y adoptar las normas y procedimientos sobre

ARTÍCULO 3. FUNCIÓN SOCIAL DE LOS BIENES DE LA UNIVERSIDAD: Los

ARTÍCULO 4. USO RACIONAL DE LOS BIENES DE LA UNIVERSIDAD: Todos

ARTÍCULO 5. RESPONSABILIDAD: Serán responsables administrativa y

SURCOLOMBIANA ALTA CALIDAD

ARTICULO 7. MANEJO Y PERMANENCIA DE BIENES ÚNICOS DE

ARTÍCULO 8. COMPETENCIA PARA EL CONTROL Y VIGILANCIA DE LOS

ARTÍCULO 9. INVENTARIO DE BIENES SITUADOS EN AREAS COMUNES: Estará

1. En la Sede Central: El responsable será la Unidad de Servicios Generales por

ARTÍCULO 10. ACTIVIDADES DE LA OFICINA DE RECURSOS FISICOS: La

1. Generar al final de cada mes el reporte de cuenta mensual de Almacén

0 Sede Central / Av. Pastrana Borrero - Cra. 1 C PBX: 875 4753

ARTICULO 11. ACTIVIDADES DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD: La Unidad

1. Realizar la conciliación de los saldos de Inventario y contables, y enviarla al Área

ARTICULO 12. ACTIVIDADES DE LA OFICINA DE TALENTO HUMANO: La

ARTÍCULO 13: BIENES Son todos los bienes susceptibles de inventariarse de

ARTÍCULO 14. ALMACÉN: Es el lugar físico, destinado para el almacenamiento

y se encuentran en tránsito por el Almacén. El responsable del manejo y custodia

ARTÍCULO 15. INVENTARIOS: Es la relación detallada, clasificada, valorizada

SURCOLOMBIANA ALTA CALIDAD

Universidad Surcolombiana, el cual permite controlarlos, analizarlos y verificar

De igual manera se entienden por bienes de consumo las licencias o software

ARTÍCULO 17: BIENES DE CONSUMO CONTROLADO: Son bienes que no

ARTÍCULO 18. BIENES DEVOLUTIVOS: Estos bienes harán parte de

ARTÍCULO 19. BIENES INMUEBLES: Son aquellos bienes de propiedad de la

PARÁGRAFO: La Universidad deberá llevar registros detallados de los

La clase de inmueble; b) La localización; c) La Nomenclatura; d) La Titulación

9 Sede Central / Av Pastrana Borrero Cra. 1 PBX: 875 4753

SURCOLOMBIANA ALTA CALIDAD

ARTICULO 22. BIENES ALMACENADOS: Es el conjunto de bienes muebles

a) Servibles: Conjunto de bienes muebles devolutivos o de consumos

ARTICULO 23. BIENES EN SERVICIO: Son bienes muebles de propiedad de la

ARTICULO 25. GRUPOS DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: De conformidad

SURCOLOMBIANA ALTA CALIDAD

ARTICULO 26. CLASIFICACIÓN Y CODIFICACION DE INVENTARIOS: El