OPTICA V1.

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MANUAL
MARZO DEL 2022
OPTICA V1.0
MENU PRINCIPAL DESCRIPCION

MENU PRINCIPAL ................................................................................................................................ 3

BOTON CONTROL ................................................................................................................................ 4
Grupos ................................................................................................................................................. 5
Proveedores ........................................................................................................................................ 6
Marcas ................................................................................................................................................. 7
Productos ............................................................................................................................................ 8
Tipos de Cristal(Lente)......................................................................................................................... 9
Tratamientos y Colores .................................................................................................................... 10
Vendedores/ Doctores ...................................................................................................................... 11
Caja/Opciones ................................................................................................................................... 12
BOTON RECETAS................................................................................................................................ 13
Retas aplicar descuentos anticipos ................................................................................................... 15
Asignar Datos de la óptica y Logotipo ............................................................................................... 18
Receta usar pistola laser ................................................................................................................... 19
BOTON HISTORIAL ............................................................................................................................. 22
Historial -Barra de navegación .......................................................................................................... 23
Historial- Modificar receta ................................................................................................................ 24
Historial-Cancelar una Receta ........................................................................................................... 28
Historial-Eliminar Cliente y Receta .................................................................................................... 29
BOTON COMPRAS ............................................................................................................................. 33
Agregar mas existencias a un producto ............................................................................................ 34
Imprimir Códigos de Barra ................................................................................................................ 36
Usar una Etiquetadora para imprimir códigos de barras. ................................................................. 37
Crear archivo Excel o Archivo CSV para usar en etiquetadoras ........................................................ 39
BOTON TALLER .................................................................................................................................. 40
BOTON CAJA ...................................................................................................................................... 43
Caja- Ingresar efectivo....................................................................................................................... 44
Caja -Retirar Efectivo ......................................................................................................................... 45
BOTON REPORTES ............................................................................................................................. 47
RESPALDOS -Explicación de las partes .............................................................................................. 56
RESPALDOS - Usar usb /Crear carpeta de respaldo .......................................................................... 60
RESPALDOS -Ubicar carpeta de respaldos ........................................................................................ 61

1
RESPALDOS -Crear un respaldo ......................................................................................................... 62
RESPALDOS -Cargar un respaldo ....................................................................................................... 64
CARGA MASIVA DE PRODUCTOS MOSTRADOR/ARMAZONES.......................................................... 67
CAMBIAR CONTRASEÑAS Y NOMBRES DE USARIO ........................................................................... 70
SERVICIO DE NUBE ............................................................................................................................ 71
ACTIVAR NUBE .................................................................................................................................. 72

2
MENU PRINCIPAL
3

Figura 1.

Al dar clic en cada botón nos llevara a un apartado correspondiente

1) Aquí muestra un pequeño cuadro que al disparar una pistola laser abrirá el expediente
(historial clínico del Paciente).

2) Son dos botones el primero sirve para cerrar por completo el programa el segundo con
forma de cruz permite mover en pantalla todo el menú, presionando el botón del mouse
y arrastrando a la posición en pantalla deseada.
3) Este elemento minimiza el programa dejando un pequeño icono en la barra de tareas donde
el programa quedara abierto y desde ahí se debe maximizar [abrir nuevamente] ver figura
de abajo figura 2.

Figura 2.

Debemos tomar en cuenta que el programa una vez abierto se quedara minimizado en la barra del

reloj donde tendrá la forma de icono este icono indica que el programa esta abierto y listo
para funcionar.

3
BOTON CONTROL
Bien para comenzar a utilizar el programa es necesario llenar el catalogo de datos con los que se
trabajara, esto es para tener un control limpio y ordenado veremos que son pocos pasos los cuales
rápidamente podemos llenar. Para ello entramos al menú Control y presionamos el botón [Control]
ver Figura 3.

Figura 3.

Al presionar el botón redondo llamado [Control] veremos la siguiente pantalla en la cual debemos
escribir las claves por default es decir de forma predeterminada es: admin , arriba y abajo ponemos
ese valor

Figura 4.

Luego de escribir el usuario admin y la contraseña veremos la pantalla de control ver Figura 5.

Figura 5.

La pantalla de control debe ser llenada antes de generar una venta para tener todo registrado y
ordenado, a continuación explicamos el fundamento de agregar elementos nuevos.

4
Grupos
El primer elemento se llama Pestaña [Grupos] dentro de esta pestaña podemos ver la barra de
navegación

Eliminar uno

Figura 6.
Agregar nuevo

luego de presionar agregar podemos escribir el grupo deseado en este ejemplo se muestra en
la siguiente imagen

Figura 7.

Finalmente presionamos el botón grabar y presionamos [ok] en la ventana emergente

Figura 8.

Listo con esos pasos hemos terminado de crear un primer elemento en la pestaña grupos para las
demás pestañas será similar o parecida la forma de crear los elementos nuevos. En caso de darle
clic en el botón [Cancelar] debemos dar clic en el botón [Refresh] ver Figura 9. para volver a ingresar
el dato o bien cerrar la pantalla y abrirla de nuevo.

Figura 9.

5
Proveedores

Eliminar uno

Agregar nuevo

Ver lista

Figura 10.

Debemos presionar el botón lo cual permite agregar un elemento nuevo llenamos los campos
y debemos especificar si es taller o no ver la figura 11. En caso de ser taller significa que es un
laboratorio y esto servirá para tener un laboratorio (taller) registrado en el programa el cual
usaremos posteriormente al enviar un trabajo o receta.

Figura 11.

Seleccionar “Si” será equivalente a laboratorio, Seleccionar “No” será equivalente a un proveedor
común finalmente presionamos el botón [Grabar]. Si deseamos podemos seleccionar uno usando

las flechas de la barra de navegación ver figura 12. Luego presionar el botón eliminar para
eliminar el elemento seleccionado.

Figura 12.

6
Marcas
En este apartado podemos agregar las marcas por ejemplo Rayban para ello presionamos el botón

y agregamos la marca deseada abajo mostramos un ejemplo sencillo hemos escogido el

elemento PROVEEDOR2 escogemos el área a la cual pertenece en este caso Armazones y
finalmente ponemos la marca llamada RAYBAN si tuviéramos marcas del mismo proveedor
agregadas antes se mostraran en la lista de aun lado al escoger un proveedor saldrán las marcas
existentes ver figura 13.

Lista de Marcas Existentes

Figura 13.

Finalmente, presionamos el botón [Grabar] Figura 14.

Figura 14.

Si queremos eliminar un proveedor lo seleccionamos usando los botones de navegación y

presionamos eliminar. Nota importante: El programa deja el primer proveedor seleccionado como
principal y saldrá en la primer línea esto para facilitar la captura de varios productos de ese
proveedor, si por alguna razón no se muestra n todos debes presionar el botón [refresh] o bien
cierras y abres nuevamente .

7
Productos
En esta pestaña damos clic en el botón el cual nos permite agregar los productos que se
venderán en el programa en la figura 15 mostramos un ejemplo de llenado primero escogemos el
área en este caso Opt. Armazones luego el proveedor y finalmente la marca RAYBAN, debemos crear
un código de barras para dichos armazones presionamos el botón [Cod. Automatico].

Si deseas puedes poner el precio de compra (Precio Costo sin iva) o bien pasas directo a poner el
precio en que se venderá dicho armazón. El campo origen es opcional.

Figura 15.

Si el producto tiene ya un código de barras en su caja o lo tiene debemos dar doble clic en el cuadro
donde sale el código esto permitirá que disparemos ahí la pistola laser ó bien teclear el código ver
figura 16.

Figura 16.

8
Tipos de Cristal(Lente)
En esta pestaña al igual que los demás damos clic en el botón para agregar un cristal o lente
colocamos la descripción y el precio de venta y guardamos

Figura 17.

Si queremos quitar un elemento seleccionamos el que deseamos eliminar y presionamos el botón

esto permite la eliminación del elemento seleccionado confirmamos el cambio presionando
confirmar la operación ver figura 18.

Figura 18.

9
Tratamientos y Colores
En esta ventana al igual presionamos el boton para agregar un tratamiento ver la imagen con
el ejemplo ver Figura 19.

Figura 19.

Esta pantalla muestra un botón con la siguiente forma este botón nos servirá para ver la lista
de tratamientos y colores ahí podemos escoger alguno y eliminarlo al seleccionarlo y presionando
el botón de eliminar

Figura 20.

10
Vendedores/ Doctores
Aquí asignamos la lista de técnicos o vendedores que realizan la labor de venta o muestra de los

armazones podemos ir llenando presionando la tecla Tab de nuestro teclado para recorrer
y llenar rápidamente los datos dejamos un ejemplo de llenado ver figura 21.

Figura 21.

Debemos asignar una clave en el cuadro podemos presionar el botón [CLAVE] y darle esa clave a
nuestro empleado esta clave se le solicitara al momento de registrar un cobro a manera de ejemplo
hemos colocado la clave 123 para facilitar la compresión de esto ver figura 22.

Figura 22.

Para la pestaña doctores el procedimiento de agregar es similar y basa con ir a dicha pestaña llenar
los datos como nota importante sería poner la cedula profesional para tener un registro de ese
número de nuestros doctores. Si lo Deseamos podemos escoger una fotografía y agregarla
presionando el recuadro color amarillo, ubicamos la foto y listo con esto el expediente estaría
completo ver figura 23.

Figura 23.

11
Caja/Opciones
En esta pestaña asignamos una clave de cajero para tener un encargado que pueda entrar a caja y
realizar los cortes de caja; Obtener una impresión y tener la evidencia de los ingresos.

En el recuadro marcado con un círculo rojo debemos teclear la clave deseada a manera de ejemplo
se han puesto 123 ver figura 24.

Figura 24.

Los cuadros de selección permiten indicar para que servirá dicha clave contamos con dos opciones
que permiten crear una clave para editar una receta generada ver figura 25.

Figura 25.

Si escogemos la opcion esta crea una clave para editar la receta

permite hacer un cambio de armazon o bien ajustar los precios.

Si escogemos la opcion esto crea una clave que mantiene

los precios bloqueados no permite cambiar armazon , tampoco permite cambiar los precios.

12
BOTON RECETAS
Ahora veremos el Boton [Recetas] ver figura 26. Aquí es donde estaremos generando la venta de
lentes y creando el expediente de nuestro paciente.

Figura 26.

La pantalla abajo muestra varios elementos debemos capturar mínimo los mas relevantes para
poder imprimir y almacenar nuestra receta. Hemos marcado con rojo los elementos que son
requisito o minimos a llenar ver figura 27.

Figura 27.

El boton [Imprimir] envia una vista previa de la hoja de impresión donde podremos escoger en
tamaño carta o ticket.

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Si queremos usar un armazón propio o algún armazón no registrado escogemos cualquier de la lista
y lo borramos eso indicara al programa que no use un armazón del listado usara uno propio o del
cliente ver figura 28. Donde Seleccionamos cualquier armazón en este caso fue ARMAZON
METALICO hemos borrado presionando la tecla suprimir del teclado.

Figura 28.

Podemos presionar la tecla suprimir o backspace (ver figura 29.) del teclado para borrar el texto
ARMAZON METALICO.

Figura 29.

A continuación, escribimos el texto “Amazon propio” si queremos ponemos un costo o precio en

caso de ser necesario ver ejemplo figura 30.

Figura 30.

Justo en ese cuadro de texto donde se listan los armazones podemos disparar una pistola laser si
hemos etiquetado nuestros armazones ahí podemos hacer uso de la pistola laser ello mostrara el
armazón y podemos escogerlo para agregarlo a dicha venta.

14
Retas aplicar descuentos anticipos
En la figura 30 podemos ver las descripciones de cada elemento y un ejemplo

Aquí podemos colocar un Descuento en

efectivo $ o bien en porcentaje %

Para descontar 100 pesos ú Moneda

Nacional

Escribimos : 100p

Para descontar 20% porciento

Escribimos: 20%

“Ojo el símbolo debe ir escrito al final de

Figura 30. cada numero “

Para agregar un anticipo no hay mayor

detalle lo agregamos directo en ese cuadro
en moneda nacional

Siguiendo el ejemplo podemos ver en la figura de abajo ya el ejemplo terminado ver figura 31.

Figura 31.

Luego escogemos la forma de pago en el recuadro ver figura 32 usualmente se escoge la opción
efectivo también debemos escoger si es orden de laboratorio (taller) o bien presupuesto, apartado
o parcialidad ver figura 32 y figura 33.

Figura 32 Figura 33.

15
Finalmente llenamos a consideración los demás campos como observaciones o graduaciones, una
vez listos presionamos el botón imprimir como el ejemplo muestra un anticipo de 50 saldra una
ventana donde podemos recibir y dar cambio ver figura 34.

Presionamos el botón Imprimir

el cual enviara una venta donde
nos permite recibir efectivo y dar
el cambio en este ejemplo
dejaron como anticipo 90 pesos

En el ejemplo dejan un billete de 500 y

estamos cobrando 90 por lo tanto
damos cambio de 410 moneda nacional.

Finalmente damos clic en Pagado

Figura 34.

Nota: En caso de seleccionar la opción presupuesto no debemos colocar un anticipo por razones
obvias los elementos Orden Laboratorio, Presupuesto, Apartado, Parcialidad son como ayuda para
tener un estado de la receta.

Al presionar el botón [Pagado] saldra una ventana de confirmacion podemos dar click en boton
Cancelar [Cancel] y hacer alguna correccion o bien dar clic en aceptar [ok] ver Figura 35.

16
 Figura 35.

Damos clic en Botón [Imprimir] enviará a la impresora predeterminada se recomienda una estándar,
si damos clic en Botón [Ticket] abrirá una venta para seleccionar el miniPrinter. Así tenemos la vista
previa de la impresión Ver figura 36.

Figura 36.

17
Asignar Datos de la óptica y Logotipo
Como podemos ver en la vista previa de impresión se muestra un recuadro amarillo donde podemos
dar clic para asignar un logotipo y los datos de la óptica. Ver Figura 37

Figura 37.

Podemos notar en la imagen de arriba (Figura 37) que hay líneas punteadas algunos clientes mandan
a una imprenta a diseñar hojas tamaño carta a la medida de la impresión para tener hojas
personalizadas y recortar como tipo cheque la hoja pues la imprenta crea las hojuelas para
desprender la parte de arriba. También puedes conseguir un cúter rotativo o un Cortador Circular
Olfa 18mm los venden por mercado libre o tiendas de conveniencia. Con ello podrás generar las
hojuelas en las hojas con ayuda de una regla trazar el corte.

Al presionar sobre el recuadro amarillo buscamos el logotipo en nuestra pc y escribimos los datos
de la óptica cada dato puede ser usado a consideración al teclear veremos como aun costado se
actualiza la información ver figura 38.

Figura 38.

Cada impresión tiene un código de barras que sirve para buscar de forma rápida una receta
recordemos el menú tiene un cuadro pequeño escaneamos el código con una pistola laser y
mandara la receta correspondiente. Bastara con tener el menú visible y escanear el código de barras
de la receta , asimismo podemos escribir el número y dar enter ver figura 39.

Figura 39.

18
Receta usar pistola laser
Recordemos que cuando creamos en [Control] los armazones generamos un código automático ver
(Página 7) si tienes dudas ahí mismo puedes ver el código de barras asignado en la siguiente imagen
(Figura 40). Podemos ver cómo acceder al listado de armazones y conocer el código de barras
asignado.

Figura 40.

Al dar clic en el botón mostrara las listas de productos damos clic en la pestaña armazones ver
Figura 41.

Figura 41.

Una ves que conocemos el código de barras lo copiamos y lo probaremos en la pantalla azul
[Recetas]

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Abrimos desde el menú [Recetas]. Justo en ese cuadro de texto donde se listan los armazones
damos clic y escaneamos el código de barras usando la pistola laser para este ejemplo usamos el
código de barras 0300893077 ver figura de abajo.

Figura 42.

Ojo si lo hacemos manualmente no debe tener espacios en blanco esto puede suceder si estamos
efectuando una prueba de copiar y pegar el código y dar enter; Entonces debemos revisar que no
tenga espacios en blanco. Ejemplo en la imagen (Figura 43) vemos unos pequeños espacios en
blanco debemos quitarlos usando el cursor del mouse y tecla retroceso para quitarlos.

Figura 43.

Figura 44.

20
Al usar una pistola laser y escanear el código saldrá una ventana emergente que muestra el tipo de
armazón (Descripción) el precio de venta y la cantidad en stock damos enter para escoger dicho
armazón. Ver figura 43.

Figura 43.

Después de dar [Enter] o escoger el armazón veremos el precio y el armazón seleccionado en la

ventana principal ver figura 44.

Figura 44.

Recordemos que también cada receta Impresa tiene un código de barras también el ticket trae un
código de barras el cual al ser escaneado desde el menú principal nos enviara la receta de ese
paciente.

21
BOTON HISTORIAL
Ahora veremos el botón Historial el cual refiere a las recetas almacenadas de forma histórica en el
programa esto nos servirá para tener pagos parciales de una venta registrar los abonos
correspondientes y visualizar el historial de pagos realizados por el cliente, también podemos
cambiar datos o escoger otro armazón al presionar el botón [Historial] entraremos a dicho apartado
ver figura 45.

Figura 45.

En la imagen de abajo (Figura 46) vemos las principales herramientas de este módulo.

1)

2)

3)

Figura 46.

Esos tres elementos son los más importantes en las siguientes paginas vamos a describir cada uno
de ellos para ver sus funciones.

22
Historial -Barra de navegación
1) Esta barra permite ir de una receta a otra en forma numérica y ordenada para este ejemplo
tenemos 102 recetas y estamos ubicados en la última de todas hay que aclarar que índice es
independiente del numero de la receta este indicador nos servirá para conocer cuantas recetas
tenemos registradas. Ver figura 47.

Figura 47.

Este botón sirve para re-Imprimir la receta muestra una vista previa de impresión luego
escogeremos imprimir en ticket o tamaño carta.

Este botón permite buscar recetas por nombre al presionarlo saldrán unos cuadros de texto
donde podemos buscar por el nombre que es lo más usual o por apellido paterno, materno cada
elemento es independiente es decir debes buscar por 1 a la vez eso es mas que suficiente para
localizar a un paciente ver figura 48.

Figura 48.

Este botón sirve para aplicar una cancelación a la receta, al presionarlo cancela la venta retorna
el saldo por lo tanto saldrá un saldo en devolución, en caso de tener saldo claro esta además el
armazón es regresado al stock .

Este botón sirve para mostrar una lista de recetas por cliente todos en forma de lista una vez
cancelada desde este botón podríamos eliminar la receta no es recomendable eliminarlas pues
debemos mantener un histórico de que se canceló por alguna razón, si aun así deseas eliminar debes
seguir los pasos siguientes

1.-Primero escoger el cliente en la ventana clientes

2.-Al escoger el cliente veras su receta seleccionada en la otra ventana

3.-Usando el mouse das clic en la receta para seleccionarla y presionas el botón eliminar luego
presionas el botón de guardado ingresas el usuario y clave recuerda de forma predeterminada
es admin al igual que la contraseña para mas detalles consulta el tema Eliminar Receta de este
manual.

23
 Este botón sirve para complementar la receta con datos para agudeza visual y contiene un
pequeño cuestionario estandarizado, cuando la receta está en historial deberás presionar el botón
guardar si lo usas desde el módulo recetas no es necesario presionar guardar se guarda en
automático.

Este botón permite hacer un cambio en una receta debes ingresar la clave que generaste esa
clave se genera en control mira la pagina 11 de este manual si deseas generar una clave nueva; Una
vez presionado el botón pedirá la clave en este ejemplo usamos el usuario: editar y clave: 123
aplicas los ajustes necesarios y presionas guardar.

Historial- Modificar receta

Veamos un ejemplo común vamos a modificar una receta, para este ejemplo vamos a efectuar el
cambio de un armazón llamado ZR756 ver figura 49.

Figura 49.

Damos clic en el valor numérico donde dice saldo pendiente en este caso la receta esta en ceros lo
que significa que esta pagada, pero vamos a trabajar en ella para el ejemplo damos clic donde indica
la flecha roja para conocer los pagos registrados.

24
Al dar clic ahí observaremos el historial de pagos ver figura 50.

Figura 50.

El cliente dejo primero un pago de 720, luego un pago de 880 por lo tanto pago 1600 dicho dinero
ya esta en caja y fue de un día anterior ANOTA ESTE SALDO PUES LO USARAS MAS ADELANTE

Ahora por x razón le vamos a poner otro armazón presionamos el botón ponemos las
credenciales y cerramos la ventana de abonos con el botón ver figura 51.

Figura 51.

25
Ahora podemos ver que los campos son editables escogeremos el armazón nike 7281 con valor de
1900 MN. (moneda nacional).

Lo seleccionamos y vemos que el saldo de la receta ahora es de 2800 ver figura 52.

Figura 52.

Borramos el descuento en caso de existir y verificamos que el saldo sea correcto, recordemos que
el cliente ya nos pago 1600 por lo que debemos cuadrar la cuenta :

1.-Una vez seleccionado el armazón nuevo, o bien ajustado los valores borramos el descuento

2.-En la casilla descuento aplicamos 0p esto dejara ver el saldo correcto en caso de anteriormente
tener algo escrito ahí. Ver figura 53.

0p

Figura 53.

3.-Vemos que el saldo de la receta ahora es de 2800

26
4.-Ahora como el cliente ya tenia abonados 1600 los meteremos como un descuento escribimos
1600p “no olvidar la letra p” al final del valor numérico. Ahora la receta mostrara el saldo de 1200
ver figura 54.

Figura 54.

5.-Finalmente para guardar los ajustes debemos asentar un pago en cero pesos dando clic en
Asentar Pago. Ver figura 55.

Figura 55.

Nota: Ojo no debes dar clic en consultar abonos o dar clic en otra parte luego de aplicar el descuento
pues la receta al tener un historial guardado cambiara el saldo mostrado por lo que debes aplicar
nuevamente un descuento para este ejemplo es de 1600.

6.-Debemos colocar cero en recibo y total a cobrar o anticipo cero finalmente presionas el botón
[PAGADO] . Eso guardara de forma automática el ajuste. Ver figura 56.

Figura 56.

27
Historial-Cancelar una Receta
Recordemos que en el apartado de control dimos de alta los vendedores y doctores vamos a tomar
de este ejemplo el nombre y el id o key no confundirlos con las claves son valores únicamente de
referencia para saber quien esta cancelando.Ver figura 57.

Figura 57

Ahora conoces tu nombre y el id que te corresponde debemos tomar en cuenta que antes de

eliminar una receta debemos cancelar presionando el botón en el cuadro que aparece
escribimos el nombre del vendedor que cancela o el nombre del encargado y en id podemos anotar
el id que nos da el programa o bien un numero de referencia supongamos que no lo sabes solo anota
tu nombre observa el ejemplo en la siguiente imagen Figura 58.

Figura 58

Al presionar el botón [Autorizar Cancelación] debemos confirmar la cancelación solicitando

autorización al dueño de la óptica o bien al encargado ojo esta clave es la clave maestra o principal
por lo que las cancelaciones deben ser reservadas únicamente por el dueño de la óptica o encargado
el cual tiene acceso a dicha clave por default son admin y contraseña admin.

28
Finalmente presionamos el botón aceptar si queremos actualizar la fecha de taller esto es opcional
podemos dar cancelar para que el programa lo haga en automático. Hay que señalar que una receta
cancelada ya no aparecerá en el listado de taller sin embargo puede que salga al efectuar una
búsqueda minuciosa por ejemplo ingresando el numero de la receta y buscándola en taller.

Figura 59.

Historial-Eliminar Cliente y Receta

Nota: no debemos eliminar pues podríamos usarla a favor de nosotros si es un paciente que tiene
algún comportamiento inadecuado o debemos conocer la razón de esa cancelación sin embargo
esta la posibilidad de eliminar por completo dicha receta.

Debemos tener a la mano estos dos valores damos por hecho que estamos posicionados en la receta
a eliminar y vemos estos datos claramente No. Receta = 280 y No. Cliente = 361 ver figura 60.

Figura 60.

Ojo aquí debemos tomar en cuenta que un cliente puede tener muchas recetas por lo que estarán
en forma de lista en caso de tener mas asignadas al mismo cliente veamos el ejemplo en las
siguientes páginas.

29
Para proceder con la eliminación total a partir de este punto vamos a presionar el botón ver
la figura 61. Al presionarlo saldrán dos ventanas una con la lista de clientes (Ver figura 62) y la otra
con la lista de recetas (Ver figura 63).

Figura 61.

Abajo se muestra la pantalla listado de Clientes como podemos ver el id esta encerrado con un
circulo rojo, con ayuda del Mouse expandimos la columna para ver los valores numéricos asignados

Figura 62.

Figura 63.

La figura 63 - muestra todas las recetas que existen en el programa organizadas de menor a mayor
lo cual indicará también mas antiguas a la mas reciente el numero ubicado al final de la lista o de
mayor numeración siempre será la mas reciente de las recetas.

30
Recordemos los valores que vamos a eliminar definitivamente No. Receta = 280 y No. Cliente = 361
entonces damos clic en la ventana Clientes y ubicamos en la columna el número de cliente 361
damos clic para seleccionarlo y podemos ver que en la ventana de recetas nos muestra las recetas
asignadas a este cliente. Ver figura 64.

Figura 64.

Si el cliente tiene mas de una receta asignada debemos seleccionar el numero de receta correcto en
este caso es el número de receta 280.

En la ventana Recetas seleccionamos No de receta 280 y presionamos el botón eliminar al

presionarlo veremos que la receta desaparece ahora presionamos guardar escribimos las
credenciales del administrador por default son admin y admin como contraseña y aceptamos el
mensaje de alerta. Ver figura 65.

Figura 65.

31
Hacemos lo mismo pero ahora en la ventana Clientes recordemos que debemos tener seleccionado

el No. Cliente 361 para este ejemplo presionamos el boton eliminar al presionarlo veremos que

la receta desaparece ahora presionamos guardar escribimos las credenciales por default son
admin para ambos casos.

Figura 65.

Finalmente cerramos presionando el boton cerrar y listo con eso la receta queda eliminada y no
saldra mas en el historial. Ver figura 66.

Figura 66.

32
BOTON COMPRAS
Ahora vamos a ver el botón compras. Este apartado permite ver cuantos armazones aun hay en
existencia y podemos enviar a imprimir los códigos de barras de dichos productos, además podrás
observar cuando un producto ya esté en cero o con valores negativos, podrás resurtirlo para no
tener que capturarlo nuevamente; Desde este apartado podrás incrementar su valor numérico de
existencias podrás copiar la tabla en Excel para tener un listado inicial y poder llevar tu inventario
al final del mes, Dejamos en claro que cada óptica lleva su inventario diferente por lo que aquí sirve
de forma estándar . Ver figura 57.

Figura 57.

Al presionar el botón veremos una pantalla como esta tiene las pestañas productos Varios,
armazones, tipos de cristal lentes, progresivos. Ver figura 58.

Figura 58.

33
Agregar mas existencias a un producto
Para este ejemplo vamos a suponer que tenemos un producto llamado SOLUCION LIMPIADORA de
X marca pero ya se nos agoto veamos la siguiente imagen (ver figura 59.).

Figura 59.

Supongamos que ya el proveedor nos trajo 10 soluciones limpiadoras por lo que procederemos a
agregarlas al stock ubicamos la columna Compras y escribimos la cantidad que vamos a ingresar al

inventario en esta caso 10 y presionaos la tecla [Enter] . Ver figura 60.

Figura 60.

34
Observa en Total Piezas indica 10 si llegamos a colocar de otros productos nos ira sumando las
piezas ingresadas. Finalmente Presionamos el botón [Comprar]. Ver figura 61.

Figura 61.

Al realizar lo anterior saldrá otra ventana la cual podemos imprimir para guardar el comprobante.
ver figura 62.

Figura 62.

Lo mismo debes aplicar para armazones. Para las pestañas de tipo de cristal y progresivos no aplica.

35
Imprimir Códigos de Barra
Ahora vamos a ver un ejemplo de impresión de códigos de barra, ubicamos la pestaña armazones
ver figura 62.

Figura 62.

Damos clic en el armazón que deseamos etiquetar y luego presionamos el botón ver figura
63.

Figura 63.

Ahora vemos que se agregó a la lista de abajo, podemos agregar a consideración , recuerda que los
nombres de los códigos de barra no se deben repetir si te salen nombres repetidos significa que
diste de alta dos armazones con la misma descripción , finalmente presionamos el botón [Vista
Previa]. Ver figura 64.

Figura 64.

36
Hecho los pasos anteriores podemos ver la vista de impresión se recomienda usar una impresora
láser o estándar además de usar hojas con pegatina para posteriormente recortar y colocarlos

donde deseemos. En la ventana solo resta dar clic en el botón de imprimir y seleccionamos la
impresora finalmente damos clic en imprimir para este ejemplo no tenemos impresoras pero se
sobre entiende el proceso.

Figura 65.

Usar una Etiquetadora para imprimir códigos de barras.

Bien hay muchas marcas de etiquetadoras, cada una contiene un software que permite carga masiva
ya sea desde un Excel o una base de datos . ver. figura 66.

Figura 66.

En cada caso el proveedor entregara un cd o Software de creación de etiquetas el cual permite

diferentes tamaños de etiquetado veamos una foto de ejemplo en la siguiente página.

37
Abajo mostramos los tipos de etiquetas que se entregan con algunas etiquetadoras debemos definir
bien el tamaño en el programa de diseño ojo el programa lo traen cada etiquetadora abajo vemos
algunos ejemplos de diseños ver figura 67.

Figura 67

Estas etiquetadoras traen un potente software diseñado por las mismas empresas que
comercializan etiquetadoras dichos programas permiten editar de forma avanzada la posición de un
código de barras agregar imágenes y ampliar o modificar el tipo de hoja. Ver figura 68.

Figura 68.

Para ese caso debes consultar el manual del programa que usa tú etiquetadora y buscar carga
masiva por Excel o archivo CSV. En la siguiente página veremos cómo crear un Excel o un archivo
csv de los productos o nuestros armazones ya capturados en el programa de ópticas.

38
Crear archivo Excel o Archivo CSV para usar en etiquetadoras
Primero debemos Abrir nuestro Excel y crear una hoja con un nombre respectivo podríamos llamarle
armazones o algún nombre característico. Ahora nos ubicamos en el programa de ópticas menú
principal. Abrimos el módulo de compras, presionando el botón [Compras] presionamos la tecla
control más la tecla a [Ctrl] + a en términos técnicos vamos a seleccionar todo usando el teclado,
hecho lo anterior copiamos usando la tecla control más c, [Ctrl] + c luego abrimos Excel y pegamos
los datos.

También el programa cuenta con un botón de ayuda que realiza la copia de los datos ahorrándonos
los pasos anteriores presionamos el botón con forma de Excel y luego abrimos Excel y pegamos los
datos ver figura 69.

Figura 69.

Al presionar el botón o la combinación de teclas veremos que el programa selecciona los datos de
la tabla correspondiente ver figura 70.

Figura 70.

Ahora en Excel damos clic en examinar, escogemos la dirección donde guardaremos el archivo se
recomienda guardar en el escritorio para ubicarlo rápidamente, debes escoger tipo de archivo CSV
ver figura 71.

Figura 71.

Listo ahora puedes cargar el Archivo a tu programa de Etiquetado, incluido en las etiquetadoras.

39
BOTON TALLER
Ahora veremos el botón [Taller] ver figura 72. Este modulo permite tener un control de asignación
y envió a laboratorio podemos indicar una fecha de envió y una fecha de posible entrega de igual
forma cuenta con fecha de reingreso y fecha de egreso.

Figura 72.

El presionar el botón observaremos la siguiente pantalla ver figura 73

1)

2)

3)
5)
4)

Figura 73.

1) Aquí se puede buscar un paciente y abajo en el apartado 2, se listarán las recetas que
tenga ese paciente, podemos ingresar el número de receta si lo tenemos a la amano y
damos enter en cada cuadro de texto para buscar el termino ingresado.
2) Al seleccionar un elemento por ejemplo [Trabajos para Taller] veremos la lista de clientes
que tienen recetas para ser enviadas a laboratorio.
3) Listado de clientes para conocer la receta asignada a cada cliente ubicamos el No de
Receta pues cada cliente puede tener varias recetas.
4) Una vez seleccionado el cliente para asignar laboratorio presionamos este botón [Detalles]
y veremos una ventana donde seleccionamos las fechas y el laboratorio.
5) Estos botones nos mostrasen un reporte de los trabajos enviados por fecha en que se
recibieron y fecha de Prometido.

Bien ahora vamos a ver un ejemplo de asignación de laboratorio supongamos que ya tenemos
preparado nuestro estuche de pruebas el cual contiene la montura, colocamos la receta parecido a
un paquete que se envía es decir colocamos encima del estuche de prueba la receta algunos colocan
esto con una bolsa o plástico y lo enrollan por encima del estuche.

La idea es tener en nuestro envió los datos que arroja el programa para hacer la búsqueda más fácil.

40
Ahora bien, podemos hacer uso del cuadro de búsqueda rápida por número de receta veamos un
ejemplo usando el lector de código de barras tomamos nuestro sobre o estuche de pruebas el cual
esta envuelto con el ticket de taller o bien el talón de taller de la impresión de receta. Ver figura 74.

Figura 74.

Disparamos el lector en el recuadro en este ejemplo al leer el código de

barras nos envía el numero de receta 124 damos clic en el botón detalles y llenamos los datos
algunos llaman a laboratorio para indicarle que enviaran x numero de trabajos y ellos indican la
disposición de tiempo de entrega ver figura 75.

Figura 75.

Llenamos fecha de envío podemos colocar alguna observación como teléfono o algún dato relevante
veamos la siguiente figura con un ejemplo figura 76.

Figura 76

41
Podemos colocar la fecha en la que el laboratorio se compromete a entregar el trabajo si es el caso
debemos quitar la palomita de selección liberado del taller ver figura 77

Figura 77.

Ojo la opción liberado del taller es únicamente cuando el taller ah entregado el trabajo y todo esta

correcto podemos palomearla si es el caso si el laboratorio nos confirma que

todo esta correcto colocamos la palomita en Liberado de taller y gestionamos la entrega con nuestro
cliente presionemos el botón [Historial] ver figura 78.

Figura 78.

Al presionar el botón historial veremos que la receta aparece y podemos avisar al paciente o
gestionar la entrega.

Nota adicional si por alguna razón borras la fecha en el cuadro de texto debes escribir una fecha
valida en el formato día/mes/año observa el ejemplo en la figura siguiente. (Ver figura 79).
Ligeramente se alcanza a ver el cursor del mouse indicado con la flecha roja. En este ejemplo
tecleamos la fecha 27/03/2022 es solo como ejemplo.

Figura 79.

Tenemos un botón el cual permite borrar las fechas en la figura de arriba vemos que tiene forma
de flechas verdes en circulo lo presionamos si queremos borrar las fechas de envió y entrega.

42
BOTON CAJA
Este módulo se refiere a generar un reporte de las ventas del día, también podemos ingresar
dinero como por ejemplo dejar cambio o efectivo para insumos, al presionar el botón [Caja] ver
Figura 80.

Figura 80.

Recordemos que en el módulo control podemos asignar una clave personalizada a Caja la cual
podemos darle a un trabajador o encargado y este pueda sacar sus cortes de caja.

1.-Entramos a control y nos ubicamos en la pestaña caja/op

2.-en el cuadro de texto colocamos 123 o bien la clave que desea entregar al encargado

3.-Presinamos el cuadro de selección donde indica que es una clave para Caja

4.-Presionamos el botón [Crear Clave]

En la siguiente imagen ver figura 81. Se marcan los puntos a seguir para crear una clave de caja

Figura 81.

Al presionar el botón ahora colocamos como usuario caja y la clave 123 y presionamos el botón
[Crear Clave] ver figura 82.

Figura 82.

Cerramos la ventana control y nos posicionamos en el menú presionamos el botón

correspondiente a caja.

Nos pedirá ingresar los datos que acabamos de crear los ingresamos ver figura 83.

43
 Figura 83.

Lo anterior muestra la ventana siguiente. Ver figura 84.

Debemos escoger un rango de fechas
o bien si es del día actual dejamos así

Este botón mostrara un

reporte para imprimir Este botón muestra las ventas de
caja

Imprime un ticket comprobante caja

Este botón sirve para quitar o Muestra las ventas en mostrador

poner saldos de caja

Muestra las ventas de recetas

Figura 84.

Caja- Ingresar efectivo

También podremos observar que contamos con un botón llamado [Control de Gastos] vamos a
poner un ejemplo supongamos que dejaremos 3500 M.N en cambio para que tengan efectivo en
la óptica. Presionamos el botón y escribimos los valores veamos la Figura 85.

Figura 85.

Debemos resaltar que estamos ingresando un dinero en efectivo de 3500 M.N. (Moneda Nacional)
ahora veamos algunas descripciones relevantes

44
Detalle: Aquí ponemos una descripción razón motivo de la entrada o salida de dinero.

No. Comprobante: Podemos ingresar un numero de nota o factura o ticket

Tipo de Comprobante: Podemos ingresar si es una Nota, Factura, Hoja Membretada con firma etc.

Monto: Entrada de Dinero 3500 para este ejemplo; Salida de Dinero -3500 para este ejemplo.

En la imagen de la página anterior hemos colocado los 3500 por que dejaremos dinero en efectivo

para dar cambio para guardar ese movimiento damos clic en el botón guardar podemos
adjuntar una foto del comprobante o una hoja escaneada del documento que estamos dejando

para mayor seguridad y registro de la misma. Para ello presionamos doble clic en el icono (
Ver Figura 86).

Figura 86.

Esto permitirá la búsqueda de la foto del comprobante debemos ubicar la foto en nuestra
computadora y presionamos nuevamente el botón guardar . Seleccionamos la fila que

deseamos y podemos dar clic en el botón para mostrar la imagen de forma completa.

Caja -Retirar Efectivo

Seguimos los mismos pasos. En este ejemplo retiramos -500 M.N por concepto de compra de hojas
vemos la siguiente imagen (Figura 87).

Figura 87.

Ahora visualizamos un reporte de caja en diseño de hoja tamaño carta para ello daremos clic en el
botón [Generar] para este ejemplo dejamos el rango de fechas inicial y final del mismo día y
presionamos el botón [Abrir reporte]. Ver Figura 88.

45
 Figura 88.

Dependiendo de la velocidad del Pc abrirá una hoja que podemos imprimir vemos que contiene el
desglose de los movimientos que efectuamos en los ejemplos anteriores y en la parte superior nos
saldrán las ventas de recetas y ventas de mostrador dejamos unas capturas pequeñas a manera de
ejemplo. Ver Figura 89.

Figura 89.

Podemos dar clic en el cuadro de las entradas y salidas de caja para mostrar su hoja por separado

Figura 90.

46
BOTON REPORTES
Ahora vamos a ver el menú reportes damos clic en el botón [Reportes] ver Figura 91.

Figura 91.

en general este módulo mostrara un listado para conocer armazones más vendidos , reportes de
abonos, abonos por cobrar, ventas por cada vendedor, recetas liquidadas , ventas al mostrador.
Ver Figura 92.

Figura 92.

Podemos ver que tenemos fecha inicial y final escogemos un rango o bien la dejamos así para
mostrar el del día actual.

Fecha 93.

47
Veamos el botón reporte de abonos veamos el ejemplo con imágenes

Aquí podemos ver una columna de los días

que han pasado desde la fecha que se
registro dicho pago para la receta 26 solo
tiene un solo movimiento. Y 14 días han
pasado desde su ultimo Pago

La receta 125 tiene dos pagos se

muestra una línea divisoria para ver el
inicio y fin de cada registro.

Figura 93.

Ahora veamos la sigiente imagen

Figura 94.
Veamos la receta 299 nos dice su
primer pago se registró hace 7 días, el La receta tiene un registro pendiente
segundo pago es más reciente por eso por 590 pero luego pago su cuenta en
esta en cero . el registro de abajo quedo en ceros
La receta Valia 3035

Se le aplico un descuento de 1745

Quedo un saldo de 1290 y dejo 700 pesos

El saldo quedo en 590

Finalmente, pago 590 y quedo en cero el saldo actual en la línea de abajo

describe dicho movimiento

48
Daremos doble clic en el numero 299 al dar doble clic. Ver figura 94.

Figura 94.

Ahora veremos que se abre el historial de esa receta en la siguiente imagen podemos ver que el
saldo esta en cero al dar clic sobre el número cero saldrá el historial de abonos aquí vemos los dos
registros que muestra el reporte. Veamos la siguiente imagen. Ver Figura 95.

Figura 95.

Podemos re-imprimir el historial de abonos a dicha cuenta o bien cerrar el historial de abonos
usando el botón rojo

49
Ahora veamos el siguiente botón este es el botón que usaremos para
ver las recetas que tienen saldo pendiente por cobrar para este ejemplo tenemos la receta numero
287 con un saldo pendiente de 3290 y tiene 13 días que han pasado desde que se registró.
Podríamos llamarle al cliente y informarle o gestionar el cobro lo recomendable seria dar doble clic
en el numero de receta 287 y ver las observaciones o comentarios para hacer la gestión. Ver figura
96.

Figura 96.

Con el mouse podemos seleccionar los abonos para hacer una sumatoria total ver figura 97.

Figura 97.

50
Ahora vamos a ver el botón lo presionamos y vemos la siguiente
pantalla ver Figura 98.

Figura 98.

1.-Escogemos un rango de fechas si es del día actual activamos el mismo día para ambos casos.

2.-Ahora escogemos el nombre del vendedor.

3.-Presionamos el botón Aplicar filtro.

Podemos ver que muestra las recetas registradas por ese vendedor y vemos el saldo total de las
ventas que suman dichas recetas de ese vendedor. Esto puede ayudar a dar un incentivo para
motivar al vendedor a continuar o ver que vendedor necesita mejorar sus ventas.

El siguiente botón no requiere mucha explicación este botón sirve

para mostrar todas las recetas liquidadas del rango seleccionado de fecha. Recordemos que
podemos seleccionar todo presionando la esquina marcada en rojo y copiarlo a Excel con las
teclas de Ctrl + c ver figura 99.

Figura 99.

51
GENERAR UN DOCUMENTO PDF – RECETAS, VENTAS A MOSTRADOR
Algunos clientes con conocimientos avanzados requieren tener documentos PDF por varios
motivos enviar a contabilidad, enviar por WhatsApp para ser recibido por algún cliente, imprimir
usando el navegador Chrome de google; Además de poder visualizar el documento PDF.

Ubicamos el botón [Ticket] y damos clic.

Debemos ubicar la impresora que diga “Microsoft Print to PDF” alguna que permita el guardado en
PDF veamos la siguiente imagen.

Al dar clic en [Imprimir] saldrá una

ventana donde debemos ubicar la
ruta en documentos, o alguna
carpeta para guardar.

Ubicamos donde guardar el archivo

Para este ejemplo escogimos guardar en

Escritorio

Colocamos el número de receta para este

ejemplo le hemos colocado receta#1

52
Ahora vamos a visualizar el documento PDF para ello ubicamos el archivo previamente guardado
en el escritorio de Windows damos clic derecho y seleccionamos la opción de Abrir con

Ubicamos receta#1.pdf y damos clic

derecho en el cuadro escogemos la
opción Abrir Con

En la ventana de seleccionar como abrir

debemos decirle que lo abra usando
google Chrome pues nos permite
visualizar de forma simple y rápida el
archivo

Escogemos siempre usar esta aplicación

para abrir .pdf

Y damos finalmente clic en Aceptar

Vamos a resumir los pasos anteriores en esta serie de indicaciones: Para poder guardar una receta
o ticket en un arhivo PDF efectuamos los siguientes pasos:

1.-Seleccionamos la opción de imprimir escogiendo de la lista de impresoras la opción que permita

guardar en pdf Windows actualizados como Windows 10 permiten usar esta opción.

2.-Escogemos una ruta, carpeta donde guardar el ticket o receta seleccionada y colocamos un
nombre para identificar al documento en este ejemplo se usó receta#1 como ejemplo.

3.-Una vez guardado en alguna carpeta lo ubicamos y abrimos receta#1 lo abrimos usando google
Chrome.

En la siguiente página veamos cómo se visualiza de forma rápida cualquier PDF

53
En la siguiente imagen podemos ver el ticket ya en documento PDF.

Incluso podemos imprimir desde ese botón de

impresión el ticket PDF

Al mandar a imprimir usando la vista de google Chrome seleccionamos el mini printer y aquí
podemos aplicar un efecto de ajuste personalizado en diseño de impresión para obtener un ticket
más pequeño o ajustarlo al tamaño que deseemos veamos la imagen siguiente.

En google Chrome tenemos la opción de Scale aquí

podemos colocar un ajuste adecuado para un mini
printer por ejemplo de 56 mm e ir probando hasta
tener una impresión adecuada

54
Dejamos otro ejemplo de como se muestra la vista en google Chrome del documento en PDF

Nota en caso de no tener Microsoft Printer PDF: En caso de no tener esa opción habilitada puede
optar por agregar una característica de Windows desde el panel de control>programas y
características>Activar o desactivar las características de Windows-

55
BOTON MOSTRADOR

Módulo de mostrador se usa cuando queremos vender un producto que será pagado al momento
de forma inmediata, aquí podemos tener gomitas, accesorios, tornillos, etc. vamos directo a un
ejemplo
Presionamos el botón con forma de
X, Hecho eso saldrá una ventana
donde escogemos el producto a
vender debemos seleccionarlo con
el mouse o teclado y dar [ENTER]

En ese espacio podemos disparar la

pistola laser y nos llevara a
seleccionar el producto del listado

Debemos escoger el nombre y dar

[ENTER] con el teclado.

En la siguiente imagen tenemos el listado de productos podemos escoger uno seleccionando el

nombre o descripción del producto, este ejemplo hemos seleccionado el producto limpia lentes
lo seleccionamos con el mouse y damos [ENTER]

RESPALDOS -Explicación de las partes

56
 Debemos seleccionar el vendedor
que atenderá la venta

Debemos escoger la forma de pago

Colocamos el saldo a pagar en este

caso es 60 y damos [ENTER]

Colocamos las claves de vendedor (ver página 11 para generar una clave de vendedor)

En este ejemplo nos pagan con un billete de 500 y damos de cambio 440 pesos. También podemos
dejar en cero o solo dar [ENTER] para cobrar en caso de pagar lo exacto

Eso sería todo lo que se tiene que realizar para efectuar ventas al mostrador.

57
El programa genera respaldos en una memoria USB o bien en alguna carpeta de la computadora,
Sirve para tener un respaldo en caso de que la computadora falle o deje de funcionar por alguna
razón.

Ubiquemos el botón color verde en la barra de notificaciones justo alado del reloj de Windows

este icono veamos la figura 100.

Figura 100.

Al dar clic con el mouse veremos una pantalla como la siguiente podemos dar clic sostenido y
arrastrar el icono al principio de los demás iconos para visualizar completamente la barra veamos
la Figura 101.

Barra de progreso

Ocultar la ventana

Tiempo en el que se
crearan las carpetas de
Ubicación de Respaldos respaldos

Figura 101.

Aquí debemos escoger el tiempo de respaldo si tienes una computadora muy potente puedes
escoger cada 10 segundos ó cada 3 minutos, pero lo recomendable es cada 30 minutos. Pues el
programa bloquea todo registro o movimiento para generar el respaldo. Se recomienda solo
realizar respaldo solo cuando no se use el pc.

Desde este menú podemos escoger la

usb o ruta donde se crearán los
respaldos también permite cerrar para
respaldar manualmente después.

También permite Cargar un Respaldo

Figura 102. esto sirve para cargar un archivo inicial
o volver a un punto anterior

58
BUSCAR CLIENTES PARA VOLVER A GENERAR UNA VENTA
La primer opción es desde la receta damos doble clic en nombre

En dicha ventana vemos un cuadro donde dice nombre podemos escribir ahí el nombre y dar [Enter]
para que nos muestre los resultados similares en esta ventana podemos agregar información del
cliente actualizar los datos o eliminar algún cliente

Esta ventana cuenta con dos botones [Generar Receta] y [Venta al Mostrador], Aquí podemos
presionarlos y cargara en automático los datos del cliente para generarle otra venta o receta

Otra forma de abrir dicha ventana es presionando el botón con forma de archiveros

Icono con forma de libros o archiveros

Icono con forma de archiveros o libros

59
RESPALDOS - Usar USB /Crear carpeta de respaldo
Ubicamos donde guardar los respaldos para este ejemplo no tenemos una USB a la mano así que
lo guardaremos en el escritorio de Windows.

Damos clic en el menú Configurar ver la siguiente imagen Figura 103.

Figura 103.

Damos clic en Cambiar USB para este ejemplo de forma sencilla escogemos Desktop Ojo TU
DEBERAS ESCOGER TU MEMORIA USB , damos clic en ok o aceptar sea el caso ver figura

Figura 104.

Presta atención en la siguiente imagen nos muestra la ruta en la que se estará creando los
respaldos de igual forma si escoges una usb aparecerá ahí dicha ruta.

Figura 105.

La imagen de arriba nos indica que en ese lugar se estarán almacenando los respaldos del
programa si usas una usb ahí se estarían generando de forma automática cada 30 minutos.

60
RESPALDOS -Ubicar carpeta de respaldos
Ahora vamos al explorador de Windows para ver el escritorio podemos ver que se crea una carpeta
llamada softOpticaBackup. Esta carpeta es quizás la más importante pues contendrá los respaldos
que hayamos realizado o que se estén creando de forma automática. Ver Figura 106.

Figura 106.

En la imagen de arriba es donde se estarán guardando los archivos que se respaldan ya sea de
forma automática o cada que presionemos el botón automático. Al abrirla vemos que no tiene aun
nada. Ver Figura 107.

Figura 107.

61
RESPALDOS -Crear un respaldo
1.- Damos clic nuevamente en el icono verde

2.-Damos clic en el botón [Automático]. Ver Figura 108.

Figura 108.

Debemos esperar a que la barra de progreso nos indique que llego al final eso significa que el
respaldo se está creando al desaparecer indica que fue creado con éxito ver Figura 109. También el
icono de color verde puede cambiar de forma poniendo un reloj de tiempo , indica que está
respaldando.

Figura 109.

Al final la barra azul desaparece es indicador de que el respaldo fue creado. Y el programa se
descongela para poder usarlo mientras esta respaldando no es posible usar el programa.

Nos ubicamos en el escritorio de Windows y damos doble clic o abrirnos la carpeta llamada
softOpticaBackup. Ver la siguiente imagen. Ver figura 110.

Figura 110.

62
Ahora vemos que se genero un archivo con el nombre 20210326_17_52_19.

Lo cual significa 2021 año 03 Mes 26 Dia _17_52_19 Hora veamos la Figura 111

Figura 111.

Entonces el archivo 20210326_17_52_19 es nuestro primer respaldo el cual contendrá los cambios
que hayamos hecho en esa hora o en ese día, este lo podríamos copiar a un USB y tenerlo por si
llegáramos ocuparlo si digamos que la computadora se daña podríamos cargar este respaldo de
esta fecha seleccionada.

El programa crea como máximo 4 archivos si está en modo automático cada 30 minutos si
presionamos el botón automático 4 veces nos crea en el tiempo que se presiona los archivos de
respaldo. Ver figura 112.

Figura 112.

63
RESPALDOS -Cargar un respaldo
Veamos algunos ejemplos de cómo se usa este módulo de respaldos.

Deseas volver 30 minutos al pasado y hacer como si nada hubiera pasado pues con el programa es
posible cargar un respaldo de hace 30 minutos. Supongamos que por error borraste todos los
armazones o los productos. Pero tienes el respaldo de hace 30 minutos en ese caso puedes cargar
un respaldo.

Digamos que el Pc se dañó y por alguna razón no existe forma de repararla por lo que hemos
comprado una laptop nueva con Windows lista para usarla en nuestro consultorio es momento de
cargar un respaldo.

Otro ejemplo estas por cerrar la sucursal vas rumbo a la oficina recuerda llevas tu USB con los
respaldos de la óptica, llegas a tu oficina tomas un café pues ya es noche y quieres ver cómo están
los movimientos en la óptica así que cargas el respaldo en la computadora de tu casa y
cómodamente desde tu casa estas viendo todo lo que se generó en la óptica desde el programa.

Veamos más ejemplos.

Estas en tu casa has cerrado la óptica y deseas hacer algunos ingresos de armazones nuevos y
llevarlos mañana para ponerlos en venta. Prendes la computadora de tu casa y cargas el respaldo
del día y procedes a dar de alta los armazones nuevos guardas nuevamente el respaldo en tu
memoria USB para el día siguiente llegar a la óptica y cargar el respaldo con esos nuevos armazones.

Ahora veamos el ejemplo de como cargar un respaldo

Damos clic en el icono verde. Ver figura 113.

Figura 113.

Damos clic en cargar respaldo. Ver figura 114.

Figura 114.

64
Ingresas tu clave de administrador

Figura 115.

El programa te avisa que vas a cargar un respaldo por lo tanto en la computadora actual serán
remplazados todos los datos con los datos que existen en tu archivo de respaldo.

Figura 116.

Presionamos el botón ok y seleccionamos la memoria USB en este ejemplo usamos el escritorio de

Windows, pero puedes buscar el respaldo en tu memoria USB ver Figura 117.

Figura 117.

En la imagen de arriba vemos la carpeta donde se crean los respaldos para este ejemplo la hemos
creado en Escritorio de Windows por lo tanto ahí se encuentra nuestra carpeta de respaldos si tu
escogiste una USB debes ubicarla y localizar el archivo con la fecha que deseas cargar.

65
Damos doble clic en la carpeta softOpticaBackup , seleccionamos el respaldo que vamos a cargar
para este ejemplo escogemos el 20210326_19_58_09 y damos clic en el botón open o sea el caso
abrir.

Figura 118.

Ahora el programa nos indicara con una barra de progreso la carga del archivo al finalizar enviara
una alerta informando datos cargados con éxito. Ver figura 119.

Figura 119.

Ahora podemos ver la información que estaba contenida en el respaldo tal cual a la hora que fue
generado. De esa forma llevamos la información de un pc a otro podemos hacer cambios guardarlos
en un archivo de respaldo y enviarlo a otro pc.

Ojo el respaldo remplaza los archivos del pc donde se carga por eso sale el mensaje de advertencia,
una vez que le entiendes veras que es sencillo crear y mantener tus respaldos puedes cerrar el icono
de respaldos para evitar interrupciones y usarlo a criterio para generar tus copias de respaldo.

66
CARGA MASIVA DE PRODUCTOS MOSTRADOR/ARMAZONES
En las versiones más modernas del programa puede tener funciones que probablemente no
veas en tu sistema debes contactarnos para apoyarte vía asistencia remota para actualizar.

Veamos como cargar un archivo de Excel de lista de armazones

El primer paso es sacar el inventario ACTUAL de los productos existentes para ello vamos a
entrar

A compras presionamos el botón y nos dirigimos a la pestaña productos y ubicamos el

Botón con forma de Excel lo vamos a presionar esto abrirá un archivo de Excel con los
productos que tenemos actualmente veamos la siguiente imagen.

Luego de presionar el botón veremos el documento en Excel, nos ubicamos al final de los
productos. En caso de querer agregar nuevos debe tomar en cuenta los productos existentes
para este ejemplo vamos a agregar nuevos elementos y los existentes los dejaremos tal cual.

Podemos ver que el número consecutivo nos indica 64 productos existentes por lo que vamos a
seleccionar desde el número 61 en adelante.

67
Posicionamos el mouse en la fila 61 y arrastramos el mouse hasta el número 24 para dejar la
numeración consecutiva veamos la siguiente imagen.

Es muy importante que la columna que tiene fechas tenga el formato aaaa/mm/dd hh:mm:ss
Por ejemplo:

Ahora vamos a guardar el documento de preferencia en un lugar conocido para este ejemplo lo
guardamos en el escritorio de Windows ojo debe ser guardado en formato CSV la siguiente
imagen muestra el ejemplo verifica que diga formato CSV, El nombre del documento debe ser
“mostrador” el tipo de documento csv delimitado por comas luego presionas guardar.

Ahora vamos a cargar el nuevo documento con los datos que hemos agregado, regresamos a la

68
Venta de compras y presionamos el botón este botón permite buscar el documento
llamado “mostrador” en este ejemplo lo guardamos en escritorio lo ubicamos y damos clic en
abrir

Ahora presionamos el botón redes para volver a cargar los datos y ver los cambios o bien
cerramos y abrimos la venta.

Eliminar lista de productos completamente

Para eliminar todos los productos y comenzar desde cero debemos presionar el botón eliminar
este botón alertara de que debes tener un respaldo, o bien el servicio de nube activo pues
puede que puedas perder muchos datos si no lo usas correctamente.

Para concluir los mismos pasos aplican para el listado de armazones. Queremos resaltar que la
carga masiva es útil para cuando tienes muchos armazones ojo que aquí el programa no es
responsable de como los captures pues deberás llenar las columnas correctamente, se
recomienda capturar 1v1 cuando sean pocos para tener un machote captura unos pocos y
presionas el botón de Excel para tener un archivo con el cual hacer tus cargas masivas.

Notas importantes:

1.-Si por alguna razón te equivocas en las fechas y no pones el formato correcto no cargara
correctamente los productos deberás presionar el botón de eliminación y cargar nuevamente los
datos.

2.-Recuerda tener siempre respaldos, si tienes un pc ligeramente potente puedes dejar activada
la opción [Respaldos automáticos] en cada 30 minutos si colocas menos tiempo deberás contar
con un pc muy robusto, el respaldo congela el programa debes esperar a que finalice la creación
del respaldo. No es recomendable usar menos de 30 minutos, si usas esas opciones deberás tener
un pc muy potente o robusto.

69
CAMBIAR CONTRASEÑAS Y NOMBRES DE USARIO
1.-Asignar una contraseña diferente de “admin”

Para ello debemos entrar al módulo control y presionar el botón de llave veamos la siguiente
imagen

Esto abrira una venta

Aquí colocaremos el nombre de usuario
para este ejemplo cambiaremos el
nombre de usuario “admin”

Por: GerenteSucursal

Y contraseña 2021v10

Nuevo nombre de acceso usuario

Podemos dar doble clic en el campo

contraseña para ver la contraseña
escrita

Al presionar ese botón se guardarán los

cambios siempre que los datos sean
validos

Con estos pasos podemos cambiar el

usuario “Caja” ,“Editar” o cualquier otro
que hayamos creado .

Si olvidas la contraseña debes enviarnos mensaje de WhatsApp desde el teléfono que usaste para
registrar tu programa de ópticas, validaremos algunos datos mediante llamada telefónica y
mediante asistencia remota restableceremos la contraseña, Ojo no se restablecerán contraseña
si no es la persona que adquirió el programa si eres empleado debes solicitar al dueño o persona
que compro el sistema de ópticas que se comunique para autorizar la recuperación. Si cuenta
con el servicio de nube solo debes entrar al portal entrar a la sucursal y dar clic en administrar
contraseñas.

70
SERVICIO DE NUBE
El servicio de nube se utiliza para los siguientes casos:

1.-Sirve para ver las recetas en cada sucursal

2.-Sirve para saber si tenemos un respaldo en la nube en caso de fallar el pc o robo o pérdida total
del USB ú computadora podemos consultar una receta desde la nube y restablecer los datos en un
equipo nuevo es decir bajar todos los datos y cargarlos nuevamente.

3.-En caso de no tener luz y contar con teléfono móvil podemos consultar la receta.

4.-Permite ver un resumen de ventas por año. Así como los días que más se registraron recetas.

El servicio de nube tiene un costo de 3500 anual y cuentas con las ventajas de tener mejoras y
actualizaciones.

Envía tu comprobante de pago vía WhatsApp indica el nombre de tu óptica y nosotros te ayudamos
a configurarlo. Ver Figura 120.

Figura 120.
Banco: Bancomer
Titular ING Sistemas: Mario Jesús Sánchez González
Cuenta:
11 65 75 42 59
No. Tarjeta: 4152 3138 3066 0572
Clave interbancaria*:0121 8001 1657 5425 91

Al enviar tu comprobante de compra vía WhatsApp se te entregan las credenciales de acceso ojo
este servicio es para clientes que ya cuentan con una licencia del programa de ópticas explicado
en este manual.

71
ACTIVAR NUBE
Primero entramos a la página web https://www.optica.tk (Pagina web de ejemplo debes
solicitar la página real una vez contratado el servicio) ingresamos las claves de activación que
fueron entregadas vía WhatsApp.

Figura 121.

Después de ingresar la clave podemos ver la siguiente pantalla.

Vemos la primer sección donde

contiene la información de las recetas
registradas de la ultima sucursal
seleccionada.

Aquí estarán apareciendo las

sucursales que tenemos actualmente
para este ejemplo son dos

Esta ficha contiene la información de la

sucursal 1 para entrar a ver los datos
Figura 122. daremos clic en el botón ver datos

72
Este botón sirve para conocer el total de recetas registradas en dicha sucursal

Fig. 123

Este botón sirve para conocer el total de recetas pagadas

Fig. 124

Este botón nos muestra las recetas que tiene un saldo mayo a cero y no están liquidadas

fig. 125

Este botón sirve para conocer un resumen de los días que más recetas registramos a lo largo del
año y saber qué día es el que tiene más registros.

fig. 126

73
Vamos a ubicarnos en la sucursal #1 y vemos que el servicio de nube esta activo por lo que
podemos ver si tenemos un respaldo Recordemos que debes tener configurado correctamente
los respaldos desde el programa de ópticas ver página 51 de este manual. Además de tener el
servicio de nube contratado.

Fig. 127.

Al dar clic en el botón de la sucursal 1 damos clic esperamos a que nos diga si
contamos con la información en la nube si todo está bien mostrara la pantalla de inicio donde
se muestran las recetas registradas

En el caso de no encontrar datos mandara un mensaje indicando “Sin datos en la nube”, veamos la
siguiente imagen. Figura 128.

Figura 128.

Si es el caso debemos avisar a nuestro empleado y decirle que presione el botón verde y
posteriormente el botón automático, mientras hace el respaldo no se podrá usar el programa.
Generalmente tarda pocos segundos en respaldar si el pc es potente tardara muy poco tiempo.
Veamos la siguiente imagen. Figura 129.

Figura 129.

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Para este ejemplo tenemos:

1555 recetas registradas en total

1458 recetas Pagadas donde el saldo actual es de cero pesos

96 recetas Pendientes de pago

En estas vistas se quedara visible la ultima sucursal que hayamos seleccionado mostrando ese
breve resumen y cambiara si escogemos otra sucursal.

Ahora demos clic en el boton mostrar datos.

Figura 130.

Veremos que la barra indicadora de navegación nos muestra el numero 94 por lo tanto
podemos navegar en cada una y gestionar su cobro, recordemos que el numero 1 seria la receta
mas antigua y el numero 94 sería la receta más reciente. Ver Figura 131.

Aquí podemos escribir el nombre a

buscar

Podemos ir de una receta a otra

presionando esos botones

Podemos realizar una llamada

Figura 131. desde nuestro celular al
escoger el numero

Nota: Podemos usar nuestro celular Android o IPhone o Tablet entrando al portal (pregunta vía
WhatsApp la ruta web)El diseño se adapta perfectamente a dispositivos móviles facilitando ver
o consultar desde un lugar apartado lo que está pasando en la óptica de forma general.

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Ahora vamos a estadísticas y presionamos el botón mostrar datos ver figura 132.

Figura 132.

Ahora nos mostrara un resumen de las recetas registradas en todo el año en la imagen de abajo
vemos que en el mes de marzo el día que mas recetas registramos fue el día sábado con 40
recetas registradas y el día domingo fue el día con menor registro de recetas apenas 8 recetas.
Ver Figura 133.

Figura 133.

Podemos ver en la otra grafica que el día sábado fue el día con mas registro de recetas en los
meses activos con un total de 110 recetas posicionamos el mouse en cada color para ver el total
de recetas registradas y el día al que pertenecen. Ver Figura 134.

Figura 134.

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En la siguiente página veremos la vista completa del historial de receta el cual aun lado
mostrara un pequeño recuadro con la dirección y teléfono podemos enviar un mensaje de
WhatsApp presionando el icono correspondiente o bien hacerle una llamada mediante celular.

Figura 135.
Finalmente vemos la recete y sus valores también podemos dar clic en cada botón [Orden Lab]
mostraría las recetas con saldo pendiente y que sean de laboratorio de la misma forma con los
demás botones finalmente vemos la receta con sus valores.

Figura 136.

Podemos ver desde nuestro celular los datos sea Android o IPhone o bien desde un IPad o
Tablet entrando al nuestro portal https://optica.tk El servicio de nube es un respaldo idéntico
de tus datos su principal función es conocer si tus datos están respaldados. Pronto estaremos
agregando nuevos resúmenes y estadísticas generales.

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FUNCIONES NUEVAS AGREGADAS

Agenda avanzada pues tener un listado de tareas pendientes para agregar el calendario o bien
directamente crear una cita en el calendario. Incluye un botón que permite ver las recetas que
tienen un trabajo listo para ser entregado es decir fueron entregados de laboratorio y
podemos gestionar la entrega al paciente.

Ahora podemos ver un resumen de caja por fechas buscar dentro de los listados de ventas al
mostrador o recetas lo mejor de todo velo desde tu iPad o cuando estés en casa para revisar
las ventas del día a día por cada sucursal

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También agregamos un pequeño resumen del movimiento de caja, abajo dejamos la imagen
para darnos una idea.

DESCARGA DE RESPALDOS POR FECHA

Primero ubicamos que sucursal queremos revisar, actualizar datos etc. En este ejemplo se escogió
SUCURSAL CANCUN #1

Debemos presionar el botón ver Datos al presionar dicho botón nos llevara a todos
los reportes antes mencionados en este manual es decir estamos consultando la información de la
sucursal seleccionado que para este ejemplo se llama SUCURSAL CANCUN #1.

Vamos a revisar en la página siguiente los detalles de esta ventana para poder bajar un respaldo y
en caso de ser necesario cargarlo en dicha sucursal

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Bien entonces ubicamos la sucursal y presionamos el botón ver datos

Nos ubicamos en la parte del nombre del usuario que está usando el portal

Aquí podemos ver a detalle el apartado donde debemos presionar el botón [Mis Datos]

En la siguiente página del presente manual vamos a ver a detalle los datos que nos muestra el
portal de la sucursal.

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Aquí podemos encontrar 20 respaldos organizados por la fecha más reciente a la más antigua
podemos bajar el que sea necesario. Para este ejemplo solo colocamos algunos del mes actual, a
modo de ejemplo. También podemos consultar las contraseñas en el caso de olvidar o no saber
cuál es desde este apartado se pueden consultar.

Damos clic encima de un elemento y este será descargado. Ya con ese archivo descargado lo
cargamos al programa para poder observar la información contenida en ese archivo en ese
momento. Ya con el archivo puedes hacer los pasos que están descritos en la página 57 de este
manual.
Algunas cosas que podemos realizar con estos archivos :

1.-Si tenemos varias sucursales podemos bajar los archivos actualizar alguna lista de producto
cargándolo directamente al nuestra laptop de la oficina.
3.-Este archivo podemos reenviarlo a nuestro encargado de la óptica para que lo cargue antes de
abrir sucursal y podrá tener los datos actualizados de ese archivo.
4.-En caso de que por error hayamos capturado algo mal podemos cargar el respaldo para volver a
un punto anterior.

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Tutoriales en video: www.networkzone.lat/tutorial Nota: los videos son de una versión inicial.
Por lo tanto, puede variar un poco. Felicidades llegaste al final del manual! , si notas algún error
dentro del manual envíanos WhatsApp y pronto lo corregimos!

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