Tema 3 Codificación de Datos

Sustentante:
Dakaira Castillo Andújar SD-20-10927
Asignatura:
Sistema de Información Contable I
Docente:
Didiel Antonio Mercedes
Fecha:
7 de Febrero 2022
Trabajo:
Codificación de Datos
Introducción
Codificar datos es asignar números a las modalidades observadas o registrada de las
variables que constituyen la base de datos, así como asignar código o valor numérico a
los valores faltantes aquellos que no han sido registrado u observados.
En contabilidad, codificar datos es el proceso de asignar letras o números a los datos

para crear una base de datos. Los códigos de contabilidad no son universales ya que
cada contador, firma de contabilidad, institución o empresa puede crear su propio
sistema de codificación en contabilidad, adecuándolo a sus necesidades
organizacionales. Algunos tipos de codificación son bastantes simples mientras que
otras requieren un manual para su interpretación, dependiendo del grado de complejidad
de la organización.
La codificación de los datos significa la traducción de la información en valores

adecuados para ser ingresado a la computadora y para el análisis estadístico. El objetivo
es crear variable a partir de la información, con la posibilidad de análisis en mente.
Codificación de Datos
La codificación es el mecanismo mediante el cual los datos son transformados en
códigos o símbolos, generalmente números, que pueden ser tabulados y contados, para
ello, se forman conjuntos y categorías suficientemente amplios para que en ellos puedan
entrar clasificados todos los datos.
La automatización de las operaciones contables requiere que el contador de una

empresa, defina previamente el método de codificación a utilizar por cada uno de los
sistemas administrativos y contables, que se pondrán en funcionamiento de la compañía.
Así, el sistema de codificación para un catalogo de cuentas será distintos al utilizado
para una lista extensa de los ítems de inventarios pero debe estar relacionado con él.
Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características mínimas, a fin de
que sea adoptado como método de procesamiento para la información.
1. Características básicas de un sistema de codificación.

La automatización de las operaciones contables, requiere que el contador de una
sistemas administrativos y contables que se pondrán en funcionamiento en la empresa.
Todo sistema de codificación debe de poseer una serie de características mínimas, a fin
de que sea adoptado como método de procesamiento para la información. Dentro de
esas características podemos encontrar:
Precisión del código
Significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola codificación correcta
para cada elemento de un conjunto. Por ejemplo, a cada persona que abra una cuenta
corriente en un banco, debe asignársele un código y este debe ser único para esta cuenta.
Correcto Incorrecto
013-22481-R Juan García 013-22481-R Juan García
013-22482-T Carlos Matos 013-22482-T Carlos Matos
013-22484-W Ramón Gil 013-22481-R Pedro Pérez
Flexibilidad
Significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso que se
necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presentan los códigos
contables, es la falta de flexibilidad, al no tomar en cuenta las operaciones futuras de la
empresa.
Correcto
1-01-01-01 Cuentas por cobrar banco Provincial

1-01-01-02 Cuentas por cobrar banco
Dominicano
Incorrecto
1-01-01-1 Cuentas por cobrar banco Provincial

1-01-01-2 Cuentas por cobrar banco
Dominicano
Conciso
Establece que no se deben adicionales códigos que no tengan relevancias al momento de
identificar un elemento dado, es decir, cada elemento del código debe ser identificar
claramente y que no se preste a confusión.
Correcto Incorrecto
FC-32458 Factura Proveedor A FC-32458 Factura Proveedor A

FC-45847 Factura Proveedor B FC-45847-X Factura Proveedor B
FC-86478 Factura Proveedor C FC-86478-W Factura Proveedor C
Significativo
Para que un código sea significativo, el mismo debe indicar alguna característica
diferencial de los elementos que se están codificando. De esta forma se podrá distinguir
o identificar por el código, la transacción que se está procesando.
Correcto
EP-83412 Efectos por Pagar Proveedor A

EP-88536 Efectos por Pagar Proveedor B
EP-75683 Efectos por Pagar Proveedor C
Correcto
EP 83412 Efectos por Pagar Proveedor A

EP 88536 Efectos por Pagar Proveedor B
EP 75683 Efectos por Pagar Proveedor C
2. Sistema de Codificación
Los sistemas de codificación son métodos de trabajo para llevar a cabo registro,
enmascaramiento, ordenaciones, identificaciones, agrupaciones y clasificaciones de
fenómenos para poder trabajar más cómodamente. Nos ayuda a facilitar el registro y la
transmisión de información, así como a controlar todos nuestros procesos y los de los
diferentes departamentos de la compañía.
Es la asignación de símbolos mediante un plan sistemático, para distinguir ciertos

fenómenos y establecer su ordenamiento dentro de una clasificación determinada.
3. Características de un código contable

Todo código contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que le permiten
cumplir con los requerimientos de información que solicitan los usuarios. Debe estar
diseñado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad, se
ajuste siempre a las necesidades específicas de la empresa y además, cubra las
circunstancias especiales y los casos individuales que puedan presentarse.
Flexibilidad
Significa que un código contable debe estar diseñado de tal forma que permita,
posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las
condiciones existentes. Esta característica es sumamente importante cuando surgen
nuevos requerimientos de información aplicables a los negocios.
Adecuada clasificación
Indica que un código contable debe estar clasificado de acuerdo con las normas
contables que establece la profesión. Por ejemplo, el activo fijo no puede ser clasificado
como activo disponible ya que no corresponde con la práctica contable general.
Jerarquizado
El código contable debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y
subgrupos que conforman los estados financieros, a fin de presentar la información
hasta el nivel de detalle quesea requerido.
Claridad en las descripciones
Un código contable debe explicar claramente el titulo de cada una de las cuentas, con el
objeto de asociar y establecer claramente una relación directa entre la descripción de la
cuenta y su naturaleza.
4. Diseño de código de cuentas

Los códigos contables utilizados en los sistemas contables mecanizados están
compuestos por dígitos y niveles. Los dígitos representan el número de posiciones
utilizadas por el código contable.
Los niveles son el número de agrupaciones que se especifica entre todos los dígitos, a

fin de diferenciar cada una de las clasificaciones que requieran los estados financieros.
La definición del formato del código contable tendrá un impacto en la calidad y detalle
de la información financiera.
Pasos en el diseño de un código contable
1. Especificar o asignar números a los grupos generales de partidas, tanto del Balance
General como del estado de Ganancias y Pérdidas.
2. . Definir o especificar el formato del código contable en distintos niveles. Esta
definición estará siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que
se está usando y a la definición de los parámetros de las cuentas.
3. Una vez realizado el Paso 1 y el Paso 2 debemos empezar a desarrollar el código
contable propiamente dicho.
5. Relación de la codificación con los sistemas mecanizados

Como se ha podido ver hasta ahora, los métodos de codificación permiten clasificar
adecuadamente todas las operaciones, detalles, transacciones y listas de elementos que
son manejados por un sistema de contabilidad. Los sistemas de contabilidad
comprenden una serie de elementos que funcionan en forma coordinada, desde la simple
aplicación del principio de partida doble, hasta la total automatización de las
operaciones financieras en una empresa. El Instituto Americano de Contadores Públicos
(AICPA) define la contabilidad de la siguiente manera:
“La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa

y en términos monetarios, las transacciones y eventos que sean en parte al menos, de
carácter financiero e interpretar los resultados obtenidos.”
Otro cuerpo colegiado reconocido, como lo es el Instituto Mexicano de Contadores

Públicos (IMCP), define la contabilidad de la siguiente forma;
“La contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y
estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias, de las
transacciones que realiza una entidad económica y ciertos eventos identificables y
cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el
tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.
Si analizamos cada una de las definiciones citadas anteriormente, encontraremos las

siguientes características que identifican y/o definen a la contabilidad.
 Clasificación
 Registro
 Resumen
 Sistematización
 Estructuración
 Análisis
 Interpretación
Todas estas acciones son llevadas a cabo para que un sistema contable mecanizado
pueda producir información organizada de acuerdo con los requerimientos de los
usuarios. Antes de registrarse, toda transacción debe ser clasificada para poder
ordenarse; previamente, debe haberse definido cuál o cuáles serán los métodos de
codificación que se utilizarán en el proceso de clasificación. No todas las técnicas
estudiadas en este capítulo serán aplicables en todos los casos. Por ejemplo, una
codificación fonética no será aplicada para codificar las cuentas de un detalle de
proveedores, sin embargo, si sería útil para el caso de un sistema e consultas de clientes
para los cuales se tiene información parcial de su descripción. Los métodos de
codificación aplicados deberán tener como norte para su uso, el propósito para el cual
servirá la información codificada.
Conclusión
La codificación es el mecanismo mediante el cual los datos son transformados en
códigos o símbolos, generalmente números, que pueden ser tabulados y contados, para
ello, se forman conjuntos y categorías suficientemente amplios para que en ellos puedan
entrar clasificados todos los datos.
La automatización de las operaciones contables, requiere que el contador de una
sistemas administrativos y contables que se pondrán en funcionamiento en la empresa.
Todo sistema de codificación debe de poseer una serie de características mínimas, a fin
de que sea adoptado como método de procesamiento para la información.
Los sistemas de contabilidad comprenden una serie de elementos que funcionan en

forma coordinada, desde la simple aplicación del principio de partida doble, hasta la
total automatización de las operaciones financieras en una empresa.

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En contabilidad, codificar datos es el proceso de asignar letras o números a los datos

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